DocumentControlProcedure文件控制程序(中英版)

LOGOSubject文件名称:

QUALITYSYSTEMPROCEDURE质量体系程序

Number文件编号:PD-S1-01Department部门:QA质量部DocumentControlProcedure文件控制程序Revision版本:EffectiveDate生效日期:Page1of81.02012-01-01批准：审核：作成：ChangeHistory变更记录Revision版EffectiveDateOriginatorReasonsforChange本生效日期编写人修改原因1.0 PURPOSE目的1.1Thisprocedureprovidesguidelinesforminimumcontrolrequirementsnecessaryforadocumenttobecontrolled,toensurethesuitability,adequacyandeffectivenessofMultimaticAutomotiveTechnologies(KunShan)Co.,Ltd.managementsystemdocuments.本程序是规定了摩缇马帝汽车科技（昆山）有限公司对管理体系文件和资料的控制与管理，确保管理体系文件的适宜性、充分性和有效性。2.0 SCOPE范围2.1ThisprocedureappliestocontrolleddocumentsidentifiedaspartoftheManagementSystemforalldocumentsissuedandcontrolledinMMK:本程序适用于MMK的管理体系有关的受控文件Qualitymanual,procedures,workinginstructions质量手册，程序文件，作业指导书；Technicaldocuments(includinginternalandcustomer);技术文件（包括内部的和从客户处获得的）；2.1.3Externaldocuments:e.g.legalandotherstandardsetc.外来文件：法律法规以及相关标准。3.0 DEFINITIONS定义3.1ControlledDocument：Anydocumentessentialtothefunctioningofaprocessthatneedstobeavailableinitslatestform.受控文件：流程运作的基本文件，这些文件必须保持最新版本。3.2Document：Theterm‘document’isusedinthecontextofwhatevermeansareusedtomakeinformationandor‘data’availabletotheuser.Itcouldbe,forexample;writtenonpaper,heldoncomputerdisk,video,audiotapeorgraphicposters.Thetypeofinformationcontainedindocumentsincludes;policies,procedures,recipes,regulations,standards,codes,specificationsetc.文件：能让使用者获得信息或数据的文字即为术语的“文件”。文件的形式可以多种多样，包括书面的文字、电脑中的电子文档、录像、录音、图片或海报等。文件所传达的信息包括：方针政策、程序、图纸、规章制度、标准、编号以及规格说明书等LOGOSubject文件名称:

QUALITYSYSTEMPROCEDURE质量体系程序

Number文件编号:PD-S1-01Department部门:QA质量部DocumentControlProcedure文件控制程序Revision版本:EffectiveDate生效日期:Page2of81.02012-01-013.3DocumentControl:Qualitymanual,procedures,workinginstructions,legalandotherstandardsofMMKarecontrolledbydocumentcontroller;ProgramdepartmentisresponsibleforcontroloftechnicaldocumentsfromMMKandcustomers.文件控制：质量手册，程序文件，作业指导书，法律法规及相关标准的控制由公司文控人员负责；项目部负责控制本公司内部及来自客户的技术文件。3.4QEMSRepresentative：TheQuality/EnvironmentalManagementSystemRepresentative:Apersonwhohasbeenappointedbytopmanagementtoestablish,implementandmaintaintheQuality/EnvironmentalManagementSystemofMMK,andreporttotopmanagementontheperformanceofthequalitymanagementsystemandanyneedforimprovement.质量/环境管理者代表：质量管理体系管理者代表和/或者环境管理体系管理者代表，由最高管理层指定的负责本公司质量管理体系和/或者环境管理体系所需的过程得到建立、实施和保持，并向最高管理者报告质量管理体系的业绩和任何改进的需求的管理人员；3.5ExternalDocuments：Documentsissuedtoanareafromanotherareaoutside.外来文件：由公司外部的区域（如顾客、供应商、政府机构等）发放到公司内部供使用和参考的文件；3.6Technicaldocuments:includingcompoundrecipe,drawing,engineeringstandards/specificationswhichspecifythecharacteristicsorparametersofproductsorprocess.ItcanbefromcustomersororiginatedbyMMK技术文件：包括产品配方、图纸、工程标准或规范等用来规定产品特性或过程参数的文件资料，它可以是由本公司制定或者由顾客提供。4.0 PROCEDURE流程1Preparingandauthorizing/文件的编写和批准4.1.1Documentsnumberingisdefinedin“WD-QA-072NumberingofDocuments”.Documentcontrollerwillnumberforthedocuments.文件的编号参见“WD-QA-004文件编码规则”，由公司文控人员统一编制.4.1.2Quality/EnvironmentalManagementSystemManualpreparedbyQEMSRepandauthorizedbyMMKG.M..质量/环境手册由公司管理者代表编写，公司最高管理者批准；4.1.3Basedonrespectivefunction,eachdepartmentpreparesrelatedprocedures.DeptmanagercheckthecontentsandQEMSRepshouldapprovethoseprocedures.程序文件按照职能分配，由各相关部门编写，各部门经理审核，管理者代表批准；4.1.4WDdocumentspreparedbyrelatedsupervisororprocessownerandapprovedbyrelevantmanagers.工作指导书由各责任部门相关人员编写，部门经理批准；4.1.5Departmentmanagersshouldcheckalldocuments.部门负责人应参与文件的编写和检查工作；4.1.6ManagementSystemdocumentsshouldbeapprovedbyauthorizingofficerbeforeissuing.文件必须得到授权人员的批准；4.2Documentinitiation/文件的起草:4.2.1Basedonrespectivefunction,documentwriterpreparesthedocumentandcreatesadraft.根据职能分工，文件编写人，编写并提供草稿；4.2.2Documentsshallbereviewedandapprovedbythedocumentowner’ssupervisorordepartmentmanager.LOGOSubject文件名称:

