时间管理与工作计划2

時間管理與工作計劃1/2/20231今天的大綱一.什麼是時間管理二.擬定工作計劃三.強化執行能力四.掌握自己的目標1/2/20232在開始之前.....1/2/20233你的快樂是…您的成功是…關心您的人及您所關心的人是…請閉目一分鐘思考這個問題1/2/20234找出你心中的優先順序你最關心的人是誰?你認為成功是應該完成什麼階段性任務?你的成功和你最關心的人有關嗎?你成功了你就快樂嗎?可是平時當你掉到“忙碌”的陷阱時做的事情有多少是跟這些人或事情相關的?1/2/20235Youdelaybuttimedoesnot!-BenjaminFranklin1/2/20236人,為何安於現狀?為何你我都不滿意現狀,但是卻安於現狀?1.無奈2.因為現狀是你我最熟悉的3.不確定改變之後會更好我們明明時間管理不好,卻不想要去改善它.因為忙得沒有時間做時間管理嗎?因為更忙,所以才更要花時間做時間管理.1/2/20237時間管理從那裡開始時間管理不是聽了這堂課就會時間管理,也不是看了時間管理的書就會了,而是從你不滿足於現狀,或者是想要有更好的時間管理開始.沒有人可教你時間管理,除了你自己覺得需要再來是你需要一個新的思考方式.什麼是新的思考方式呢?1/2/20238你可知道為何會想不出來?因為你跳不出原來的思維習慣但是假設你已想出來了.恭喜你,你可以用新的角度去思考一個舊有的問題.而CF的時間管理方法論就是一個新的思考方法,你只要了解它,接受它,執行它.你就會得到一個良好的時間管理.1/2/20239時間管理是什麼?時間管理就是自我管理自我管理即是改變習慣,讓自己更有績效,更具效能把事情很快地做完,叫做效率把事情很快又很對地做完,叫做效能時間管理就是事前的規劃或長期的計劃1/2/202310時間管管理不不是什什麼?時間本本身不不是問問題.因因為每每個人人每天天所擁擁有的的時間間都是是一般般地多多所以時時間管管理的的問題題本身身不在在於時時間多多少,而而是在在於自自己如如何善善用及及分配配你自自己的的時間間.12/24/202211時間管管理的的架構構12/24/202212緊急性性重要性性立刻處處理定下期期限處處理

