IT管理体系文件编写培训课件

IT管理体系文件编写培训IT管理体系文件编写培训目录管理体系介绍1体系文件与管理体系的关系2方针的编写4流程文件的编写5作业指导书的编写6记录表格7常见问题及对策8体系文件的结构和要求3目录管理体系介绍1体系文件与管理体系的关系2方针的编写4流程管理体系介绍管理体系介绍体系的定义Asystemisanassemblageorcombinationofelementsorpartsformingacomplexorunitarywhole,acoordinatedbodyofmethodsoracomplexschemeorplanofprocedure,suchassystemoforganizationandmanagementSystemEngineering&Analysis(ThirdEdition)体系的定义Asystemisanassemblage管理体系定义Amanagementsystemistheframeworkofprocessesandproceduresusedtoensurethatanorganizationcanfulfillalltasksrequiredtoachieveitsobjectives.Aframeworkisanassemblageofstructuralelementsormembersfittedtogethertoformastructure.管理体系定义Amanagementsystemist标准、模型与管理体系模型：Amodelisapattern,plan,representation,ordescriptiondesignedtoshowthestructureorworkingsofanobject,system,orconcept.Andalsoitisastudyofaminiatureoftheactual.标准：Astandardisanexactvalue,aphysicalentity,oranabstractconcept,establishedanddefinedbyauthority,custom,orcommonconsenttoserveasareference,model,orruleinmeasuringquantitiesorqualities,establishingpracticesorprocedures,orevaluatingresults.Afixedquantityorquality.--Wikipedia--<DictionaryofMilitaryandAssociatedTerms.>USDoD2005标准、模型与管理体系模型：Amodelisapatt管理体系框架0.过程改进1.差距评估参考模型COBITISO20000ISO27001业务目标管理现状过程改进理想状态方针政策策略流程定义指导文档执行记录文件体系4.参照2.差距3.分析5.改进6.达成业务要求管理体系改进框架管理体系目标5.指导PDCA0.裁剪人力资源文化意识资源分配组织架构组织环境信息技术管理体系框架0.过程改进1.差距评估参考模型业务管理现状过程流程流程：为了达成某一特定结果，所采取的一系列活动的连接。这些活动集合了所需的人员、设备、材料，应用特定的方法，以达成预期的结果。流程的特点可衡量的投入增加附加价值的活动可衡量的产出可重复的过程---《台湾中小企业之组织变革策略、组织结构特性、作业流程型态再造与变革绩效关系之研究》流程流程：---《台湾中小企业之组织变革策略、组织结构特性、过程改进

ProcessImprovement通过系统化的的方法提升流程的效能、效率、生产率以及可适应性，以更充分地利用资源使组织达成业务目标。过程改进通常使用如下几种方式达成：降低资源消耗降低错误达成或超出客户期望使流程更加稳定(降低流程的偏差)提升流程执行者的满意度---TotalQualityManagement(ThirdEdition)过程改进

ProcessImprovement通过系统化的流程再造

ProcessReengineering对流程进行根本性的再思考和彻底的再设计，从而使成本、质量、服务和速度等方面的绩效获得重大的改善。流程再造通常使用如下几种方式达成：识别关键流程，进行流程分析强有力的领导推动变革建立跨职能团队应用信息技术从零开始原则(基于期望的改进)---TotalQualityManagement(ThirdEdition)流程再造

ProcessReengineering对流程过程改进与管理体系应用体系化的方法进行过程改进过程改进需要耗费大量企业资源要获得预期的效益能够持续运行并且不断改进管理体系的特点管理目标与业务目标相结合建立过程改进所需的企业环境方针及政策组织结构，人力资源，质量文化具有评估过程改进有效性的机制有持续改进的要求过程改进与管理体系应用体系化的方法进行过程改进体系文件与管理体系的关系体系文件体系文件的作用建立正规管理体系及认证的需要，也是标准要求通过编制文件改进和完善管理体系明确工作规程,规范管理明确职责改善部门间沟通使管理过程严谨，减少出错机会控制关键质量等管理过程体现公司对质量/环境/职业健康安全的重视向外界证实公司具有提供合格产品或良好的环境/职业健康安全管理能力体系文件的作用建立正规管理体系及认证的需要，也是标准要求体系文件的结构和要求体系文件的结构和要求通常体系文件的结构通常的体系文件是规定管理活动的一整套系统文件,由四个层次构成:方针政策流程文件作业指导书管理规定记录表单描述管理体系的文件规定体系有关活动的方法和步骤规定进行具体工作的方法和技巧体系运行的证据，用来记录运行的情况及结果通常体系文件的结构通常的体系文件是规定管理活动的一整套系统文华胜天成《文件记录管理流程》