QUALITYSYSTEMPROCEDURE质量体系程序

Number文件编号:PD-S1-01Department部门:QA质量部DocumentControlProcedure文件控制程序Revision版本:EffectiveDate生效日期:Page3of81.02012-01-01相关人员对文件的草稿进行审批，批准由文件持有人的上级主管或部门经理执行；4.2.3ApproveddocumentissenttoMMKDocumentcontroller..得到审批后的文件，提交给MMK文控人员。4.2.4Thedocumentisdistributedornotifiedtorelatedareaafterdocumentcontrollernumberingthedocumentandfillingitintodocumentationsystem.TechnicaldocumentsarecontrolledbyProgramdepartment.文控人员为文件编号，将文件归档，并分发或通知到相关区域。技术文件由项目部负责控制。4.3Documentreviewandrevision/文件评审/修订4.3.1Reasonforrevieworrevision/评审/修订原因Thedocumentsshallbereviewedandre-approvedasnecessary,documentreviewreportshouldbekept必要时应对文件进行评审和重新批准,保留文件评审报告Documentreview/revisionshalloccurforanyofthefollowingreasons:以下情况都应该及时进行文件评审/修订PeriodicreviewasnotifiedbytheSystemEngineer.体系工程师发出周期评审的通知Documentnolongerreflectstheactualprocedurethatisusedforafunction.文件不再适用于某项功能的实际操作流程Animprovementinthemethodofconductofafunctionhasbeenidentified.过程方法进行了改善并得到确认Areferenceddocumenthasbeenchanged.参考文件已修改Whenreceivingneworrevisedcustomerengineeringstandards/specifications收到顾客新的或变更的工程规范时Allemployeeshaveauthoritytoproposeadocumentchangewhenincorrectinformationisfoundorfurtherinformationisneeded.Thedocumentownermustapprovethisrevisionbeforehand.Insomedepartmentswhenachangeisdeemednecessaryanappropriate”FN-QA-008Documentationrevise/Abolitionoftheapplicationsheet”iscompletedtoinitiatethechangeandreviewofthedocument.Theseformsmustbesignedoffandfiledwhenthereviewprocessiscomplete.所有员工在使用过程中发现文件不适用或者有补充信息时，都可以对文件提出变更要求。文件的修订必须得到文件持有人的批准。如有变更，文件持有人提供“FN-QA-008文件修订废止清单”进行变更申请和文件修订。当所有修订工作完成后，变更通知表必须得到签字批准并且归档保存。4.3.2RevisionProcess/修订流程Ifadocumentisconsideredtoneedmodification,thedocumentownerrequestformodificationandamenditafterauthorizationbyrelevantpersonmentionedinsection4.1.文件需要修改时，由需求人（一般是文件持有人）提出申请，填写FN-QA-008文件修订废止清单，将修改后的文件经相关人员（同4.1）批准后，提交给管理者代表；Updateddocumentapprovedbyoriginalauthorizationstafforhisdeputy.修改后的文件由原批准人（或其代理人）审批；LOGOSubject文件名称:

