采购组织机构与管理制度课件

第二章采购组织机构与管理制度第二章采购组织机构与管理制度第一节采购组织结构的设计一、企业采购管理组织（一）采购管理组织的含义采购管理组织是指为了完成企业的采购任务，实现保证生产经营活动顺利进行，由采购人员按照一定的规则，组建的一种采购团队。第一节采购组织结构的设计一、企业采购管理组织第一节采购组织结构的设计在市场经济条件下，市场需求的不确定性和多变性导致现代企业的采购工作非常复杂，特别是一些大中型企业，采购的商品品种繁多、数量大，采购工作往往不是由一个人来完成，而是由一部分人组成的采购队伍来进行的。无论生产企业还是流通商贸企业，要使采购工作高效而顺利地开展，保证商品供应不间断，企业经营业务正常运转，都需要建立一支高效的采购团队，通过科学采购，降低采购成本，保证企业生产经营活动的正常进行。第一节采购组织结构的设计在市场经济第一节采购组织结构的设计(二)采购管理组织的功能１、凝聚功能①明确采购目标及任务；③良好的人际关系与群体意识；③采购组织中领导的导向作用。２、协调功能一是组织内部的纵向、横向关系的协调，使之密切协作，和谐一致；二是组织与环境关系的协调，采购组织能够依据采购环境的变化，调整采购策略，以提高对市场环境变化的适应能力和应变能力。第一节采购组织结构的设计(二)采购管理组织的功能第一节采购组织结构的设计３、制约功能采购组织是由一定的采购人员构成的，每一成员承担的职能，有相应的权利、义务和责任，通过这种权利、义务、责任组成的结构系统，对组织的每一成员的行为都有制约作用。４、激励功能采购组织的激励功能是指在一个有效的采购组织中，应该创造一种良好的环境，充分激励每一个采购人员的积极性、创造性和主动性。第一节采购组织结构的设计３、制约功能第一节采购组织结构的设计二、采购管理组织机构的设计（一）采购管理组织机构的设计原则1、目标可行原则组织目标应具备如下特征：①社会性；②共同性；③清晰性；④层次性；⑤参与性。2．高效原则采购工作要高效开展，必须有一套高效运转的组织机构，在建立采购管理组织时，应合理确定管理的层次及每一层次的人员安排。第一节采购组织结构的设计二、采购管理组织机构的设计第一节采购组织结构的设计3、统一指挥的原则统一的原则基本上包括三个方面内容：⑴目标统一⑵命令要统一⑶规章制度要统一第一节采购组织结构的设计3、统一指挥的原则第一节采购组织结构的设计4、责、权、利相结合的原则责、权、利相结合，才能充分调动采购队伍的积极性，发挥他们的聪明才智。5、精简的原则精兵简政最早是在解放区的政府建设中提出的，在企业采购管理组织设计中同样有效，这个“精”指人员精干；“简”是机构简化，只有人员精干机构才能简化；如果人员素质差而过分强调简化机构，应该开展的工作开展不起来，应该完成的工作完成不了，同样是不可取的。第一节采购组织结构的设计4、责、权、利相结合的原则第一节采购组织结构的设计（二）采购组织结构设计的影响因素1、企业规模2、经营范围3、市场供应状况⑴供应点的分布情况⑵市场供求态势第一节采购组织结构的设计（二）采购组织结构设计的影响因素第一节采购组织结构的设计4、信息传递形式与速度5、采购人员素质6、企业内部各部门的配合程度7、其他因素如国家相关政策、交通运输条件、通信现代化水平、自然条件等都从不同的方面影响着一个企业的采购组织的设立。第一节采购组织结构的设计4、信息传递形式与速度第一节采购组织结构的设计三、采购部门在企业组织中的地位（一）采购部门隶属于生产部副总经理总经理行政副总经理生产副总经理业务副总经理产品管理制造采购生产管制仓储第一节采购组织结构的设计三、采购部门在企业组织中的地位总第一节采购组织结构的设计（二）采购部门隶属于行政部副总经理总经理行政副总经理业务副总经理生产副总经理采购财务人事生产管制制造品管仓储第一节采购组织结构的设计（二）采购部门隶属于行政部副总经第一节采购组织结构的设计（三）采购部门直接隶属于总经理总经理人事副总经理业务副总经理生产副总经理行政副总经理采购副总经理第一节采购组织结构的设计（三）采购部门直接隶属于总经理总第一节采购组织结构的设计（四）采购部门隶属于资材部总经理资料部副总经理业务副总经理生产副总经理生产副总经理采购部长第一节采购组织结构的设计（四）采购部门隶属于资材部总经理第一节采购组织结构的设计四、采购管理机构的组织结构形式（一）直线制的采购组织结构直线制是由一个上级主管直接管理多个下级的一种组织结构形式，例如，由一个采购经理直接管理多个采购员。直线制采购组织的优势在于“直接指挥”，可以做到：①加强管理控制的力度；②实现有效沟通，使管理符合实际；③实现个性化管理。这种结构适合于中小型企业的采购管理。第一节采购组织结构的设计四、采购管理机构的组织结构形式第一节采购组织结构的设计（二）直线职能制的采购组织结构这种组织形式是在直线制的基础上，再加上相应的职能管理部门，帮助采购经理决策，承担管理的职能。职能部门对采购部门没有直接管理权，采购部门接受采购经理的直接管理。第一节采购组织结构的设计（二）直线职能制的采购组织结构第一节采购组织结构的设计（三）采购事业部制事业部制又称分权结构或部门化结构，首创于美国通用汽车公司，由通用汽车公司副总裁斯隆研究设计。事业部一般按“地区”或“产品类别”，对公司赋予的任务负全面责任。采购事业部组织结构适用于采购规模大及多品种、需求复杂、市场多变的企业采购。第一节采购组织结构的设计（三）采购事业部制第一节采购组织结构的设计（四）矩阵制采购组织结构矩阵制是为了完成指定任务（项目）由各个方面的人员组成临时的一个组织机构。当任务完成后，人员各自回原单位工作。这种组织结构突破了一名采购人员只受一个主管领导的管理原则，而是同时接受两个部门的领导。主要适合于生产工序复杂的企业，由于新产品多，需要采购多种物料，优点是采购的目的性强，组织具有柔性化的特点，能够提高企业的采购效率，降低采购成本。缺点是双重领导容易导致职能部门之间意见的不一致，影响业务活动的正常进行。第一节采购组织结构的设计（四）矩阵制采购组织结构第一节采购组织结构的设计五、采购部门的组建（一）采购部门的建立方式第一节采购组织结构的设计五、采购部门的组建采购部经理采购科科长稽催科科长管理科科长研究科科长采购部经理采购科科长稽催科科长管理科科长研究科科长第一节采购组织结构的设计1、按物品类别划分按物品的类别将采购部门划分为不同的采购小组，每一小组承担某一物品采购的计划制定、询价、招标、比价、签订合同、货款结算等一系列采购业务，这种采购部门的建立方式，可使采购人员对其经办的项目非常专业，比较能够发挥“熟能生巧”以及“触类旁通”的效果，也是最常用的采购部门建立方式，适合于采购物品品种繁杂的企业采用。