某公司采购业务运作精要

公司采购业务运作精要TG200304261PURCHASINGCOURSE公司采购业务运作精要采购基本知识采购作业流程采购需求描述

采购准备工作

采购实施作业

采购控制作业

供应商的管理采购谈判技巧采购品质管理

采购成本控制TG200304262PURCHASINGCOURSE公司采购业务运作精要(一)TG200304263PURCHASINGCOURSE采购基础知识采购基础知识TG200304264PURCHASINGCOURSE采购基础知识采购的含义采购管理的内涵采购的范围采购的职能采购人员的业务素质采购基础知识TG200304265PURCHASINGCOURSE采购的含义(1)1、狭义的采购(Purchase)——是指限于“购买”(Buying)的方式，由买方支付对等的代价，向卖方换取物品的行为过程，亦即所谓的“一手交钱，一手交货”或“银货两讫”。个人——满足消费需求；公司——满足生产需求注意点：在狭义的采购之下，买方一定要先具备支付能力，也就是要有“钱”才能换取他人的物品，未满足自己的需求。“钱”-现金的价值与重要性采购基础知识TG200304266PURCHASINGCOURSE采购的含义(2)2、广义的采购（Procurement)——购置系指除了以购买的方式，占有物品之外，还可以用下列途径取得物品的使用权，来达到满足需求的目的。

租赁：即一方以支付租金的方式取得他人物品的使用权。（举例：1、租结婚礼服。2、租录影带或武侠/爱情小说。3、租用货车等）

借贷：即一方以无需支付任何代价的方式，取得他人物品的使用权；使用完毕，仅返还原物品。（举例：1、朋友之间借钱/借房。2、各母,子公司之间，生产资料彼此调拨）

交换：以物易物的方式，取得物品的所有权及使用权。（举例：1、中国前苏联。2、美国通用汽车公司埃及纳塞汽车公司)

征收：政府以有偿和无偿方式，取得民间物品的使用权或所有权。（举例：战争时，政府征用钢铁厂及机械厂，作为生产武器弹药的用途）装满216节火车车厢的芒果汁一架IL-28型客机技术及员工培训小汽车采购基础知识TG200304267PURCHASINGCOURSE1、公司功能的内涵适当的供应商（RightVendor）…….合格的供应商（QualifiedVendor)

关键点：建立平等互需的买卖机会，维持长期合作的交易关系适当的品质（RightQuality）

关键点：品质以适合可用为原则适当的时间（RightTime)…….JIT适时管理

关键点：适时采购，及时交货是最好的管理原则适当的价格（RightPrice)关键点：“一分价钱一分货”适当的数量（RightQuality)关键点：避免“过与不及” 采购管理的内涵(1)采购基础知识TG200304268PURCHASINGCOURSE2、管理功能的内涵事前规划（Planning)：组织建立&作业流程&预算事中执行（Doing)：竞争策略&一般策略&行动计划事后控制（Seeing)：采购人员行为规范&工作绩效评估&内、外关系协调.采购基础知识采购管理的内涵(2)TG200304269PURCHASINGCOURSE

