时间管理与工作组织专题讲座

时间管理与工作组织专题讲座TimeManagement&SelfOrganizingVictorLeung/2011.5.10麦肯锡/McKinsey案例分析

CaseStudy

我整天跑来跑去，忙得四脚朝天，开会、电话、文件、总结、开（工作）单、送稿、对稿、赶货、补祸、应酬、谈业务、写方案、学习……每天都把自己逼到极限才回家。上床时已经筋疲力尽，第二天爬起来又周而复始。我每天做一大堆事，但内心里却常常有一种奇怪的感觉：“我不得不承认：我确实不知道。案例分析

CaseStudy我就像是一个被撕得七零八落的人，工作对我很重要，女朋友（或男朋友）对我很重要，家庭对我也很重要。在有限的时间里，我到底兼顾哪边呢？我生活在持续不断的冲突里，想尽一切办法照顾各方面的需要。到底有没有可能在工作、朋友和家庭各方面都获得成功和快乐呢？案例分析

CaseStudy所有人都说我相当成功，我拼命努力，放弃了许许多多东西，终于爬到顶峰。但为什么我没有幸福的感觉？案例分析

CaseStudy我觉得生活真没意思。每做一件事情，都会让我想起还有十件事情没有做，这些事令我内疚。每天有没完没了的事情要做，但是能做完的就那么几件，于是压力来了。怎么能知道什么对我最重要？到底应该怎么做？怎样才能享受成功？案例分析

CaseStudy

我好像也知道一生该做什么，也曾经想过什么对自己重要，还定过目标，可是一回到日常工作和生活，目标就被淹没得无影无踪了。怎样才能把目标转化到日常生活和工作中呢？测试

Doyourtest

从不有时总是1、好像在有压力的情况下我的工作才能做得最好。012342、我认为之所以没有时间深刻思考问题，都是由于外界的匆忙和压力造成。012343、我看到周围的人或事慢吞吞地进行时，总是感到很生气。我讨厌排队。012344、每当要请假时，我总感到非常愧疚。012345、我好像总是从一个地方匆匆忙忙赶到另一地方，从一件事跳到另一件事。012346、我经常发现自己把别人赶开，为的是自己有时间赶快做完一件事。012347、一离开办公室几分钟，我就会觉得心里不安。012348、做一件事时，我脑子里经常想着另一件事。012349、好像在处理危机时我的状态最好。0123410、好像搞定危机比争取长期性的结果能给我带来更大满足感。0123411、我经常要舍弃跟生活中最重要的人在一起的时间，去处理各种各样的危机。0123412、当不得不让别人失望，放弃一些事情去处理危机时，我相信别人是会理解的。0123413、只有在解决各种各样危机的过程中，我才能感到每天意义和目的。0123414、我经常边工作边吃饭或经常边吃饭边想工作的事项。0123415、我经常想有一天我会去做我真正想做的事情。0123416、每天下班时看着自己处理完的一大堆文件，我觉得特别有成就感。01234测试结果

20分以下好(Good)测试结果

20分以下好(Good)21—37分压力紧迫症测试结果

20分以下好(Good)21—37分压力紧迫症38分以上瘾性压力紧迫症瘾性问题的共同症状

TheAddictiveExperience

►一定会出现一种可以预见的感受►会成为吸引你所有注意力的主要焦点►能够短暂消除所有痛苦和其他的负面感觉►能够产生一种人为的自我重要权威、控制、安全、亲密和成就的感觉►会加重所要治疗的问题和感觉►逐渐使正常机能退化小结很多人倾向于先做容易的事（主要精力放在小事上）。好像只有这样才会觉得有成就感。然后把困难的事拖下来。那些难以解决的问题于是越来越难以解决，越来越面目狰狞。但是，等待只会带来负疚感与压力，结果是浪费更多的时间与精力，该做的事情能够变得愈加困难。所以，应当学会抵制诱惑，不要先挑最容易的事情做。一般而言，最容易做的事情通常也是比较次要的工作。黄金规则

TheGoldRuleBeginwiththeEndinMind从结果出发黄金规则

TheGoldRule从结果出发先想，做哪件事成果最大，效果最好，收获最佳，并且又是最紧急的，最终需要在每天有限的工作时间之内花多少的时间，各种情形加起来的综合效能（即性价比）可否合理……

时间记录表

TimeLog

8:30-8:458:45-9:009:00-:9:159:15-9:309:45-10:0010:00-10:1510:15-10:3010:30-10:4510:45-11:0011:00-11:1511:15-11:3011:30-11:4511:45-12:0012:00-12:1512:15-12:3012:30-12:4512:45-13:0013:00-13:15应变与制变

Proactivevs.Reactive

Choice,notchancedeterminesdestiny.