QUALITYSYSTEMPROCEDURE质量体系程序

Number文件编号:PD-S1-01Department部门:QA质量部DocumentControlProcedure文件控制程序Revision版本:EffectiveDate生效日期:Page4of81.02012-01-01Documentcontrollerregistersandupdatesitafterapproval.公司文控人员确认足够的批准，归档并发行更新的文件；Sequentialrevisionnumbering:Originaldocumentsshallberevisionnumber'0'.Revisedversionsshallbeincrementedby'1'ateachrevision/review.版本代号采用“1.0、2.0、3.0…”数字表示，变更后采用后一位的数字；4.3.3ReviewProcess/评审流程Onreceivingnotificationofadocumentrequiringreview,thedocumentownershouldberesponsiblefortakingoneofthefollowingactions,andforwardingtheresult(inwriting)tothedocumentcontroller(FN-QA-008Documentationrevise/Abolitionoftheapplicationsheet).Thisreviewshouldresultinarevisionofthedocumentandnotificationchangereasoninthefrontpage.接到文件评审要求的通知后，各文件持有人负责进行以下工作，并将评审结果以书面形式提交给公司文控人员（FN-QA-008文件修订废止清单）。文件评审后，在首页注明便变更后的版本以及变更原因。Oncethedocumenthashadtheappropriateactiontaken,theQEMSRepresentativeisnotified.Documentcontrollershallissueanupdateddocumentlisttoinformalldepartments.文件评审完成后，应向管理者代表汇报，相关文件签字审核后，将文件归档，文件库更新后将由公司文控人员发送更新文件清单通知各部门。Technicaldepartmentisresponsibleforthereviewoftechnicaldocuments.Timelyreviewofallcustomerengineeringstandards/specificationsandchangesshouldbaseoncustomer-requiredschedule,orbeassoonaspossible,andshallnotexceedtwoworkingweeks.项目部负责技术文件的评审工作。对于顾客工程标准/规范以及其变更的及时评审应按照顾客的时间安排或者尽快完成，评审时间应不超过两个工作周。4.3.4ObsoleteDocuments/文件报废Originalauthorizationstafforhisdeputymustapproveobsoletedocuments.文件的报废要经过原发行审批人的批准。需要填写（FN-QA-008文件修订废止清单）.Documentownersshouldensurethatthedocumentcontrollerisnotifiedofanyobsoleteorwithdrawndocumentssothedocumentcanbeupdated.文件报废或撤销使用，文件持有人要必须通知公司文控人员，以便文件得到及时地更新。ObsoletedocumentsinDocumentarearchivedtotheArchiveFolderordestroyed.报废文件在文件库中压缩保存或立即销毁。Theobsoletetechnicaldocumentsarecontrolledbytechnicaldepartment.技术文件的报废由项目部控制。4.4Documentreceptionanddistribution/文件的收发4.4.1Documentcontrollerisresponsiblefordocumentreceptionanddistribution.文件的收发由文控人员执行4.4.2Documentcontrollershouldalsorequestthatnewandupdateddepartmentandexternaldocumentsarecommunicatedtoallrelevantemployeesthroughthosenominatedonthedistributionlist.LOGOSubject文件名称:

