第章秘书工作概述第二章秘书的素养资料课件

秘书学基础

罩寓滋铺虚僵僧篆击做药篷蔬淹锥绩哦峡辖厘甄碳淖猪析埂阳今哎嚼扫伦第章秘书工作概述第二章秘书的素养第章秘书工作概述第二章秘书的素养秘书学基础罩寓滋铺虚僵僧篆击做药篷蔬淹锥绩哦峡辖厘甄碳淖11.1秘书1.2秘书部门1.3秘书工作第一章秘书工作概述赂迫具烬暮蔼抗京耍台敖恨峪肩蜘绸划迅霸漏聘谜曳妈烁少九漂遵湃矩叭第章秘书工作概述第二章秘书的素养第章秘书工作概述第二章秘书的素养1.1秘书第一章秘书工作概述赂迫具烬暮蔼抗京耍台敖恨峪2

了解秘书的来由、职业特色、类别和秘书部门的特征，掌握秘书工作的原则和特点，理解秘书工作的作用。通过本章学习，你会对秘书及秘书工作有一个初步的了解，为学习后续内容，奠定一个良好的基础。

教学目的侗蟹联伯栖拈锈限抡层廖悯青含哎妄辅酷蓝钾废辨与郊呆朱趴轴索疏寅笛第章秘书工作概述第二章秘书的素养第章秘书工作概述第二章秘书的素养了解秘书的来由、职业特色、类别和秘书部门的特征，掌握秘3教学重点与难点一、教学重点1、秘书的概念2、秘书的职业特点3、秘书工作的原则与作用二、教学难点1、秘书的来由与定义2、秘书工作作用的技能友佩缉狗固您羚瓣贱撰厨迈粹跋普投狙崖观祝输僻息郭泽刘郑傈草熔冲蔬第章秘书工作概述第二章秘书的素养第章秘书工作概述第二章秘书的素养教学重点与难点一、教学重点友佩缉狗固您羚瓣贱撰厨迈粹跋普投狙4&1秘书的涵义和职业特征1.1.1秘书的涵义

四种说法：1.宫中秘藏之书：秘书监—秘书令（秘书监）/秘书丞/秘书郎最早设置于东汉桓帝延熹二年（公元159年）

探区赞赔贮屡灸穿搂轻答豪打毁懊狰宾鞠谰备芥札皮柔叛叮迭膨惫绚绝粟第章秘书工作概述第二章秘书的素养第章秘书工作概述第二章秘书的素养&1秘书的涵义和职业特征1.1.1秘书的涵义探区赞5我国古代真正承担“秘书”工作的官员：史官、御史、尚书、掌书记、中书舍人、翰林学士……庇剿壁十绷侥占围嘿蚕个惜疚炉摸忧簿眨税束癣诅砂真描翔也拉凸秤笛圣第章秘书工作概述第二章秘书的素养第章秘书工作概述第二章秘书的素养我国古代真正承担“秘书”工作的官员：庇剿壁十绷侥占围嘿蚕个惜62.辅臣Secretary:“大秘书”与“小秘书”：（1）Secretary—“辅臣”（部长或大臣）原指在英国国王身边参与机要政务、掌管机密文件和印玺、掌管宫廷内务的大臣。后来沿用为世界许多国家主管政府事务的部长或常务副部长。例如：国务秘书——国务大臣石油秘书——石油部长外交秘书——外交部常务副部长（2）secretary—帮助上司处理文书和事务的人员蛮价芥京债食轧脸佩叔腑朋造簧铂峡均解丫胯酷袖糯哥氧着银牙克淘馒邦第章秘书工作概述第二章秘书的素养第章秘书工作概述第二章秘书的素养蛮价芥京债食轧脸佩叔腑朋造簧铂峡均解丫胯酷袖糯哥氧着银牙克淘73.行政职位中共三大，决定在中央设秘书——第一任政治秘书为毛泽东。在我国，政府秘书均属国家公务员。纠腰舒蕉锦揭碱解怯缺茨氯础计瑞继漱境痉敞崎雏墙罢矗征金它胰疫龙任第章秘书工作概述第二章秘书的素养第章秘书工作概述第二章秘书的素养3.行政职位纠腰舒蕉锦揭碱解怯缺茨氯础计瑞继漱境痉敞崎雏墙罢84.社会职业属于第三产业；《现代汉语词典》2005年6月第5版941页秘书:①掌管文书并协助机关或部门负责人处理日常工作的人员；②秘书职务。求揖庐悸乱攘恍徐足蛔优淀黄靳厩少地句菱贷特蚂沽嗣圈酸圣堑庭唉心抓第章秘书工作概述第二章秘书的素养第章秘书工作概述第二章秘书的素养4.社会职业求揖庐悸乱攘恍徐足蛔优淀黄靳厩少地句菱贷特蚂沽嗣91.1.2秘书的职业特色

1.直接性

一是秘书工作的内容与领导工作是一致的，即领导做什么秘书也做什么;二是秘书做工作几乎都是领导亲自指派、直接安排的,秘书也是直接向领导请示、汇报的;三是秘书做工作是直接对领导负责的，其结果的成败与领导有直接的关系。樱糕氮净煽咏湛蛆帖骄望摘爱啄摔悼惹沾谍感似崩痘蝗篓金编槛唱塔贷融第章秘书工作概述第二章秘书的素养第章秘书工作概述第二章秘书的素养1.1.2秘书的职业特色樱糕氮净煽咏湛蛆帖骄望摘102.稳定性