具体形式，如图所示。第一节采购组织结构的设计1、按物品类别划分采购部门金属材料非金属材料机电产品标准件采购部门金非机标第一节采购组织结构的设计2、按业务过程划分按照采购业务过程，将采购计划的制定、询价、比价、签订合同、催货、提货、货款结算等工作交给不同人员办理。这种组织形式要求部门内各成员密切配合，适合采购量大、采购物品品种较少、作业过程复杂，交货期长以及采购人员众多的企业采用，具体形式，如图所示。第一节采购组织结构的设计2、按业务过程划分采购部门采采购计划组询价招标组议价签约组提货验收组货款结算组采购部门采采购计划组第一节采购组织结构的设计3、按采购地区划分企业采购的货源来自不同的地区。按照采购地区的不同，分别设立部门。此种分工方式，主要是基于国内、国外采购的手续及交易对象有显著的差异，因而对于采购人员的工作条件亦有不同的要求。由于国内、国外采购作业方式的不同，因此分别设立采购部门有利于管理。同时上级主管部门必须就所购买的物品比较国内、国外采购的忧劣，判定采购事务应交给哪个部门承办，才能事半功倍。具体形式如图所示。第一节采购组织结构的设计3、按采购地区划分采购部门国外国内亚洲欧洲本地外地采购部门国外国内亚洲欧洲本地外地第一节采购组织结构的设计4、按采购物品的价值划分为加强对物品的管理，一般将采购的对象按其价值和品种分为A、B、C三类，A类物品采购次数少、物品价值高，属重要物品，其采购质量如何将直接影响到企业经营的风险和成本，一般应由采购部门主管负责。而将采购次数繁多，但价值不高的B、C类，物品，交给基层采购人员负责。

第一节采购组织结构的设计4、按采购物品的价值划分第一节采购组织结构的设计按照物品价值建立部门的方式，主要是保障主管对重大的采购项目能够集中精力加以处理，达到降低成本以及确保来源的目的。此外，让主管有更多的时间，对采购部门的人员与工作绩效加以管理。另外，可以依据产品对企业的重要性，将策略性项目(利润影响度高，供应风险大)的决定权交给高级主管(例如主管采购的行政副总经理)，将瓶颈项目(利润影响程度低，供应风险高)交给基层主管(例如采购科长)，将非紧要项目(利润影响程度低，供应风险低)交给采购人员；具体如图所示。第一节采购组织结构的设计按照物品价采购部门A类物品C类物品B类物品采购部门A类物品C类物品B类物品第一节采购组织结构的设计5、混合式组织形式不同企业有不同的特点，在许多稍微具有规模的企业或机构中，通常会兼有以物品、地区、价值、业务等为基础来建立采购部门的内部组织，可以形成不同的混合式组织形式。如图2一10所示，先以地区划分为外购科及内购科，分设科长掌管。然后再按物品类别，交由不同的采购人员承办。同时，也以价值为基础，另外没立原料科，由副总经理兼任科长来掌管。因主要原料约占整个部门采购金额的70％，故由采购经理直接洽商决定，交由原料科人员办理有关交易的手续。第一节采购组织结构的设计5、混合式组织形式采购部门外购科原料科标准件机器零件主要零件助剂染料包装材料塑料制品机器仪器五金及其他采购部门外购科原料科标准件机器零件主要助剂染料包装材料塑料制第一节采购组织结构的设计（二）采购部门组织方式优劣比较1、连贯作业的组织形式。⑴优点①一位采购人员可以综合管理全部采购过程，权责明确，以防出现扯皮现象。②符合规模经济的原则。③采购人员应与供应商建立良好的合作关系，以便于今后开展工作。④由于对供应商有取舍的权利，因此可以增强及时交货及改善品质的管理效能。第一节采购组织结构的设计（二）采购部门组织方式优劣比较第一节采购组织结构的设计⑵缺点①采购人员负责采购全过程的各项作业，工作复杂，无法做到非常专业，影响工作效率。②全部采购过程由一人承担，若没有良好的监督系统，会使采购人员权力过大，在与供应商的合作中，相互选用，损害企业的利益，如一些素质不高的采购人员会为私利收取供应商的贿赂，从供应商那里拿取回扣，采购一些质量差、价格高的物品或过多采购物品，加大库存，给企业带来损失。第一节采购组织结构的设计⑵缺点第一节采购组织结构的设计2．分段作业的组织形式。⑴优点①每位采购人员只负责采购过程中的一部分，分工更细，便于熟能生巧，提高工作效率，减少失误。②一项采购任务由几个人共同完成，起互相监督、互相牵制的作用，使采购工作更合理，使采购的价格、质量等有保证。③采购过程每一阶段均由专业人员负责，可以大大提升采购作业的品质。第一节采购组织结构的设计2．分段作业的组织形式。第一节采购组织结构的设计⑵缺点①采购过程由不同人员分段处理，收发转接手续较多，延误时效；②分工太细，对内部人员的配合度要求更高，同时还会造成人员之间相互扯皮，影响采购工作。③各自为政，无人负责，而且采购与使用之间接手人员太多，会大量增加联系上的困难。第一节采购组织结构的设计⑵缺点第一节采购组织结构的设计（三）建立采购组织的步骤1、明确采购组织的职能2、考虑采购管理组织的任务量3、确定采购管理组织机构4、设计管理作业流程5、设定岗位6、为每个岗位配备合适的人员第一节采购组织结构的设计（三）建立采购组织的步骤第二节采购队伍建设一、采购人员的工作职责(一)采购人员职位与任何典型的员工组织一样。采购部门的职位可以分为五类：管理者、采购员、专业人员、行政和培训人员。职位头衔有各种各样，一般来说，部门由一名副董事长、总裁、采购经理来领导，如果组织的经营领域比较宽，可能还会包括一个供应经理。第二节采购队伍建设一、采购人员的工作职责第二节采购队伍建设非制造行业中可能还有有关“合同”的职位，比如合同管理经理。员工的职务一般包括采购员、采购计划人员、分析人员、行政管理者、协调者、工程师、质量管理员或者原料员。职责的本质和范围并不一定取决于职务名称。职位中战略或战术的应用程度取决于下面的一些因素：企业规模大小、公司前途、政策、采购耗费资源的程度和增强公司竞争力的能力。第二节采购队伍建设非制造行业中可能还第二节采购队伍建设(二)采购人员的工作职责1、保证生产用料供应的不间断2、指导产品生产和工艺的改进3、编报企业物资计划第二节采购队伍建设(二)采购人员的工作职责第二节采购队伍建设(三)不同职位采购人员的职责1、采购主任的工作职责新产品、新材料供应商的寻找、资料收集及开发工作；对新供应商品质量体系状况的评估及认证；与供应商的比价、议价谈判工作；及时跟踪掌握原材料市场价格行情变化及品质情况；采购计划编排，物料订购及交期控制，部门员工的管理培训工作等。