印章管理制度

管理体系文件印章管理制度密级：机密发放编号:编制：审核：批准：版本修订记录序号修订日期修订内容修订人版本备注印章管理制度编号：版本：2.0生效日期：2017-1-11.范围适用于公司的印章管理工作。控制目标明确公司印章的使用权限，使印章的使用风险得到有效控制术语定义1）公章：公司向政府机关或相关机构登记使用的公司名章。2）法人印章：指单位独立行使法人职权的印章。3）专用印章：指有专门用途的印章，如财务专用章、合同专用章等。4）部门印章：公司各部门因业务需要使用的部门专用章。本公司的部门印章包括档案套章、财务日常用章、城市公司工程技术部部门章（工程专用章）、城市公司营销管理部部门章（销售专用章），其余中心/部门原则上不允许刻制部门印章，特殊情况确实需要的,提出刻制申请审批后可刻制。部门职责集团人力行政中心1）负责公司所有的印章刻制、启动、注销管理。2）负责集团公章的保管和使用。集团财务管理中心1）负责所有合同专用章、集团法人章、财务专用章、发票专用章的保管和使用。城市公司综合管理部1）负责保管城市公司行政公章；2）负责城市公司行政公章的用印。城市公司财务管理部1）负责保管城市公司财务专用章、法人章、发票专用章；2）负责城市公司财务专用章、法人章、发票专用章的使用。各中心/部门1）负责保管与使用本中心/部门的部门印章。印章管理制度编号：版本：2.0生效日期：2017-1-1公司领导：1）按权限审核或审批印章刻制、使用和注销停用申请。管理规定印章管理原则统一配制、专人管理、授权使用、专人用印的原则。印章刻制公司印章的刻制由需求部门填写《印章刻制申请表》，经分管人力行政领导与总裁审核，报董事长审批。公章、法人章与专用章（含城市公司）由人力行政中心负责申报，部门章由需求部门申报到人力行政中心审查后按上述权限报批。公司印章刻制由人力行政中心统一到规定机构办理。印章形状、规格和材质选用等按政府行业主管部门相关规定执行。印章的启用人力行政中心负责发布印章启用公文，文中应明确印章名称、使用范围、启用日期、保管部门等。人力行政中心颁发印章时，要在《印章管理台帐》中进行登记，留下印模备案和交接签字等记录。启用印章公文应立卷归档，永久保存。印章保管公司印章应指定专人管理，并在《印章管理台帐》中登记备案，如保管人有变动，应及时通知人力行政中心更新备案。保管人必须签订《印章管理责任书》。公司印章保管安排如下：1）集团行政公章由人力行政总监保管；2）合同专用章（含城市公司）由财务管理中心印章保管人保管；3）集团财务专用章由财务总监保管，发票专用章由出纳保管；4）集团法人章一个，由出纳保管；5）城市公司行政公章由综合管理部经理保管；6）城市公司财务专用章由财务管理部经理保管，发票专用章由出纳保管；印章管理制度编号：版本：2.0生效日期：2017-1-17）城市公司法人章一个，由出纳保管；8）各中心/部门印章由各中心/部门负责人指定专人负责保管，并向人力行政中心备案。印章保管必须安全可靠，加锁保存。公章及合同专用章不能携带出单位使用，如确因工作需要使用的，必须经总裁批准（城市公司由城市公司总经理审批），实行双人押印，并由印章管理人员到场监印。同时用印人需在申请表中注明借出时间与归还时间，且必须明确到具体的时间点（日时分）。公章未经批准不得私自用印，如对用印审批手续及其它事项持有疑义，有权暂不用印，同时请示分管人力行政的领导决定是否用印。申请盖章的资料内容变换而引起的相关经济和法律纠纷，公司将按法律程序追究申请人、盖章人、批准人的责任。5.5印章的使用各印章的主要用途：1）行政公章行政公章使用范围见附件一《集团行政公章（含城市公司）使用审批权限一览表》，行政公章对该权限表中所列事项均具备法律效力。2）合同专用章合同专用章仅限用于有关合同的签订、修订等与合同相关的书面材料，依据审批同意的合同会审单后，方可在合同上盖章。合同专用章对加盖的合同具备法律效力。3）财务专用章a.用于支付款项的各类银行票据；b.不得用于对外经济担保或有关资金、财务等方面的承诺。c.财务专用章仅对上述事项的加盖具备法律效力。4）法人章a.可与合同专用章一起使用；b.作为印鉴与公司财务专用章一起用于支付款项的各类银行票据外，一般不得它用；c.可在法定代表人已作签字的会计报表上使用；d.可在商品房买卖合同上使用。e.法人章仅对上述事项的加盖具备法律效力。印章管理制度编号：版本：2.0生效日期：2017-1-15）发票专用章开具发票不能使用财务印章，只能使用发票专用章，应当按照规定的时限、顺序、栏目，全部联次一次性如实开具，并加盖发票专用章且仅对发票具备法律效力。6）销售专用章销售专用章为圆形章，仅限于房屋认购单与认筹单，不得做为公司与其他单位签订合同使用。销售专用章仅对房屋认购单与认筹单起法律效力。7）工程专用章a.