时间管理与工作统筹技巧技巧

主讲：IE工作者工廠作業效率管理时间管理与工作统筹技巧时间管理与工作统筹技巧名人名言

盛年不重来，一日难再晨，及时当勉励，岁月不待人。——陶渊明

凡是在事业上有所成就的人，无一不是利用时间的能手。

——华罗庚

放弃时间的人，时间也会放弃他。

——莎士比亚

你热爱生命吗？那么别浪费时间，因为时间是构成生命的材料。——富兰克林

时间是最为宝贵的资源，如果我们不能管理时间，便什么都不能管理。

——彼得杜拉克名人名言课程导入生死线上一秒钟——从电影《战俘列车》讲起现场回答：——你的感想是什么？

目录一、时间管理的基本概念二、时间管理的重要意义三、员工的职业生涯规划四、团队组织的时间管理五、时间管理的基本策略六、基础工作与有备无患七、工作目标及其计划性八、分清工作的轻重缓急九、时间管理的统筹技巧十、管理技巧的具体应用小实验道具：——铁桶一只，大石头一块，碎石若干，细沙一堆，水一罐。方法：把以上物品装进铁桶。提问：如果请你做这个实验，你将会按怎样的顺序把以上物品装进铁桶？1、什么是时间■牛顿力学中的时间——是作为度量物质运动变化过程流程的一种参照，通过我们所定义的标准的时间单位，去衡量物质运动变化本身的变化规律。■时间的目的——就是描述物质运动变化的参照，并提供一种事件运动变化的标准流程的计量模式，同时它又是事件进程描述的一个基本的物理量。一、时间管理的基本概念一、时间管理的基本概念1、什么是时间■科学上的时间概念——1956年国际计量委员会将秒规定为1900年1月0日12时正回归年长度的1/31556925.9747。这种以地球公转为基础的时间标准称为*历书秒。——1967年第十三届国际计量大会又采用以原子内部辐射频率为基准的时间计量系统，成为*原子时。——按新规定，“秒是铯-133原子基态的两个超精细能级之间的跃迁所对应辐射的9，192，631，770个周期的持续时间”。2、时间是怎样产生的■日常的时间概念——年、月、日、时、分、秒——地球自转、公转与月球公转一、时间管理的基本概念太阳地球地球公转轨道月球3、时间的基本特性一、时间管理的基本概念时间恒久性时间特性客观公正性时间的刚性不可逆转性时间一维性543214、什么是时时间管理■概念——由于时间所具具备的基本特特性，所以时时间管理的对象并不不是时间本身身，而是指面面对时间而进行的“自管管理者的管理理”。所探索索的是如何减减少时间浪费，，以便有效地地完成既定目目标。■结论——通过计划划统筹而相对对合理利用和和节约时间。。一、时间管理理的基本概念念1、效率竞争争:深层次的的内涵■企业竞争的的三个层次——物质资源源层——人力资源源层——制度文化化层■经营管理综综合效率的系系统集成——各个环节节都体现出效效率——各个层面面都体现出效效率二、时间管理理的重要意义义有形/静态有形/动态无形/动态时间管理2、个体生命命的有限性■每一个生命命只有一次机机会——时间与生生命年轮■成就大事业业的黄金时代代——童年、少少年、青年、中年、、壮年、老年■为什么许多多人一生平淡淡，毫无见树树二、时间管理理的重要意义义鲁迅先生说说：时间是组成成生命的材材料，浪费别人的的时间是无无异于谋财财害命的。。3、速度竞竞争:团队队综合效率率■快鱼吃慢慢鱼的时代代——过去是是大鱼吃小小鱼——速度竞竞争成为主主导——信息大大爆炸■团团队队综综合合竞竞争争力力的的集集中中体体现现———快快速速反反应应部部队队的的战战斗斗力力———某某公公司司参参加加招招投投标标工工程程的的案案例例———体体现现各各职职能能部部门门的的速速度度能能力力二、、时时间间管管理理的的重重要要意意义义4、、个个人人和和组组织织的的机机会会成成本本■成成本本的的类类别别———容容易易重重视视的的有有形形成成本本———容容易易忽忽视视的的无无形形成成本本———无无形形成成本本中中的的时时间间成成本本———大大小小企企业业的的区区别别■成成本本外外延延的的扩扩大大化化——由时间特特性而导致的的机会成本——“过了这这个村”与““机不可失””二、时间管理理的重要意义义1、员工职业业生涯与时间间管理■生命的有限限性——人最宝贵贵和稀缺的是是什么■生命的价值值观——生命的价价值和人生的的意义■追求成功人人生是每个人人的梦想——成功的原原动力来自心心灵■实现理想取取决于行动力力——个人职业业设计与操作作中的时间管管理三、员工个人人的职业生涯涯