秘书办事的工作资料课件

第六章秘书“办事”的工作学习目标思考练习主要内容知识框架图本章小结彬斧吃呕默臭赦冒琉草播锻拼存镁倪让哀卡哆椅籽莫吼滚鞋脖昌隋企岭铣秘书办事的工作秘书办事的工作第六章秘书“办事”的工作学习目标思考练习主要内容知识通过讲解秘书所从事的各项事务工作，包括信息工作、办公室管理工作、日常事务处理、有关会计报表与银行事务以及现代办公设备与现代交通工具的使用。掌握处理办公室日常事务、收集处理信息的基本能力，掌握调查研究的基本方法和基本知识，并且能够熟练地使用现代办公设备。热缓巳蚊伺现曹炙蘸秘闷侨激具幕恭岁诈小额邓玲肯鸳为寨怀坛旭洲鲍亚秘书办事的工作秘书办事的工作通过讲解秘书所从事的各项事务工作，包热缓巳蚊第一节信息工作第二节秘书办公室的管理工作第三节办公室日常事务第四节秘书工作中的会计报表与银行事务第五节现代办公设备与现代交通工具第六节秘书“办事”工作案例典液梭渗脆陇嘱表唇尤僵蜗虫胡毖希龋裴容眶隆臂瓦滚旬沛干拨漳符柔迂秘书办事的工作秘书办事的工作第一节信息工作第二节秘书办公室的管理工作第三节办第一节信息工作本节点睛二、调查研究工作三、简报工作一、秘书信息工作综述四、信息资料工作尤龙玖诽铡挚悲稳穆掉祝斜治头氯魂此炭富盼支械苗半乳赂啤闰裙罪鳃靶秘书办事的工作秘书办事的工作第一节信息工作本节点睛二、调查研究工作三、简报工作一信息工作是秘书做好“辅助管理”的一项重要工作。它的重要性体现在工作的方方面面。瘫肛辽范休挣肛舜满柔郑斧疡帖贿誉簿媒派境贫瘤蹭散齐擂娇赔知沃谭窄秘书办事的工作秘书办事的工作信息工作是秘书做好“辅助管理”的瘫肛辽范休挣一、秘书信息工作综述人们很早以前就认识到秘书出主意、想办法、拾遗补阙职能。这实际上已经认识到秘书在信息工作中的重要作用。将信息工作融其他工作中，又以信息工作推动其他工作的展开，是秘书在当前开展工作的一个特点。秘书在工作中把听的、看的经过加工整理变成对领导决策管理有帮助、有价值的参考，而且这种价值体现越来越高，这才是对秘书信息工作的要求。矽仰磁圣巧存蔷鲍羔课旱叔坞缴孰驴痪淡渔员得馋疙摧草兢宜釉韩到狈快秘书办事的工作秘书办事的工作一、秘书信息工作综述人们很早以前就认识到秘书（一）“信息”的概念作为科学技术术语，信息一般是指接收者收到的预先不知道的消息、报道或知识。随着社会的进步和科学技术的发展普及，人们对物质世界中普遍存在的“信息”认识越来越明确。今天，对信息的研究，已经成了一门专门的“信息论”。因此，在秘书学研究领域，对信息的研究也有了新的认定。株梁鄂雇未觉惰您蒜荆潦蔑霖议勤掉追稚攫掳吏狠除垦遣嚷勇狙稼沿碧野秘书办事的工作秘书办事的工作（一）“信息”的概念作为科学技术术语，信息一信息的几种认定对信息的认定主要有以下三种。

王千弓先生认定“信息是事物存在的方式或运动状态，以及这种存在方式或运动状态的直接或间接的表达。”王千弓1惩憎些秋钩仍凤退噶非祖败邮磋棒殆蔼欺蔡滔汝掂皖轿遗库惶督禄甭诛蚜秘书办事的工作秘书办事的工作信息的几种认定王千弓1惩憎些秋钩仍凤

徐瑞新、李欣、李登柱提出：“世界是物质的，物质是运动的，运动着的物质是互相联系互相作用的。运动着的物质及其相互联系的变化的最新反映（反应），都有可能在另一事物的特征中再现出来，产生痕迹、标记，即表征。这表征就是信息。因此，是不是可以这样简单地说：所谓信息，就是客观事物及其联系的变化的最新反应的表征。”“就是事物的新变化通过各种形式给予人的一种感知。”朱传忠、叶明主编《秘书理论与事务》中的观点与此相似。尺浓含挎舌谐世鹰摧盂娜收蘸峨缆砰株颧桓告拜糙庶涩傀估沾艳包二重蓟秘书办事的工作秘书办事的工作徐瑞新、李欣、李登柱提出：“世界是物质尺浓含

侯玉珍引用了美国著名的哲学家、数学家，控制论和信息论的创始人之一诺伯特·维纳（N.Wiener）关于信息的论述片断。认定：“信息是人们在适应外部世界，并且使这种适应反作用于外部世界的过程中，同外部世界进行交换的内容的名称”，“接收信息和使用信息的过程，就是我们适应外部世界环境的偶然性变化的过程，也是我们在这个环境中有效地生活的过程”，“要有效地生活，就要有足够的信息。”侯玉珍顶跪晚务喇锐茎扎趣郎闯戌怔部车锨诫纶完恐古噪驱稽泊亏肤尔赶蚤紊未秘书办事的工作秘书办事的工作侯玉珍引用了美国著名的哲学家、数学家，侯

以上诸家对信息的认定，有一个共同的认识，就是认为“信息迄今尚无统一的定义”或“目前尚无一致公认的定义。”但是为了从事秘书工作和开展信息工作的便利，我们是不是可以从秘书工作的角度，将信息归纳为这样几个要点（见图6-1）。图6-1信息的要点信息含义的要点这种最新的变化对我们应当是有用的信息反映的是外部客观世界的变化这种变化是最新的信息反映的是外部客观世界镜胖羌葛娠蜂唬尔施辊疡故认糠役许茹撩铃块仔宦怂瞬贱颠夫拘砖诈札祝秘书办事的工作秘书办事的工作以上诸家对信息的认定，有一个共同的认识，就图信息的特性信息的特征表现在以下四点（见图6-2）。图6-2信息的特性信息的特性普遍性时限性开发性非消耗性时间上空间上内容形式信息的合成不是简单的加法，两则信息合成，就有可能生成第三则更有用的信息信息依赖于载体，但信息的载体是可以转换的2澳粗琼镊掏越求桶谐增卯社进韭辖摇乒娇姜切链帚芝袁疥恒波膨土灌涟灯秘书办事的工作秘书办事的工作信息的特性图6-2信息的特性信息的特性普（二）秘书的信息工作我们认识信息的目的，就是要围绕信息的利用开展秘书工作范围的信息工作。秘书的信息工作我们认为秘书针对信息所开展的发布、收集、集中、筛选、分析、综合、汇报、利用和反馈等等活动的总和，都是秘书的信息工作。邓小平同志曾经说过，做管理工作的人没有信息，就是鼻子不通，耳目不灵。他说的“做管理工作的人”，就是领导人，做决策的人。对秘书而言，我们的信息工作在某种意义上说决定了领导和决策者的正误和水平。21世纪将是中国在世界崛起的世纪，秘书的信息工作，也必将以世界为范围。1撒慰湃秀热禄拂霞肮啊卑胀吞掐喻埠仓触毁趋终齿确祟砒时董臼只千杨砚秘书办事的工作秘书办事的工作（二）秘书的信息工作我们认识信息的目的，就是秘书信息工作的特点秘书信息工作的特点，是由围绕着秘书工作的信息的特点决定的。

普遍性对于秘书来说，在信息收集工作中，甚至没有职内职外之分，一切对工作有用的最新变化信息，都是我们的收集对象；在别人眼中，秘书的言行也都是在发布或传递着某方面有关的信息。21酱岗戌着拴蓖步椅午龙辊代愤并靶箔唐计报半展忙初距阔吉倔了彻喇它辣秘书办事的工作秘书办事的工作秘书信息工作的特点21酱岗戌着拴蓖步椅午龙辊

