招标代理机构保密措施

招标代理机构保密措施保密原则严格保守招标采购服务中应当依法保密的招标投标信息、国家秘密信息、招标投标主体与从业单位及其他相关主体的商业秘密、技术秘密，禁止利用机密信息非法牟利。招标采购中，如果招标专职人员本人与相关主体存在利益关联或冲突者，应当严格回避。公司严格按照相关保密法规定执行保密工作，以确保招标工作中涉及到用户单位机密以及公司自身工程技术机密的不对外泄露。机密的保管实行点对点管理办法，落实到人头，做到有法可依，违法必究，责任落实到位。为保证保密工作的顺利开展，一负责人牵头成立保密工作组，组员由档案管理专职人员、技术负责人、项目管理人员和公司经理组成，并为档案管理配备专用的档案室，针对每个工程由项目负责人兼任保密负责人。2、保密实施细则（1）在招标前期潜在投标人以各种渠道打探工程情况及招标人相关信息，招标代理机构工作人员应坚持职责，不得将其信息泄密。（2）对通过初期报名阶段的潜在投标人，招标人联通招标项目的具体情况，对潜在投标人进行资格预审、实地考察，但不得单独或者分别对个别投标人的进行实地考察（若实施资格预审）。在发出资格审查结果通知前，招标代理机构对参与资格审查的人员名单，包括资格审查委员会成员名单和工作人员名单等均应予以保密。招标代理机构参与资格审查服务的工作人员，应遵守与资格评审专家同等的保密义务。招标文件要求投标人须对投标文件进行现场讲解或介绍，接受评标委员会相关问询的，招标代理机构应准备专用房间，配备电话、视频传输（单方向）等必要设施，并分别安排投标人进入该房间进行讲解或介绍，但不得采取组织评标委员会与投标人见面等泄露评标过程中需要保密的信息的方式。（3）确定投标人后，招标相关工作人员不得向他人透漏投标人的名称、数量以及可能影响公平竞争的有关招标投标的其他情况；（4）起草机密文字资料时由招标专人负责，其他人不得随意查看。对于未定型的招标文件、工程量清单及招标最高限价不得随意带回家中或带上出入公用场所，相关人员不准随意谈论、泄露机密事项，不准私人打印、复印、抄录文件内容，不得外传、外借相关资料、避免不必要的麻烦，打印过的废纸和校队底稿应及时清理、销毁；标底编制过程和标底在开标前必须保密，并在评标时作为参考（5）投标人对招标事项有疑问的，可以向招标代理机构或招标人提出询问，招标人应当及时作出回复，但恢复的内容不得涉及商业秘密；（6）保障评审工作的安全性和保密性。。无论是采用随机原则抽取评审专家,还是通过选择性办法确定评审专家，总的一条原则是“宜迟不宜早”。实践证明，专家确定的时间距开标的时间间隔越长，就越容易泄露消息，投机者就越有机可乘，一般招标项目，均是在开标前半天在省专家库随机抽取，抽取式会自动屏蔽与本次招标项目有关的专家，专家名单在开标前30分钟方可得知。评标也是采取封闭评标，招标人及投标人均不得进入评标专家室，确保了知情者不得随意进出，尤其是专家不得携带通讯工具进入评标场所；（7）招标结束后的相关文档资料立即存档，尤其投标人的商业秘密。若不加强对招投标资料的管理，时资料散失、随意借用等，致使有关投标人的商业秘密在不经意间就泄露出去，对中标投标人而言，其强势的商业秘密一旦泄露将优势不再，其竞争对手将群起效仿，对未中标招标人而言，其商业秘密如遭泄露，打击将是“致命性”的；（8）档案管理人员对招投标信息以书面、电子等方式存档，公司员工在借阅时必须经领导同意，且确定借阅时间方可借阅；（9）公司定期对招标及造价工作人员进行保密制度的宣贯和职业道德教育，不断提高从业人员的思想觉悟和政治素质；（10）招标代理机构在活动中应建立防止泄密的机制和泄密后的应急补救机制，一方面要尽可能堵塞信息泄露的渠道，防止招投标信息的“跑、冒、滴、漏”，另一方面要有周全的补救措施和应急预案，信息一旦泄露后要迅速的防止在扩散，以消除消极影响。如果所泄露的信息以影像公开竞争和招标结果，必须当机立断，停止招标活动；（11）招标代理机构还应加大对相关工作人员的考核，可通过签订“责任状”的方式，交代任务，明确职责。对严重失密、泄密事件，对有关人员要认真查处，视其情节和后果追究责任；对严格遵守保密制度者，给与奖励；3、保密措施在招标活动中保密工作相当重要，如果保密工作做得不到位，势必影响招标结果的公平性。