某办公大厦告示栏设置使用管理程序

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办公大厦告示栏设置与使用管理程序

A.告示栏的设置

为了能将管理中心的各项工作安置实时通知客户,为了加强管理中心与客户之间的联系与沟通,特此在公共区域设置告示栏,以便当客户。

B.公告栏使用管理程序

1]前言

●公告栏的定义:管理中心设置在首层大堂明显位置,用于张贴XX国际中心物业管理中心针对XX国际中心内全体客户之重要公告,及发布重要信息时使用的设施称为公告栏。

●设置目的:XX国际中心物业管理中心设置公告栏的目的是便当管理中心与客户间的信息传递,使客户能够实时知晓管理中心发布的重要信息,便当客户的日常办公。

●批准实施:由物业部统一安置,经管理中心物业总经理审核后批准实施。

2]公告栏内公告的张贴

●公告栏内张贴的任何公告均须经客服经理批准后面可张贴。

●除特殊理由外,全体公告均以A4纸(297mm×210mm)打印,每张公告在不与其他公举报生重叠时,均以通明图钉在距离纸张四角邻近两边各10mm处固定。

●张贴及撤换公告的工作由大物业助理负责。

●公告的张贴及撤换时间根据公告内所载信息的生效时间确定,概括处境可参照以下2条处理:

如公告所载信息为不需要客户提前做任何打定工作,那么张贴工作在公告时间生效前48小时(2天)完成。

如公告所载信息需要提前告之客户做好打定工作,需在所载信息生效前72小时(3天)将公告张贴在公告栏内。

3]公告栏概括的张贴方式根据公告的多少来确定:

●1张公告时,此公告张贴于公告栏的中心位置,即公告左边距离公告栏左边180mm,公告上边距离公告栏280mm。

●当有2张公告时,2张公告上下排列,每张公告左边距离公告栏左边仍为180mm,上公告为生效日期早的公告,同时其上边距离公告栏120mm,下公告为生效日期晚的公告。上公告下边与下公告上边距离为30mm。

●当有3张公告时,当三张公告内容一致,但文字分别以英文、中文、日文分别书写时,那么公告栏左上角张贴英文公告,其左边距离公告栏60mm,其上边距离公告栏120mm;公告栏右上角张贴中文公告,其左边距离英文公告右边为30mm,其上边距离公告栏同为120mm,英文公告正下方30mm张贴日文公告。如所张贴的三份公告的内容不同,那么左上角公告为生效日期最远,右上角公告生效日期晚于左上角公告,左下角的公告为生效日期最近的公告。

●当有4张公告时,前三张的张贴位置同"c.";有3张公告时,第四张公告张贴在第三张公告的正右方30mm处,且第四张公告的生效日期比其左侧公告还近。

●当有5张公告时,左上角公告左边距离公告栏左边仍为60mm,其上边距离公告栏上边为10mm,右上角公告位于左上角公告正右方60mm处,第三张公告上边压在左上角第一份公告下边重叠15mm处,第四张公告上边压在右上角其次份公告下边重叠15mm处,第五张公告上边压在第三张公告下边重叠15mm处,其日期及依次排列参照"c"及"d"。

●当有6张公告时,其前五张公告排列依次同上,第六张公告上边压在第四张公告下边重叠15mm处。其日期及依次排列参照"c"及"d"。

●如两张公告的生效日期一致时,那么已公告序号小的排在较早的位置上。

C.公告栏内公告的撤消

1]公告的有效日期已到期时,由物业助理于到期当日20:00前,将到期的公告取下,并于次日交客服经理确认收回签字。如有特殊处境未能按时撤消公告,大物业助理应实时上报,由客服经理跟进处理。

2]公告栏内的到期公告被撤下后,如还有其他公告,撤下公告的人员需要按照本程序B项第5]条的规定