ERP系统建设项目采购管理概念培训课件

中国农机院ERP系统建设项目采购管理概念培训编写人：韩序编码：<CAAMS-PO-1.0>编写日期：<20110301>版本：<1.0>中国农机院编写人：韩序目录一、概述二、供应商管理五、查询与修改采购订单三、创建采购订单四、审批采购订单七、接收八、总结六、供应商门户2目录一、概述二、供应商管理五、查询与修改采购订单三、创建采购概述可以这样说，采购模块的核心就是采购订单，整个采购模块的功能，都是围绕着采购订单的创建、审批、查询、修改和接收这条主线来进行的。采购订单既是供应商向我们送货的依据，同样也是我们与供应商进行结算的依据。市场预测销售订单管理应收款管理物料清单管理质量管理计划管理采购管理应付款管理车间生产管理库存管理资产管理成本管理现金管理总账管理业务系统财务系统3概述可以这样说，采购模块的核心就是采购订单，整个采购模块的功概述根据采购模块的业务主线，总结出采购模块具有如下功能点：供应商管理创建采购订单审批采购订单查看、修改采购订单接收4概述根据采购模块的业务主线，总结出采购模块具有如下功能点：目录一、概述二、供应商管理五、查询与修改采购订单三、创建采购订单四、审批采购订单七、接收八、总结六、供应商门户5目录一、概述二、供应商管理五、查询与修改采购订单三、创建采购供应商管理1、供应商名称、供应商地点：系统的标准功能，允许根据实际业务情况，来定义供应商名称和供应商地点，如图所示：美元供应商A人民币供应商的有效性：对于某些供应商来讲，我们可能仅仅在某一段时间内，会发生采购业务，但超过一定期限后，就不再合作，标准功能提供了供应商有效期的控制，可以设定供应商的失效时间。6供应商管理1、供应商名称、供应商地点：系统的标准功能，允许根供应商管理2、合格供应商列表：合格供应商列表规定了，当前系统中的所有供应商中，哪些供应商是可以进行采购业务的，我们可以设定：某一物料类别的合格供应商列表某一物料的合格供应商列表不使用合格供应商列表对于一些比较贵重的原材料，需要严格控制采购的来源；对于相对没有那么严格，但还是需要进行一定控制的原材料，可能需要对采购来源做一个大体上的控制；对于一些常见且价值比较低的原材料，可能不需要进行采购来源的控制。7供应商管理2、合格供应商列表：合格供应商列表规定了，当前系统目录一、概述二、供应商管理五、查询与修改采购订单三、创建采购订单四、审批采购订单七、接收八、总结六、供应商门户8目录一、概述二、供应商管理五、查询与修改采购订单三、创建采购创建采购订单我们需要购买什么？我们出于什么样的原因购买？我们以怎样的方式购买？关于创建采购订单，希望大家结合系统标准功能，掌握以下三点：9创建采购订单我们需要购买什么？关于创建采购订单，希望大家结合创建采购订单我们需要购买什么？我们出于什么样的原因购买？不依赖于需求的战略性采购，一般用于比较关键的原材料，或受行情影响较大的原材料。由某部门提出申请，而由采购部负责进行购买的物料，如办公用品。为满足正常的生产需求而进行的采购我们以怎样的方式购买？统谈统签分谈分签统谈分签协定总额生产用原材料的采购，如发动机的采购，摆动筛的采购办公用品的采购，如办公用的A4纸，企业内部可能不关心每一张纸究竟使用在了什么地方，而只关心购买的总金额是多少10创建采购订单我们需要购买什么？我们出于什么样的原因购买？不创建采购订单采购订单的五要素：供应商、物料、数量、时间、价格供应商物料数量价格时间采购订单要素11创建采购订单采购订单的五要素：供应商、物料、数量、时间、价格创建采购订单1、行上具有采购订单上的行类型：货物，费用，外协3、协议与订单---标准采购订单，一揽子采购协议，合同采购协议标准采购订单一揽子采购协议合同采购协议已知货物是是否已知价格是不确定否已知数量是否否已知时间是否否2、创建采购订单的方式：手工创建（关键部品且采购周期长，采购部门需要根据对市场的预测，提前进行购买）通过采购申请创建采购订单（一些非生产性的采购需求，如办公用品、设备等等，需要由各部门提交申请，再统一由采购部门进行采购；由于操作相对繁琐，所以生产过程中，很少用到该流程）通过计划创建采购订单（大量而一般的物料的采购，多数是生产过程中价值较低的材料，可以通过计划下达采购订单）12创建采购订单1、行上具有采购订单上的行类型：3、协议与订单-目录一、概述二、供应商管理五、查询与修改采购订单三、创建采购订单四、审批采购订单七、接收八、总结六、供应商门户13目录一、概述二、供应商管理五、查询与修改采购订单三、创建采购四、审批采购订单职务（Job）:组织中员工所担任的工作，如采购，质检等。职位（Position）:组织中员工所任职的岗位，如采购员，采购总监。职位层次结构:组织中根据岗位级别的不同组成的有层次的结构。审批权限:审批的范围。如采购金额,帐户范围,物品范围，物品分类范围等审批组:审批人所拥有的审批权限的集合。审批权限分配:给职位层次结构上的各层分配审批组和审批单据。14四、审批采购订单职务（Job）:组织中员工所担任的工作，如四、审批采购订单审批的两种方式:员工\主管结构:根据雇员和上级主管之间关系,由人员建立起的审批结构。采购员A采购员B采购员C