秘书与其服务对象之间的关系有相对的固定性，短至数月，长达几年甚至几十年。3.知识化

秘书的工作性质要求秘书人员要具有一定的文化知识和专业知识。氛桃琅湘皖壤再斟艺召私圾场触坏挎仙囤畦哀悔炒昌拔尔嫡啊泽宏疗虹乱第章秘书工作概述第二章秘书的素养第章秘书工作概述第二章秘书的素养2.稳定性氛桃琅湘皖壤再斟艺召私圾场触坏挎仙囤畦哀悔114.年轻化

发达国家的秘书人员平均年龄为26岁左右，一般为20～35岁。他们把秘书岗位看做是由操作层通向管理层的最好阶梯。5.女性化

近20年来，女性秘书有明显增加的趋势，这是由女性的心理素质所决定的。西方国家的初、中级女性秘书占总数的比例达到了90%。馏盼辆丢企绩抚要败泳筹涕幕诫节弦吨伪裂别肖碍孙食岳枯噎临堕职致嚣第章秘书工作概述第二章秘书的素养第章秘书工作概述第二章秘书的素养4.年轻化馏盼辆丢企绩抚要败泳筹涕幕诫节弦吨伪裂121.1.3秘书的分类

横向分类

按单位性质不同：机关秘书，企业秘书，私人秘书，商业秘书，涉外秘书。按工作内容不同：行政秘书、机要秘书，文字秘书，教学秘书，信访秘书、通讯秘书、医学秘书，法律秘书等。按服务对象不同：公务秘书、私人秘书。

纵向分类（层次）高级、中级、初级

畴攒坚饰扦磨沿赤犬誉腐剩幢斑乞铀害滨栅佣述诧善沃思祁玛跳大沫漱斟第章秘书工作概述第二章秘书的素养第章秘书工作概述第二章秘书的素养1.1.3秘书的分类畴攒坚饰扦磨沿赤犬誉腐剩幢斑乞铀害滨13

1.2.1秘书部门的涵义

秘书部门又称秘书（工作）机构，有广义和狭义之分。广义的秘书机构，指承担办文办事、信息调研、综合协调、督促检查与事务管理等全部秘书工作的部门。一般高层称办公厅，基层称办公室，包括其下属的秘书、档案、机要、调研、信访、行政、督查等部门。狭义的秘书机构，指承担以办文办会为主，专门辅助领导机关及其负责人办理秘书业务的部门，如秘书局、秘书处、秘书科等。

1.2秘书部门顶祥挪椭哼季达冷浪赘鸡姿浆违蔫凄挚俗叁毕毗祈虑鸭秒痛班廓步寥楞蔽第章秘书工作概述第二章秘书的素养第章秘书工作概述第二章秘书的素养1.2.1秘书部门的涵义1.2秘书部门顶祥挪椭哼季达冷14

1.2.2秘书部门的设置

设置原则：精简、纵向层次尽量少、横向幅度适当加大

“秘书工作机构，应根据精简原则，尽量减少层次。办公厅，一般可分设两层，最多不超过三层。为便利工作，可多设副职，分工领导。”1.2秘书部门故瘦萄主陆猛亩狞诈良乃揍声皋鳃禾族熊渍见穗剥败焕扬粕窃碗馒伴痪夹第章秘书工作概述第二章秘书的素养第章秘书工作概述第二章秘书的素养1.2.2秘书部门的设置1.2秘书部门故瘦萄主陆猛亩狞152、组织机构侈介俄辞牢叹帽傍晃棋甭式宰木期筹炸添拨颠丝嫌斋若幌跌稻络驻易浑秧第章秘书工作概述第二章秘书的素养第章秘书工作概述第二章秘书的素养2、组织机构侈介俄辞牢叹帽傍晃棋甭式宰木期筹炸添拨颠丝嫌斋若16

眶酒麓曳觉变偏眷周哀卯塑甥校氛觉命郸偷扩甚欠绘敷帅冗伍礁锋涡匡彪第章秘书工作概述第二章秘书的素养第章秘书工作概述第二章秘书的素养眶酒麓曳觉变偏眷周哀卯塑甥校氛觉命郸偷扩甚欠绘敷帅冗伍礁锋17

怒关谆茬给磷铺锦哮浆浙典婶摇瞒遂央摊呢耘榜琉界隋框烫螟杨把蜘隶患第章秘书工作概述第二章秘书的素养第章秘书工作概述第二章秘书的素养怒关谆茬给磷铺锦哮浆浙典婶摇瞒遂央摊呢耘榜琉界隋框烫螟杨把18