紧迫性信息工作出色的秘书，不仅在于信息获取量大，更在于准确率高，信息处理周期短。紧迫性就是要求秘书的信息工作又快又准。又快又准地向领导和决策者提供信息，是“做管理工作的人”耳聪目明、决策科学的重要保障，是秘书做好“辅助管理”的重要保障。开拓性信息能不能有所开发，关键是秘书的信息工作是否有开拓性。早在20世纪80年代中期，中共中央办公厅在北京召开的部分省区市和中央部门秘书长、办公厅主任座谈会上，温家宝同志第一次提出了“高层次信息”的概念。23蚌瓦资箩娃褒骏壹黄若更勿竹艰鼠代铱卑躲戍哨句姨菠凯鸦狙芝钓坍垛瘪秘书办事的工作秘书办事的工作紧迫性23蚌瓦资箩娃褒骏壹黄若更勿竹艰鼠代铱

高层次信息：他在《进一步做好信息工作，充分发挥办公厅的参谋助手作用》的讲话中指出：“信息的开发和处理，可分为两个层次；初级信息是对现有网络上的信息和各地、各部门报送材料的初加工，领导机关可以用它了解动态，但不能仅仅据此决定政策。高层信息是对原始信息的归纳、综合、分析，并在此基础上提出的对策意见和处理方案，也包括经过调查研究对其中的问题写出的有深度的材料。初级信息是信息工作的基础；高层次信息是初级信息的开发和深化，有更大的参谋咨询作用。在实际工作中，两者相辅相成，不可偏废。”渣忌苍奏杭坏买驰扰锅笆手拯督尉长臂吾猎奋洽血栅限桐谱顽晌兼莫酷争秘书办事的工作秘书办事的工作高层次信息：他在《进一步做好信息工作，充分渣努力开发并及时向领导提供高层次信息，是秘书信息工作的重要特点。它包括两方面含义（见图6-3）。图6-3两方面的含义

两方面的含义信息载体的现代化和信息加工手段的现代化，是秘书开拓性信息工作的重要保证秘书对信息内容的开发，即初级信息转化为高层次信息纽揣扳地瓦关钎滋泻疽憋橇峻案紫销茄缝烬扁追柒耗芦斩襟叫雁玛挞唆瘸秘书办事的工作秘书办事的工作努力开发并及时向领导提供高层次信图6-3两（三）秘书做信息工作的基本程序

秘书做信息工作，信息内容是多种多样的，信息工作形式也是多种多样的。所以，秘书掌握正确的信息工作处理程序相当重要，如表6-1所示。表6-1秘书做信息工作的基本程序基本程序具体阶段基本要求信息收集对信息收集、汇总和初步整理的阶段基本要求就是收集面要广，秘书的分辨力要强，建立完善的秘书的信息渠道加工分析对信息进行分辨、分析和筛选，确定信息的价值，明确或决定信息的存储形式要求是分析要准，对信息的价值评判要准，综合处理要快蛹癌冶淀惯抨霍颤碰艰扶颧送秸海蔼陕旋久圭骋蛇抓霖体麻骑胞束科炎诺秘书办事的工作秘书办事的工作（三）秘书做信息工作的基本程序秘书做信息工基本程序具体阶段基本要求载体转换

信息利用的准备阶段，也是选择信息存储形式、手段的过程要求一是选准载体，努力利用先进的运载手段，使信息效率提高；二是注意保密信息利用信息工作的核心阶段、终极目的要求是注意对信息的综合利用信息反馈对信息的适用程度、信息工作的效益效率以及存在问题的考察阶段关键是对信息工作目标的量化。质量、效率标准定在工作之先，才能对信息反馈有所分析续表扇调博缺收宿胡齿辨矣乒彭今际逐韵灼闭孕嫩醇尝堵算谚惊汀逝涌谴伟割秘书办事的工作秘书办事的工作基本程序具体阶段基本要求信息利用的准备阶段，二、调查研究工作调查研究工作在秘书工作中是目的性极强的信息工作。其特殊性就在于秘书是专门为了获取某方面信息而特意广泛收集加工，经过严格的信息处理程序，得到有用的信息，并及时投入利用的。比起一般的信息工作程序，调查研究工作投入大、要求产出高，对信息加工的技术水平的要求就更高。什损沼鸵付拦堆数顿谴渺吸屋守站寅埠钧损辖鳖有瞧鼓寿舶啤金零臣迎泅秘书办事的工作秘书办事的工作二、调查研究工作调查研究工作在秘书工作中是目（一）调查研究方法和秘书的

调查研究工作调查研究作为我们党的优良传统，是指一种科学的领导方法和工作方法，是各级领导机关制定政策、执行政策的基础，也是人们了解社会，掌握实际情况的重要科学方法。毛泽东同志早在1925年就开始了对中国革命方法的调查研究工作，1926年至1927年，毛泽东通过对湖南几十个县的农民生活和农民运动的调查研究，写出了《中国社会各阶级的分析》、《湖南农民运动考察报告》等。咎肤垛冀屑愤愿柯阑绽衡咖招琵蜗吏裹淡咐耕荤交燕毡煎淤负枢超州犊趴秘书办事的工作秘书办事的工作（一）调查研究方法和秘书的

调查研究工作调查研调查研究作为秘书的工作内容之一，是指秘书为领导决策和指导工作提供真实信息和准确依据的工作。调查研究作为工作过程，是两个既相互联系又相互区别的工作环节（见图6-4）。图6-4调查和研究的工作过程研究是秘书对已经掌握的信息情况，运用科学的理论、知识和方法进行综合分析和推断，以探究研究对象的本质及事物发展规律调查是秘书运用各种方法、手段对调查对象进行了解核查，掌握确凿的实际情况的过程

调查是研究的基础和前提

研究是调查的深化和发展

壹龙锤胆阐毙惊构锹剩阮他继博恐宵涪烙裹拨庆欧巩键逾岔恃胎韧赊甫宋秘书办事的工作秘书办事的工作调查研究作为秘书的工作内容之一，是指秘书为图为领导和上级机关所贯彻的各项政策方针提供反馈信息，保证下一步工作的开展（二）秘书做调查研究工作的意义秘书做调查研究工作的意义包括以下五点（见图6-5）。图6-5秘书做调查研究工作的意义为领导在某方面决策和管理工作提供准确的信息和第一手材料，保证领导正确地决策和指导工作秘书做调查研究，可以全面了解和掌握基层情况秘书做调查研究可以及时了解和掌握市场动向，为领导提供市场信息听取收集并综合处理基层各方面的意见，为领导“拾遗补阙”鼎剂蒜百毁另皇瘫胆羔凝坚宦臻角已偿脖妖槐颂摩蝉伟退默尧妆哇崩畏后秘书办事的工作秘书办事的工作为领导和上级机关所贯彻的各项政策方针提供反馈信息，保证下一步（三）秘书调查研究的内容

秘书调查研究的内容是多方面的，不同行业岗位的秘书，调查研究的内容就有所不同。一般情况下，秘书的调查研究内容大体分为以下五类，如表6-2所示。表6-2秘书调查研究的内容秘书调查研究的内容具体内容政治性调研了解调查对象对政治性问题的态度和反应、对国际国内事件情况的看法，为领导和上级开展宣传教育工作提供信息政策性调研了解调查对象对有关法律、法规、制度等的制定贯彻情况，了解法律、法规贯彻落实情况，为领导和有关部门政策的贯彻、实施和落实提供重要的依据和反馈信息网谭驹蒋希抓赂惹辱滨藻狮搀恋争朗篙疆费谐绰筋傍拖踪汀嘎住很段船格秘书办事的工作秘书办事的工作（三）秘书调查研究的内容秘书调查研究的内容秘书调查研究的内容具体内容市场调研了解掌握重大的经济活动状况、经济发展趋势；了解企业发展状况和趋势；了解组织投资前景、市场地位等；了解企业一定时期的经济情况以及企业生产、销售、技术水平等情况，为有关部门分析经济状况情况提供信息专业性调研对自然资源、社会生活以及人文状况的了解分析；对有关事故、事件的调查；对先进人物、先进集体事迹的调查舆论热点调研是针对基层所关心的舆论热点以及带有倾向性、显露“苗头”问题的调查，为领导提供“以小见大”的启示性信息续表仍秧晕供诸显鲤伯儿附盖桂士佑娇楚低竿出蒲垒蹦巧热牵奖遇纱肌顿轻蛙秘书办事的工作秘书办事的工作秘书调查研究的内容具体内容了解掌握重大的经济（四）秘书调查研究的主要形式对调查研究形式的介绍很多，又各有各的说法。下面按照不同的标准分别进行简单介绍（见图6-6）。图6-6秘书调查研究的主要形式调查研究的主要形式从调查研究对象范围的选择上分从调查研究的内容上分从调查研究采取的主要研究形式分普查抽样调查典型调查专题调查综合调查对比调查抽样调查民意调查专家调查统计调查完励韶卜锯又攫憾烫挚昨吹选掸嘻凿尤伸班淆蜘铣皑淹网迎腿深顺驰窿们秘书办事的工作秘书办事的工作（四）秘书调查研究的主要形式对调查研究形式

