时间管理之计划与效率概述

时间管理、计划与效率请思考一下你是否有如下情况：你是否认为计划赶不上变化？你是否感觉到你的工作环境太乱了？你是否想做一件事，比如健身，却总没开始或找不到时间去做?你是否感觉到每天都有做不完的事？如果有以上情况，那么你知道你每天都在做什么吗？打扰（电话或没有预约的接待）不知道重要性次序没有目标、次序和计划要求职工同一时间完成多项工作个人缺乏组织能力缺乏自律会议资料不完整或有所延误文书工作和繁文缛节分不清责任和权力面对无穷的杂事，我们怎么办？第一：要学会区别不同的事务，在有限的时间里做最重要的事。这里我们提供一个简单的事务分类工具。第二：要学习一些方法，避免不必要的打扰。这里提供一些小窍门。第三：要学会利用计划工具，统筹你的时间。紧急不紧急

重要

不重要

危机急迫的问题有期限压力的计划

防患未然改进产能建立人际关系发掘新机会规划、休闲、健身

不速之客某些电话某些信件与报告某些会议必要而不重要的事受欢迎的活动

繁琐的工作某些信件某些电话浪费时间之事有趣的活动首先是事务分类工具不紧急重要不重要紧急偏重第一类事务的结果压力精疲力竭危机处理忙于收拾残局

不紧急

重要

不重要紧急偏重第二类事务的结果有远见，有理想平衡纪律自制少有危机

不紧急重要不重要紧急

偏重第三类事务的结果短视近利危机处理被视为巧言令色轻视目标与计划缺乏自制力，怪罪他人人际关系浮泛，甚至破裂不紧急重要不重要紧急

偏重第四类事务的结果全无责任感工作不保依赖他人或社会机构维生面对这样的工作状态，

你应该怎么办？小窍门之一：把等待时间转化成成资源现在是10点45分分，11点点有个会议议，这十五五分钟我做做点什么？？上班坐公车车需要1个个小时，这这一个小时时我除了提提高警惕防防小偷外能能做点什么么吗？去银行办事事，领号之之后要排半半小时队我我除了心急急火燎地看看着那个该该死的号码码牌外还能能做点什么么吗？小窍门之二：停止煲电话粥如果是为了了娱乐和消消遣，那就就煲吧如果是为了了联络感情情，那继续续如果是为了了讨论晚上上吃什么，，在哪里吃吃，哪个小小摊上的烤烤肉便宜一一毛钱，说说到自己都都想不出说说什么了，，还恋恋不不舍的话，，请面壁去去吧怎么办？利用清静时时间、过滤滤电话、安安排专门接接电话的时时间学习并演练练终止谈话话的技巧增加授权，，把电话转转交给被授授权人处理电话打扰关于电话你总有这种种错觉，不不管来电者者想要做什什么，他的的需要都比比你当时所所做的事来来得重要。。良好的电话话交谈技巧巧，有几个个简单的方方法：暗示他谈话话即将结束束，尽量简简短扼要。。提到您有时时间限制时时，就说待待会儿得开开一个会，，开会之前前有一分钟钟的时间，，问对方还还需要什么帮助吗?坦率直言：：拜托，等等一下我得得走了，老老板要我几几分钟之内内到达他办办公室，明明天见。小窍门之三：清理桌面归类，以自自己熟悉的的方式归类类定位，以自自己熟悉的的方式定位位配件放在一一个盒子里里面，在家家里也一样样无意义的文文件看一遍遍都嫌多，，既然已经经看了，扔扔了吧定期淘汰怎么办？清洁的桌面面代表你有有序的思维维，利用工工作计划表表来提供控控制找出比把所所有档案堆堆在桌上更更好的控制制方法先处理棘手手、最为优优先的工作作，过滤干干扰，适当当授权条理不清小窍门之四四文文件处理理决定在拟订订计划、作作决定、给给予成果回回馈时，何何种资料派派得上用场场，然后作作到资料方方便取用、、具有可靠靠性与适宜宜性进行必要的的沟通后，，抓住必须须资料，避避免超过需需要量预期作好评评估，将资资料分配的的优先次序序标准化当下就处理理，每天送送来的文件件中，有80%可在一开始始处理时丢丢弃，一般般主管平均均只丢弃20%别做任何你你可以授权权给别人做做的事设计简化文文件处理的的系统，，减少复本本，用标准准格式资料不全文件繁杂小窍门之五学学会拒绝可以有拒绝的理理由，但不必每次都都要有理由由。拒绝太慢反反而会造成成抱怨太多多。害怕冒犯某某人——想想好借口，，当然越实实话越好。同时设立个个人与组织织的重要工工作目标，，为例行工工作建立完完成标准，，设定完成成期限学习专注的的技巧，避避免分心及及自我干扰扰。