实用-xp-office上网教案第12章

第12课Access2003的使用本课要点具体要求本章导读上机练习本课要点数据库的创建表的创建和使用查询、窗体与报表具体要求了解数据库的组成掌握数据库创建的方法掌握表创建的方法认识表的视图熟悉表中数据的编辑了解查询的方式掌握查询、窗体和报表的创建了解打印报表的方法本课导读

本课结合计算机办公人员的实际需要，讲解了Access2003在办公中较常使用的功能，其中包括数据库的组成及创建方法、数据库中表的创建和使用以及查询、窗体和报表的创建等知识，让读者在最短的时间内掌握Access2003的基本用法。数据库：在Access中创建数据库，可进行保存、修改、查询和统计等操作。表：表是数据库中存储数据的主要对象，可存储文本、数字、日期、时间、货币型等多种数据类型。查询：利用查询可以以不同的方法来查看、编辑以及分析数据。窗体：窗体是一种用于在数据库中输入和显示数据的数据库对象。报表：报表是Access的重要组成部分，是一种可视性的表格类型，通过它可以控制每个对象的显示方式和大小，而且还可以根据需要显示相应的内容。12.1数据库的创建Access2003是一种包含了表、窗体、查询、报表、页、宏和模块等对象集合的关系型数据库管理系统，通过这些对象可对数据进行保存、修改、查询和统计等操作，并能设计输入界面以及生成输出报告。12.1数据库的创建12.1.1知识讲解12.1.2典型案例——根据模板创建“资产追踪”数据库12.1.1知识讲解在Access2003中，创建数据库可以通过两种方式，即创建空数据库和根据模板创建数据库，下面分别进行讲解。12.1.1知识讲解1.创建空数据库 2.根据模板创建数据库1.创建空数据库启动Access2003后，选择【文件】→【新建】命令，在窗口右侧将打开“新建文件”任务窗格。在该任务窗格的“新建”栏中单击超级链接，打开“文件新建数据库”对话框，在该对话框中选择数据库的保存位置并输入数据库名称，单击按钮，即可新建一个空数据库，并打开如下所示的操作界面。Access2003的操作界面可分为主体窗口和数据库窗口两部分。主体窗口和Office其他组件一样，包括标题栏、菜单栏、工具栏、工作区和状态栏等，操作方法也相似，这里不再赘述。1.创建空数据库2.根据模板创建数据库Access中提供了一些基本的模板，用户可以利用这些模板来快速完成数据库的创建。12.1.2典型案例——根据模板

创建“资产追踪”数据库案例目标本案例将根据模板创建“资产追踪”数据库，主要练习怎样使用模板快速、方便地创建数据库。12.1.2典型案例——根据模板

创建“资产追踪”数据库操作思路（1）启动Access2003，在“新建文件”任务窗格中单击链接。（2）根据模板向导创建“资产追踪”数据库。12.1.2典型案例——根据模板

创建“资产追踪”数据库操作步骤请老师参照软件讲解12.1.2典型案例——根据模板

创建“资产追踪”数据库案例小结本案例讲解了怎样根据Access中自带的模板创建“资产追踪”数据库。在使用模板创建数据库时可以根据向导一步一步进行创建，从而有效地提高工作效率。另外在设置数据库名称时，还可以选择是否给报表添加一幅图片，读者有兴趣可以自己进行练习。12.2表的创建和使用Access数据库中的表类似于Excel中的工作表，是由用网格线分隔的单元格构成的，其中可以存储文本、数字、日期、时间和货币型等多种数据类型，但在每个字段中只能存放同一种类型的数据。12.2表的创建和使用12.2.1知识讲解12.2.2典型案例——利用向导创建“订单”表12.2.1知识讲解表是数据库中存储数据的主要对象，因此学习表的基本操作非常重要。当新建一个空白数据库后，就可根据提示新建对应的表。下面详细讲解表的创建与使用等。12.2.1知识讲解1.利用表设计器创建表 2.表的视图 3.编辑数据1.利用表设计器创建表 利用表设计器创建表时，可以先为各字段设置名称、类型和说明等属性，然后再输入各条记录，输入的记录将自动采用所设置的格式。2.表的视图创建完表后，在数据库窗口的右侧将显示该表。选中要打开的表，单击数据库窗口中的按钮，或直接双击该表，即可进入该表的“数据表”视图。在该视图中的所有数据都以行和列的方式显示，每一行表示表中存储的一个记录，每一列表示一个字段。在“数据表”视图中不仅可以添加、编辑或查看表中的数据，还可以筛选或排序记录、更改表的外观或通过添加或删除列来更改表的结构。3.编辑数据在“数据表”视图中可对表中的数据进行编辑，包括数据的输入、修改、排序、查找和筛选等。3.编辑数据1）输入数据2）修改和删除记录3）记录的排序4）记录的查找和筛选1）输入数据在Access中输入数据的方法与在Excel中输入数据相同，在需要输入数据的字段中单击，直接输入数据即可。当输入完一个记录后，光标会自动跳入下一行，以便在其他记录中输入数据。2）修改和删除记录如果要修改数据表中的某个记录，只需选中要修改的记录字段，然后输入修改后的内容即可；如果想删除某个记录，只需将光标定位于某个记录上，然后按键盘上的【Backspace】或【Delete】键即可，也可单击工具栏中的按钮来删除记录。3）记录的排序选中某个记录，单击工具栏上的或按钮即可对记录中的数据进行排序；如果要取消排序结果，让数据恢复到原始状态，只需选择【记录】→【取消筛选/排序】命令即可。4）记录的查找和筛选打开一个表，单击按钮，打开“查找和替换”对话框。在“查找内容”下拉列表框中输入要查找的内容，设置好查找范围后单击按钮，系统便会自动把满足条件的记录显示出来。筛选记录是指在数据表中筛选出具有相同性质的记录。先选择要筛选的字段，再选择【记录】→【筛选】命令，在弹出的子菜单可以选择根据什么来进行筛选。在常用工具栏中单击相应的筛选按钮也可进行筛选操作。12.2.2典型案例——利用向导