第二节采购队伍建设(三)不同职位采购人员的职责第二节采购队伍建设2、采购主管助理的工作职责协助主管进行材料采购渠道的搜集；采购计划的制定；市场行情的调查分析与统计分析；供应商评估数据的统计与分析；采购有关文件的编写工作等。第二节采购队伍建设2、采购主管助理的工作职责第二节采购队伍建设3、采购工程师的职责主要原材料的估价；供应商提供的材料样板的品质初步确认；采购部门有关技术、质量文件的拟制与技术、质量部门有关的技术、质量问题的沟通与协调；与供应商有关技术、质量问题的沟通与协调等。4、采购文员的工作职责各种采购单据与报表的收集、整理与统计；采购品质量记录的保管与维护；采购事务的传达等。第二节采购队伍建设3、采购工程师的职责第二节采购队伍建设二、采购人员应具备的素质(一)思想品德素质觉悟高、品行端正，爱岗敬业是一个采购员应有的基本素质。(二)知识素质1、政策、法律知识2、市场学知识3、业务基础知识4、社会心理第二节采购队伍建设二、采购人员应具备的素质第二节采购队伍建设(三)能力素质1、分析能力2、协作能力3、表达能力4、成本分析和价值分析能力5、预测能力第二节采购队伍建设(三)能力素质第二节采购队伍建设三、现代采购人员应具有的观念(一)战略观念即从企业大局出发，把握企业发展战略目标，使采购工作符合企业整体发展要求。(二)经济观念即在采购过程中讲究经济核算，提高购进环节的经济效益，尽量组织本地产品购进，货比三家，择优而购，精打细算，节省开支。(三)市场观念把握市场发展规律，调整市场变化趋势，善于抓住每一个市场机会。第二节采购队伍建设三、现代采购人员应具有的观念第二节采购队伍建设(四)竞争观念竞争是市场经济条件下的必然现象，在采购过程中同样充满了竞争，既有同行之间的竞争，又有采购人员与供应商的竞争。很显然，竞争会给采购员的工作带来压力，因此，采购人员要善于竞争，把竞争的压力转化为搞好采购工作的动力。第二节采购队伍建设(四)竞争观念第二节采购队伍建设(五)服务观念采购过程实际上是一个服务过程。一方面采购要为本企业经营服务。另一方面，在采购过程中应着眼于长远利益，为供应商提供力所能及的服务，如：提供信息、协助推销、介绍新客户等。第二节采购队伍建设(五)服务观念第二节采购队伍建设(六)创新观念创新观念即出奇制胜，一方面在采购过程中要有新招数，如开发新货源或选择更好的供应商，以提高采购工作的效率；另一方面也要在企业经营项目上独辟蹊径，做到“人无我有、人有我优、人优我廉、人廉我转”，从而使企业立于不败之地。第二节采购队伍建设(六)创新观念第二节采购队伍建设四、采购人员的招聘（一）采购人员招聘原则1、高素质和多样性的原则。2、效率优先的原则。3、公平竞争，择优录取的原则。4、内部优先的原则。第二节采购队伍建设四、采购人员的招聘第二节采购队伍建设（二）招聘的渠道1、内部征召⑴内部提升⑵职位转换2、外部征召3、不同征召渠道的选择第二节采购队伍建设（二）招聘的渠道采购组织机构与管理制度课件采购组织机构与管理制度课件第二节采购队伍建设（三）采购人员的选拔标准1、良好的气质2、性格3、能力第二节采购队伍建设（三）采购人员的选拔标准第二节采购队伍建设（四）采购人员的选拔方法1．观察法这种方法适用于企业内部进行的选拔，企业领导可以根据平时对手下员工的了解，观察其日常的工作表现，结合采购工作的具体要求，把适合从事采购工作的员工充实到采购队伍中来。这种方法只适合在小范围内选择，前提条件是领导必须坚持公正的原则，且对手下员工有一个合理、全面的了解。第二节采购队伍建设（四）采购人员的选拔方法第二节采购队伍建设2．测试法⑴对申请者的背景调查根据求职者的求职申请表对申请求职者首先进行必要的背景调查，是企业了解申请者的教育经历、工作履历、个人品质、人际交往能力、工作能力以及申请者原来所在单位录用其理由的重要渠道。但是，一般来讲，背景调查均是通过官方材料和档案来进行的，只有原单位认真客观地记录和尽力配合才能获得真实的信息，只有这样，背景调查才能在企业对申请人的初选中起到积极作用。第二节采购队伍建设2．测试法第二节采购队伍建设⑵心理测试心理测试指通过一定的科学方法来测量被测试者的智力和个性方面的差异。包括智力测验、个性测验、能力倾向测验。对采购人员来说，主要测试其是否能吃苦耐劳。⑶情景模拟情景模拟是根据被测试者可能担任的职务，编制一些与该职务实际相似的测试题目，让被测试者处理可能出现的问题。对采购人员来说，主要测试其心理素质和应变能力，处理和解决问题的能力。第二节采购队伍建设⑵心理测试第二节采购队伍建设⑷笔试笔试指通过纸笔的形式了解被测试者的知识广度和知识深度的一种方法，对采购人员来说，主要测试其采购业务知识和文化知识。在我国企业的员工招聘的知识考试中，笔试历来被广泛应用。其优点是：公平、费用低、迅速、简便；不足是过分强调记忆力，不能全面考察应试者的工作态度、品德修养、管理能力、口头表达与操作能力。因此，其往往只在应聘者的初次甄选中使用，成绩合格者才能参加面试或下一轮测试。第二节采购队伍建设⑷笔试第二节采购队伍建设⑸面试甄选进入到最后一轮都会有一次面谈，有时甚至随着主考官的不断变化安排好几次面谈。面谈可能通过交流和观察等来了解应聘者的个性特点、态度、随机应变能力、形象、气质等方面的特性，从而挑选到合适的人员。有研究表明，面谈中从应试者面部表情中获得的信息量可以达到50％以上，但是面谈也存在一些不足，甄选时间长，费用偏高，主观偏见难以避免等。第二节采购队伍建设⑸面试第二节采购队伍建设3、推荐法包括员工推荐、顾客推荐及自我推荐。一套有效的员工推荐系统，会鼓励员工积极推荐人选，以协助企业的招聘工作。顾客作为员工候选人的一个来源经常被忽视。在填补销售或服务职务时，顾客推荐可能十分有利。员工根据自己的特长、爱好，结合本企业采购业务的要求，向上级毛遂自荐。这种方法虽然原始，但自荐者往往工作努力，敬业爱岗，工作绩效非常出色。第二节采购队伍建设3、推荐法第二节采购队伍建设五、提高采购人员的素质(一)采购人员的选拔配备专业的企业采购人员至少应受过良好的教育、了解顾客的需求、了解供应商的需求、了解本公司或企业的需求、了解法律税务、具有考虑综合成本的头脑、具有质量及环境(如环境管理体系IS014001)意识、是谈判高手、善于处理人际关系与社会关系、精通至少两门语言(母语及英语等)、能熟练使用计算机，此外还应有良好的身体素质和道德品质。