规划2、人生的四四个职业发展展阶段66岁以上，当退休临近的时候下降阶段45岁-65岁维持阶段30多岁和40多岁之间的某个时段上职业中期危机阶段30-40岁之间稳定子阶段25-30岁之间尝试子阶段24-44岁之间确立阶段15岁-24岁之间探索阶段具体说明不同阶段三、员工个人人的职业生涯涯规划3、人生定位位与选择最佳佳职业■性格/爱好好/能力/市市场——准确定位位提高人生价价值是另一种种时间节约三、员工个人人的职业生涯涯规划性格线爱好线能力线市场线个人职业选择择的范围4、企业为员员工设计发展展规划■栽下梧桐树树，引来金凤凤凰——提供了广广阔的舞台——指明了发发展方向——确立了奋奋斗的目标——提供了向向上发展的空空间■员工与企业业的三个共同同体三、员工个人人的职业生涯涯规划共同体利益事业情感企业为员工4、企业为员员工设计发展展规划■寻求三方面面的平衡事业发展社会交往家庭生活三、员工个人人的职业生涯涯规划1、我们企业业的问题在哪哪里■透过现象看看本质——部分老总总们的三个字字特征——人治特征征下的权力情情结■时间管理失失序——做事缺乏乏计划性——做事分不不清主次——不善于说说“不”——无法恰当当处理外部的的打扰四、团队组织织的时间管理理“茫”“忙”“盲”1、我们企业业的问题在哪哪里■时间的浪费费——电话干扰扰，陪同煲粥粥——会而不议议，议而不决决——不速之客客，礼节陪聊聊——回复信件件，斟字酌句句——外部客观观的低效率，，如：A、公共交通通（班次少、、道路拥堵、、晚点等）B、餐饮服务务C、、社会化程度度四、团队组织织的时间管理理1、我们企业业的问题在哪哪里■时间的浪费费——某项调查查数据结果（１天）四、团队组织织的时间管理理睡眠8.05小时用餐1.31小时琐事0.55小时工作7.34小时交际0.39小时休息0.45小时娱乐0.31小时上下班交通0.73小时读书报杂志0.42小时处理家务事0.26小时兴趣的工作0.37小时音乐或电视2.51小时与朋友聊天1.11小时1、我们企业业的问题在哪哪里■时间陷井——情不自禁禁——事必躬亲亲——过分客套套——例行公事事——犹豫不决决——漫不经心心——碌碌无为为四、团队组织织的时间管理理国外学者对某某跨国公司总总部人员的跟踪调查显示示：管理人员平均均每8分钟被被打扰一次；；业务系统的管管理人员平均均每周花在会议上的时间间不少于10小时；行政管理人人员每周会议议20小时。。心理学家指出出：恢复思路平平均时间为３３－５分钟日本学者关于于时间浪费的的调查“人们一般每每8分钟会会收到1次次打扰，每小小时大约7次次，即每天50——60次。平平均每次打扰扰大约是5分分钟，总共每每天大约4小时，，也就是50%。其中约约3小时的打打扰是没有意意义或者极极少有有价值值的。。同时时人人被打打扰后后重拾拾原来来的思思路至至少需要要3分分钟，，每天天就是是2.5小小时。。”根据以以上的的统计计数据据，可可以发发现，，每天天因打打扰而而产生生的时间损损失约约为5.5小时时，按按8小小时工工作制制算，，这占占了工工作时时间的68.7%。四、团团队组组织的的时间间管理理2、团团队时时间管管理的的原则则■时间间进度度表制制定原原则——实实际花花费的的时间间总比比预计计的长长■突发发性事事件应应付原原则——为为突发发事件件预留留处理理时间间■日常性性事务务维护护原则则——做做好数数据库库清理理与更更新等等基础础工作作■时间被占占用说不不原则——过度度热心肠肠者的良良药四、团队队组织的的时间管管理3、走出出观念上上的误区区■“缺我我不可””的潜理理念——事必躬亲亲的诸葛葛亮——导致致操劳过过度的高高管人员员■推迟决决策会提提高决策策质量——借口口“需要要更多的的事实””■只要授授权就可可节约时时间——相关关人员能能力不足足——无效效授权或或授权失失控四、团队队组织的的时间管管理3、走出出观念上上的误区区■高效率率就是高高效益——快就就一定好好吗？——方向向错误和和方法不不当■鉴别问问题比进进一步解解决问题题容易——想明明白了再再行动■找到管管理捷径径是节约约时间的的因素——管理理上有捷捷径可走走吗？四、团队队组织的的时间管管理四、团队队组织的的时间管管理4、时间管理的八大法宝■树立时间价值观理念变革■结构流程优化组织前提■工作环境“５Ｓ”准备工作■工作的计划性目标管理■分清工作轻重缓急优先级■并行串行的兼顾性统筹学■工作任务转移授权与借力■学会说“不”