决定命运的不是机会，而是你的选择。应变与制变

Proactivevs.Reactive

▶制变=主动选择+承担责任▶制变与应变▶效率与成效▶TheenemyoftheBESTistheGOOD.危机如果你把迅速、不断的变化视为危机，那么不妨沉思一下构成这个词的两个中文字。“危”就是“危险”，而“机”却是“机会”。你首先需要认识到变化是唯一的永恒，然后做出如何应付变化的决断。面对变化，是仅仅看到危险，并且竭力逃避呢，还是看到机会，跃上最大的浪头并且驶向将来？

时间记录表

TimeLog13:15-13:3013:30-13:4513:45-14:0014:15-14:3014:30-14:4514:45-15:0015:00-15:1515:15-15:3015:30-15:4515:45-16:0016:00-16:1516:15-16:3016:30-16:4516:45-17:0017:00-17:1517:15-17:3017:30-17:4517:45-18:00优先矩阵工作价值矩阵重要性价值紧迫性Ｍ１直接价值高度重要高度紧迫Ｍ２间接价值高度重要低度紧迫Ｍ４低度重要低度紧迫无价值，不必要Ｍ３高度紧迫低度重要无价值，但重要优先矩阵工作价值矩阵重要性价值紧迫性Ｍ１直接价值高度重要高度紧迫Ｍ２间接价值高度重要低度紧迫Ｍ４低度重要低度紧迫无价值，不必要Ｍ３高度紧迫低度重要无价值，但重要DirectValueIndirectValueNecessary，ButNoValueUnnecessary，AndNoValue小结

有四种类型的工作，其重要性各不相同第一类工作有直接价值，即刻就能看到它带来的回报，例如赶工期。第二类有间接价值，比如做计划，或者学习某种东西，这类工作有远期收获。第三类是必要的却没有价值的工作，比如填税务申报表，呆板功能上司写报告。这一类工作很少能给你带来满足。第四类是徒劳而没有价值的工作，比如翻来覆去找不到文件、整理装袜子的抽屉。你的优先矩阵

YourPriorityMatrix工作价值矩阵重要性价值紧迫性Ｍ１Ｍ２Ｍ４Ｍ３你的优先矩阵

YourPriorityMatrix工作价值矩阵重要性价值紧迫性Ｍ１压力人Ｍ２聪明人Ｍ４无聊人Ｍ３无用人小结制定轻重缓急计划有6个具体结果1、让你能把握自己的生活。2、通过制定轻重缓急计划，你能够把工作、个人和社会活动安排得井井有条，并使生活的各个方面保持和谐。3、能够帮你从管理危机的状态中解脱出来。4、通过制定轻重缓急计划，你将善于处理未完项目和任务，缩短赶进度所需的时间。5、逐渐减少拖延和犹豫不决的情况。6、最后一条，但却是最重要的一条，制定轻重缓急计划能够帮你处理好工作负担。效率与成效

Effciencyvs.Effectiveness帕雷托原则

ParetoPrinciple干得最多的人未必最有成果——这就是著名的“帕雷托原则”效率与成效

Effciencyvs.Effectiveness帕雷托原则

ParetoPrinciple干得最多的人未必最有成果——这就是著名的“帕雷托原则”

效率与成效

Effciencyvs.Effectiveness

帕雷托原则

ParetoPrinciple

帕雷托是本世纪生活在瑞士的意大利经济学家、社会学家，发现了八二原则。对于我们这些知识工人而言，这个原则可以解释为在日常生活中，80%价值仅仅是由20%的活动产生的。其余的活动充其量是在对付紧迫的事情，忙于无功。帕雷托原则