QUALITYSYSTEMPROCEDURE质量体系程序

Number文件编号:PD-S1-01Department部门:QA质量部DocumentControlProcedure文件控制程序Revision版本:EffectiveDate生效日期:Page5of81.02012-01-01收到新的文件或更改后的文件后，文控人员必须及时进行登记和更新，进行管控，并按照文件封面的发行/通知区域清单，通知相关人员。Ensurethatlastedversionsofapplicationdocumentsareavailableatpointsofuse.Allobsoletedocumentsshouldbemarkedwith“OBSOLETE“andremovedtoaplaceappointedordestroyed.文件保存最新版本，所有旧版本文件应标注“作废文件”，及时移至指定的文件夹中或销毁旧版文件。4.4.4Ifadocumentneedtobedistributedtoanoutsideunit(e.g.customer,supplierandsub-contractor),itmustbemarkedwith“REFERENCEONLY”asuncontrolleddocument.TheoutsiderecipientshouldsignintheformDocumentdistribution/recoveryrecordsheet（FN-QA-005）.文件需要发放到外部单位，例如客户、供应商、分包商等，应提供非受控版本，注明“REFERENCEONLY”，并由客户代表在“FN-QA-005文件分发回收记录”上签收.Thetechnicaldocumentsreceptionanddistributionarecontrolledbytechnicaldepartment.技术文件的收发由项目部控制。4.5Documentsindex/文件索引4.5.1The“FN-QA-007documentmasterlist”iskeptbythedocumentcontrollerasarecordofcurrentversionsandasanapprovaltoupdatedocument.Externaldocumentsareavailableitsmasterlist.文控人员对现行版本的记录和变更文件在“FN-QA-007文件索引清单”上登记备案；其他一些外来文件也应该通过其清单来进行管理。4.5.2Wheneveracontrolleddocumentiscreated,revisedorwithdrawnthedocumentcontrollermustbeinformedand“FN-QA-007documentmasterlist”updated.任何受控文件的建立、变更或者废除经批准后由文控人员“FN-QA-007文件索引清单”上及时更新。4.6ExternalDocumentsControl(Legalandstandards)/外来文件管控（法律法规及标准）4.6.1Relateddepartmentshouldreviewtheexternaldocumentsintwodays.Ifinternaldocumentsneedbeamended,allthemodificationshouldbedoneinthreedays.外来文件在接收时应进行文件评审，使用部门在接收文件两个工作日内完成对文件的评审，如果该外来文件引起公司内部文件的变动，则使用部门要在3个工作日内完成对内部文件的修改，并得到发行。4.6.2Externaldocumentsshouldberegisteredbydocumentcontrollerwhenreviewed.Andfillin“FN-QA-006Documentalienregistrationsheet”or”FN-QA-020Drawing&TechnicalstandardsIssued/Recoverysheet”评审后可以使用的外来文件应由使用部门交文控中心，由文控人员进行登记。并填写“FN-QA-006外来文件登记表”或“FN-QA-020图面发行回收管制表”4.6.3Customerdocumentsarecontrolledaccordingtotechnicaldocuments.Ifrequired,specificationsandstandardsfromcustomershouldbetransformedintointernaldocumentsandissuedtorelevantposition.客户文件按照技术文件来管理。如有必要，客户提供的技术规范及相关标准（含内部参考标准），应转换为公司内部文件，发放到相关岗位使用。4.6.4Sameasinternaldocuments,allobsoleteexternaldocumentsshouldbereturnedandarchived.外来文件的发文厂家需要收回文件时，应将作废的外来文件，归还厂家，其他部分同内部文件控制的方式一样。LOGOSubject文件名称:

QUALITYSYSTEMPROCEDURE质量体系程序

Number文件编号:PD-S1-01Department部门:QA质量部DocumentControlProcedure文件控制程序Revision版本:EffectiveDate生效日期:Page6of81.02012-01-014.7IdentificationofControlledDocuments/受控文件的识别4.7.1AllcontrolleddocumentscanbeobtainedfromDCC所有受控文件可以从DCC处获得。ControlledlatestdocumentscanbesearchedviathesettledpathdefinedbyMRorsomewherewherethecontrolledhardcopiesdistributed.Controlleddocumentsarerecognizedbyfollowings:以下两种方式可获得有效的受控文件版本a) TheHardcopiesandstampedwith“CONTROLLED”).打印出来的硬拷贝文件，并盖有”CONTROLLED”印章，这些文件只能在指定的文件夹中查阅。Softcopiesinelectronicdocumentationsystem.电脑服务器上文件库中的电子版本，这些可以通过登陆公司内部网络系统4.7.4ControlleddocumentsCANNOTbetakenouttheofficeorlocationwheretheywere,withoutauthorization.没有主管的批准，使用者不得随意将受控文件带离存放的办公室或工作场所.4.8ConfidentialityofDocuments文件的保密Thecompanymanagestoensuretheconfidentialityofcustomer-contractedproductsandprojectsunderdevelopment,andrelatedproductinformation.公司采用措施来确保顾客委托的正在开发的产品项目和有关产品信息的保密。4.8.2Theactionofkeepdocumentsandotherinformationconfidentialitymayinclude:signingconfidentialityagreement,