第二节采购队伍建设五、提高采购人员的素质第二节采购队伍建设(二)采购人员的培训不仅是新招收的采购人员应强化培训，对原有的老采购员也应该加强培训。1、专门培训2、在职培训3、现场培训第二节采购队伍建设(二)采购人员的培训第三节采购管理制度一、采购管理制度概述（一）采购管理制度的概念采购管理制度是指企业的采购工作管理，管理方式的确定，表现为企业以文字的形式对采购组织工作与采购具体活动的行为准则、业务规范等做出的具体规定。为了规范采购工作，提高采购工作的效率，企业必须建立健全多种采购管理制度，以此作为采购人员与采购部门的工作准则与行为规范，以保证采购工作健康、有序、高效地运行，从而圆满地完成采购任务，满足企业其他部门对采购业务的要求。第三节采购管理制度一、采购管理制度概述第三节采购管理制度采购管理制度居于企业上层建筑的范围，其建立是一个长期的过程，体现一定的生产力与生产关系的发展要求。应由企业管理层所倡导，并能被广大的采购员工所认可，在实际工作中，它往往是集体智慧的结晶。第三节采购管理制度采购管理制度居于企第三节采购管理制度（二）采购管理制度的作用⑴明确各岗位、各环节的责、权及相互关系；⑵明确采购人员的业务操作要求，从而有利于加强考核；⑶有利于在采购部门贯彻按劳分配制度，有利于激发职工的责任感与事业心。第三节采购管理制度（二）采购管理制度的作用第三节采购管理制度（三）采购管理制度的特点1、严肃性2、可行性3、相对稳定性4、协调性5、文字化第三节采购管理制度（三）采购管理制度的特点第三节采购管理制度二、采购管理制度的内容(一)采购领导制度1．集中制采购的决策权集中于总公司，其他分公司或分厂无权采购。⑴优点①集中采购可使采购数量增加，提高与卖方的谈判力度，享受数量折扣，降低进价并易获得良好服务。②只有一个采购部门，使得采购方针与作业规则较易统一实施第三节采购管理制度二、采购管理制度的内容第三节采购管理制度③集中采购功能，精简人力，便于培训与专业化分工，可节约大量人力、物力、财力。④建立各部门共同物料标准，可简化种类，互通有无，节省检验工作时间。⑤统筹安排，避免各自为政。各部门的多余存货及过剩物资，亦可相互转让。第三节采购管理制度③集中采购功能，精简人力，便于培训与专第三节采购管理制度⑵缺点①采购流程长，延误时间，难以适应零星采购、地域性采购及紧急状况。②对非共同性物料集中采购，亦无法享受数量折扣。③采购与需求单位分离，降低采购绩效。如增加规模确认，物品装运等环节，费事耗时。第三节采购管理制度⑵缺点第三节采购管理制度⑶适用情况①企业产销规模不大，采购量值均匀，全公司一个采购单位即可满足各部门的供货需求。②企业各部门及工厂集中一处，采购工作并无因地制宜的必要。③采购部门与需求单位非同处一地，但距离不远，加之通信便捷，集中办理采购，不至影响需求时效。④企业虽有数个生产机构，但产品种类大同小异，集中采购足以达到“以量制价”的效果。第三节采购管理制度⑶适用情况第三节采购管理制度⑷集中采购的方式①总部采购总部采购是企业集中采购的方式之一，它是将企业的采购权集中在总部，并设立专责采购部门来负责，采购权不下授。物料的选择、淘汰、价格制定、数量的控制等，完全由总部控制；各部门、各单位只负责物料需求的提出、使用、库存管理的工作，对物料采购无决定权，但有建议权。其组织架构示例，如图所示。第三节采购管理制度⑷集中采购的方式董事会（总部）总经理副总经理研发部事业部人事部财务部采购部A厂B厂c厂仓库1仓库2董事会（总部）总经理副总经理研事业人事财务采购A厂B厂c厂仓第三节采购管理制度这种集中采购的方式有下列几项优点：1.各部门、各单位不负责采购，可专心致力于生产。2.可发挥集中议价功能。3.价格形象一致。4.利益控制较佳。5.活动易于规划。6.易掌握供应来源。第三节采购管理制度这种集中采购的方式有下列几项优点：第三节采购管理制度这种集中采购的方式的缺点则有：1.弹性低，各部门、各单位需求较难满足。2.作业人员与采购人员容易对立。第三节采购管理制度这种集中采购的方式的缺点则有：第三节采购管理制度②采购委员会采购大型企业通常都成立采购委员会，裁决采购事宜。采购委员会的成员，则从各单位中选出，目的在综合各单位的意见来决策采购问题。理论上这种组织比较能客观地采购，但因组成成员过于复杂，意见分歧时，往往会延迟采购时效。故一般来说，以物料变动与更替较小的企业，较适合采用这种方式。采购委员会的组织结构示意图，如图所示。第三节采购管理制度②采购委员会采购主任委员副主任委员委员（生产部经理）委员（物控主管）委员（仓库主管）委员（财务主管）委员（质量主管）委员（生产主管）采购部原料采购半成品采购主任委员副主任委员委员（生产部经理）委员（物控主管）委员（仓第三节采购管理制度其优点有：1.可避免随意引人物料，减低库存。2.采购能较公正，非优良品也不会被导人。3.可以求得较优惠的进价。4.采购相关单位参与决策，较能同心协力。5.属于计划性采购。第三节采购管理制度其优点有：第三节采购管理制度缺点则有：1.意见易分歧，担任委员应避免私人请托。2.较无机动性。3.采购耗时。第三节采购管理制度缺点则有：第三节采购管理制度2、分散制将采购的决策权分散于各个分公司或分厂。此钟制度通常适用于企业规模较大，且分公司(分厂)分散在各地，企业的各分公司(分厂)所需的物资差异较大的情况。若采用集中制，容易产生延迟，且不易应付紧急需求，而采购部门的联系相当困难，采购作业与单据流程显得漫长复杂。其组织结构举例，如图所示。第三节采购管理制度2、分散制公司总部采购部经理华中分公司（武汉）华中分公司（广州）华中分公司（上海）采购处采购处采购处采购A组(化学)采购B组(五金）采购A组(化学）采购B组(五金）采购A组(化学）采购B组(五金）公司总部采购部经理华中分公司华中分公司华中分公司采购处采购处第三节采购管理制度⑴优点①对利润中心直接负责。②对于内部用户更强的顾客导向。③较少的官僚采购程序。④更少需要内部协调。⑤与供应商直接沟通。第三节采购管理制度⑴优点第三节采购管理制度⑵缺点①分散的采购能力，缺乏规模经济。②缺乏对供应商统一的态度。③分散的市场调查。④在采购和物料方面形成专业技能的可能性有限。⑤对不同的经营单位可能存在不同的商业采购条件。第三节采购管理制度⑵缺点第三节采购管理制度3、混合制兼取集中、分散制优点而成，凡属共同性物资，采购金额较大，进口品种多等，均由总公司集中统一采购；对于各分公司间有差异的、金额较小的、临时性采购的物品由分公司自行采购。这样，一方面能使采购资金较合理地统一管理，又能调动各分公司的积极性，及时满足经营的需要。