ParetoPrinciple20%80%ActivitiesResults

活动结果

帕雷托原则

ParetoPrinciple20%80%

客户利润优秀员工业绩

帕雷托原则

ParetoPrinciple我们可以用

20%80%

有效时间富有成效的工作

吗？

小组讨论问题

GroupDiscussion1、我认为多做或少做哪些事情，能够明显改进个人生活？多做：少做：2、我认为多做或少做哪些事情，能够明显改进工作？多做：少做：罗盘+时钟=时间管理

Compass+Clock=TimeManagement

在办公室工作，难免不被同事打扰。但不能让这些干扰把你从重要的事情上拉开，而成为浪费时间的主要原因。应当把握自己的时间，学会说“不”。如果手头的工作比外界来的打扰更重要，那就定个时间，当天晚些时候再解决插进来的问题。这样，既能继续自己的工作又不至于得罪同事。还可以试试站着说话。站着交谈花的时间只是坐着的75%。另一个是鼓励同事适可而止，比如，问他是否有必要来找你，是否应该来找你。对成效的挑战

EffectivenessChallenges►优先顺序不明确/危机管理►电话打扰►同事打扰►缺乏优先/目标（eg.）►贪多嚼不烂►不速之客►无效授权►桌面杂乱无章/找不到东西►缺乏自律/拖延►不会说“不”►会议对成效的挑战

EffectivenessChallenges

缺乏优先/目标非洲大草原的狮子（白兽之王）在捕杀羚羊时会观察很久，定好目标和优先后才出击，成功率很高。

4-D法4D’S

很多高效率、高绩效的人有一个共同点，那就是他们不办公桌一定是干干净净的。因为他们没法坐在办公桌，整天瞪着一大堆让人头疼的事，而这些事又牵涉到成千上万元的得失。你也可以学着养成好习惯，把办公桌整理干净。然后，每天在整洁的办公桌前开始工作。4-D法4D’S

推荐的根除桌面混乱的办法叫做4-D法：

Doitlater

Delegate

Doitnow

Don’tdo4-D法4D’S

做每件事也有这四种选择：

Doitlater

Delegate

Doitnow

Don’tdo4-D法4D’S

案例：

一个会议准备要开了（要发言），突然有一个客户来电话谈大业务。请大家作作选择，该怎么做？4-D法4D’S

案例：

为什么30岁前睡不醒，30岁后睡不着？4-D法4D’S

案例：

为什么30岁前睡不醒，30岁后睡不着？

30岁前思想、工作、家庭负担底，大脑的意识区主储存绰绰有余；30岁后就相反了。大脑信赖的地方

OnePlaceThatMindTrusts

？大脑信赖的地方

OnePlaceThatMindTrusts研究表明：知识型员工平均而言有4-7个地方用来记载担心遗忘的东西，而且还有增加的趋势。但是，系统越多，就越容易造成问题：遗失和遗忘。所以，把信息集中起来记载，保持一致的系统是做好时间和成效管理的良好习惯。优先管理的核心

TheCoreofPriorityManagement1、把每天要做的事情列一份清单。

Makealistofthingstodotoday.2、确定优先次序，从最重要的开始做。

SetPriorityandworkonthemostimportant.3、每天都这么做！

Doiteveryday!优先管理的核心

TheCoreofPriorityManagement以史为鉴，我们能得到无穷教益。查尔斯·施瓦布的故事就很耐人寻味。他是上个世纪初美国伯利恒钢铁公司的总裁，也是美国历史上第一个年薪上百万美元的人。施瓦布希望取得更大的成功，所以聘请了一位名叫艾维·李的管理顾问。李是当时最著名的管理大师。李用了两天时间观察施瓦布的工作习惯，然后给施瓦布开了一个提高效能的“三步药方”。待处理事项

To-DoList

待处理事项.doc案例以史为鉴，我们能得到无穷教益。查尔斯·施瓦布的故事就很耐人寻味。他是上个世纪初美国伯利恒钢铁公司的总裁，也是美国历史上第一个年薪上百万美元的人。施瓦布希望取得更大的成功，所以聘请了一位名叫艾维·李的管理顾问。日程Appointments

