酒店采购管理制度

酒店采购管理制度篇一酒店采购应控制成本、接受财务监督及其他部门的监督、稽查，全面负责酒店的采购工作。第一条采购工作基本要求1、所有采购项目均需酒店总经理签批授权、财务部批准同意。2、所有采购物品均需比较至少三家的价格和品质，月结类物品每月每一类至少有三家供货商提供报价单。3、采购人员须对自己采购物品的价格、品质负责。4、采购人员须每月通过电话、传真、外出调查、接待厂商等方式获取酒店使用的各类物品主要品种的价格信息并整理成价格信息库，以书面形式汇报给酒店财务部及公司。5、所有供应商名片、报价单、合同等资料及样品采购部须登记归档并妥善保管，有人员变动时须全部列入移交。6、采购时间要求：一般物品采购时间为3-5天，急用物品第二天必须采购回来，印刷品、客房一次性用品、布草等使用部门须提前一个月下单采购。7、采购部禁止采购任何未下申购单的物品，否则财务部将不予以报销。8、禁止使用部门自行采购物品或私自与供应商洽谈采购事宜。9、采购部负责跟进各协作厂商的货款及时签批支付事宜，对到期的应付帐款，酒店应及时支付，以建立酒店良好形象，维护酒店财务信誉，同时也为日后的采购工作提供便利。第二条采购岗位职责1、了解各部门物品需求及各类物品市场的供应情况，掌握财务部对各种物品的采购成本及采购资金的控制要求，熟悉了解各种物品的采购计划。降低物资食品采购成本，为酒店提供价格合理质量好的各类物资及食品。2、了解部门和仓库各类物品的消耗情况和库存物资动态，会同有关部门根据实际经营情况，合理、科学地根据采购计划，对各种物品进行价格调查。3、搜集市场上各类物质的价格信息，作好资料的存档工作;积极配合搞好物资食品保管工作，做好物资平衡工作，及时处理呆滞物资，加速物资周转。4、 大宗用品或长期需用的物资，根据核准的计划可向有关的工厂、酒店、商店签订长期的供货协议，以保证物品的质量、数量、规格、品种和供货要求。5、 主动协调与酒店内其他各部门的关系，经常倾听使用部门对物资采购工作的意见，及进改进采购工作。6、 协助客房仓库作好物质的验收工作，对质量不合格和价格不符的产品给予退换货工作。对食品原料进库前，要严格验收，注意食品的生产期，不进保质期已过一半的食品，确保食品原料的新鲜度。7、 与有关供应商作好积极的沟通，保持良好的合作关系。8、 严格执行酒店财务制度，遵纪守法，不索贿、不受贿，在平等互利在原则下开展作业。第三条临时物品采购工作程序1、 临时物品的米购申请：临时米购物品必须是在营业部门运行过程中的某些突发需求（包括客人的某些需求和酒店本身产生的突发需求，例：工程维修配件等）部门申请人详细填写申购单，注明所需采购物品的名称、规格、数量等2、 临时物品的采购审批部门负责人签字审核，检查所需采购物品的名称、数量、规格等必要时进行删减和增补，并注明急需采购的原因。3、 临时物品的采购实施：采购员根据部门所下的申购单直接采购，部门急用的物品采购必须当天完成;采购员将部门所采购物品购回后，需将申购单交给相关部门补签手续。2、临时物品的采购验证：采购购回物品后，仓库及部门负责人验货给予优先及时验收，验收合格入库后交与申请部门领用。第四条采购物资验货流程1、 无论是供应商或是采购购回的物品必须先验收再入库，由库房根据申购单验收货物，不允许直接将货物交与使用部门。2、 对于不符合采购申购单的货物，库❷咳嗽庇腥h苁眨丁I袒虿晒喝嗽卑炖砣肟庋槭帐中螅止苡肟獾彳13.肟獾夕突月徊晒涸被蚬丁i贪炖斫崴闶中❷3、 仓管在验货过程中对项目质量、规格等难以确认的情况下应主动请使用部门一起验收。4、在验收过程中，仓管或使用部门有权对不符合要求的物品提出退货要求，经确认实属不符的由采购人员或供应商办理退货手续，5、购买、收货和使用三个环节上的相关人员要相互监督、相互合作、共同做好工作，对于有争议的问题应各自向上级报告协调解决。