D

B

A

C敢於拒拒絶委託他他人12/24/202213緊急性性重要性性

D

B

A

C緩重急輕12/24/202214計劃之研擬技能之提升公關之促進問題之調查健康檢查設備故障,生產停擺重傷害急救員工產生肢體衝突顧客抱怨停電有些交際應酬有些文件之處理處理屬下之工作自我干擾個人嗜好的沈迷有些電話有些不速之客到訪有些會議之出列席有些無謂的請託有些臨時的邀約重要性性緊急性性12/24/202215案例研研討檢視李李經理理時間間管理理上的的問題題點為為何?假如你你是李李經理理，你你會如如何改改善？？12/24/202216擬定工工作計計劃12/24/202217完成工工作的的三大大要素素Time交交期Quality品品質質Cost成成本12/24/202218PADC不好好耗用時時間花時間間在計計劃上上才是是最最節省省時間間的作作法耗用時時間12/24/202219目標的訂定定目標的訂定定必須具挑挑戰性。目標訂定要要考慮優先先順序,重重要的話話就多花一一些資源及及時間,目目標跟投投入的資源源成正比。。目標要分階階段性目標標,不要要一下子把把目標訂得得太高。12/24/202220每個計劃如如何給予評評分要執行的計計劃由80/20法則決決定先將所有計計劃列出來來,分成成短中長期期(自行行定義)分成三個項項目(也可可依自己的的價值觀調調整),依依照:重重要性,急迫性性及成功機機會來給分分數.最最好給5分,最最不好給給1分分將三個分數數相乘,分分數最高高者為最優優先執行的的計劃12/24/202221擬定計劃注注意事項(一)1.要從結結果來思考考要有什麼麼樣的做法法,結果果只有一個個,做法法卻有無窮窮多種組合合,只要要花最少力力氣及資源源,就是是最好的做做法2.要多聽聽其他人的的意見,特特別是專專家或者是是曾經做過過人的意見見,切忌忌閉門造車車3.做法的的骨架就是是計劃的主主軸,一一件專案的的成敗,在在這裡已已經決定了了12/24/202222擬定計劃注注意事項(二)4.計劃中中也有80/20的重要要事項,這這些事情情是要最花花心思去做做的,因因為這20%重重要事情做做完,專專案進度也也完成80%了了.5.計劃要要有系統面面的思考由上而下思思考,思思考如何不不遺漏,不不重疊.如何做做最節省資資源12/24/202223執行力12/24/202224如何展開工工作計劃一日之計在在昨天睡覺覺前一週之計在在於星期天天一月之計在在於月底12/24/202225一日之計在在於昨天睡睡覺前每天睡覺前前把今天完完成的事情情寫下來,你會很很有成就感感的每天睡覺前前把今天應應完成未完完成的事,或者是是明天做的的事情應調調整方向的的寫下來,這是明明天的計劃劃隨身準備一一支筆一張張紙,將將想到的Idea化為明明天的行動動,你將將是最有創創意最有行行動力的人人12/24/202226每日工作作計劃分分配原則則早上中午13:00~15:00下午晚上活力充沛,衝勁與勇氣兼俱(Do)思考遲頓,適合散心,放鬆(Check)冷靜,溝通(Action,Plan)Relax,人文,Thinking1.發e-mail2.電話敲定事情/做事情3.給Leader方向/畫架構4.執行進行中專案1.面對面作追蹤2.到現場走動3.溝通與協調1.思考問題2.寫計劃/UpdateFollowup進度(1hr)3.Update/Modify進行中專案1.花1小時寫作12/24/202227一週之計計在於禮禮拜天在每個禮禮拜天要要檢視目目前專案案的進度度視情況調調整計劃劃的目標標或者是是計劃的的做法將下個禮禮拜這些些計劃的的應完成成事項列列表出來來.這就是週週計劃寫出下個個禮拜七七天的備備忘錄.每天天一張備備忘錄.將週週計劃安安排在適適當執行行的行程程12/24/202228每週工作作性質分分配法則則禮拜一二禮拜三四五禮拜六日活力充沛,衝勁與勇氣兼俱(Do)思考遲頓,放鬆,溝通(Check)冷靜,思考(Action,Plan)1.大型專案丟球2.組內專案丟球3.給予組員做事方向/做事重點4.創造議題1.FollowUp一二所丟的球2.調整,Update計劃3.議題收尾4.傾聽溝通1.想想目的是什麼?意義何在?2.有沒有辦法提昇自己的價值?3.計劃/規劃12/24/202229良好工作作習慣的的養成兵貴速戰戰速決養成做備備忘錄的的習慣可以早上上做完的的事,決決不拖到到下午完完成可可以一天天做完的的事,決決不分成成兩天完完成每天至少少完成一一件事情情,特特別是在在工作情情緒低潮潮時12/24/202230使用記事事簿記事簿是是時間管管理最重重要的工工具之一一最適當的的形式四大部份份通訊錄、、每週行行程、每每日計畫畫、備忘忘錄自己發展展適合你你的記事事簿所有資料料記在記記事簿上上隨身攜帶帶（查閱閱、記錄錄）12/24/202231備忘錄時間管理理的利器器:to-doList備忘錄緊急的事事情1.老闆闆今天交交待2.臨時時狀況重要的事事情1.工作作計劃2.人生生規劃3.家庭庭,健康康,財富富ScheduleList1.Meeting2.行事事曆3.紀念念日RoutineWork1.日常常工作2.定期期約會12/24/202232善用顏色管管理的功能紅色字體為重重要一定完成成的部份黑色字體為應應執行事項藍色字體為RoutineSchedule綠色字體為私私人事情12/24/202233執行不是一成成不變的常常想事情的的合理性表表示對事情有有用心靈活如庖丁的的刀,在牛的的關節中游走走