创建“订单”表案例目标本案例将利用向导创建“订单”表，主要练习怎样利用向导方便地创建表。12.2.2典型案例——利用向导

创建“订单”表操作思路（1）在Access2003中新建一个空白数据库。（2）利用向导创建订单表。12.2.2典型案例——利用向导

创建“订单”表操作步骤请老师参照软件讲解12.2.2典型案例——利用向导

创建“订单”表案例小结本案例讲解了怎样利用向导来创建订单表。在创建表的时候可以先根据向导快速创建，然后再根据自己的需要进行修改，这样有利于提高工作效率。12.3查询、窗体与报表查询是在数据表中进行数据查找的方式。在Access数据库中，查询所生成的数据是窗体和报表的数据来源。12.3查询、窗体与报表12.3.1知识讲解12.3.2典型案例——制作“百货订单”报表12.3.1知识讲解利用查询可以以不同的方法查看、编辑以及分析数据。下面详细介绍查询的方式、窗体和报表的创建及操作等。12.3.1知识讲解1.查询的方式

2.查询的创建

3.窗体的创建

4.窗体的操作

5.报表的创建

6.打印报表1.查询的方式在Access2003中可以用多种方式对数据进行查找，主要包括以下几种。选择查询：选择查询侧重于数据的查找和计算，是最常见的查询方式。这种方式将按照指定的准则，从一个或多个表中获取数据，并按照所需的排列顺序显示。参数查询：参数查询将会在执行时显示相应的对话框以提示用户输入信息。生成表查询：生成表查询主要用于从动态集生成新表，它会将从表中删除的记录保存到历史表中，从而创建出从特定时间点显示数据的报表。交叉表查询：交叉表查询可以计算并重新组织数据的结构，这样可以更加方便地分析数据。追加查询：追加查询主要用于将表中的记录添加到另一个表的末尾。删除查询：删除查询主要用于删除表中的一组记录，可以在追加查询后将记录从等待更新的表中全部删除。更新查询：更新查询主要用于更新表中的一组记录，这种查询可以实现用一步操作快速改变一组记录。2.查询的创建创建查询的方法主要有两种，一种是使用向导创建查询，一种是在设计视图中创建查询。使用向导创建查询可以分为使用简单查询向导、交叉表查询向导、查找重复项查询向导和查找不匹配项查询向导等方式创建查询。在设计视图中创建查询的时候，可以在打开的查询窗口中设置查询的方式。3.窗体的创建窗体是一种用于在数据库中输入和显示数据的数据库对象。可以将窗体用做切换面板来打开数据库中的其他窗体和报表，也可以将其作为自定义对话框接受输入及根据输入执行操作。创建窗体也有两种方法，即在设计视图中创建和使用向导创建。创建窗体的方法与创建表基本相似，这里就不再详细讲解。4.窗体的操作窗体中的文本框、标签之类的对象，主要用于显示和选择数据，通常被称为“控件”。窗体中的大部分控件都能访问记录源中的字段。利用窗体可以查看记录源中的任何记录，也可以在记录源中插入和删除记录。窗体的操作包括浏览记录、插入记录、修改记录和删除记录等。5.报表的创建报表是Access的重要组成部分，是一种可视性的表格类型，通过它可以控制每个对象的显示方式和大小，而且还可以根据需要显示相应的内容。创建报表常用的方法是使用向导创建报表和在设计视图中创建报表。由于使用向导创建报表能够快速地完成报表的创建，所以一般都使用向导来创建报表的框架，然后在视图中对其进行修改。6.打印报表制作好报表后，一般都需要将其打印出来。其方法为：先打开需要打印的报表，在报表的打印预览视图中预览报表的打印效果，确认无误后选择【文件】→【打印】命令，打开“打印”对话框，在其中设置打印范围及打印份数等参数，完成后单击“确定”按钮进行打印。12.3.2典型案例——制作“百货订单”报表案例目标本案例将创建一个名为“百货订单”的报表，主要练习怎样利用向导方便地创建报表。12.3.2典型案例——制作“百货订单”报表操作思路（1）打开已经创建了表的数据库。（2）利用向导创建“百货订单”报表。12.3.2典型案例——制作“百货订单”报表操作步骤请老师参照软件讲解12.3.2典型案例——制作“百货订单”报表案例小结本案例主要讲解怎样利用向导创建报表。需要注意的是，在创建报表前必须已经创建了表或者查询，否则不能创建报表。12.4上机练习12.4.1创建“库存控制”数据库

12.4.2创建“客户联系”表12.4.1创建“库存控制”数据库本次练习将创建“库存控制”数