《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》讲座(改)pp课件

归档文件整理操作程序

2006年12月18日，国家档案局局长杨冬权签署第8号令，正式发布施行《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，这是我国档案工作的又一项重大改革，对各级机关正确界定文件材料的归档范围和保管期限，具有重要意义，标志着我国档案工作法制化、规范化工作又有了新的发展，是各级机关档案基础业务建设的法规依据和执行标准。归档文件整理操作程序2006年12月18日，国家档案局局1档案是机关、团体、企事业单位和个人在社会活动中形成的作为原始记录保存的以备查考的文字、图表、声像及其它各种方式和载体的文件材料。从类型上分主要有文书档案、科技档案、专门档案、声像档案、电子档案、实物档案，下面讲一讲文书档案整理。2000年12月6日，国家档案局颁发了《归档文件整理规则》，并于2001年1月1日起正式实施，它标志着一种新的档案整理方法代替了传统的整理方法，这是档案整理方法上的一次变革，对档案工作的发展具有重要的意义。档案是机关、团体、企事业单位和个人在社会活动中形成的作为原始2所谓归档文件，就是立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应当作为文书档案保存的各种纸质文件材料，其载体限制在纸质文件范围内。归档文件整理就是将归档文件以“件”为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。归档文件整理必须坚持“遵循文件材料形成的规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用”的原则，经过一系列整理程序，实现归档文件的有序化。所谓归档文件，就是立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应3一、归档文件的收集归档文件材料收集就是将分散在业务部门或领导或有关人员手中的文件集中起来，以备整理的过程。文件材料的收集是归档文件整理的第一步程序。一、归档文件的收集4（一）收集的意义1.收集是归档文件整理的首要环节，是决定档案工作存在和发展的重要条件；2.收集是实现档案集中统一管理原则的重要内容和措施；3.收集是党和国家积累历史文化财富的手段；4.收集是衡量归档质量和档案室工作质量的重要标尺；5.收集是归档文件整理中其他环节的重要基础；6.收集是维护机关历史面貌的重要手段。（一）收集的意义5（二）收集的要求齐全完整是收集工作总的要求。凡是本机关形成的（包括上级下发的、同级和不相隶属机关送来的、下级机关报送的），具有保存价值的文件材料均应收集齐全完整。（三）收集的范围一个立档单位，凡是围绕职能活动中形成的，具有保存价值的文件材料，均应收集齐全完整。因此，每个立档单位，均应制定文件材料归档与不归档范围，按照归档范围收集文件材料，避免收集工作的盲目性。（二）收集的要求6（四）收集的方法1.办理完毕随时收；2.会议文件及时收；3.常用文件定时收；4.人员变动提前收；5.珍贵文件跟踪收；6.保密检查集中收；7.盖章之时立即收；8.制度约束按时收；（四）收集的方法79.责任到人督促收；10.“帐外文件”催促收；11.整理之前全面收；12.发现不齐反复收。9.责任到人督促收；8（五）收集的难点在归档文件整理过程中，最难的环节就是文件材料的收集。一是领导手中的文件难于收集；二是“帐外文件”难于收集；三是特别珍贵的文件难于收集；四是机密性较高的文件难于收集。因此，各单位应针对实际情况，建立健全收集制度，制定归档范围，严格考核奖惩，采取多种收集方法，确保文件材料收集齐全。（五）收集的难点9二、分年度归档文件分类方法很多，四川省统一规定全省采用保管期限——年度，保管期限－年度－机构（问题）。分年度就是把归档文件按形成的年度分开，这是归档文件整理的第二步。（一）要求。一个立档单位，每年都要形成文件材料，在整理归档文件中，要求不同年度的文件一般不能放在一起整理，同一年度的文件才能放在一起整理。因此，分年度，也是采用最广泛、最基本的分类方法。二、分年度归档文件分类方法很多，四川省统一规定全省采用10（二）方法。一份文件往往有多个时间特征，包括成文时间、签发时间、批复时间，通过时间、公布时间等，分年度时，一般以文件签发日期（即落款日期）为准，来判定文件所属年度。对计划、总结等，新方法取消按内容针对年度归类的做法，统一规定为签发日期来判定文件所属年度。（三）几个具体问题。跨年度的会议材料，归在会议闭幕年整理；跨年度的调查材料，归入调查结束年整理；跨年度的请示，归入批复年整理。（二）方法。一份文件往往有多个时间特征，包括成文时间、签发时11（四）注意几个结合。分年度时，要注意几个结合，以减少工作程序。一是与理顺文件相结合。就是要把发文印件放在底稿前，把转发文件放在被转发文件之前，从而理顺文件的排列；二是与剔出重份文件相结合。本单位的发文往往存有2份，只能留一份归档，另一份必须剔出来，作为发文汇集，其它重份文件也应同时剔出；三是与剔出不归档文件相结合。按照归档范围，把不应归档的文件全部剔出，作销毁处理。（四）注意几个结合。分年度时，要注意几个结合，以减少工作程序12三、分机构（问题）分机构（问题），就是按归档文件形成和承办的部门或归档文件反映的问题分开。分机构（问题），能最好地保持全宗文件在来源方面固有的联系，客观地反映立档单位的面貌，保持文件之间的有机联系，这是档案整理第三步程序（未进行机构<问题>分类的单位，但这一程序也应进行，以便把相同问题的文件集中一起装盒）。三、分机构（问题）分机构（问题），就是按归档文件形成和13四、划分保管期限划分保管期限就是按照国家文书档案保管期限的规定，判定归档文件的价值，确定保管期限，这是归档文件整理的第四步程序。还是着重讲一下档案保管期限表编制方法。四、划分保管期限划分保管期限就是按照国家文书档案保管期14(一)《规定》的特点：１、国家档案局以令的形式发布《规定》，将原来的业务文件上升为行政规章，提高了《规定》的法规效力和法律地位，体现了国家档案行政管理部门的意志。２、改革文书档案保管期限的划分方法，将原来“永久”、“长期”、“短期”三种期限划分方法改为“永久”、“定期”两种期限划分方法，定期中再实行标时制，分为30年、10年。(一)《规定》的特点：15３、充分体现“以我为主”的原则，突出立档单位的主体地位和主要职能。对于永久保管的文书档案类型，主要限定在本单位自己产生的文件材料。４、增加了跟实际工作直接有关的新内容，充实了一些新领域的文件材料，如行政执法、行政审批、产权关系、个人权益方面的文件材料。同时调整了一些文件材料的保管期限。５、原来长期的内容，上升了很大一部分为永久，进一步充实进馆档案的内容。３、充分体现“以我为主”的原则，突出立档单位的主体地位和主要16６、体现“以人为本”的原则，对涉及人的问题的档案文件的保管期限划分得更为慎重。７、加大行政管理力度，将原来的“备案制”改为“审批制”。６、体现“以人为本”的原则，对涉及人的问题的档案文件的保管期17

(二)《规定》的适用范围：

新《规定》适用于各级党政机关和人民团体。军队系统、民主党派、企业事业单位可参照执行。(二)《规定》的适用范围：

新《规定》适用于各级党政机18

(三)机关文件材料归档范围

机关文件材料是指机关在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。机关文件材料归档范围包括四个方面:一是反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；二是机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；(三)机关文件材料归档范围