主管A主管B主管C职位层次结构:根据岗位级别的不同,由岗位组成的有层次的审批结构。发生人员变动后,只须变动某个岗位上的人员信息,审批层次不变.

15四、审批采购订单审批的两种方式:15四、审批采购订单标准采购

审批职位层次审批层次结构将雇员、工作、职位结合成树状结构。总经理100万副经理50万采购科长10万采购员15千采购员25千16四、审批采购订单标准采购

审批职位层次审批层次结构将雇员、工目录一、概述二、供应商管理五、查询与修改采购订单三、创建采购订单四、审批采购订单七、接收八、总结六、供应商门户17目录一、概述二、供应商管理五、查询与修改采购订单三、创建采购五、查询与修改采购订单1、采购订单的查询：按照各种条件进行采购订单的查询，包括头上的单据号、供应商、审批状态，相关单据号（采购申请），和行上的物料、类别、交货日期等等2、安全性级别控制：公有:任何用户都可以访问所有单据私有:只有单据所有者可以访问这些单据采购:只有单据所有者以及定义为采购员的用户可以访问这些单据层次结构:只有单据所有者以及采购审批层次结构在该单据拥有者之上的用户可以访问这些单据3、访问控制：

仅查询：仅具有查看的权限，无法修改采购订单可修改：可以修改采购订单，但对采购订单的修改仍限定在一定范围内全部：可以对采购订单执行符合逻辑的任何修改4、审批后的采购订单，会在系统中留下事务处理记录，作为历史更改的一个保留信息。