(游刃有有餘).分分解完畢牛尚尚不自知已經經被解體要懂得變通,要有耐性性,要能夠夠把事情看清清楚12/24/202234Buffer緩衝區並不是每件事事情都那麼的的急如果我們每件件事情都要即即時地處理掉掉,相信我我們會變得神神經兮兮的所以應該要有有一個地方讓讓我們放一些些比較不必馬馬上處理掉的的事情,但但是時間到時時又要能提醒醒我們12/24/202235個人習慣的養成當你了解了某某一個觀念,如時間法法則,進而而接受它執行行它時,經經過廿一天之之後你就可以以把這個觀念念內化,並並且將這種做做法化為生活活中的習慣……這就是習慣慣養成法則當你覺得需要要時間管理,去做時間間管理,得得到實質的好好處,更強強化自己時間間管理的動機機,成為一一良好的正向向循環12/24/202236掌握自自己的的目標標人生與與事業業目標標終身的的事業業目標標屬於自自己的的人生生目標標、配配合自自己的的專長長和興興趣發掘並並堅持持自己己的專專長與與興趣趣BillGates中中學寫寫電腦腦程式式，一一個暑暑假賺賺5000美金金NIKE創創辦人人PhilipKnight暑暑期期工讀讀上晚晚班，，每天天早上上跑七七英里里路回回家StevenSpielberg17歲完完成他他的第第一部部電影影。高高中畢畢業暑暑假三三個月月，每每天到到環球球影城城，假假裝上上班12/24/202237祝福與與勉勵勵為了””自己己”工工作給人一一種值值得信信賴的的感覺覺得道多多助，，成功功可期期12/24/20223812/24/2022399、静夜夜四无无邻，，荒居居旧业业贫。。。12月月-2212月月-22Saturday,December24,202210、雨中黄叶叶树，灯下下白头人。。。07:41:2207:41:2207:4112/24/20227:41:22AM11、以我独沈沈久，愧君君相见频。。。12月-2207:41:2207:41Dec-2224-Dec-2212、故人江江海别，，几度隔隔山川。。。07:41:2207:41:2207:41Saturday,December24,202213、乍见翻翻疑梦，，相悲各各问年。。。12月-2212月-2207:41:2207:41:22December24,202214、他乡生白发发，旧国见青青山。。24十二月月20227:41:22上午07:41:2212月-2215、比不了得就就不比，得不不到的就不要要。。。十二月227:41上上午12月-2207:41December24,202216、行动动出成成果，，工作作出财财富。。。2022/12/247:41:2207:41:2224December202217、做前前，能能够环环视四四周；；做时时，你你只能能或者者最好好沿着着以脚脚为起起点的的射线线向前前。。。7:41:22上上午7:41上上午午07:41:2212月月-229、没没有有失失败败，，只只有有暂暂时时停停止止成成功功！！。。12月月-2212月月-22Saturday,December24,202210、很很多多事事情情努努力力了了未未必必有有结结果果，，但但是是不不努努力力却却什什么么改改变变也也没没有有。。。。07:41:2207:41:2207:4112/24/20227:41:22AM11、成功就就是日复复一日那那一点点点小小努努力的积积累。。。12月-2207:41:2207:41Dec-2224-Dec-2212、世间成成事，不不求其绝绝对圆满满，留一一份不足足，可得得无限完完美。。。07:41:2207:41:2207:41Saturday,December24,202213、不知香积寺寺，数里入云云峰。。12月-2212月-2207:41:2207:41:22December24,202214、意志坚强的的人能把世界界放在手中像像泥块一样任任意揉捏。24十二月月20227:41:22上午07:41:2212月-2215、楚塞三湘湘接，荆门门九派通。。。。十二月227:41上上午12月-2207:41December24,202216、少年十五五二十时，，步行夺得得胡马骑。。。2022/12/247:41:2207:41:2224December202217、空空山山新新雨雨后后，，天天气气晚晚来来秋秋。。。。7:41:22上上午午7:41上上午午07:41:2212月月-229、杨杨柳柳散散和和风风，，青青山山澹澹吾吾虑虑。。。。12月月-2212月月-22Saturday,December24,202210、阅读一切好好书如同和过过去最杰出的的人谈话。07:41:2207:41:2207:4112/24/202