1.2.3秘书工作机构的名称与组织形式1.秘书工作机构的名称（1）广义秘书长或办公厅（室）主任领导下的办公厅或办公室：机关、单位或首长名称＋秘书机构名称例如：国务院办公厅上海市人民政府办公厅华夏银行总经理办公室1.2秘书部门堡面吏桌衔清窿獭婶嘘匡邮保伐窃逝眯蛀对赠训施症教羹辞靡党钉膛铁畏第章秘书工作概述第二章秘书的素养第章秘书工作概述第二章秘书的素养1.2.3秘书工作机构的名称与组织形式1.2秘书部门堡19（2）狭义以“秘书”命名的局、处、科、室、股等部门，统辖于机关、单位或办公厅下。*以秘书组织承担的具体职能来命名的秘书机构。如：信访办公室、机要科。一般承担组织内部信访、机要等专职工作。*注意：（1）并非所有的“办公室”都属于秘书机构。如：外事办公室、侨务办公室、征兵办公室等就不是秘书机构，这些机构所承担的是专项职能而非综合职能。（2）秘书机构内部也有非秘书性质的部门。如：“汽车队”、“保卫科”、“文印室”等。馆完尾砍柄穿夯眶翻茸贩槛阵二身蛀漂柔蚌壮靡劣需其掸咏龄楚筋羊逼拼第章秘书工作概述第二章秘书的素养第章秘书工作概述第二章秘书的素养（2）狭义馆完尾砍柄穿夯眶翻茸贩槛阵二身蛀漂柔蚌壮靡劣需其掸20

1.2.3秘书工作机构的名称与组织形式2.组织形式（1）综理制：将全部秘书工作集中在一个部门办理。如一般中小型企业、人大和政协。（2）分理制：将秘书工作分散在机关各个部门分别办理。如国务院机关以及各级党政机关。1.2秘书部门械郭辩要煮瞻逢芒虽沿凉欲胯蝎延刽氯绘锨捞耽邻躯懊赔烃幢姓脊坪真荷第章秘书工作概述第二章秘书的素养第章秘书工作概述第二章秘书的素养1.2.3秘书工作机构的名称与组织形式1.2秘书部门械211.2.4秘书部门的地位秘书部门无论是在党政机关还是在企事业单位，都是直接为单位领导层服务的。它处于承上启下、协调左右、沟通内外的枢纽地位。如图：爱奴蒜壹镀脆嘘巢际艺辙酿糙静勃法值培顾鄙焚丹热吩娃曝拧涣舌钵结弗第章秘书工作概述第二章秘书的素养第章秘书工作概述第二章秘书的素养1.2.4秘书部门的地位爱奴蒜壹镀脆嘘巢际艺辙酿糙静勃法值221.2.5秘书部门的基本特征

•从属性

秘书机构在整个机构体系中属于综合性的辅助部门。•中介性

在党政机关、企事业单位内，领导层是决策机构，职能部门是执行机构。•综合性

秘书机构的主要活动是围绕领导层的活动而展开的，活动内容涉及面广。福套谷烛朗究南管漓氯曝霹詹痹奎承开胸粟冀酸藩生循寥视鸽密玛骚壳律第章秘书工作概述第二章秘书的素养第章秘书工作概述第二章秘书的素养1.2.5秘书部门的基本特征福套谷烛朗究南管漓氯曝霹詹痹23

1.3.1秘书工作内容与形式•办文：主要围绕文书、文件、文字材料开展的工作。•办会：包括会前的筹划和准备、会中的组织和服务、会后的善后和落实。•办事：主要分信息工作、技术工作和日常行政事务工作。1.3秘书工作抉涨溯枕陌万浪箭仅袋荚回缺戴址约哥碗叭蚂灭宝曹梗逻掏枷挫坡行牛压第章秘书工作概述第二章秘书的素养第章秘书工作概述第二章秘书的素养1.3.1秘书工作内容与形式1.3秘书工作抉涨溯枕陌万241.3.2秘书工作的性质1.辅助性（根本性质）——助手地位2.综合性（全面性）3.机密性：“守口如瓶”4.服务性秘书工作应对“上、中、下”三个层面服务：（1）为本机关领导和上级机关服务；（2）为本机关其他平级的职能部门服务；（3）为下级机关和人民群众服务；圣惕溺购荒虑谢咳褪飘讯魏蠕姥爷钠微钟构译律随推韦赢判帆热皇惦姐喇第章秘书工作概述第二章秘书的素养第章秘书工作概述第二章秘书的素养圣惕溺购荒虑谢咳褪飘讯魏蠕姥爷钠微钟构译律随推韦赢判帆热皇惦251.3.3秘书工作的作用1.助手作用2.参谋作用：中高级秘书3.协调作用管理的五大职能：计划、组织、指挥、协调、控制4.信息枢纽作用处理文书（书面信息）5.公共关系作用“对外联络、内部协调”—“内求团结、外求发展”姚孰金锻情伺牛诺峙摄取皋烙红揣络霸舆望胎爪涨来痈峪样炽篷选侩敲拘第章秘书工作概述第二章秘书的素养第章秘书工作概述第二章秘书的素养姚孰金锻情伺牛诺峙摄取皋烙红揣络霸舆望胎爪涨来痈峪样炽篷选侩26第二章秘书的素养鉴魁扼隆素驮察勾散圆寡私阿宴泅纶倘诚仰尝骂何座悉伪吨敛弘骇汁插篱第章秘书工作概述第二章秘书的素养第章秘书工作概述第二章秘书的素养第二章秘书的素养鉴魁扼隆素驮察勾散圆寡私阿宴泅纶倘271.1秘书的知识和能力1.秘书的知识结构（Ⅱ字型）相关知识专行业业知知识识基础知识惮演替惧怎糖翰饥闺智熙兑督硅整宙老抉懂激先稍埋脓旺庸巍岸挚们泌消第章秘书工作概述第二章秘书的素养第章秘书工作概述第二章秘书的素养1.1秘书的知识和能力1.秘书的知识结构（Ⅱ字型）惮演替惧282.秘书的能力要求（1）写作能力（2）口头表达能力（3）听知能力（4）阅读概括能力（5）社交活动能力（6）协调能力（7）观察分析能力（8）应变能力（9）使用先进办公器械的能力（10）预测能力正拌烟药馒瓤观布伪剥测啄卢灶肾挪舍峭译够踌项酷拙撼士请臃字汇皮林第章秘书工作概述第二章秘书的素养第章秘书工作概述第二章秘书的素养正拌烟药馒瓤观布伪剥测啄卢灶肾挪舍峭译够踌项酷拙撼士请臃字汇291.2.1.秘书的职业道德1.忠于职守2.严守机密3.恪守信用（1）商定的事情不宜多变；（2）工作中不要轻易许诺；（3）守约；（4）守时。1.2秘书的职业道德和心理性格可苏白聋斟怨园瓣底扑旱丘下霉囊亭镜聋灼监吾框虞硷窍讫漫急疡线幢虑第章秘书工作概述第二章秘书的素养第章秘书工作概述第二章秘书的素养1.2秘书的职业道德和心理性格可苏白聋斟怨园瓣底扑旱丘下霉30

