T-003-第五讲-行政文秘人员时间管理课件

培训讲师：李平制作日期：04-12-12行政文秘人员职业化训练培训讲师：李平行政文秘人员职业化训练1个人素质第一讲：你适合做行政文秘人员吗？第二讲：行政文秘的职业形象设计第三讲：现代商务礼仪第四讲：沟通技巧训练第五讲：行政文秘的时间管理第六讲：如何缓解工作压力个人素质第一讲：你适合做行政文秘人员吗？2专业技能第七讲：电话沟通技巧第八讲：办公室事务第九讲：公文写作技巧第十讲：会议的筹划与管理第十一讲：商务演讲技巧第十二讲：接待工作技巧专业技能第七讲：电话沟通技巧3课程规则Open~~Close~~课程规则Open~~Close~~4第五讲

时间管理行政文秘人员职业化训练第五讲

时间管理行政文秘人员职业化训练5用心体会你发现越来越少的时间给自己；越来越多的时间给工作；越来越苦涩的笑容给家人；越来越紧张的情绪在工作越来越多的努力在赚钱；越来越强的渴望想自由；用心体会你发现6即换来……越来越沉重的工作压力；越来越无趣的平淡日子；越来越乏味的亲密关系；越来越迷失的空虚自我；越来越强烈的感觉想逃离越来越狭小的蓝天在身旁；如果你发现你的空间被压的喘不过气来；即换来……7请留下……一点冥思的时间；一场心灵的餐晏；一朵玫瑰的美发；一段思考的平静；一些弹性的人生空间；一个未来的梦想色彩；一个留给自己的灿烂微笑；请留下……8诚实的面对一个只有自己的约会；一个与自己的会议；一场与生命和自爱的对谈；一次自我探索的画面之旅；诚实的面对9你会发现自己其实在追求什么；活着其实是多么喜悦；爱人与被爱其实多么幸福；人生的风景其实多么美好；你会发现10什么是时间？毕业典礼上的演讲“时间是物质运动的顺序性和持续性，其特点是一维性，是一种特殊的资源。”时间就是金钱时间就是生命一寸光阴一寸金"珍惜时间，不要抛弃学问"什么是时间？毕业典礼上的演讲时间就是金钱时间就是生命一寸光11时间概念什么是“时间管理”（1）供给毫无弹性（2）无法蓄积（3）无法取代（4）无法失而复得时间概念什么是“时间管理”12游戏如果银行每天早晨向你的帐号拨款8.64万元。你在这一天可以随心所欲，想用多少就用多少，用途也没有任何的规定。条件只有一个：用剩的钱不能留到第二天再用，也不能节余归自己。前一天的钱你用光也好，分文不花也好，第二天你又有8.64万元。请问：你如何用这笔钱？游戏如果银行每天早晨向你的帐号拨款8.64万元。你在这一天可13什么是时间管理“时间管理”所探索的是如何减少时间浪费，以便有效地完成既定目标。由于时间所具备的四个独特性，所以时间管理的对象不是“时间”，它是指面对时间而进行的“自管理者的管理”。时间就是生命

