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文档简介
WRITING
写作WRITING写作1内容结构:◆写作要则◆写作过程◆商务信函◆其它文稿的写作内容结构:◆写作要则2☆写作是一种重要的沟通方式
☆写作是一种特殊的沟通方式
☆写作是一个不断发展的概念
☆写作是一种重要的沟通方式
☆写作是一种特殊的沟通方式3一、写作要则
4C:
正确(Correct)
清晰(Clear)
完整(Complete)
简洁(Concise)
一、写作要则
4C:
正确(Correct)
清晰(Cl4二、写作过程
1.Gatherinformation收集资料
files,articles,books,financialstatements,interviewingbytelephone,worldwideweb,CD-ROMs,intranetdatabases,brainstorming,freewriting,etc.
2.Organizeyourthoughts组织观点
(1)Batching分组(2)Concluding筛选
(3)Headlining归纳标题(4)Strategicordering有策略地编排
3.Focusthemessage提炼材料
·Imaginethereaderskimming设想读者只是浏览
·“Nutshell”yourideas概括你的观点
·“Teach”yourideas灌输你的观点
·
Usethe“elevator”technique使用“电梯间谈话”技巧
·
Usethe“priceperword”technique使用“惜字如金”技巧二、写作过程
1.Gatherinformation54.Draftthedocument起草文章
·Composeinanyorder不要在乎写作顺序
·Avoidediting不要边写边改
·Gettypedcopy
使用打印件
·Scheduleatimegap安排时间间隔
5.Editthedocument修改文稿
·Editforstrategy
从策略上进行修改
·Editformacroissues从宏观上进行修改
·Editformicroissues从微观上进行修改
·Editforcorrectness就正确性进行修改写作过程4.Draftthedocument起草文章
·Comp6三、商务信函
(一)商务文书
(二)信函是商务沟通的重要工具
1.信函是商务文书的最主要形式
2.商务信函关系到形象问题
3.信函是商务沟通的重要工具
三、商务信函
(一)商务文书
(二)信函是商务沟通的重7(三)商业信件
1.书信的风格
2.信件的布局
3.写信的一些技巧:
(1)写信当如面读
(2)开头的技巧
(3)如何结尾
(4)书写字体
(5)信函礼貌
(6)信封书写
(四)商业函件商务信函(三)商业信件
1.书信的风格
2.信件的布局8××公司××部经理先生:
这次请您了解××商品市场情况,承蒙您在百忙之中作深入的调查了解,实在不胜感激。关于××商品价格,待我公司调整修订以后再函告您。
希今后加强往来,并请给予大力支持!
特此书面表达感谢之意!
此致
致礼
×××敬上
××年×月×日图8.1致谢函实例
××公司××部经理先生:
这次请您了解××商品市场情9×××公司××经理先生:
敬启者,最近我公司接到贵埠××公司来函订购大量货物,该公司地址随函附上,因为该公司第一次交易,敝公司不知其资信及经济状况如何?后请贵公司代为查明见告,贵公司所提供之情报,敝公司严守秘密。
今后若有同类情况,敝公司愿作同样之效劳。
××公司经理××
×年×月×日
图8.2查询函实例
×××公司××经理先生:
敬启者,最近我公司接到贵埠10××公司:
经查一季度已于三月三十一日届满,现寄上贵公司之季结算清单一份,共计¥1,200,000元,谅属无误,此前供应贵公司之物品,想必满意,期待今后更密切的合作。
×××公司(盖单)
×年×月×日
图8.3结帐清单实例
××公司:
经查一季度已于三月三十一日届满,现寄上贵11×××总公司:
敬启者,由于本公司所生产的物品之原料价格上涨,不得不宣布自今年六月一日起,原有的价目表予以作废,并代之以另订新价目表,现随函附上。
五月三十一日前收到之订货单,仍按旧价计算,六月一日以后,则以新价目表为准。
因本公司产品需求量日增,而原料市价一直上涨,故预料在短期内货价势将再涨。阁下如需购买,务请尽早,以免误失时机。
×××公司
×年×月×日
图8.4通知提价函实例
×××总公司:
敬启者,由于本公司所生产的物品之原料12××先生:
您所申请的秘书职位已补满,我们刚雇用了一位从大学毕业的××小姐,将先予以试用几个星期,以决定其能力是否胜任。
我们很乐意把您的名字列入秘书人选档案之中,倘若将来有缺额,一定首先与您联系。
××公司经理
×年×月×日
图8.5求职答复函实例
××先生:
您所申请的秘书职位已补满,我们刚雇用了一13表8.1书信撰写者清单
A.写信前
1.信的主题是什么?
2.你为什么写这封信?
3.信的读者是谁?·主要读者·其他读者
4.读者对信的主题已了解多少,还需知道什么?