可以通过对历史信息的保留，有效的监督采购订单整体的审批、修改、再审批的过程，提高采购订单的监管力度。5、当采购订单的金额小于之前的金额时，系统还是自动置为已审批状态，目前业务上是怎样处理的？18五、查询与修改采购订单1、采购订单的查询：18目录一、概述二、供应商管理五、查询与修改采购订单三、创建采购订单四、审批采购订单七、接收八、总结六、供应商门户19目录一、概述二、供应商管理五、查询与修改采购订单三、创建采购六、供应商门户1、准许供应商用户登陆供应商门户提供为供应商用户注册的功能2、业务数据的查询功能提供对采购单据、库存现有量、接收、退货等一系列采购相关的业务数据的查询3、采购方与供应商信息交互对于采购单据的确认，可以由采购方审批通过后，传递至供应商，而供应商也可以对采购方的采购单据进行确认，并将确认的结果以及导致该结果的原因，注释在确认的数据中，反馈给采购方；而采购方，也可以对供应商所反馈的信息做二次的确认。20六、供应商门户1、准许供应商用户登陆2、业务数据的查询功能3六、供应商门户库存模块质量模块采购模块应付模块计划模块供应商门户订单信息供应商信息接收信息现有量信息质量信息发票信息付款信息计划需求预测21六、供应商门户库存模块质量模块采购模块应付模块计划模块供应商目录一、概述二、供应商管理五、查询与修改采购订单三、创建采购订单四、审批采购订单七、接收八、总结六、供应商门户22目录一、概述二、供应商管理五、查询与修改采购订单三、创建采购六、接收三种接收方式：直接接收、标准接收、检验接收交货接收标准接收直接接收要求检查交货接受拒绝返回到供应商检验交货接收23六、接收三种接收方式：交货接收标准接收直接接收要求检查交货六、接收数量时间控制条件拒绝处理方式无警告接收的控制24六、接收数量时间控制条件拒绝处理方式无警告接收的控制24目录一、概述二、供应商管理五、查询与修改采购订单三、创建采购订单四、审批采购订单七、接收八、总结六、供应商门户25目录一、概述二、供应商管理五、查询与修改采购订单三、创建采购七、总结根据采购模块的业务主线，总结出采购模块具有如下功能点：供应商管理（4）创建采购订单（3）审批采购订单（2）查看、修改采购订单接收26七、总结根据采购模块的业务主线，总结出采购模块具有如下功能点七、总结库存模块供应商门户应付模块总账模块计划模块制造模块采购模块采购模块与其他模块的联系27七、总结库存模块供应商门户应付模块总账模块计划模块制造模块采Questions&AnswerS问答&AQ28Questions&AnswerS问答&AQ28中国农机院ERP系统建设项目采购管理概念培训编写人：韩序编码：<CAAMS-PO-1.0>编写日期：<20110301>版本：<1.0>中国农机院编写人：韩序目录一、概述二、供应商管理五、查询与修改采购订单三、创建采购订单四、审批采购订单七、接收八、总结六、供应商门户30目录一、概述二、供应商管理五、查询与修改采购订单三、创建采购概述可以这样说，采购模块的核心就是采购订单，整个采购模块的功能，都是围绕着采购订单的创建、审批、查询、修改和接收这条主线来进行的。采购订单既是供应商向我们送货的依据，同样也是我们与供应商进行结算的依据。市场预测销售订单管理应收款管理物料清单管理质量管理计划管理采购管理应付款管理车间生产管理库存管理资产管理成本管理现金管理总账管理业务系统财务系统31概述可以这样说，采购模块的核心就是采购订单，整个采购模块的功概述根据采购模块的业务主线，总结出采购模块具有如下功能点：供应商管理创建采购订单审批采购订单查看、修改采购订单接收32概述根据采购模块的业务主线，总结出采购模块具有如下功能点：目录一、概述二、供应商管理五、查询与修改采购订单三、创建采购订单四、审批采购订单七、接收八、总结六、供应商门户33目录一、概述二、供应商管理五、查询与修改采购订单三、创建采购供应商管理1、供应商名称、供应商地点：系统的标准功能，允许根据实际业务情况，来定义供应商名称和供应商地点，如图所示：美元供应商A人民币供应商的有效性：对于某些供应商来讲，我们可能仅仅在某一段时间内，会发生采购业务，但超过一定期限后，就不再合作，标准功能提供了供应商有效期的控制，可以设定供应商的失效时间。34供应商管理1、供应商名称、供应商地点：系统的标准功能，允许根供应商管理2、合格供应商列表：合格供应商列表规定了，当前系统中的所有供应商中，哪些供应商是可以进行采购业务的，我们可以设定：某一物料类别的合格供应商列表某一物料的合格供应商列表不使用合格供应商列表对于一些比较贵重的原材料，需要严格控制采购的来源；对于相对没有那么严格，但还是需要进行一定控制的原材料，可能需要对采购来源做一个大体上的控制；对于一些常见且价值比较低的原材料，可能不需要进行采购来源的控制。35供应商管理2、合格供应商列表：合格供应商列表规定了，当前系统目录一、概述二、供应商管理五、查询与修改采购订单三、创建采购订单四、审批采购订单七、接收八、总结六、供应商门户36目录一、概述二、供应商管理五、查询与修改采购订单三、创建采购创建采购订单我们需要购买什么？我们出于什么样的原因购买？我们以怎样的方式购买？关于创建采购订单，希望大家结合系统标准功能，掌握以下三点：37创建采购订单我们需要购买什么？关于创建采购订单，希望大家结合创建采购订单我们需要购买什么？我们出于什么样的原因购买？不依赖于需求的战略性采购，一般用于比较关键的原材料，或受行情影响较大的原材料。由某部门提出申请，而由采购部负责进行购买的物料，如办公用品。为满足正常的生产需求而进行的采购我们以怎样的方式购买？统谈统签分谈分签统谈分签协定总额生产用原材料的采购，如发动机的采购，摆动筛的采购办公用品的采购，如办公用的A4纸，企业内部可能不关心每一张纸究竟使用在了什么地方，而只关心购买的总金额是多少38创建采购订单我们需要购买什么？我们出于什么样的原因购买？不创建采购订单采购订单的五要素：供应商、物料、数量、时间、价格供应商物料数量价格时间采购订单要素39创建采购订单采购订单的五要素：供应商、物料、数量、时间、价格创建采购订单1、行上具有采购订单上的行类型：货物，费用，外协3、协议与订单---标准采购订单，一揽子采购协议，合同采购协议标准采购订单一揽子采购协议合同采购协议已知货物是是否已知价格是不确定否已知数量是否否已知时间是否否2、创建采购订单的方式：手工创建（关键部品且采购周期长，采购部门需要根据对市场的预测，提前进行购买）通过采购申请创建采购订单（一些非生产性的采购需求，如办公用品、设备等等，需要由各部门提交申请，再统一由采购部门进行采购；由于操作相对繁琐，所以生产过程中，很少用到该流程）通过计划创建采购订单（大量而一般的物料的采购，多数是生产过程中价值较低的材料，可以通过计划下达采购订单）40创建采购订单1、行上具有采购订单上的行类型：3、协议与订单-目录一、概述二、供应商管理五、查询与修改采购订单三、创建采购订单四、审批采购订单七、接收八、总结六、供应商门户41目录一、概述二、供应商管理五、查询与修改采购订单三、创建采购四、审批采购订单职务（Job）:组织中员工所担任的工作，如采购，质检等。职位（Position）:组织中员工所任职的岗位，如采购员，采购总监。职位层次结构:组织中根据岗位级别的不同组成的有层次的结构。审批权限:审批的范围。如采购金额,帐户范围,物品范围，物品分类范围等审批组:审批人所拥有的审批权限的集合。审批权限分配:给职位层次结构上的各层分配审批组和审批单据。42四、审批采购订单职务（Job）:组织中员工所担任的工作，如四、审批采购订单审批的两种方式:员工\主管结构:根据雇员和上级主管之间关系,由人员建立起的审批结构。采购员A采购员B采购员C