拒绝的学问案例：华为的的时间管管理■SMART原原则——让目目标达到到SMART标标准■四象限限原则——关注注重要且且紧迫的的第二象象限■韵律原原则——保持持自己的的韵律并并与他人人协调■流程优优化精简简原则——分析析流程，，减少多多余环节节四、团队队组织的的时间管管理案例：华为的的时间管管理■韵律原原则——“韵律原原则”包包括两个个方面的的内容：：一是保持持自己的的韵律，，具体方方法如：：对于无无意义的的打扰电电话要学学会礼貌貌地挂断断，要多多用打扰扰性不强强的沟通通方式（（如e-mail），，要适当当的与上上司沟通通减少来来自上司司地打扰扰等；二是要与与别人的的韵律相相协调，，具体的的方法如如：不要要唐突拜拜访对方方，了解解对方的的行为习习惯等。。四、团队队组织的的时间管管理1、提高高你的时时间管理理技能■做个时时间管理理的高手手——学会会从事务务型工作作中解脱脱出来——有效效地计划划与安排排自己的的时间——找到到节约时时间的措措施——学会会积零成成整————实行交交叉“轮轮作”——提高高“复种种”指数数————整批使使用时间间——应付付意外事事件————分身有有术五、时间间管理的的基本策策略2、应该该记住的的20条条实用方方法■准备之之一：长长期准备备（4））——购买买工具书书/增加加知识储储备/提提高能力力——训练练你的快快速阅读读能力——把常常用的文文件/文文具放好好——养成成存放思思想档案案和作记记录的习习惯五、时间间管理的的基本策策略——凡事事预则立立，不预预则废。。2、应该该记住的的20条条实用方方法■准备之之二：临临时准备备（5））——明天的工工作前晚晚进行优优先级排排序——将相相关的工工作列在在一起——把工工作计划划放到随随时可见见的地方方——每天天早晨比比规定时时间起早早十分钟钟——做好好正式工工作前的的准备工工作五、时间间管理的的基本策策略2、应该该记住的的20条条实用方方法■要培养养的好习习惯（7）——利用用各种装装备如电电话/信信件等节节省时间间——把最最困难的的事放在在效率最最高的时时候——利用用零碎时时间处理理例行性性事务——午餐餐或下班班前开会会效率最最高/避避免上午午开会——休息息片刻/伸个懒懒腰/冲冲杯咖啡啡/茶/其他饮饮料——报刊刊放在晚晚上看——每晚晚沉思片片刻/回回顾与总总结五、时间间管理的的基本策策略2、应该该记住的的20条条实用方方法■与外部部产生联联系时的的应变能能力（4）——站着着接待一一向健谈谈的来访访者——从不不主动闲闲聊/尽尽量回避避来闲聊聊者——管理理电话：：主动拨拨号/与与被动接接听——如遇遇琐事缠缠身能快快速摆脱脱3、经理理人员的的时间管管理■抓大放小小/充分分授权4、秘书书人员的的时间管管理■认清自己己的角色色和职责责五、时间间管理的的基本策策略１、树立时间间价值观观■首先先解决思思想认识识问题——人的的行动是是受思想想支配的的——思想想方法决决定行为为模式■牢固树树立时间间的价值值观——时间间就是效效益——时间间就是金金钱——时间间就是生生命六、基础础工作与与有备无无患牢记鲁迅迅先生的的话：时间是组组成生命命的材料，，浪费别别人的时间，其其实是无无异于谋财害命命的。２、组织结构构流程优优化■众多国国企浪费费时间的的根源——为什什么会有有内耗（（窝里斗斗）？——组织织的体制制障碍■组织设设计的原原则——精简简、高效效、弹性性——管理理幅度与与跨度——部门门岗位设设置与职职责明确确化■价值链链管理与与流程优优化六、基础础工作与与有备无无患３、工作环境境“５ＳＳ”■不同层层次员工工的准备备工作——金领领高管的的准备工工作Ａ、整体体工作目目标ＢＢ、阶段段性工作作规划Ｃ、下级状状况备忘录录ＤＤ、用好秘秘书这个帮帮手——白领阶阶层的办公公室“５ＳＳ”Ａ、工作计计划表ＢＢ、常用文文件及工具具书Ｃ、柜子及及办公室桌桌清理ＤＤ、相关人人员通讯录录——蓝领员员工的作业业现场管理理六、基础工工作与有备备无患４、日常价值法法控制时间间■工作中的的现象——我们每每天都要面面对各式各各样的人和和事，这些些人和事都需需要你耗费费时间来处处理。