档案管理工作的标准与流程XXXX档案管理业务培训

档案管理工作培训教程

档案管理工作的标准与流程档案管理工作的标准与流程一套标准

两个流程

三点要求

内容依据：

《企业档案工作规范》

《档案管理分项细则》

《关于加强档案管理工作的通知》

其他相关制度

档案管理工作的标准与流程一、档案管理工作的十项标准

1、档案管理工作的领导与团队配置标准部门档案管理员

集团：总裁办分管领导

总裁办

集团公司档案馆

企业档案管理机构

独立法人企业：办公室分管领导办公室档案科/室

档案管理员

档案管理人员配备：总部部门1-2名兼职档案员

企业1-2名专职档案员，须持证上岗

档案管理人员报备：档案员需报集团档案馆审核并备案

保持相对固定

更换档案员需事先征得集团档案馆同意，并在一周内向集团档案馆报备

档案管理工作的标准与流程一、档案管理工作的十项标准

1、档案管理工作的领导与团队配置标准

2、档案管理人员工作职责标准

▲制定制度计划▲集中统一保管▲及时整理归档

▲指导监督检查▲推进信息化管理

档案管理工作的标准与流程一、档案管理工作的十项标准

1、档案管理工作的领导与团队配置标准

2、档案管理人员工作职责标准3、归档资料文件分类标准

档案文件类目编目要求组卷时保持文件之间的有机联系和区分保管期限，

文书类档案、声像档案、实物档案按“件”管理；反映

产品、科研、基建、设备仪器、职工、会计、地质档案

按“卷”管理。

档案管理工作的标准与流程一、档案管理工作的十项标准

1、档案管理工作的领导与团队配置标准

2、档案管理人员工作职责标准

3、归档资料文件分类标准4、档案保管期限标准

永久保管档案：永久保留

定期保管档案：（1）10年（2）30年请参考：《企业档案工作规范》附录A：

《档案归档范围和分类编目方法》

档案管理工作的标准与流程一、档案管理工作的十项标准

1、档案管理工作的领导与团队配置标准

2、档案管理人员工作职责标准

3、归档资料文件分类标准

4、档案保管期限标准5、档号编号标准

十种档案的不同编号要求参考：《企业档案工作规范》附录A：

《档案归档范围和分类编目方法》

文书档案产品生产类档案

▲基本建设档案▲科学技术研究档案

▲设备仪器档案▲会计档案

▲职工档案▲地质档案

▲声像档案▲实物档案

档案管理工作的标准与流程一、档案管理工作的十项标准

6、归档时间标准根据文件材料形成特点确定归档时间，可分为以下两类：

不涉及费用报支的资料归档时间要求涉及费用报支的资料归档时间要求

档案管理工作的标准与流程一、档案管理工作的十项标准

6、归档时间标准根据文件材料形成特点确定归档时间，可分为以下两类：

不涉及费用报支的资料归档时间要求涉及费用报支的资料归档时间要求

定期归档档案每月或半年一次——党群工作、行

政管理工作、经营管理工作、生产技术

管理工作中形成的文件材料应在办理完

毕后由总收发员按部门归档立卷规范的

要求整理好归档材料，向所在单位档案

部门移交。

档案管理工作的标准与流程一、档案管理工作的十项标准

6、归档时间标准根据文件材料形成特点确定归档时间，可分为以下两类：

不涉及费用报支的资料归档时间要求涉及费用报支的资料归档时间要求

定期归档档案限期归档档案

三个月内归档——产品生产或业务开发、科研项目文件材料在其项目或成果鉴定后。

每年四月份之前归档——列入集团年度科技计划项目的全部档案，由技术部门负责，未结题或未能完整归档的项目要说明原因。