对体系文件框架的定义方针SOA体系PDCA流程流程规程、规范指导书、指南计划、检查单、模板流程控制与质量管理部编写管理者代表审核公司总经理批准流程经理或相关部门人员编写相关部门负责人审核管理者代表批准相关部门人员编写部门经理审核批准华胜天成《文件记录管理流程》

对体系文件框架的定义流程指导书我们项目中的体系文件结构公司组织级文件适用于公司各个部门的制度项目级文件贯穿于每个项目始终，每个项目从立项到结项需要依据的制度部门级文件各部门制定的管理制度，部门内人员需要遵守部门级文件组织级文件项目级文件注：相同颜色的模块内容代表同一级别文件，如右图示文件级别的定义是依据文档适用范围而定。公司策略（质量手册、SOA）部门规划部门制度（工作程序、操作指南等）部门记录项目管理流程各类项目的剪裁指南、具体规定等项目记录体系维护流程（PDCA）业务流程满足ISO9001要求信息安全和风险控制流程满足ISO27001要求IT服务管理流程满足ISO20000要求组织级整合流程组织级记录我们项目中的体系文件结构公司组织级文件项目级文件部门级文件部体系文件结构对应方针：公司策略（如质量手册、SOA）流程文件：体系维护流程组织级整合流程业务流程，以满足ISO9001信息安全和风险控制流程，以满足ISO27001IT服务管理流程，以满足ISO20000项目管理流程作业指导书：各类项目的剪裁指南、具体规定等部门制度（工作程序、操作指南等）记录：组织级记录部门级记录项目级记录体系文件结构对应方针：公司策略（如质量手册、SOA）华胜天成《文件记录管理流程》

对文件的管理要求文件编号命名规范定义：QMS-<文档类别>-<文件名缩写>文档类别文档类别代码文档类别文档类别代码方针POL策略/办法POLICY标准STDS指南GUID流程PROC检查单CHKL规程PRCD模板TEMP规范SPEC工作指导书INST范例：文件记录管理流程文件编号为QMS-PROC-DRM华胜天成《文件记录管理流程》

对文件的管理要求文件编号文档类华胜天成《文件记录管理流程》

对文件的管理要求文件版本版本号标识方法：V<x>.<y>。x为1-9，y为0-9。文件密级文件密级分为机密、内部公开、公开三个等级文件密级由文件发放的批准者决定。文件生命周期编制审核审批发放废除华胜天成《文件记录管理流程》