什么是时间管理“时间管理”所探索的是如何减少时间浪费，以便有14一个活到72岁的美国人对时间是怎么花的

睡觉：21年工作：14年个人卫生：6年吃饭：6年旅行：6年排队：5年学习：7年开会：3年打电话：1年找东西：1年其它：3年一个活到72岁的美国人对时间是怎么花的睡觉：215时间管理的观念不善于利用时间的三种观念视时间为主宰视时间为敌人视时间为奴隶时间管理的观念不善于利用时间的三种观念16时间管理的陷阱猪八戒踩西瓜皮——滑到哪里是哪里；不好意思拒绝别人；反正时间还早——拖延不速之客会议病文件满桌病事必躬亲时间管理的陷阱猪八戒踩西瓜皮——滑到哪里是哪里；17猪八戒踩西瓜皮——滑到哪里是哪里；查尔斯·史瓦（世界最大的独立钢铁制造者）与李爱菲FUNES目标不明确1、没有进行工作归类的习惯2、缺乏做事轻重缓急的顺序3、没有时间分配的原则猪八戒踩西瓜皮——滑到哪里是哪里；查尔斯·史瓦（世界最大的18不好意思拒绝别人；首先，学会如何接受请托：其次，学会利用资源：不好意思拒绝别人；首先，学会如何接受请托：19反正时间还早——拖延1、习惯拖延时间。2、不擅处理不速之客的打扰。3、不擅处理无端电话的打扰。4、泛滥的“会议病”困扰。反正时间还早——拖延1、习惯拖延时间。20文件满桌病“帕金森定律”文件满桌病“帕金森定律”21事必躬亲1、担心下属表现不好；2、担心丧失对下属的控制；3、不愿意放弃得心应手的工作；4、找不到合适的下属授权。事必躬亲1、担心下属表现不好；22昨天、今天、明天我们要记取“过去”，把握“现在”，放眼“未来”昨天、今天、明天我们要记取“过去”，把握“现在”，放眼“未来231、关于时间的名言孔子——“逝者如斯夫，不舍昼夜。”沙士比亚——“时间的无声的脚步，是不会因为我们有许多事情要处理而稍停片刻。”1、关于时间的名言孔子24人生70古来稀，（假设你能活100岁）。3、生命倒计时法

我的生命已用去

天

我的生命只剩下

天

签名：

年

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日如何进行有效的时间管理人生70古来稀，（假设你能活100岁）。3、生命倒计时法25请写出你签写前面表格的直接感受如何进行有效的时间管理请写出你签写前面表格的直接感受如何进行有效的时间管理26你打算如何去度过？4、“今年是你生命中的最后一年”法如何进行有效的时间管理你打算如何去度过？4、“今年是你生命中的最后一年”法如何进行275、时间价值分析法时间价值表：如何进行有效的时间管理5、时间价值分析法时间价值表：如何进行有效的时间管理28你的时间价值分析：如何进行有效的时间管理你的时间价值分析：如何进行有效的时间管理29如何进行有效的时间管理制订目标目标刺激我们奋勇向上鲸鱼赖嘉邓尼斯如何制定目标具体的可衡量的可达到的相关的基于时间的如何进行有效的时间管理制订目标307、ABC分类法C重要而不紧迫A重要又紧迫D既不重要也不紧迫B紧迫而不重要价值（重要）紧迫如何进行有效的时间管理7、ABC分类法C重要而不紧迫A重要又紧迫D既不重要B318、生理节奏法注意研究你精力最充沛、脑子最清楚的时段，在此时段做最有价值的事；注意研究你注意力集中的时间有多长，在此时间内解决问题；该休息的时候一定要休息，在你感到疲倦之前就休息，你每天清醒的时间，就多增加了1小时。如何进行有效的时间管理8、生理节奏法注意研究你精力最充沛、脑子最清楚的时段，在此时329、杜拉克时间管理法现代管理之父杜拉克认为，有效的管理者不是从他们的任务开始，而是从他们时间开始。——记录时间；——分析时间；——管理时间。如何进行有效的时间管理9、杜拉克时间管理法现代管理之父杜拉克认为，有效的管理者不是33以原则为重心，配合个人对使命的认知，兼顾重要性与急迫性，强调产品与产能的齐头并进；有效个人管理的六个标准（1）：——一致：使命与价值观、角色与目标、重点与计划、欲望与自制等应合谐一致；——平衡：人应在事业、财富、生活、奉献等方面平行发展；

10、柯维时间管理法如何进行有效的时间管理以原则为重心，配合个人对使命的认知，兼顾重要性与急迫性，强调34有效个人管理的六个标准（2）：

——有重心：以一周为单位订计划，每天应各有不同的优先目标，但要相互呼应；最有价值的事先做；——重人性：个人管理的目的在人而不在事；——有弹性：应可因个人作用和需求的变化而调整；——携带方便：管理工具应便于携带，随时记录与调整。如何进行有效的时间管理有效个人管理的六个标准（2）：如何进行有效的时间管理35有效个人管理的四个步骤