机关文件材料是指机关在其工19三是本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；四是其他对本机关工作具有查考价值的文件材料；三是本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机20

(四)机关文件材料不归档范围１、上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；２、本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；(四)机关文件材料不归档范围１、上级机关的文件材料21３、同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；４、下级机关的文件材料中供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料；３、同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的22

(五)档案保管期限的划分原则及标准1.机关文书档案保管期限划分规定根据《规定》第六条精神，机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种，定期一般分为30年、10年。2.档案保管期限划分的原则：（1）全面的观点（2）历史的观点（3）发展的观点（4）效益的观点(五)档案保管期限的划分原则及标准1.机关文书档案保管23

3.档案保管期限划分的标准：（1）年龄标准（2）来源标准（3）职能标准（4）内容标准（5）形式特征标准3.档案保管期限划分的标准：24

(六)文件材料划分“永久”的要求

本机关制定的法规政策性文件材料；本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；(六)文件材料划分“永久”的要求

本机关制定的法规政策性25本机关机构演变、人事任免等文件材料；本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性材料；上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件；同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。本机关机构演变、人事任免等文件材料；本机关房屋买卖、土地征用26在具体拟订时，需注意以下一些问题：

１、突出本机关自身的文件材料；

２、突出本机关主要职能的文件材料；３、突出反映本机关演变和人事任免的文件材料；在具体拟订时，需注意以下一些问题：

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(七)文件材料划分“定期”的要求：本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；本机关人事管理工作形成的一般文件材料；本机关一般事务管理文件材料；本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；(七)文件材料划分“定期”的要求：28同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复29划分定期时：１、要掌握什么是“一般的”原则；２、要明确不属于本机关主管业务、又要“贯彻执行的”；划分定期时：30(八)文件材料归档范围及保管期限表拟订的前期准备工作：１、认真理解国家档案局颁布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定》，吃透《规定》的要求，把握《规定》的实质精神；２、了解掌握本单位及各内设机构的职能、性质、工作范围、工作程序、形成文件的种类、数量、载体情况等；３、结合本单位实际情况，体现本单位的职能特点，围绕与主要职能相关的内容制定条款。(八)文件材料归档范围及保管期限表拟订的前期准备工作：31（九）拟订本单位文件材料归档范围和档案保管期限表所要遵循的原则：１、坚持“以我为主，突出重点”的原则，始终以自己形成的文件为主，以围绕自身主要职能活动的文件为主。２、坚持“宜细不宜粗”的原则，条款的拟制少使用“重要的”、“一般的”等模糊词语；３、坚持“以人为本”的原则，凡是涉及人的内容的文件，都要慎重处置；（九）拟订本单位文件材料归档范围和档案保管期限表所要遵循324、坚持“集中统一管理”的原则，对本单位全部档案，即各种门类和载体的档案均要纳入管理的范畴；任何个人不得据为己有或拒绝归档。同时，还必须依法按规定向同级档案馆移交。5、坚持“申报审批”的原则，对拟好的本单位的归档范围和档案保管期限表，按规定须向同级档案行政管理部门申报后，由同级档案行政管理部门审批后执行。4、坚持“集中统一管理”的原则，对本单位全部档案，即各种门类33(十)文件材料归档范围及保管期限表拟订的要求：１、明确文件材料的归档范围。２、科学制定《档案保管期限表》。３、严格控制普发文件。４、重大活动、重要事件档案，要纳入档案管理。５、从宽从长保存特色档案。６、注重文件之间的必然联系。(十)文件材料归档范围及保管期限表拟订的要求：１、明确文件材34(十一)广安市实施意见的要求

广安市档案局根据国家档案局颁发的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》和省档案局的要求，结合我市实际，下发了《广安市档案局关于<机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定>的实施意见》，要求市级各单位要按《规定》精神，编制本单位文件材料归档范围和保管期限表。(十一)广安市实施意见的要求

广安市档案351.对文件材料归档范围的要求：国家档案局的新《规定》明确要求所归档的范围是“机关在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录”因此，我们在拟订本机关归档范围时，必须将本机关各种门类和载体的档案，全部纳入进去。1.对文件材料归档范围的要求：国家档案局的新《规定》明36(1)凡是国家、省档案局与主管部门出台了文件的，对某种档案的归档范围有明确规定的，一律按有关规定来确定归档范围；(2)文件处理单要与文件一并归档，不得随意剔出；(3)照片档案在归档范围中还须明确，要将该照片的文字说明一并归档；(1)凡是国家、省档案局与主管部门出台了文件的，对某种档案的37(4)磁盘光盘及电子档案等，在归档时，必须将元数据及相关的背景信息纳入归档范围，否则日后这些档案将因元数据或相关背景信息的缺失而成为废物。(5)凡是联合行文的，归档时，以主办方为主要归档的一方，其保管期限就要划长一些。(4)磁盘光盘及电子档案等，在归档时，必须将元数据及相关的背382.文件材料归档范围和档案保管期限表的编制：编制的要求：（1）各单位办公室负责编制工作；（2）编制稿要反复讨论，征求各方意见；（3）同级档案局审批后由各单位以文件形式印发；（4）一经确定，不轻易变动；2.文件材料归档范围和档案保管期限表的编制：编制的要求：39编制的格式：（1）归档范围和保管期限表合表编制（2）一般以内设机构分类编制（无内设机构的以问题分类编制）（3）表中要包含本单位各种门类和载体的档案（4）一般用问题+文种逻列归档范围的具体内容编制的格式：40注意事项（1）编表时，要熟悉各内设机构职能，了解形成材料的种类、范围、特点和规律。（2）归档范围和保管期限表编制要包含本单位归档材料的主要内容。（3）对每年都要形成的同题名的文件材料，表中要一一列出，对不同题名的文件材料，表中要分类列出。（4）以科室职能为标准，确定文件材料归属科室。（5）注意参考本单位以往归档范围以及上级机关的归档范围和保管期限表。注意事项41申报及审批：

各单位报送文件材料归档范围和档案保管期限表时，须填制《文件材料归档范围和档案保管期限表审查申报表》一式二份，经本单位分管负责人审核、批准、盖章后报人民政府政务服务中心。申报及审批：

各单位报送文件材料归档范围和档案保管期限表42各单位报送的文件材料归档范围和档案保管期限表，须提交电子文本和纸质文本各一份，经审查后，电子文本连同《文件材料归档范围和档案保管期限表审查申报表》一份返回各单位。同时，必须报送一份完整、准确反映本单位的主要职能、历史沿革、内设机构及其职能的材料，并附相关说明。各单位报送的文件材料归档范围和档案保管期限表，须提交电子文本43档案局应对报送的文件材料归档范围和档案保管期限表进行认真审查，并提出修改意见，告知报送单位，重新进行修订。各单位修订后的定稿连同电子版再送档案局审批。各单位在执行文书档案新的保管期限时，文书档案按照永久、30年、10年分别进行排列和编目；会计、基建、照片等其它专门档案，仍按原有规定进行排列和编目。档案局应对报送的文件材料归档范围和档案保管期限表进行认真审查44