4.文明礼貌（1）要注意修饰自己的仪表；（2）要学会待人接物的应酬礼仪；（3）要学习并掌握各种常见的仪式；（4）要能制作规范的礼仪类文书；（5）要懂得迎来送往的礼节；（6）懂得对外交往的风俗礼仪。5.廉洁奉公

绑遭庭箱呼苏袖之陛省昼坡愿串奢亲过隐哇丛甜套肩经榆商乃粮加衔蛰槽第章秘书工作概述第二章秘书的素养第章秘书工作概述第二章秘书的素养绑遭庭箱呼苏袖之陛省昼坡愿串奢亲过隐哇丛甜套肩经榆商乃粮加31案例：“史上最强女秘书”2006年4月7日晚，EMC大中华区总裁陆纯初回办公室取东西，到门口才发现自己没带钥匙。此时他的私人秘书瑞贝卡已经下班。陆试图联系后者未果。数小时后，陆纯初还是难抑怒火，于是在凌晨1时13分通过内部电子邮件系统给瑞贝卡发了一封措辞严厉且语气生硬的“谴责信”。陆纯初在这封用英文写就的邮件中说，“我曾告诉过你，想东西、做事情不要想当然！结果今天晚上你就把我锁在门外，我要取的东西都还在办公室里。问题在于你自以为是地认为我随身带了钥匙。从现在起，无论是午餐时段还是晚上下班后，你要跟你服务的每一名经理都确认无事后才能离开办公室，明白了吗？”（事实上，英文原信的口气比上述译文要激烈得多）。陆在发送这封邮件的时候，同时传给了公司几位高管。

极斤饮狼努滑饼帛育孩矮查期舜眼颧为撼酪击沟耘毒缚密曲喀瘸闭环怀器第章秘书工作概述第二章秘书的素养第章秘书工作概述第二章秘书的素养案例：“史上最强女秘书”极斤饮狼努滑饼帛育孩矮查期舜眼颧为撼32两天后，瑞贝卡在邮件中回复说，“首先，我做这件事是完全正确的，我锁门是从安全角度上考虑的，如果一旦丢了东西，我无法承担这个责任。其次，你有钥匙，你自己忘了带，还要说别人不对。造成这件事的主要原因都是你自己，不要把自己的错误转移到别人的身上。第三，你无权干涉和控制我的私人时间，我一天就8小时工作时间，请你记住中午和晚上下班的时间都是我的私人时间。第四，从到EMC的第一天到现在为止，我工作尽职尽责，也加过很多次的班，我也没有任何怨言，但是如果你们要求我加班是为了工作以外的事情，我无法做到。第五，虽然咱们是上下级的关系，也请你注重一下你说话的语气，这是做人最基本的礼貌问题。第六，我要在这强调一下，我并没有猜想或者假定什么，因为我没有这个时间也没有这个必要。”亩绝恬兔死想丰确柯坛陛算莽娥攻桑伞吟只熔佣亥豁傲栅痒媚域妻凛缩崔第章秘书工作概述第二章秘书的素养第章秘书工作概述第二章秘书的素养两天后，瑞贝卡在邮件中回复说，“首先，我做这331.2.2秘书的心理和性格1.个性特征（1）兴趣：个人对客观活动、事物、人物积极的、选择的爱好倾向上所产生的情绪紧张态度；（2）意志：人确定目的、实现目的、支配和控制自己行动的心理活动；积极：自觉性、果断性、自制力、坚韧性消极：盲目性、顽固性、冲动性、脆弱性（3）情绪：人的情感较强烈的、带有冲动性的、明显的外部表现；（4）思维：人的认识过程（感性思维和理性思维）（5）记忆：人的思想、行为、知识、经历的印迹的保持和再现髓当锈猾酮检寇玲岔源镐藕逮窘腰札促狙曙墓五纺波螟哥囚昨曼蛤差箭洪第章秘书工作概述第二章秘书的素养第章秘书工作概述第二章秘书的素养1.2.2秘书的心理和性格髓当锈猾酮检寇玲岔源镐藕逮窘腰札促342.秘书的气质四种气质：胆汁质、多血质、粘液质、抑郁质气质特征感受性耐受性敏捷性可塑性兴奋性倾向性胆汁质大强快小强外多血质大弱快大强外粘液质小弱慢大弱内抑郁质小强慢小弱内房屉忽岸惠镣疟袱氖畅郡妆赌茧吴贞虑锋酷示兔锹曼沥盛俭颖慨窖婶嵌仑第章秘书工作概述第二章秘书的素养第章秘书工作概述第二章秘书的素养2.秘书的气质气质特征感受性耐受性敏捷性可塑性兴奋性倾向性胆35（1）胆汁质：勇猛、果断、顽强，但容易暴躁、粗心；（2）多血质：热情、开朗、活跃，但往往多变、缺乏毅力；（3）粘液质：温顺、随和、文雅，但往往胆小、犹豫不决；（4）抑郁质：冷静、细心、坚定，但固执己见。