第三节采购管理制度3、混合制第三节采购管理制度采购管理制度与该企业的规模、地理条件、产品种类等有密切关系。也就是说，企业规模越小、分支机构分布越领近、产品种类越相似，采用集中制的机会越大；反之，则适合采用分散制或混合制。第三节采购管理制度采购管理制度与该企第三节采购管理制度(二)经济责任制度1、岗位责任制采购部门岗位责任制是指按照采购部门内部多个岗位制定的规章制度，它规定了每一岗位的工作人员应享受的权利与承担的责任，从而将责任与权利有机地结合起来。第三节采购管理制度(二)经济责任制度第三节采购管理制度一般采购部门的人员应承担的职责有：⑴采购主管和计划人员的职责。①制定采购计划；②制定和修订采购制度；③统筹安排采购资金；④监督和考评采购人员，并指导其工作；⑤审议和管理合同；⑥决策购进业务活动，以提高经济效益；⑦组织搜集市场信息，预测可供货源及其趋势，为企业主管领导当好参谋；⑧指导采购人员与供应商搞好关系。第三节采购管理制度一般采购部门的人员应承担的职责有：第三节采购管理制度⑵一般采购人员的职责①货源、价格、服务等市场调查；②与供应商谈判，确定有关事项，如：价格、质量、交货期及结算条件等；③催货；④处理退货、索赔；⑤发票的核对与付款；⑥办理物品入库手续；⑦与供应商建立良好关系；⑧搜集调拨信息，预测可供资源及其趋势，供领导决策参考；⑨节省购进费用支出，提高企业经济效益。第三节采购管理制度⑵一般采购人员的职责第三节采购管理制度2、采购费用承包制采购费用承包制是将采购费用指标落实到每一个岗位、每一个采购人员身上，只允许其在规定的费用标准内开支费用，从而，用制度的形式来加强经济核算，控制采购费用的支出。第三节采购管理制度2、采购费用承包制第三节采购管理制度3、奖惩制度在建立奖惩制度时应注意两点：一是把握好“刺激度”，即拉开档次，不搞平均主义，要奖得高，罚得重，使奖惩措施真正起到激励的作用。另一方面要注意多种奖惩方法相结合，根据心理学理论，人的需求是多方面的，物质奖励只能满足职工物质方面的需要，过分强调物质刺激，会产生“一切向钱看”的错误观念，其作用必然有限。第三节采购管理制度3、奖惩制度第三节采购管理制度(三)监督制度贯彻采购制度必须坚持严格监督与考核，没有严格的监督，采购制度就会流于形式，严格的监督是以科学考核依据为基础的。在实际工作中监督的方法包括三种：一是由采购负责人对各部门组织和职工个人执行情况进行纵向检查；二是组织有关部门的负责人进行横向联合检查；三是个人自查。在制定监督制度时，要注意把握两个方面：一是对权力的使用和监督，检查是否有滥用职权、借采购之机以权谋私的现象；二是对应负责任的监督与检查，检查责任是否落实到每个单位、每个人、或是否有职责不清、相互推诿的现象。第三节采购管理制度(三)监督制度本章结束本章结束演讲完毕，谢谢观看！演讲完毕，谢谢观看！第二章采购组织机构与管理制度第二章采购组织机构与管理制度第一节采购组织结构的设计一、企业采购管理组织（一）采购管理组织的含义采购管理组织是指为了完成企业的采购任务，实现保证生产经营活动顺利进行，由采购人员按照一定的规则，组建的一种采购团队。第一节采购组织结构的设计一、企业采购管理组织第一节采购组织结构的设计在市场经济条件下，市场需求的不确定性和多变性导致现代企业的采购工作非常复杂，特别是一些大中型企业，采购的商品品种繁多、数量大，采购工作往往不是由一个人来完成，而是由一部分人组成的采购队伍来进行的。无论生产企业还是流通商贸企业，要使采购工作高效而顺利地开展，保证商品供应不间断，企业经营业务正常运转，都需要建立一支高效的采购团队，通过科学采购，降低采购成本，保证企业生产经营活动的正常进行。第一节采购组织结构的设计在市场经济第一节采购组织结构的设计(二)采购管理组织的功能１、凝聚功能①明确采购目标及任务；③良好的人际关系与群体意识；③采购组织中领导的导向作用。２、协调功能一是组织内部的纵向、横向关系的协调，使之密切协作，和谐一致；二是组织与环境关系的协调，采购组织能够依据采购环境的变化，调整采购策略，以提高对市场环境变化的适应能力和应变能力。第一节采购组织结构的设计(二)采购管理组织的功能第一节采购组织结构的设计３、制约功能采购组织是由一定的采购人员构成的，每一成员承担的职能，有相应的权利、义务和责任，通过这种权利、义务、责任组成的结构系统，对组织的每一成员的行为都有制约作用。４、激励功能采购组织的激励功能是指在一个有效的采购组织中，应该创造一种良好的环境，充分激励每一个采购人员的积极性、创造性和主动性。第一节采购组织结构的设计３、制约功能第一节采购组织结构的设计二、采购管理组织机构的设计（一）采购管理组织机构的设计原则1、目标可行原则组织目标应具备如下特征：①社会性；②共同性；③清晰性；④层次性；⑤参与性。2．高效原则采购工作要高效开展，必须有一套高效运转的组织机构，在建立采购管理组织时，应合理确定管理的层次及每一层次的人员安排。第一节采购组织结构的设计二、采购管理组织机构的设计第一节采购组织结构的设计3、统一指挥的原则统一的原则基本上包括三个方面内容：⑴目标统一⑵命令要统一⑶规章制度要统一第一节采购组织结构的设计3、统一指挥的原则第一节采购组织结构的设计4、责、权、利相结合的原则责、权、利相结合，才能充分调动采购队伍的积极性，发挥他们的聪明才智。5、精简的原则精兵简政最早是在解放区的政府建设中提出的，在企业采购管理组织设计中同样有效，这个“精”指人员精干；“简”是机构简化，只有人员精干机构才能简化；如果人员素质差而过分强调简化机构，应该开展的工作开展不起来，应该完成的工作完成不了，同样是不可取的。第一节采购组织结构的设计4、责、权、利相结合的原则第一节采购组织结构的设计（二）采购组织结构设计的影响因素1、企业规模2、经营范围3、市场供应状况⑴供应点的分布情况⑵市场供求态势第一节采购组织结构的设计（二）采购组织结构设计的影响因素第一节采购组织结构的设计4、信息传递形式与速度5、采购人员素质6、企业内部各部门的配合程度7、其他因素如国家相关政策、交通运输条件、通信现代化水平、自然条件等都从不同的方面影响着一个企业的采购组织的设立。