存档信息控制程序

文件编号：页码：1/5存档信息控制程序版本状态：0.0制定部门：品保部制定日期：2019/3/101目的本标准规定了存档信息控制的要求，以确保与标准相关的文件信息都得到有效控制。2范围本标准适用于公司与BCMS体系运行有关的程序、规范、外来文件和证据记录的控制。3定义存档信息：指内部程序、规范、记录、外来文件记录等。3.1管理类文件内部管理资料，包括各类规范（制度）、证据记录、实物、标本等；外来文件资料，包括外来文件、信息等3.2外来文件有关的法律法规、标准和顾客提供的标准/规范、业务要求、更改通知等资料以及其它与管理体系有关的外来管理文件、记录。3.3证据记录公司管理体系运行活动的相关证据、书面记录、电子版载体、实物等。4职责由品保部负责对各类文件的统一编号、登记、发放、回收、销毁归档管理工作。具体存档信息的归口部门负责文件的编制、修订、实施、维护等工作。5程序内容存档信息的总控制权限见附件1.5.1编写与审批5.1.1管理规范文件由各相关职能部门编制，部门负责人审核，主管批准。5.1.2记录空白表格由各部门负责编制，部门负责人审核批准。报体系归口部门-文管中心进行备案。5.1.3存档信息的载体格式书面、电子版本、实物等媒体形式。5.2编号、标识5.2.1管理程序规范文件的编号方法：文件编号： 页 码：2/5存档信息控制程序版本状态：0.0 制定部门：品保部制定日期：2019/3/10一二三四阶文件编号原则如下：

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□3

□41码---XXX公司通用文件代码；2码---文件类别：X--品质；X--环境；X--职业健康安全；X--品质和环境共享；X--品质、环境和职业健康安全、业务连续性管理共享；X--环境和职业健康安全共享；X--BCM体系3码---X--手册；X--程序；X--作业指导书；X--表单；4码---流水码，对应所编份数，如：001，002…。5.2.2版本版次编号原则如下： □.□版本.版次一、二、三阶文件版本控制第一次更改版本从0.0版直接变更为1.0版。后续每次小更改（变更小于5处且内容变化不大）则版次增加0.1版，重大变更（变更不小于5处或内容变化较大），则版本增加1，版次归零。若后续体系变更时，则依次类推，版本状态复原为0.0。5.2.3权责的变更或更改内容在一页以上，则直接增加1个版次。5.2.4文件的签核、文件管制权限依附件一执行。5.2.5文件的审核周期为5-7个工作日内完成。5.2.6文件发放前应按附件一的要求予以统一标识，签核。5.2.7文件分“受控”和“非受控”两种，受控文件在发放时应加盖红色“管制文件”章，非受控文件不盖章。文件形式有电子版和打印版，以打印版为主控版。5.3发放、更改、回收、作废、借阅、保留5.3.1存档信息的发放范围由归口部门决定。文管按<文件制定.修訂.废止申请表>上勾选需求分发给相关单位，并做好发放记录。5.3.2每年对文件应进行一次评审，如不适宜应进行更新，由文件原编写部门负责更新，应按2.2/5.2.3执行版本版次更新，并在更改的文件首页登记（修订日期、版本、修订编号、修订页次、修订内容摘要）更改可采用整份抽换、非整份抽换方式，QS确认，经内部文件管制权限表上相关人员审核、核准后送文管中心申请发行。文管发放更新后文件时，将旧版收回并盖“作废文件”章。换版文件应注明标识，盖“管制文件”“文件发行”“发放、受领”章，正本原档盖“正本文件”章保存文管中心。5.3.4文管应从所有使用场所及时回收失效或作废文件，并做好回收记录。包括：各类管理程序、规范、指导书，技术类规范指导书标准等。5.3.5回收的作废文件由文管销毁,作废文件如需保留,应在该文件上加盖“作废文件”章后方可保留；每年定期检查一次作废文件控制情况。文件编号：页码：3/5存档信息控制程序版本状态：0.0制定部门：品保部制定日期：2019/3/105.3.7文件信息经评审需要修订或换版后，原有版本及时作废。文件主控部门应识别作废文件的司法价值和合同风险，适当保留作废文件信息，并加以标识。文件的正本由文管负责保存，并对文件进行标识、编目、归档，在适宜的环境中保存，以减少变质，损坏并防丢。各类记录由各部门负责保存，每月进行整理归档。5.3.9BCM体系文件、外来文件及其他文件资料的保存期限要求：a.汽车件类记录保存15年b.非汽车件类记录保存3年c.若客户有特殊要求依要求执行d.人事管理类记录保存3年E.环境相关记录保存10年F.BCMS相关记录保存3年文件的借阅，应在办公室办理借阅登记手续，到期立即归还。文件管理人员在每次内审前应全面检查各类在用文件的有效性，核查各使用者手中的文件，发现问题及时处理。5.4存档信息使用5.4.1有效运行起重要作用各部门的工作场所，应得到并使用正确有效版本的受控文件。5.4.2文件持有者必需保持文件整洁、清晰，不得在文件上涂改或作任何其他标记，并防止遗失或流转到外单位。5.4.3受控文件一般不得复印，如确需复印，须经文件发放部门同意并做好登记。5.4.4当文件严重破损影响使用时，使用部门应到文管处申请更换，交回旧文件，补发新文件，按原分发号发放，破损文件由文管销毁。5.4.5使用部门若发生文件遗失，应写出书面补发文件申请，经文件发放部门同意后补发，补发文件使用原编号。5.5 外来文件的控制5.5.1收到外来文件的部门，需由对口管理部门评审识别其适用性，交文管控制分发以确保其有效。5.5.2将所有外来文件分类编目填入《记录汇总表》并存档。5.6记录证据的填写、收集和保存记录由相关的执行人员填写，记录内容应正确、完整，字迹要清晰，不得随意涂改；记录如因文件编号：页码：4/5存档信息控制程序版本状态：0.0制定部门：品保部制定日期：2019/3/10笔误需要更改，应在该数据上划二条斜杠，在其上方填写正确数据，并加盖“更正”章或签上更改者姓名。记录证据由各使用部门收集，并根据实际情况按月、季或年装订归档。记录由各使用部门负责妥善保存，有特别需求的送文管中心存档，如：图纸，SOP/SIP/开模记录，修模记录、样品、承认资料。贮存地点环境应适宜，防止损坏、变质或丢失。保存的记录应进行编码标识，以便于存取和查阅；生产件批准文件、工装记录、采购订单和修改单的保存时间应为零件在现行生产和服务中规定的有效期再加上一个日历年；记录的保存必须满足法规和顾客要求,按5.3.9执行。相关存档信息《记录汇总表》《文件制定.修订.废止申请表》《文件发放回收一览表》《存档信息借阅复制登记表》《存档信息作废销毁登记表》文件编号：存档信息控制程序版本状态：0.0制定日期：2019/3/10附件一内部文件管制权限表文件阶层文件名称制订修订/废止审核一阶文件XX手册管理代表管理代表/二阶文件程序文件相关单位原制订单部门