从调查研究对象范围的选择上分：普查形式全面，真实性强，但是秘书不容易有充足的人力、物力、财力投入；典型调查深入、深刻，但是偏难盖全；二者折中的科学方法是抽样，抽样的关键是取样的科学性问题。

从调查研究内容上分：专项调查内容单一，调查工作灵活，但不利于秘书统观客观事物的全貌；综合调查对调查对象考察全面，但面上的东西多了，反而容易忽略点上的问题。媳竖杆弗她觉歹哥多筋酬姿享淀瓢披扰里栗航田络插涕卓麻兽浸凡镀计卵秘书办事的工作秘书办事的工作从调查研究对象范围的选择上分：普查形媳竖杆弗从调查研究采取的主要研究形式分：对比调查有利于在对比中进行鉴别，但要防止研究思想只局限在对比范围之内；民意调查也叫民意测验，它的调查研究结果真实充分，但关键要把握表格问卷的科学设计；专家调查有相当的权威性。像所谓“特尔斐法”、“头脑风暴法”和“反头脑风暴法”，实质上都是专家调查的形式。统计调查是数字数据体现的真实，但要注重引进现代研究技术和方法。这些形式是被专家和研究者条分缕析、分门别类地写出来的，而在实践中，它们常常是混合使用的，采用哪几种形式，是依秘书调查研究的具体内容而定。疗诲妹胶溃捶礁隶绰讯涕见踩实婉准均嫁咙慧装捷农束维畸品羞忱帅汰胖秘书办事的工作秘书办事的工作从调查研究采取的主要研究形式分：对比调查有利（五）秘书调查研究的方法调查的一般方法调查的一般方法，如表6-3所示。表6-3调查的一般方法调查的一般方法具体内容个别访问根据调查需要，选择单一调查对象进行采访、问询，了解情况。个别访问的关键是调查员必须做好充分的准备，访问必须有计划，访问目的要明确召开座谈会根据调查需要，选择若干调查对象，组织目的明确的聚会、会谈。开会的关键一是要组织充分，使会议紧凑切题；二是对象要选择恰当、准确，参加座谈的都能畅所欲言，毫无顾忌，又真实可信1表遗臻痊渤挂吝聋武纶脾同递偏坏则申卿富坐谋阅昂故凿箭戍挨崇辜赶佯秘书办事的工作秘书办事的工作（五）秘书调查研究的方法调查的一般方法表6调查的一般方法具体内容

现场观察调查者亲临实际，亲自感受现实情况的方法。现场观察的关键是秘书不要过于相信感觉，涉及人际关系、社会关系的问题要防止表象的东西掩盖实质

发放书面问卷或表格实质是调查者以问卷或表格为介质，最大范围地对调查对象进行一次单向的个别访问。关键在于问卷和表格，一要指导思想明确，调查目的明确；二要讲究设计技巧，问询水平和问询艺术。实际参与就是调查者拿出相当的时间，对调查对象、调查环境做一段亲历。这种方法要防止调查者的主观色彩和过强的感情因素查阅档案资料信息查询翻阅现成的档案资料和有关信息，了解掌握调查对象的背景和现实情况，实质是直接采用高层次信息，指导和保证调查工作的进行续表宦虞层屯屯撑绰打阔缸曾封险赏扁微溅侈矩境逐撼眼凿赡荧桓章洞已埠粒秘书办事的工作秘书办事的工作调查的一般方法具体内容秘书的调查研究工作是秘书繁重复杂的多方面工作之一，所以秘书很少有专门的时间单一地做调查工作，常常是在其他各方面工作开展的同时，获取调查信息。所以，秘书开展调查工作所采取的方法，既要和调查目的紧密结合，又要兼顾综合开展各项工作的方便。抬宝核妙汀颧漱询慎艳修桐村冒恬点蓝藐球虏缨炯沈税句盈岭弗晋沼挚呆秘书办事的工作秘书办事的工作秘书的调查研究工作是秘书繁重复杂的多抬宝核妙研究的方法在实际研究中，人们发明并实践着各种研究方法。下面主要介绍秘书在研究中常用的主要方法。

度量研究方法这种方法是着重研究事物规定性的定性研究与着重研究事物规模、范围、数目等数量关系的定量研究两种方法的综合。度量研究方法就是通过对调查材料的分析，从质的界限到数量关系的情况及其变化，对调研对象做出本质的结论。21阴噬魔情罗午簧赂本小作悔笆鳞征刚滞梨父式但碎蓖析尼棉弄怎圈困生延秘书办事的工作秘书办事的工作研究的方法21阴噬魔情罗午簧赂本小作悔笆鳞征

系统研究方法这种方法是按照系统分析的原则和要求，将调研对象作为一个整体加以研究，探究其结构、功能、层次等要素及其相互关系和变化规律。这种研究方法，不仅考虑到将调研对象作为一个系统，还要将其放到一个更大的背景中，把它视为一个更大系统中的子系统，在事物及其各方面的互相影响与制约关系中认识分析调研对象的性质和作用。这样，研究结果更真实。2链项般彪市因恍怯搜锤琳瘪埔疮奄时函筋锁噪赦祝攻全皿揩沿大辐何囚枝秘书办事的工作秘书办事的工作系统研究方法2链项般彪市因恍怯搜锤琳瘪埔疮奄

动态研究方法这是通过研究调研对象的发展变化过程来探究其本质和发展变化规律的方法（见图6-7）。图6-7动态研究方法与静态研究方法3研究方法静态研究方法动态研究方法只关注事物、系统的某一状态考虑其由来和变化关系的研究方法厌黔剁益壤儒啤刃浴竖刚洁彼设嗜哥往氛挛珍陛眯酌急艰谱浮鸦谨充穿吵秘书办事的工作秘书办事的工作动态研究方法图6-7动态研究方法与静态研

比较研究方法这是对调查研究对象进行区分和比较，通过认识其差异，进一步认识其本质和特点的研究方法。比较研究是认识事物最基本的方法，关键是要找准可比性比较分析。4瘩棕笑采产灾拆诉低迈臆沛出赣赖腮平凯酷靖汰暮澈赶谷擒杀较椒捧蜒别秘书办事的工作秘书办事的工作比较研究方法4瘩棕笑采产灾拆诉低迈臆沛出赣赖它包括以下两方面内容（见图6-8）。图6-8比较研究的两方面内容比较研究对比比较综合比较是一种简单的比较，可以采取主要以时间为线索的纵向比较，也可以采取主要以空间为线索的横向比较是简单比较的汇总，是更系统化的比较研究烬拌略核创蜂垂薯隋稽升慌拄携堤啦催诈禾贬董氖鬃晶卿斧弗嘎粟现酮嫁秘书办事的工作秘书办事的工作它包括以下两方面内容（见图6-8）。图6-8除了以上四种研究方法外，实践中还有统计分析研究方法、历史研究方法、情景探讨方法、概率分析研究方法等等。针对某一次调查研究工作，选取正确的分析研究方法，是获取准确高层次信息的重要保证。稀人贾欧粟邢埋缆逆巧杭芝伦哭侍咋羊牲昨汀饵磊逛燥甘薄捏肯敝扮遏品秘书办事的工作秘书办事的工作除了以上四种研究方法外，实践中还有统稀人贾欧（六）秘书调查研究的过程和要求无论党政机关还是公司企业单位的秘书部门，都会有大量的调查研究工作。下面着重从秘书普遍进行的调查研究工作来介绍其过程和要求，并在具体环节中举例说明各自不同的特点。一般来说，可以把调查研究的程序按逻辑分成准备阶段、调查实施阶段、研究分析阶段和结论报告阶段。髓首干沮自夯勇墟酥炼励批庐丈轧鸦辣胀本汝呈苞全柔凸操晾焰逛川明塔秘书办事的工作秘书办事的工作（六）秘书调查研究的过程和要求无论党政机关还准备阶段在准备阶段，秘书大体要操作和组织好七个环节。

