会计电算化系统管理规定

会计电算化系统管理规定为了加强公司会计电算化全过程的管理，特制定本规定。第一条：会计电算化核算系统的组成与分工会计电算化核算系统由系统管理员、会计电算化操作员、审核员、会计档案管理员组成，具体分工如下：（一）系统管理员一一负责核算系统运行环境的建立，组织协调系统的日常运行操作，提出软件修改的意见；发现和解决操作故障，及时纠正数据差错；负责检查和督促系统各类人员的工作，负责系统的安全保密工作；负责对系统硬件设备的检查及故障处理工作，确保系统的正常运行，负责数据及程序的正确性和适应性的维护。发生不可处理的错误，应及时与销售单位技术人员取得联系，及时解决发生的错误。一般由计算机专业人员负责。（二）会计电算化操作员一一负责所分管的财会工作，做好分管的原始凭证的汇集和记帐凭证编制及预处理工作。负责审查输入凭证的预处理，整理输入凭证、编制记帐凭证、进行核算工作。负责系统的操作运行，负责数据登录、打印各种帐表数据，严格遵守操作规程，并负责数据正确性的校核，发现故障应及时报告系统管理员。同时应做好会计数据的备份。由具有合格证的会计人员负责。（三）审核员一一负责对输入凭证的代码及数据的完整性和正确性的审核，保证输出帐表数据的完整性和正确性。由不是输入凭证的另一人负责。（四）会计档案管理员一一负责存档数据软盘、程序软盘、帐表、凭证和各种资料的保管工作，做好软件、数据及资料的安全保密工作。作好会计数据的备份工作。会计主管和出纳员的职责与手工方式下职责是不一样的，区别在于必须对会计电算化比较了解，并充分利用会计电算化提供的各种会计资料。第二条：各类会计电算化核算系统岗位职责（一）系统管理员职责负责会计电算化系统的日常管理工作，监督并保证系统的正常运行，做到合法、安全、可靠、可审计的要求。在系统发生故障时，应及时到场，并组织有关人员尽快恢复正常运行。定期检查软、硬设备的运行情况；负责系统运行中软、硬件故障的消除工作；负责系统的安装和调试工作；按规定的程序实施软件的完整性、适应性和正确性的维护。协调本系统各类人员之间的工作关系。检查会计凭证的预处理工作，确保各类输入数据符合系统的要求。负责计算机输出帐表、凭证数据的正确性和及时性检查工作。负责本系统各有关资源（包括硬件设备、软件、数据及文档资料等）的调用、修改和更新的审批手续。负责本系统运行的安全性、正确性、及时性检查工作。做好本系统操作运行情况的总结工作，并提出更新软件或修改软件的需求报告。负责本系统各类人员的工作质量考评，并提出任免意见。完善现有的管理制度，并制定岗位经济责任考核规定。（二）会计电算化操作员工作职责负责本系统的数据登录、数据备份和输出帐表的打印工作。严格按照输入凭证做好数据输入操作，输入完毕进行自检核对，核对无误后交审核员复核；在输入操作中，如发现输入凭证有疑问或错误时，应及时向系统管理员或专职会计员反映，不得擅自作废或修改；发现输入数据与凭证不符时，应按凭证数据予以修正。严格按照系统操作说明进行操作。当天的日记帐数据，做到当天登录。登录后做到当日帐当日清。日记帐输入应做到日清月结，在月末应与明细帐和科目汇总表核对无误。月末打印系统所有的明细帐、总分类帐、会计报表和自动转帐凭证。每次操作完毕，应及时做好各类备份数据和存档数据。注意安全保密，各自的操作口令不得随意泄露，备份数据应妥善保管。系统操作过程中发现故障，应及时向系统管理员报告，并做好故障记录和上机记录等事项。（三）审核员工作职责负责凭证数据的审核工作，包括各类代码的合法性、摘要的规范性和数据的正确性。负责输出数据正确性的审核。对不真实、不合法、不完整、不规范的凭证，退还各有关人员进行更正、补齐后再进行审核，直到凭证正确为止。对于不符合要求的凭证和不正确的输出帐表数据不予签章确认。（四）会计档案管理员工作职责负责本系统各类数据软盘、系统软盘及各类帐表、凭证、资料的备份和存档保管工作。做好各类数据、资料、凭证的安全保密工作，不得擅自出借。按规定期限，向各类有关人员催交备份数据及存档数据。（五）专职会计员责任制按分管的内容汇集材料收发、领退单、销售发票、工资变动及停止发放等各类单据。在规定的期限内，根据原始凭证准确编制会计记帐凭证。编制会计凭证应符合财会制度的要求。做到内容完整、数据正确；代码要合法、恰当、摘要应简明规范。如果专职会计人员兼会计电算化系统操作员，则应遵守会计电算化系统操作员的责任制。