酒店采购管理制度篇二为使酒店的采购工作走上制度化、规范化,合理控制成本,加强内部工作协调和提高工作效率,特制定本采购管理制度:一、采购管理部门酒店设立专职采购部,隶属酒店财务部管理,接受财务总监、成本控制、集团稽查部及其它部门的监督,全面负责酒店的采购工作.二、采购部工作基本要求所有采购项目均需董事会签批授权及酒店财务部批准同意所有采购物品均需比较至少三家的价格和品质,月结类物品每月每一类至少有三家供货商提供报价单所有采购物品的品质须保持一惯稳定采购部工作人员须对自己采购物品的价格和品质负责采购部须每半个月一次通过电话、传真、外出调查、接待厂商等方式获取酒店使用的各类物品主要品种的价格信息并整理成价格信息库,以书面形式汇报给酒店财务部及董事会所有供应商名片、报价单、合同等资料及样品采购部须登记归档并妥善保管,有人员变动时须全部列入移交.上述资料及采购人员自购物品价格信息采购部每天须录入至采购部价格信息库.采购时间要求:一般物品采购时间为3天;急用物品当天必须采购回来;印刷品、客房一次性用品、布草等使用部门须提前一个月下单采购采购部禁止采购任何未下申购单的物品,否则财务部将不予以报销禁止使用部门自行采购物品或私自与供应商洽谈采购事宜采购部负责跟进各协作厂商的货款及时签批支付事宜.对到期的应付帐款,酒店应及时支付,以建立酒店良好形象,维护酒店财务信誉,同时也为日后的采购工作提供便利.三、采购审批程序申购单审批程序:使用部门经理（仓库主管）资产会计复查董事同意采购部询价财务总监稽查部行政办董事会申购单返回采购部单位价值1000元以下或批量价值在20XX元以下的由采购部现金自购的物品,采购部须事先货比三家,并在申购单上注明询价结果和选定的供应商,经董事会最后批准后方可采购.酒店财务部和集团稽查部将对价格及品质进行不定期抽查.单位价值1000元以上或批量价值在20XX元以上的物品采购审批程序：采购部寻找至少三家厂商比较价格品质评定小组确定供货商采购部与供货商共同草拟合同或采购协议财务审批行政办审批董事会审批盖章或签字执行合同或协议（评定小组由采购部、使用部门、财务部、主管副总、集团稽查组成）赊购（月结）物品采购审批程序蔬菜、肉类、冻品、三鸟、海鲜，水果由各厨主厨直接下单至采购部叫货.其它物品按上述第1、2、3款程序执行.各月结供应商选定办法：采购部每月每类物品均应邀请至少三家供应商报价,采购部、使用部门、主管副总、财务部和集团稽查部组成供货商评定小组,通力合作，进行价格及质量的比较和讨论，选定供应商。采购部及上述相关部门可分头或联合组织市场调查，根椐市场调查的价格，与供应商确定固定的一个月的供应价，在此确认期间内，供应商将按此固定价格提供酒店所需的物料.四、采购监督采购成本的控制由财务部、采购部、使用部门及集团稽查部共同完成,平时各部门应及时到市场上了解价格行情,以促进酒店采购成本的控制与监督.五、供应商管理财务部应定期(每月或每季度)牵头,组织财务部、采购部、使用部门及集团稽查部对供应商进行评估(酒店每类物品须有至少三家供货商),淘汰部分不合格供货商.2•选用供应商角度采用1+2+N原则，所谓1+2+N是指一类商品一个主供应商、2个辅助供应商、N个考察供应商。这类商品只有一个主要供应商，大约70%的物资从他手中购买。2个辅助供应商提供大约20%的物资，一旦主供应商出现问题能有其他供应商立即顶替。数量不限的考察供应商既是辅助供应商的后备力量，也使酒店在采购极其特殊物资时无购买死角。采购部要做好同供货商的联系和接待等工作，维护酒店形象.酒店采购管理制度篇三1、 制定采购计划由酒店各部门根据每年物资的消耗率、损耗率和对第二年的预测，在每年年底编制采购计划和预算报财务部审核;计划外采购或临时增加的项目，并制定计划或报告财务部审核;采购计划一式四份，自存一份，其它三份交财务部。