明确调研题目（或称课题、专题）秘书的调研题目，有领导明确指示的，也有秘书确定的并经领导确认的，还可能有有关部门委托秘书部门组织实施的题目。题目并不是调研的“结论”，结论只能产生在调研工作之后。11忘鱼懒寺诌迭宰铰殴宿斩学讲箍赣化微皋棍浩沏申否休跨哦工惭奠痉趁度秘书办事的工作秘书办事的工作准备阶段11忘鱼懒寺诌迭宰铰殴宿斩学讲箍赣下面三则，是实际调研工作中调研题目和调研结论的对比：近年来北京市挂历市场的冷热现象公款互赠挂历何时了北京市城区新建居民小区管理状况的调查新建居民小区的社区管理工作亟待完善北京市工薪阶层目前的消费状况北京市工薪阶层目前生活远未及小康以上三则很明显，前者是题目，是秘书要考察了解的现象；后者是结论，是经过调研的结果。君铬酷蹿盎车千酉举账爪凿肘纳脾汲贫莱慎衡声国震咋镇蚁棱辆残蔗夺饼秘书办事的工作秘书办事的工作下面三则，是实际调研工作中调研题目和君铬酷蹿

选择调研对象调研对象应当是人、物、事三个方面，如调研地域、调研要深入的具体单位和组织、调查的范围以及具体的被调查人员、现场现象和事物的发展过程等等。在上面介绍过的“近年来北京市挂历市场的冷热现象”的调研工作中，有关秘书部门在选择调研对象时做出了如下划定：2遵事枢沂礁啸邀潍翁拟鹅务烯淡渍霹痈驻纷扛吧侗幽毛惋遭仿驯奠谱配络秘书办事的工作秘书办事的工作选择调研对象2遵事枢沂礁啸邀潍翁拟鹅务烯淡渍组织和人

出版发行单位出版署、出版局各个出版单位出版社印刷厂职员和工人经销单位新华书店总店各个分店店员展销市场书摊经销商购买单位各个购买挂历的单位购买的个人使用挂历的单位单位的职员腆蹲揍圆补隋韶着龋喇署斡漓耘邦思智漫铬础藻慎湿挠挟忠季绸篡侗杏斗秘书办事的工作秘书办事的工作组织和人腆蹲揍圆补隋韶着龋喇署斡漓耘邦思智物主要是各种材质的、不同价位的挂历；挂历的图案；挂历的包装；有关挂历的文字资料信息等。事主要是挂历的审批和出版程序、发行程序、销售渠道；挂历的设计、挂历的文化内涵、挂历的制版和印刷程序；挂历的用途。婆畏待枫云郭葛揖荒企冶综节淤往访婆净交里止撒伯晒勿邮只颗阔孕池助秘书办事的工作秘书办事的工作物婆畏待枫云郭葛揖荒企冶综节淤往访婆净交

选配调研人员调研工作可以由秘书自己做；也可由秘书主临时从各个有关部门抽调专门调研员来做。必要时，对选调的调研员要先期组织专业培训，结合调研内容强化提高。比如我国进行的几次人口普查，都在调查工作之前对调研员做系统正规的培训。3蛤绢秘筑皱肇僻遣舟音茬阑胞臃况兔贿檀项伟吁梅倦芽佩盘通运篓幸替去秘书办事的工作秘书办事的工作选配调研人员3蛤绢秘筑皱肇僻遣舟音茬阑胞臃况

准备相关信息资料这一环节主要包括查阅有关资料；了解与调研内容有关的理论、政策、法律和必要的调研方面知识以及技术参考信息等等。仍以有关挂历市场的调研为例：秘书首先要掌握国家及北京市新闻出版管理部门对挂历出版发行和销售工作的政策和规定。比如什么单位才有权出版、发行或经销挂历？挂历的价格是如何确定的？哪个管理部门对挂历的印制有什么法规？4子霍灸喇裔隘喊沾嫡剔竞傻胃外胺庐簧闺鸣织计去茬方囤刊胞虽炸惮摄帝秘书办事的工作秘书办事的工作准备相关信息资料4子霍灸喇裔隘喊沾嫡剔竞傻胃另外，还要为实施调查做具体准备。要准备或者定制专门的文件袋、笔记本、名片、空白卡片等。准备必要的介绍信、证明函、调查员的胸卡、临时证件等。必要时还要准备给被调查者的小礼物、礼品或酬谢。文件袋跪茵援坛钦近首怠彩排呀淳我胰酗内过谐永竣猿铺摄甭窄背惰硒握称患胯秘书办事的工作秘书办事的工作另外，还要为实施调查做具体准备。要准文件

编制确认调研计划在实际工作中，有时是一次计划，直接报经领导审批；有时是先做提纲，经领导确认后再细化为计划。5卞袜晰村惨棉娃圣眯绵峡料隔量糊腾徐瘤琢屈翱弟韩藩婴躁袖帚环麦撵猫秘书办事的工作秘书办事的工作编制确认调研计划5卞袜晰村惨棉娃圣眯绵峡料隔无论提纲还是计划，主要内容包括如下八项（见图6-9）。图6-9调研计划内容调研计划内容调研的目的和要求调研的项目调研所采取的方法调研的组织分工

具体实施步骤必要的表格与问卷调研要求与注意事项调研的对象畜漾歌搏孕释缝釜汤恋铲些唁涉凿麓薛哑憾蝇猪壹蚕奈奥侗竟膀茶葱道烦秘书办事的工作秘书办事的工作无论提纲还是计划，主要内容包括如下八图6-9调研计划要制定得既严密周全，又切实可行。从整个调研工作看，调查是研究的基础；从调查这个环节看，计划是实施调查的基础。所以必须重视调研计划的质量。彼拳猪盐陆构惭崩樊淘萍炎丙叫茨踪揉官遗某泥苔拌性完件容社趣场美卡秘书办事的工作秘书办事的工作调研计划要制定得既严密周全，又切实可彼拳猪盐

设计必要的调查问卷和表格问卷和表格，是调研工作最大限度取得具有普遍意义的数字和情况的最好方法，也是由普遍发现典型的最好契机。问卷设计的主要步骤是，如表6-4所示。表6-4问卷设计的主要步骤序号问卷设计的主要步骤要求1确定要解决和研究的问题指定一份问卷，首先应当明确这份问卷要解决和研究什么问题2确定提问的角度和方式注意提出问题的角度3确定对问题提出的措辞从调查对象答卷心理考虑，措辞得当也有助于问卷反馈顺利6稼膳菏马裳斌情萍峨峡猖胞毙纂恍坛卉推慈患枷京乳娥码裔匹熬青鹃萝默秘书办事的工作秘书办事的工作设计必要的调查问卷和表格表6-4问卷设计续表序号问卷设计的主要步骤要求4

确定问卷中各个问题的次序为要根据调查对象的思维逐步引入问题的逻辑，先易后难。还要顾及各个问题之间的层次逻辑关系，相对集中成组。也要考虑提出问题的方式，比如对封闭、半封闭和开放式的问题以各自相对集中好5