按照国家档案局8号令的要求，全市文书档案统一于2007年开始执行新的归档范围和文书档案保管期限表。2006年以前的文书档案归档范围和档案保管期限，仍按原规定执行。按照国家档案局8号令的要求，全市文书档案统一于2007年45申报表的填写：申报单位、档案室负责人、单位地址、联系电话。申报的文件材料名称、份数及说明、申报单位负责人签字、单位盖章、年月日、档案部门、经办人签字、单位盖章、年月日申报表的填写：申报单位、档案室负责人、单位地址、联系电话。申46五、归档文件组盒及排列归档文件组盒就是在分类的基础上，按照一定要求，把归档文件组成一盒或若干盒的过程。这是归档文件整理的第五步程序。（一）要求。不同年度的文件不能放入同一盒内，不同保管期限的文件不能放入同一盒内，在分机构（问题）的情况下，不同机构（问题）的文件也不能放入同一盒内。同一事由且期限相同的文件，必须放入同一盒内（文件太多时，可专组几盒）。五、归档文件组盒及排列归档文件组盒就是在分类的基础上，按47（二）方法。最常见的方法有三种：一是按责任者组盒。就是把同一作者的文件组成一盒或数盒；二是按问题组盒。就是把反映一个问题或几个问题的文件组成一盒或数盒；三是按名称组盒。就是把同一名称的文件组成一盒或数盒。在实际操作中，要视其一个保管期限里文件的多少而定，如果一个期限里文件不多，就可以不分责任者、问题、名称而组成一盒。如果一个期限里文件少，在分类方案未分机构（问题）的情况下，还可以把不同机构（问题）的文件组成一盒。如果一个期限里文件较多，往往三种方法结合运用。（二）方法。最常见的方法有三种：一是按责任者组盒。就是把同一48（三）盒内文件的排列。是指根据一定方法，确定归档文件盒内先后次序的过程，其排列方法主要是按事由原则排列。事由原则就是指同一事由的相关文件应排在一起，这里的事由，可以指一件具体事，或一个小问题，或一段紧密的工作过程。也就是说，同一盒内，要把同一事由的文件排列在一起。（三）盒内文件的排列。是指根据一定方法，确定归档文件盒内先后49（四）排列的具体方法。一盒内属同一事由的归档文件，最简单的就是按时间先后排列，或者按文件的重要程序排列，重要的在前，其他文件在后。一盒内有几个事由的文件材料，可按不同事由形成的时间先后顺序排列，即按事由的办结时间排列，也可按事由的重要程度，结合责任者，结合时间顺序排列。也就是说，重要事由排在前面，一般的依次排列。在同一个事由内，上级机关在前，再按本机关、同级机关、下级机关依次排列，在一个责任者内，按时间先后排列。（四）排列的具体方法。一盒内属同一事由的归档文件，最简单的就50按文件的重要程度排列，就是将主要职能或重要活动形成的文件材料排在前面，其他工作形成的文件材料排在后面。其具体方法是：综合性文件在前，一般专题性文件在后；法规性文件在前，业务性文件在后；处理问题的结论性文件在前，其他依据性文件在后；正件在前，附件在后；法规性文件定稿在前，草稿在后；印件在前，定稿在后；机构性文件在前，人员编制文件在后；涉及领导性文件在前，一般工作人员在后；级别高的机关在前，级别低的在后。按文件的重要程度排列，就是将主要职能或重要活动形成的文件材料51（五）特殊情况文件的排列。在只分年度期限的情况下，当一盒内有几个内部机构文件时，可按三定方案设置的内部机构次序排列，如办公室、人事科、业务科等；同一次会议的文件集中排列，简报信息按期号排列，批复在前，请示在后，转发文在前，被转发文件在后。（五）特殊情况文件的排列。在只分年度期限的情况下，当一盒内有52六、归档文件的编目这是归档文件整理的第六步，主要有以下内容：（一）编盒号。是指档案盒的排列顺序号，在一个保管期限内，用阿拉伯字历年拉通编流水号，每盒为一个号，不能超过1000号，先用铅笔编在每盒排列在最前面文件的上端。六、归档文件的编目这是归档文件整理的第六步，主要有以下内53（二）确定“件”。“件”即归档文件的整理单位，一般以每份文件为一件，文件正本与定稿，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、画册、图册等一册（本）为一件，文书处理单与文件共作为一件，来文与复文，请示与批复各为一件，会议文件按文件的名称确定件数，会议记录按会议记录名称确定件数，如党委（组）会议、行政会议、学习会议等，简报每期为一件。“件”确定后，应去掉文件金属物，对文件进行修整，将归档文件按“件”用缝纫机打边或用不锈钢钉装订，文件较厚时，也可用“三孔一线”装订。（二）确定“件”。“件”即归档文件的整理单位，一般以每份54（三）编档号。以“件”为单位，在文件首面上端居中的空白位置盖上归档章。归档章需填内容有6个，即全宗号、年度、保管期限、机构或问题、室编件号、馆编件号。全宗号由档案馆给定。年度即盒内文件形成的年度，用阿拉伯字标注。保管期限就是盒内文件属于哪一种限期，即永久、30年、10年，用中文标注。机构或问题，属选定项目，未分到这一级次时，不标注，采用了机构或问题分类时，才用中文标注。编件号，就是归（三）编档号。以“件”为单位，在文件首面上端居中的空白位置盖55档文件在分类方案中最低一级类目内的排列顺序号，室编件号应在分类方案的最低一级类目内，按文件顺序从“1”开始标注，一年一个期限形成一个流水号。馆编件号暂时不填，接收进馆后填写。档号一律用符合档案保护要求的黑色字迹材料标注。档文件在分类方案中最低一级类目内的排列顺序号，室编件号应56（四）编制归档文件目录。归档文件目录包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注共七个项目。责任者填写：一般要用全称或通用简称，不能使用本部、本局等。如中共广安市委不能填写市委、广安市财政局不能填写财政局或本局，联合行文责任者过多时，填写主办单位和立档单位名称。转发文时填写转发文件机关。上报审批表被批准的，填写最后审批机关，可将填报单位填写在备注栏中。未批准的，填写填报机关。领导讲话填写领导人单位名称、职务及姓名，如司法部长×××、广安市政府副市长×××。（四）编制归档文件目录。归档文件目录包括件号、责任者、文号、57文号填写：填写机关代字、年度、顺序号，如广委发［2005］20号，不能简省。文号栏不能填写诸如“会议文件之一”、“情况反映”等，没有文号的就不填。文号填写：填写机关代字、年度、顺序号，如广委发［2005］258题名填写：题名即文件标题，一般情况下，每份文件有一个标题，可按标题填写。