·现有知识·需要知道的知识
B.信写完后
你撰写的信(回答“是”“否”)
·清楚·按逻辑顺序编排
·语法正确·没有行话和俚语
·语言简洁明了·惹入喜爱、有礼貌、有益
·准确·完整
·迅捷表8.1书信撰写者清单
14四、其他文稿的写作
(一)报告
表8.2报告的部分类型
特别报告初始报告例行报告
调研报告中期报告操作报告
计划报告评估报告设计报告
可行性报告检验报告审查报告
建设报告工作报告进展报告
正式报告目击报告非正式报告
四、其他文稿的写作
(一)报告
15报告的基本结构:
▲标题
▲概要
▲目录
▲主体部分(正文)
▲结论和建议
报告的基本结构:
▲标题
▲概要
▲目录
▲16如何起草公司年度工作报告
常见年度报告的一般性框架:第一部分:过去一年的工作回顾。第二部分:提出下年度工作总体思路。第三部分:确定本年度的工作目标和工作任务。第四部分:明确完成上述目标和任务的措施。第五部分:简要总结,发出号召。如何起草公司年度工作报告常见年度报告的一般性框架:17表8.3报告撰写者清单
1.报告的主题、标题是什么?
2.看报告的读者是什么人?
·主要读者·其他读者
3.撰写这份报告的原因是什么?(回答“是”“否”)
·获取读者的支持·报告调查的结果
·影响或说服读者·对读者提出的问题进行答复
·对读者以外的人提出的问题进行答复
·解释说明问题·报告进展情况
·记录事实、信息或观点·在某一点上树立权威或声望
·推销·宣传公司组织内外的努力和结果
·通知一大群体·为正在进行的工作提供证据
·引入或推动关于主题的讨论·指示命令
表8.3报告撰写者清单
18(二)营销决策方案的写作
结构格式:
1.标题
2.正文:①引言②主体文③结尾
注意:
1.在调查研究的基础上,把握全面、准确的信息,充分占有资料;
2.目标要明确、具体、可行;
3.占有大量资料;
4.论证分析,得出利弊得失,避免急功近利的短期行为;
5.充分发挥集体的智慧,发扬民主,鼓励发表不同意见,提倡大胆的探索精神。
(二)营销决策方案的写作
结构格式:
1.标题
2.19(三)企业管理制度的写作
结构:
1.标题
2.正文
·宗旨·主体范围
·管理机构·主体的权利和义务
·主体行为后果·制度实施时间
3.时间
(三)企业管理制度的写作
结构:
1.标题
2.正20例一份公务便函
便函。致:人力资源部
自:总裁
主题:饮水机时间:25/5/××
现在公司内有诸多抱怨,抱怨上班时间内喝水困难。我不希望员工认为公司不关心他们的生活,实际上公司一直在致力于员工福利的提高,应该配备既节省时间又清洁卫生的饮水机。
但我不清楚员工对安装饮水机的反应如何,有些其他什么不同意见,请向我呈交一份报告。
例一份公务便函
便函。致:人力资21人力资源部给总裁的一份报告:
12/6/××
关于饮水机的报告
十分有意思,办公室内的饮水问题引起了这么大的关注。给大家配备饮水机,似乎是一个很好的方案,既能节省员工时间,又能提供清洁卫生的饮用水。但实际上配备饮水机的效果却是很不清楚的。
在好几个办公室,经常谈论谁打水,公司开水供应不足,供应时间不够长,水质差等问题,但实际上大家也就这样过来了,办公室内都已形成了一些固定的规范。如果安装饮水机,则会碰到费用、送水时间、饮水机放置位置等问题,很容易造成矛盾。
因此,我们认为应该加强原有开水供应,个别办公室如有此要求,可让它们自行解决。
人力资源部给总裁的一份报告:
12/6/××22演讲完毕,谢谢观看!演讲完毕,谢谢观看!23WRITING
写作WRITING写作24内容结构:◆写作要则◆写作过程◆商务信函◆其它文稿的写作内容结构:◆写作要则25☆写作是一种重要的沟通方式
☆写作是一种特殊的沟通方式
☆写作是一个不断发展的概念
☆写作是一种重要的沟通方式
☆写作是一种特殊的沟通方式26一、写作要则
4C:
正确(Correct)
清晰(Clear)
完整(Complete)
简洁(Concise)
一、写作要则
4C:
正确(Correct)
清晰(Cl27二、写作过程
1.Gatherinformation收集资料
files,articles,books,financialstatements,interviewingbytelephone,worldwideweb,CD-ROMs,intranetdatabases,brainstorming,freewriting,etc.
