采购流程优化教材课件

采购流程优化讲师：杨斌库日期：2011-2-251采购流程优化讲师：杨斌库日期：2011-2-251目录采购的基本流程1价值分析2采购成本32目录采购的基本流程1价值分析2采购成本32采购的基本流程一个完整的采购流程大致可以分为以下几个过程：一、需求确定与采购计划的制定二、供应商的搜寻与分析三、定价四、拟定并发出定单五、定单的跟踪和跟催六、验货和收货七、开票和支付货款八、记录维护3采购的基本流程一个完整的采购流程大致可以分为以下几个过程：3一、需求确定与采购计划的制定

需求的确定是采购流程的初始环节。

需求的确认过程就是采购部门收到采购申请，制

订采购计划的过程。4一、需求确定与采购计划的制定需求的确定是采购流程的初二、供应商的搜寻与分析

这些标准包括供应商的实力、以往在产品设计上的表现、质量承诺、管理水平、技术能力、成本控制、送货服务、优化流程和开发产品的技术能力等。5二、供应商的搜寻与分析这些标准包括供三、定价常见的有竞争性报价及谈判两种

（一）竞争性报价

竞争性报价适用下列特征：

1、采购量足够大，值得进行竞争性报价

2、供应商很清楚细节和要求，有能力准确估计生产所需的成本

3、竞争性的市场环境，即有足够多的合格竞争者

4、买方只向技术合格的供应商发出竞标，而愿意合

作的供应商则进行报价。

5、买方没有优先考虑的供应商6三、定价常见的有竞争性报价及谈判两种6三、定价（二）谈判谈判下列情况适合：

1、当前述任何竞争性报价的标准都不存在时

2、当采购要求诸多绩效因素（如价格、质量、交货、风险分摊以及产品支持等方面）必须达成一致时

3、当买方要求供应商的早期参与时

4、当供应商需要很长时间来开发和生产采购方采购的物品时（这通常会使预测供应商的采购成本变得更难）7三、定价（二）谈判7只有供应商做到以下几点才能确保谈判的公平性：

1、以高效率的方式运作

2、保持价格与成本的相关性

3、不利用单一供应商的优势

4、对于采购商的要求能够进行适当合理的调整

5、愿意考虑采购商的特殊情况8只有供应商做到以下几点才能确保谈判的公平性：8四、拟定并发出定单采购订单操作规范（一）订单准备（二）选择供应商（三）签订订单（四）订单跟踪9四、拟定并发出定单采购订单操作规范（一）订单准备（二）选择定单包括的要素有：定单编号、产品的名称、规格、品质简介、单价、需求数量、交易条件、运输方式、交货期限、交货地址、发票单位等。五、定单的跟踪和跟催六、验货和收货（一）货物检验的几个步骤：1、确定检验时间和地点2、确定检验部门及人员3、货物检验4、不合格货物处理定单包括的要素10定单包括的要素有：定单编号、产品的名称、规格、品质简介、单价五、定单的跟踪和跟催11五、定单的跟踪和跟催11六、验货和收货（一）货物检验的几个步骤：1、确定检验时间和地点2、确定检验部门及人员3、货物检验4、不合格货物处理5、对采购货物检验完毕后，检验人员要填写采购物品验收报告。12六、验货和收货（一）货物检验的几个步骤：12（二）接收的几个步骤：1、协商送货事宜2、货物接收入库3、货物接收过程中的问题13（二）接收的几个步骤：13七、开票和支付货款付款操作的具体过程是：1、查询物料入库信息2、准备付款申请单据3、付款审批4、向供应商付款5、供应商收款14七、开票和支付货款付款操作的具体过程是：14八、记录维护1、采购定单目录2、采购定单卷宗3、商品文件4、供应商历史文件15八、记录维护1、采购定单目录15

采购作业流程购买决策阶段2购买阶段购后反思阶段22确定战略方案选择标准16采购作业流程购买决策阶段2购买阶段购后反思阶段22确定战略购买决策阶段2确定战略方案选择标准购买阶段购后反思阶段221、确定需求2、选择采购途径