2、 审批采购计划:财务部将各部门的采购计划和报告汇总，并进行审核;财务部根据酒店本年的营业实绩、物资的消耗和损耗率、第二年的营业指标及营业预测做采购物资的预算;将汇总的采购计划和预算报总经理审批;经批准的采购计划交财务总监监督实施，对计划外未经批准的采购要求，财务部有权拒绝付款。3、 物资采购:采购员根据核准的采购计划，按照物品的名称、规格、型号、数量、单位适时进行采购，以保证及时供应。大宗用品或长期需用的物资，根据核准的计划可向有关的工厂、酒店、商店签订长期的供货协议，以保证物品的质量、数量、规格、品种和供货要求。餐饮部用的食品、餐料、油味料、酒、饮品等等，由行政总厨、大厨或宴会部下单采购部，采购人员要按计划或下单进行采购，以保证供应。计划外和临时少量急需品，经总经理或总经理授权有关部门经理批准后可进行采购，以保证需用。4、物资验收入库:无论是直拨还是入库的采购物资都必须经仓管员验收;仓管员验收是根据订货的样板，按质按量对发票验收。验收完后要在发票上签名或发给验收单，然后需直拨的按手续直拨，需入库的按规定入库。5、报销及付款付款:采购员采购的大宗物资的付款要经财务总监审核，经确认批准后方可付款;支票结帐一般由出纳根据采购员提供的准确数字或单据填制支票，若由采购员领空白支票与对方结帐，金额必须限制在一定的范围内;按酒店财务制度，付款30元以上者要使用支票或委托银行付款结款，30元以下者可支付现款。超过30元要求付现金者，必须经财务部经理或财务总监审查批准后方可付款，但现金必须在一定的范围内。报销:采购员报销必须凭验收员签字的发票连同验收单，经出纳审核是否经批准或在计划预算内，核准后方可给予报销。采购员若向个体户购买商品，可通过税务部门开票，因急需而卖方又无发票者，应由卖方写出售货证明并签名盖章，有采购员两人以上的证明，及验收员的验收证明，经部门经理或财务总监批准后方可给予报销。采购部业务操作制度1、按使用部门的要求和采购申请表，多方询价、选择，填写价格、质量及供方的调查表;2、向主管呈报调查表，汇报询价情况，经审核后确定最佳采购方案;3、在主管的安排下，按采购部主任确定的采购方案着手采购;4、按酒店及本部门制定的工作程序，完成现货采购和期货采购;5、货物验收时出现的各种问题，应即时查清原因，并向主管汇报;6、货物验收后，将货物送仓库验收、入库，办理相关的入库手续。7、将到货的品种、数量和付款情况报告给有关部门，同时附上采购申请单或经销合同;8、将货物采购申请单、发票、入库单或采购合同一并交财务部校对审核，并办理报销或结算手续。仓库管理制度1、仓库的分类：酒店的仓库总的来说有：餐饮部的鲜货仓、干货仓、蔬菜仓、肉食仓、冰果仓、烟酒、饮品仓，商场部的百货仓、工艺品仓、烟酒仓、食品仓、山货仓，动力部的油库、石油气库，建筑，装修材料仓，管家部的清洁剂、液、粉、洁具仓，绿化部的花盆、花泥、种子、肥料、杀虫药剂仓，机械、汽车零配仓，陶瓷小货仓，家具设备仓等等。2、物品验收：仓管员对采购员购回的物品无论多少、大小等都要进行验收，并做到：发票与实物的名称、规格、型号、数量等不相符时不验收;发票上的数量与实物数量不相符，但名称、规格、型号相符可按实际验收;对购进的食品原材料、油味料不鲜不收，味道不正不收。对购进品已损坏的不验收。验收后，要根据发票上列明的物品名称、规格、型号、单价、单位、数量和金额填写验收单，一式四份，其中一份自存，一份留仓库记账，一份交采购员报销，一份交材料会计。3、入库存放：验收后的物资，除直拨的外，一律要进仓保管;进仓的物品一律按固定的位置堆放;堆放要有条理、注意整齐美观，不能挤压的物品要平放在层架上。凡库存物品，要逐项建立登记卡片，物品进仓时在卡片上按数加上，发出时按数减出，结出余数;卡片固定在物品正前方。4、保管与抽查：(1)对库存物品要勤于检查，防虫蛀、鼠咬，防霉烂变质，将物资的损耗率降到最低限度。