——确定角色：确定你认为重要的角色；——选择目标：分别为每个角色确定未来一周要达成的目标；——安排进度：为这些目标确定完成时间；——逐日调整：每日清晨依据行事历，安排一天做事的顺序。如何进行有效的时间管理有效个人管理的四个步骤如何进行有效的时间管理36写下你明天要做的6件最重要的事；用数字标明每件事的重要性次序；明天早上第一件事是做第一项，直至完成或达到要求；然后再开始完成第二项、第三项……；每天都要这样做，养成习惯；11、艾维·利时间管理法如何进行有效的时间管理写下你明天要做的6件最重要的事；11、艾维·利时间管理法如37如何进行有效的时间管理20/80定律是由意大利经济学家巴莱多发明的，因此，也叫巴莱多定律；用80%的时间和精力照顾好能给你带来80%的销售额的20%的优质客户；用80%的时间和精力学习能给你产生80%的效果的20%的最基本的理论和方法（成功者已证明的）；最20/80定律从你要做的一大堆事中选出最重要的事优先做。如何进行有效的时间管理20/80定律是由意大利经济学家巴莱多38穆尔冰箱

12、20/80时间管理法如何进行有效的时间管理穆尔12、20/80时间管理法如何进行有效的时间管理39“我要得到什么样的结果？”“这件事是否可以不干？”“这件事是否可以交给别人去干？”“是否还有更好的方法？”13、日程表时间管理法如何进行有效的时间管理“我要得到什么样的结果？”13、日程表时间管理法如何进行有效40电话；移动电话；E-mail；网址；传真；14、善用省时工具交通系统；电脑；手提电脑；PDA；语音系统。如何进行有效的时间管理电话；14、善用省时工具交通系统；如何进行有效的时间管理41不要让别人浪费你的时间不要让别人浪费你的时间 保持简短而明确的开场白控制通话时间、保持通话主题过滤电话如何进行有效的时间管理不要让别人浪费你的时间如何进行有效的时间管理42省时之道等待的时候做什么逆势操作追求互赖模式如何进行有效的时间管理省时之道如何进行有效的时间管理43短期计划与长期计划1、事先的了解：1、所在部门的业务定位2、所在岗位的业务定位3、上级主管的业务目标4、上级主管对你的期望和要求5、与其它相关岗位的业务接口关系短期计划与长期计划1、事先的了解：44短期计划与长期计划2、遵循5W2H原则Why:为什么要做这项任务，对工作目标是否有支持What：任务的内容和达成的目标When：在什么时间段进行Where：任务发生的地点Who：哪些人员参加此任务，由谁负责Howto：用什么方法进行Howmuch：需要多少成本短期计划与长期计划2、遵循5W2H原则45一、公务活动1上下班2开会3打电话4阅读文件、整理通信5帮助下属6接待宾客7向上级汇报8公务出差9拜访客户10其它工作上的活动小计二、个人活动11整理仪容12饮食13睡觉小计

三、家庭活动14煮饭15洗熨衣服16打扫房屋17杂务与家事18卖杂物19其它的逛街活动20缴款21看孩子22宗教活动23家庭外出24家庭沟通25其它家庭活动小计时间计划法表一

四、休闲活动26听广播与音乐27看电视28休闲阅读29嗜好30观看比赛31运动32休闲旅游33聚会与社交34其它休闲活动35其它活动小计一、公务活动时间计划法表一467:001上下班7:302开会8:003打电话8:304阅读文件、整理通信9:005帮助下属9:306接待宾客10:007向上级汇报10:308公务出差11:009拜访客户11:3010其它工作上的活动12:0011整理仪容12:3012饮食13:0013睡觉13:3014煮饭14:0015洗熨衣服14:3016打扫房屋15:0017杂务与家事15:3018卖杂物16:0019其它的逛街活动16:3020缴款17:0021看孩子17:3022宗教活动18:0023家庭外出18:3024家庭沟通19:0025其它家庭活动19:3026听广播与音乐20:0027看电视