内外环境和可行性分析3、编制采购计划

确定采购品种、规格、质量、

数量和购买时间17购买决策阶段2确定战略方购买阶段购后反思阶段221、确定需求购买阶段2确定战略方案选择标准购买决策阶段购后反思阶段221、物色供应商2、精选供应商3、确定供应商4、签订合同（详细购买计划和需求信息）5、履行合同（运输、入库验收、支付货款）18购买阶段2确定战略方购买决策阶段购后反思阶段221、物色供应购后反思阶段2确定战略方案选择标准购买阶段购买决策阶段221、检查合同履行情况（不合格品退货）2、产、销对供货商的反馈3、采购经济效益总评19购后反思阶段2确定战略方购买阶段购买决策阶段221、检查合同（1）确认需求（2）需求说明（3）选择供应商（4）价格和采购条件的确定（5）发出订单（6）订单追踪与催货（7）验收（8）核对发票（9）不符与退货处理（10）结案（11）记录与档案维护采购流程20（1）确认需求（2）需求说明（3）选择供应商（4）价格和采采购流程示意图计划组织实施监控21采购流程示意图计划组织实施监控21采购作业流程的七大注意点

采购结构应与采购数量、种类、区域想匹配先后顺序及时效控制关键点设置权利、责任或者任务的划分避免作业流程中发生摩擦、重复、与混乱采购流程应反映集体决策的思想配合作业方式的改善22采购作业流程的七大注意点采购结构应与采购数量、种类、区域想采购业务流程改善1传统采购的弊端2电子化采购的含义及流程3电子化采购的主要优势4电子化采购的策略5电子化采购系统23采购业务流程改善1传统采购的弊端23传统采购的弊端1．1

采购成本居高不下1．2

采购周期冗长1．3采购信息缺乏沟通与共享1．4采购文档处理费时费力1．5库存积压和物资短缺并存1．6采购范围受地理局限1．7采购环节监控困难1．8采购招标往往流于形式24传统采购的弊端1．1采购成本居高不下24电子化采购的含义及流程电子化采购就是通过互联网络，借助计算机管理企业的采购业务。电子化采购从采购要求的提出、订单的产生、商品运输以及存货管理等方面都有了重大的改变。网络的介入使采购流程得到优化，并在降低成本、提高效率、增加采购透明度等方面都可使采购企业和供应商双方受益，实现“双赢”。25电子化采购的含义及流程电子化采购就是通过互联网络，借助企业的电子化采购一般是通过应用相关的软件来实现的，不同的软件提供了不同的解决方案。这些解决方案各有其特点，但基本都包括如下流程：(1)填写订购单；(2)审核订购单；(3)联系供应商；(4)选择供应商；(5)采购结算。

从上可见，在电子化采购的整个流程中，人工参与因素越来越少，信息的传递基本依赖网络进行，从而保证了采购过程的公正、高效，对克服采购过程中的“黑箱操作”十分有效。

26企业的电子化采购一般是通过应用相关的软件来实现的，不同电子化采购的主要优势3．1显著降低采购成本3．2有效提高采购效率3．4优化采购管理3．5保证采购质量3．6增加交易的透明度3．7加强供求双方之间的业务联系3．8适应电子商务发展大潮

27电子化采购的主要优势3．1显著降低采购成本27謝謝28謝謝28演讲完毕，谢谢观看！演讲完毕，谢谢观看！采购流程优化讲师：杨斌库日期：2011-2-2530采购流程优化讲师：杨斌库日期：2011-2-251目录采购的基本流程1价值分析2采购成本331目录采购的基本流程1价值分析2采购成本32采购的基本流程一个完整的采购流程大致可以分为以下几个过程：一、需求确定与采购计划的制定二、供应商的搜寻与分析三、定价四、拟定并发出定单五、定单的跟踪和跟催六、验货和收货七、开票和支付货款八、记录维护32采购的基本流程一个完整的采购流程大致可以分为以下几个过程：3一、需求确定与采购计划的制定

需求的确定是采购流程的初始环节。

需求的确认过程就是采购部门收到采购申请，制

订采购计划的过程。33一、需求确定与采购计划的制定需求的确定是采购流程的初二、供应商的搜寻与分析

这些标准包括供应商的实力、以往在产品设计上的表现、质量承诺、管理水平、技术能力、成本控制、送货服务、优化流程和开发产品的技术能力等。34二、供应商的搜寻与分析这些标准包括供三、定价常见的有竞争性报价及谈判两种