(2)抽查：仓管员要经常对所管物资进行抽查，检查实物与卡片或记账是否相符，若不相符要及时查对;材料会计或有关管理人员也要经常对仓库物资进行抽查，检查是否账卡相符、账物相符、账账相符。5、领发物资领用物品计划或报告：凡领用物品，根据规定须提前做计划，报库存部门准备；仓管员将报来的计划按每天发货的顺序编排好，做好目录，准备好物品，以便取货人领取;发货与领货各部门各单位的领货一般要求专人负责；领料员要填好领料单(含日期、名称、规格、型号、数量、单价、用途等)并签名，仓管员凭单发货；领料单一式三份，领料单位自留一份，单位负责人凭单验收;仓管员一份，凭单入账；材料会计一份，凭单记明细账；发货时仓管员要注意物品先进的先发、后进的后发。货物计价：①货物一般按进价发出，若同一种商品有不同的进价，一般按平均价发出。②需调出酒店以外的单位的物资，一般按原进价或平均价加手续费和管理费调出。6、盘点：仓库物资要求每月月中小盘点，月底大盘点，半年和年终彻底盘点;将盘结果列明细表报财务部审核;盘点期间停止发货。7、记账：设立账簿和登记账，账簿要整齐、全面、一目了然;账簿要分类设置，物资要分品种、型号、规格等设立账户;记账时要先审核发票和验收单，无误后再入账，发现有差错时及时解决，在未弄清和更正前不得入账;审核验收单、领料单要手续完善后才能入账，否则要退回仓管员补齐手续后才能入账;发出的物资用加权平均法计价，月终出现的发货计价差额分品种列表一式三份，记账员、部门、财务部各一份;直拨物资的收发，同其他入库物资一样入账;调出本酒店的物资所用的管理费、手续费，不得用来冲减材料成本，应由财务部冲减费用;进口物资要按发票的数量、金额、税金、检疫费等如实折为单价人民币入账，发出时按加权平均法计价;对于发票、税单、检疫费等尚未到的进口物资，于月底估价发放，待发票、税单、检疫费等收到、冲减估价后，再按实入账，并调整暂估价，报财务部材料会计调整三级账;月底按时将材料会计报表连同验收单、领料单等报送财务部材料会计;与仓管员校对实物账，每月与财务部材料会计对账，保证账物相符、账账相符。8、建立档案制度：（1）仓库档案应有验收单、领料单和实物账簿;（2）材料会计的档案有验收单、领料单、材料明细账和材料会计报表。酒店采购管理制度篇四第一条：为加强酒店采购管理、节约采购成本、满足经营需求、同时提高资金使用效益，现结合酒店实际情况，特制定采购制度。第二条：采购方式及供货商的确定（一） 采购方式的确定对于日常经营中使用量较大、消耗较快、周转较频繁的物品（如厨房原材料、客房客用品、工程维修材料、办公用品等），可选择与本地供货商签定固定送货合同，由供应商定期送货。对于单项采购金额较大或需要定制的货物，由采购人员初选供货商，经使用部门、财务部、总经理比选后，签定临时采购合同方式进行采购。对于本地市场没有或外地市场更价廉物美的货物,可根据实际情况到外地进行采购或由外地商家发货等方式进行采购。对于使用量较小、金额较小、频率较低，不容易集中等零星货物由采购人员直接进行采购。（二） 供货商的确定原则在采购方面，选择供应商是一项十分重要的环节，故我们选择供应商时要考虑以下条件：稳固财政：最好选择有稳固财政能力的供应商，因这样对保持酒店品水准，数量及交货期有一定的保障。品质的统一：所选择的供应商必须符合酒店要求的物品，令酒店保持一贯稳定水准，地区：若品质或数量可以接受的话，最好选择本地的供应商，从而节省运输等其它费用，且联系方便，易于随时检查合同的执行情况，价格：如所有供应商之货品，品质，数量都能符合酒店要求，选择供应商便选择价格最低的一家，若品质条件不同则应与需货部门共同考虑，协商核定最符合酒店要求的供应商，维修保养：如所购买之货品是需要日后有维修保养的，选择供应商便需要注意这一项，因好的维修服务能间接影响货品的性能和成本，采购人员应向工程部门咨询有关的自行维修的可能性及日后的保养维修方法，属于机电，器材等项目的购买，事先一定要向工程部门了解所购买物品能可否与酒店的现有配套系统兼容，以免造成不能配套或无法安装的情况。