但有几种情况应注意。当标题不针对立档单位情况时，但内容涉及到立档单位时，应增添标题内容加括号，如《广安市人民政府关于×××同志职务任免的通知》。文中有立档单位领导人，标题中没有，应在×××同志后面用［］填上立档单位领导人名字。当标题不符合逻辑时，应改写。如“四川国家题名填写：题名即文件标题，一般情况下，每份文件有一个标题，可59公务员登记表”，如某市人事局填写时，可将四川省改为“××市”。当标题无实质性内容时，应根据文件内容重新拟写，如通知、布告，就应在通知、布告前加上［关于……的］，使拟定的标题反映文件内容。当标题中出现文号时，这种情况转发文件比较多，应把被转发文件的标题用括号标注在标题中文号后面。当标题有正副标题时，可减去正标题，只填副标题，此类情况领导讲话公务员登记表”，如某市人事局填写时，可将四川省改为“×60比较多。当题名中出现数据时，如“国家档案局关于印发《机关档案业务建设规范》等三个文件的通知”，另外二个文件从标题中看不出来，应在业务建设规范后加上［机关档案保管期限的规定、归档与不归档的范围］。当文件无题名时，应自拟题名。另外，对于简报应填写简报期数再提示简报的主要内容并用[]。有些归档文件，附件独立性很强，也应标注，如“关于进一步加强我市精神文明建设的决定（附：市民公约）。比较多。当题名中出现数据时，如“国家档案局关于印发《机关61日期填写：日期即文件的形成时间，具体填写文中的落款时间，如1999年×月×日，未标明日期的文件，编目时应考证填写。页数填写：页数填写一件文件的总页数，包括文件处理单和传阅单，有图文的页面为一页，空白页不计。备注栏填写：备注项目用于填写归档文件需要补充和说明的情况。归档文件目录统一用计算机档案管理软件编制，按盒打印一式两份，每盒内装一份，另一份按期限、年度装订，附上目录封面。日期填写：日期即文件的形成时间，具体填写文中的落款时间，如162（五）编制盒内备考表。备考表放在盒内所有归档文件之后，用以对盒内归档文件进行必要的注释说明的文件材料。备考表内容包括：盒内文件情况说明，整理人、检查人、日期。（五）编制盒内备考表。备考表放在盒内所有归档文件之后，用以对63七、归档文件装盒这是归档文件整理的最后一步，主要有两项内容：（一）填写盒上内容。用号码机或字钉填写盒上内容（件号栏用黑色中性签字笔书写），填写盒上内容时，应对应装入本盒归档文件的情况，分别填写，全宗号、年度、期限、机构（问题）、室编起止件号、盒号。（二）把已编目的归档文件对号装入盒内。注意，不能错装。七、归档文件装盒这是归档文件整理的最后一步，主要有两项内容：64人行广安市中心支行文件材料归档范围和档案保管期限表人行广安市中心支行文件材料归档范围和档案保管期限表65机构归档范围保管期限党委办1、行党委机构设立、撤并，印章启用的报告、通知永久2、行党委会议记录，民主生活会记录，会议纪要永久3、行党委召开组织会议，党员大会的通知，议程、讲话，纪要、录音、录像、照片及文字说明永久4、党组织会议，党员大会典型材料，代表发言305、党委年度工作计划、规划、总结永久6、下属党委年度计划、总结、107、入党积极分子培养，发展党员的报告、批复、通知永久8、党员名册、统计年报永久9、党内职务考察，任免请示、批复、通知永久10、创先争优、创“四好”规划、总结3011、党员的申诉、控告，违纪处分的决定、结论永久12、党组织关系介绍信、存根永久13、党费收缴情况1014、支部改选的报告、批复永久机构归档范围保管期限党1、行党委机构设立、撤并，印章启用的报66机构归档范围保管期限党委办15、金融党建的规定、办法、意见等3016、党建一般政策性文件1017、党委大事记永久18、党委重大活动的通知、安排意见、总结等永久19、上级行党委会议文件10纪委1、银行纪检监察，党风廉政建设的规定、决定、意见302、纪检监察，党风廉政建设一般政策性文件103、本行纪委年度工作计划总结304、本行纪检监察工作会议的通知、日程、领导讲话等305、上级行纪检监察，党风廉政建设的会议文件106、本行党风廉政建设责任制考核材料永久7、本行纪委对职工违法、违纪案件的调查处理、意见、结论永久8、下级行纪检监察，党风廉政建设计划、总结10机构归档范围保管期限党15、金融党建的规定、办法、意见等3067机构归档范围保管期限办公室1、行务会、行长办公室、支行长会议记录、纪要永久2、本行召开工作会议和货币信贷、货币金银、国库、外汇管理等专题会议的通知，日程、领导讲话永久3、会议经验交流材料、简报304、会议参考材料，小组会议记录105、上级行召开工作会议和专题会议的文件材料106、本行综合性计划、规划、年度目标任务、年度工作总结永久7、本行年度以下计划、总结，下级行年度工作计划、总结108、中省行领导检查、视察本行工作的文件材料永久9、本行大事记，组织机构沿革，史志材料永久10、本行开展重大活动的照片及文字材料永久11、本行行政管理工作制度、程序、规定永久12、重要问题的请示与批复永久13、本行工作汇报材料3014、本行文书处理、档案、保密、信访、规定、办法、意见3015、本行文书处理、档案、保密、信访工作一般文件材料10机构归档范围保管期限办1、行务会、行长办公室、支行长会议记录68机构归档范围保管期限办公室16、有行以上领导批示的人民来信来访处理意见、结论3017、办理人大、政协提案、议案文件材料永久18、本行简报、情况反映、工作信息1019、收发文登记簿，电话记录簿1020、本行执法检查情况汇总、通报、整改通知永久21、本行行政处罚、处分、复议文件材料永久22、本行请示出国审批、考察报告等30人事科1、银行干部人事工作制度、规定、办法等302、干部人事工作一般性文件材料103、本行机构成立、合并、撤销、更名、启用印信的报告、批复、通知永久4、本行年度考核报告、通知、统计表永久5、本行干部职务任免的请示、批复、通知永久6、本行干部职称评定、聘任的报告、批复、通知永久机构归档范围保管期限办16、有行以上领导批示的人民来信来访处69机构归档范围保管期限人事科7、本行表彰先进及外单位表彰本行工作人员的通知、呈报表永久8、本行职工转正、聘任、调资、定级、津贴、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤的请示报告、批复、统计表、名册永久9、本行学生分配、复转安置的报告、批复永久10、本行人事调动的通知、介绍信、存根永久11、干部职工名册、统计年报永久12、本行人员编制的请示、批复永久13、本行人事工作年度计划、总结3014、干部职工培训教育通知、安排等。