克服做做事拖延的的坏习惯。。认识真正的的朋友，不不会因为坦坦率的解释释而被触怒怒出示双方同同意的优先先次序清单单来拒绝老老板别人会替那那些没有优优先次序的的人，决定定优先次序序无力拒绝缺乏自律小窍门之六六：速战速决这件事令人人感到为难难，但是它非做做不可，因此我将立立即做完它它，以便尽早忘忘掉它。养成速战速速决的习惯惯将事情切成成好几块小小块任务，快速地完成成每一块的的任务完成最关键键的部份，让事情看起起来像做完完80%一般征得上司同同意后，准准备一份工工作责任清清单，其中中要说明职责和职权坚持获得与与责任对等等的职权，，你有义务务获得执行行任务的权权力拟出明确的的工作项目目说明，内内容要详细细，涵盖个个人所有的的职责小窍门之七七：明确责责任这样办办！以后，经常常反省自己己：1、我做了什什么根本不不需要做的的事？2、我做了什什么能够由由别人，并并且应该由由别人做的的事？3、我做了什什么耗时过过长的事？？4、我做了什什么会浪费费别人时间间的事？面对这样的的思考，如何把工作做得更好？工作计划是是最重要的的效率工具具首先请大家家回答一个个问题：什么是工作作计划？可能的答案案答案一：工工作计划是是一个按步步就班做事事情的时间间表。答案二：工工作计划是是一个为完完成工作必必需的预算算表。答案三：工工作计划要要描述工作作任务与任任务完成人人之间关系系。问题在于工工作计划的的核心是什什么？工作计划绝绝不仅仅是是预算表和和工作安排排工作计划为为工作相关关人准备的的一个论点点这里有必要要解释一下下什么是论论点？一个论点是是一系列在在逻辑上相相关的陈述述，每一个个陈述都是是依照逻辑辑顺序，根根据前一个个陈述得来来的，一系系列关联的的陈述组成成了整个论论点。作为一个论论点的工作作计划：（1）有一一个问题，，或者多个个问题（选选择逻辑的的理由）；；（2）他们们需要一个个解决方案案；（3）工作作计划是一一个解决方方案。工作计划的的结构和内内容摘要；简介和背景景（问题））；目标和目的的（成果））；资源和限制制（投入））；解决方案和和行动（从从投入到成成果）；附录（预算算，时间表表和其它））。摘要要在最后写这这个部分，，并确保它它是一个总总结，而不不是一个简简介。最佳佳的长度是是一个或两两个段落，，涵盖半页页。简介和背景景信息简介大家都都明白，关关键在简。。背景信息很很重要，它它不应该成成为一个长长期分析或或历史描述述，它只应应该提供在在时间段内内所选择的的目标的理理由，告诉诉大家有那那么多的问问题需要解解决，你为为什么选择择这个问题题。目的和目标标目标和目的的是不同的的。目的是广泛泛和在一般般情况下，，解决已确确定的问题题，目的永远无法达达到或核实实达到，因因为它不是是具体的，，有限的，，或可以核核查的，目目的可以指指向目标。目标是具体的，是是有限的，，有完成日日期，并可可以验证的的。目标是是衍生或从从目的中产产生的。目标选择注注意两点一、工作计计划目标并并不需要涵涵盖所有需需要解决问问题，而只只是计划期期内的具体体要解决的的问题二、工作计计划目标应应成为行动动及相关费费用的理由由资源和制约约资源包括工工作人员和和其他人员员（如志愿愿者），合合作伙伴（（组织和个个人），顾顾问，土地地，资金，，物资，设设备，其他他存货，买买卖或交易易，任何可可以调动和和达到既定定目标的资资源。制约部分应应查明任何何限制或达达到目标必必须克服的的障碍，这这也包括了了你打算如如何克服这这些困难的的简短描述述。策略和行动动说明你打算算如何转换换你的资源源，克服制制约因素，，使用投入入的资源，，以达到这这些目标。。最好的工作作计划会列列出一些策策略，然后后选择其中中一个，并并给出选择择理由。行动将投入入转化为成成果的活动动，指向目目的和目标标。让行动从策策略中产生生，这些策策略都识别别了投入及及转化成的的成果，这这个部分的的每个行动动都应该与与一个成果果有关，你你也要将清清楚这个行行动是如何何帮助实现现某个具体体的目标的的。附录，包括括预算和时时间表工作计划的的预算应该该在附录中中，而不是是在正文中中，这很重重要，因为为这不是工工作计划的的论点，而而是支持工工作计划的的细节，它它可以是附附录的第一一部分。