——你将如如何应对？？——是坚持持一贯的做做法，还是是依据本能能的反应？？■通常的表表现——有明确确标准的，，快速决断断——没明确确标准的，，依据直觉觉感受六、基础工工作与有备备无患４、日常价价值法控制制时间■现象的实实质分析——直觉体体现为：““对劲”与与“不对劲劲”——背后支支撑：你的的文化素质质、思想观观念以及个个人经历等，在在你的潜意意识中构建建出一个价价值评价体系，我们们称之为：：潜意识模型型——通过主主动构建人人的价值评评价体系，，建立潜意意识模型，进而而影响面对对的人和事事物作出快快速而准确反应的能能力，这便便是控制时时间的日常价值法法六、基础工工作与有备备无患４、、日日常常价价值值法法控控制制时时间间■基基本本原原理理———人人的的价价值值体体系系决决定定处处理理问问题题的的方方式式，，让让你你在在行行动中中自自然然而而然然地地有有了了对对错错意意识识———人人在在预预定定价价值值体体系系下下的的主主动动行行为为是是强强有有力力的的■原原理理分分析析———价价值值观观取取决决于于你你所所希希望望的的体体验验和和情情绪绪———信信条条是是你你决决定定行行为为是是否否产产生生内内在在情情绪绪的的规则则或或标标准准六、、基基础础工工作作与与有有备备无无患患４、、日日常常价价值值法法控控制制时时间间■潜潜意意识识模模型型六、、基基础础工工作作与与有有备备无无患患对劲与不对劲直接影响行为间接影响时间潜意识模型价值评价尺度直觉内涵快速反应与决断４、日常价值值法控制时间间■操作运用方方法——脑力激荡荡：列出你的的价值标准和和信条信条模型：“当我……的的时候，我感感觉……”例：“当团队面对对挑战，当我我激发出每个个队员的最大能量的时时候，我觉得得热血沸腾。。”——每天温席席信条，使字字面价值融入入行为习惯——每月重新新评估、修订订信条（循环环重复操作））■效果——提高你自自发判断的准准确度和速度度六、基础工作作与有备无患患１、浪费时间间的大敌■工作目标不不明确——你为什么么工作——你要达到到什么目的■工作没有计计划性——工作千头头万绪——眉眉毛胡胡子一一把抓抓——被被动工工作和和生活活——跟跟着感感觉走走七、工作作目标及及其计划划性2、时间间管理第第一法则则■目标管管理与工工作的计计划性——工作作方法三三段论七、工作作目标及及其计划划性目标方法行动计划计划是从目目标到方法法的桥梁3、明确工工作目标■建立目标标体系组织群体个人战略目标工作规划个人计划按一定时间范围把目标分解七、工作目目标及其计计划性3、明确工工作目标■怎样制定定工作计划划——年度计计划——季度计计划——月度计计划——周计划划——每天工工作任务工作计划表表要素：——序号——任务内内容——拟完成成时间——相关责责任人——检查监监督人——备注七、工作目目标及其计计划性4、目标体体系的SMART原原则■S-Specific具体，不能能笼统；■M-Measurable可度量，■A-Attainable可实现，指指付出努力力的情况下下可以实现，，避免过高高或过低的的目标。■R-Realistic现实性，指指目标是实实实在在的的。■T-Timebound时限，完成成目标的期期限。七、工作目目标及其计计划性1、“80、20”法则则运用■先做最重要要的事情你知道圆的的面积占正正方形面积积的多少吗吗？你知道去掉掉圆的面积积正方形面面积还剩下下多少吗？？结论：做重要的少少数事情八、分清工工作的轻重重缓急——请运用用“80、、20”法法则，找出出自己日常常工作任任务中重要要的20%。