有形的物品

1、原料：直接使用于生产之原料。

（举例：织布用的棉纱，生产电路所用的晶片，生产水泥所用的石灰石等）2、副料：除了原料之外所耗用的材料。

（举例：化学催化剂；螺丝；锉刀；瓦斯；包装袋和打包带等）3、半成品：已经过一次或多次处理并将在后面的阶段进行深加工。

（举例：钢板，钢丝和塑料薄片等）4、成品：包括被用来销售而采购的所有产品。

（举例：汽车，收音机等）5、机具及设备：指制造产品的主要工具。6、事务用品：办公室生产线人员在文书作业上所需的设施及夹具，纸张，以及任何其它杂项购置。

（举例：桌椅，帐册，计算机，扫把和衣架等）采购基础知识采购的范围(1)TG2003042610PURCHASINGCOURSE无形形的的劳劳务务1、、技术术：取取得得正正确确操操作作或或使使用用机机器器，，设设备备，，原原料料等等的的专专业业知知识识(Knowhow)。2、、服务务：售前前服服务务：：指指卖卖方方在在交交易易前前提提供供产产品品的的资资讯讯。。包包括括产产品品说说明明，，操操作作示示范范制制作作过过程程或或材材料料规规范范，，参参观观设设施施等等。。关键键点点:此此项项服服务务要要增增加加采采购购人人员员的的产产品品的的专专业业知知识识,对对决决策策有有帮帮助助.售后后服服务务：：指指卖卖方方提提供供机机器器，，设设备备之之安安装装或或修修护护，，操操作作或或使使用用方方法法的的教教育育训训练练，，运运送送及及退退换换货货品品等等。。专业业服服务务：：指指聘聘专专家家，，管管理理顾顾问问，，律律师师等等专专业业人人员员所所提提供供的的特特殊殊服服务务。。勤务务服服务务：：指指日日常常作作业业性性质质的的服服务务，，包包括括资资讯讯传传达达，，膳膳食食服服务务，，搬搬运运，，清清洁洁，，警警卫卫等等。。3、、工工程程发发包包：：包包括括厂厂房房，，办办公公室室等等建建筑筑之之营营造造与与修修缮缮。。采购购基基础础知知识识采购购的的范范围围(2)TG2003042611PURCHASINGCOURSE采购职能战术采购订购职能内部用户确定规格选择供应商制定协议供应商谈判签定合同订购发货和评估进度检查和评估供应商原料来源供应购买购置采购购职职能能活活动动：：确定定需需要要购购买买的的商商品品和和服服务务的的规规格格（（按按照照要要求求的的质质量量和和数数量量））；；选择择最最合合适适的的供供应应商商；；为制定协协议做准准备和实实施与供供应商的的谈判；；将订单发发给优先先供应商商；订单的监监督和支支出控制制；后续工作作和评估估（解决决索赔，，产品和和供应商商档案的的更新，，供应商商评级和和分类））附：采购购职能不不包括物物资需求求计划、、原料的的安排、、存货管管理、引引入检查查和质量量控制方方面的责责任。采购基础础知识采购的职职能TG2003042612PURCHASINGCOURSE国内采购购界流传传“一张张嘴，两两条腿，，外带一一付好下下水”采购人员员的业务务能力：：了解购买买的物品品和所在在行业———产品品原理，，性能要要求。了解市场场——行行情，价价格走势势。了解供应应商———供应商商实力，，报价的的合理性性。供应保证证——实实地考察察供应商商供应保保证能力力（质量量标准，，交货及及时性等等）谈判能力力和计划划能力———用来来获取最最低总价价格。产品成本本分析能能力（举例：：1999年IBM被美国采采购协会会评为全全球最佳佳采购组组织，IBM公司资深深副总裁裁，首席席采购官官GeneRitcher在获知识识一消息息之后，，发表了了热情洋洋溢的讲讲话“………………..””)采购基础础知识采购人人员的的业务务素质质TG2003042613PURCHASINGCOURSE举例：：某外外资电电子公公司采采购人人员角角色及及训练练整体成本的考量(Totalcostthinkers)销售技巧训练后勤运送专家(Logisticexperts)清楚地了解顾客的需求(Knowledgeableaboutcustomers’needs)清楚地了解公司的需求(Knowledgeableaboutcompany’sneeds)具有远见(Long-termthinkers)生意人(Businessman)法务专家(Legalexperts)绝佳人际关系处理能力(Excellentpeoplerelationsmanagers)与工程人员共事的能力(Abletoworkengineers)最佳供应商的选择能力(Selectingbestsuppliers)谈判者(Negotiators)采购者的角色与能力一般管理训练汇率波动影响ISO9000认证标准供应商关系处理能力班-PQA90训练法务及合约签订训练谈判技巧训练自制或外购训练物流能力训练基本采购训练国际贸易及运输训练需受的训练采购基基础知知识TG2003042614PURCHASINGCOURSE管理能能力的的发展展则是是对具具有潜潜力的的采购购人员员施以以管理理能力力的训训练，，使他他们在在不久久的将将来可可以进进入管管理阶阶层中中，成成为经经理人人才。。