时间管理与工作统筹技巧讲解

时间管理与工作统筹技巧讲师：李银峰Monday,January2,2023“明日歌”明日复明日，明日何其多。我生待明日，万事成蹉跎！世人若被明日累，春去秋来老将至。朝看水东流，暮看日西坠，百年明日能几何？请君听我明日歌！“今日歌”今日复今日，今日何其速！朝朝复暮暮，连命都不顾！世人若被今日累，终身劳累何其苦。早出又晚归，忙碌何所图？百年今日怎生度，人生真谛谁能悟！一、“水桶效应”的启迪二、时间与“习惯”的关系三、优先管理四、西瓜与芝麻五、时间管理的角度目录一个用不同长短木板拼成的水桶，其存水量取决于最短的那块木板！问题：哪一块是我们走向成功的“短板”？关键词：必须设法找到那块短板！必须充分利用那块短板！一、“水桶效应”的启迪时间的特性不可逆性时间特性不可再生无法积蓄无法替代毫无弹性54321结论：“时间”是最珍贵的资源—短板！无意识、不经思考的行为方式；是精神或性格的一种固定趋向；我们会受制于各种各样的习惯。关键词：你的潜意识会构成无数个习惯。什么是习惯二、时间与“习惯”的关系习惯的养成不断重复又重复，最后不再需要考虑；不断重复，成为机械的行为——改也难！

例如：准时、勤奋、进取、守信、学习；

例如：暴躁、凶残、酗酒、盗窃、吸毒。

例如：拖延、随意、犹豫、多变、无所谓。习惯的判断什么是好习惯，什么是坏习惯？问题：好习惯、坏习惯、一般的习惯，哪一种危害性最大？思考：大象为什么不逃跑？习惯与“舒适区”的关系不舒适的舒适的不舒适的每个人都有自己的舒适区；因为舒服所以就不愿离开；舒适区是由习惯所构成的。走出你你的舒舒适区区危机管管理：：“谁谁动了了我的的奶酪酪”；；要想舒舒适，，首先先必须须先不不舒适适。关键键词词：：不舒舒适适的的具具体体行行为为：：变变革革与与创创新新！！您的的工工作作中中，，有有哪哪些些需需要要改改善善的的习习惯惯？？并说说出出理理由由？？案例例分分享享■透透过过现现象象看看本本质质———很很多多管管理理者者的的三三个个字字特特征征———人人治治特特征征下下的的权权力力情情结结■时时间间管管理理失失序序———做做事事缺缺乏乏计计划划性性———做做事事分分不不清清主主次次———不不善善于于说说““不不””———无无法法恰恰当当处处理理外外部部的的打打扰扰三、、优优先先管管理理“茫茫””“忙忙””“盲盲””看一一看看我我们们的的周周围围1、、每每8分分钟钟受受到到1次次打打扰扰；；每每小小时时约约7次次，，即即每每天天50——60次次；；2、、平平均均每每次次打打扰扰5分分钟钟，，每每天天约约4小小时时，，即即占占用用50%的的时时间间；；3、、其其中中，，约约3小小时时的的打打扰扰是是没没有有意意义义或或者者极极少少有有价价值值的的；；4、、打打扰扰后后，，重重拾拾原原来来的的思思路路至至少少需需要要3分分钟钟，，约约2.5小小时时。。结果果：：每天天因因打打扰扰而而损损失失的的时时间间约约为为5.5小小时时，，按按8小小时时工工作作制制算算，，占占用用了了工工作作时时间间的的68.7%。。日本本学学者者关关于于时时间间浪浪费费的的调调查查某项项调调查查数数据据结结果果（（１１天天））睡眠眠8.05小小时时用餐餐1.31小小时时琐事事0.55小小时时工作作7.34小小时时交际际0.39小小时时休息息0.45小小时时娱乐乐0.31小小时时上下下班班交交通通0.73小小时时读书书报报杂杂志志0.42小小时时处理理家家务务事事0.26小小时时兴趣趣的的工工作作0.37小小时时音乐乐或或电电视视2.51小小时时与朋朋友友聊聊天天1.11小小时时工作作优优先先级级综综合合分分析析重要要度度紧迫迫性性A重要要而而且且紧紧迫迫Ｃ紧迫迫但但不不重重要要D不重重要要不不紧紧迫迫Ｂ重要要但但不不紧紧迫迫———四四象象限限坐坐标标图图一象象限限文文化化这是是你你和和你你的的团团队队，，一一定定要要做做的的事事情情。。问题题：：真的的有有那那么么多多紧紧急急和和重重要要的的事事情情吗吗？？事实实：：投资资二二象象限限，，一一象象限限工工作作会会大大幅幅减减少少！！二象象限限文文化化紧急急与与重重要要的的事事情情很很少少会会同同时时出出现现。。结果果：：我们们往往往往忽忽视视，，不不紧紧急急但但很很重重要要的的事事。。事实实：：问题题表表象象与与实实质质，，不不在在同同一一时时空空出出现现！！我们们投投资资第第二二象象限限的的回回报报是是最最高高的的！！三象象限限文文化化如果果总总是是忙忙而而无无效效，，太太不不值值得得；；很多多企企业业的的““西西部部牛牛仔仔””现现象象。。结果：我绝对是是最最不不能缺少少的人；；很多人开开会前5分钟钟最忙乱乱。事实：“忙乱””成为很很多企业业的文化化！