第一节采购组织结构的设计4、信息传递形式与速度第一节采购组织结构的设计三、采购部门在企业组织中的地位（一）采购部门隶属于生产部副总经理总经理行政副总经理生产副总经理业务副总经理产品管理制造采购生产管制仓储第一节采购组织结构的设计三、采购部门在企业组织中的地位总第一节采购组织结构的设计（二）采购部门隶属于行政部副总经理总经理行政副总经理业务副总经理生产副总经理采购财务人事生产管制制造品管仓储第一节采购组织结构的设计（二）采购部门隶属于行政部副总经第一节采购组织结构的设计（三）采购部门直接隶属于总经理总经理人事副总经理业务副总经理生产副总经理行政副总经理采购副总经理第一节采购组织结构的设计（三）采购部门直接隶属于总经理总第一节采购组织结构的设计（四）采购部门隶属于资材部总经理资料部副总经理业务副总经理生产副总经理生产副总经理采购部长第一节采购组织结构的设计（四）采购部门隶属于资材部总经理第一节采购组织结构的设计四、采购管理机构的组织结构形式（一）直线制的采购组织结构直线制是由一个上级主管直接管理多个下级的一种组织结构形式，例如，由一个采购经理直接管理多个采购员。直线制采购组织的优势在于“直接指挥”，可以做到：①加强管理控制的力度；②实现有效沟通，使管理符合实际；③实现个性化管理。这种结构适合于中小型企业的采购管理。第一节采购组织结构的设计四、采购管理机构的组织结构形式第一节采购组织结构的设计（二）直线职能制的采购组织结构这种组织形式是在直线制的基础上，再加上相应的职能管理部门，帮助采购经理决策，承担管理的职能。职能部门对采购部门没有直接管理权，采购部门接受采购经理的直接管理。第一节采购组织结构的设计（二）直线职能制的采购组织结构第一节采购组织结构的设计（三）采购事业部制事业部制又称分权结构或部门化结构，首创于美国通用汽车公司，由通用汽车公司副总裁斯隆研究设计。事业部一般按“地区”或“产品类别”，对公司赋予的任务负全面责任。采购事业部组织结构适用于采购规模大及多品种、需求复杂、市场多变的企业采购。第一节采购组织结构的设计（三）采购事业部制第一节采购组织结构的设计（四）矩阵制采购组织结构矩阵制是为了完成指定任务（项目）由各个方面的人员组成临时的一个组织机构。当任务完成后，人员各自回原单位工作。这种组织结构突破了一名采购人员只受一个主管领导的管理原则，而是同时接受两个部门的领导。主要适合于生产工序复杂的企业，由于新产品多，需要采购多种物料，优点是采购的目的性强，组织具有柔性化的特点，能够提高企业的采购效率，降低采购成本。缺点是双重领导容易导致职能部门之间意见的不一致，影响业务活动的正常进行。第一节采购组织结构的设计（四）矩阵制采购组织结构第一节采购组织结构的设计五、采购部门的组建（一）采购部门的建立方式第一节采购组织结构的设计五、采购部门的组建采购部经理采购科科长稽催科科长管理科科长研究科科长采购部经理采购科科长稽催科科长管理科科长研究科科长第一节采购组织结构的设计1、按物品类别划分按物品的类别将采购部门划分为不同的采购小组，每一小组承担某一物品采购的计划制定、询价、招标、比价、签订合同、货款结算等一系列采购业务，这种采购部门的建立方式，可使采购人员对其经办的项目非常专业，比较能够发挥“熟能生巧”以及“触类旁通”的效果，也是最常用的采购部门建立方式，适合于采购物品品种繁杂的企业采用。具体形式，如图所示。第一节采购组织结构的设计1、按物品类别划分采购部门金属材料非金属材料机电产品标准件采购部门金非机标第一节采购组织结构的设计2、按业务过程划分按照采购业务过程，将采购计划的制定、询价、比价、签订合同、催货、提货、货款结算等工作交给不同人员办理。这种组织形式要求部门内各成员密切配合，适合采购量大、采购物品品种较少、作业过程复杂，交货期长以及采购人员众多的企业采用，具体形式，如图所示。第一节采购组织结构的设计2、按业务过程划分采购部门采采购计划组询价招标组议价签约组提货验收组货款结算组采购部门采采购计划组第一节采购组织结构的设计3、按采购地区划分企业采购的货源来自不同的地区。按照采购地区的不同，分别设立部门。此种分工方式，主要是基于国内、国外采购的手续及交易对象有显著的差异，因而对于采购人员的工作条件亦有不同的要求。由于国内、国外采购作业方式的不同，因此分别设立采购部门有利于管理。同时上级主管部门必须就所购买的物品比较国内、国外采购的忧劣，判定采购事务应交给哪个部门承办，才能事半功倍。具体形式如图所示。第一节采购组织结构的设计3、按采购地区划分采购部门国外国内亚洲欧洲本地外地采购部门国外国内亚洲欧洲本地外地第一节采购组织结构的设计4、按采购物品的价值划分为加强对物品的管理，一般将采购的对象按其价值和品种分为A、B、C三类，A类物品采购次数少、物品价值高，属重要物品，其采购质量如何将直接影响到企业经营的风险和成本，一般应由采购部门主管负责。而将采购次数繁多，但价值不高的B、C类，物品，交给基层采购人员负责。

第一节采购组织结构的设计4、按采购物品的价值划分第一节采购组织结构的设计按照物品价值建立部门的方式，主要是保障主管对重大的采购项目能够集中精力加以处理，达到降低成本以及确保来源的目的。此外，让主管有更多的时间，对采购部门的人员与工作绩效加以管理。另外，可以依据产品对企业的重要性，将策略性项目(利润影响度高，供应风险大)的决定权交给高级主管(例如主管采购的行政副总经理)，将瓶颈项目(利润影响程度低，供应风险高)交给基层主管(例如采购科长)，将非紧要项目(利润影响程度低，供应风险低)交给采购人员；具体如图所示。第一节采购组织结构的设计按照物品价采购部门A类物品C类物品B类物品采购部门A类物品C类物品B类物品第一节采购组织结构的设计5、混合式组织形式不同企业有不同的特点，在许多稍微具有规模的企业或机构中，通常会兼有以物品、地区、价值、业务等为基础来建立采购部门的内部组织，可以形成不同的混合式组织形式。如图2一10所示，先以地区划分为外购科及内购科，分设科长掌管。然后再按物品类别，交由不同的采购人员承办。同时，也以价值为基础，另外没立原料科，由副总经理兼任科长来掌管。因主要原料约占整个部门采购金额的70％，故由采购经理直接洽商决定，交由原料科人员办理有关交易的手续。第一节采购组织结构的设计5、混合式组织形式采购部门外购科原料科标准件机器零件主要零件助剂染料包装材料塑料制品机器仪器五金及其他采购部门外购科原料科标准件机器零件主要助剂染料包装材料塑料制第一节采购组织结构的设计（二）采购部门组织方式优劣比较1、连贯作业的组织形式。⑴优点①一位采购人员可以综合管理全部采购过程，权责明确，以防出现扯皮现象。②符合规模经济的原则。③采购人员应与供应商建立良好的合作关系，以便于今后开展工作。④由于对供应商有取舍的权利，因此可以增强及时交货及改善品质的管理效能。