对文件的管理要求文件版本编制审体系文件的基本要求系统性全面反映相关方、管理层、标准对管理的要求各层次文件相互支持同一层次相互引用逻辑性各文件规定之间无矛盾按工作次序及流程编号适用性结合实际编制文件（针对实际过程、实际环境因素、职业健康安全风险等）文件简明、清晰保证实际可操作性，对不适用部分及时修改体系文件的基本要求系统性方针的编写方针的编写体系整合项目中的方针文件华胜天成质量及安全方针SOA……等体系整合项目中的方针文件华胜天成质量及安全方针方针政策的性质是阐述公司的有关管理体系方针并描述其管理体系的文件是体系文件中最高层次的文件（流程和作业指导书不能与之矛盾）是纲领性文件，规定管理的政策和原则——我们要做什么不具备可操作性方针政策的性质是阐述公司的有关管理体系方针并描述其管理体系的方针的作用通过编写方针对公司内与质量/重大环境因素/风险有关的活动进行全面策划及管理提交给认证机构的体系审核依据文件，证明体系符合选定的标准建立文件化的体系，贯彻公司的管理方针环境改变时，保证体系及其要求的连续性对外介绍体系改进的需要（基准及改进依据）方针的作用通过编写方针对公司内与质量/重大环境因素/风险有关方针的编写要求对公司所采用的体系标准（标准的所有适用条款进行规定，与体系有关的，标准中没有涉及的，也可加入手册或引用参考）对选定的标准中不适用的体系要求应作出说明要引用支持手册的流程至少包括方针（必要时）管理体系的组织机构及人员职责、权限和相互关系各条款的规定或说明手册的控制规定（必要时）方针的编写要求对公司所采用的体系标准（标准的所有适用条款进行方针编写步骤确定方针政策确定有关管理的组织机构及职责、权限（体系范围）收集整理与标准有关条款相对应的现行做法及有关部门记录资料、文件，并对现有文件分类依据标准的要求，确定要改进的地方确定编制方针的格式和结构形成方针草案讨论定稿方针编写步骤确定方针政策方针的内容封面手册目录修订页手册发放控制页(必要时）介绍组织及手册的前言方针和目标（必要时）职能对照表管理组织机构、职责和权限描述体系条款的描述和体系流程文件的引用手册使用指南（视需要）支持性资料附录（视需要）方针的内容封面方针封面公司名称和标志（如需要）方针标题及方针发行版号拟制/审核/批准签字生效日期受控文件编号受控文件标识受控号安全级别标识方针封面公司名称和标志（如需要）目录、修订页及发放控制页方针目录：列出方针各章节名称、章节号及页数修订页：用修订记录的形式说明方针中各章节的修订状态方针发放控制页：说明公司现行方针的发放分布目录、修订页及发放控制页方针目录：方针前言介绍本公司及方针的前言：本公司的名称、地址、通讯方法、业务情况、公司性质、历史和规模、质量管理的历史所采用的体系标准及范围方针的编制、审批、发放控制、修订方法方针前言介绍本公司及方针的前言：方针方针与组织宗旨相适应包括对持续改进的承诺遵守法规的承诺为目标制订提供框架描述此方针如何为所有员工熟悉和理解最高管理层(者)的批准签名持续适应性方面得到评审方针方针组织机构、职责和权限描述组织机构图职责、权限及相互关系的说明组织机构、职责和权限描述组织机构图体系条款的描述和体系流程文件的引用分章描述对所采用的体系标准每一条款的控制，对每一条款的控制应覆盖或超出标准要求合理的划分章节：按标准条款划分(较多采用)按实际业务过程划分各章节保持一致的格式,一般包括:目的（必要时）职责对本条款的控制规定支持文件(列出控制流程名称)体系条款的描述和体系流程文件的引用分章描述对所采用的体系标准方针使用指南(视需要)便于查阅方针方针的各章节编排方式及章节的简短摘要，说明方针的什么内容在方针的什么地方方针使用指南(视需要)便于查阅方针支持性资料附录（视需要）支持方针的有关部门资料如：生产工艺流程图/业务过程流程图职能对照表进一步细化的职责流程文件/作业指导书清单其它资料支持性资料附录（视需要）支持方针的有关部门资料如：练习1熟悉一份《ISMS方针》练习1熟悉一份《ISMS方针》流程文件的编写流程文件的编写体系整合项目中的流程文件体系维护流程组织级整合流程业务流程，以满足ISO9001信息安全和风险控制流程，以满足ISO27001IT服务管理流程，以满足ISO20000项目管理流程体系整合项目中的流程文件体系维护流程流程文件的性质流程文件是文件化的运作,是对完成或管理活动所规定的方法是体系文件中第二层次的文件,也是方针的基础及支持规定管理工作的流程:为什么做(why)、何时(when)、何地（where)、做什么(what)、由谁去做(who)、怎样去做(how)、作的记录是什么具有可操作性，且包含体系标准中适用的要素可能需要作业指导书的支持流程文件的性质流程文件是文件化的运作,是对完成或管理活动所规流程文件的作用明确控制活动有关部门人员的职责、权限、相互关系规定控制活动的依据及方式：控制要求和依据如何进行控制执行、验证和评审活动的依据:实际活动是否按规定流程进行执行流程是否留下证据/记录执行的效果是否达到流程文件的作用明确控制活