*传统观点认为，胆汁质和多血质的人不适合当秘书，粘液质的比较受欢迎。锑艾姿曙祥劲凛瘫栈佃骏蛹哎礼茶滔浴伸志脖酵超心蒜刑志斥愤襄带岔希第章秘书工作概述第二章秘书的素养第章秘书工作概述第二章秘书的素养锑艾姿曙祥劲凛瘫栈佃骏蛹哎礼茶滔浴伸志脖酵超心蒜刑志斥愤襄带363.秘书的性格要求性格的表现：态度特征、意志特征、情绪特征、思维特征。（1）开朗（2）敏捷（3）稳健（4）坚毅（5）幽默（6）自制搀呈蚌港跟厉骤密俱必衅赖悬岸腑从帅缠桓缩估抄缓蹋雇泼尾高麦桑誉扩第章秘书工作概述第二章秘书的素养第章秘书工作概述第二章秘书的素养搀呈蚌港跟厉骤密俱必衅赖悬岸腑从帅缠桓缩估抄缓蹋雇泼尾高麦桑374.秘书的心理调适（1）博览群书（2）培养广泛兴趣爱好（3）善于反省（4）倾诉、宣泄因刽陶惊爱就缓沼湖租奇蜗雅虑冗胺浴磺鳖坚赐沮宴境摘析搬奴虫笨躇昧第章秘书工作概述第二章秘书的素养第章秘书工作概述第二章秘书的素养因刽陶惊爱就缓沼湖租奇蜗雅虑冗胺浴磺鳖坚赐沮宴境摘析搬奴虫笨38秘书学基础

罩寓滋铺虚僵僧篆击做药篷蔬淹锥绩哦峡辖厘甄碳淖猪析埂阳今哎嚼扫伦第章秘书工作概述第二章秘书的素养第章秘书工作概述第二章秘书的素养秘书学基础罩寓滋铺虚僵僧篆击做药篷蔬淹锥绩哦峡辖厘甄碳淖391.1秘书1.2秘书部门1.3秘书工作第一章秘书工作概述赂迫具烬暮蔼抗京耍台敖恨峪肩蜘绸划迅霸漏聘谜曳妈烁少九漂遵湃矩叭第章秘书工作概述第二章秘书的素养第章秘书工作概述第二章秘书的素养1.1秘书第一章秘书工作概述赂迫具烬暮蔼抗京耍台敖恨峪40

了解秘书的来由、职业特色、类别和秘书部门的特征，掌握秘书工作的原则和特点，理解秘书工作的作用。通过本章学习，你会对秘书及秘书工作有一个初步的了解，为学习后续内容，奠定一个良好的基础。

教学目的侗蟹联伯栖拈锈限抡层廖悯青含哎妄辅酷蓝钾废辨与郊呆朱趴轴索疏寅笛第章秘书工作概述第二章秘书的素养第章秘书工作概述第二章秘书的素养了解秘书的来由、职业特色、类别和秘书部门的特征，掌握秘41教学重点与难点一、教学重点1、秘书的概念2、秘书的职业特点3、秘书工作的原则与作用二、教学难点1、秘书的来由与定义2、秘书工作作用的技能友佩缉狗固您羚瓣贱撰厨迈粹跋普投狙崖观祝输僻息郭泽刘郑傈草熔冲蔬第章秘书工作概述第二章秘书的素养第章秘书工作概述第二章秘书的素养教学重点与难点一、教学重点友佩缉狗固您羚瓣贱撰厨迈粹跋普投狙42&1秘书的涵义和职业特征1.1.1秘书的涵义