初选供货商：由采购人员进行市场考察，选出3家以上有代表性的供货商，进行综合考察，在考察中要重点了解供货商的实力、专业化程度、货物来源、价格、质量及其目前的供货状况。试用供货商：对于同类商品确定2家同时供货，重点从商品质量、价格、后续服务等方面来进行比较试用。确定供货商：在试用两个月的基础上，由总经理、使用部门负责人、财务部经理、采购人员组成审查小组，以民主表决的方式集中投票表决来确定正式供货商。签定供货合同：确定正式供货商后，由总经理与供货商签定供货合同，合同的期限原则上一年一签。供货商的更换与续用：在合作的过程中，如发现供货商有不履行合同的行为，由审查小组集中讨论对供应商进行处罚或更换供应商。合同到期时,由审查小组集中对供应商进行评估,对评估为不合格的供应商按程序进行更换。更换与续用供应商由审查小组集体决定，除此之外，任何部门、任何人员不得擅自更换供应商。新增供应商必须按上述程序先进行试用再签定供货合同。第三条市场调查原则（一）厨房蔬菜、水果、鲜货、干杂调料、粮油、海鲜冻品等市场调查调查人员组成：市场调查由采购人员负责牵头，成本控制人员、厨师长等共同参与市场调查。调查时间、地点的选择：市场调查每月三次，原则上每旬逢“4”进行调查，特殊情况报总经理同意后，可适当调整调查时间。调查地点以市内各综合市场早市开市期间为调查区间。确定被调查商品的品种：根据实际情况，市场调查必须将使用量较大、价格变动较频繁的品种纳入调查范围内。市场调查前，由采购人员与厨师长共同确定需调查商品的品种。调查的方法和程序：调查时要坚持集中调查的原则，采用看、闻、摸等手段，详细了解被调查商品的品种、产地、规格、生产日期、保质期等信息。在询价后要进行讨价还价，不得只记录卖方一口价，必要时可进行采样。单项商品的调查不应低于三家，以便对价格信息进行对比。除市场调查外，报刊、杂志、电视、网站等所刊出商品价格信息以及本地酒店业同行同期执行价也是价格调查的手段和依据。（二）酒水饮料、客房客用品、工程维修材料、办公用品等市场调查调查人员组成：市场调查由采购人员负责牵头，组织成本控制人员、使用部门人员进行实地调查。调查时间、地点的选择：市场调查每季一次，原则上安排在每季度第二个月中旬组织。如因市场价格变化或供应商申请调价时，采购人员应及时安排进行市场调查。调查地点根据商品情况选择在市内或外地各专业市场进行。确定被调查商品的品种：根据实际情况，市场调查必须将使用较频繁、耗用量较大、价格变动较频繁的品种纳入调查范围内。市场调查前，由采购人员与使用部门共同确定需调查商品的品种。调查的方法和程序。调查组应坚持集中调查的原则，调查时要详细了解商品的产地、规格、品种、生产日期、保质期等。在询价后要进行讨价还价，不能只记录卖方一口价。单项商品的调查不应低于三家，以便对价格信息进行对比。除市场调查外，当地的报刊、杂志、电视、网站等所刊出的价格，酒店同行同期执行价也是调查的手段和依据。第四条采购的定价原则(一)厨房蔬菜、水果、鲜货、干杂调料、粮油、海鲜冻品等定价原则蔬菜、水果、鲜货、干杂调料、粮油、海鲜冻品等价格管理原则：坚持公平、公正、实事求是的原则，综合考虑供应商的送货成本、资金利息和税金等因素，对于供货价格实行最高限价制，根据不同的货品，其最高限价范围如下：(1)干杂调料、粮油等执行价格不得高于市场价格的3%。(2)鲜货、冻品等执行价格不得高于市场价格的2%。蔬菜、水果价格在1.00元/斤以下的，其执行价格不得高于市场价格的3%;价格在1.00-2.00元/斤的，其执行定价不得高于市场价格的2%;2.00元/斤以上的，其执行价不得高于市场价格的1%。