HY酒店业采购部工作程序

本文格式为Word版，下载可任意编辑——HY酒店业采购部工作程序HY酒店业购买部工作程序之相关制度和职责，购买部工作程序第一节:购买根本程序一、购买审批程序:流程表:使用部门经理——仓库主任——购买部经理——财务部本金主管——财务部经理——主管副总——总经理二、购买审批权限购买内容...

购买部工作程序第一节:购买根本程序一、购买审批程序:流程表:使用部门经理——仓库主任——购买部经理——财务部本金主管——财务部经理——主管副总——总经理二、购买审批权限购买内容限制金额批准人库存物品$元至$元$元至$元$元至$元生鲜、食品$元至$元$元至$元$元至$元家私$元至$元$元至$元文具$元至$元$元至$元$元至$元办公设备$元至$元$元至$元$元至$元日常修理配件$元至$元$元至$元$元至$元工程设备$元至$元$元至$元$元至$元三、根本程序:1、使用部门申购;2、报价;3、报批;4、订货入仓。四、购买货品分为:1、货仓存货补充:仓库管理人员要经常检查库存货品的存量的变化,货品库存量到达最低畛域时,填写“购买申请单”。库存最低线,也称购买线,是酒店为保证供给,裁减资金积压而确定的订货点的库存量,它主要根据各种货品的每日消耗数量保存期限,进货轻易易以及订货到进货入库时天数等因素确定。Z#2、部门新增物料:各部门固业务所需要设备或物料时,由各部门填写购买申请单,按购买审批程序获得批准后,由购买部组织实施。L1WvH3、部门更替旧有设备或物品:当酒店的经营活动至确定周期时,操作设备、器材、用具、低值易耗品等均要按实际使用处境更新、补充。(3)库存数量;(4)最近一次订货单价;(5)最近一次订货数量;(6)供给本次订货数量建议。送购买部经理初审,购买部经理应把仓库交来购买申请单上签字确认,并注明到货时间,退一份回仓库。购买部经理初审同意后,按仓库“购买申请单”内容要求,选定相应供给商,提出购买观法,标明本次申购单每种商品的价格,按购买审批程序报批,经总经理批准后,购买部立刻组织实施,一般物品要求之2天内完成。有特殊处境,要向主管领导汇报。2、部门新增物品购买程序;若部门欲增置新物料,部门经理或各餐厅总厨应查阅每年编制筹划,弄清筹划是否包括该工程等,如没有预算,应攒写有关报告,连同“购买申请单”一并送交购买部,购买部按酒店有关购买程序和审批程序举行办理,经总经理批准后,组织实施。3、部门更新替旧设备和物品购买程序:如部门欲替换旧有设备或物品,应先填写一份“固定资产、物品遗失或损坏报告”给主管副总及财务经理审批。经审批后,将一份遗失或损坏报告和购买申请单一并送交购买部,购买部按酒店购买程序和审批程序办理有关审批,经总经理批准后,组织购买。4、食品饮料,烟酒的购买程序酒店中的食品和饮料每天消耗量很大,其中有些食物可以存放较长时间,但有些食物存放却不能。例如:海鲜、冻品、三鸟、肉类和蔬菜等就不同,有些物料还有有效使用日期限制。所以购买部需要与各出品部、餐饮部,酒吧和本金会计有精细合作。作出适当的购买,就食物饮料而言。每天都有不同种类和数量的需求。各出品部的用料因营业处境变化较大,申请添置的手续也跟其他方法不尽一致。.(1)蔬菜、肉类、冻品、三鸟、海鲜,水果及各部门餐饮用料的购买申请,由各出品部、酒吧、各餐饮部门总厨或主管,根据当日经营处境,预料明天用量,填写每日市场购货表,购买部按每月两次定价的价格填上,经餐饮部门经理及质量本金监视审核后,便可以电话落单或直接到市场选购。(2)蔬菜、肉类、冻品、三鸟、海鲜、水果的供给商选定:以上货品添置可采用合约形式固定价格,并可确保货源,购买部、出品部、餐饮营业部和本金会计主任务必合作,举行价格及质量的对比,选定供给商。购买部要邀请供给商对酒店经常使用的餐饮用料供给七到十五日的报价,购买部组织市场调查,根椐市场调查的价格,与供给商确定固定的十五日供给价,在此确认期间内,供给商将按此固定价供给酒店所需的物料,这些报价和供给商的选定务必送交主管副总和总经理审核方为有效。(3)选择供给商,除考虑其价格是否合理外,亦需考虑到其供给才能和供货水平的稳定性,需要对下面几点举行对比:A、哪一家供给商的价格最低;B、哪一家的质量最高;C、哪一家具备供给一致水平酒店的供货阅历。D、哪一家供给商最忠诚。-5、燃料和C5购买程序购买部根据餐饮部营业处境与工程部、餐饮部编制每日C5燃油、石油气、柴油购买申购筹划,按购买审批程序办理审批。6、修理零配件各工程物料购买程序购买部根据工程部每月上报每月用量筹划,有筹划办理审批手续,并组织实施。7、部门急用和零星用品、办公用品的购买程序购买部按酒店购买工作程序和审批程序办理。六、审核购买申请单1全体的购买申请务必填写一式四联,购买申请单经部门经理核签后,整份共四联交给仓库,经仓库主任复核送购买部。2、购买申请单一共四联,在经审批批准后:第一联作仓库收货用。其次联购买部存档并组织购买。