保管一年后归档——会计文件材料在会计年度终了后由会计部门整理并保管一年后向档案部门移交归档。

档案案管管理理工工作作的的标标准准与与流流程程一、、档案案管管理理工工作作的的十十项项标标准准6、、归档档时时间间标标准准根据据文文件件材材料料形形成成特特点点确确定定归归档档时时间间，，可可分分为为以以下下两两类类：：不涉涉及及费费用用报报支支的的资资料料归归档档时时间间要要求求涉涉及及费费用用报报支支的的资资料料归归档档时时间间要要求求定期期归归档档档档案案限期期归归档档档档案案及时时归归档档档档案案电子子文文件件照片片及及底底片片、、胶胶片片、、实实物物更新新、、补补充充/机构构变变动动和和职职工工留留在在部部门门或或个个人手手中中/企业业产产权权变变动动/临时时活活动动中中形形成成的的文文件件材料料档案案管管理理工工作作的的标标准准与与流流程程一、、档案案管管理理工工作作的的十十项项标标准准6、、归档档时时间间标标准准根据据文文件件材材料料形形成成特特点点确确定定归归档档时时间间，，可可分分为为以以下下两两类类：：不涉涉及及费费用用报报支支的的资资料料归归档档时时间间要要求求涉涉及及费费用用报报支支的的资资料料归归档档时时间间要要求求外出出项项目目考考察察、、培培训训、、参参加加会会议议（（包包括括尽职职调调查查等等））收收集集的的资资料料（（包包括括纸纸质质和和电子子文文件件））：：将收收集集资资料料由由经经办办人人或或部部门门档档案员员按按部部门门归归档档立立卷卷规规范范的的要要求求整整理理好好归归档档材材料，，向向所所在在单单位位档档案案部部门门移移交交，，经经部部门门档档案案员员及单单位位档档案案部部门门均均签签字字验验收收后后方方可可办办理理报报销销及及支付付相相关关款款项项。。待待项项目目闭闭合合后后，，由由部部门门档档案案员员收集集项项目目考考察察（（调调查查））报报告告一一并并归归档档。。档案案管管理理工工作作的的标标准准与与流流程程一、、档案案管管理理工工作作的的十十项项标标准准6、、归档档时时间间标标准准根据据文文件件材材料料形形成成特特点点确确定定归归档档时时间间，，可可分分为为以以下下两两类类：：不涉涉及及费费用用报报支支的的资资料料归归档档时时间间要要求求涉涉及及费费用用报报支支的的资资料料归归档档时时间间要要求求外出出项项目目考考察察、、培培训训、、参参加加会会议议（（包包括括尽职职调调查查等等））收收集集的的资资料料（（包包括括纸纸质质和和电子子文文件件））基建建项项目目文文件件材材料料：：竣工工验验收收后后三三个个月月内内归档档，，周周期期长长的的工工程程项项目目应应分分阶阶段段、、单单项项归档档。。由由基基建建部部门门档档案案员员按按部部门门归归档档立立卷卷规范范的的要要求求整整理理好好归归档档材材料料，，向向所所在在单单位位档案案部部门门移移交交，，经经部部门门档档案案员员及及单单位位档档案案部门门均均签签字字验验收收后后方方可可办办理理工工程程结结算算及及支支付相相关关款款项项。。档案案管管理理工工作作的的标标准准与与流流程程一、、档案案管管理理工工作作的的十十项项标标准准6、、归档档时时间间标标准准根据据文文件件材材料料形形成成特特点点确确定定归归档档时时间间，，可可分分为为以以下下两两类类：：不涉涉及及费费用用报报支支的的资资料料归归档档时时间间要要求求涉涉及及费费用用报报支支的的资资料料归归档档时时间间要要求求外出出项项目目考考察察、、培培训训、、参参加加会会议议（（包包括括尽职职调调查查等等））收收集集的的资资料料（（包包括括纸纸质质和和电子子文文件件））基建建项项目目文文件件材材料料外购购设设备备仪仪器器或或引引进进项项目目的的文文件件材材料料：：在开开箱箱验验收收或或接接收收后后即即时时登登记记归归档档，，由由设设备管管理理部部门门档档案案员员按按部部门门归归档档立立卷卷规规范范的的要求求整整理理好好归归档档材材料料，，向向所所在在单单位位档档案案部部门移移交交，，经经部部门门档档案案员员及及单单位位档档案案部部门门均均签字字验验收收后后才才能能办办理理相相关关结结算算及及支支付付相相关关款项项。。利利用用时时按按照照借借阅阅或或复复制制程程序序办办理理。。档案案管管理理工工作作的的标标准准与与流流程程一、、档案案管管理理工工作作的的十十项项标标准准6、、归档档时时间间标标准准根据据文文件件材材料料形形成成特特点点确确定定归归档档时时间间，，可可分分为为以以下下两两类类：：不涉涉及及费费用用报报支支的的资资料料归归档档时时间间要要求求涉涉及及费费用用报报支支的的资资料料归归档档时时间间要要求求外出出项项目目考考察察、、培培训训、、参参加加会会议议（（包包括括尽职职调调查查等等））收收集集的的资资料料（（包包括括纸纸质质和和电子子文文件件））基建建项项目目文文件件材材料料外购购设设备备仪仪器器或或引引进进项项目目的的文文件件材材料料物资资采采购购文文件件：合同同签签订订后15个工作作日日内由由经经办办人人将将该该采采购购过过程程的的全全套套文文件件进进行行整理理后后移移交交部部门门档档案案人人员员。。经经办办人人或或部部门门档案案人人员员按按部部门门归归档档立立卷卷规规范范的的要要求求整整理理好归归档档材材料料，，向向所所在在单单位位档档案案部部门门移移交交，，经部部门门档档案案员员及及单单位位档档案案部部门门均均签签字字验验收收后才才能能办办理理采采购购结结算算及及支支付付相相关关款款项项。。档案案管管理理工工作作的的标标准准与与流流程程一、、档案案管管理理工工作作的的十十项项标标准准6、归档时间间标准根据文件件材料形形成特点点确定归归档时间间，可分分为以下下两类：：不涉及费费用报支支的资料料归档时时间要求求涉涉及费用用报支的的资料归归档时间间要求外出项目目考察、、培训、、参加会会议（包包括尽职调查查等）收收集的资资料（包包括纸质质和电子文件件）基建项目目文件材材料外购设备备仪器或或引进项项目的文文件材料料物资采购购文件各部门经经办的合合同、协协议：终验付款款前由部门档案案员或合合同经办办人员收收集合同同约定的应交付付材料，，并按部部门归档档立卷规规范的要求整理理好归档档材料，，向所在在单位档档案部门移交，，经部门门档案员员及单位位档案部部门均签字验收收后才能能办理相相关结算算及支付付相关款项。档案管理理工作的的标准与与流程一、档案管理理工作的的十项标标准6、归档时间间标准7、归档档案案质量标标准●材料完整整●原件归档档●文字说明明●一式多份份●合作项目目●移交清单单●归档说明明档案管理理工作的的标准与与流程一、档案管理理工作的的十项标标准6、归档时间间标准7、归档档案案质量标标准8、信息化管管理标准准（1）应归档电电子文件件要求☆企业各信信息系统统生成的的文本、、图形、、图像电电子文件件归档范范围应参参照纸质质文件归归档范围确定；；音频、、视频、、多媒体体电子文文件及数数据、数数据库的的归档范范围可根根据需要要确定。。☆企业各信信息系统统所形成成的电子子文件的的元数据据、背景景信息，，以及生生成非通通用电子子文件格式的软软件等应应与电子子文件一一并归档档。☆归档的电电子文件件数据格格式应易易于识读读、迁移移，并按按要求使使用通用用电子文文件格式式。☆电子文件件归档采采用物理理归档和和逻辑归归档两种种方式。。☆电子文件件必须经经鉴定、、整理、、审核后后才可以以归档。。☆加密的电电子文件件归档时时应解密密，必须须加密归归档的电电子文件件应与其其解密软软件和说说明文件一并归归档。☆电子文件件的真实实性、完完整性、、安全性性和可识识别性，，归档前前由形成成部门负负责，归归档后由档案部部门负责责。档案管理理工作的的标准与与流程一、档案管理理工作的的十项标标准6、归档时间间标准7、归档档案案质量标标准8、信息化管管理标准准（1）应归档电电子文件件要求（2）非电子档档案的数数字化☆纸质档案案和照片片档案：：扫描分分辨率参参数大小小的选择择，以扫扫描后的的图像清清晰、完完整、不影响图图像的利利用效果果为准；；采用黑黑白二值值模式扫扫描的图图像文件件，一般般采用TIFF(G4)格式存储储；采用用灰度模模式和彩彩色模式式扫描的的文件，，一般采采用JPEG格式存储储；提供网络络查询的的扫描图图像，也也可存储储为PDF或CEB或其他格格式。☆扫描后的的图像文文件应与与纸质或或照片档档案档号号对应。。☆声像档案案：音频频档案数数字化形形成的电电子文件件格式应应为MP3或WAV，视频档档案数字字化形成的的电子文文件格式式应为MPEG或AVI。数字化化生成的的电子文文件应与与声像档档案档号对应。。档案管理理工作的的标准与与流程一、档案管理理工作的的十项标标准6、归档时间间标准7、归档档案案质量标标准8、信息化管理理标准（1）应归档电子子文件要求求（2）非电子档案案的数字化化（3）业务系统与与网络服务务☆“紫金矿业业数字档案案信息管理理系统”：：未来，将将有越来越越多的企业业使用近斯斯上线运行的新新系统，并并通过该系系统提供档档案信息网网上利用服服务。各企企业应建立立库（室）藏全全部档案的的案卷级目目录数据库库，逐步建建立文件级级目录数据据库，将数数字化后的非电电子档案和和各信息系系统中归档档的电子文文件根据利利用权限及及时有效地地提供利用。☆企业各业务务系统的开开发与实施施应有档案案部门的参参与。各业业务系统应应有生成电电子文件自动归归档功能的的模块或接接口。档案管理工工作的标准准与流程一、档案管理工工作的十项项标准6、归档时间标标准7、归档档案质质量标准8、信息化管理理标准（1）应归档电子子文件要求求（2）非电子档案案的数字化化（3）业务系统与与网络服务务（4）电子档案的的安全与保保存☆电子档案可可参照纸质质档案的分分类、整理理。☆电子档案应应存储到脱脱机载体上上，推荐采采用的载体体按优先顺顺序依次为为只读光盘盘、一次写光盘、、磁带、可可擦写光盘盘、硬磁盘盘、闪存等等。☆脱机存储电电子档案的的载体或装装具上应贴贴有注明载载体序号、、全宗号、、类别号、、密级、保管期限、、存入日期期等内容的的标签，电电子档案载载体应设置置成禁止写写操作的状状态。☆存储在脱机机载体上的的电子档案案应一式三三套，一套套封存保管管，一套异异地保管，，一套提供利用。。档案管理工工作的标准准与流程一、档案管理工工作的十项项标准6、归档时间标标准7、归档档案质质量标准8、信息化管理理标准（1）应归档电子子文件要求求（2）非电子档案案的数字化化（3）业务系统与与网络服务务（4）电子档案的的安全与保保存☆存储在脱机机载体上的的电子档案案保管除应应符合纸质质档案的要要求外，还还应符合下下列条件：归档载载体应作防防写处理，，避免擦、、划、触摸摸记录涂层层；单片载载体应装盒盒，竖立存放，且且避免挤压压；存放时时应远离强强磁场、强强热源，并并与有害气气体隔离；；环境温度选定范范围：17℃～20℃；相对湿湿度选定范范围：35％～45％。☆存储电子档档案的磁性性载体每满满2年、光盘每每满4年应进行一一次抽样机机读检验，，抽样率不低于10％，如发现现问题应及及时采取恢恢复措施；；对磁性载载体上的电电子档案，，应每4年转存一次次。原载体体同时保留留，时间不不少于4年；超过保保管期限的的电子档案案的鉴定和销毁毁，按照纸纸质档案的的有关规定定执行。对对确认销毁毁的电子档档案应有销销毁文件目录存档档。档案管理工工作的标准准与流程一、档案管理工工作的十项项标准6、归档时间标标准7、归档档案质质量标准8、信息化管理理标准9、设施设备及及安全标准准设施要求☆库房远离存存有易燃易易爆物品等等不安全场场所，禁止止设于地下下楼层或顶顶层。☆档案库房楼楼面应满足足档案及其其装具的承承重要求。。☆档案库房符符合防火、、防盗、防防高温、防防潮湿、防防光、防尘尘、防虫、、防有害气气体等有关要求求，库房照照明采用冷冷光源荧光光灯。☆档案库房面面积应满足足档案工作作发展的需需要,留有存储空空间，新建建档案库房房原则上应满足后20年档案的存存储需要。。☆档案馆建筑筑应符合JGJ25—2010《档案馆建筑筑设计规范范》等有关标准准要求。档案管理工工作的标准准与流程一、档案管理工工作的十项项标准6、归档时间标标准7、归档档案案质量标标准8、信息化管管理标准准9、设施设备备及安全全标准设备要求求☆档案装具具：档案柜架架采用密密集架；；磁性载载体档案案采用防防磁柜，，非纸质质载体档档案保存在专用用设备中中；卷盒盒、卷夹夹采用无无酸制品品，符合合国家相相关标准准。☆库房保护护设备：：灭火器材材、温湿湿度监控控仪、防防光窗帘帘、防盗盗门窗、、空调机机、除湿湿机、加湿湿器、自自动报警警、自动动灭火、、温湿度度自动调调控。☆日常管理理设备：：装订机、、打印机机、除尘尘器、消消毒柜、、除湿机机、加湿湿机、去去酸设备备、照相机、、摄像机机、复印印机、裱裱糊机、、计算机机、扫描描仪、光光盘刻录录机、CAD绘图仪、工程图纸纸复印机机、工程程图纸扫扫描仪。。档案管理理工作的的标准与与流程一、档案管理理工作的的十项标标准6、归档时间间标准7、归档档案案质量标标准8、信息化管管理标准准9、设施设备备及安全全标准10、纠错标准准（1）档案检查查监督☆集团公司司按评分分标准检检查档案案工作；；☆各权属企企业对所所属单位位开展档档案工作作检查；；☆发现问题题及时纠纠正；☆发现档案案违法案案件上报报集团公公司。档案管理理工作的的标准与与流程一、档案管理理工作的的十项标标准6、归档时间间标准7、归档档案案质量标标准8、信息化管管理标准准9、设施设备备及安全全标准10、纠错标准准（1）档案检查查监督（2）影响年度度绩效考考核的行行为☆不按规定定收集档档案的；；☆不按规定定归档或或不按规规定移交交档案的的；☆档案保管管条件恶恶劣，危危及档案案安全的的；☆不按规定定进行档档案登记记的；☆不按规定定提供利利用的；；☆其他违反反规定，，可能危危及档案案完整与与安全的的。档案管理理工作的的标准与与流程一、档案管理理工作的的十项标标准6、归档时间间标准7、归档档案案质量标标准8、信息化管管理标准准9、设施设备备及安全全标准10、纠错标准准（1）档案检查查监督（2）影响年度度绩效考考核的行行为（3）采取行政政处分的的行为☆损毁、丢丢失、隐隐匿属于于公司档档案的；；☆玩忽职守守，造成成档案损损失的；；☆损毁、丢丢失、隐隐匿属于于公司档档案且拒不改改正的；；☆擅自提供供、抄录录、公布布、泄密密、销毁毁属于公公司档案案的；☆涂改、伪伪造档案案的；☆擅自转让让档案或或将档案案擅自赠赠送给非非本单位位人员及及本单位无关人人员的；；倒卖档档案牟利利或将档档案擅自自出卖给给非本单位人员员的。档案管理理工作的的标准与与流程一、档案管理理工作的的十项标标准6、归档时间间标准7、归档档案案质量标标准8、信息化管管理标准准9、设施设备备及安全全标准10、纠错标准准（1）档案检查查监督（2）影响年度度绩效考考核的行行为（3）采取行政政处分的的行为（4）处以罚金金的行为为☆管理不到到位造成成应形成成档案资资料流失失☆档案资料料归档不不及时☆企业未配置专专用档案案库房☆各单位专专用档案案库房防防护措施施不符合合规范要求达3项以上；；造成档档案资料料霉变、、潮湿、虫蛀蛀☆调整档案案管理工工作分管管领导和和档案管管理人员未备案案档案管理理工作的的标准与与流程一、档案管理理工作的的十项标标准二、档案案管理工工作的两个流程程档案管理理员工作作流程其他人员员工作流流程档案管理理工作的的标准与与流程一、档案管理理工作的的十项标标准二、档案案管理工工作的两个流程程（一）档档案管理理员工作作流程1、行政管管理工作作（1）修订本单位位档案管理工工作制度（2）制定本单位位档案管理工工作计划（3）指导各部门门/机构档案工作作（4）监督检查考考核各部门/机构档案工作作2、档案整理工工作（1）编制归档文文件目录明确确归档时限（2）跟踪收集整整理相关资料料形成归档文文件A、分类B、组卷C、利用档案软软件进行录入入、上传D、编制档号E、编页号、盖盖归档章F、打印G、装订H、移交档案管理工作作的标准与流流程一、档案管理工作作的十项标准准二、档案管理理工作的两个流程（一）档案管管理员工作流流程1、行政管理工工作2、档案整理工工作3、档案保管工工作（1）档案入库前前应去污、消消毒、去酸；；（2）对一些不利利于档案保管管的纸制材料料和字迹，应应以复印或加膜等方式式保护。对一一些不利于档档案保护的包包装物应去除；（3）重要工程项项目档案前期期文件材料和和竣工图、科科研项目评审及专利材材料、地质勘勘察重要档案案、重要协议议合同以及其他重要要文书类档案案应考虑异地地备份保存。。移交一套至总部档档案馆保管，，如果档案资资料只有一套套的可以扫描异质备备份至上级主主管单位保管管。（4）底图应存放放在底图柜中中，不易折叠叠；（5）磁带、录音音带、录像带带等磁性材料料应存在防磁磁柜中；（6）光盘、缩微微胶片和底片片应存放于专专用的装具内内；（7）应及时补救救或修复受损损的档案。档案管理工作作的标准与流流程一、档案管理工作作的十项标准准二、档案管理理工作的两个流程（一）档案管管理员工作流流程1、行政管理工工作2、档案整理工工作3、档案保管工工作4、库房管理工工作（1）卫生清洁，，做好八防工工作；（2）根据各类载载体的保管要要求控制库房房温度和相对对湿度；（3）定期检查库库房设备运转转情况，及时时排查隐患；；（4）定期核对库库藏档案，发发生变化时应应记录说明。。5、档案鉴定工工作（1）文件材料价价值的鉴定（2）到期档案的的鉴定档案管理工作作的标准与流流程一、档案管理工作作的十项标准准二、档案管理理工作的两个流程（一）档案管管理员工作流流程1、行政管理