20:3028休闲阅读21:0029嗜好21:3030观看比赛22:0031运动22:3032休闲旅游23:0033聚会与社交23:3034其它休闲活动24:0035其它活动

时间计划法表二7:001上下班时间计划法表二47百分比（%）=（每星期实际花费时间÷168）×100项目估计实际差额百分比公务活动小时4550-529.8%个人活动小时4540523.8%家庭活动小时3246-1427.4%休闲活动小时4027.512.516.4%其它活动64.51.52.6%时间总计1681680100%时间计划法表三百分比（%）=（每星期实际花费时间÷168）×100项目估48总结小海马的故事哲学家与企业家的故事总结小海马的故事49总结总结50培训讲师：李平制作日期：04-12-12行政文秘人员职业化训练培训讲师：李平行政文秘人员职业化训练51个人素质第一讲：你适合做行政文秘人员吗？第二讲：行政文秘的职业形象设计第三讲：现代商务礼仪第四讲：沟通技巧训练第五讲：行政文秘的时间管理第六讲：如何缓解工作压力个人素质第一讲：你适合做行政文秘人员吗？52专业技能第七讲：电话沟通技巧第八讲：办公室事务第九讲：公文写作技巧第十讲：会议的筹划与管理第十一讲：商务演讲技巧第十二讲：接待工作技巧专业技能第七讲：电话沟通技巧53课程规则Open~~Close~~课程规则Open~~Close~~54第五讲

时间管理行政文秘人员职业化训练第五讲

时间管理行政文秘人员职业化训练55用心体会你发现越来越少的时间给自己；越来越多的时间给工作；越来越苦涩的笑容给家人；越来越紧张的情绪在工作越来越多的努力在赚钱；越来越强的渴望想自由；用心体会你发现56即换来……越来越沉重的工作压力；越来越无趣的平淡日子；越来越乏味的亲密关系；越来越迷失的空虚自我；越来越强烈的感觉想逃离越来越狭小的蓝天在身旁；如果你发现你的空间被压的喘不过气来；即换来……57请留下……一点冥思的时间；一场心灵的餐晏；一朵玫瑰的美发；一段思考的平静；一些弹性的人生空间；一个未来的梦想色彩；一个留给自己的灿烂微笑；请留下……58诚实的面对一个只有自己的约会；一个与自己的会议；一场与生命和自爱的对谈；一次自我探索的画面之旅；诚实的面对59你会发现自己其实在追求什么；活着其实是多么喜悦；爱人与被爱其实多么幸福；人生的风景其实多么美好；你会发现60什么是时间？毕业典礼上的演讲“时间是物质运动的顺序性和持续性，其特点是一维性，是一种特殊的资源。”时间就是金钱时间就是生命一寸光阴一寸金"珍惜时间，不要抛弃学问"什么是时间？毕业典礼上的演讲时间就是金钱时间就是生命一寸光61时间概念什么是“时间管理”（1）供给毫无弹性（2）无法蓄积（3）无法取代（4）无法失而复得时间概念什么是“时间管理”62游戏如果银行每天早晨向你的帐号拨款8.64万元。你在这一天可以随心所欲，想用多少就用多少，用途也没有任何的规定。条件只有一个：用剩的钱不能留到第二天再用，也不能节余归自己。前一天的钱你用光也好，分文不花也好，第二天你又有8.64万元。请问：你如何用这笔钱？游戏如果银行每天早晨向你的帐号拨款8.64万元。你在这一天可63什么是时间管理“时间管理”所探索的是如何减少时间浪费，以便有效地完成既定目标。由于时间所具备的四个独特性，所以时间管理的对象不是“时间”，它是指面对时间而进行的“自管理者的管理”。时间就是生命