日程.doc清理桌面CleantheDesk

►建立3到5个档案（根据你的情况）►根据4D原则整理所有文件►把“立即做”的工作一件件处理完►给待处理事件定下时间并相应存放文件►使用活页文件►每日清理桌面小结“桌面混乱”是效率有问题的最明显特征。也许你觉得桌面乱成一团，才像个天才的样子？但是，提高效率必须从把桌面清理干净做起。平均而言，每天经理办公桌上堆的东西相当于36小时的工作量。人们往往有一个错误概念，总觉得把工作摆在面前，早晚都会去做的。相反，这么做的结果是工作越积越多，混乱程度也越来越甚。仅在桌面上找东西，员工平均每周就要消耗3个小时。所以，桌面混乱是一个时间浪费因素。每日计划DailyPlanningPlanthenextd，byoultheoffice.在你办公室前，计划天的工作。Dothe，Delegatethe.做的事情，把的事情授权出去。每日计划DailyPlanningPlanthenextday

，beginyouleavetheoffice.在你离开办公室之前，计划明天的工作。Dotheimportent，Delegatethepressing.做重要的事情，把紧迫的事情授权出去。沟通记录

CommunicationRecords沟通记录.doc沟通记录

CommunicationRecords将一些常见问题整理成册，让别人遇到了就能翻手册或教其怎么做。常见问题：经常导致错误的地方报价资料（案例、样版、图片等）

授权管理OrganizingOthers两大障碍：1、放弃你喜欢做的事情

2、克服害怕失去控制的心理授权管理OrganizingOthers授权要做的事：

1、选对人

2、适当的训练、辅导

3、能够提供建议

4、监控关键点

5、知会相关人事项目计划ProjectPlanning有何问题为什么办法后果月度计划MonthlyPlan

月度计划1.doc月度计划MonthlyPlan

月度计划2.doc吃大象原理HowtoeatanElephant？吃大象原理HowtoeatanElephant？人生年月日吃大象原理HowtoeatanElephant？人生年月日吃大象原理HowtoeatanElephant？人生年月日定计划定计划定计划吃大象原理HowtoeatanElephant？人生年月日做定计划做定计划做定计划确立目标Goalsetting

Nowindfavorshimwhohasnodestinedport.风不会偏爱没有目的港的人确立目标Goalsetting

1、回想自己最近半年的工作2、确定目标确立你的目标Yourgoalsetting

挑战特征好处确立你的目标Yourgoalsetting

eg.

某AE确定半年目标：

1、未来三个月进行提高客户满意度的研究，初步将客户满意度提高

20%2、进跟着的三个月进行深化研究实践，将客户满意度比之前的三个月再提高20%确立你的目标Goalsetting

优秀经理享受平衡的生活，他的工作人格与家庭人格是和谐统一的。避免紧张的有效途径是全面对待生活中的6个重要领域：工作、学习、生理、社会、家庭和精神生活。为了进一步避免紧张，请每天在每个领域（财务/工作领域除外）选择一至三项活动。在工作领域之外追求既富有挑战又有实际意义的目标，有助于实现平衡，缓解紧张。下面是几个例子：

学习：学一种乐器；读一本书；上一门课；学习一种语言。生理：经常锻炼；加入健身俱乐部；组织垒球赛；学习新奇有趣的运动项目，如滑板、放风筝，既益智又健身。社会：请朋友吃饭；参加志愿者团体；参加社会服务组织。家庭：给孩子做手工艺品；割草坪；写信；安排家庭聚会。精神生活：在公园边散步边沉思；听音乐会。目标

Goal

Specific

Measurable

Achievable

Relevant/Result-oriented

Timephased战略远景StrategicVision

Thebestwaytopredictthefutureistoinventit.预见未来的最佳途径是创造未来战略远景StrategicVision

Planningisbringingthefutureintothepresent,sothatyoucandosomethingaboutitnow.计划意味着把未来呈现在眼前，以便现在就为将来添砖加瓦。优先计划的成果

