档案整理技能训练-自我管理与提升-求职职场-实用文档

档案管理技能训练第3章档案整理技能训练第3章档案整理技能训练➢学习任务和目标（1）通过以“件”为单位和以“卷”为单位整理档案，了解归档制度的变化，掌握档案整理的流程、工作内容，提高学生档案整理技能和适应档案管理新要求的能力。（2）通过拟写立卷说明，提高学生语言表达能力、档案管理文字资料撰写能力。（3）用“整理的最终成果”的形式，帮助学生掌握档案整理的全局性概念——全宗。➢内容概述整理包括内容整理和实体整理。内容整理是指对文件或档案内容的真伪进行鉴别考证等。实体整理是将零散的和需要进一步条理化的文件或档案进行分类、组合、排列、编目等，有以“件”为单位整理和以“卷”为单位整理之分。以“件”为单位整理档案是本章技能训练重点。第3章档案整理技能训练3.1做好整理准备工作3.2按“件”整理档案3.3按“卷”整理档案3.4编写立卷说明档案整理3.1做好整理准备工作内容整理：鉴别内容真伪，考证内容客观性，编纂出版档案史料等活动。实体整理：

将零散的档案，进行分类、组合、排列、编目，使之成为有序的整体。机关档案的整理

内容：平时文件归档、文件组卷、案卷排列、案卷目录编制、档号编写、局部调整等。

责任人：文件处理部门或业务部门与档案室共同完成；档案室也收集零散文件并进行全过程整理。档案馆的档案整理

1、系统排列和编目档案馆接收机关档案室移交的案卷后，进一步系统整理。

2、局部调整对不符合要求档案进一步加工以提高质量；档案保存时间较长，自身或档案整理体系发生变化，也要整理。

3、全过程整理收集零散的文件、馆藏体系遭到严重破坏，需要对档案进行全过程的整理工作。全过程包括：区分全宗、全宗内档案的分类、组卷、案卷排列、编定档号、编制案卷目录等。整理工作的意义是整个档案管理工作的基础。

