文件和资料的控制作业指导书

乐星电缆（无锡）有限公司管理标准文件编号：LSCW(00)-M-文控-01文件和资料的控制作业指导书修订日/编号：12.10.11.(rev3)第页LSCableLtd.制/修订履历(RevisionHistory)区分(Division)年/月/日(Date)修订者(Revisor)修订内容(Revisioncontents)修订事由(Reasonforrevision)修订履历02006.08.10梁黎新制订规范文件和资料处理流程12006.12.10梁黎修改外来文件/资料的管理办法与程序文件相符22007.03.15梁黎补发文件需填写《文件补发申请单》规范补发文件流程32012.10.11赵岚变更文件审批流程变更文件更改申请表出口许可证审核不符合项4567891011121314裁决编制审核批准质量保证部门：孙道跃(ConfirmedbyQA)发布处(份数)QA：1份设备管理：1份管理部：1份机器事业：1份母线槽：1份铝事业：1份合议目的规范文件和资料的处理流程，推进ISO品质经营系统的统一化。适用范围适用于LSCW法人内部所有需要受控的文件和资料(包括外来文件)。参考文件《品质标准管理规定》(LSCW(00)-B-1101)《品质标准管理细则》(LSCW(00)-B-1101-01)用语的定义4.1受控的文件包括：质量手册、程序文件、作业标准、作业指导书、产品规格、设计书、出入库检查规格\等等。4.2受控的资料包括：对外签约文件和技术性文件，如客户提供的标准和图纸等4.3外来文件包括：国家标准、行业标准、法津法规及客户提供的技术文件、技术标准等，具体包括书面文件、传真等。责任和权限5.1QA部：1)由质量部统一负责受控文件和资料的管理工作。2)质量部有义务指导文件拟制部门如何对文件进行标准化，并有责任审核标准化格式是否达到要求，且对文件编号的正确性负责。3)质量部对文件的最新版负责。5.2文件拟制部门：1)文件的拟制部门必须对文件的正确性和有效性负责。2)文件拟制部门必须按照《品质标准管理细则》要求对文件进行标准化。5.3文件的批准及审核者：1)文件的审核者(会签者)必须对文件内容的可行性负责，审核者(会签者)必须是文件内容所涉及部门的负责人。2)文件批准者必须对文件内容的实施效果负责，批准者必须是拟制者所在部门的最高主管或以上领导。业务步骤6.1文件的形成、批准和发布1)文件的申请/作废审批过程：(1)文件的申请审批：文件在发布前应由相关人员提出申请，填写《文件更改申请表》，部门负责人审批文件和适用性。第三、四级文件由文件部门和管理部门指定专人拟制，一般为工程师和管理人员；第二级文件由文件归口部门的负责人或授权人拟制；第一级文件由体系负责人拟制。质量部控制文件的申请要求，避免重复和不符现象出现。(2)文件的作废审批：文件在作废前应由相关人员提出申请，填写“文件更改申请表”，部门负责人进行审批。(3)文件内容涉及到其它部门的，应先讨论统一意见。尽量避免文件在会签中出现不同的意见，文件退回拟制者重新拟定。2)文件的标准化过程：(1)文件拟制者按照《品质标准管理细则》(LSCW(00)-B-1101-01)中的格式要求，首先对文件进行标准化，标准化结束后将文件送至质量部，质量部对文件格式的标准化进行检查确认，同时按编号规则对文件进行编号。3)文件的审核：(1)文件拟制者将标准化后的文件，根据文件内容涉及到的部门，进行送签(会签)。会签的部门原则上只能由部门负责人审核，如部门负责人短期内不在公司，则可由部门相关授权人审核。(2)文件审核时，会签部门审核者应在收到文件的两天内完成，如审核部门提出修改意见，拟制者与意见提出者进行协商解决；有重大修改意见的，由拟制部门组织相关部门开会讨论，解决后第二次审核。如第二次审核未通过的，该文件暂停，意见上报上一级主管讨论并决定。4)文件的批准和接收.(1)第一级文件的批准者必须是公司法人长；第二级文件根据文件的内容、涉及的部门，可由法人长及相关事业部门的总经理批准；第三、第四级文件一般由文件拟制部门的最高负责人批准发布。(2)文件会签结束之后，文件拟制人员应将文件原稿交至质量部统一管理。5)文件的分发和回收(1)文件拟制人员可以根据文件内容涉及到的部门及人员，建议文件的分发对象，但质量部可根据体系的要求和文件的要求，增加分发对象，并最终决定具体要分发的部门和人员，由质量部负责按照指定的部门、人员发放。(2)质量部应在需发放的文件的第一页上盖上“社外秘”管理副本红色图章，填写分发部门编号后分发到各部门，并做好文件分发的签名记录。分发部门的编号如下：

