文秘的时间管理2

行政文秘的时间管理

课程程序

1．分析时间2．诊断工作环境，提高工作效率3．立即改变4.跨越时间管理陷阱一.分析时间每天留出时间进行回顾，调整优先次序，舍弃无效的工作分解困难的任务，逐个击破在上班的路上大致计划一下当天的工作将工作日以30分钟进行分割及时更新工作日志—记忆往往是不可靠的。诊断工作环境，提高工作效率办公室里弥漫的4大效率毒素：声音干扰职能干扰空间干扰设备干扰讨论：如何排除办公室4大效率毒素？办公室“排毒4味丸”第一味：根据工作需求和程序从新安排办公桌第二味：保障公共空间和私人空间的独立第三味：有效利用办公设备第四味：利用设备和训练减少声音的干扰小办公室排毒案例办公室面积：14平方米办公室人员：主管1人秘书1人下属3人办公设备：文件柜、公用电脑、5张办公桌等小办公室排毒案例（续）个人办公需求：主管：多项（个人任务、给秘书安排任务、接待访客）秘书：两项（个人任务、接受主管安排的）下属：单项（个人任务）小办公室排毒案例（续）主管：办公桌应和秘书最近，并拥有独立的接待空间，以保证不会给下属造成干扰秘书：和主管办公室最近，和主管频繁沟通不会影响其他同事下属：不受干扰的个人办公空间效率专家挑错办公室（图1）80分错误1：办公室没有隔断就会有很大的声音干扰。如果使用隔板，情况将大大缓解。为了保证照明，最好给每人配备照明用台灯。错误2：公共通道有些狭窄，但好在不会影响他人效率专家挑错错办公室（图2）60分错误1公共通道和私私人空间交叉叉错误2接接待空间间在办公室尽尽头错误3秘秘书与主主管座位离开开太远错误4电电脑显示示器朝向不对对，造成反光光错误5办办公室没没有隔板，声声音干扰严重重错误6适适合安放放办公桌的窗窗口位置被文文件柜占据效率专家挑错错办公室（图3）70分错误1公公共通道过过长错误2主主管个人空空间失去接待待功能效率专家挑错错办公室（图4）满分分优点1充充分利用有阳阳光的窗口位位置优点2私私人空间和公公共空间交叉叉减少优点3利利用隔板阻断断过多噪音优点4主主管与秘书沟沟通方便优点5减减少访客对其其他人的干扰扰办公室排毒DIY自我检测问题题：我的办公桌为为什么要放在在这个位置？？我的工作空间间和公共通道道是否过近？？我每天来往于于办公桌与文文件柜的频率率有多高？我遭受的最主主要的办公干干扰来自哪里里？提出办公室改改善建议。二.时间管管理的陷阱猪八戒踩西瓜瓜皮——滑到到哪里是哪里里不好意思拒绝绝别人“反正时间还还早”——拖拖延文件满桌病喋喋不休的““电话粥”源源不断的信信息1.猪八戒踩西瓜瓜皮——滑到到哪里是哪里里没时间做计划划工作是程序化化，规律化，，根本没必要要做计划计划常常被打打断不喜欢被计划划束缚“船到桥头自自然直”2.不好意意思拒绝别人人——接受请托托比拒绝更容容易——拒绝请托托会触怒请托托者从而导致请托者报报复——我想做一一个广受爱戴戴的人——我不懂得得如何拒绝3．“反正时时间还早”———拖延帕金森定律工作会自动地地膨胀占满所所有可用的时时间。时间管理陷阱阱隐含着你可可以为一项工工作安排过多多的时间，如如果你给自己己安排了充裕裕的时间从事事一项活动，，你会放慢你你的节奏以使使用掉所有分分配的时间。。4．文件满桌桌病安全感犹豫的个性半途而废的工工作习惯个人的喜好5．喋喋不休休的“电话粥粥”不分优先顺序序打电话没有充分准备备就打重要电电话电话的谈话离离题与喜欢的人打打电话，容易易失去对时间间的控制6．源源不断断的信息纸张的形式：：邮件、传真真、备忘录、、报纸、杂志志、期刊、报报告电子的形式：：电子邮件、、互联网声音的形式：：面谈、电视视、广播、电电话三.如何跨越时间间陷阱要事第一以最终的结果果来开始行动动（以终为始始）学会说“NO！”办公桌上的““5S”运运动恰当、有效地地使用电话筛选信息1.要事第第一“大石头”理理论与“二八八”定律ABC法则办事的优先次次序并行工作法2.以终为为始是必须要做的的吗？不完成会怎样样？是自己想要的的吗？和目标直接相相关吗？回报及收益高高吗？3.学会说说“NO！””1.耐心倾听听2.如无法当当场决定则要要告诉他你还还要考虑长点点时间3.显示慎重重4.表情应和和颜悦色5.态度坚定定3.学会说说“NO！””6.指出拒绝绝的理由7.拒绝的是是请托而不是是他8.如有可能能为他提供其其他可行途径径9.切忌透过过第三者来拒拒绝4．办公桌上上的“5S”运动整理整顿顿清扫扫清洁洁修养养整理废纸篓的的作用文件存档系统统“各就各位””的摆置集中精力做一一件事不要总是重复复处理同一文文件不要为了表面面的整洁而塞塞入一处下班前的清理理5．有效、恰恰当地利用电电话选择打电话的的时间按照优先顺序序打电话清楚每个电话话要讨论的要要点对于自己花在在每个电话的的时间，做到到心中有数6．筛选信信息迅速处理妥善存放没有保存价值值的资料就销销毁运筹他人的时时间时间管理矩阵阵图·危机·紧急的问题·有限期的任务、会议·准备事项