四象限文文化犹豫、多多疑、拖拖延、发发呆；“明日歌歌”对于于我们的的启迪。。结果：我们往往往在白白白浪费时时光！事实：有益的活活动并非非第四象象限！这是一个个不必进进入的象象限！■请运用四四象限方方法排列列你的工工作：紧急不紧急重要A（碎石型的事务）危机急迫的问题有期限压力的计划B（石块型的事务）发掘新机会规划改进产能建立伙伴关系防患于未然不重要C（细沙型的事务）不速之客的接待某些信件、文件、电话的处理某些会议的出席某些必要而不重要的会议、活动D（水型的事务）一些可做可不做的杂事一些不必要的应酬有趣的活动如何投资资二象限限时间本身身并无多多余，无无法增加加。有效的方方法：坚决的从从第三象象限腾出出时间；；第三象限限的欺骗骗性是最最大的。。关键词：：找回浪费费在第三三象限的的时间！！如何走出出三象限限问题：你真的无无法把你你的时间间投资第第二象限限？建议：改变你的的习惯，，增强持持续行动动的能力力；学会决不不受急迫迫性事件件的影响响和左右右。关键词：：急迫性与与重要性性正邪两两立，互互为消长长！如何进入入第二象象限问题：你的生命命中最重重要的是是什么？？你的人生生意义和和目的是是什么？？你的为人人处事的的原则是是什么？？你人生的的基础：：信念是是什么？？关键词：：我们必须须认真和和深深的的思考！！否则，你你只能是是一个：：混球！！改变传统统的时间间观念误区：在最短的的时间内内做最多多的事。。正确的方方法：依照重要要性程度度，来安安排顺序序；不轻易因因紧急情情况，改改变计划划；认清紧急急性与重重要性的的区别；；要遵循你你心中的的目标和和方向。。你对时间间的控制制以下时间间哪个最最难控制制？请排排序：（））工作作的时间间；（））业余余的时间间；（酒酒、赌、、玩、侃侃）（））上司司的时间间；（））下属属的时间间；（））客户户的时间间；（））女友友的时间间；（））家庭的时时间；（））哥们的时时间。时间是怎样样流失的问题：时间总是被被干扰、控控制、割裂裂、破坏。。所以：你往往总是是感觉时间间实在太不不够用了！！困惑：你的时间到到底到那里里去了？关于时间的的事实事实的一方方面：有些事情我我们认为能能够左右和和管理，但但其实我们们不能！（没问题！！）事实的另一一面：有些事情我我们认为不不能左右和和管理，但但其实我们们能！（啊呀,不不行…)关键词：学习分辨和和处理这些些事情！有效的建议议建议一：专心去照顾顾你的猴子子；建议二：让别人照顾顾他的猴子子；建议三：把猴子交给给能干的人人。建议四：团队分工合合作养猴群群！你的时间哪哪去了被你的上司司抢走了！！被你的同事事分走了！！被你的下属属偷走了！！被你的朋友友拿走了！！被它自己给给溜走了！！来自上司的的干扰来自上司的的干扰，往往往最难控控制。有效的方法法：让上司清楚楚知道你的的工作目标标；主动约见你你的上司以以减少干扰扰。关键词：管理好你的的上司！发扬“香蕉蕉文化”！！来自同事的的干扰来自同事的的干扰，往往往最难推推却。有效的方法法：如果有人找找你，站起起来接待他他；公司设立人人人安静一一小时制度度；红色信号：：请勿打扰扰！绿色信号：：可以进来来。关键词：必须学会拒拒绝的艺术术！来自下属的的干扰来自下属的的干扰，往往往容易忽忽视。有效的方法法：安排固定时时间，供属属下工作汇汇报；保留固定时时间，供属属下提出问问题；安排其他时时间，处理理非紧急事事件。关键词：用“大黄点点”将可能能的干扰化化解！来自自己的的干扰来自自己的的干扰，往往往最难察察觉。例如：没有目的的的游荡、与与属下闲聊聊；各种不良的的习惯，想想改也困难难。有效的方法法：学习管理和和控制自己己。关键词：己所不欲，，勿施他人人！四、西瓜与与芝麻找到你生命命中的“西西瓜”我们生命中中总是会遇遇到西瓜和和芝麻；我们想得到到西瓜，却却总是在拣拣芝麻；结果我们错错误的用数数量代替了了质量。关键词：拣芝麻没有有大价值，，拣西瓜却却有！确认你的““西瓜”时间成成果果时间成成果20%80%80%20%确定有效目目标前提：工作不能没没有目标设设定；目标没有计计划就是空空想。所以：计划必须要要考虑期望望值；计划必须考考虑资源配配置；目标必须设设定最后期期限。工作确定的的顺序回答以下问问题：要做什么事事情？为什么要去去做？用什么标准准做？什么时间开开始？那些人参加加做？怎样分配时时间？关键词：合理调整时时间及资源源分配的顺顺序。效率和效益益的分别问题：99张1元元和1张百百元钞票，，你先拿哪哪张？分别：追求效率———把事情情做对；追求效益———做对的的事情。关键词：抓西瓜和拣拣芝麻截然然不同！战略正确，，战术才有有意义！低回报工作作——拣““芝麻”问题：拣芝麻可以以将你的时时间消耗殆殆尽；不必关注芝芝麻，不要要被芝麻诱诱惑。方法：将芝麻分类类，集中时时间处理他他们；坚决停止你你习惯性的的拣芝麻行行动。