（六）岗位之间的纪律。公司以上岗位必须形成相互制约、相互控制的工作机制。系统管理员不得兼管出纳工作；出纳人员不得兼任操作人员的工作。第三条：会计电算化系统账务处理流程（如下图所示）第四条：会计电算化的系统使用与管理（一）必须对系统的操作使用做出严格的控制，确保会计电算化系统安全可靠运行。（二）会计电算化系统投入运行前，由系统管理员确定本电算化系统的合法有权使用人员及其操作权限，报部门主管审核批准后执行；运行中需要增减使用人员，按同样手续办理。（三）对各使用人员明确划分使用操作权限，形成合理、安全的分工牵制,健全相互制约的内部控制机制。（四）财务用计算机应做到专机专用、除被允许操作财务软件的人员和系统管理员外，其他人未经允许不得用机。（五）设立“计算机使用登记簿”，任何人使用电脑必须登记后，方可用机。（六）任何人员不得直接打开数据库文件进行操作，不允许随意增删改数据、原程序和数据库文件结构。（七）出纳人员不允许进行系统性的操作。（八）操作人员应严格在规定范围内对系统进行操作，负责数据的输入、运算、记帐和打印有关帐表。（九）存档数据、软盘、帐表和文档资料等由系统管理员按规定指派专人统一复制、核对和保管。（十）系统管理员必须做好日常检查监督工作，财务软件运行中发生错误时，应及时排除，如无法处理，应及时与财务软件销售单位取得联系以便及时解决问题。发现不规范使用应及时制止，并采取措施避免同样情况再次发生。第五条：会计电算化系统的上机操作规程（一）操作人员必须是合法有权使用人员，经过培训合格并经系统管理员正式认可后，才能上机操作。（二）每次用计算机必须使用不间断电源（UPS）,以避免意外断电造成核算数据丢失.影响系统运行。（三）操作人员上机操作前后用做好各种准备，进行上机操作登记，填写真实姓名，上机时间、操作内容，供系统管理员检查核实。（四）操作密码应注意保密，不能随意泄露，密码要不定期变更。（五）操作人员必须严格按操作权限操作，不得越权或擅自上机操作。（六）严格按照凭证输入数据，不得擅自修改凭证数据（专职会计员，则应保证输入的数据与凭证数据的一致性）。如发现差错，应在输入前及时反映给凭证编制人员或系统管理员。已输入计算机的数据，在记帐前发现差错，可按凭证进行修改，如在记帐后发现差错，必须另作凭证，以红字冲销纠正，输入机内，任何人不能随意修改帐目。（七）每次上机工作完毕后，都要作好工作备份，防止发生意外事故；备份数据的软盘，应由财务部保管；下次上机备份要与机内数据复核无误后方可开始运行。（八）在系统运行过程中，操作人员如要离开工作现场，必须在离开前退出系统，以防止其他人员越权操作。（九）计算机一般禁用外来软盘；有上、下级单位送来的数据盘，在使用前，必须做好查病毒工作，防止计算机感染病毒。（十）禁止在计算机上玩游戏。第六条：违反操作规程与操作纪律的处理任何人不得违反操作规程；不得伪造，非法涂改变更，故意毁坏计算机命令程序、数据文件、帐册、软盘等，违反者将依照《会计法》和公司相关管理制度进行严肃处理，情节严重的要追究法律责任。第七条：数据的备份管理（一）切实抓好会计核算数据的备份管理；系统中的会计数据需要每天进行备份。（二）在日常工作中，准备三套软盘循环使用，隔日进行备份，以避免意外和人为错误造成对工作的干扰。（三）需要做备份的文件包括：系统设置文件、科目代码文件、期初余额文件、本月帐务文件、报表文件及其他核算子系统的数据文件等。（四）机内凭证及总分类帐、明细分类帐、报表，应视同会计资料按月做两套软盘备份，交会计档案保管员分别放置在不同地方妥为保管。第八条：会计电算化系统日常帐务处理的程序与要求（一）帐务系统初始化一一在初次建立会计电算化系统时，需要进行系统初始化工作，在会计主管授权下进行设置会计科目、帐本格式、凭证类型、期初余额等项内容的设定。（二）帐务系统更改一一系统正常运行期间，任何对帐务系统的修改变动，必须得到会计主管的批准。（三）会计电算化系统输入的记帐凭证分类：机制记帐凭证和手工编制的记帐凭证。记帐凭证要严格按照国家财会制度规定编制，对不真实、不合理的原始数据、凭证不予受理，对记载不确切、不完整的原始数据和凭证应予以退还，并要求更改和补充。（四）机制记帐凭证的编制机制记帐凭证是指各子系统输入原始凭证（如销售原始发票和银行收款凭单）由计算机按有关规定编制并打印的记帐凭证。