第一节采购组织结构的设计（二）采购部门组织方式优劣比较第一节采购组织结构的设计⑵缺点①采购人员负责采购全过程的各项作业，工作复杂，无法做到非常专业，影响工作效率。②全部采购过程由一人承担，若没有良好的监督系统，会使采购人员权力过大，在与供应商的合作中，相互选用，损害企业的利益，如一些素质不高的采购人员会为私利收取供应商的贿赂，从供应商那里拿取回扣，采购一些质量差、价格高的物品或过多采购物品，加大库存，给企业带来损失。第一节采购组织结构的设计⑵缺点第一节采购组织结构的设计2．分段作业的组织形式。⑴优点①每位采购人员只负责采购过程中的一部分，分工更细，便于熟能生巧，提高工作效率，减少失误。②一项采购任务由几个人共同完成，起互相监督、互相牵制的作用，使采购工作更合理，使采购的价格、质量等有保证。③采购过程每一阶段均由专业人员负责，可以大大提升采购作业的品质。第一节采购组织结构的设计2．分段作业的组织形式。第一节采购组织结构的设计⑵缺点①采购过程由不同人员分段处理，收发转接手续较多，延误时效；②分工太细，对内部人员的配合度要求更高，同时还会造成人员之间相互扯皮，影响采购工作。③各自为政，无人负责，而且采购与使用之间接手人员太多，会大量增加联系上的困难。第一节采购组织结构的设计⑵缺点第一节采购组织结构的设计（三）建立采购组织的步骤1、明确采购组织的职能2、考虑采购管理组织的任务量3、确定采购管理组织机构4、设计管理作业流程5、设定岗位6、为每个岗位配备合适的人员第一节采购组织结构的设计（三）建立采购组织的步骤第二节采购队伍建设一、采购人员的工作职责(一)采购人员职位与任何典型的员工组织一样。采购部门的职位可以分为五类：管理者、采购员、专业人员、行政和培训人员。职位头衔有各种各样，一般来说，部门由一名副董事长、总裁、采购经理来领导，如果组织的经营领域比较宽，可能还会包括一个供应经理。第二节采购队伍建设一、采购人员的工作职责第二节采购队伍建设非制造行业中可能还有有关“合同”的职位，比如合同管理经理。员工的职务一般包括采购员、采购计划人员、分析人员、行政管理者、协调者、工程师、质量管理员或者原料员。职责的本质和范围并不一定取决于职务名称。职位中战略或战术的应用程度取决于下面的一些因素：企业规模大小、公司前途、政策、采购耗费资源的程度和增强公司竞争力的能力。第二节采购队伍建设非制造行业中可能还第二节采购队伍建设(二)采购人员的工作职责1、保证生产用料供应的不间断2、指导产品生产和工艺的改进3、编报企业物资计划第二节采购队伍建设(二)采购人员的工作职责第二节采购队伍建设(三)不同职位采购人员的职责1、采购主任的工作职责新产品、新材料供应商的寻找、资料收集及开发工作；对新供应商品质量体系状况的评估及认证；与供应商的比价、议价谈判工作；及时跟踪掌握原材料市场价格行情变化及品质情况；采购计划编排，物料订购及交期控制，部门员工的管理培训工作等。第二节采购队伍建设(三)不同职位采购人员的职责第二节采购队伍建设2、采购主管助理的工作职责协助主管进行材料采购渠道的搜集；采购计划的制定；市场行情的调查分析与统计分析；供应商评估数据的统计与分析；采购有关文件的编写工作等。第二节采购队伍建设2、采购主管助理的工作职责第二节采购队伍建设3、采购工程师的职责主要原材料的估价；供应商提供的材料样板的品质初步确认；采购部门有关技术、质量文件的拟制与技术、质量部门有关的技术、质量问题的沟通与协调；与供应商有关技术、质量问题的沟通与协调等。4、采购文员的工作职责各种采购单据与报表的收集、整理与统计；采购品质量记录的保管与维护；采购事务的传达等。第二节采购队伍建设3、采购工程师的职责第二节采购队伍建设二、采购人员应具备的素质(一)思想品德素质觉悟高、品行端正，爱岗敬业是一个采购员应有的基本素质。(二)知识素质1、政策、法律知识2、市场学知识3、业务基础知识4、社会心理第二节采购队伍建设二、采购人员应具备的素质第二节采购队伍建设(三)能力素质1、分析能力2、协作能力3、表达能力4、成本分析和价值分析能力5、预测能力第二节采购队伍建设(三)能力素质第二节采购队伍建设三、现代采购人员应具有的观念(一)战略观念即从企业大局出发，把握企业发展战略目标，使采购工作符合企业整体发展要求。(二)经济观念即在采购过程中讲究经济核算，提高购进环节的经济效益，尽量组织本地产品购进，货比三家，择优而购，精打细算，节省开支。(三)市场观念把握市场发展规律，调整市场变化趋势，善于抓住每一个市场机会。第二节采购队伍建设三、现代采购人员应具有的观念第二节采购队伍建设(四)竞争观念竞争是市场经济条件下的必然现象，在采购过程中同样充满了竞争，既有同行之间的竞争，又有采购人员与供应商的竞争。很显然，竞争会给采购员的工作带来压力，因此，采购人员要善于竞争，把竞争的压力转化为搞好采购工作的动力。第二节采购队伍建设(四)竞争观念第二节采购队伍建设(五)服务观念采购过程实际上是一个服务过程。一方面采购要为本企业经营服务。另一方面，在采购过程中应着眼于长远利益，为供应商提供力所能及的服务，如：提供信息、协助推销、介绍新客户等。第二节采购队伍建设(五)服务观念第二节采购队伍建设(六)创新观念创新观念即出奇制胜，一方面在采购过程中要有新招数，如开发新货源或选择更好的供应商，以提高采购工作的效率；另一方面也要在企业经营项目上独辟蹊径，做到“人无我有、人有我优、人优我廉、人廉我转”，从而使企业立于不败之地。第二节采购队伍建设(六)创新观念第二节采购队伍建设四、采购人员的招聘（一）采购人员招聘原则1、高素质和多样性的原则。2、效率优先的原则。3、公平竞争，择优录取的原则。4、内部优先的原则。第二节采购队伍建设四、采购人员的招聘第二节采购队伍建设（二）招聘的渠道1、内部征召⑴内部提升⑵职位转换2、外部征召3、不同征召渠道的选择第二节采购队伍建设（二）招聘的渠道采购组织机构与管理制度课件采购组织机构与管理制度课件第二节采购队伍建设（三）采购人员的选拔标准1、良好的气质2、性格3、能力第二节采购队伍建设（三）采购人员的选拔标准第二节采购队伍建设（四）采购人员的选拔方法1．观察法这种方法适用于企业内部进行的选拔，企业领导可以根据平时对手下员工的了解，观察其日常的工作表现，结合采购工作的具体要求，把适合从事采购工作的员工充实到采购队伍中来。这种方法只适合在小范围内选择，前提条件是领导必须坚持公正的原则，且对手下员工有一个合理、全面的了解。