如何有效地使用EMAIL

如何有效使用E-MAIL?公司规则篇Email也是双刃剑？目前E-MAIL已在公司普遍使用,成为信息公布、工作汇报、沟通及问题处理的工具,但同时我们也感到在使用中存在着一些问题导致沟通的不顺畅,影响了工作

目前公司内部邮件传递存在问题有的E-MAIL没有标题,让收信人摸不着头脑

目前公司内部邮件传递存在问题有的E-MAIL总喜欢发给与其不相干的人,白白浪费了公司的资源

目前公司内部邮件传递存在问题有的E-MAIL洋洋洒洒写了一堆,收信人看完了内容,却不知道发信人到底需要谁的帮助

目前公司内部邮件传递存在问题有的E-MAIL不管事无巨细,有无必要,总喜欢发给总经理,也不知道是希望总经理拿主意呢还是主持公道

？目前公司内部邮件传递存在问题明明当事人可以当面立刻说清楚的问题,往往你来我往发了很多E-MAIL,但问题仍得不到解决

E-MAIL用于沟通的原则

面对面直接沟通是首选;

电话沟通是次选;

发E-MAIL是前两项不能达成时的最后选择.

公司倡导及鼓励的是面对面直接沟通

E-MAIL的主要用于:

信息公布;简单的工作汇报、沟通及处理.

E-MAIL尤其不能解决:

对问题的争执对问题的全面了解及掌握;

E-MAIL的使用规范

1.

收信人是:A

必须了解该事情的人;B必须给予发信人答复的人;

E-MAIL的使用规范1.

抄送者是:只需知晓事项,无需回复写信人;

E-MAIL的使用规范1.

主题是:A

以简洁明了的文字阐述邮件内容;B必须填写,不得空白.

邮件内容:

称呼:(希望回信之人一定要点名列出)

邮件内容:

正文:简洁明了,建议以每行25-35个字为宜(即及时按回程键--ENTER)不超过10行;重点部分可用特殊字体、字形、及颜色表示以示区别.结论一定要写明希望达成的意向,如希望谁在什么时间给予答复.邮件内容:

a)

结尾:务必签署姓名;可以以格言等做个性化签名;

（签名的做法）E-MAIL的使用注意事项:

为有利于让直接领导了解自己的工作情况,有关工作的E-MAIL需抄送至直接领导;E-MAIL的使用注意事项:

发送E-MAIL时请注意相关信息的保密;

E-MAIL的使用注意事项:

1.

除特殊情况外(如公司领导、直接领导要求等),E-MAIL无需越级发至上级领导;E-MAIL的使用注意事项:如果双方对E-MAIL的内容有异议,请立刻停止继续以E-MAIL的方式进行沟通,使用直接沟通最有效;E-MAIL的使用注意事项:不建议使用易令人造成误会的个人签名;

E-MAIL的使用注意事项:不传发与工作无关的E-MAIL.

电子邮件大小不超过5MLESSTHAN5M！E-MAIL的使用注意事项:定时收取信件，及时回复信件，回复发件人收条。如何有效使用E-MAIL?安全篇申请外部邮箱的注意要点申请免费E-MAILR的命名需要有一定的技巧，免费邮箱因为申请的人多，往往是那些滥发垃圾邮件的追逐对象，有些干脆用组合排序搜索用户名的方式发邮件。如果您的用户名字母和数字混着来用，或者字母间加一个连接符，这种邮箱收到的垃圾相对少多了。邮件过滤对于那些经常不请自来的、或者您不愿收的邮件，您可以以设定过滤的办法，把他们直接送到垃圾箱里。OUTLOOK选[工具]-[邮件规则]-[邮件]Foxmail选[帐戶]-[过滤器]超大信件拒收处理“OutlookExpress”为例，打开“工具”→“邮件規則”，点击“新增”，在新邮件规则对话窗口中依据你的信箱容量（比如最大5M）在条件对话框中选择“大于”项，然后在数值栏中填写数值（比如5M）然后，在操作对话框中选择“从服务器上删除”选项，今后，只要你的邮件服务器收到体积超过5M的大邮件时，都会自动进行删除，从而保证了你的信箱安全。

防禦電子郵件病毒

电子邮件是传播病毒最常用的途径之一，很多著名的病毒都是通过电子邮件来传输的，如造成全球经济损失十几亿美元的爱虫ILOVEYOULITTER病毒。防卫病毒防卫电子邮件病毒与防卫木马一样，不要随便打开那些不明的可执行附件，即使是熟人寄来的，也要问清楚之后才打开，因为一些电子邮件病毒是自动伪装成您的朋友的电子邮件发送给您。另外及时注意电子邮件客户端程序的更新，由于OUTLOOK一直以来都是黑客们照顾的重点，并且OUTLOOK也经常出现较大的安全漏洞，我们建议不要使用OUTLOOK做为对外电子邮件客户端程序。邮件礼节电子邮件的格式应严格按照平信的格式，包含尊称、问候、祝福、日期。同时发给多人的邮件，一定要注意网上礼节，不能在邮件里出現其他人的邮件地址。这一点很多人不知道也不太在意，但这可是个最基本的常识，办法是在撰写邮件的时候点击〔抄送〕－把其他收件人名称和信箱放在暗送〔FOXMAIL]或密件发送〔OUTLOOK]栏里。求助遇到攻擊時向自己所在的ISP求援我們在向ISP求援時，最好不要發電子郵件。邮箱整理及时清理邮箱、垃圾箱附件保存办法附件大小检查办法如何有效使用E-MAIL?使用技巧篇OUTLOOK的多项功能演示邮件如何用foxmail进行设置

单击主菜单中的“帐户”，选择“属性”菜单项打开“帐户属性”对话框；单击右侧邮件服务器栏:

如果使用新浪免费邮件:

外发服务器为:

收件服务器为:然后输入你的邮件名字和密码

邮件如何用foxmail进行设置从左侧的下拉列表框中，选择"邮件服务器"，在窗口右侧勾选"SMTP服务器需要认证"复选框，此时右侧的"设置"按钮由禁止（灰色）变为可选（黑色），单击它打开"ESMTP服务器认证"窗口，选择"使用与POP3服务器相同的信息"，单击"确定"按钮关闭窗口。邮箱在outlook5.0,2000版本中的设置方法

1.首先，启动OutlookExpress；2.从菜单中选择"工具/帐号"菜单项，打开"Internet帐号"窗口；邮箱在outlook5.0,2000版本中的设置方法3.单击"邮件"标签（默认）；单击"添加"按钮，从弹出的菜单中选择"邮件"选项将弹出Internet连接向导；邮箱在outlook5.0,2000版本中的设置方法4.首先输入您的"显示姓名"，此姓名将出现在您所发送邮件的"寄件人"一栏；邮箱在outlook5.0,2000版本中的设置方法单击"下一步"按钮；6.在弹出的窗口中输入您的邮箱地址，

yourname@邮箱在outlook5.0,2000版本中的设置方法单击"下一步"按钮；7.在弹出的"电子邮件服务器名"窗口中，系统默认"我的接收邮件服务器"为"POP3"，不需要修改；填写在外发送邮件服务器框中，填写外发服务器名称为:

邮箱在outlook5.0,2000版本中的设置方法单击"下一步"按钮；8.在弹出的窗口中分别输入您的邮箱的帐号名和密码。

其中帐号名是您的邮箱地址，例如您的邮箱地址是yourname@，则帐号名是yourname@vip.sina