第三联财务部应付会计主任存档核实。第四联部门存档。3、审定购买申清单:当购买部收到购买申请单后、应作出以下复查以防错漏。(1)签置核对:检查购买申请单是否部门经理签置,核对其是否正确。(2)数量核对,复查存仓数量及每月消耗,抉择购买申请单上的数量是否正确。4、选定供给商。(1)联络供给商,可以利用电话。传真或其他通讯途径向供给商索要资料,报价及样品,供给商资料可从以下来源获得。A、营业代表的来访;B、供给商目次及邮寄小册子;C、刊物或电话黄页,报刊的广告;D、网上查询。(2)有关部门的介绍。选择供给商是一项为哪一项特别重要的环节,所以要考虑以下条件:A、稳固财政;最好选择有稳固财政才能的供给商,因这样对保持酒店货品的水准、数量及交货期有确定的保障;B、品质的统一,所选择的供给商务必能供给符合酒店要求的物品,令酒店保持一贯稳定水平;C、地区若品质或数量上可以采纳的话,最好选择本地的供给商,从而节省运什费,且联系便当,易于随时检查合同的执行处境;D、价格:如全体供给商供给货品、品质、数量及交货期都能符合酒店要求,选择供给商要选择价格最低的一个,若品质条件不同那么应与申购部门共同考虑,协商核定最符合酒店要求的供给商;E、维护保养:如所添置的物品是需要日后修理保养的,选择供给商便需要留神这一项,对设备等工程的添置,购买员要向工程部接洽有关自行维护的可能性及日后保养修理方法。同时,事先确定要向工程部了解所购物品能否与酒店的现有配套系统兼容,以免造成不能配套或无法安装的处境。I/BVB、客房部、康乐城物品:主管客房副总经理、客房部经理、消遣部经理、购买部经理、财务经理、财务本金;C、工程部、其他部门物品:主管工程副总经理、工程部经理、购买部经理、财务经理、财务本金。4、供给单位确定后,购买部门向供给商举行议价,由于酒店物品的价值和数量较大时,可以和供给商作议价,以进一步达成对酒店较为有利的协议。而且议价方式不仅可以在价钱方面洽谈,甚至物品的质量、交货期或一切细节都可以商磋。降低价格对酒店有直接的利益。在以下处境下,仪价是没有多大作用的,但尽力尝试。A、小数额的添置;B、唯一供给的来源;C、法律规定的价格;D、己定折扣之价目表;E、紧俏的市场商品。当一切步骤完成后,购买部便可将有关资料填写在购买申请单的适当栏目内,连同全体报价单和推举供给商的报价,交给主管副总和总经理批准。5、定购:购买申请单一经总经理审核批准后,交回购买部,购买部便安置分派购买申请单给有关的部门,而购买员应马上打定购买单给供给商,实时举行购买。购买单是酒店正式赋予供给商的授权文件,此份定单一式三份,而其中所列的供给商、货品内容质量、数量及价格务必与己批准之购买申请单一致。购买单一式三联:第一联供给商;其次联购买部;第三联财务应付帐款联。购买定单要注明资料:A、货品供给商的名称、地址及有关资料B、购买申请单的号码;C、订单日期;D、需求部门;品名、规格、型号、产地、数量、单价、包装要求、交货日期、运输方式及验收标准;F、总值;G、付款方法。6、合同:有关服务性质的需求,工程工程或高总值及数量大的物品的定购,购买部要以购买合同代替购买订单。购买合同是一份彼此协定的有效法律文件,一经签置,双便当需遵守合同上的细那么。(1)、合同的目的:A、买卖双方通过合同确认双方的责任,保障双方利益;B、合同经双方盖章及签置后,彼此各执一份以作为凭证,完善合同的效力;C、合同足以约束买卖双方的行为,裁减违约事情发生,保障合同的有效执行。(2)、工程合同细那么应细致列明A、工作范围——物料供给,安装家私设备;B、规格、质量标准及验收标准和方法;C、其他费用——杂项开支、超时、工人工资、保险费等的承受;D、完成工期和工程进度界定方法;E、延期完工的赔偿;F、保养期及修理事项的规定;G、工程进度款,保证金等的付款方法和规定。(3)物品或服务性购买合同细那么应列明:A、细致购买工程标明的:名称、产地、型号、规格、数量、价格、质量标准、包装的规定。B、交货期限,运输方法及交货地点;C、付款细那么和验收方法;D、修理保养手段及收费;E、保修的年限;F、采纳或拒绝货品程序和处理方法;G、什么情形下可取消合同;H、合法的权利及义务。八、其他;1、购买定单的跟催当定单发出后,购买部需要跟催整个过程直至收货入库。以下处境购买部需要跟催的:(1)物品未能依期交货;(2)交负数量或品质与订单有出入;(3)新定的供给商或变更供给商;(4)唯一来源但有问题的供给商;(5)供给商未能履行合同责任。2、购买定单取消(1)酒店取消定单:如因某种理由,酒店需要取消己发出之定单,供给商可能提出取消的赔偿,故购买部务必预先提出有可能的问题及可行解决方法,以便报总经理作出抉择。(2)供给商取消定单:如因某种理由,供给商取消了酒店已发出的订单,购买部务必能找到另一供给商并立刻通知需求部门。为保障酒店利益,供给商务必赔偿酒店人力、时间及其他经济损失。(3)违反合