机制记帐凭证直接通过机内程序转到帐务处理系统进行记帐、编报表等业务处理。机制记帐凭证编制前，要认真审核原始凭证的合法性、正确性，输入计算机及打印出的记帐凭证必须做到科目使用正确，数字准确无误。打印出的机制记帐凭证需加盖制单人、审核人、记帐员及财务部负责人章，连同所附原始凭证装订成册妥善保管。（五）手工记帐凭证编制要求摘要内容简洁、扼要，用尽量少的字表达出该笔业务的内容。凡能归入标准摘要的业务内容，应尽量的使用标准摘要。对于新的业务内容可按上述原则编写新的标准摘要，并注明所对应的科目名称及科目代码，其基本要求为:原始凭证必须是合法凭证。经济业务内容、摘要应规范化，措词要确切，其中标准摘要按规范填写正确。帐户使用正确。借贷方金额相等。原始凭证同记帐凭证金额一致。转帐凭证必须填写清楚借方和贷方科目代码。对会计分录的摘要内容必须唯一，^即一种摘要内容，只能对应一个最细的明细科目，据此确定其隶属于那一个一级、二级、三级科目。记帐凭证编号必须连续。编号间断时应在断号后第一张凭证上说明断号原因并签字盖章。现金日记帐和银行日记帐可以由机器直接登记，出纳人员不登记帐簿。为工作方便，出纳人员可以自设备查辅助帐。（六）记帐凭证的审核与保管记帐凭证必须经凭证审核员严格审核无误后方可进行登帐处理。操作员每输入一张凭证，结束前要自审一次无误后再按结束键。输入计算机的凭证、单据应由制单人、审核员、记帐员、财务部负责人签字后方为有效凭证。已输入的凭证应在输入操作完毕装订成册后，交会计档案资料保管员存档保管。同一张凭证，制单和复核不能是同一个人。（七）帐表打印和结帐现金、银行存款日记帐必须按日结账，并与银行和出纳库存现金核对无误。银行余额调节表每月打印一次。科目汇总表、总分类帐与各种明细分类帐，必须按月核对一致后结账。在结帐前按有关规定做好当月各类帐务数据和报表的备份工作。月底，以上工作正确完成后，由系统管理员进行结帐，系统自动生成下月期初余额。每年年末必须将全部帐簿打印输出，装订成册，作为会计档案保存。（八）会计报表单位应根据帐簿数据准确编制或由计算机自动生成会计报表。帐表之间的数据必须衔接一致。会计报表、计算表、分析表，按各核算子系统及管理要求和时间打印输出，经有关财会负责人审核无误后签字盖章方可生效。单位上报会计主管部门的会计报表格式与要求，按会计主管部门的统一设计和布置。单位必须以软盘和书面形式上报报表，软盘和书面报表的数据必须一致，书面报表必须由机器打印并按规定由有关人员签字盖章。第九条：会计电算化系统的维护与保养一般情况下每周应全面检查一次计算机硬件系统，并做好检查记录，以保证系统的正常运行。在系统运行过程中，出现硬件故障和出现异常时，及时进行故障分析，排除和恢复运行，并做好检查维修记录。在设备更新、扩充、修复后，由系统管理员与维护员共同研究决定，并由系统维护人员实施安装和调试，直至运行正常。在系统环境发生变化时，及时做好适应性的维护工作。第十条：会计电算化系统会计资料的保秘与档案管理机内数据文件（贮存在磁盘（软盘和硬盘）上的会计文件和会计凭证、会计帐簿、会计报表等书面形式的会计核算资料）及其备份和作为会计档案资料打印输出的各种凭证、帐册、报表，应按有关财会规定进行保密与保管：（一）现金记帐凭证及日记帐的输出及保管。现金收付业务要做到当日业务当日清。出纳将完整的现金收付款凭证按日登记好流水交接单交专职会计人员审核无误后在交接单上签字，并在当日输入计算机，以保证现金出纳当日业务当日清。出纳利用财务管理软件中仅有的查询权限及时查询现金日记帐，并与自设备查辅助帐核对，保证帐帐相符。年终将现金日记帐依序打印装订成册，加盖封印妥为保管。（二）银行记帐凭证、帐册的输出与保管。银行记帐凭证分机制凭证和手编记帐凭证两种。出纳将银行收、付款回单及公司付款审批凭证等完整单据按日登记好流水交接单交专职会计人员审核无误后在交接单上签字，财务人员必须及时把经审核无误的银行收付款原始凭证，当日输入计算机，以保证银行出纳当日业务当日清。出纳利用财务管理软件中仅有的查询权限及时查询银行日记帐，并与自设备查辅助帐核对，保证帐帐相符。年终将银行日记帐依序打印装订成册，并加盖封印，妥为保管。（三）转帐凭证的输入、输出与保管转帐凭证包括手编凭证和机制凭证两种，有关会计人员应及时将审核无误的原始凭证或手工编制的记帐凭证