2.Organizeyourthoughts组织观点
(1)Batching分组(2)Concluding筛选
(3)Headlining归纳标题(4)Strategicordering有策略地编排
3.Focusthemessage提炼材料
·Imaginethereaderskimming设想读者只是浏览
·“Nutshell”yourideas概括你的观点
·“Teach”yourideas灌输你的观点
·
Usethe“elevator”technique使用“电梯间谈话”技巧
·
Usethe“priceperword”technique使用“惜字如金”技巧二、写作过程
1.Gatherinformation284.Draftthedocument起草文章
·Composeinanyorder不要在乎写作顺序
·Avoidediting不要边写边改
·Gettypedcopy
使用打印件
·Scheduleatimegap安排时间间隔
5.Editthedocument修改文稿
·Editforstrategy
从策略上进行修改
·Editformacroissues从宏观上进行修改
·Editformicroissues从微观上进行修改
·Editforcorrectness就正确性进行修改写作过程4.Draftthedocument起草文章
·Comp29三、商务信函
(一)商务文书
(二)信函是商务沟通的重要工具
1.信函是商务文书的最主要形式
2.商务信函关系到形象问题
3.信函是商务沟通的重要工具
三、商务信函
(一)商务文书
(二)信函是商务沟通的重30(三)商业信件
1.书信的风格
2.信件的布局
3.写信的一些技巧:
(1)写信当如面读
(2)开头的技巧
(3)如何结尾
(4)书写字体
(5)信函礼貌
(6)信封书写
(四)商业函件商务信函(三)商业信件
1.书信的风格
2.信件的布局31××公司××部经理先生:
这次请您了解××商品市场情况,承蒙您在百忙之中作深入的调查了解,实在不胜感激。关于××商品价格,待我公司调整修订以后再函告您。
希今后加强往来,并请给予大力支持!
特此书面表达感谢之意!
此致
致礼
×××敬上
××年×月×日图8.1致谢函实例
××公司××部经理先生:
这次请您了解××商品市场情32×××公司××经理先生:
敬启者,最近我公司接到贵埠××公司来函订购大量货物,该公司地址随函附上,因为该公司第一次交易,敝公司不知其资信及经济状况如何?后请贵公司代为查明见告,贵公司所提供之情报,敝公司严守秘密。
今后若有同类情况,敝公司愿作同样之效劳。
××公司经理××
×年×月×日
图8.2查询函实例
×××公司××经理先生:
敬启者,最近我公司接到贵埠33××公司:
经查一季度已于三月三十一日届满,现寄上贵公司之季结算清单一份,共计¥1,200,000元,谅属无误,此前供应贵公司之物品,想必满意,期待今后更密切的合作。
×××公司(盖单)
×年×月×日
图8.3结帐清单实例
××公司:
经查一季度已于三月三十一日届满,现寄上贵34×××总公司:
敬启者,由于本公司所生产的物品之原料价格上涨,不得不宣布自今年六月一日起,原有的价目表予以作废,并代之以另订新价目表,现随函附上。
五月三十一日前收到之订货单,仍按旧价计算,六月一日以后,则以新价目表为准。
因本公司产品需求量日增,而原料市价一直上涨,故预料在短期内货价势将再涨。阁下如需购买,务请尽早,以免误失时机。
×××公司
×年×月×日
图8.4通知提价函实例
×××总公司:
敬启者,由于本公司所生产的物品之原料35××先生:
您所申请的秘书职位已补满,我们刚雇用了一位从大学毕业的××小姐,将先予以试用几个星期,以决定其能力是否胜任。
我们很乐意把您的名字列入秘书人选档案之中,倘若将来有缺额,一定首先与您联系。
××公司经理
×年×月×日
图8.5求职答复函实例
××先生:
您所申请的秘书职位已补满,我们刚雇用了一36表8.1书信撰写者清单
A.写信前
1.信的主题是什么?
2.你为什么写这封信?
3.信的读者是谁?·主要读者·其他读者
4.读者对信的主题已了解多少,还需知道什么?
·现有知识·需要知道的知识
B.信写完后
你撰写的信(回答“是”“否”)
·清楚·按逻辑顺序编排
·语法正确·没有行话和俚语
·语言简洁明了·惹入喜爱、有礼貌、有益
·准确·完整
·迅捷表8.1书信撰写者清单
37四、其他文稿的写作
(一)报告
表8.2报告的部分类型
特别报告初始报告例行报告
调研报告中期报告操作报告
计划报告评估报告设计报告
可行性报告检验报告审查报告
建设报告工作报告进展报告
正式报告目击报告非正式报告
四、其他文稿的写作
(一)报告
38报告的基本结构:
▲标题
▲概要
▲目录
▲主体部分(正文)
▲结论和建议
报告的基本结构:
▲标题
▲概要
▲目录
▲39如何起草公司年度工作报告
常见年度报告的一般性框架:第一部分:过去一年的工作回顾。第二部分:提出下年度工作总体思路。第三部分:确定本年度的工作目标和工作任务。第四部分:明确完成上述目标和任务的措施。第五部分:简要总结,发出号召。如何起草公司年度工作报告常见年度报告的一般性框架:40表8.3报告撰写者清单
1.报告的主题、标题是什么?
2.看报告的读者是什么人?
·主要读者·其他读者
3.撰写这份报告的原因是什么?(回答“是”“否”)
·获取读者的支持·报告调查的结果
·影响或说服读者·对读者提出的问题进行答复
·对读者以外的人提出的问题进行答复
·解释说明问题·报告进展情况
·记录事实、信息或观点·在某一点上树立权威或声望
·推销·宣传公司组织内外的努力和结果
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