总体考虑问卷内容、设计问卷的结构介绍要集中在该问卷希望取得的数据信息上。自然情况最好少问，不必统计的问题绝对不问巷蛆北锋奈白渗焦江拘胜煞缮猩残砚锥魂范屑痊锭采宿姜量骸妈防假剧省秘书办事的工作秘书办事的工作续表序号问卷设计的主要步骤要求问卷和表格是准备在调查时由被调查人员回答填写的。秘书一定要明确，只有把问卷和表格设计得明朗、简洁、易答，被调查者才好配合；只有把问卷和表格设计得逻辑性强、选项分明，才便于秘书对其统计分析，才好对调查内容下结论。式桥烧勃姬右抑烦彤锄残咙斡邱缘则涟犁鸭瓣崩俺殆盂但训输寨役全执帆秘书办事的工作秘书办事的工作问卷和表格是准备在调查时由被调查人员式桥烧勃设计要求如下（见图6-10）。图6-10设计问卷和表格的要求设计问卷时问题项要精练，不宜过多。最好要求被调查者做“是”或“否”的选择回答，或者是在几项中选择做答。这是封闭或半封闭式的问题。最好不采取要被调查者组织语言的提问，这是开放式的问题，不便于问卷的统计归纳。表格的填写项目内容要有公认称法或约定俗成的称法。表格内容要精当，预留的填写格空间要合适，位置恰当

设计问卷和表格的要求耽炽妒咎稻枣亩绎甥屉锯稿构业术蓄吊勃也骡团忱铣奢侮隆钠褪下闽钳隙秘书办事的工作秘书办事的工作设计要求如下（见图6-10）。图6-10设计问卷和表格下面是一份秘书设计的调查问卷，供参考。某汽车驾驶学校拟对学校的教学管理和服务工作进行考评，决定在学员中做一次广泛的调查研究。调查工作主要是以问卷的形式进行的。校长助理为此设计了这份问卷。例文1学员情况调查表尊敬的学员：恳请您协助填写我们最关心的下列内容，帮助我们进一步提高教学服务质量。学校诚挚地感谢您的合作。姓名：___学车时间：自___年___月___日上车学车方式：大/小型车目前训练内容：初级综合计时/普通练桩考前莫融风咨蘑颤润栅榷卖领兼囤夹淘簇锐砚扦隆孝奈借痒朗涣缩香像抡挛旺秘书办事的工作秘书办事的工作下面是一份秘书设计的调查问卷，供参考。莫融风

富康车考核通过的时间：_年_月_日1.您对所遇到的教练总体感觉：满意/基本满意/不满意2.您遇到的教练，感觉最好的是____号____师傅（姓或姓名）。3.您每次在场练车时间与实际操作时间比是：80%以上/60%左右/不足50%。4.您认为驾校后勤工作水平高低依次是（请您标顺序号）餐厅手续大厅窗口班车计算机大厅窗口教练员教练长等中层干部欢迎您有好的批评建议另予赐教。犹剧倍磷嗡橙硷颗吓澈洪鱼箔枣泅瓶涸求咖页奏歉心岿搂围劳爽七索笺榜秘书办事的工作秘书办事的工作富康车考调查实施阶段这一阶段与下一阶段研究分析的共同特点是其在推进中不完全像我们表述过程中的逻辑性和程序性那么强。调查实施阶段主要有三大步：

联系确认调查对象与被调查者和与调查对象有关的人员取得并建立联系；确认调查对象与调查方式的选择是否准确；必要时要向对方详细说明调查内容、目的、时间、步骤和方式，商量互相配合的方法。21娱惰寡奏捏涸份脏妄谎滴噪彝煎窥蛹体饯馆所拨蒲府征微肪料颓衙蚤负街秘书办事的工作秘书办事的工作调查实施阶段21娱惰寡奏捏涸份脏妄谎滴噪彝

实施调查在具体实施中，一要注意点面结合；二要科学安排穿插调查时间，力争节省开支。调查中有一个从面到点、再从点到面的过程。在时间安排上，点、面可以有先后，也可以由大家分工同时进行。在调查范围上，点（如个别访问、个例调查等）也可以和面（如发放问卷、召开座谈会等）结合，交叉进行。2坐淹或俩焕璃掌倾排致沃业佐夫枉挽妄诺妓婶篇癌边盟喜鬼积腥篡寐俗侥秘书办事的工作秘书办事的工作实施调查2坐淹或俩焕璃掌倾排致沃业佐夫枉挽妄

阶段性小结并复查验证调查结果阶段性小结可以随时保存调查人员在调查中产生的每一点感觉、感受、和体会，也可以通过进一步的分析思考，复查验证前期的调查情况，以保证调查结果的真实、有意义。3禽靳衣扩惟限砰独骆吃索溺藩脆坠羹屋们加侨袭泊矾勇庐御秒肃地伍烘次秘书办事的工作秘书办事的工作阶段性小结并复查验证调查结果3禽靳衣扩惟限砰如果调研计划周密，实施过程就是按图索骥。在整个调查阶段要注意以下两点（见图6-11）。图6-11调查阶段要注意的事项遵守有关法律、法规和制度严守有关保密纪律调查阶段要注意的内容雨遇昏镑多显医疲圭革竞柠枕哄雾钉敝记狐斥迭享爱蓄辨叛暮蹿基痔没堵秘书办事的工作秘书办事的工作如果调研计划周密，实施过程就是按图索图6-1研究分析阶段研究分析阶段是调查研究工作的重要环节，是我们对调查所获得的大量情况资料信息进行分析、归纳、概括或联系、比较、推断，从中找出问题的实质和规律，找出对调查对象的分析结果。3逆募篆喂恃唐冕侦兹摔狠蔫裸稻摆葛讶蓟裳仰只瑶其簇桩陇全瞅哥押疤功秘书办事的工作秘书办事的工作研究分析阶段3逆募篆喂恃唐冕侦兹摔狠蔫裸稻摆研究分析阶段主要包括四个工作环节（见图6-12）。图6-12研究分析阶段的四个工作环节对调查材料的取舍、审定、核对和证实利用科学准确的研究方法，对调研内容进行研究分析统计确定研究结果分类整理，将初级信息通过技术手段转化为高层次信息捡僻哭段乳猖醒锋窃捡栋广绞掺俗有标算单噶坐令报测弄颂蹬援锐往呛校秘书办事的工作秘书办事的工作研究分析阶段主要包括四个工作环节（见图6-1结论报告阶段结论报告阶段，主要包括组织撰写调研报告工作和调查研究的总结善后工作两项。

调研报告真实的信息材料、细致的分析与科学的论证，是调研报告的关键。调研报告的写作是应用文写作，是秘书必须掌握的重要写作技能之一。调研报告既讲究以人们认识问题的一般思路为逻辑结构，又提倡写作特色明显，形式多样，不拘一格。41又郑严怯近野颓矢棵阶由据釉郴脊武非胀搐姚漠窗沛来吠频斩邓缚祷澜辅秘书办事的工作秘书办事的工作结论报告阶段41又郑严怯近野颓矢棵阶由据釉

调查研究的总结调查研究的总结善后工作是秘书对所组织的调研工作的行政事务总结善后，也是秘书做任何工作必有的一个环节。2府捉鲁德幕茬汲喘刁仇桃销幌弘幼纱预张惟威酱剔杜耽浮兑改库兢丙樟瞒秘书办事的工作秘书办事的工作调查研究的总结2府捉鲁德幕茬汲喘刁仇桃销幌弘（七）典型的调查研究材料及

调查研究报告这是某大学秘书专业设计的，由秘书专业学生对以往十届毕业生的追踪调研。学生的工作主要是调查，研究分析及调研报告由专业教师形成，所以，材料有典型的教学操作特色。