第二节采购队伍建设（四）采购人员的选拔方法第二节采购队伍建设2．测试法⑴对申请者的背景调查根据求职者的求职申请表对申请求职者首先进行必要的背景调查，是企业了解申请者的教育经历、工作履历、个人品质、人际交往能力、工作能力以及申请者原来所在单位录用其理由的重要渠道。但是，一般来讲，背景调查均是通过官方材料和档案来进行的，只有原单位认真客观地记录和尽力配合才能获得真实的信息，只有这样，背景调查才能在企业对申请人的初选中起到积极作用。第二节采购队伍建设2．测试法第二节采购队伍建设⑵心理测试心理测试指通过一定的科学方法来测量被测试者的智力和个性方面的差异。包括智力测验、个性测验、能力倾向测验。对采购人员来说，主要测试其是否能吃苦耐劳。⑶情景模拟情景模拟是根据被测试者可能担任的职务，编制一些与该职务实际相似的测试题目，让被测试者处理可能出现的问题。对采购人员来说，主要测试其心理素质和应变能力，处理和解决问题的能力。第二节采购队伍建设⑵心理测试第二节采购队伍建设⑷笔试笔试指通过纸笔的形式了解被测试者的知识广度和知识深度的一种方法，对采购人员来说，主要测试其采购业务知识和文化知识。在我国企业的员工招聘的知识考试中，笔试历来被广泛应用。其优点是：公平、费用低、迅速、简便；不足是过分强调记忆力，不能全面考察应试者的工作态度、品德修养、管理能力、口头表达与操作能力。因此，其往往只在应聘者的初次甄选中使用，成绩合格者才能参加面试或下一轮测试。第二节采购队伍建设⑷笔试第二节采购队伍建设⑸面试甄选进入到最后一轮都会有一次面谈，有时甚至随着主考官的不断变化安排好几次面谈。面谈可能通过交流和观察等来了解应聘者的个性特点、态度、随机应变能力、形象、气质等方面的特性，从而挑选到合适的人员。有研究表明，面谈中从应试者面部表情中获得的信息量可以达到50％以上，但是面谈也存在一些不足，甄选时间长，费用偏高，主观偏见难以避免等。第二节采购队伍建设⑸面试第二节采购队伍建设3、推荐法包括员工推荐、顾客推荐及自我推荐。一套有效的员工推荐系统，会鼓励员工积极推荐人选，以协助企业的招聘工作。顾客作为员工候选人的一个来源经常被忽视。在填补销售或服务职务时，顾客推荐可能十分有利。员工根据自己的特长、爱好，结合本企业采购业务的要求，向上级毛遂自荐。这种方法虽然原始，但自荐者往往工作努力，敬业爱岗，工作绩效非常出色。第二节采购队伍建设3、推荐法第二节采购队伍建设五、提高采购人员的素质(一)采购人员的选拔配备专业的企业采购人员至少应受过良好的教育、了解顾客的需求、了解供应商的需求、了解本公司或企业的需求、了解法律税务、具有考虑综合成本的头脑、具有质量及环境(如环境管理体系IS014001)意识、是谈判高手、善于处理人际关系与社会关系、精通至少两门语言(母语及英语等)、能熟练使用计算机，此外还应有良好的身体素质和道德品质。第二节采购队伍建设五、提高采购人员的素质第二节采购队伍建设(二)采购人员的培训不仅是新招收的采购人员应强化培训，对原有的老采购员也应该加强培训。1、专门培训2、在职培训3、现场培训第二节采购队伍建设(二)采购人员的培训第三节采购管理制度一、采购管理制度概述（一）采购管理制度的概念采购管理制度是指企业的采购工作管理，管理方式的确定，表现为企业以文字的形式对采购组织工作与采购具体活动的行为准则、业务规范等做出的具体规定。为了规范采购工作，提高采购工作的效率，企业必须建立健全多种采购管理制度，以此作为采购人员与采购部门的工作准则与行为规范，以保证采购工作健康、有序、高效地运行，从而圆满地完成采购任务，满足企业其他部门对采购业务的要求。第三节采购管理制度一、采购管理制度概述第三节采购管理制度采购管理制度居于企业上层建筑的范围，其建立是一个长期的过程，体现一定的生产力与生产关系的发展要求。应由企业管理层所倡导，并能被广大的采购员工所认可，在实际工作中，它往往是集体智慧的结晶。第三节采购管理制度采购管理制度居于企第三节采购管理制度（二）采购管理制度的作用⑴明确各岗位、各环节的责、权及相互关系；⑵明确采购人员的业务操作要求，从而有利于加强考核；⑶有利于在采购部门贯彻按劳分配制度，有利于激发职工的责任感与事业心。第三节采购管理制度（二）采购管理制度的作用第三节采购管理制度（三）采购管理制度的特点1、严肃性2、可行性3、相对稳定性4、协调性5、文字化第三节采购管理制度（三）采购管理制度的特点第三节采购管理制度二、采购管理制度的内容(一)采购领导制度1．集中制采购的决策权集中于总公司，其他分公司或分厂无权采购。⑴优点①集中采购可使采购数量增加，提高与卖方的谈判力度，享受数量折扣，降低进价并易获得良好服务。②只有一个采购部门，使得采购方针与作业规则较易统一实施第三节采购管理制度二、采购管理制度的内容第三节采购管理制度③集中采购功能，精简人力，便于培训与专业化分工，可节约大量人力、物力、财力。④建立各部门共同物料标准，可简化种类，互通有无，节省检验工作时间。⑤统筹安排，避免各自为政。各部门的多余存货及过剩物资，亦可相互转让。第三节采购管理制度③集中采购功能，精简人力，便于培训与专第三节采购管理制度⑵缺点①采购流程长，延误时间，难以适应零星采购、地域性采购及紧急状况。②对非共同性物料集中采购，亦无法享受数量折扣。③采购与需求单位分离，降低采购绩效。如增加规模确认，物品装运等环节，费事耗时。第三节采购管理制度⑵缺点第三节采购管理制度⑶适用情况①企业产销规模不大，采购量值均匀，全公司一个采购单位即可满足各部门的供货需求。②企业各部门及工厂集中一处，采购工作并无因地制宜的必要。③采购部门与需求单位非同处一地，但距离不远，加之通信便捷，集中办理采购，不至影响需求时效。④企业虽有数个生产机构，但产品种类大同小异，集中采购足以达到“以量制价”的效果。第三节采购管理制度⑶适用情况第三节采购管理制度⑷集中采购的方式①总部采购总部采购是企业集中采购的方式之一，它是将企业的采购权集中在总部，并设立专责采购部门来负责，采购权不下授。物料的选择、淘汰、价格制定、数量的控制等，完全由总部控制；各部门、各单位只负责物料需求的提出、使用、库存管理的工作，对物料采购无决定权，但有建议权。其组织架构示例，如图所示。第三节采购管理制度⑷集中采购的方式董事会（总部）总经理副总经理研发部事业部人事部财务部采购部A厂B厂c厂仓库1仓库2董事会（总部）总经理副总经理研事业人事财务采购A厂B厂c厂仓第三节采购管理制度这种集中采购的方式有下列几项优点：1.各部门、各单位不负责采购，可专心致力于生产。