如何减少交通费报销单迟交现象

TBP全球认证讲师培训课程中国丰田学院TBP案例分析《减少交通费报销单迟交现象》TBP的8个步骤Step6.

贯彻实施

对策Step7.

评价结果

和过程Step8.

巩固成果Step5.

制定对策Step4.

把握真因Step3.

设定目标Step2.

分解问题Step1.

明确问题ActCheckDoPlan主要人物及职责主要人物S女士所属部门T公司财务部会计室开支核算组工作使命对T公司员工的费用开支进行核算工作职责核算员工的交通费报销单(通勤和出差费用开支)部门会计汇总处理该部门内部所有课的报销单案例背景<开支报销单处理流程>

每月25日26日28日月底到期⇒开支核算小组处理各部门提交的报销单课长确认开支费用每个员工填写报销单下个月10号支付费用(每个员工)(课长)(室)(财务部

开支核算小组)当S需要处理很多迟交的交通费报销单时，她意识到自己的工作量在每个月的月底大大增加了提交的最后期限。此日期后提交则被视为迟交开支核算小组必须在每个月的月底前处理各室提交的所有报销单，以便在下个月10号时支付开支费用TBP的8个步骤Step6.

贯彻实施

对策Step7.

评价结果

和过程Step8.

巩固成果Step5.

制定对策Step4.

把握真因Step3.

设定目标Step2.

分解问题Step1.

明确问题ActCheckDoPlan步骤1:明确问题～将模糊的问题意识明确化～差距在于？是否能够为达成目的作出贡献？理想状态是？贡献最终目的问题理想状态现状可视化04年11月12月05年1月2月3月4月提交的报销单总数33,70534,25133,75336,90638,65239.464迟交的报销单数量1,7851,8493,4223,7303,9744,078迟交率

(%)5.35.410.110.110.310.3【数据】交通费报销单迟交的情况

(公司范围内）04年5月6月7月8月9月10月提交的报销单总数33,25334,44435,43136,81138,56939,559迟交的报销单数量1,7101,6801,8201,7901,9601,987迟交率

(%)5.14.95.14.95.15.0现在她开始收集并分析交通费报销单迟交情况的数据<案例>步骤1:明确问题讨论结果（示例）【理想状态】【现状】差

距【问题】<小组讨论>5分钟请将答案写在白板上<案例>步骤1:明确问题交通费报销单迟交率与标准值相比增加了1倍最近4个月的交通费报销单

迟交率超过了10%。【理想状态】差

距【问题】全年的交通费报销单迟交率低于5%。【现状】<解答参考>步骤1:明确问题■问题是指“理想状态”与“现状”之间的差距步骤1:明确问题学习要点1■使现状和理想状态的差距“可视化”学习要点2TBP的的8个个步骤骤Step6.贯贯彻实实施对对策策Step7.评评价结结果和和过过程Step8.巩巩固固成果果Step5.制制定对对策Step4.把把握真真因Step3.设设定目目标Step2.分分解问问题Step1.明明确问问题ActCheckDoPlan步骤2:分分解问问题大而模模糊的的问题题问题问题问题问题问题问题问题问题问题问题分解什么?何何处?何何时?何何人?再分解解确定要要解决决问题题的优优先顺顺序通过检检查流流程（现地地现物物）确确认事事实～分解解问题题，依依据事事实决决定要要解决决的““问题题点””～问题点点【问题题】交通费费报销销单迟迟交率率与标标准值值相比比增加加了1倍S想找找到问问题存存在于于“何何处””⇒步骤2<案例例>步步骤2:分分解问问题<小组组讨论论>5分分钟请将小小组找找出的的切入入点写写在白白板上上<案例例>步步骤2:分分解问问题-寻找切切入点点什么““晚””?What？？什么地地方““晚””?Where？什么时时候““晚””?When？？谁“晚晚”?Who？・根据职位头衔・根据年龄・根据性别

・全职/其它

・根据季度・根据月份・根据迟交天数・根据处理的步骤・有很多节假日的月份和节假日不多的月份・根据目的地・根据部门（部、室、课）・根据据报销销单类类型・根据据报销销单格格式・书面面报销销单/网网上的的数据据输入入何物何时何处何人“4W””思考考法找到了了尽可可能多多的““切入入点””(可是是)⇒是否否有效效？⇒是否否有重重复和和遗漏漏？<解答答参考考>步步骤2:分分解问问题-寻找切切入点点例如)T公司司开发发的乘乘用车车是A:汽汽油油车B:柴柴油油车C:混混合合燃料料车D:电电气气车BDCA重复ABC遗漏无重复复，无无遗漏漏步骤2寻寻找切切入点点的原原则▼通过调调查数数据进进一步步研究究切入入点的的有效效性▼避免切切入点点的重重复和和遗漏漏！