什么是时间管理“时间管理”所探索的是如何减少时间浪费，以便有64一个活到72岁的美国人对时间是怎么花的

睡觉：21年工作：14年个人卫生：6年吃饭：6年旅行：6年排队：5年学习：7年开会：3年打电话：1年找东西：1年其它：3年一个活到72岁的美国人对时间是怎么花的睡觉：265时间管理的观念不善于利用时间的三种观念视时间为主宰视时间为敌人视时间为奴隶时间管理的观念不善于利用时间的三种观念66时间管理的陷阱猪八戒踩西瓜皮——滑到哪里是哪里；不好意思拒绝别人；反正时间还早——拖延不速之客会议病文件满桌病事必躬亲时间管理的陷阱猪八戒踩西瓜皮——滑到哪里是哪里；67猪八戒踩西瓜皮——滑到哪里是哪里；查尔斯·史瓦（世界最大的独立钢铁制造者）与李爱菲FUNES目标不明确1、没有进行工作归类的习惯2、缺乏做事轻重缓急的顺序3、没有时间分配的原则猪八戒踩西瓜皮——滑到哪里是哪里；查尔斯·史瓦（世界最大的68不好意思拒绝别人；首先，学会如何接受请托：其次，学会利用资源：不好意思拒绝别人；首先，学会如何接受请托：69反正时间还早——拖延1、习惯拖延时间。2、不擅处理不速之客的打扰。3、不擅处理无端电话的打扰。4、泛滥的“会议病”困扰。反正时间还早——拖延1、习惯拖延时间。70文件满桌病“帕金森定律”文件满桌病“帕金森定律”71事必躬亲1、担心下属表现不好；2、担心丧失对下属的控制；3、不愿意放弃得心应手的工作；4、找不到合适的下属授权。事必躬亲1、担心下属表现不好；72昨天、今天、明天我们要记取“过去”，把握“现在”，放眼“未来”昨天、今天、明天我们要记取“过去”，把握“现在”，放眼“未来731、关于时间的名言孔子——“逝者如斯夫，不舍昼夜。”沙士比亚——“时间的无声的脚步，是不会因为我们有许多事情要处理而稍停片刻。”1、关于时间的名言孔子74人生70古来稀，（假设你能活100岁）。3、生命倒计时法

我的生命已用去

天

我的生命只剩下

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签名：

年

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日如何进行有效的时间管理人生70古来稀，（假设你能活100岁）。3、生命倒计时法75请写出你签写前面表格的直接感受如何进行有效的时间管理请写出你签写前面表格的直接感受如何进行有效的时间管理76你打算如何去度过？4、“今年是你生命中的最后一年”法如何进行有效的时间管理你打算如何去度过？4、“今年是你生命中的最后一年”法如何进行775、时间价值分析法时间价值表：如何进行有效的时间管理5、时间价值分析法时间价值表：如何进行有效的时间管理78你的时间价值分析：如何进行有效的时间管理你的时间价值分析：如何进行有效的时间管理79如何进行有效的时间管理制订目标目标刺激我们奋勇向上鲸鱼赖嘉邓尼斯如何制定目标具体的可衡量的可达到的相关的基于时间的如何进行有效的时间管理制订目标807、ABC分类法C重要而不紧迫A重要又紧迫D既不重要也不紧迫B紧迫而不重要价值（重要）紧迫如何进行有效的时间管理7、ABC分类法C重要而不紧迫A重要又紧迫D既不重要B818、生理节奏法注意研究你精力最充沛、脑子最清楚的时段，在此时段做最有价值的事；注意研究你注意力集中的时间有多长，在此时间内解决问题；该休息的时候一定要休息，在你感到疲倦之前就休息，你每天清醒的时间，就多增加了1小时。如何进行有效的时间管理8、生理节奏法注意研究你精力最充沛、脑子最清楚的时段，在此时829、杜拉克时间管理法现代管理之父杜拉克认为，有效的管理者不是从他们的任务开始，而是从他们时间开始。——记录时间；——分析时间；——管理时间。如何进行有效的时间管理9、杜拉克时间管理法现代管理之父杜拉克认为，有效的管理者不是83以原则为重心，配合个人对使命的认知，兼顾重要性与急迫性，强调产品与产能的齐头并进；有效个人管理的六个标准（1）：——一致：使命与价值观、角色与目标、重点与计划、欲望与自制等应合谐一致；——平衡：人应在事业、财富、生活、奉献等方面平行发展；