动有关部门人员的职责、权限、相互关系流程文件的要求逻辑性(按管理活动的顺序)协调性:与方针无矛盾,相互支持流程文件之间无矛盾与其它管理规定无矛盾与实际运作结合,具有可操作性:责任明确步骤清晰语言准确、明了、措辞严谨、执行不易引起混淆规定相应记录，便于监督、检查要引用支持流程文件的作业指导书封面及正文部分构成流程文件的要求逻辑性(按管理活动的顺序)流程文件的要求封面包括:组织的标志、名称文件名称、编号文件版本/修改状态编制、批准人签名及生效日期修改记录受控标记及发行号流程文件的要求封面包括:流程文件的要求正文包括：目的适用范围职责程序相关文件及记录流程文件的要求正文包括：流程文件的基本内容目的:说明为什么开展该项活动(why)适用范围:该项控制涉及哪些部门或哪些活动职责:说明由哪个部门、哪个岗位的人员负责实施该项活动,实施人员的责任和权限(与下文的流程一致)流程文件的基本内容目的:说明为什么开展该项活动(why)流程文件的基本内容流程：按活动顺序列出开展活动的细节规定应做什么由谁执行何时做在何地做如何做此项活动使用的材料、设备、文件、防护用品等（必要时）此项活动如何进行、如何控制此项活动进行的记录例外特殊情况流程文件的基本内容流程：流程文件的基本内容相关文件及记录该文件中涉及的其它文件该文件中应进行的记录、表格流程文件的基本内容相关文件及记录流程文件编写步骤1、拟定流程文件清单:确定过程整理现有文件按标准要求列出需编写的程序2、确定文件编写格式,统一名称、术语、称呼、代号3、确定编写人员,制定编写计划流程文件编写步骤1、拟定流程文件清单:流程文件编写步骤4、编写人员收集现行有关部门资料及记录表格5、按标准要求提出修改现行做法的方案,组织讨论并确定新运作流程的控制方法6、确定资料文件编写形式:流程图式叙述式混合式7、形成流程文件草案8、讨论、修改草案9、审批流程文件编写步骤4、编写人员收集现行有关部门资料及记录表格练习2熟悉一份流程文件自己写一份简单的流程文件说明：请以做早饭为题材，根据我们提供的流程文件模板，写一份简单但完整的《早餐制作流程》练习2熟悉一份流程文件作业指导书及管理规定的编写作业指导书及体系整合项目中的作业指导书和管理规定各类项目的剪裁指南、具体规定等部门制度（工作程序、操作指南等）体系整合项目中的作业指导书和管理规定各类项目的剪裁指南、具体作业指导书性质为保证具体产品/具体作业活动符合要求而制订的程序是体系文件中第三层次的文件,是流程文件的支持性文件,也是指导和保证过程/活动的最基础的指导为开展具体管理、操作活动提供指导极具操作性作业指导书性质为保证具体产品/具体作业活动符合要求而制订的程作业指导书的作用描述流程文件中所提及,但未具体描述的操作性文件对具体产品或岗位作业活动的方法、内容及要求等的说明用于指导执行具体操作的人员,以确保该项操作的结果符合要求作业指导书的作用描述流程文件中所提及,但未具体描述的操作性文作业指导书的编写要求及范围没有作业指导书就不能保证过程/产品符合要求时，则须编写。应考虑培训效果没有固定的格式要求，可用不同方法表达：相片、图表、样本、录像等应使用科学有效的方法良好的可操作性作业指导书的编写要求及范围没有作业指导书就不能保证过程/产品作业指导书的种类用于指导具体管理工作的各种工作细则/规章/操作规程安全工作规程用于生产/包装操作的作业指导书用于检验/测试的作业指导书及检验计划用于设备的操作/保养作业指导书用于指导具体管理工作的各种工作细则/规章作业指导书的种类用于指导具体管理工作的各种工作细则/规章/操作业指导书的种类服务业：用于具体服务过程的作业指导，包括服务规范、服务提供规范、服务检验规范等（如：清洁、绿化、客房服务、维修服务等）用于服务硬件的操作/保养作业指导（如：供电、供水、消防设备、维修设备、建筑物等）用于指导具体管理工作的各种细则/规章（如：仓库管理制度）作业指导书的种类服务业：作业指导书的内容1、标题作业指导书名称及编号相关部门、过程(视需要)相关操作及生产的名称2、批准、发行与更改记录制订/批准人版本/生效日期/更改记录受控标记作业指导书的内容1、标题作业指导书的内容3、具体操作操作、服务步骤或检测方法、项目、步骤使用工具、设备、防护用品及设定条件使用材料质量要求或控制标准注意事项及工作环境控制图示（必要时）参考资料（必要时）标准工时（必要时）作业指导书的内容3、具体操作作业指导书的编写步骤明确编写步骤和内容草拟文件审查审批发布作业指导书的编写步骤明确编写步骤和内容练习3熟悉一份作业指导书熟悉一份管理规定自己写一份作业指导书或管理规定练习3熟悉一份作业指导书记录的定制记录的定制体系整合项目中的记录组织级记录部门级记录项目级记录体系整合项目中的记录组织级记录记录的性质为已完成的活动或达到的结果提供客观证据的文件是体系文件中最基础的文件记录的制订填写和管理对体系的运行会产生重大影响具有可操作性、可追溯性、系统性记录的性质为已完成的活动或达到的结果提供客观证据的文件记录的作用为体系运行的有