10宣传群工部1、本行宣传群工工作、工会、团委年度工作计划、总结永久2、银行宣传群工、工会、团委工作规定、意见、办法等303、宣传群工、工会、团委工作一般性文件104、本行工会、团委机构设置，职务任免的报告、批复、通知永久5、本行工会职代会、团代会的通知、日程、领导讲话、决议、录音、录像、照片及文字说明永久6、本行工会职工开展工会活动的安排、通知10机构归档范围保管期限人7、本行表彰先进及外单位表彰本行工作人70机构归档范围保管期限宣传群工部7、本行工会劳动竞赛评比条件、办法、总结308、本行创建文明单位、青年文明号的报告、通知、批复309、本行工会、团委工作报告、换届选举结果的通知永久10、本行工会会员、团员名册、统计表及批准入团、入工会的通知永久11、本行工会、团委表彰先进的通知、决定30货币信贷科1、货币信贷、金融市场管理、金融稳定工作的指示、决定、决议、意见、办法等永久2、货币信贷、金融市场管理、金融稳定工作的一般政策文件材料303、本行货币信贷年度工作计划、总结永久4、下级行货币信贷年度工作计划、总结105、存贷款利率管理、监管的通知等306、存贷款利率调整的通知等107、同业折借、债券管理的通知等308、年度和年度以上的货币信贷政策执行的分析报告永久9、年度以下的货币信贷政策执行的分析报告10机构归档范围保管期限宣7、本行工会劳动竞赛评比条件、办法、总71机构归档范围保管期限调查统计科1、银行调查统计、金融调研、信息工作的制度、办法、规定等永久2、银行调查统计、金融调研、信息工作一般政策性文件材料303、本行年度金融统计报表永久4、本行年度以下的金融统计报表105、上级行的统计报表及编制说明106、本行重要专题的调研材料永久财务会计科1、金融财务会计工作的条例、指示、办法、意见、决定等永久2、金融财务会计工作一般政策性文件303、下达经费、经费管理的通知304、账务处理问题的通知等105、编发联行行号、密押、印鉴问题的通知等306、支付结算会议核算手续的通知等107、反洗钱工作的通知等30机构归档范围保管期限调1、银行调查统计、金融调研、信息工作的72机构归档范围保管期限财务会计科8、本单位签订的重要合同、协定等永久9、物资购买、固定资产报废的请示、批复3010、本行财务会计年度工作计划、总结3011、本行财务预算3012、本行财务决算报表永久13、总账、明细账1514、现金和银行存款日记账2515、会计凭证15机构归档范围保管期限财8、本单位签订的重要合同、协定等永久973机构归档范围保管期限国库科1、国库工作的决定、规定、意见、办法等永久2、国库工作一般政策性文件材料303、代收税款缴库问题的通知等104、财政经营拔款问题的通知等105、人民捐款、企业利润、基本折基金固定资产衷价收入解缴问题的通知等106、库款报解处理手续问题的通知等107、财政金库机构设置、改组问题的请示与批复永久8、国库资金的收纳、报解、入库的通知等109、国债兑付工作的通知等1010、本行国库年度工作计划、总结永久11、本行国库年度以下工作计划、总结10机构归档范围保管期限国1、国库工作的决定、规定、意见、办法等74机构归档范围保管期限内审科1、银行内审工作的规定、办法、意见等永久2、银行内审工作一般文件材料103、本行对辖内工作内审的通知、结论、调查材料永久4、本行内审工作年度总结、报告30外汇管理科1、外汇管理工作规定、办法、意见等永久2、外汇结汇、售汇、付汇核销管理的通知等303、外汇管理检查通知、通报104、外汇统计报表评比竞赛通知、通报105、本行外汇机构设置、请示、批复、通知永久6、外汇调研信息、外汇动态107、本行外汇管理年度工作计划、总结、统计表永久8、外汇管理年度以下计划、总结、统计表10机构归档范围保管期限内1、银行内审工作的规定、办法、意见等永75机构归档范围保管期限科技科1、银行科技工作的规定、办法、意见等永久2、计算机及设备管理的通知等103、计算机技术培训通知、安排等104、本行科技工作软件开发成果材料永久5、本行科技工作年度计划、总结30保卫科1、银行安全保卫工作决定、规定、办法、意见永久2、金库管理的通知等303、枪弹管理问题的通知等304、本行案件侦破处理问题的通知等永久5、社会治安综合治理通知、通报等106、“三防一保”的通知、通报107、本行安全保卫年度工作计划、总结30机构归档范围保管期限科1、银行科技工作的规定、办法、意见等永76机构归档范围保管期限货币金银科1、货币发行工作条例、办法、规定、意见等永久2、货币发行工作的一般政策性文件303、发行金币具体问题的通知等104、市场主辅币调剂问题的通知等105、真伪票券鉴别问题的通知等106、爱护人民币宣传及反假币的通知等107、现金管理问题的通知等108、发行基金保管、调拔、销毁的请示与批复109、金银设备、收兑、调运保管验收、溶炼的通知等3010、销毁票券清单永久11、各种新旧票样暗记说明书永久12、各种有价证券、重要凭证保管、分发、销毁的通知1013、本行货币金银年度工作计划、总结永久机构归档范围保管期限货1、货币发行工作条例、办法、规定、意见77机构归档范围保管期限核算中心1、会计结算问题的办法、规定、意见等永久2、会计账务处理的通知等103、会计凭证、账表、科目使用的通知等104、开户结算问题的通知等105、国库业务结算、账务处理的通知等106、全国联行来账、往账处理办法107、全国联行清算办法108、核算工作年度计划、总结30后勤中心1、银行后勤管理的规定、办法、意见等302、本行行政费用管理通知等103、本行卫生、绿化管理通知等104、本行车辆管理通知等105、后勤工作年度计划、总结30机构归档范围保管期限核1、会计结算问题的办法、规定、意见等永78机构归档范围保管期限事后监督中心1、对本行会计、国库、货币金银、外币等核算业务监督的意见、办法永久2、事后监督管理通知等10基建办1、银行基建工作管理规定、办法、意见302、基建计划、征地、施工、竣工等文字、图纸全套基建档案的归档范围和保管期限按基建档案管理规定执行机构归档范围保管期限事1、对本行会计、国库、货币金银、外币等79谢谢大家