10、柯维时间管理法如何进行有效的时间管理以原则为重心，配合个人对使命的认知，兼顾重要性与急迫性，强调84有效个人管理的六个标准（2）：

——有重心：以一周为单位订计划，每天应各有不同的优先目标，但要相互呼应；最有价值的事先做；——重人性：个人管理的目的在人而不在事；——有弹性：应可因个人作用和需求的变化而调整；——携带方便：管理工具应便于携带，随时记录与调整。如何进行有效的时间管理有效个人管理的六个标准（2）：如何进行有效的时间管理85有效个人管理的四个步骤

——确定角色：确定你认为重要的角色；——选择目标：分别为每个角色确定未来一周要达成的目标；——安排进度：为这些目标确定完成时间；——逐日调整：每日清晨依据行事历，安排一天做事的顺序。如何进行有效的时间管理有效个人管理的四个步骤如何进行有效的时间管理86写下你明天要做的6件最重要的事；用数字标明每件事的重要性次序；明天早上第一件事是做第一项，直至完成或达到要求；然后再开始完成第二项、第三项……；每天都要这样做，养成习惯；11、艾维·利时间管理法如何进行有效的时间管理写下你明天要做的6件最重要的事；11、艾维·利时间管理法如87如何进行有效的时间管理20/80定律是由意大利经济学家巴莱多发明的，因此，也叫巴莱多定律；用80%的时间和精力照顾好能给你带来80%的销售额的20%的优质客户；用80%的时间和精力学习能给你产生80%的效果的20%的最基本的理论和方法（成功者已证明的）；最20/80定律从你要做的一大堆事中选出最重要的事优先做。如何进行有效的时间管理20/80定律是由意大利经济学家巴莱多88穆尔冰箱

12、20/80时间管理法如何进行有效的时间管理穆尔12、20/80时间管理法如何进行有效的时间管理89“我要得到什么样的结果？”“这件事是否可以不干？”“这件事是否可以交给别人去干？”“是否还有更好的方法？”13、日程表时间管理法如何进行有效的时间管理“我要得到什么样的结果？”13、日程表时间管理法如何进行有效90电话；移动电话；E-mail；网址；传真；14、善用省时工具交通系统；电脑；手提电脑；PDA；语音系统。如何进行有效的时间管理电话；14、善用省时工具交通系统；如何进行有效的时间管理91不要让别人浪费你的时间不要让别人浪费你的时间 保持简短而明确的开场白控制通话时间、保持通话主题过滤电话如何进行有效的时间管理不要让别人浪费你的时间如何进行有效的时间管理92省时之道等待的时候做什么逆势操作追求互赖模式如何进行有效的时间管理省时之道如何进行有效的时间管理93短期计划与长期计划1、事先的了解：1、所在部门的业务定位2、所在岗位的业务定位3、上级主管的业务目标4、上级主管对你的期望和要求5、与其它相关岗位的业务接口关系短期计划与长期计划1、事先的了解：94短期计划与长期计划2、遵循5W2H原则Why:为什么要做这项任务，对工作目标是否有支持What：任务的内容和达成的目标When：在什么时间段进行Where：任务发生的地点Who：哪些人员参加此任务，由谁负责Howto：用什么方法进行Howmuch：需要多少成本短期计划与长期计划2、遵循5W2H原则95一、公务活动1上下班2开会3打电话4阅读文件、整理通信5帮助下属6接待宾客7向上级汇报8公务出差9拜访客户10其它工作上的活动小计二、个人活动11整理仪容12饮食