效性提供客观证据证明产品/流程/活动满足要求以便于对产品/流程/活动的追溯及控制便于对出现的问题采取纠正及预防措施记录的作用为体系运行的有效性提供客观证据记录的种类产品、项目、合同、服务、流程、活动形成的记录对流程、活动控制形成的记录符合性（产品/过程）验证活动中产生的记录目标、指标、方案完成情况的记录顾客对产品/服务质量的满意程度记录体系评审和改进记录趋势分析记录纠正措施记录供方的沟通记录、工作绩效记录及控制记录人员技能及培训状况记录记录的种类产品、项目、合同、服务、流程、活动形成的记录记录形成的形式记录的形式多种多样，可以是书面的，也可是贮存在任何媒体上（微缩胶卷、光盘、录音、录像、磁盘、电脑等）记录形成的形式记录的形式多种多样，可以是书面的，也可是贮存在记录的要求记录表格内容完整，反映需记录的重要项目（如时间、责任人、地点等），确保记录的有效性和可追溯性表格标准化，便于填制、统计分析及控制，符合管理要求准确性和真实性记录的要求记录表格内容完整，反映需记录的重要项目（如时间、责记录表格的制订步骤收集现使用表格根据标准及文件需求、修改、增加表格试用表格根据试用结果修改表格，确保填写方便、内容清楚表格正式印刷使用记录表格的制订步骤收集现使用表格练习4熟悉一份表格自己制作一份表格练习4熟悉一份表格ThankYou!ThankYou!演讲完毕，谢谢观看！演讲完毕，谢谢观看！IT管理体系文件编写培训IT管理体系文件编写培训目录管理体系介绍1体系文件与管理体系的关系2方针的编写4流程文件的编写5作业指导书的编写6记录表格7常见问题及对策8体系文件的结构和要求3目录管理体系介绍1体系文件与管理体系的关系2方针的编写4流程管理体系介绍管理体系介绍体系的定义Asystemisanassemblageorcombinationofelementsorpartsformingacomplexorunitarywhole,acoordinatedbodyofmethodsoracomplexschemeorplanofprocedure,suchassystemoforganizationandmanagementSystemEngineering&Analysis(ThirdEdition)体系的定义Asystemisanassemblage管理体系定义Amanagementsystemistheframeworkofprocessesandproceduresusedtoensurethatanorganizationcanfulfillalltasksrequiredtoachieveitsobjectives.Aframeworkisanassemblageofstructuralelementsormembersfittedtogethertoformastructure.管理体系定义Amanagementsystemist标准、模型与管理体系模型：Amodelisapattern,plan,representation,ordescriptiondesignedtoshowthestructureorworkingsofanobject,system,orconcept.Andalsoitisastudyofaminiatureoftheactual.标准：Astandardisanexactvalue,aphysicalentity,oranabstractconcept,establishedanddefinedbyauthority,custom,orcommonconsenttoserveasareference,model,orruleinmeasuringquantitiesorqualities,establishingpracticesorprocedures,orevaluatingresults.Afixedquantityorquality.--Wikipedia--<DictionaryofMilitaryandAssociatedTerms.>USDoD2005标准、模型与管理体系模型：Amodelisapatt管理体系框架0.过程改进1.差距评估参考模型COBITISO20000ISO27001业务目标管理现状过程改进理想状态方针政策策略流程定义指导文档执行记录文件体系4.参照2.差距3.分析5.改进6.达成业务要求管理体系改进框架管理体系目标5.指导PDCA0.裁剪人力资源文化意识资源分配组织架构组织环境信息技术管理体系框架0.过程改进1.差距评估参考模型业务管理现状过程流程流程：为了达成某一特定结果，所采取的一系列活动的连接。这些活动集合了所需的人员、设备、材料，应用特定的方法，以达成预期的结果。流程的特点可衡量的投入增加附加价值的活动可衡量的产出可重复的过程---《台湾中小企业之组织变革策略、组织结构特性、作业流程型态再造与变革绩效关系之研究》流程流程：---《台湾中小企业之组织变革策略、组织结构特性、过程改进