收集——整理——利用是发挥档案效用的前提条件。是检查收集工作质量的依据。是管理科学化和标准化基础。档案整理三原则必须保持文件之间有机的历史联系

来源联系时间联系内容联系形式联系应当充分利用原有的整理基础

必须便于保管和利用档案整理两种方法1、以案卷为单位整理。（传统方法）

案卷是一组有密切联系文件的组合体。

立卷是一个分类、组合、编目的过程。2、以件为单位整理。（现代方法）文件件整整理理归归档档操操作作流流程程收集集确定定““件件””文件件装装订订文件件分分类类文件件排排列列编制制归归档档号号编目目装盒盒档案案排排架架全宗宗概概念念全宗宗是是一一个个独独立立的的机机关关、、组组织织或或个个人人在在社社会会活活动中中形形成成的的档档案案有有机机整整体体。。区区分分全全宗宗是是整整理理工工作作的第第一一步步。。1、、全全宗宗是是一一个个有有机机整整体体，，具具有有不可可分分割割性性。同一一全全宗宗不不能能分分散散，，不不同同全全宗宗不不能能混混杂杂。。2、全全宗是是在一一定历历史活活动中中形成成的，，具有有客观性性。整体性性由内内部历历史联联系决决定而而非人人为。。3、全全宗是是以社社会单单位为为基础础构成成的，，具有有稳定性性。以机关关、组组织和和个人人作为为单位位构成成，时时空范范围确确定。。全宗构构成者者条件件A、可可以独独立行行使职职权，，并能能主要要以自自己的的名义义对外外行文文；B、设设有会会计单单位或或经济济核算算单位位，自自己可可以编编造预预算或或财务务计划划；C、设设有管管理人人事机机构或或人员员，并并有一一定的的人事事任免免权。。人物全全宗著名人人物一一生社社会活活动中中形成成的档档案整整体。。1、公公务形形成的的文件件，原原件放放入单单位全全宗，，复印印件或或附件件归入入个人人全宗宗；非非公务务中形形成的的文件件，原原件应应归入入个人人全宗宗。2、一一个人人一生生无论论身分分、政政治立立场如如何变变化，，只构构成一一个全全宗。。全宗的的补充充形式式（一））联合合全宗宗：两个个或几几个关关系密密切单单位形形成的的档案案整体体。1、密密切继继承关关系的的机关关，文文件彼彼此混混杂;2、职职能互互有密密切联联系的的合署署办公公机关关。**省省手工工业局局手手工业业联社社联联合合全宗宗（二））全宗宗汇集集：档案案数量量很少少的若若干全全宗的的集合合体。。1、具具有代代表性性的若若干小小全宗宗2、残残缺不不全的的一些些全宗宗****时时期**地地区工工矿企企业全全宗汇汇集（三））档案案汇集集具有某某些历历史联联系的的若干干全宗宗的群群体。。全宗群群全宗群群：由由同一一时期期或地地区，，在纵纵向或或横向向方面具有有相同同性质质的立立档单单位形形成的的若干干个全全宗构成一一个有有机群群体。。如：工工业交交通系系统农林水水利系系统财粮商商业贸贸易系系统科学文文化教教育卫卫生系系统全宗内内档案案的分分类档案经经过区区分全全宗之之后，，如不不经过过分类类，还还不免免是一一堆杂杂乱无无章的的材料料，只只有对对全宗宗内档档案进进行合合理的的分类类，才才能提提示出出它们们之间间的内内在联联系，，真正正使全全宗成成为一一个有有机整整体，，便于于系统统地提提供利利用。。分类应应当具具有客客观性性、逻逻辑性性、统统一性性、实实用性性。分类的的一般般方法法１、时时间分分类法法Ａ、年年度分分类法法Ｂ、时时期分分类法法２、来来源分分类A、组组织机机构分分类法法B、作作者分分类法法C、通通讯者者分类类法3、内内容分分类法法A、问问题分分类法法B、实实物分分类法法C、地地理分分类法法4、形形式分分类法法A、按按文件件种类类分类类B、按按载体体形态态分类类C、按按形状状规格格分类类常用分分类方方法（一））年年度分分类法法（二））组组织机机构分分类法法（三））问问题分分类法法复式分分类法法（一））年度度--组织织机构构分类类法（二））组织织机构构--年度度分类类法（三））年度度--问题题分类类法（四））问题题--年度度分类类法分类的的一般般方法法3.2按按“件件”整整理档档案归档文文件：纸质质文件件。整理：以件件为单单位装订——分类类—排排列——编号号—编编目——装盒盒件：（一文文一件件、多多文一一件））正本、、定稿稿；正正文、、附件件；原原件、、复制制件；；转发发文、、被转转发文文；来来文、、复文文；报报表、、名册册、图图册等等一册册(本本)为为一件件。整理原原则：遵循循文件件的形形成规规律，，保持持文件之间间的有有机联联系，，便于于保管管和利利用。。质量要要求：应齐齐全完完整，，破损损的文文件应应予修整，，字迹迹模湖湖或易易退变变的文文件应应复制制；使用的的书写写材料料、纸纸张、、装订订材料料等应应符合档案案保护护要求求。整理步步骤-1装装订订应按件装订正本、、定稿稿；正正文、、附件件；原原件、、复制制件；；请示、、批复复；转转发文文、被被转发发文；；中文文本在在、其它文文本。。专用包角、、文件左上角角、“三孔孔一线线”左左侧定稿正本附件正本被转发件转发件复制件原件来文批复外文汉文收文收文处理单定稿发文文件处理文件印本被转发文原件转发文定稿稿文件拟稿单转发与被转发文印本本文件装装订方方式的的选择择文件可可采用用左上上角装装订，，也可可采用用左则则装订订。采用左左上角角装订订的文文件应应当左左齐上上齐；；采用用左边边装订订的文文件应应当左左齐下下齐。。