因此，招投标的保密工作需要处处设防，不仅要防备评标过程的泄密，其他工作中的许多细节都需要保密，保密工作不到位，一方面会损害招标人利益，会使招标活动难以达到预期的目的。因此为保证招标质量，体现“三公”原则，根据工程招标的工作特点，做好保密工作制定以下措施。1、公司内部保密1.1、严格招标、投标活动有关情况和资料的保密工作。不该说的不说，不该问的不问，不该看的不看，不该记录的不记录。1.2、公司工作人员不得向他人透露已获取招标文件的潜在投标人的名称、数量以及可能影响公平竞争的有关招标投标的其他情况。1.3、凡本公司产生秘密文件，应按照国家秘密及其密级具体范围规定，确定并标明密级和保密期限。1.4、秘密文件或资料的草稿、修改稿、翻印或复印的秘密文件、资料应采取与正式文件同样的保密措施。1.5、每次招标完成的文件资料，应按文书立卷的要求收集齐全，立卷归档。有参考、保存价值的应整理入卷，其它按规定处理。1.6、做好人员调动和离退保密文件移交由于参与人员工作调动或离退休时，务必要将本人负责的保密文件全部移交清楚，移交时要由办公室专人进行清点，并由公司相关部门核实签字方可办理本人手续。2、投标单位保密2.1、投标人的情况必须落实保密措施，严格保密，加强出售标书及投标人情况的管理，不得向任何单位和个人透露投标人的内容，如果泄露可能会造成投标人之间的串通，招标价格的上升，使招标委托人和招标代理机构蒙受损失。2.2、由于投标人购买标书的日期相对集中，如果工作人员人手紧张或组织不力，很容易使投标人购买标书的情况及投标保证金的交纳情况泄露给投标人，因此，招标人在接受报名登记或者出售招标文件登记时，要注意要求每一个单位填写单独的登记表，不能将所有单位登记在一张表格上。对于登记汇总表，招标人必须保密。同时，招标人应当尽量延长报名或者出售招标文件的时问，尽可能降低有关单位无意中碰面的概率。2.3、做好现场踏勘投标人的保密根据《招标投标法》规定，招标人根据工程招标项目的具体情况，可以组织潜在投标人踏勘项目现场。由于保密问题的存在，招标人不便同时组织所有潜在投标人进行现场踏勘。因此，我公司根据工程实际情况指定现场踏勘的时间安排表，然后分别组织潜在投标人进行现场踏勘。2.4、招标答疑过程中潜在投标人的保密虽然《招标投标法》未对招标答疑方式进行规定，但是对于工程项目招标来讲招标文件特别是设计图纸中肯定存在着一些含糊不清或者模棱两可的地方，招标答疑在很多情况下时必须进行的。因此，在招标文件中可将招标答疑采用书面方式，由潜在投标人以书面方式向招标代理机构提出自己的问题，招标人根据所有投标人的提问，对这些问题逐一做出解答进行汇总后，以网上回复的方式给所有购买招标文件的接收人。2.5、接收招标文件过程中潜在投标人的保密按照《招标投标法》的规定，在投标文件截止时间前的任何时间，投标人递交投标文件都是合法的，并且在投标文件截止时间之前，投标人可以补充、修改或撤回已提交的投标文件，并且书面通知招标人。如果所有潜在投标人都在投标文件截止时间之前很短的时间内递交投标文件，那么，潜在投标人保密的问题还不是很突出。但是如果有个别潜在投标人提前很长时间递交投标文件，那么我公司在签收投标文件时便会采取一定的保密措施，以为如果这一时间段很长，潜在投标人知晓了其他投标人的有关信息后，仍有足够的时间补充、修改或者撤回已提交的投标文件。2.6、投标文件是投标人的商业秘密，因此，招标代理机构有义务对投标文件进行保密，以避免投标人遭受损失。对开标前的投标文件一般保密工作做得都不错，对于开标后的投标文件也应给承包商保密，不要泄露投标人的商业秘密。最好是专人负责对投标文件的管理，没有相关领导的允许不得翻阅投标文件。3、评标专家和评标小组的保密评标小组作为评标的权力机构，具有决定项目预中标的权力，同时也承担着公平公正评标的责任，因此，招标代理机构必须加强对评标专家的管理以及对评标小组的保密和监督，除招标代理饥构须在开标前一天随机抽取部分专家名单外，对于随机抽取专家前根据需要已经定下的评标领导和专家更不能以任何形式向投标人和无关人员泄露。而对于专家库的名单除相关人员知道外，不得透露给投标人和相关人员。3.1、做好对评标专家和评标小组的保密工作评标小组作为评标的权力机构，具有决定项目预中标的权利，同事也承担着公