谢谢大家

80演讲完毕，谢谢观看！演讲完毕，谢谢观看！81归档文件整理操作程序

2006年12月18日，国家档案局局长杨冬权签署第8号令，正式发布施行《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，这是我国档案工作的又一项重大改革，对各级机关正确界定文件材料的归档范围和保管期限，具有重要意义，标志着我国档案工作法制化、规范化工作又有了新的发展，是各级机关档案基础业务建设的法规依据和执行标准。归档文件整理操作程序2006年12月18日，国家档案局局82档案是机关、团体、企事业单位和个人在社会活动中形成的作为原始记录保存的以备查考的文字、图表、声像及其它各种方式和载体的文件材料。从类型上分主要有文书档案、科技档案、专门档案、声像档案、电子档案、实物档案，下面讲一讲文书档案整理。2000年12月6日，国家档案局颁发了《归档文件整理规则》，并于2001年1月1日起正式实施，它标志着一种新的档案整理方法代替了传统的整理方法，这是档案整理方法上的一次变革，对档案工作的发展具有重要的意义。档案是机关、团体、企事业单位和个人在社会活动中形成的作为原始83所谓归档文件，就是立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应当作为文书档案保存的各种纸质文件材料，其载体限制在纸质文件范围内。归档文件整理就是将归档文件以“件”为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。归档文件整理必须坚持“遵循文件材料形成的规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用”的原则，经过一系列整理程序，实现归档文件的有序化。所谓归档文件，就是立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应84一、归档文件的收集归档文件材料收集就是将分散在业务部门或领导或有关人员手中的文件集中起来，以备整理的过程。文件材料的收集是归档文件整理的第一步程序。一、归档文件的收集85（一）收集的意义1.收集是归档文件整理的首要环节，是决定档案工作存在和发展的重要条件；2.收集是实现档案集中统一管理原则的重要内容和措施；3.收集是党和国家积累历史文化财富的手段；4.收集是衡量归档质量和档案室工作质量的重要标尺；5.收集是归档文件整理中其他环节的重要基础；6.收集是维护机关历史面貌的重要手段。（一）收集的意义86（二）收集的要求齐全完整是收集工作总的要求。凡是本机关形成的（包括上级下发的、同级和不相隶属机关送来的、下级机关报送的），具有保存价值的文件材料均应收集齐全完整。（三）收集的范围一个立档单位，凡是围绕职能活动中形成的，具有保存价值的文件材料，均应收集齐全完整。因此，每个立档单位，均应制定文件材料归档与不归档范围，按照归档范围收集文件材料，避免收集工作的盲目性。（二）收集的要求87（四）收集的方法1.办理完毕随时收；2.会议文件及时收；3.常用文件定时收；4.人员变动提前收；5.珍贵文件跟踪收；6.保密检查集中收；7.盖章之时立即收；8.制度约束按时收；（四）收集的方法889.责任到人督促收；10.“帐外文件”催促收；11.整理之前全面收；12.发现不齐反复收。9.责任到人督促收；89（五）收集的难点在归档文件整理过程中，最难的环节就是文件材料的收集。一是领导手中的文件难于收集；二是“帐外文件”难于收集；三是特别珍贵的文件难于收集；四是机密性较高的文件难于收集。因此，各单位应针对实际情况，建立健全收集制度，制定归档范围，严格考核奖惩，采取多种收集方法，确保文件材料收集齐全。（五）收集的难点90二、分年度归档文件分类方法很多，四川省统一规定全省采用保管期限——年度，保管期限－年度－机构（问题）。分年度就是把归档文件按形成的年度分开，这是归档文件整理的第二步。（一）要求。一个立档单位，每年都要形成文件材料，在整理归档文件中，要求不同年度的文件一般不能放在一起整理，同一年度的文件才能放在一起整理。因此，分年度，也是采用最广泛、最基本的分类方法。二、分年度归档文件分类方法很多，四川省统一规定全省采用91（二）方法。一份文件往往有多个时间特征，包括成文时间、签发时间、批复时间，通过时间、公布时间等，分年度时，一般以文件签发日期（即落款日期）为准，来判定文件所属年度。对计划、总结等，新方法取消按内容针对年度归类的做法，统一规定为签发日期来判定文件所属年度。（三）几个具体问题。跨年度的会议材料，归在会议闭幕年整理；跨年度的调查材料，归入调查结束年整理；跨年度的请示，归入批复年整理。（二）方法。一份文件往往有多个时间特征，包括成文时间、签发时92（四）注意几个结合。分年度时，要注意几个结合，以减少工作程序。一是与理顺文件相结合。就是要把发文印件放在底稿前，把转发文件放在被转发文件之前，从而理顺文件的排列；二是与剔出重份文件相结合。本单位的发文往往存有2份，只能留一份归档，另一份必须剔出来，作为发文汇集，其它重份文件也应同时剔出；三是与剔出不归档文件相结合。按照归档范围，把不应归档的文件全部剔出，作销毁处理。（四）注意几个结合。分年度时，要注意几个结合，以减少工作程序93三、分机构（问题）分机构（问题），就是按归档文件形成和承办的部门或归档文件反映的问题分开。分机构（问题），能最好地保持全宗文件在来源方面固有的联系，客观地反映立档单位的面貌，保持文件之间的有机联系，这是档案整理第三步程序（未进行机构<问题>分类的单位，但这一程序也应进行，以便把相同问题的文件集中一起装盒）。三、分机构（问题）分机构（问题），就是按归档文件形成和94四、划分保管期限划分保管期限就是按照国家文书档案保管期限的规定，判定归档文件的价值，确定保管期限，这是归档文件整理的第四步程序。还是着重讲一下档案保管期限表编制方法。四、划分保管期限划分保管期限就是按照国家文书档案保管期95(一)《规定》的特点：１、国家档案局以令的形式发布《规定》，将原来的业务文件上升为行政规章，提高了《规定》的法规效力和法律地位，体现了国家档案行政管理部门的意志。２、改革文书档案保管期限的划分方法，将原来“永久”、“长期”、“短期”三种期限划分方法改为“永久”、“定期”两种期限划分方法，定期中再实行标时制，分为30年、10年。(一)《规定》的特点：96３、充分体现“以我为主”的原则，突出立档单位的主体地位和主要职能。对于永久保管的文书档案类型，主要限定在本单位自己产生的文件材料。４、增加了跟实际工作直接有关的新内容，充实了一些新领域的文件材料，如行政执法、行政审批、产权关系、个人权益方面的文件材料。同时调整了一些文件材料的保管期限。５、原来长期的内容，上升了很大一部分为永久，进一步充实进馆档案的内容。３、充分体现“以我为主”的原则，突出立档单位的主体地位和主要97６、体现“以人为本”的原则，对涉及人的问题的档案文件的保管期限划分得更为慎重。７、加大行政管理力度，将原来的“备案制”改为“审批制”。６、体现“以人为本”的原则，对涉及人的问题的档案文件的保管期98

(二)《规定》的适用范围：

新《规定》适用于各级党政机关和人民团体。军队系统、民主党派、企业事业单位可参照执行。(二)《规定》的适用范围：

新《规定》适用于各级党政机99

(三)机关文件材料归档范围

机关文件材料是指机关在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。机关文件材料归档范围包括四个方面:一是反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；二是机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；(三)机关文件材料归档范围

机关文件材料是指机关在其工100三是本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；四是其他对本机关工作具有查考价值的文件材料；三是本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机101

(四)机关文件材料不归档范围１、上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；２、本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；(四)机关文件材料不归档范围１、上级机关的文件材料102３、同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；４、下级机关的文件材料中供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料；３、同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的103

(五)档案保管期限的划分原则及标准1.机关文书档案保管期限划分规定根据《规定》第六条精神，机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种，定期一般分为30年、10年。2.档案保管期限划分的原则：（1）全面的观点（2）历史的观点（3）发展的观点（4）效益的观点(五)档案保管期限的划分原则及标准1.机关文书档案保管104

3.档案保管期限划分的标准：（1）年龄标准（2）来源标准（3）职能标准（4）内容标准（5）形式特征标准3.档案保管期限划分的标准：105

(六)文件材料划分“永久”的要求

本机关制定的法规政策性文件材料；本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；(六)文件材料划分“永久”的要求

本机关制定的法规政策性106本机关机构演变、人事任免等文件材料；本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性材料；上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件；同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。本机关机构演变、人事任免等文件材料；本机关房屋买卖、土地征用107在具体拟订时，需注意以下一些问题：