ProcessImprovement通过系统化的的方法提升流程的效能、效率、生产率以及可适应性，以更充分地利用资源使组织达成业务目标。过程改进通常使用如下几种方式达成：降低资源消耗降低错误达成或超出客户期望使流程更加稳定(降低流程的偏差)提升流程执行者的满意度---TotalQualityManagement(ThirdEdition)过程改进

ProcessImprovement通过系统化的流程再造

ProcessReengineering对流程进行根本性的再思考和彻底的再设计，从而使成本、质量、服务和速度等方面的绩效获得重大的改善。流程再造通常使用如下几种方式达成：识别关键流程，进行流程分析强有力的领导推动变革建立跨职能团队应用信息技术从零开始原则(基于期望的改进)---TotalQualityManagement(ThirdEdition)流程再造

ProcessReengineering对流程过程改进与管理体系应用体系化的方法进行过程改进过程改进需要耗费大量企业资源要获得预期的效益能够持续运行并且不断改进管理体系的特点管理目标与业务目标相结合建立过程改进所需的企业环境方针及政策组织结构，人力资源，质量文化具有评估过程改进有效性的机制有持续改进的要求过程改进与管理体系应用体系化的方法进行过程改进体系文件与管理体系的关系体系文件体系文件的作用建立正规管理体系及认证的需要，也是标准要求通过编制文件改进和完善管理体系明确工作规程,规范管理明确职责改善部门间沟通使管理过程严谨，减少出错机会控制关键质量等管理过程体现公司对质量/环境/职业健康安全的重视向外界证实公司具有提供合格产品或良好的环境/职业健康安全管理能力体系文件的作用建立正规管理体系及认证的需要，也是标准要求体系文件的结构和要求体系文件的结构和要求通常体系文件的结构通常的体系文件是规定管理活动的一整套系统文件,由四个层次构成:方针政策流程文件作业指导书管理规定记录表单描述管理体系的文件规定体系有关活动的方法和步骤规定进行具体工作的方法和技巧体系运行的证据，用来记录运行的情况及结果通常体系文件的结构通常的体系文件是规定管理活动的一整套系统文华胜天成《文件记录管理流程》

对体系文件框架的定义方针SOA体系PDCA流程流程规程、规范指导书、指南计划、检查单、模板流程控制与质量管理部编写管理者代表审核公司总经理批准流程经理或相关部门人员编写相关部门负责人审核管理者代表批准相关部门人员编写部门经理审核批准华胜天成《文件记录管理流程》

对体系文件框架的定义流程指导书我们项目中的体系文件结构公司组织级文件适用于公司各个部门的制度项目级文件贯穿于每个项目始终，每个项目从立项到结项需要依据的制度部门级文件各部门制定的管理制度，部门内人员需要遵守部门级文件组织级文件项目级文件注：相同颜色的模块内容代表同一级别文件，如右图示文件级别的定义是依据文档适用范围而定。公司策略（质量手册、SOA）部门规划部门制度（工作程序、操作指南等）部门记录项目管理流程各类项目的剪裁指南、具体规定等项目记录体系维护流程（PDCA）业务流程满足ISO9001要求信息安全和风险控制流程满足ISO27001要求IT服务管理流程满足ISO20000要求组织级整合流程组织级记录我们项目中的体系文件结构公司组织级文件项目级文件部门级文件部体系文件结构对应方针：公司策略（如质量手册、SOA）流程文件：体系维护流程组织级整合流程业务流程，以满足ISO9001信息安全和风险控制流程，以满足ISO27001IT服务管理流程，以满足ISO20000项目管理流程作业指导书：各类项目的剪裁指南、具体规定等部门制度（工作程序、操作指南等）记录：组织级记录部门级记录项目级记录体系文件结构对应方针：公司策略（如质量手册、SOA）华胜天成《文件记录管理流程》