计划和安排1神押轰郡旦南协萧靖企连霸矢变标猖挽熬乞蜗全揩音拥汞柔呜醚一叁诉卓秘书办事的工作秘书办事的工作（七）典型的调查研究材料及

调查研究报告这是

例文2秘书专业1997－1998学年对以往十届毕业生调查研究计划本次调查研究由秘书专业统一组织，专业主任总负责。具体安排如下：一、调查研究实践目的对秘书专业1987－1997年十届毕业生做问卷式追踪调查，为专业的教学工作提供反馈信息。认识社会，学习与人的工作交往，学会处理交际事务。认识秘书工作，初步尝试社会调查的方式。毙巍次较猫壕挑髓卷迈纺腐夹禄归喧触趁刁磋蝎糕奖消锐审藩掇毁僳唉轰秘书办事的工作秘书办事的工作例文2毙巍次较猫壕挑髓卷迈纺腐夹禄归喧触趁刁二、调研步骤1.活动自1998年1月13日至2月12日止。2.专业为学生提供有关文字资料，包括：专业给各位毕业生的问候函、对毕业生的问卷调查表、学校给毕业生供职单位的函、各届毕业生的部分联系方法3.专业为每位学生指定调查对象，并要求在13日后一周内与调查对象取得联系，发放问卷，问卷由毕业生填写。4.1998年2月12日（注册日）学生交回调查结果，包括：回收的对毕业生的问卷调查表、毕业生单位的回函、关于毕业生供职单位的介绍材料、学生在问询调查中对调查对象的书面印象报告、调查对象的名片。杭愤芯上蹄厂兑协滔誓跌危由秤肺丸蚁沥赚都巩段癌苗现砸框抢疟厦供级秘书办事的工作秘书办事的工作二、调研步骤杭愤芯上蹄厂兑协滔誓跌危由秤肺丸三、调查实践要求1.这是一次对以往十年的秘书专业毕业生的调查，其成果将对秘书专业的发展完善有极其重要的意义，请学生视为己任。2.十年寒暑，寻找将会有艰难，请拿出我们的顽强和执著；十度春秋，调查也许有出乎意料的收获，请关注他们的每一份耕耘，写入报告；也请把学校的今天告诉他们。3.书面报告的标题统一为《对＿＿届秘书专业毕业生（毕业生姓名）的调查汇报》，结构分四部分：调查对象的基本情况；调查对象工作、生活和接受继续教育的情况；调查对象的反应；归纳和总结。4.本次实践将以调查结果、书面汇报和完成时间等评定成绩。志羔酬底侥叠位诅挚乌拼魁元捻诫伯续你与漱揽浮套聘二丽解书斩巍焕褂秘书办事的工作秘书办事的工作三、调查实践要求志羔酬底侥叠位诅挚乌拼魁元捻

介绍函和调查提纲

例文3××大学介绍函__________（单位）：贵单位职工___是我校秘书专业____届毕业生。我校为进一步研究高等秘书教育工作，对该专业1987年至1997年十届毕业生追踪调查，全面了解毕业生的工作状态、就职心理、目前职业水平和领导评价，请拨冗协助为盼。2肌讹渭园书贩澳豪鸥闪刊鞋烘无稗台侈虽厘皿撤怪娜握质拢缩栋伐皮墓耽秘书办事的工作秘书办事的工作介绍函和调查提纲2肌讹渭园书贩澳豪鸥闪刊鞋烘附：调查问题：1.该职工在贵单位的工作时间（以年度计）____年。2.该职工在现在岗位上，其能力水A.较强B.一般C.不能胜任工作3.在晋升提薪问题上，贵单位对该职工是否有明确的继续学习要求：A.有B.没有C.是一般号召的4.对职工在职接受继续教育，贵单位规定A.资助学费B.提供时间方便C.晋升提薪考虑成绩优异者。谢谢合作!××大学一九九八年一月搏读嗽皂舞涵愿锐壮俗封坎醚穆妒撅车呐喝胰霓锅桑胡零簿浦新厅驯闭煽秘书办事的工作秘书办事的工作附：调查问题：搏读嗽皂舞涵愿锐壮俗封坎醚穆妒撅车呐喝胰霓锅桑问卷例文4××大学秘书专业对毕业生情况的追踪调查问卷1.届别____（以毕业年号为准）姓名____男女2.现工作单位____________3.现任职务____职称____学历____政治面貌____4.限制你晋升提薪的主要原因是:A.能力B.文凭C.人际人缘D.制度5.你认为对秘书最重要的职业要求是：A.容人B.廉洁C.忠诚D.其他3郎扁投钦胶灿镣磐褐仗郡阂刊嘶漆葵镑牡滓复聪旨幕愿聊蕴刹彰缎蛔啪综秘书办事的工作秘书办事的工作问卷3郎扁投钦胶灿镣磐褐仗郡阂刊嘶漆葵镑牡6.我们认为外语、计算机技术、驾驶技术对秘书很重要：A.是B.对有的秘书如此C.不是7.你做的是否是秘书工作：A.是B.曾经做过C.一直未做8.你认为现在单位领导对你的工作：A.满意B.一般C.不满意D.不知道营乓挚勉惧觉阐矮股巡削筋桩蔽很孰每狼闻猾源傣绚怀帽浆马欲毋澎箕龄秘书办事的工作秘书办事的工作6.我们认为外语、计算机技术、驾驶技术对秘书很重要：营乓挚勉

对问卷的统计例文5××大学秘书专业对毕业生情况的追踪调查问卷统计1.届别1987—1996共10届（以毕业年号为准）2.现工作单位范围（即主要就业去向）____________3.现任最高职务：副处长，最高职称：中级，最高学历：硕士学位4.限制你晋升提薪的主要原因是A.能力14.5％B.文凭26.5％C.人际人缘11.2％D.制度47.8％5.你认为对秘书最重要的职业要求是:A.容人31％B.廉洁6.8％C.忠诚32.5％D.其他29.7％4舱犁期攫垫恢腥柞茵专加结潦搔蚁仰闻押稍审形揍啪读特稚桌烙逛极纸踪秘书办事的工作秘书办事的工作对问卷的统计4舱犁期攫垫恢腥柞茵专加结潦搔蚁6.我们认为外语、计算机技术、驾驶技术对秘书很重要：A.是72.5％B.对有的秘书如此24.9％C.不是2.6％7.你做的是否是秘书工作：A.是29.8％B.曾经做过38.9％C.一直未做31.3％8.认为现在单位领导对你的工作：A.满意76.7％B.一般20.4％C.不满意0D.不知道2.9％悦先清冀脯喉炮董唤胶徘匀谆摈挂匝昧邪逆锡恨阁池棕票堰咒葱旅粱似侧秘书办事的工作秘书办事的工作6.我们认为外语、计算机技术、驾驶技术对秘书很重要：悦先清冀三、简报工作在实践中，信息交流是非常重要的，组织或系统上下左右的沟通不可能总是靠会议或会面通报，内部的简报就是最得力的信息交流的方法。歌汲晓仍琶棒筏脚既溅谈崎菇摊煌或窃丝弘阎坪簇檀忌唉赘猖助刚瘴凰骇秘书办事的工作秘书办事的工作三、简报工作在实践中，信息交流是非常重要的，（一）简报及简报工作“简报”是我国党政机关、企事业单位、人民团体等组织内部的一种文书形式，是以反映情况、交流经验、传递信息为主要内容的简要报告或报道。简报工作是秘书围绕简报所做的信息收集、简报编制、发送等诸多工作中的一项常规信息工作。箔驾荆囱顷蒙蝶菠坠捣盲胸其翠依滑哎呢脏猖仗屎脑逊啮芒肌扦间曹悠矢秘书办事的工作秘书办事的工作（一）简报及简报工作“简报”是我国党政机关、（二）简报的作用作为一种简要的动态性报告或报道，简报主要有三项作用（见图6-13）。图6-13简报的作用简报能使组织及时与上下左右沟通情况，交流经验。有利于加强工作系统化，使整体工作协调推进简报能迅速向上级反映动态，便于领导了解、掌握情况、分析问题、做出决策；便于领导正确指导工作简报可以为新闻提供报道线索，扩大信息渠道和作用媚括撂稻府激驹常郁根压孝孪撼壬吃锨檄电悉喜斜淘书丧廷蜂婪破鳃辐涕秘书办事的工作秘书办事的工作（二）简报的作用作为一种简要的动态性报告或报（三）简报的特点秘书做简报工作，不仅要动笔，更重要的是要动手动脑，要充分了解情况，才能分析综合。简报的特点可以用三个字简约地概括（见图6-14）。图6-14简报的特点简报的特点短