１、突出本机关自身的文件材料；

２、突出本机关主要职能的文件材料；３、突出反映本机关演变和人事任免的文件材料；在具体拟订时，需注意以下一些问题：

108

(七)文件材料划分“定期”的要求：本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；本机关人事管理工作形成的一般文件材料；本机关一般事务管理文件材料；本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；(七)文件材料划分“定期”的要求：109同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复110划分定期时：１、要掌握什么是“一般的”原则；２、要明确不属于本机关主管业务、又要“贯彻执行的”；划分定期时：111(八)文件材料归档范围及保管期限表拟订的前期准备工作：１、认真理解国家档案局颁布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定》，吃透《规定》的要求，把握《规定》的实质精神；２、了解掌握本单位及各内设机构的职能、性质、工作范围、工作程序、形成文件的种类、数量、载体情况等；３、结合本单位实际情况，体现本单位的职能特点，围绕与主要职能相关的内容制定条款。(八)文件材料归档范围及保管期限表拟订的前期准备工作：112（九）拟订本单位文件材料归档范围和档案保管期限表所要遵循的原则：１、坚持“以我为主，突出重点”的原则，始终以自己形成的文件为主，以围绕自身主要职能活动的文件为主。２、坚持“宜细不宜粗”的原则，条款的拟制少使用“重要的”、“一般的”等模糊词语；３、坚持“以人为本”的原则，凡是涉及人的内容的文件，都要慎重处置；（九）拟订本单位文件材料归档范围和档案保管期限表所要遵循1134、坚持“集中统一管理”的原则，对本单位全部档案，即各种门类和载体的档案均要纳入管理的范畴；任何个人不得据为己有或拒绝归档。同时，还必须依法按规定向同级档案馆移交。5、坚持“申报审批”的原则，对拟好的本单位的归档范围和档案保管期限表，按规定须向同级档案行政管理部门申报后，由同级档案行政管理部门审批后执行。4、坚持“集中统一管理”的原则，对本单位全部档案，即各种门类114(十)文件材料归档范围及保管期限表拟订的要求：１、明确文件材料的归档范围。２、科学制定《档案保管期限表》。３、严格控制普发文件。４、重大活动、重要事件档案，要纳入档案管理。５、从宽从长保存特色档案。６、注重文件之间的必然联系。(十)文件材料归档范围及保管期限表拟订的要求：１、明确文件材115(十一)广安市实施意见的要求

广安市档案局根据国家档案局颁发的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》和省档案局的要求，结合我市实际，下发了《广安市档案局关于<机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定>的实施意见》，要求市级各单位要按《规定》精神，编制本单位文件材料归档范围和保管期限表。(十一)广安市实施意见的要求

广安市档案1161.对文件材料归档范围的要求：国家档案局的新《规定》明确要求所归档的范围是“机关在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录”因此，我们在拟订本机关归档范围时，必须将本机关各种门类和载体的档案，全部纳入进去。1.对文件材料归档范围的要求：国家档案局的新《规定》明117(1)凡是国家、省档案局与主管部门出台了文件的，对某种档案的归档范围有明确规定的，一律按有关规定来确定归档范围；(2)文件处理单要与文件一并归档，不得随意剔出；(3)照片档案在归档范围中还须明确，要将该照片的文字说明一并归档；(1)凡是国家、省档案局与主管部门出台了文件的，对某种档案的118(4)磁盘光盘及电子档案等，在归档时，必须将元数据及相关的背景信息纳入归档范围，否则日后这些档案将因元数据或相关背景信息的缺失而成为废物。(5)凡是联合行文的，归档时，以主办方为主要归档的一方，其保管期限就要划长一些。(4)磁盘光盘及电子档案等，在归档时，必须将元数据及相关的背1192.文件材料归档范围和档案保管期限表的编制：编制的要求：（1）各单位办公室负责编制工作；（2）编制稿要反复讨论，征求各方意见；（3）同级档案局审批后由各单位以文件形式印发；（4）一经确定，不轻易变动；2.文件材料归档范围和档案保管期限表的编制：编制的要求：120编制的格式：（1）归档范围和保管期限表合表编制（2）一般以内设机构分类编制（无内设机构的以问题分类编制）（3）表中要包含本单位各种门类和载体的档案（4）一般用问题+文种逻列归档范围的具体内容编制的格式：121注意事项（1）编表时，要熟悉各内设机构职能，了解形成材料的种类、范围、特点和规律。（2）归档范围和保管期限表编制要包含本单位归档材料的主要内容。（3）对每年都要形成的同题名的文件材料，表中要一一列出，对不同题名的文件材料，表中要分类列出。（4）以科室职能为标准，确定文件材料归属科室。（5）注意参考本单位以往归档范围以及上级机关的归档范围和保管期限表。注意事项122申报及审批：

各单位报送文件材料归档范围和档案保管期限表时，须填制《文件材料归档范围和档案保管期限表审查申报表》一式二份，经本单位分管负责人审核、批准、盖章后报人民政府政务服务中心。申报及审批：

各单位报送文件材料归档范围和档案保管期限表123各单位报送的文件材料归档范围和档案保管期限表，须提交电子文本和纸质文本各一份，经审查后，电子文本连同《文件材料归档范围和档案保管期限表审查申报表》一份返回各单位。同时，必须报送一份完整、准确反映本单位的主要职能、历史沿革、内设机构及其职能的材料，并附相关说明。各单位报送的文件材料归档范围和档案保管期限表，须提交电子文本124档案局应对报送的文件材料归档范围和档案保管期限表进行认真审查，并提出修改意见，告知报送单位，重新进行修订。各单位修订后的定稿连同电子版再送档案局审批。各单位在执行文书档案新的保管期限时，文书档案按照永久、30年、10年分别进行排列和编目；会计、基建、照片等其它专门档案，仍按原有规定进行排列和编目。档案局应对报送的文件材料归档范围和档案保管期限表进行认真审查125