目前的的装订订方式式除传传统的的线装装之外外，还还包括括：粘粘接式式，如如用浆浆糊、、热封封胶等等；穿穿孔式式，如如不锈锈钢钉钉书钉钉、铁铁夹背背等。。1）符符合档档案保保护要要求。。装订订用品品必须须对档档案无无害，，不影影响档档案的的保护护寿命命；2）选选用装装订用用品应应尽量量降低低成本本，装装订方方式应应简便便易行行。三点一一线下对齐齐左对齐齐×省档档案局局文件件×档发发[1999]38号关于印印发《《×省机关关档案案工作目目标管管理考考评内内容和和评分标标准》》的通通知×省档档案局局文件件×档发[1999]38号号关于印印发《《×省省机关关档案案工作目目标管管理考考评内内容和和评分标标准》》的通通知安徽省省档案案局文文件皖档发发[1999]37号关于印印发《《安徽徽省机机关档档案工作目目标管管理考考评办办法》》及《安徽徽省机机关档档案工工作目目标管管理考评评内容容和评评分标标准》》的通知整理步步骤-2分分类按年度度分类类对计划划、总总结、、统计计等归归入文文件签签发年年度；；请示示与批批复等等文件件，归归入文文件批批复年年度：：跨年年度文文件材材料，，如专专项工工作、、专案案、多多年统统计表表，归归入事事项办办结年年度；；会议议文件件归入入闭幕幕年度度。按机构构分类类将归档档文件件按其其形成成或承承办的的机构构进行行分类类。涉涉及多多部门门形成成的归归档文文件，，归入入单位位承办办部门门或综综合部部门。。按问题题分类类将归档档文件件按其其内容容所反反映的的问题题进行行分类类。按保管管期限限分类类将归档档文件件按划划定的的保管管期限限分类类。整理步步骤-3排排列归归档档文件件以件为单位位，在在分类类方案案最低低一级级类目目内，，按照照事由由并结结合时时间、、重要要程度度排列列。会议文文件、、统计计报表表、简简报、、刊物物、处处理信信访及及纪检检监察察案件件形成成的材材料要要分别别集中中排列列。排列原原则“事由由原则则”，，即同同一事事由有有密切切联系系的文文件材材料应应当排排列在在一起起。事由可可以指指一个个事件件、一一个事事物、、一个个人物物、一一项工工作活活动、、一项项具体体业务务、一一种工工作性性质、、一个个具体体问题题。保管期限（永久）年度（2004））机构文件文件文件文件文件文件文件文件文件办公室业务一处文件业务二处？整理步骤-4编号按按排列顺顺序从“1”开始标注。在文件首页上上端的空白位位置加盖归档档章并填写相相关内容。。归档章设置全宗号、、年度、保管管期限、件号号等必备项，，并可设置机机构(问题)等选择项。。编号方法（1）件号的编编制件号即文件的的排列顺序号号，它是反映映归档文件在在全宗中的位位置和固定归归档文件的排排列先后顺序序的重要标识识。件号室编件号馆编件号室编件号的编编制室编件号即归归档文件在分分类方案的最最低一级类目目内排列顺序序号。室编件件号在分类方方案最低一级级类目内，按按文件排列顺顺序从“1”开始标标注。如采用用“年度—机构构—保管期限限”进行分类类，室编件号号应在同一年年度内、同一一机构的一个个保管期限内内从“1”开开始逐件流水水编号。如：年度—机构——保管期限永久1、、2、3、4……2005年、、办公室长长期1、2、3、4………短期1、2、3、、4……馆编件号的编编制馆编件号设置置主要是出于于馆室衔接的的需要。各级级档案室的长长期、永久档档案移交进馆馆时，由于各各种原因需要要进行鉴定、、整理等局部部调整，如部部分需要抽出出、补充等，，使目录中的的件号可能出出现断号、跳跳号等现象，，从而给管理理带来困难，，故需要重新新编制或调整整件号。调整整后的件号即即为馆编件号号。具体情况况在这里不作作介绍。档号项目设置置及填写档号项目分为为{必备项选择项全宗号:档案馆给立档档单位的代号号如：J026、、J124年度度:指归档文件形形成年度，用用4位数表示示保管期限:分为永久、长长期、短期三三种也可用Y、C、D表示件号号:室编件号由由档室填写写，馆编件件号由档案馆编写写必备项选择项机构或问题在一个立档档单位机构构或问题二二者选择其其一，即选选择机构，，就必须放放弃问题，，选择问题题就必须放放弃机构。加盖档号章章档号项目确确定后，要要以归档章章的形式逐逐件标识在在每一件归归档文件上上，以明确确归档文件件在全宗中中的位置。。同时可以以借助归档档章上项目目的提示，，保证归档档文件在借借阅后能够够正确归档档。归档章整理步骤-5编编目归档文件应应逐件编目件号：填写写室编件号号。责任者：制制发文件的的组织或个个人即发文文机关或署署名者文号：文件件的发文字字号。题名：文件件标题。也也可自拟标标题，外加加“〔〕””号。日期：文件件的形成时时间，以8位阿拉伯伯数字标注注年月日。。页数：每一一件文件的的页数。文文件中有图图文的页面面为一页。。备注：注释释文件需说说明的情况况。编目主要指指编制归档档文件目录录。为档案案的保管、、鉴定、检检索、统计计和编研等等工作的开开展提供基基础条件。。归档文件目目录用A4纸。目录应装订订成册并编编制封面。。封面设置置全宗名、、年度、保保管期限、、机构(问问题)等项项目。编目例例归档文件目目录格式件号责任者文号题名日期页数备注室编馆编件号责任者文号题名日期页数备注室编馆编1安徽省档案局皖档发〔1999〕