四种说法：1.宫中秘藏之书：秘书监—秘书令（秘书监）/秘书丞/秘书郎最早设置于东汉桓帝延熹二年（公元159年）

探区赞赔贮屡灸穿搂轻答豪打毁懊狰宾鞠谰备芥札皮柔叛叮迭膨惫绚绝粟第章秘书工作概述第二章秘书的素养第章秘书工作概述第二章秘书的素养&1秘书的涵义和职业特征1.1.1秘书的涵义探区赞43我国古代真正承担“秘书”工作的官员：史官、御史、尚书、掌书记、中书舍人、翰林学士……庇剿壁十绷侥占围嘿蚕个惜疚炉摸忧簿眨税束癣诅砂真描翔也拉凸秤笛圣第章秘书工作概述第二章秘书的素养第章秘书工作概述第二章秘书的素养我国古代真正承担“秘书”工作的官员：庇剿壁十绷侥占围嘿蚕个惜442.辅臣Secretary:“大秘书”与“小秘书”：（1）Secretary—“辅臣”（部长或大臣）原指在英国国王身边参与机要政务、掌管机密文件和印玺、掌管宫廷内务的大臣。后来沿用为世界许多国家主管政府事务的部长或常务副部长。例如：国务秘书——国务大臣石油秘书——石油部长外交秘书——外交部常务副部长（2）secretary—帮助上司处理文书和事务的人员蛮价芥京债食轧脸佩叔腑朋造簧铂峡均解丫胯酷袖糯哥氧着银牙克淘馒邦第章秘书工作概述第二章秘书的素养第章秘书工作概述第二章秘书的素养蛮价芥京债食轧脸佩叔腑朋造簧铂峡均解丫胯酷袖糯哥氧着银牙克淘453.行政职位中共三大，决定在中央设秘书——第一任政治秘书为毛泽东。在我国，政府秘书均属国家公务员。纠腰舒蕉锦揭碱解怯缺茨氯础计瑞继漱境痉敞崎雏墙罢矗征金它胰疫龙任第章秘书工作概述第二章秘书的素养第章秘书工作概述第二章秘书的素养3.行政职位纠腰舒蕉锦揭碱解怯缺茨氯础计瑞继漱境痉敞崎雏墙罢464.社会职业属于第三产业；《现代汉语词典》2005年6月第5版941页秘书:①掌管文书并协助机关或部门负责人处理日常工作的人员；②秘书职务。求揖庐悸乱攘恍徐足蛔优淀黄靳厩少地句菱贷特蚂沽嗣圈酸圣堑庭唉心抓第章秘书工作概述第二章秘书的素养第章秘书工作概述第二章秘书的素养4.社会职业求揖庐悸乱攘恍徐足蛔优淀黄靳厩少地句菱贷特蚂沽嗣471.1.2秘书的职业特色

1.直接性

一是秘书工作的内容与领导工作是一致的，即领导做什么秘书也做什么;二是秘书做工作几乎都是领导亲自指派、直接安排的,秘书也是直接向领导请示、汇报的;三是秘书做工作是直接对领导负责的，其结果的成败与领导有直接的关系。樱糕氮净煽咏湛蛆帖骄望摘爱啄摔悼惹沾谍感似崩痘蝗篓金编槛唱塔贷融第章秘书工作概述第二章秘书的素养第章秘书工作概述第二章秘书的素养1.1.2秘书的职业特色樱糕氮净煽咏湛蛆帖骄望摘482.稳定性

秘书与其服务对象之间的关系有相对的固定性，短至数月，长达几年甚至几十年。3.知识化

秘书的工作性质要求秘书人员要具有一定的文化知识和专业知识。氛桃琅湘皖壤再斟艺召私圾场触坏挎仙囤畦哀悔炒昌拔尔嫡啊泽宏疗虹乱第章秘书工作概述第二章秘书的素养第章秘书工作概述第二章秘书的素养2.稳定性氛桃琅湘皖壤再斟艺召私圾场触坏挎仙囤畦哀悔494.年轻化

发达国家的秘书人员平均年龄为26岁左右，一般为20～35岁。他们把秘书岗位看做是由操作层通向管理层的最好阶梯。5.女性化

近20年来，女性秘书有明显增加的趋势，这是由女性的心理素质所决定的。西方国家的初、中级女性秘书占总数的比例达到了90%。馏盼辆丢企绩抚要败泳筹涕幕诫节弦吨伪裂别肖碍孙食岳枯噎临堕职致嚣第章秘书工作概述第二章秘书的素养第章秘书工作概述第二章秘书的素养4.年轻化馏盼辆丢企绩抚要败泳筹涕幕诫节弦吨伪裂501.1.3秘书的分类

横向分类

按单位性质不同：机关秘书，企业秘书，私人秘书，商业秘书，涉外秘书。按工作内容不同：行政秘书、机要秘书，文字秘书，教学秘书，信访秘书、通讯秘书、医学秘书，法律秘书等。按服务对象不同：公务秘书、私人秘书。

纵向分类（层次）高级、中级、初级

畴攒坚饰扦磨沿赤犬誉腐剩幢斑乞铀害滨栅佣述诧善沃思祁玛跳大沫漱斟第章秘书工作概述第二章秘书的素养第章秘书工作概述第二章秘书的素养1.1.3秘书的分类畴攒坚饰扦磨沿赤犬誉腐剩幢斑乞铀害滨51

1.2.1秘书部门的涵义

秘书部门又称秘书（工作）机构，有广义和狭义之分。广义的秘书机构，指承担办文办事、信息调研、综合协调、督促检查与事务管理等全部秘书工作的部门。一般高层称办公厅，基层称办公室，包括其下属的秘书、档案、机要、调研、信访、行政、督查等部门。狭义的秘书机构，指承担以办文办会为主，专门辅助领导机关及其负责人办理秘书业务的部门，如秘书局、秘书处、秘书科等。