对文件的管理要求文件编号命名规范定义：QMS-<文档类别>-<文件名缩写>文档类别文档类别代码文档类别文档类别代码方针POL策略/办法POLICY标准STDS指南GUID流程PROC检查单CHKL规程PRCD模板TEMP规范SPEC工作指导书INST范例：文件记录管理流程文件编号为QMS-PROC-DRM华胜天成《文件记录管理流程》

对文件的管理要求文件编号文档类华胜天成《文件记录管理流程》

对文件的管理要求文件版本版本号标识方法：V<x>.<y>。x为1-9，y为0-9。文件密级文件密级分为机密、内部公开、公开三个等级文件密级由文件发放的批准者决定。文件生命周期编制审核审批发放废除华胜天成《文件记录管理流程》

对文件的管理要求文件版本编制审体系文件的基本要求系统性全面反映相关方、管理层、标准对管理的要求各层次文件相互支持同一层次相互引用逻辑性各文件规定之间无矛盾按工作次序及流程编号适用性结合实际编制文件（针对实际过程、实际环境因素、职业健康安全风险等）文件简明、清晰保证实际可操作性，对不适用部分及时修改体系文件的基本要求系统性方针的编写方针的编写体系整合项目中的方针文件华胜天成质量及安全方针SOA……等体系整合项目中的方针文件华胜天成质量及安全方针方针政策的性质是阐述公司的有关管理体系方针并描述其管理体系的文件是体系文件中最高层次的文件（流程和作业指导书不能与之矛盾）是纲领性文件，规定管理的政策和原则——我们要做什么不具备可操作性方针政策的性质是阐述公司的有关管理体系方针并描述其管理体系的方针的作用通过编写方针对公司内与质量/重大环境因素/风险有关的活动进行全面策划及管理提交给认证机构的体系审核依据文件，证明体系符合选定的标准建立文件化的体系，贯彻公司的管理方针环境改变时，保证体系及其要求的连续性对外介绍体系改进的需要（基准及改进依据）方针的作用通过编写方针对公司内与质量/重大环境因素/风险有关方针的编写要求对公司所采用的体系标准（标准的所有适用条款进行规定，与体系有关的，标准中没有涉及的，也可加入手册或引用参考）对选定的标准中不适用的体系要求应作出说明要引用支持手册的流程至少包括方针（必要时）管理体系的组织机构及人员职责、权限和相互关系各条款的规定或说明手册的控制规定（必要时）方针的编写要求对公司所采用的体系标准（标准的所有适用条款进行方针编写步骤确定方针政策确定有关管理的组织机构及职责、权限（体系范围）收集整理与标准有关条款相对应的现行做法及有关部门记录资料、文件，并对现有文件分类依据标准的要求，确定要改进的地方确定编制方针的格式和结构形成方针草案讨论定稿方针编写步骤确定方针政策方针的内容封面手册目录修订页手册发放控制页(必要时）介绍组织及手册的前言方针和目标（必要时）职能对照表管理组织机构、职责和权限描述体系条款的描述和体系流程文件的引用手册使用指南（视需要）支持性资料附录（视需要）方针的内容封面方针封面公司名称和标志（如需要）方针标题及方针发行版号拟制/审核/批准签字生效日期受控文件编号受控文件标识受控号安全级别标识方针封面公司名称和标志（如需要）目录、修订页及发放控制页方针目录：列出方针各章节名称、章节号及页数修订页：用修订记录的形式说明方针中各章节的修订状态方针发放控制页：说明公司现行方针的发放分布目录、修订页及发放控制页方针目录：方针前言介绍本公司及方针的前言：本公司的名称、地址、通讯方法、业务情况、公司性质、历史和规模、质量管理的历史所采用的体系标准及范围方针的编制、审批、发放控制、修订方法方针前言介绍本公司及方针的前言：方针方针与组织宗旨相适应包括对持续改进的承诺遵守法规的承诺为目标制订提供框架描述此方针如何为所有员工熟悉和理解最高管理层(者)的批准签名持续适应性方面得到评审方针方针组织机构、职责和权限描述组织机构图职责、权限及相互关系的说明组织机构、职责和权限描述组织机构图体系条款的描述和体系流程文件的引用分章描述对所采用的体系标准每一条款的控制，对每一条款的控制应覆盖或超出标准要求合理的划分章节：按标准条款划分(较多采用)按实际业务过程划分