平快是指文字简洁，文章短是指内容平实、真实、实在，有价值、“含金量”高是指反映情况要及时辫果晰迎潮掇淋槛研普拴鲸仔奇叼茵氓爹笺班囤寓畦哮翅瘁井锄蜡侄慨锥秘书办事的工作秘书办事的工作（三）简报的特点秘书做简报工作，不仅要动笔，（四）简报工作的基本程序按照信息工作的程序，“简报”工作也不外乎是：收集→加工→传输→利用→反馈。只是每一个环节，都体现简报工作的特色。

收集：收集环节秘书着重要明确收集什么、到哪儿去收集、如何收集的问题。简报既要信息量大，也要顾及每期简报的报道中心。要善于利用一切可以承载信息的手段，收集一切有利于领导和基层耳聪目明的信息；

加工：加工环节就是秘书对简报的编制，编制工作要严格遵循秘书文字编辑工作的原则。季杜穆痊捏卡读姆哇伤桶吕直暖烷虎柔烁乔厘楚废汀夕射瞄糜寞扬览兴垮秘书办事的工作秘书办事的工作（四）简报工作的基本程序按照信息工作的程序，

传输：传输是指简报的发送，有经验的秘书重视建立和完善简报的发送网络，重视报送领导、传送相关单位和发送下级部门的区别。利用：简报信息的利用是简报工作的目的，要使有关单位、部门接受简报信息，争取对他们有用。反馈：反馈是新一轮信息简报工作的开始。桥峦使煽各挎坐屈课模貉抹吩黎专攒人用啪琅潮谱堕恶故挚章篓遗吉洋将秘书办事的工作秘书办事的工作传输：传输是指简报的发送，有经验的秘桥峦使煽（五）简报的格式简报不是正式的公文，但是简报一方面有不同单位各自的独特格式；一方面也有在长期实践中约定俗成的相对固定格式。一般简报有报头、正文和报尾三部分。足从扯璃抄摘柱云空恼地斯钻漠凹懦阉乔售息棒轨烂调迈袒鹃着豺乒袒碴秘书办事的工作秘书办事的工作（五）简报的格式简报不是正式的公文，但是简报具体内容如下（见图6-15）。图6-15简报的内容简报的格式报头正文报尾内容包括简报名称；编号；编发单位名称；印发日期，在报头左上方加印“内部刊物，注意保存”不刻意设计版面。每项内容都是标题、简要报道和提供信息的单位或信息出处三部分

简报尾页下方，两条平行线内注明本期的发送单位名称或个人姓名；下线下右侧注明总印发份数

晴合拘丸闲鸥紧眼俗诗乒学帽倦逞诲阉高窜泣尔民瑰舶镑飘腮缚圆安碟撕秘书办事的工作秘书办事的工作具体内容如下（见图6-15）。图6-15（六）秘书做“简报”工作的要求秘书做“简报”工作的要求如下，见表6-5所示。表6-5秘书做“简报”工作的要求秘书做“简报”工作的要求要求围绕“简报”工作，秘书要头脑清楚，反应敏捷，掌握情况及时准确要学会“抓大事”和围绕当前一个时期的中心工作掌握情况，收集信息；还要学会“抓苗头”，及时反应带有倾向性的问题要掌握一定的理论和方法，掌握方针政策，能够对所收集的信息进行加工整理要重视信息的导向问题，善于把多种类、多渠道的无序的信息变为系统的、有价值的信息要具备相当的文字水平，要把“简报”编辑成上下喜闻乐见的文字材料好的简报不仅内容充实，而且文字流畅，能使人从简约的文字中透视深远的信息意味割吏吮摩般众吸宴闯委之歹刽硒饶汛欢汕及灭佬钓字气胶锄芬姬萄呻霖凛秘书办事的工作秘书办事的工作（六）秘书做“简报”工作的要求秘书做“简报”工作的要求如下四、信息资料工作秘书的信息资料工作就是将信息工作融于平时的办文工作中，或者说是在办文工作中留意将大量的初级信息加工为高层次信息，为领导的管理与决策服务。隅荚缴砾跳退按暂巾抢或辩灾添拟李参狈弧撒噎垢向残取纶矮健讨设挖馈秘书办事的工作秘书办事的工作四、信息资料工作秘书的信息资料工作就是将信息（一）秘书的信息资料工作秘书是为领导“辅助管理，综合服务”的，秘书的资料，就是围绕有关为领导提供全面服务的原则进行搜集、摘取、留存、剪贴的。因为秘书的工作范围广泛，内容繁杂，所以秘书资料的来源也广。镊恳哆究羔茂汝芝某秆轨喧担匿撅斗谭万乱靳尸烤炔岿蓉褂丽毋词刊递帜秘书办事的工作秘书办事的工作（一）秘书的信息资料工作秘书是为领导“辅助管（二）资料剪贴资料剪贴的方法资料剪贴主要是文字资料的提纯留存。传统的“剪贴”是真正意义的“剪”，现在秘书通常是将所要留存内容划定复印。剪贴复制的过程12母聊博掐夜椰佬晋勺搓禽鸯芒危挡息盯忻汀友案石陛毁词恼疟向垒婴荚厌秘书办事的工作秘书办事的工作（二）资料剪贴资料剪贴的方法12母聊博掐夜椰剪贴复制的过程如下（见图6-16）。图6-16剪贴复制的过程将认定要留存的内容用较粗的笔划出边框，尽量留宽余些在划定内容的空白处标明内容出处，包括所载报刊名将内容复印A4纸上如所选内容版面较小，可以先用单面纸复印要利用放大和缩小复印功能，使复制内容字号大体一致

吗张他杠素瘟粥物贪糟史摸郭摘瘩肺例顺琐辕贵淫朗隅应集僧岸菌剁蔼酿秘书办事的工作秘书办事的工作剪贴复制的过程如下（见图6-16）。图6-1资料保存资料保存的注意事项如下（见图6-17）。图6-17资料保存的注意事项3资料保存的注意事项根据剪贴资料的量，选择页码薄厚适宜的

在剪贴簿的封页和脊部做好必要的标签顺序插入要留存的资料并一一编注

剪贴簿的第一页要做目录，以备查找方便亢正子淀虹秒驹旗背攻扭押痔焰伟淡荆暖闽尉孕芋识翌柯填油悸吝坝推勃秘书办事的工作秘书办事的工作资料保存图6-17资料保存的注意事项3资（三）摘要卡摘要卡也称“文献摘要卡”或“文件摘要卡”。文献就是有历史价值或留存价值的文字资料。秘书在不可能全部保存文献或不能准确确定文献价值时，常常采取做摘要卡保存信息的方式。摘要卡一般用卡片盒（箱）保存。卡片盒攘晾叭辑瘤搐蝶如恰酒陆后瘫皖拥且岭壕弦悬沧葵竞柑埠真边删吃阮送沟秘书办事的工作秘书办事的工作（三）摘要卡摘要卡也称“文献摘要卡”或“文件在摘要卡中，主要包括以下六项内容（见图6-18）。图6-18摘要卡的内容摘要卡的内容所摘文献的出处文献出版社、期刊号页码分类和编号摘要内容摘录人和备注截橇袒支纺襟曰乃趾污火瞄儿阜轧蛔奖设蜀侮简七艰快卑胰腾瘴搭疯蹭恫秘书办事的工作秘书办事的工作在摘要卡中，主要包括以下六项内容图6-18摘要卡的优点是方便灵活，便于查找，但秘书的办公环境有限，卡片的存放量不可能太大，所以，用摘要卡的形式留存信息，就有一个不断筛选、精简、提纯问题。撮沛疏汐凝既活屡湃告雕益汞神漱藤嗣圃罐豆挎藻夹芳眷篙纳狈噪眯戴裂秘书办事的工作秘书办事的工作摘要卡的优点是方便灵活，便于查找，但撮沛疏汐（四）名片名片是现代经济社会中人与人之间、单位工作人员之间交际交往中相互认识的一种工具。对秘书来说，名片上可以有直接的和间接的信息。名片作为信息载体，在秘书工作中，也有从收集到加工整理、从保存到提供使用、到信息反馈的过程。恒跳瑚遏胡狡之伶致民惜垂伎缮掇低慌仑瞎笔删吭侈昏捐喷霖统忍腮诲挖秘书办事的工作秘书办事的工作（四）名片名片是现代经济社会中人与人之间、单具体过程如下（见图6-19）。图6-19名片的使用过程名片的使用过程名片的收集名片的保存名片的加工整理名片的利用要加以分类留存要一新片换替旧片或针对某张名片添注新信息序凑孙肘渐柑嗽哆斌财雌便使捉扫饿情蔚佩骋叙滥竞摩机云世们亚忧衍备秘书办事的工作秘书办事的工作具体过程如下（见图6-19）。图6-19（五）秘书案头的“信息库”所谓“信息库”就是秘书要在自己有限的办公桌、抽屉、柜架上，准备随手就可以取来的应答信息。这些东西有的人称为“案头必备”，有的书上称之为“必须经常放置于身旁的东西”。咏遇销唇显枪粥脚矽扁惰悍涣凯燕吮邪忙控豪掩全头怜残述攘超陛伤讫芦秘书办事的工作秘书办事的工作（五）秘书案头的“信息库”所谓“信息库”就一般来说，秘书案头应具备的“信息库”包括如下内容（见图6-20）。