预算的每个个细节都应应该和一个个或几个目目标（成果果）有关，，一些预算算项目（如如交通，邮邮政，复印印，电话，，电邮）必必须被人为为的分为几几个不同成成果的预算算，因为它它们支持所所有的成果果。工作计划的的时间表不不是必须的的，一些协协调人员认认为它们必必须计划时时间段的每每一天，这这里推荐你你按顺序列列出每个目目标（成果果）的预期期完成日期期，每个目目标都应该该有合理的的时间完成成，比如说说，两个不不同的目标标可以相隔隔一周完成成，这样更更加灵活机机动，所以以行动的日日期不是必必须的。概括一个工工作计划的的逻辑背景信息发发现问题；；目的定义解解决方法；；目标（成果果）使目的的更明确，，可核实；；资源和限制制显示什么么和不可以以使用什么么来达到目目标；策略和具体体的行动显显示投入如如何变成成成果。从强迫到自自然：我知知道没有计计划不好，，但是…没时间做计计划工作差不多多都是那一一摊子，计计划有什么么用？好吧，就算算我做了计计划，计划划也常常被被打断计划限制了了我的自由由所以，还是是到时候再再说吧9、静夜夜四无无邻，，荒居居旧业业贫。。。12月月-2212月月-22Saturday,December24,202210、雨中中黄叶叶树，，灯下下白头头人。。。07:42:4207:42:4207:4212/24/20227:42:42AM11、以我独沈沈久，愧君君相见频。。。12月-2207:42:4207:42Dec-2224-Dec-2212、故故人人江江海海别别，，几几度度隔隔山山川川。。。。07:42:4207:42:4207:42Saturday,December24,202213、乍见翻疑梦梦，相悲各问问年。。12月-2212月-2207:42:4207:42:42December24,202214、他乡乡生白白发，，旧国国见青青山。。。24十十二二月20227:42:42上上午07:42:4212月月-2215、比不了了得就不不比，得得不到的的就不要要。。。十二月227:42上午午12月-2207:42December24,202216、行动出出成果，，工作出出财富。。。2022/12/247:42:4207:42:4224December202217、做前前，能能够环环视四四周；；做时时，你你只能能或者者最好好沿着着以脚脚为起起点的的射线线向前前。。。7:42:42上上午7:42上上午午07:42:4212月月-229、没有有失败败，只只有暂暂时停停止成成功！！。12月月-2212月月-22Saturday,December24,202210、很多事情情努力了未未必有结果果，但是不不努力却什什么改变也也没有。。。07:42:4207:42:4207:4212/24/20227:42:42AM11、成功就是是日复一日日那一点点点小小努力力的积累。。。12月-2207:42:4207:42Dec-2224-Dec-2212、世间成成事，不不求其绝绝对圆满满，留一一份不足足，可得得无限完完美。。。07:42:4207:42:4207:42Saturday,December24,202213、不知香积寺寺，数里入云云峰。。12月-2212月-2207:42:4207:42:42December24,202214、意志坚强的的人能把世界界放在手中像像泥块一样任任意揉捏。24十二月月20227:42:42上午07:42:4212月-2215、楚塞塞三湘湘接，，荆门门九派派通。。。。十二月月227:42上上午午12月月-2207:42December24,202216、少年年十五五二十十时，，步行行夺得得胡马马骑。。。2022/12/247:42:4207:42:4224December202217、空空山山新新雨雨后后，，天天气气晚晚来来秋秋。。。。7:42:42上上午午7:42上上午午07:42:4212月月-229、杨杨柳柳散散和和风风，，青青山山澹澹吾吾虑虑。。。。12月-2212月-22Saturday,December24,202210、阅读一一切好书书如同和和过去最最杰出的的人谈话话。07:42:4207:42: