XX集团会议管理组织制度课件

会议的组织和管理主讲人：周玲秀2000年8月​会议的组织和管理主讲人：周玲秀​1

会议的组织和管理目录一、会前准备二、会务实施三、会后总结和决算四、中小型会议的会务管理目录​会议的组织和管理2

会议的组织和管理会前准备-目录会前准备策划案的内容Team小组

会场勘察

起草协议

会务分工制定会议费预算​会议的组织和管理3

会议的组织和管理会前准备-策划案的内容会务工作是围绕会议的内容、形式进行的目的、主题、时间、参会人员（类型、人数）、地点、会议日程、议程、人员分工、各项工作负责人、各项活动的推进时间等策划案的内容​会议的组织和管理4

会议的组织和管理会前准备-策划案的内容案例：《99年代理会及联欢会策划实施案》​会议的组织和管理5

会议的组织和管理会前准备-策划案的内容会务工作要保证策划案的顺利实现​会议的组织和管理6

会议的组织和管理会前准备-成立TEAM组组织落实，成立TEAM组​会议的组织和管理7

会议的组织和管理会前准备-会场勘察会场勘察会场院勘察俗称“踩点”是会前必须要做的基础性工作​会议的组织和管理8

会议的组织和管理会前准备-会场勘察原则勘察原则：会务工作为会议内容服务以策划案为依据，方便操作、节约资金，保证会议顺利进行​会议的组织和管理9

注意事项

会议的组织和管理会前准备-会场勘察

会场方面宾馆的软硬件​注意事项会议的组织和管理10

注意事项

会议的组织和管理会前准备-会场勘察

餐饮方面租车问题价格问题​注意事项会议的组织和管理11起草协议的内容和注意事项

会议的组织和管理会前准备-起草协议《协议》是会务组与宾馆合作的基础和标准，要细致、全面、对等、漏洞。​起草协议的内容和注意事项会议的组织和管理12

会议的组织和管理会前准备-起草协议1、

会议日期2、

住房标准及费用3、

场地安排及费用内容涉及​会议的组织和管理13

会议的组织和管理会前准备-起草协议4、

餐饮及费用5、

甲方对乙方的规定6、

乙方对甲方的规定7、

结算等内容涉及​会议的组织和管理14会前准备-起草协议

会议的组织和管理案例：2000与成都银河王朝酒店的协议​

15

会议的组织和管理会前准备-会务组的分工会务组的分工​会议的组织和管理16

会议的组织和管理会前准备-会务组的分工案例：99代理会人员分工职责​会议的组织和管理17

会议的组织和管理会前准备-会务组的分工案例：2000年代理会邀请信内容：1、前言2、会议日程3、注意事项4、入住宾馆地点及电话5、回执​会议的组织和管理18

会议的组织和管理会前准备-会务组的分工工作认真负责、细心、耐心

沟通协调能力强

任劳任怨能连续作战

服从分配协作意识好

原则性强

应变能力强对会务人员的要求​会议的组织和管理19

会议的组织和管理会前准备-制定会议预算会议费预算的制定必须注意的问题年初有预算；全面、精细、节约；距开会日期前两周，做出预算送审批；

​会议的组织和管理20

会议的组织和管理会前准备-制定会议预算会议费预算的制定必须注意的问题

距开会日期前一周，务必汇出所需款项；提前行文，写明规则。

​会议的组织和管理21

会议的组织和管理会前准备-制定会议预算案例：99年代理会预算表99年代理会费用申请文件​会议的组织和管理22

会议的组织和管理案例案例：西安活动费用使用审批、报销规定关于参加西安活动的人员通知​会议的组织和管理23

会议的组织和管理会务的实施会务的实施会务组：出发时间及工作内容

签到注意事项

会议期间的工作会议结束的工作​会议的组织和管理24

会议的组织和管理会务的实施-出发时间会务组的工作提前两天出发

熟悉环境检查工作

熟悉各自接口人

购物及准备工作

开预备会​会议的组织和管理25

注意事项

会议的组织和管理会务的实施-签到关键点：住房钥匙签到台住房分配其它​注意事项会议的组织和管理26

会议的组织和管理会务的实施-签到案例：签到程序界面演示​会议的组织和管理27

会议的组织和管理会务的实施-开会期间开会期间的工作

与餐厅的联系

与会场的联系

与服务台的联系

与客房部的联系

处理突发事件​会议的组织和管理28

会议的组织和管理会务的实施-会议结束会议结束的工作1退房；整理物品；结帐；回收问卷。​会议的组织和管理29

会议的组织和管理会务的实施-会议结束案例：意见反馈样式​会议的组织和管理30

会议的组织和管理会后总结和决算总结经验教训，表彰先进会后的总结和决算案例：汇款、99年总结、公务人员考核标准​会议的组织和管理31

会议的组织和管理会后总结和决算统计分析参会情况会后的总结和决算案例：2000年代理会分析​会议的组织和管理32

会议的组织和管理会后总结和决算会议费的报销、决算和分摊会后的总结和决算案例：99决算​会议的组织和管理33

会议的组织和管理中小型会议的会务实施中小型会议的会务实施会务工作程序会议准备检查表会议主持人自我检查表​会议的组织和管理34

会议的组织和管理其它其它《会务指南》《会场安排一览表》《各会场布置要求一览表》​会议的组织和管理35

会议的组织和管理谢谢大家谢谢大家​会议的组织和管理36每一次的加油，每一次的努力都是为了下一次更好的自己。12月-2212月-22Monday,December26,2022天生我材必有用，千金散尽还复来。13:29:3013:29:3013:2912/26/20221:29:30PM安全象只弓，不拉它就松，要想保安全，常把弓弦绷。12月-2213:29:3013:29Dec-2226-Dec-22得道多助失道寡助，掌控人心方位上。13:29:3013:29:3013:29Monday,December26,2022安全在于心细，事故出在麻痹。12月-2212月-2213:29:3013:29:30December26,2022加强自身建设，增强个人的休养。2022年12月26日1:29下午12月-2212月-22扩展市场，开发未来，实现现在。26十二月20221:29:30下午13:29:3012月-22做专业的企业，做专业的事情，让自己专业起来。十二月221:29下午12月-2213:29December26,2022时间是人类发展的空间。2022/12/2613:29:3013:29:3026December2022科学，你是国力的灵魂；同时又是社会发展的标志。1:29:30下午1:29下午13:29:3012月-22每天都是美好的一天，新的一天开启。12月-2212月-2213:2913:29:3013:29:30Dec-22人生不是自发的自我发展，而是一长串机缘。事件和决定，这些机缘、事件和决定在它们实现的当时是取决于我们的意志的。2022/12/2613:29:30Monday,December26,2022感情上的亲密，发展友谊；钱财上的亲密，破坏友谊。12月-222022/12/2613:29:3012月-22谢谢大家！每一次的加油，每一次的努力都是为了下一次更好的自己。12月-37会议的组织和管理主讲人：周玲秀2000年8月​会议的组织和管理主讲人：周玲秀​38

会议的组织和管理目录一、会前准备二、会务实施三、会后总结和决算四、中小型会议的会务管理目录​会议的组织和管理39

会议的组织和管理会前准备-目录会前准备策划案的内容Team小组

会场勘察

起草协议

会务分工制定会议费预算​会议的组织和管理40

会议的组织和管理会前准备-策划案的内容会务工作是围绕会议的内容、形式进行的目的、主题、时间、参会人员（类型、人数）、地点、会议日程、议程、人员分工、各项工作负责人、各项活动的推进时间等策划案的内容​会议的组织和管理41