教育训练自我评估资格认证管理能力发展采购人员培训对具有潜力的采购人员施以管理能力的训练借由外界的资格考试来取得采购技能的认识经由自我评估来了解本身采购能力的优缺点并设计改进计划经由系统化的训练计划来培养专业的采购人员举例：：采购购管理理人员员的发发展采购基基础知知识TG2003042615PURCHASINGCOURSE采购作作业流流程采购作作业流流程TG2003042616PURCHASINGCOURSE采购作作业流流程采购作作业流流程基基本步步骤流程控控制手手法采购表表单采购作作业流流程TG2003042617PURCHASINGCOURSE采购作作业流流程基基本步步骤：：采购之之来源源———国内内采购购，国国外采采购。。采购的的方式式———议价价，比比价，，招标标。作作业细细节上上有差差异采购的的对象象———物料料，工工程发发包等等。流流程大大同小小异公司规规模越越大，，采购购金额额偏高高者，，对程程序的的设计计越为为重要要。举例：：介绍绍美国国采购购学者者威斯斯订（（J.H.Weting））采购作作业步步骤:一般采采购作作业流流程设设计关关键点点：（下页页）采购作作业流流程(1)采购作作业流流程TG2003042618PURCHASINGCOURSE举例：：介绍绍美国国采购购学者者威斯斯订（（J.H.Weting））采购作作业步步骤（（1）确认需需求。。即在在采购购之前前，应应先确确定买买哪些些物料料？买买多少少？何何时买买？由由谁决决定等等？需求说说明。。即确确认需需求之之后，，对需需求的的细节节如品品质、、包装装、售售后服服务、、运输输及检检验方方式等等，均均须加加以明明确说说明，，以便便来源源选择择及价价格谈谈判等等作业业能顺顺利进进行。。选择可可能的的供应应来源源。即即就需需求说说明，，从原原有供供应商商中，，选择择实绩绩良好好厂商商，通通知其其报价价。或或以登登报公公告等等方式式，公公开征征求。。合宜价价格决决定。。即决决定可可能的的供应应商后后，进进行价价格谈谈判。。订单安安排。。即于于价格格谈妥妥后，，应办办理订订货签签约手手续。。订单单或合合约，，均属属具有有法律律效力力的书书面文文件，，对买买卖双双方的的要求求及权权利义义务，，须予予列明明。采购作作业流流程TG2003042619PURCHASINGCOURSE订单追追踪与与稽核核。即即签约约订货货之后后，为为求销销售厂厂商之之如期期、如如质、、如量量交货货，应应依据据合约约规定定，督督促厂厂商按按规定定交运运，并并予严严格检检查收收入库库。核对发发票。。厂商商交货货验收收合格格后，，随即即开具具发票票，要要求付付清货货款时时，对对于发发票的的内容容是否否正确确，应应先经经采购购部门门核对对，财财务部部门才才能办办理理付款款。不符与与退货货处理理。即即凡厂厂商所所交货货品与与合约约规定定不符符而验验收不不合格格者，，应依依照合合约规规定退退货。。并立立即办办理重重购，，予以以结案案。结案。。即凡凡验收收合格格付款款，或或验收收不合合格退退货，，均须须办理理结案案手续续，清清查各各项书书面资资料有有无缺缺失，，绩效效好坏坏等，，签报报高阶阶层管管理或或权责责部门门核阅阅批示示。记录与与档案案维护护。即即凡经经结案案批示示后之之购案案，应应列入入档案案登记记编号号分类类，予予以保保管，，以备备参阅阅或事事后发发生问问题之之查考考。档档案都都有一一定保保管期期限之之规定定。举例：：介绍绍美国国采购购学者者威斯斯订（（J.H.Weting））采购作作业步步骤（（2）采购作作业流流程TG2003042620PURCHASINGCOURSE一般采采购作作业流流程设设计的的关键键点:注意先先后顺顺序及及时控控制。。即应注注意其其流畅畅性与与一致致性，，并考考虑作作业流流程所所需时时限。。譬如如，避避免同同一主主管对对同一一采购购案件件，做做数次次的签签核；；避免免同一一采购购案件件，在在不同同部门门有不不同的的作业业方式式；避避免一一个采采购案案会签签部门门太多多，影影响作作业时时效。。注意关关键点点之设设置。。