关键词：做慢而对的的事，比做做快而错的的事好！如何避免拣拣“芝麻””可能的感觉觉：我工作很努努力，然而而没有成就就感！可能的原因因:不良习惯偷偷走了你宝宝贵的时间间；解决的方法法：持续时间记记录，提供供精确资料料；记录每天或或30天内内的活动内内容；增强观察进进入时间的的有效流程程。怎样确认重重要文件真正重要的的文件，内内容不会超超过一张纸纸；80%的文文件，是根根本不重要要和不需要要的；如果你把大大多数文件件扔掉，啥啥事没有！！座右铭：当你怀疑文文件是否应应保留时———扔掉它它！请放心，真真需要时一一定有人会会保存的！！记录你的时时间轨迹问题：很少人会喜喜欢持续时时间记录。。好处：通过时间记记录能获得得洞察力。。关键词：短期代价必必将获得长长期效益！！持续时间记记录，你会会变得更精精确；计划某个工工作时，记记录你的预预算时间；；工作完成后后，检查你你用的实际际时间。您如何分辨辨工作中的的西瓜和芝芝麻？案例分享要求：1、时间：：不超过3分钟/人人；2、可以分分享个人案案例、小组组讨论结果果；3、语言简简练、分条条说明。1、流程层层面优化核心流流程，降低低企业运营营及中层沟沟通成本。。2、组织层层面克服“塔式式组织”，，实现扁平平化、矩阵阵化，避免免内耗。3、沟通层层面摒弃个人主主义的工作作模式，协协同工作。。4、授权层层面避免责、权权、利不清清的问题。。五、时间管管理的角度度5、资源层层面时间是企业业十分宝贵贵的资源之之一。6、学习层层面建立学习型型组织，避避免员工素素质低下造造成浪费。。7、习惯层层面不断检讨和和修正自己己的各种习习惯，才能能避免碌碌碌无为。8、情感层层面稳定的家庭庭和情感，，在背后给给予你极大大的支持。。课程回顾一、水桶效效应——我我们的短板板：时间二、时间与与“习惯””的关系三、优先管管理四、西瓜与与芝麻五、时间管管理的角度度真诚是最佳佳的公关模模式用心是最好好的工作方方法谢谢大大家！！9、静夜四无邻邻，荒居旧业业贫。。12月-2212月-22Saturday,December24,202210、雨中中黄叶叶树，，灯下下白头头人。。。07:41:0607:41:0607:4112/24/20227:41:06AM11、以我我独沈沈久，，愧君君相见见频。。。12月月-2207:41:0707:41Dec-2224-Dec-2212、故人江海海别，几度度隔山川。。。07:41:0707:41:0707:41Saturday,December24,202213、乍见翻疑疑梦，相悲悲各问年。。。12月-2212月-2207:41:0707:41:07December24,202214、他乡生生白发，，旧国见见青山。。。24十十二月20227:41:07上午午07:41:0712月-2215、比不了了得就不不比，得得不到的的就不要要。。。十二月227:41上午午12月-2207:41December24,202216、行动出成果果，工作出财财富。。2022/12/247:41:0707:41:0724December202217、做前，能够够环视四周；；做时，你只只能或者最好好沿着以脚为为起点的射线线向前。。7:41:07上午7:41上上午07:41:0712月-229、没有失败败，只有暂暂时停止成成功！。12月-2212月-22Saturday,December24,202210、很多事情情努力了未未必有结果果，但是不不努力却什什么改变也也没有。。。07:41:0707:41:0707:4112/24/20227:41:07AM11、成成功功就就是是日日复复一一日日那那一一点点点点小小小小努努力力的的积积累累。。。。12月月-2207:41:0707:41Dec-2224-Dec-2212、世世间间成成事事，，不不求求其其绝绝对对圆圆满满，，留留一一份份不不足足，，可可得得无无限限完完美美。。。。07:41:0707:41:0707:41Saturday,December24,202213、不知知香积积寺，，数里里入云云峰。。。12月月-2212月月-2207:41:0707:41:07December24,202214、意志志坚强强的人人能把把世界界放在在手中中像泥泥块一一样任任意揉揉捏。。24十十二二月20227:41:07上上午07:41:0712月月-2215、楚塞三三湘接，，荆门九九派通。。。。十二月227:41上午午12月-2207:41December24,202216、少年十十五二十十时，步步行夺得得胡马骑骑。。2022/12/247:41:0707:41:0724December202217、空山新雨后后，天气晚来来秋。。7:41:07上午7:41上上午07:41:0712月-229、杨柳