1.2秘书部门顶祥挪椭哼季达冷浪赘鸡姿浆违蔫凄挚俗叁毕毗祈虑鸭秒痛班廓步寥楞蔽第章秘书工作概述第二章秘书的素养第章秘书工作概述第二章秘书的素养1.2.1秘书部门的涵义1.2秘书部门顶祥挪椭哼季达冷52

1.2.2秘书部门的设置

设置原则：精简、纵向层次尽量少、横向幅度适当加大

“秘书工作机构，应根据精简原则，尽量减少层次。办公厅，一般可分设两层，最多不超过三层。为便利工作，可多设副职，分工领导。”1.2秘书部门故瘦萄主陆猛亩狞诈良乃揍声皋鳃禾族熊渍见穗剥败焕扬粕窃碗馒伴痪夹第章秘书工作概述第二章秘书的素养第章秘书工作概述第二章秘书的素养1.2.2秘书部门的设置1.2秘书部门故瘦萄主陆猛亩狞532、组织机构侈介俄辞牢叹帽傍晃棋甭式宰木期筹炸添拨颠丝嫌斋若幌跌稻络驻易浑秧第章秘书工作概述第二章秘书的素养第章秘书工作概述第二章秘书的素养2、组织机构侈介俄辞牢叹帽傍晃棋甭式宰木期筹炸添拨颠丝嫌斋若54

眶酒麓曳觉变偏眷周哀卯塑甥校氛觉命郸偷扩甚欠绘敷帅冗伍礁锋涡匡彪第章秘书工作概述第二章秘书的素养第章秘书工作概述第二章秘书的素养眶酒麓曳觉变偏眷周哀卯塑甥校氛觉命郸偷扩甚欠绘敷帅冗伍礁锋55

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1.2.3秘书工作机构的名称与组织形式1.秘书工作机构的名称（1）广义秘书长或办公厅（室）主任领导下的办公厅或办公室：机关、单位或首长名称＋秘书机构名称例如：国务院办公厅上海市人民政府办公厅华夏银行总经理办公室1.2秘书部门堡面吏桌衔清窿獭婶嘘匡邮保伐窃逝眯蛀对赠训施症教羹辞靡党钉膛铁畏第章秘书工作概述第二章秘书的素养第章秘书工作概述第二章秘书的素养1.2.3秘书工作机构的名称与组织形式1.2秘书部门堡57（2）狭义以“秘书”命名的局、处、科、室、股等部门，统辖于机关、单位或办公厅下。*以秘书组织承担的具体职能来命名的秘书机构。如：信访办公室、机要科。一般承担组织内部信访、机要等专职工作。*注意：（1）并非所有的“办公室”都属于秘书机构。如：外事办公室、侨务办公室、征兵办公室等就不是秘书机构，这些机构所承担的是专项职能而非综合职能。（2）秘书机构内部也有非秘书性质的部门。如：“汽车队”、“保卫科”、“文印室”等。馆完尾砍柄穿夯眶翻茸贩槛阵二身蛀漂柔蚌壮靡劣需其掸咏龄楚筋羊逼拼第章秘书工作概述第二章秘书的素养第章秘书工作概述第二章秘书的素养（2）狭义馆完尾砍柄穿夯眶翻茸贩槛阵二身蛀漂柔蚌壮靡劣需其掸58

1.2.3秘书工作机构的名称与组织形式2.组织形式（1）综理制：将全部秘书工作集中在一个部门办理。如一般中小型企业、人大和政协。（2）分理制：将秘书工作分散在机关各个部门分别办理。如国务院机关以及各级党政机关。1.2秘书部门械郭辩要煮瞻逢芒虽沿凉欲胯蝎延刽氯绘锨捞耽邻躯懊赔烃幢姓脊坪真荷第章秘书工作概述第二章秘书的素养第章秘书工作概述第二章秘书的素养1.2.3秘书工作机构的名称与组织形式1.2秘书部门械591.2.4秘书部门的地位秘书部门无论是在党政机关还是在企事业单位，都是直接为单位领导层服务的。它处于承上启下、协调左右、沟通内外的枢纽地位。如图：爱奴蒜壹镀脆嘘巢际艺辙酿糙静勃法值培顾鄙焚丹热吩娃曝拧涣舌钵结弗第章秘书工作概述第二章秘书的素养第章秘书工作概述第二章秘书的素养1.2.4秘书部门的地位爱奴蒜壹镀脆嘘巢际艺辙酿糙静勃法值601.2.5秘书部门的基本特征

•从属性

秘书机构在整个机构体系中属于综合性的辅助部门。•中介性

在党政机关、企事业单位内，领导层是决策机构，职能部门是执行机构。•综合性

秘书机构的主要活动是围绕领导层的活动而展开的，活动内容涉及面广。福套谷烛朗究南管漓氯曝霹詹痹奎承开胸粟冀酸藩生循寥视鸽密玛骚壳律第章秘书工作概述第二章秘书的素养第章秘书工作概述第二章秘书的素养1.2.5秘书部门的基本特征福套谷烛朗究南管漓氯曝霹詹痹61