即为便便于控控制，，使各各项在在处理理中的的采购购作业业，在在各阶阶段均均能追追踪管管制。。如：：国外外采购购，从从询价价，报报价、、申请请输入入许可可证、、开信信用状状、装装船、、报关关、提提货等等均有有管制制要领领或办办理时时限。。注意划划分权权责或或任务务。即各项项作业业手续续及查查核责责任，，应有有明确确权责责规定定及查查核办办法。。如：：请购购、采采购、、验收收、付付款等等权责责均应应予区区分，，并指指定主主办单单位。。避免作作业过过程中中发生生摩擦擦、重重复与与混乱乱。即注意意变化化性或或弹性性范围围以及及偶发发事件件之因因应法法则，，譬如如“紧紧急采采购””及““外部部授权权”，，系有有权宜宜办法法或流流程来来特别别处理理。采购作作业流流程(2)采购作作业流流程TG2003042621PURCHASINGCOURSE5.程序繁繁简或或被重重视的的程度度,应应与所所处理理业务务或采采购项项目的的重要要性或或价值值的大大小相相适应应。即凡涉涉及数数量较较大，，价值值较高高或易易发生生舞弊弊之作作业，，应有有较严严密之之处理理监督督。反反之，，则可可略予予放宽宽，以以求提提高工工作效效率。。处理程程序应应合时时宜。。即应注注意程程序的的及时时改进进，早早期设设计的的处理理程序序和流流程，，经过过若干干时日日后，，应加加以检检讨，，不断断改进进，以以因应应组织织的变变更，，或作作业上上的实实际需需求。。配合作作业方方式的的改善善。譬如手手工的的作业业方式式改变变为电电脑化化作业业，因因此流流程与与表单单需作作相当当程度度的调调整或或重新新设计计。采购作作业流流程(3)一般采采购作作业流流程设设计的的关键键点:采购作作业流流程案例TG2003042622PURCHASINGCOURSE流程是是指使使用资资源将将输入入转化化为输输出的的活动动或一一组活活动。。流程控制是是指系统的的识别和管管理组织内内所应用的的流程，特特别是这些些流程之间间的相互作作用。流程控制力力求实现持持续改进的的动态循环环，使组织织获得可观观的收益，，典型表现现在产品，，业绩，有有效性，效效率和成本本方面。ACPDACPD时间改善目标手法:PDCA（策划---做---检查---行动动)P(策划):根根据顾客的的要求和组组织的方针针为提供结结果建立必必要的目标标和流程.D(做):实施施流程.C(检查):根根据方针,目标和产产品要求,对流程和和产品进行行监视和测测量,并报报告结果.A(行动):采采取措施,以持续改进流程业业绩.流程控制手手法采购作业流流程TG2003042623PURCHASINGCOURSE采购作业流流程——以以采购表单单进行其实实际申请及及承办手续续。采购表单设设计采用一次自自动套写（（Onewritingsystem)采用单一功功能（Multi-FunctionorUsers)1、请购单（PurchaseRequisition_PR)2、订购单（PurchaseOrder_PO)采购表单案例采购作业流流程TG2003042624PURCHASINGCOURSE采购需求描描述采购需求描描述TG2003042625PURCHASINGCOURSE采购需求描描述采购的核心心工作采购规格其他采购说说明如何选择正正确的方法法描述采购购需求采购需求描描述TG2003042626PURCHASINGCOURSE采购的核心心工作：采购描述（（PurchaseDescription)采购的核心心工作(1)采购需求描描述TG2003042627PURCHASINGCOURSE采购描述直直接影响了了采购商品品的品质、、功能与价价款价格。。采购描述要要提供下述述几个目标标。所欲购买的的产品为何何？采购订单主主要内容。。建立验收，，测试与品品质检查的的标准。采购说明可可分为两大大类：详细式的规规格其他采购说说明采购的核心心工作(2)采购需求描描述TG2003042628PURCHASINGCOURSE产品制作规规格包含四四要素：基本功能的的设计要素素；消费者可接接受程度的的行销要素素；符合经济效效益的制造造要素；市场，原料料之取得，，供应商能能力及成本本的采购；；如何设计合合适的规格格:采购早期介介入正式委员会会非正式组织织采购协调者者采购规格(1)采购需求描描述TG2003042629PURCHASINGCOURSE撰写规格为了设计与与行销所需需的功能性性特质、化化学属性、、尺寸、外外观等。为了制造所所需的材料料之操作性性。为了检验所所需可以测测试材料是是否符合规规格。为了仓储所所需而能有有效率的收收料、储存存及发料。。