按照国家档案局8号令的要求，全市文书档案统一于2007年开始执行新的归档范围和文书档案保管期限表。2006年以前的文书档案归档范围和档案保管期限，仍按原规定执行。按照国家档案局8号令的要求，全市文书档案统一于2007年126申报表的填写：申报单位、档案室负责人、单位地址、联系电话。申报的文件材料名称、份数及说明、申报单位负责人签字、单位盖章、年月日、档案部门、经办人签字、单位盖章、年月日申报表的填写：申报单位、档案室负责人、单位地址、联系电话。申127五、归档文件组盒及排列归档文件组盒就是在分类的基础上，按照一定要求，把归档文件组成一盒或若干盒的过程。这是归档文件整理的第五步程序。（一）要求。不同年度的文件不能放入同一盒内，不同保管期限的文件不能放入同一盒内，在分机构（问题）的情况下，不同机构（问题）的文件也不能放入同一盒内。同一事由且期限相同的文件，必须放入同一盒内（文件太多时，可专组几盒）。五、归档文件组盒及排列归档文件组盒就是在分类的基础上，按128（二）方法。最常见的方法有三种：一是按责任者组盒。就是把同一作者的文件组成一盒或数盒；二是按问题组盒。就是把反映一个问题或几个问题的文件组成一盒或数盒；三是按名称组盒。就是把同一名称的文件组成一盒或数盒。在实际操作中，要视其一个保管期限里文件的多少而定，如果一个期限里文件不多，就可以不分责任者、问题、名称而组成一盒。如果一个期限里文件少，在分类方案未分机构（问题）的情况下，还可以把不同机构（问题）的文件组成一盒。如果一个期限里文件较多，往往三种方法结合运用。（二）方法。最常见的方法有三种：一是按责任者组盒。就是把同一129（三）盒内文件的排列。是指根据一定方法，确定归档文件盒内先后次序的过程，其排列方法主要是按事由原则排列。事由原则就是指同一事由的相关文件应排在一起，这里的事由，可以指一件具体事，或一个小问题，或一段紧密的工作过程。也就是说，同一盒内，要把同一事由的文件排列在一起。（三）盒内文件的排列。是指根据一定方法，确定归档文件盒内先后130（四）排列的具体方法。一盒内属同一事由的归档文件，最简单的就是按时间先后排列，或者按文件的重要程序排列，重要的在前，其他文件在后。一盒内有几个事由的文件材料，可按不同事由形成的时间先后顺序排列，即按事由的办结时间排列，也可按事由的重要程度，结合责任者，结合时间顺序排列。也就是说，重要事由排在前面，一般的依次排列。在同一个事由内，上级机关在前，再按本机关、同级机关、下级机关依次排列，在一个责任者内，按时间先后排列。（四）排列的具体方法。一盒内属同一事由的归档文件，最简单的就131按文件的重要程度排列，就是将主要职能或重要活动形成的文件材料排在前面，其他工作形成的文件材料排在后面。其具体方法是：综合性文件在前，一般专题性文件在后；法规性文件在前，业务性文件在后；处理问题的结论性文件在前，其他依据性文件在后；正件在前，附件在后；法规性文件定稿在前，草稿在后；印件在前，定稿在后；机构性文件在前，人员编制文件在后；涉及领导性文件在前，一般工作人员在后；级别高的机关在前，级别低的在后。按文件的重要程度排列，就是将主要职能或重要活动形成的文件材料132（五）特殊情况文件的排列。在只分年度期限的情况下，当一盒内有几个内部机构文件时，可按三定方案设置的内部机构次序排列，如办公室、人事科、业务科等；同一次会议的文件集中排列，简报信息按期号排列，批复在前，请示在后，转发文在前，被转发文件在后。（五）特殊情况文件的排列。在只分年度期限的情况下，当一盒内有133六、归档文件的编目这是归档文件整理的第六步，主要有以下内容：（一）编盒号。是指档案盒的排列顺序号，在一个保管期限内，用阿拉伯字历年拉通编流水号，每盒为一个号，不能超过1000号，先用铅笔编在每盒排列在最前面文件的上端。六、归档文件的编目这是归档文件整理的第六步，主要有以下内134（二）确定“件”。“件”即归档文件的整理单位，一般以每份文件为一件，文件正本与定稿，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、画册、图册等一册（本）为一件，文书处理单与文件共作为一件，来文与复文，请示与批复各为一件，会议文件按文件的名称确定件数，会议记录按会议记录名称确定件数，如党委（组）会议、行政会议、学习会议等，简报每期为一件。“件”确定后，应去掉文件金属物，对文件进行修整，将归档文件按“件”用缝纫机打边或用不锈钢钉装订，文件较厚时，也可用“三孔一线”装订。（二）确定“件”。“件”即归档文件的整理单位，一般以每份135（三）编档号。以“件”为单位，在文件首面上端居中的空白位置盖上归档章。归档章需填内容有6个，即全宗号、年度、保管期限、机构或问题、室编件号、馆编件号。全宗号由档案馆给定。年度即盒内文件形成的年度，用阿拉伯字标注。保管期限就是盒内文件属于哪一种限期，即永久、30年、10年，用中文标注。机构或问题，属选定项目，未分到这一级次时，不标注，采用了机构或问题分类时，才用中文标注。编件号，就是归（三）编档号。以“件”为单位，在文件首面上端居中的空白位置盖136档文件在分类方案中最低一级类目内的排列顺序号，室编件号应在分类方案的最低一级类目内，按文件顺序从“1”开始标注，一年一个期限形成一个流水号。馆编件号暂时不填，接收进馆后填写。档号一律用符合档案保护要求的黑色字迹材料标注。档文件在分类方案中最低一级类目内的排列顺序号，室编件号应137（四）编制归档文件目录。归档文件目录包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注共七个项目。责任者填写：一般要用全称或通用简称，不能使用本部、本局等。如中共广安市委不能填写市委、广安市财政局不能填写财政局或本局，联合行文责任者过多时，填写主办单位和立档单位名称。转发文时填写转发文件机关。上报审批表被批准的，填写最后审批机关，可将填报单位填写在备注栏中。未批准的，填写填报机关。领导讲话填写领导人单位名称、职务及姓名，如司法部长×××、广安市政府副市长×××。（四）编制归档文件目录。归档文件目录包括件号、责任者、文号、138文号填写：填写机关代字、年度、顺序号，如广委发［2005］20号，不能简省。文号栏不能填写诸如“会议文件之一”、“情况反映”等，没有文号的就不填。文号填写：填写机关代字、年度、顺序号，如广委发［2005］2139题名填写：题名即文件标题，一般情况下，每份文件有一个标题，可按标题填写。但有几种情况应注意。当标题不针对立档单位情况时，但内容涉及到立档单位时，应增添标题内容加括号，如《广安市人民政府关于×××同志职务任免的通知》。文中有立档单位领导人，标题中没有，应在×××同志后面用［］填上立档单位领导人名字。当标题不符合逻辑时，应改写。如“四川国家题名填写：题名即文件标题，一般情况下，每份文件有一个标题，可140公务员登记表”，如某市人事局填写时，可将四川省改为“××市”。当标题无实质性内容时，应根据文件内容重新拟写，如通知、布告，就应在通知、布告前加上［关于……的］，使拟定的标题反映文件内容。当标题中出现文号时，这种情况转发文件比较多，应把被转发文件的标题用括号标注在标题中文号后面。当标题有正副标题时，可减去正标题，只填副标题，此类情况领导讲话公务员登记表”，如某市人事局填写时，可将四川省改为“×141比较多。当题名中出现数据时，如“国家档案局关于印发《机关档案业务建设规范》等三个文件的通知”，另外二个文件从标题中看不出来，应在业务建设规范后加上［机关档案保管期限的规定、归档与不归档的范围］。当文件无题名时，应自拟题名。另外，对于简报应填写简报期数再提示简报的主要内容并用[]。有些归档文件，附件独立性很强，也应标注，如“关于进一步加强我市精神文明建设的决定（附：市民公约）。比较多。当题名中出现数据时，如“国家档案局关于印发《机关142日期填写：日期即文件的形成时间，具体填写文中的落款时间，如1999年×月×日，未标明日期的文件，编目时应考证填写。页数填写：页数填写一件文件的总页数，包括文件处理单和传阅单，有图文的页面为一页，空白页不计。备注栏填写：备注项目用于填写归档文件需要补充和说明的情况。归档文件目录统一用计算机档案管理软件编制，按盒打印一式两份，每盒内装一份，另一份按期限、年度装订，附上目录封面。日期填写：日期即文件的形成时间，具体填写文中的落款时间，如1143（五）编制盒内备考表。备考表放在盒内所有归档文件之后，用以对盒内归档文件进行必要的注释说明的文件材料。备考表内容包括：盒内文件情况说明，整理人、检查人、日期。（五）编制盒内备考表。备考表放在盒内所有归档文件之后，用以对144七、归档文件装盒这是归档文件整理的最后一步，主要有两项内容：（一）填写盒上内容。用号码机或字钉填写盒上内容（件号栏用黑色中性签字笔书写），填写盒上内容时，应对应装入本盒归档文件的情况，分别填写，全宗号、年度、期限、机构（问题）、室编起止件号、盒号。（二）把已编目的归档文件对号装入盒内。注意，不能错装。七、归档文件装盒这是归档文件整理的最后一步，主要有两项内容：145人行广安市中心支行文件材料归档范围和档案保管期限表人行广安市中心支行文件材料归档范围和档案保管期限表146机构归档范围保管期限党委办1、行党委机构设立、撤并，印章启用的报告、通知永久2、行党委会议记录，民主生活会记录，会议纪要永久3、行党委召