（一）竞争性报价

竞争性报价适用下列特征：

1、采购量足够大，值得进行竞争性报价

2、供应商很清楚细节和要求，有能力准确估计生产所需的成本

3、竞争性的市场环境，即有足够多的合格竞争者

4、买方只向技术合格的供应商发出竞标，而愿意合

作的供应商则进行报价。

5、买方没有优先考虑的供应商35三、定价常见的有竞争性报价及谈判两种6三、定价（二）谈判谈判下列情况适合：

1、当前述任何竞争性报价的标准都不存在时

2、当采购要求诸多绩效因素（如价格、质量、交货、风险分摊以及产品支持等方面）必须达成一致时

3、当买方要求供应商的早期参与时

4、当供应商需要很长时间来开发和生产采购方采购的物品时（这通常会使预测供应商的采购成本变得更难）36三、定价（二）谈判7只有供应商做到以下几点才能确保谈判的公平性：

1、以高效率的方式运作

2、保持价格与成本的相关性

3、不利用单一供应商的优势

4、对于采购商的要求能够进行适当合理的调整

5、愿意考虑采购商的特殊情况37只有供应商做到以下几点才能确保谈判的公平性：8四、拟定并发出定单采购订单操作规范（一）订单准备（二）选择供应商（三）签订订单（四）订单跟踪38四、拟定并发出定单采购订单操作规范（一）订单准备（二）选择定单包括的要素有：定单编号、产品的名称、规格、品质简介、单价、需求数量、交易条件、运输方式、交货期限、交货地址、发票单位等。五、定单的跟踪和跟催六、验货和收货（一）货物检验的几个步骤：1、确定检验时间和地点2、确定检验部门及人员3、货物检验4、不合格货物处理定单包括的要素39定单包括的要素有：定单编号、产品的名称、规格、品质简介、单价五、定单的跟踪和跟催40五、定单的跟踪和跟催11六、验货和收货（一）货物检验的几个步骤：1、确定检验时间和地点2、确定检验部门及人员3、货物检验4、不合格货物处理5、对采购货物检验完毕后，检验人员要填写采购物品验收报告。41六、验货和收货（一）货物检验的几个步骤：12（二）接收的几个步骤：1、协商送货事宜2、货物接收入库3、货物接收过程中的问题42（二）接收的几个步骤：13七、开票和支付货款付款操作的具体过程是：1、查询物料入库信息2、准备付款申请单据3、付款审批4、向供应商付款5、供应商收款43七、开票和支付货款付款操作的具体过程是：14八、记录维护1、采购定单目录2、采购定单卷宗3、商品文件4、供应商历史文件44八、记录维护1、采购定单目录15

采购作业流程购买决策阶段2购买阶段购后反思阶段22确定战略方案选择标准45采购作业流程购买决策阶段2购买阶段购后反思阶段22确定战略购买决策阶段2确定战略方案选择标准购买阶段购后反思阶段221、确定需求2、选择采购途径

内外环境和可行性分析3、编制采购计划

确定采购品种、规格、质量、

数量和购买时间46购买决策阶段2确定战略方购买阶段购后反思阶段221、确定需求购买阶段2确定战略方案选择标准购买决策阶段购后反思阶段221、物色供应商2、精选供应商3、确定供应商4、签订合同（详细购买计划和需求信息）5、履行合同（运输、入库验收、支付货款）47购买阶段2确定战略方购买决策阶段购后反思阶段221、物色供应购后反思阶段2确定战略方案选择标准购买阶段购买决策阶段221、检查合同履行情况（不合格品退货）2、产、销对供货商的反馈3、采购经济效益总评48购后反思阶段2确定战略方购买阶段购买决策阶段221、检查合同（1）确认需求（2）需求说明（3）选择供应商（4）价格和采购条件的确定（5）发出订单（6）订单追踪与催货（7）验收（8）核对发票（9）不符与退货处理（10）结案（11）记录与档案维护采购流程49（1）确认需求（2）需求说明（3）选择供应商（4）价格和采采购流程示意图计划组织实施监控50采购流程示意图计划组织实施监控21采购作业流程的七大注意点

采购结构应与采购数量、种类、区域想匹配先后顺序及时效控制关键点设置权利、责任或者任务的划分避免作业流程中发生摩擦、重复、与混乱采购流程应反映集体决策的思想配合作业方式的改善51采购作业流程的七大注意点采购结构应与采购数量、种类、区域想采购业务流程改善1传统采购的弊端2电子化采购的含义及流程3电子化采购的主要优势4电子化采购的策略5电子化采购系统52采购业务流程改善1传统采购的弊端23传统采购的弊端1．1

采购成本居高不下1．2

采购周期冗长1．3采购信息缺乏沟通与共享1．4采购文档处理费时费力1．5库存积压和物资短缺并存1．6采购范围受地理局限1．7