37号关于印发《安徽省机关档案工作目标管理考评办法》及《安徽省机关档案工作目标管理考评内容和评分标准》的通知199905061623456归档文件目目录保管期限：：永久机构：办公公室归档文件目目录封面格格式归档文件目目录全宗名名称安徽省档案案局年度度2005保管期限限永永久机构或问题题办公室目录装订：：按年度———保管期限限——机构构分类的单单位，可每每年按不同同保管期限限装订三册册；也可以以按永久、、长期、短短期的排列列顺序装订订成一册。。具体装订订形式由各各机关根据据具体情况况而定。整理步骤-6装装盒按室编件号号顺序装入入档案盒，，填写档案案盒封面、盒脊等等项目。档案盒封面面应标明全全宗名称。。盒脊设置置全宗号、年度、、保管期限限、起止件件号、盒号号。起止件件号填写盒内内第一件文文件和最后后一件文件件的件号，，中间用“——”号连接接。档案盒采用用337克克以上无酸酸牛皮纸制制作。档案盒盒封面面安徽省档案案局

全宗号

J012年度2004保管期限

永久机构（问题）

行政类室起1—20止件号馆

盒号

3030303030310单位：mm30档案盒背脊的项目备考表盒内文件情情况说明整理人：检查人：：年月月日日3.3按按“卷”整整理档案按作者立卷卷按时间立卷卷按问题立卷卷按地区立卷卷按文件名称称立卷按收发文机机关立卷传统立卷工工作内容组成案卷单单位拟写案卷标标题作者—问题题（事由））—文种（（名称）卷内文件的的排列与编编号填写卷内文文件目录与与备考表案卷封面编编目与案卷卷装订(或或“装装盒”））档案整理工工作的组织织一、档案整整理工作诸诸环节及其其相互关系系二、现行机机关档案整整理工作的的组织三、积存档档案和零散散文件整理理工作的组组织四、档号及其使用规规则档号档案馆(室室)在整理理和管理档档案的过程程中，以字字符形式赋赋予档案的的一组代码码。档号是是存取档案案的标记，，并具有统统计监督作作用。全宗号：档案馆(室室)给定每每个全宗的的代码。案卷目录号号：全宗内案卷卷所属目录录的代码。。类别号：馆(室)藏藏档案类别别的代码。。项目号：产品、设备备等档案的的代字或代代号。案卷号：案卷排列的的顺序号。。件号：案卷内文件件的顺序号号。页(张)号号：案卷内文件件每页(张张)的顺序序号。代码：易于计算机机和人识别别与处理的的数字、字字母、汉字字及其它符符号。档号的结构构全宗号———案卷目录录号——案案卷号———件、页(张)号。。全宗号———类别号———案卷号号——件、、页(张)号类别号———项目号———案卷号号——件、、页(张号号)（全宗号）0308（年度）2006（室编件号）0005

（机构或问题）（保管期限）永（馆编件号）（页数）3归档章的编编制：暂不填写盖章要求（1）归档档章一般采采用红色印泥，盖在归档档文件首页页上端的空空白处。一一个单位归归档章加盖盖的位置应应统一；（2）归档档章不要遮遮盖领导批批示、收文文章或文件件内容；（3）若归归档文件前前有文件处处理单（办办文单），，归档章可可加盖在文文件处理单单（办文单单）上。具体栏目的的填写（1）全宗宗号：是档档案馆给各各个进馆单单位编制的的代号。有有全宗号的的可照实填填写，如““3-8””写成“0308””；没有全全宗号的暂暂空不填。