A

B

C

D<分类1><分类类2><分类类3>⇒采取取4W思考考法What？？Where？？When？Who？（何物物,何何处,何何时,何何人）⇒检查查切入入点是是否有有效是是否否符合合无重重复、、无遗遗漏原原则■找到到尽可可能多多的““切入入点””步骤2:分分解问问题学习要要点1差旅费交通费其它费用（不包括定期出差费用）国内海外提交的报销单总数33,34525,1948,1513,0183,101迟交的报销单数量3,6842,998584198195迟交率

(%)11.011.97.16.66.3销售生产技术研发人力资源其它提交的报销单总数13,0802,3621,8002,1505,350452迟交的报销单数量2,72555334013510迟交率

(%)20.82.31.81.92.52.2销售计划销售支援广告二手车支援提交的报销单总数8,5023,074850654迟交的报销单数量2,2123059256迟交率

(%)26.09.910.88.6■按报报销单单类型型分类类的数数据■国内内出差差旅费费报销销单数数据(按部部门统统计)■销售售部出出差费费用开开支报报销单单数据据（按室室统计计）(05年4月)<案例例>步步骤2:分分解问问题-进一步分分解问题题<小组讨讨论>5分钟钟请将答案案写在白白板上<案例>步骤2:分解解问题-进一步分分解问题题海外通勤费用用销售支持持【问题】】交通费开开支报销销单迟交交率增加加了1倍倍销售企划划室提交交国内出出差费用用报销单单的时间间超过了规规定时限限其它旅费费（不包包括定期期出差费费用)研发生产…等等广告…等等出差费用用销售计划划根据目的地何处?→根据报销单类型何物?→根据部门何处?→根据室何处?→国内销售<解答参参考>步步骤2:分解解问题-进一步分分解问题题■在分解解问题时时要将大大而模糊糊的问问题缩小小化、具具体化，，进而确确定要要优先着着手解决决的问题题步骤2:分解解问题学习要点点2S女士了了解到，，销售计计划室提提交国内内出差费费用报销销单的时时间超出出了规定定时限，，因此，，S女士士拜访了了负责销销售计划划室内部部处理报报销单的的人员，，以期发发现问题题的症结结所在<案例>步骤2:分解解问题-观察流程程、明确确问题点点【要优先先着手解解决的问问题】销售计划室提交国内出差费用报销单的时间超过规定时限25日到到期2%的报销单单提交时时间超过过这一时时限26日到到期5%的的报销单单提交时时间超过过这一时时限28日到到期20%的报销单单提交时时间超过过这一时时限“问题点点”在哪哪儿呢？？员工填写写

报销销单课长确认认开支费费用部门内的的财务负负责收集集该部门门内各小小组的报报销单开支核算算

小组组处理各各部门门提交交的报销销

单<案例>步骤2:分解解问题-观察流程程、明确确问题点点【要优先先着手解解决的问问题】报销单处处理流程程追溯流程程“问题点点”销售计划划室提交交国内出出差费用用报销单单的时间间超过规规定时限限28日到期迟交率20%26日到期迟交率5%25日到期迟交率2%员工填写写

报销销单课长确认认开支费费用部门内的的财务负负责收集集该部门门内各小小组的报报销单开支核算算

小组组处理各各部门门提交交的报销销

单<解答参参考>步步骤2:分解解问题-观察流程程、明确确问题点点“问题点点”是是:销售企划划室内部部负责收收集和处处理国内内出差费费用报销销单的人人员提交交报销单单的时间间超过了了规定时时限<解答参参考>步步骤2:分解解问题-观察流程程、明确确问题点点⇒即使没有有“可视视化流程程”（如如：生产产流程））形成结果果的过程程是必然然存在的的■观察要要优先着着手解决决的问题题的工作作流程步骤2:分解解问题学习要点点3学习要点点4■追溯工工作流程程，找到到“问题题点”⇒通过现现地现物物观察事事实，确确定“问问题点””步骤2:分解解问题学习要点点小结■找到尽可可能多的的“切入入点”■在分解问问题时要要将大而而模糊的的问题缩缩小化、、具体化化，进进而而确定要要优先着着手解决决的问题题■观察要优优先着手手解决的的问题的的工作流流程■现地现物物考察工工作流程程，明确确“问题题点”TBP的的8个个步骤Step6.

贯彻彻实施对对策Step7.

评价价结果和和过程程Step8.巩巩固成果果Step5.

制定定对策Step4.

把握握真因Step3.

设定定目标Step2.

分解解问题Step1.