各章节保持一致的格式,一般包括:目的（必要时）职责对本条款的控制规定支持文件(列出控制流程名称)体系条款的描述和体系流程文件的引用分章描述对所采用的体系标准方针使用指南(视需要)便于查阅方针方针的各章节编排方式及章节的简短摘要，说明方针的什么内容在方针的什么地方方针使用指南(视需要)便于查阅方针支持性资料附录（视需要）支持方针的有关部门资料如：生产工艺流程图/业务过程流程图职能对照表进一步细化的职责流程文件/作业指导书清单其它资料支持性资料附录（视需要）支持方针的有关部门资料如：练习1熟悉一份《ISMS方针》练习1熟悉一份《ISMS方针》流程文件的编写流程文件的编写体系整合项目中的流程文件体系维护流程组织级整合流程业务流程，以满足ISO9001信息安全和风险控制流程，以满足ISO27001IT服务管理流程，以满足ISO20000项目管理流程体系整合项目中的流程文件体系维护流程流程文件的性质流程文件是文件化的运作,是对完成或管理活动所规定的方法是体系文件中第二层次的文件,也是方针的基础及支持规定管理工作的流程:为什么做(why)、何时(when)、何地（where)、做什么(what)、由谁去做(who)、怎样去做(how)、作的记录是什么具有可操作性，且包含体系标准中适用的要素可能需要作业指导书的支持流程文件的性质流程文件是文件化的运作,是对完成或管理活动所规流程文件的作用明确控制活动有关部门人员的职责、权限、相互关系规定控制活动的依据及方式：控制要求和依据如何进行控制执行、验证和评审活动的依据:实际活动是否按规定流程进行执行流程是否留下证据/记录执行的效果是否达到流程文件的作用明确控制活动有关部门人员的职责、权限、相互关系流程文件的要求逻辑性(按管理活动的顺序)协调性:与方针无矛盾,相互支持流程文件之间无矛盾与其它管理规定无矛盾与实际运作结合,具有可操作性:责任明确步骤清晰语言准确、明了、措辞严谨、执行不易引起混淆规定相应记录，便于监督、检查要引用支持流程文件的作业指导书封面及正文部分构成流程文件的要求逻辑性(按管理活动的顺序)流程文件的要求封面包括:组织的标志、名称文件名称、编号文件版本/修改状态编制、批准人签名及生效日期修改记录受控标记及发行号流程文件的要求封面包括:流程文件的要求正文包括：目的适用范围职责程序相关文件及记录流程文件的要求正文包括：流程文件的基本内容目的:说明为什么开展该项活动(why)适用范围:该项控制涉及哪些部门或哪些活动职责:说明由哪个部门、哪个岗位的人员负责实施该项活动,实施人员的责任和权限(与下文的流程一致)流程文件的基本内容目的:说明为什么开展该项活动(why)流程文件的基本内容流程：按活动顺序列出开展活动的细节规定应做什么由谁执行何时做在何地做如何做此项活动使用的材料、设备、文件、防护用品等（必要时）此项活动如何进行、如何控制此项活动进行的记录例外特殊情况流程文件的基本内容流程：流程文件的基本内容相关文件及记录该文件中涉及的其它文件该文件中应进行的记录、表格流程文件的基本内容相关文件及记录流程文件编写步骤1、拟定流程文件清单:确定过程整理现有文件按标准要求列出需编写的程序2、确定文件编写格式,统一名称、术语、称呼、代号3、确定编写人员,制定编写计划流程文件编写步骤1、拟定流程文件清单:流程文件编写步骤4、编写人员收集现行有关部门资料及记录表格5、按标准要求提出修改现行做法的方案,组织讨论并确定新运作流程的控制方法6、确定资料文件编写形式:流程图式叙述式混合式7、形成流程文件草案8、讨论、修改草案9、审批流程文件编写步骤4、编写人员收集现行有关部门资料及记录表格练习2熟悉一份流程文件自己写一份简单的流程文件说明：请以做早饭为题材，根据我们提供的流程文件模板，写一份简单但完整的《早餐制作流程》练习2熟悉一份流程文件作业指导书及管理规定的编写作业指导书及体系整合项目中的作业指导书和管理规定各类项目的剪裁指南、具体规定等部门制度（工作程序、操作指南等）体系整合项目中的作业指导书和管理规定各类项目的剪裁指南、具体作业指导书性质为保证具体产品/具