ResultsofPriorityManagement▶将控制带进生活▶组织好工作，个人事务和社会活动▶避免“危机管理”▶减少拖延和优柔寡断▶处理不完整事件▶使工作负担更易于把握优先计划的成果

ResultsofPriorityManagement控制始于计划，计划一生，计划每个月、每个星期，甚至每一天。只有做到这一点才有可能把愿望转化为行动。大多数人坠入具体活动的陷阱而不可自拔。因为我们总认为只要始终努力忙碌，就一定能有所收获。很少有人能做到做下来反省自己的生活，然后自问：“什么是我想做的，我想取得什么成果？”而能够进一步朝着既定目标一步一个脚印去做的人就更少了。这是因为大多数人停留在“事务经理”的阶段，还没有成为优先经理。做任何知识工作必须先考虑成果。就像上路之前必须有明确的目标。光是把所有要做的事情都罗列出来还不够，还必须审查在这些事情中，哪些通向既定的目标。否则，一定会有大把的时间浪费在没有效果的事情上。克服成功的障碍不做计划就等于为失败做计划

成功的人无非是选择做了不成功的人放弃不做的事情成功要素

Keyfactorsofsuccess愿景

Vision热情

Passion行动

Action课后测试课后测试.doc

谢谢！Thanks.2005.8.10时间管理与工作统筹技巧时间管理与工作统筹技巧名人名言

盛年不重来，一日难再晨，及时当勉励，岁月不待人。—

—

陶渊明

凡是在事业上有所成就的人，无一不是利用时间的能手。

——华罗庚

放弃时间的人，时间也会放弃他。

——莎士比亚

你热爱生命吗？那么别浪费时间，因为时间是构成生命的材料。——富兰克林

时间是最为宝贵的资源，如果我们不能管理时间，便什么都不能管理。

——彼得杜拉克名人名言课程导入生死线上一秒钟

——从电影《战俘列车》讲起现场回答：——你的感想是什么？

目录一、时间管理的基本概念二、时间管理的重要意义三、员工的职业生涯规划四、团队组织的时间管理五、时间管理的基本策略六、基础工作与有备无患七、工作目标及其计划性八、分清工作的轻重缓急九、时间管理的统筹技巧十、管理技巧的具体应用小实验道具：——铁桶一只，大石头一块，碎石若干，细沙一堆，水一罐。方法：把以上物品装进铁桶。提问：如果请你做这个实验，你将会按怎样的顺序把以上物品装进铁桶？1、什么是时间■牛顿力学中的时间——是作为度量物质运动变化过程流程的一种参照，通过我们所定义的标准的时间单位，去衡量物质运动变化本身的变化规律。■时间的目的——就是描述物质运动变化的参照，并提供一种事件运动变化的标准流程的计量模式，同时它又是事件进程描述的一个基本的物理量。一、时间管理的基本概念一、时间管理的基本概念1、什么是时间■科学上的时间概念——1956年国际计量委员会将秒规定为1900年1月0日

12时正回归年长度的1/31556925.9747。这种以地球公转为基础的时间标准称为*历书秒。——1967年第十三届国际计量大会又采用以原子内部辐射频率为基准的时间计量系统，成为*原子时。——按新规定，“秒是铯-133原子基态的两个超精细能级之间的跃迁所对应辐射的9，192，631，770个周期的持续时间”。2、时间是怎样产生的■日常的时间概念——年、月、日、时、分、秒——地球自转、公转与月球公转一、时间管理的基本概念太阳地球地球公转轨道月球3、时间的基本特性一、时间管理的基本概念时间恒久性时间特性客观公正性时间的刚性不可逆转性时间一维性543214、什么是时间管理■概念——

由于时间所具备的基本特性，所以时间管理的对象并不是时间本身，而是指面对时间而进行的“自管理者的管理”。所探索的是如何减少时间浪费，以便有效地完成既定目标。■结论——通过计划统筹而相对合理利用和节约时间。一、时间管理的基本概念1、效率竞争:深层次的内涵■企业竞争的三个层次——物质资源层——人力资源层——制度文化层■经营管理综合效率的系统集成——各个环节都体现出效率——各个层面都体现出效率二、时间管理的重要意义有形/静态有形/动态无形/动态时间管理2、个体生命的有限性■每一个生命只有一次机会——时间与生命年轮■成就大事业的黄金时代——童年、少年、青年、中年、壮年、老年■为什么许多人一生平淡，毫无见树二、时间管理的重要意义