会议的组织和管理会前准备-策划案的内容案例：《99年代理会及联欢会策划实施案》​会议的组织和管理42

会议的组织和管理会前准备-策划案的内容会务工作要保证策划案的顺利实现​会议的组织和管理43

会议的组织和管理会前准备-成立TEAM组组织落实，成立TEAM组​会议的组织和管理44

会议的组织和管理会前准备-会场勘察会场勘察会场院勘察俗称“踩点”是会前必须要做的基础性工作​会议的组织和管理45

会议的组织和管理会前准备-会场勘察原则勘察原则：会务工作为会议内容服务以策划案为依据，方便操作、节约资金，保证会议顺利进行​会议的组织和管理46

注意事项

会议的组织和管理会前准备-会场勘察

会场方面宾馆的软硬件​注意事项会议的组织和管理47

注意事项

会议的组织和管理会前准备-会场勘察

餐饮方面租车问题价格问题​注意事项会议的组织和管理48起草协议的内容和注意事项

会议的组织和管理会前准备-起草协议《协议》是会务组与宾馆合作的基础和标准，要细致、全面、对等、漏洞。​起草协议的内容和注意事项会议的组织和管理49

会议的组织和管理会前准备-起草协议1、

会议日期2、

住房标准及费用3、

场地安排及费用内容涉及​会议的组织和管理50

会议的组织和管理会前准备-起草协议4、

餐饮及费用5、

甲方对乙方的规定6、

乙方对甲方的规定7、

结算等内容涉及​会议的组织和管理51会前准备-起草协议

会议的组织和管理案例：2000与成都银河王朝酒店的协议​

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会议的组织和管理会前准备-会务组的分工会务组的分工​会议的组织和管理53

会议的组织和管理会前准备-会务组的分工案例：99代理会人员分工职责​会议的组织和管理54

会议的组织和管理会前准备-会务组的分工案例：2000年代理会邀请信内容：1、前言2、会议日程3、注意事项4、入住宾馆地点及电话5、回执​会议的组织和管理55

会议的组织和管理会前准备-会务组的分工工作认真负责、细心、耐心

沟通协调能力强

任劳任怨能连续作战

服从分配协作意识好

原则性强

应变能力强对会务人员的要求​会议的组织和管理56

会议的组织和管理会前准备-制定会议预算会议费预算的制定必须注意的问题年初有预算；全面、精细、节约；距开会日期前两周，做出预算送审批；

​会议的组织和管理57

会议的组织和管理会前准备-制定会议预算会议费预算的制定必须注意的问题

距开会日期前一周，务必汇出所需款项；提前行文，写明规则。

​会议的组织和管理58

会议的组织和管理会前准备-制定会议预算案例：99年代理会预算表99年代理会费用申请文件​会议的组织和管理59

会议的组织和管理案例案例：西安活动费用使用审批、报销规定关于参加西安活动的人员通知​会议的组织和管理60

会议的组织和管理会务的实施会务的实施会务组：出发时间及工作内容

签到注意事项

会议期间的工作会议结束的工作​会议的组织和管理61

会议的组织和管理会务的实施-出发时间会务组的工作提前两天出发

熟悉环境检查工作

熟悉各自接口人

购物及准备工作

开预备会​会议的组织和管理62

注意事项

会议的组织和管理会务的实施-签到关键点：住房钥匙签到台住房分配其它​注意事项会议的组织和管理63

会议的组织和管理会务的实施-签到案例：签到程序界面演示​会议的组织和管理64

会议的组织和管理会务的实施-开会期间开会期间的工作

与餐厅的联系

与会场的联系

与服务台的联系

与客房部的联系

处理突发事件​会议的组织和管理65

会议的组织和管理会务的实施-会议结束会议结束的工作1退房；整理物品；结帐；回收问卷。​会议的组织和管理66

会议的组织和管理会务的实施-会议结束案例：意见反馈样式​会议的组织和管理67

会议的组织和管理会后总结和决算总结经验教训，表彰先进会后的总结和决算案例：汇款、99年总结、公务人员考核标准​会议的组织和管理68

会议的组织和管理会后总结和决算统计分析参会情况会后的总结和决算案例：2000年代理会分析​会议的组织和管理69

会议的组织和管理会后总结和决算会议费的报销、决算和分摊会后的总结和决算案例：99决算​会议的组织和管理70

会议的组织和管理中小型会议的会务实施中小型会议的会务实施会务工作程序会议准备检查表会议主持人自我检查表​会议的组织和管理