明确确问题ActCheckDoPlan步骤3:设定定目标目标标“问题点点”是否定量量、具体体、具有有挑战性性？程度?期限?～带着着热忱和和责任感感，制定定成果测测定的尺尺度～～是否对最最终目标标的实现现作出贡贡献?到9月份份时，销销售计划划室的国国内出差差费用报报销单迟迟交率将将降至零零何物What到何时When何种程度度How销售企划划室内负负责收集集和处理理国内出出差费用用报销单单的人员提提交报销销单的时时间超过过了规定定时限<问题点点><案例>步骤3:设定定目标⇒表述述目标时时，应包包含“到到何时””、“到到何种程度””⇒目标中不不能包括括具体实实施计划划■设定““定量””、“具具体”、、““具具有挑战战性”的的目标步骤3:设定定目标学习要点点TBP的的8个个步骤Step6.

贯彻彻实施对对策Step7.

评价价结果和和过程程Step8.巩巩固成果果Step5.

制定定对策Step4.

把握握真因Step3.

设定定目标Step2.

分解解问题Step1.

明确确问题ActCheckDoPlan步骤4：把握握真因-为为抓住真真因，深深入调查查发生问问题的环环节-対策问题点真因原因原因原因原因“为何?”反复问“为什么么?”对策确认事实实，如果果不存在在因果关系，则则停止询询问“为为什么？？”票据不齐齐全现象象较多报销单上上对提交交票据的的说明不不够充分分员工在填填写报销销单时不不够细致致周围环境境易于造造成报销销单迟交交现象提交流程程不明确确<问题点点>真因<案例>步骤4：把握握真因销售企划划室内负负责收集集和处理理国内出出差费用用报销单单的人员员提交报报销单的的时间超超过了规规定时限限⇒归归纳纳真真因因时时，，应应尽尽量量少少而而精精炼炼■本本着着现现地地现现物物的的精精神神，，在在尊尊重重事事实的的基基础础上上，，反反复复追追问问““为为什什么么””步骤骤4：：把把握握真真因因学习习要要点点TBP的的8个个步步骤骤Step6.贯贯彻彻实实施施对对策策Step7.评评价价结结果果和和过过程程Step8.巩巩固固成成果果Step5.制制定定对对策策Step4.把把握握真真因因Step3.设设定定目目标标Step2.分分解解问问题题Step1.明明确确问问题题ActCheckDoPlan步骤骤5：：制制定定对对策策对策策对策策对策策对策策对策策相关关者者?对策策真因因对策策如何何解解决决?风险险?固有有观观念念的的框框架架～广广泛泛地地考考虑虑相相关关者者和和风风险险，，筛筛选选出出附附加加价价值值高高的的对对策策～～本职职工工作作的的框框架架1.修修改改报报销销单单格格式式（（增增加加说说明明））2.制制作作报报销销单单提提交交流流程程手手册册，，并召召开开相相关关人人员员会会议议<案案例例>步步骤骤5：：制制定定对对策策⇒从从效效果果、、成成本本、、风风险险的的角角度度对对比比，，选选出出最最优优方方案案⇒取取得得相相关关人人员员共共识识■思思考考尽尽可可能能多多的的对对策策，，并并筛筛选选出出附加加价价值值较较高高的的对对策策步骤骤5：：制制定定对对策策学习习要要点点TBP的的8个个步步骤骤Step6.贯贯彻彻实实施施对对策策Step7.评评价价结结果果和和过过程程Step8.巩巩固固成成果果Step5.制制定定对对策策Step4.把把握握真真因因Step3.设设定定目目标标Step2.分分解解问问题题Step1.明明确确问问题题ActCheckDoPlan步骤骤6：：贯贯彻彻实实施施对对策策～齐齐心心协协力力、、迅迅速速贯贯彻彻，，永永不不言言败败，，直直到到最最后后～～切实实检检查查齐心心协协力力、、迅迅速速贯贯彻彻及时时报报告告、、联联络络、、商商谈谈永不不言言败败、、直直到到最最后后1.给给每每名名团团队队成成员员分分担担任任务务，，并并定期期召召开开会会议议共共享享进进展展信信息息2.与与销销售售部部的的员员工工进进行行深深入入座座谈谈<案案例例>步步骤骤6：贯贯彻实实施对对策⇒发挥挥团队队的力力量⇒及时时报告告、联联络、、商谈谈■齐心心协力力、迅迅速贯贯彻步骤6：贯贯彻实实施对对策学习要要点TBP的的8个个步骤骤Step6.贯贯彻实实施对对策策Step7.评评价结结果和和过过程Step8.巩巩固固成果果Step5.制制定对对策Step4.把把握真真因Step3.设设定目目标Step2.分分解问问题Step1.明明确问问题ActCheckDoPlan步骤7：评评价结结果和和过程程目标达达成情情况如如何顾客的的角度度丰田的的角度自己的的角度度评价结果?过程?～通过过对结结果和和过程程评价价，学学习成成功和和失败败的经经验～～评价评价销售计计划室室国内内出差差费用用报销销单再再无迟迟交现象（（目标标实现现了））这一结结果使使得