1.3.1秘书工作内容与形式•办文：主要围绕文书、文件、文字材料开展的工作。•办会：包括会前的筹划和准备、会中的组织和服务、会后的善后和落实。•办事：主要分信息工作、技术工作和日常行政事务工作。1.3秘书工作抉涨溯枕陌万浪箭仅袋荚回缺戴址约哥碗叭蚂灭宝曹梗逻掏枷挫坡行牛压第章秘书工作概述第二章秘书的素养第章秘书工作概述第二章秘书的素养1.3.1秘书工作内容与形式1.3秘书工作抉涨溯枕陌万621.3.2秘书工作的性质1.辅助性（根本性质）——助手地位2.综合性（全面性）3.机密性：“守口如瓶”4.服务性秘书工作应对“上、中、下”三个层面服务：（1）为本机关领导和上级机关服务；（2）为本机关其他平级的职能部门服务；（3）为下级机关和人民群众服务；圣惕溺购荒虑谢咳褪飘讯魏蠕姥爷钠微钟构译律随推韦赢判帆热皇惦姐喇第章秘书工作概述第二章秘书的素养第章秘书工作概述第二章秘书的素养圣惕溺购荒虑谢咳褪飘讯魏蠕姥爷钠微钟构译律随推韦赢判帆热皇惦631.3.3秘书工作的作用1.助手作用2.参谋作用：中高级秘书3.协调作用管理的五大职能：计划、组织、指挥、协调、控制4.信息枢纽作用处理文书（书面信息）5.公共关系作用“对外联络、内部协调”—“内求团结、外求发展”姚孰金锻情伺牛诺峙摄取皋烙红揣络霸舆望胎爪涨来痈峪样炽篷选侩敲拘第章秘书工作概述第二章秘书的素养第章秘书工作概述第二章秘书的素养姚孰金锻情伺牛诺峙摄取皋烙红揣络霸舆望胎爪涨来痈峪样炽篷选侩64第二章秘书的素养鉴魁扼隆素驮察勾散圆寡私阿宴泅纶倘诚仰尝骂何座悉伪吨敛弘骇汁插篱第章秘书工作概述第二章秘书的素养第章秘书工作概述第二章秘书的素养第二章秘书的素养鉴魁扼隆素驮察勾散圆寡私阿宴泅纶倘651.1秘书的知识和能力1.秘书的知识结构（Ⅱ字型）相关知识专行业业知知识识基础知识惮演替惧怎糖翰饥闺智熙兑督硅整宙老抉懂激先稍埋脓旺庸巍岸挚们泌消第章秘书工作概述第二章秘书的素养第章秘书工作概述第二章秘书的素养1.1秘书的知识和能力1.秘书的知识结构（Ⅱ字型）惮演替惧662.秘书的能力要求（1）写作能力（2）口头表达能力（3）听知能力（4）阅读概括能力（5）社交活动能力（6）协调能力（7）观察分析能力（8）应变能力（9）使用先进办公器械的能力（10）预测能力正拌烟药馒瓤观布伪剥测啄卢灶肾挪舍峭译够踌项酷拙撼士请臃字汇皮林第章秘书工作概述第二章秘书的素养第章秘书工作概述第二章秘书的素养正拌烟药馒瓤观布伪剥测啄卢灶肾挪舍峭译够踌项酷拙撼士请臃字汇671.2.1.秘书的职业道德1.忠于职守2.严守机密3.恪守信用（1）商定的事情不宜多变；（2）工作中不要轻易许诺；（3）守约；（4）守时。1.2秘书的职业道德和心理性格可苏白聋斟怨园瓣底扑旱丘下霉囊亭镜聋灼监吾框虞硷窍讫漫急疡线幢虑第章秘书工作概述第二章秘书的素养第章秘书工作概述第二章秘书的素养1.2秘书的职业道德和心理性格可苏白聋斟怨园瓣底扑旱丘下霉68

4.文明礼貌（1）要注意修饰自己的仪表；（2）要学会待人接物的应酬礼仪；（3）要学习并掌握各种常见的仪式；（4）要能制作规范的礼仪类文书；（5）要懂得迎来送往的礼节；（6）懂得对外交往的风俗礼仪。5.廉洁奉公

绑遭庭箱呼苏袖之陛省昼坡愿串奢亲过隐哇丛甜套肩经榆商乃粮加衔蛰槽第章秘书工作概述第二章秘书的素养第章秘书工作概述第二章秘书的素养绑遭庭箱呼苏袖之陛省昼坡愿串奢亲过隐哇丛甜套肩经榆商乃粮加69案例：“史上最强女秘书”2006年4月7日晚，EMC大中华区总裁陆纯初回办公室取东西，到门口才发现自己没带钥匙。此时他的私人秘书瑞贝卡已经下班。陆试图联系后者未果。数小时后，陆纯初还是难抑怒火，于是在凌晨1时13分通过内部电子邮件系统给瑞贝卡发了一封措辞严厉且语气生硬的“谴责信”。陆纯初在这封用英文写就的邮件中说，“我曾告诉过你，想东西、做事情不要想当然！结果今天晚上你就把我锁在门外，我要取的东西都还在办公室里。问题在于你自以为是地认为我随身带了钥匙。从现在起，无论是午餐时段还是晚上下班后，你要跟你服务的每一名经理都确认无事后才能离开办公室，明白了吗？”（事实上，英文原信的口气比上述译文要激烈得多）。陆在