为了生产控控制所需而而能有效率率地规划材材料的使用用。具备获取材材料的采购购能力且供供应来源有有充分的竞竞争性。必要时，生生产控制部部门及采购购部门皆有有能力取得得材料替代代品。使厂商能以以最低的总总成本取得得适当品质质的需求。。使厂商使用用商业或工工业标准材材料之需求求。当经常常使用非标标准化的材材料时亦能能建立公司司的标准。。采购规格(2)采购需求描描述TG2003042630PURCHASINGCOURSE规格的种类类商业标准设计规格工程设计图图原料及制造造方法的规规格采购规格(3)采购需求描描述TG2003042631PURCHASINGCOURSE功能性的规规格（举例：电电线的功能能性的规格格，----耐热程程度，电阻阻等导电能能力）功能及适当当规格品牌或商标标样品市场等级经认证的产产品混合法实际状况方法采采购项目目（%）品牌25商业标准26规格31混合法8其他10100此表表根根据据史史丹丹福福大大学学商商研研所所针针对对168家家制制造造业业的的调调查查其它它采采购购说说明明采购购需需求求摘摘述述方方法法注意意点点:无无论论使使用用何何种种方方法法描描述述采采购购需需求求,让让产产品品执执行行其其功功能能的的最最低低品品质质需需求求必必须须加加以以规规定定.采购购需需求求描描述述TG2003042632PURCHASINGCOURSE如何何选选择择正正确确的的方方法法描描述述采采购购需需求求小量量及及非非重重要要的的采采购购使使用用品品牌牌是是描描述述需需求求的的最最佳佳方方式式。。利用用品品牌牌当当做做规规格格说说明明特特别别可可使使用用于于：：所欲欲取取得得之之技技术术与与品品质质水水准准的的规规格格不不易易描描述述；；采购购者者的的最最终终产产品品会会因因为为使使用用这这项项品品牌牌而而得得到到广广告告的的效效果果而而获获取取利利益益；；当使使用用者者对对品品牌牌有有偏偏好好或或偏偏见见，，且且这这些些偏偏见见几几乎乎是是不不可可能能消消除除的的时时候候；；当采采用用品品牌牌或或样样本本是是无无法法说说明明需需求求时时，，就就要要使使用用某某种种规规格格说说明明，，但但要要考考虑虑的的是是竞竞争争的的重重要要性性以以及及避避免免不不必必要要的的限限制制。。采购购需需求求描描述述TG2003042633PURCHASINGCOURSE采购购准准备备工工作作采购购准准备备工工作作TG2003042634PURCHASINGCOURSE采购购准准备备工工作作采购购准准备备工工作作采购准备采购预算采购计划编订采购数量计划的目的决定采购数量之资料基础采购数量之计算与订购方法决定最适当的采购数量什么是采购预算采购计划与预算之影响因素TG2003042635PURCHASINGCOURSE采购购计计划划(1)编订订采采购购数数计计划划的的目目的的:预估估计计划划需需用用数数量量与与时时间间，，防防止止供供应应中中断断，，影影响响产产销销活活动动。。避免免材材料料储储存存过过多多，，积积压压资资金金，，及及占占用用堆堆积积的的空空间间。。配合合公公司司生生产产计计划划与与资资金金调调度度。。使采采购购部部门门事事先先准准备备，，选选择择有有利利时时机机购购入入材材料料。。确立立材材料料耗耗用用标标准准，，以以便便管管制制材材料料购购用用数数量量及及成成本本。。采购购准准备备工工作作TG2003042636PURCHASINGCOURSE决定定采采购购数数量量之之资资料料基基础础生产产计计划划（（ProductionSchedule)生产产计计划划依依据据销销售售数数量量，，加加上上预预期期的的期期末末存存货货减减去去期期初初存存货货来来拟拟订订。。用料料清清表表（（BillofMaterial)产品品的的用用料料需需求求量量（（MaterialRequirement)。。用料料清清表表所所列列的的耗耗用用量量，，即即通通称称的的标标准准用用量量（（StandardUnitConsumption),与实实际际用用量量相相互互比比较较，，作作为为用用料料管管理理的的依依据据。。存量量管管制制卡卡（（Card)建立立物物料料的的存存量量管管制制卡卡，，以以表表明明某某一一物物料料目目前前的的库库存存状状况况。。采购购计计划划(2)采购购准准备备工工作作TG2003042637PURCHASINGCOURSE采购购数数量量之之计计算算与与订订购购方方法法定期订购法时间（Time)定量订购法订购点（OrderPoint)采购计划(3)采购准备工作作TG2003042638PURCHASINGCOURSE决定最适当的采购数量