仅限于工程联系单（与总包单位/监理/设计院/周边地区管理部门/分包单位）、工作计划、会议纪要、备忘录、工程往来文件、施工方案、安全文明检查通知、各类签证（与经济往来无关），与上级往来文件资料等的印章盖用。b.仅限于技术核定单、隐蔽工程验收单、材料/设备报验单、分部分项质量评定表、质量/安全整改单等形成工程技术资料中涉及技术、质量、安全内容的技术资料的印章盖用。同时该条款应在与各相关乙方的合同中予以明确。c.严禁在下述文件资料中使用印章：不得在各类合同（分包合同、购销合同、租赁合同、备案合同、担保合同、聘用合同）及补充协议上加盖印章（包括见证方栏内）；不得在各项结算报告、对账单等结算类文件上加盖印章；不得在非我司签订的合同证明类材料中加盖印章（如分包单位自行签订的采购合同，不得在与此合同对应的送货小票、送货清单等文件资料上加盖印章）。d.工程专用章仅对上述a与b事项具备法律效力。负责公章审批权限责任人已在相关文件材料上签字同意且符合权限规定的，如合同审批表及公文发文审批表等，仍需要重新填写用印审批表，但可直接提交用印审批者进行审批。用印审批流程中如遇重大或急需用印，而相关审核或审批者因出差无法及时签字时，申请人可电话向出差人申请，并由出差人以电话或短信方式告知用印者，用印者可先行加印，由申请人时候补全审批表交用印者。除上述范围的行政公章用印，申请部门须填写《用印申请表》按以下程序报批后方可用印（具体的用印分类详见附件一《集团行政公章（含城市公司）使用审批权限一览表》）：一般性用印事项：如外出办公使用的一般行政介绍信，出具一般性证明信等，经部门负责人审核，分管领导审批后可用印（城市公司由城市总审批）。印章管理制度编号：版本：2.0生效日期：2017-1-12）涉及公司重要业务的用印事项，如与政府部门的往来文件、以公司名义发布的文件等，经部门负责人与分管领导审核，总裁审批后可用印。（城市公司公章用印由城市公司综合部经理与城市总审核后，报分管领导审核，总裁审批。）3）涉及经济利益和法律风险的用印事项：如各种经济合同、出具的担保函、各项委托函、资金证明、审计处罚决定以及各种承担经济责任、具有法律效力的文本，报表类文书，包括计划表、财务指标表、决算表、业务报表等，经部门负责人审核，涉及法律风险的需法律顾问审核，涉及经济利益的需财务总监审核后由分管人力行政领导、总裁审核，董事长审批后可用印。（城市公司公章用印由城市公司综合部经理、财务部经理与城市总审核后，报集团分管领导与总裁审核，董事长审批。）4）城市公司需加盖集团公章的，由城市公司总经理审核后报人力行政中心，并按照集团的审批程序进行。合同专用章用印：以合同审批表完整的审批作为依据用印直接加盖，同时用印人应对修改合同和评审合同记录进行核对，若需用印部门未提供原合同修订记录，直接拒绝盖章）。原则上由合同对方先行加盖用印后再用印，具体在与对方进行合同谈判时进行商定。财务专用章与发票专用章必须经财务总监/财务部经理批准使用，并在用印管理台账上登记,财务总监/财务部经理签字确认，但无需书面用印审批。部门印章由部门负责人批准使用，并在用印管理台账上登记，部门负责人签字确认，但无需书面用印审批。集团人力行政中心可根据需要联合相关中心负责人组成抽查组，每季度对各类用印进行抽查（重点抽查用印管理台账）。用印审批依据的管理：1）《用印申请表》直接留存于印章保管人处。2）合同类：经办人应复印一份完整的审批表交由印章保管人作为用印审批依据保存，审批表原件应与合同原件一起交由档案室保管。3）用印人对合同与审批原件的一致性负最终复核责任。5.5.10印章使用注意事项1）各印章保管人员应严格履行盖印审核把关职责，对未经审批或审批结果不明、事项不符以及违反用印规定的，不予盖印。印章管理制度编号：版本：2.0生效日期：2017-1-12）各项成果类文件加盖公章时，必须查证该成果已经完成公司内部的审批流程。3）用印必须符合规定，必须骑年压月。4）涉及用章的过程资料，如：报建类应复印留存，部门用章部门应该留存，便于后期过程追查。便于责任追溯。5）用印的份数作如下约定（具体用印份数需视用印事项具体而定，原则上均只加盖一次用印）：a.单向发布类文件与往来文件类根据发文份数加盖相同次数的用印；b.报表类每份报表仅一次用印，报表多页时可加盖骑缝章；c.合同类每一份合同原件加盖落款章与骑缝章，如原件存在书面修改，则每一处修改处加盖一次用印；d.介绍信、保函等证明性文件仅加盖一次（单份）。6）涉及到复印件上加盖用印的，除加盖用印之外，必须在用印旁注明仅用于何种用途。7）严禁在空白介绍信、空白保函、空白合同、空白纸张等上用印。8）当发现用印错误时，申请人与用印人应在用印台账上予以确认，同时由用印人直接在申请人面前当众销毁用印错误的文件。印章挂失、回收与销毁因机构撤并、更名、业务变动、损坏等原因，印章不能继续使用的，使用单位必须及时将印章缴回人力行政中心封存，缴回时应在《印章管