·准备事项·预防工作·价值观的澄清·计划·关系的建立·真正的休闲充电·授能自主管理·干扰，一些电话·一些信件、报告·许多紧急事件·许多凑热闹的活动

·细琐、忙碌的工作·一些电话·浪费时间的事·“逃避性”活动·无关紧要的信件·看太多的电视

紧急不紧急重要不重要五、时间管理理的工具1．月历2．行事历与甘特特表3．效率手册4．商务通与订房房卡5．闹钟6.其其它工具六.你的计计划确立目标探寻达成目标标之各种途径径转化为每周或或每日之工作作事编排每周或每每日的行事次次序并执行之之定期检讨谢谢大家！9、静静夜夜四四无无邻邻，，荒荒居居旧旧业业贫贫。。。。12月月-2212月月-22Saturday,December24,202210、雨雨中中黄黄叶叶树树，，灯灯下下白白头头人人。。。。06:05:3406:05:3406:0512/24/20226:05:34AM11、以我独独沈久，，愧君相相见频。。。12月-2206:05:3406:05Dec-2224-Dec-2212、故人江江海别，，几度隔隔山川。。。06:05:3406:05:3406:05Saturday,December24,202213、乍见见翻疑疑梦，，相悲悲各问问年。。。12月月-2212月月-2206:05:3406:05:34December24,202214、他乡乡生白白发，，旧国国见青青山。。。24十十二二月20226:05:34上上午06:05:3412月月-2215、比不了得得就不比，，得不到的的就不要。。。。十二月226:05上上午12月-2206:05December24,202216、行动出成成果，工作作出财富。。。2022/12/246:05:3406:05:3424December202217、做前，，能够环环视四周周；做时时，你只只能或者者最好沿沿着以脚脚为起点点的射线线向前。。。6:05:34上午午6:05上午午06:05:3412月-229、没有失败，，只有暂时停停止成功！。。12月-2212月-22Saturday,December24,202210、很多事情努努力了未必有有结果，但是是不努力却什什么改变也没没有。。06:05:3406:05:3406:0512/24/20226:05:34AM11、成功功就是是日复复一日日那一一点点点小小小努力力的积积累。。。12月月-2206:05:3406:05Dec-2224-Dec-2212、世间间成事事，不不求其其绝对对圆满满，留留一份份不足足，可可得无无限完完美。。。06:05:3406:05:3406:05Saturday,December24,202213、不不知知香香积积寺寺，，数数里里入入云云峰峰。。。。12月月-2212月月-2206:05:3406:05:34December24,202214、意意志志坚坚强强的的人人能能把把世世界界放放在在手手中中像像泥泥块块一一样样任任意意揉揉捏捏。。24十十二二月月20226:05:34上上午午06:05:3412月月-2215、楚塞三三湘接，，荆门九九派通。。。。十二月226:05上午午12月-2206:05December24,202216、少年十十五二十十时，步步行夺得得胡马骑骑。。2022/12/246:05:3406:05:3424December202217、空山新雨后后，天气晚来来秋。。6:05:34上午6:05上上午06:05:3412月-229、杨柳散和风风，青山澹吾吾虑。。12月-2212月-22Saturday,December24,202210、阅读一切切好书如同同和过去最最杰出的人人谈话。06:05:3406:05:3406:0512/24/20226:05:34AM11、越是没有有本领的就就越加自命命不凡。12月-2206:05:3406:05Dec-2224-Dec-2212、越越是是无无能能的的人人，，越越喜喜欢欢挑挑剔剔别别人人的的错错儿儿。。06:05:3406:05:3406:05Saturday,December24,202213、知知人人者者智智，，自自知知者者明明。。胜胜人人者者有有力力，，自自胜胜者者强强。。12月月-2212月月-2206:05:3406:05:34December24,202214、意志坚强的的人能把世界界放在手中像像泥块一样任任意揉捏。24十二月月20226:05:34上午06:05:3412月-2215、最具具挑战战性的的挑战战莫过过于提提升自自我。。。十二月月226:05上上午午12月月-2206:05December24,202216、业余余生活活要有有意义义，不不要越越轨。。2022/12/246:05:3406:05:3424December202217、一个个人即