春节、国庆等节假日期间以及灾害性天气持续时间较长的月份，由于供货价格波动太大，其定价原则可适当放宽。(二)酒水饮料、客房客用品、工程维修材料、办公用品等定价原则定价程序：每次市场调查后，采购人员组织参与市场调查的人员根据市场调查的结果，制定酒水饮料、客房客用品、工程维修材料、办公用品等酒店常用物品的指导价。该指导价经相关部门负责人、财务部、总经理签字确认后以书面形式通知财务部备案。价格管理原则：坚持公平、公正、实事求是的原则，指导价每季度制定一次，因市场原因中途需调价，必须按上述规定组织相关人员专项进行调查。指导价是酒水饮料、客房客用品、工程维修材料、办公用品等商品的最高限价制，实际采购价格不得高于指导价。第五条：采购程序(一)厨房蔬菜、水果、鲜货、干杂调料、粮油、海鲜冻品等原材料采购程序厨房原料采购，每日由厨师长填写申购单，注明需要送货的品种及数量，由采购部通知供应商直接送达厨房。厨房必须根据根据客房上客量情况，结合实际库存情况，合理填写送货品种和数量，避免二次补货。确需二次补货时，厨房必须先通知采购人员，由采购人员通知供应商进行二次补货。所送货物到货时，厨房必须通知库房人员和采购部共同进行验收，未通知库房验收的，财务部不予认可。（二）酒水饮料、客房客用品、工程维修材料、办公用品等库房常备物资采购程序1.库管员应随时检查库房常备物资存货情况，当存货降到最低存货量时，库管员应及时填写物品申购清单，按程序报采购部、总经理审批后，由采购员通知供应商送货或直接由采购员购进。常备物资中“印刷品”等需要提供样品的，样品由领用（使用）部门负责提供，样品必须由领用（使用）部门负责人签字确认。（三） 除厨房原材料、常备物资外的零星物品采购程序1.专项采购、定制物品以及零星采购由需货部门填写物品申购单，部门负责人签字后按程序由财务部、总经理审批后，由采购员办理采购。2.专项采购、定制物品根据实际情况实施采购，一般零星物品采购在审批后两日内完成。需加急采购的物品由报总经理同意后，限时采购。物品采购只有采购人员可以电话或书面形式按申购单上的要求通知供货商送货或实施采购，其他人员非总经理批准不得擅自通知送货或自行采购。（四）临时、紧急物品采购程序1.临时紧急物品的采购申请：临时采购物品必须是在营业部门运行过程中的某些突发需求（包括客人的某些需求和酒店本身产生的突发需求，例：工程维修配件等）部门申请人详细填写申购单，注明所需采购物品的名称、规格、数量等2.临时物品的采购审批部门负责人签字审核，检查所需采购物品的名称、数量、规格等必要时进行删减和增补，并注明急需采购的原因。临时物品的采购实施：采购员根据部门所下的申购单或电话通知直接采购，部门急用的物品采购必须当天完成;采购员将部门所采购物品购回后，需将申购单交给相关部门补签手续。临时物品的采购验证：采购购回物品后，仓库及部门负责人验货给予优先及时验收，验收合格入库后交与申请部门领用。第六条：采购数量的确定原则为提高经济效益，降低成本，减少资金占有，应根据勤进快销的原则，按单采购的原则来确定日常的采购数量。（一）厨房蔬菜、水果、鲜货、干杂调料、粮油、海鲜冻品等采购数量。1.此类厨房原材料实行每日采购，一般要求供货商送货。2.厨房在每日营业结束前，根据存货、生意情况、储存条件及送货时间，提出次日的采购数量。（二）酒水饮料、客房客用品、工程维修材料、办公用品等采购数量。库房常备物资采购数量,应综合考虑经济批量、采购周期、资金周转、储存条件等因数，根据最低库存量和最高库存量而定。第七条：货物的验收原则（一）验收的质量标准：物品质量主要由领用（使用）部门和库管员，根据本酒店实际使用的质量标准或样品进行验收。（二）验收的数量标准：物品数量由领用（使用）部门与库管员，根据审批后的采购申请单上写明的数量进行验收，数量差异应控制在申购数量的上下10%以内。（三）验收人员：采购人员、库房人员、