个人模式：：自发回忆法法团队模式：：头脑风暴法法现场思考：：八、分清工工作的轻重重缓急２、工作任任务重要程程度分析八、分清工工作的轻重重缓急宏观微观从微观到宏宏观较重要次重要从次重要到到较重要注：重要度取决决于任务本本身对战略略的影响力力３、工作时时间紧迫性性分析八、分清工工作的轻重重缓急时间性强时间性弱时间性从弱弱到强优先次优先优先度从小小到大注：紧迫性取取决于任务务本身时间间性的强弱弱４、工作优优先级综合合分析——四象象限坐标图图重要度紧迫性A重要而且紧紧迫Ｃ紧迫但不重重要D不重要不紧紧迫Ｂ重要但不紧紧迫八、分清工工作的轻重重缓急■请运用四象象限方法排排列你的工工作：紧急不紧急重要A（碎石型的事务）危机急迫的问题有期限压力的计划B（石块型的事务）发掘新机会规划改进产能建立伙伴关系防患于未然不重要C（细沙型的事务）不速之客的接待某些信件、文件、电话的处理某些会议的出席某些必要而不重要的会议、活动D（水型的事务）一些可做可不做的杂事一些不必要的应酬有趣的活动八、分清工工作的轻重重缓急案例分析一天下午，，G公司的的生产部经经理李华正正在参加公公司召开的的企业发展展战略研讨讨会，由于于晚上要给给他女朋友友过生日，，心理在盘盘算这件事事。突然收收到手机短短信，两个个同学从外外地出差来来此，约李李华晚上参参加校友聚聚会。这时时主持人宣宣布，由于于这次会议议时间紧，，请全体与与会人员晚晚上要参加加分组讨论论。刚一散散会，五金金车间的一一名班长满满头大汗跑跑进会场，，拉着李华华就往外走走，原来几几名工人与与运输部门门的几个搬搬运工发生生纠纷，现现在打起架架来了，车车间主任和和在场的保保安制止不不了，因此此派一个班班长来找李李经理。假如你是李李华，此时时此刻你该该怎么办？？案例分析M公司是一一家生产注注塑机械设设备的中型型企业，由由于市场竞竞争加剧，，近来业绩绩严重下滑滑，员工士士气低落，，今天上午午竟有两名名业务骨干干向市场部部经理张文文斌提出辞辞职申请。。为稳定员员工队伍，，张文斌已已约定今晚晚同这两人人谈话。但但下午接到到在北京出出差的总经经理的紧急急电话，一一位西安的的客商今天天来本市，，晚上六点点到机场，，因为这是是一个跟进进了很长时时间的大客客户，总经经理特别强强调要张经经理代表他他亲自去机机场迎接并并配合办公公室搞好接接待。其实实，张文斌斌的MBA论文尚未完完成，这两两天也到了了最后的期期限，他曾曾想让在本本市某大学学工作的妻妻子帮忙，，妻子未同同意，这样样公事私事事便搅得他他十分着急急。刚过五五点钟张文文斌就急匆匆匆地找到到司机，开开车前往机机场。还没没走出市区区，突然手手机响了，，里面传来来一个女子子焦急的声声音：“你你是张文斌斌吗？你母母亲在菜市市场前面的的马路上被被汽车撞伤伤，我是路路边商店的的售货员，，你母亲现现在被扶到到了我店里里，她让我我给你打电电话，你赶赶快来！””假如你是张张文斌，从从接到总经经理指示到到此时此刻刻，该怎么么办？1、并行工工作模式■什么情况况下能并行行工作——举例九、时间管管理的统筹筹技巧ABCD

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顺便采购某机器配件把新聘两大学生带去办事处和在该城市工作的同学聚餐公私兼顾一次搞掂2、串行工工作模式■什么情况况下必须串串行工作——举例九、时间管管理的统筹筹技巧ABCD主要领导不到场会议不能开要充分考虑工作的连续性会议没结束形不成工作决议决议没有下达工作无法开展工作尚未结束无法进行考核3、并行串串行如何兼兼顾■学一点统统筹学九、时间管管理的统筹筹技巧ABCD

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