主管A主管B主管C职位层次结构:根据岗位级别的不同,由岗位组成的有层次的审批结构。发生人员变动后,只须变动某个岗位上的人员信息,审批层次不变.

43四、审批采购订单审批的两种方式:15四、审批采购订单标准采购

审批职位层次审批层次结构将雇员、工作、职位结合成树状结构。总经理100万副经理50万采购科长10万采购员15千采购员25千44四、审批采购订单标准采购

审批职位层次审批层次结构将雇员、工目录一、概述二、供应商管理五、查询与修改采购订单三、创建采购订单四、审批采购订单七、接收八、总结六、供应商门户45目录一、概述二、供应商管理五、查询与修改采购订单三、创建采购五、查询与修改采购订单1、采购订单的查询：按照各种条件进行采购订单的查询，包括头上的单据号、供应商、审批状态，相关单据号（采购申请），和行上的物料、类别、交货日期等等2、安全性级别控制：公有:任何用户都可以访问所有单据私有:只有单据所有者可以访问这些单据采购:只有单据所有者以及定义为采购员的用户可以访问这些单据层次结构:只有单据所有者以及采购审批层次结构在该单据拥有者之上的用户可以访问这些单据3、访问控制：

仅查询：仅具有查看的权限，无法修改采购订单可修改：可以修改采购订单，但对采购订单的修改仍限定在一定范围内全部：可以对采购订单执行符合逻辑的任何修改4、审批后的采购订单，会在系统中留下事务处理记录，作为历史更改的一个保留信息。

可以通过对历史信息的保留，有效的监督采购订单整体的审批、修改、再审批的过程，提高采购订单的监管力度。5、当采购订单的金额小于之前的金额时，系统还是自动置为已审批状态，目前业务上是怎样处理的？46五、查询与修改采购订单1、采购订单的查询：18目录一、概述二、供应商管理五、查询与修改采购订单三、创建采购订单四、审批采购订单七、接收八、总结六、供应商门户47目录一、概述二、供应商管理五、查询与修改采购订单三、创建采购六、供应商门户1、准许供应商用户登陆供应商门户提供为供应商用户注册的功能2、业务数据的查询功能提供对采购单据、库存现有量、接收、退货等一系列采购相关的业务数据的查询3、采购方与供应商信息交互对于