例：发放到特殊线生产部的第1份文件的编号：10-02-01(3)如文件更新、换版，质量部应从所有发放或工作场所及时回收失效或作废的文件，防止新旧文件并存造成误用，并同时做好文件回收和作废的登记工作。(4)对回收的失效或作废文件，加盖“非管理本”章，除原稿存档备查外，其余文件在粉碎机内销毁。(5)如文件遗失，由遗失部门填写《文件补发申请单》，质量部核实情况后，补发文件。6)文件的归档(1)质量部妥善保管好各类文件有效版本的原稿，各部门妥善保管好分发到部门的盖“社外秘”红章的受控文件，质量部有权对各部门受控文件的遗失追究责任。2)在LSCW法人内质量体系有效运行，并起重要作用的各个工作场所，都能得到书面的文件6.2文件的更改1)因作业流程或相应参数变化时，文件的拟制者需对原文件提出更改申请，填写《文件更改申请表》，经文件拟制部门领导批准后，文件更改才能进行。如原文件的拟制者由于工作原因工作变动后，文件若需更改，则由此岗位的责任者作更改。2)文件更改时应按审批单的要求标明文件编号、版本号、更改原因、更改内容等；3)文件更改后，应由该文件的原审批部门进行审批，或根据文件更改的内容涉及到其它部门，质量部组织各部门进行会签。4)如公司组织机构变动（不影响职能）以及文件名称变动（不涉及内容）而引起相应文件的更改，文件不需要相关部门会签；如公司组织机构变动影响职能的，相应文件的更改则仍需经过各相关部门的会签。5)如果某个主要工艺或判据的变化马上要被采用，在新版文件正式成型之前，可利用ECN（EngineeringChangeNotice）文件的形式来暂时替代文件的变化，ECN上须注明文件执行的有效日期，由相应部门负责人批准后，质量部盖上“社外秘”受控章后分发到相应工作区域，以使文件得以及时有效的实施。ECN的有效期最长为三个月，如有需要，还可再续三个月，如六个月后该规定还继续有效的话，则文件责任人需将ECN内容修订到正式文件中，ECN在正式版本文件生效后即废止。质量部需对ECN文件的状态进行监控，并保留ECN生效和作废的文件，以备随时查阅更改状态。6.3外来文件/资料的控制外来文件/资料的管理遵守<品质标准管理规定>执行.6.4文件的借阅和复制1)客户提供的产品加工规范、技术资料除主管工程师外，其余人员必须由部门负责人或以上级领导同意后，部门内部人员方可借阅、复制。2)跨部门借阅、复制技术文件必须经相关部门负责人或以上级领导同意。3)从质量部借阅的文件、资料不得擅自复制，如需要，须由质量部管理人员复制。4)文件/资料的外借、复制必须在质量部办理登记手续。6.6文件的保密控制1)客户需要的受控文件由质量部提供，如范围为流程图、产品入厂、出厂检验规范等。如客户要求在上述范围以外的文件，必须由总经理或授权人员签名。2)质量部提供给客户的文件必须是有效版本的受控文件。3)各部门不能私自对外提供文件。4)当公司员工离职或岗位变化，原有保存或借阅的受控文件/资料都必须退回手续，客户提供的信息等资料必须交于部门主管，不得将文件/资料和客户的资料带离公司或新的岗位上。分析及改善7.1文件的评审1)质量部每年7月组织相关部门对文件进行评审，评审文件的适用性，并作好文件评审记录，但适当情况可以增加评审的次数。若文件须更新则按正常流程予以更新升版，若证明文件已不适用，则须申请废止该文件，以防误用。记录及保管文件处理过程中产生的记录表格的保管年限根据《记录管理业务规定》执行。附则本规定从修订之日起实施。附加文件10.1文件形成、批准和发布流程图10.2文件更改申请表10.3文件发放/回收记录10.4文件复制、借阅记录10.5ECN表格10..6文件管理台帐10.7文件评审记录表10.8文件补发申请单10.1文件形成、批准和发布流程图：10.2文件更改申请表文件更改申请表表格编号:QR-QA-QS-0210.3文件发放和回收记录10.4文件复制、借阅记录10.5ECN表格标题有效期开始日期变动有效期截止日期变动更改内容原来内容现在内容改变的原因□质量改善□不良改进□其它(请说明)受影响的文件名最后处理情况□修改至文件(文件名：实施日期：)□三个月作废□六个月作废裁决编制审核批准质量保证部门确认：丁锁国发放处(份数)：合议10.6文件管理台帐文件管理台帐序号文件编号文件名称制定部门制定日最终修订日修定编号备注10.7文件评审记录表文件评审记录表文件名称文件编号质量部文件发出日期文件评审需