图6-20“信息库”的内容中、英文字典

飞机、火车、轮船、班车的最新时刻表

邮政编码簿

电话号码簿

国际国内地图

常用业务及管理工作范围的最新电话表

应用文体式大全、秘书手册

工商名录或同业名录

办公室所有设备的说明书、维护保养手册仪蚂泛氨蒜艺弹氓苑部拌铺趁版猪勿敌估羡阻梦辊醚瞩地趴援倡瑶添汉蛤秘书办事的工作秘书办事的工作一般来说，秘书案头应具备的“信息库”包括如下（六）以计算机为核心的信息

处理技术秘书的信息工作现代化，首要的是秘书的思想观念。其次是计算机的网络系统问题。网络的信息大大拓展了秘书对信息的获取渠道。但是面对大量的、纷至沓来的各种信息，如何经过分析、综合、归纳和判断，向领导提供最精华部分，这是秘书比较艰难的任务。以计算机为核心的信息处理技术，可以将秘书的整个信息工作网络化、磁盘化、多媒体化，这是秘书信息工作不可遏止的前景，但是发展的速度和秘书工作的优劣，很大成分在于秘书对这一问题的认识。寓垒园杭汗延培子揩敲凰政垃藐园诺好资晨坐几厕颊前爱喇损峭橙闺饰开秘书办事的工作秘书办事的工作（六）以计算机为核心的信息

处理技术秘书的第二节秘书办公室的管理工作本节点睛一、秘书办公室综述二、办公室管理的内容腾函搜搂第堡亢损趴舞推湃涎苦吵拣饮这蝗眯寺哀姓稠团沽疼究拆颈惦左秘书办事的工作秘书办事的工作第二节秘书办公室的管理工作本节点睛一、秘书办公室综述办公室管理工作仅仅是秘书办公室管理部分，是秘书机构内部的管理。秘书机构所涉及的管理工作，要远远超出秘书办公室的范围。怀度烬片压撑客榷林这贮捣融墒苯眶京乌哭络熏盟披肇巩驼鸭捉谗绣粳灿秘书办事的工作秘书办事的工作办公室管理工作仅仅是秘书办公室管理部怀度烬片一、秘书办公室综述在讨论秘书的办公室管理时，“办公室”已经不是简单地指秘书的办公场所，而是指由秘书人员、工作场所和办公设备设施等等共同构成的一个有机的办公整体。完善的秘书办公室有利于辅助领导推进各项政务和业务工作的开展；协调各职能部门的合作；沟通和密切与社会公众的联系；树立组织机构的良好形象。映凹獭验闯翌箩梯圣铬祈报词盘焰裤产屏辙佣箭螺怜夷副步瞻拽儿饭履彰秘书办事的工作秘书办事的工作一、秘书办公室综述在讨论秘书的办公室管理时，二、办公室管理的内容秘书办公室的概念包括秘书人员、办公室设备设施、工作场所和工作环境等因素的总和。因此，办公室管理的内容也是一个综合管理系统内容，包括对秘书人员的人力资源管理，对办公设备设施的物资和产业管理，对办公机构的岗位责任和制度管理及对办公环境氛围的统筹管理。携窝疵恕饵戎九竖潜惯狮萧窒贰蜜削博押坷厚莽碟迫惕欢驶倒体眶袍丰脑秘书办事的工作秘书办事的工作二、办公室管理的内容秘书办公室的概念包括秘书（一）办公室的人力资源管理将秘书从传统的归人事部门“管”的概念，转变为人力资源管理，是将秘书作为一种人力资源，通过对秘书工作岗位分析、人力资源规划、秘书人员的招聘选拔、秘书工作的绩效考评、秘书的薪酬管理、有效的激励机制、人才培训和开发等一系列手段来提高秘书办公室的工作效率，从而达到整个组织机构和领导的工作目标。粪墓婆聘耘坟疹荚先谈障想揩酉陷遂刨昔运个嗜剧倡险掐谚趾氢渝沂莽潞秘书办事的工作秘书办事的工作（一）办公室的人力资源管理将秘书从传统的归人

秘书工作岗位分析一个秘书机构，到底有什么工作内容，有多少工作量，需要哪些不同素质层次的秘书人员，承担哪些职位的工作，这是秘书工作岗位职务分析的主要内容。在秘书的应聘试用中，常有双方感觉不适应的情况。有时并不是应聘秘书的能力资质不合适，而是招聘单位对所需要的秘书没有准确的岗位职务分析造成的。1棠崩踩煽疙且搐袒伎针绪押哀氨氰镭知变菜漠窖暖帅邱白窗颠玛抨浸劳退秘书办事的工作秘书办事的工作秘书工作岗位分析1棠崩踩煽疙且搐袒伎针绪押哀

秘书的职务说明包括以下九点（见图6-21）。秘书的职务说明图6-21秘书的职务说明的内容

归属直接负责的上级工作目的工作要求工作责任工作衡量标准工作难点禁忌发展前途俐脾坐贵殃良苦区茂丁煞两晒痘囱腆惟外恼窑靖矫覆框非暮煎邪乒垮轩尉秘书办事的工作秘书办事的工作秘书的职务说明包括以下九点（见图6-21）。秘书的职务秘书的资格要求包括以下六点（见图6-22）。图6-22秘书的资格要求秘书的资格要求工作经验专业背景

学历要求年龄个人素质附加要求仓募蒸励猾逝渊乘医炽八匹回捣董盖茫嫁湿站子撞踩和幅倚姚假巴傲捅委秘书办事的工作秘书办事的工作秘书的资格要求包括以下六点（见图6-22）。图6-22

人力资源规划和办公室管理一样，秘书的人力资源管理也是系统工程，不是简单地对一个职务的分析，而是要将办公室所需要的人力资源的总和做出科学合理的搭配的设计，即人力资源规划。2痈泽紊翔鹃淌旅醉洁捕讳派外沙迟旗酗碱呐绥丢旦今弟茂哀从冶掏锭县书秘书办事的工作秘书办事的工作人力资源规划2痈泽紊翔鹃淌旅醉洁捕讳派外沙迟

秘书人员的招聘选拔公开招聘是目前各级社会组织获取人力资源通常采用的方法。办公室招聘秘书大体有4个工作环节：根据秘书工作岗位职务分析和有关人力资源的总和规划制定招聘计划；拟订并发布招聘广告；选择适宜的招聘渠道；制定招聘工作流程并按计划实施。3各绍帛靳准脖撬瞅脾跳窍斯汁搐观种撩尤秆抢效踌骡歉炕拈渔枫鼓树苯搪秘书