经济订购数量（EconomicOrderingQuantity,EOQ)EOQ=

其中，D为某段期间需求量；S为每次订购成本及费用；

I为单位储存成本占商品成本的百分比；C为商品（原物料）之单位成本。兹假设某公司之年物料需求为110单位；每次订购费用为$45；每月每单位之储存成本为15%；物料的单位成本为$10。由于储存成本以月计算，故每月平均需求量为9个单位（110÷12），因此：

EQC==23.24

所以，此公司的全年需求计划及订购量如下表所示：2DSIC2*9*4510*15%采购计划(4)月份预估需求量计划订购量234567891011121010147123071552323232323110115某公司年度物产需求及订购计划表采购准备工作TG2003042639PURCHASINGCOURSE采购预算（PurchasingBudget）预算（Budget）=物料需求计划划（MRP）X标准成本（Standard.Cost）采购计划与预预算之影响因因素年度行销计划划年度生产计划划用料清表存量管制卡物料标准成本本之设定生产效率价格预期采购准备工作作TG2003042640PURCHASINGCOURSE续公司采购业业务运作精要要(二)TG2003042641PURCHASINGCOURSE9、静夜四四无邻，，荒居旧旧业贫。。。2022/12/242022/12/24Saturday,December24,202210、雨中黄叶树树，灯下白头头人。。2022/12/242022/12/242022/12/2412/24/202210:59:40PM11、以我独沈久久，愧君相见见频。。2022/12/242022/12/242022/12/24Dec-2224-Dec-2212、故人人江海海别，，几度度隔山山川。。。2022/12/242022/12/242022/12/24Saturday,December24,202213、乍见见翻疑疑梦，，相悲悲各问问年。。。2022/12/242022/12/242022/12/242022/12/2412/24/202214、他乡乡生白白发，，旧国国见青青山。。。24十十二二月20222022/12/242022/12/242022/12/2415、比比不不了了得得就就不不比比，，得得不不到到的的就就不不要要。。。。。。十二二月月222022/12/242022/12/242022/12/2412/24/202216、行行动动出出成成果果，，工工作作出出财财富富。。。。2022/12/242022/12/2424December202217、做做前前，，能能够够环环视视四四周周；；做做时时，，你你只只能能或或者者最最好好沿沿着着以以脚脚为为起起点点的的射射线线向向前前。。。。2022/12/242022/12/242022/12/242022/12/249、没有失失败，只只有暂时时停止成成功！。。2022/12/242022/12/24Saturday,December24,202210、很多事