鲁迅先生说：时间是组成生命的材料，浪费别人的时间是无异于谋财害命的。3、速度竞争:团队综合效率■快鱼吃慢鱼的时代——过去是大鱼吃小鱼——速度竞争成为主导——信息大爆炸■团队综合竞争力的集中体现——快速反应部队的战斗力——某公司参加招投标工程的案例——体现各职能部门的速度能力二、时间管理的重要意义4、个人和组织的机会成本■成本的类别——容易重视的有形成本——容易忽视的无形成本——无形成本中的时间成本——大小企业的区别■成本外延的扩大化——由时间特性而导致的机会成本——“过了这个村”与“机不可失”二、时间管理的重要意义1、员工职业生涯与时间管理■生命的有限性——人最宝贵和稀缺的是什么■生命的价值观——生命的价值和人生的意义■追求成功人生是每个人的梦想——成功的原动力来自心灵■实现理想取决于行动力——个人职业设计与操作中的时间管理三、员工个人的职业生涯规划2、人生的四个职业发展阶段66岁以上，当退休临近的时候下降阶段45岁-65岁维持阶段30多岁和40多岁之间的某个时段上职业中期危机阶段30-40岁之间稳定子阶段25-30岁之间尝试子阶段24-44岁之间确立阶段15岁-24岁之间探索阶段具体说明不同阶段三、员工个人的职业生涯规划3、人生定位与选择最佳职业■性格/爱好/能力/市场——准确定位提高人生价值是另一种时间节约三、员工个人的职业生涯规划性格线爱好线能力线市场线个人职业选择的范围4、企业为员工设计发展规划■栽下梧桐树，引来金凤凰

——提供了广阔的舞台

——指明了发展方向

——确立了奋斗的目标

——提供了向上发展的空间■员工与企业的三个共同体三、员工个人的职业生涯规划共同体利益事业情感企业为员工4、企业为员工设计发展规划■寻求三方面的平衡事业发展社会交往家庭生活三、员工个人的职业生涯规划1、我们企业的问题在哪里■透过现象看本质——部分老总们的三个字特征——人治特征下的权力情结■时间管理失序——做事缺乏计划性——做事分不清主次——不善于说“不”——无法恰当处理外部的打扰四、团队组织的时间管理“茫”“忙”“盲”1、我们企业的问题在哪里■时间的浪费——电话干扰，陪同煲粥——会而不议，议而不决——不速之客，礼节陪聊——回复信件，斟字酌句——外部客观的低效率，如：A、公共交通（班次少、道路拥堵、晚点等）B、餐饮服务C、社会化程度四、团队组织的时间管理1、我们企业的问题在哪里■时间的浪费——某项调查数据结果（１天）四、团队组织的时间管理睡眠8.05小时用餐1.31小时琐事0.55小时工作7.34小时交际0.39小时休息0.45小时娱乐0.31小时上下班交通0.73小时读书报杂志0.42小时处理家务事0.26小时兴趣的工作0.37小时音乐或电视2.51小时与朋友聊天1.11小时1、我们企业的问题在哪里■时间陷井——情不自禁——事必躬亲——过分客套——例行公事——犹豫不决——漫不经心——碌碌无为四、团队组织的时间管理

国外学者对某跨国公司总部人员的跟踪调查显示：管理人员平均每8分钟被打扰一次；业务系统的管理人员平均每周花在会议上的时间不少于10小时；行政管理人员每周会议20小时。心理学家指出：恢复思路平均时间为３－５分钟日本学者关于时间浪费的调查

“人们一般每8分钟会收到1次打扰，每小时大约7次，即每天50—60次。平均每次打扰大约是5分钟，总共每天大约4小时，也就是50%。其中约3小时的打扰是没有意义或者极少有价值的。同时人被打扰后重拾原来的思路至少需要3分钟，每天就是2.5小时。”根据以上的统计数据，可以发现，每天因打扰而产生的时间损失约为5.5小时，按8小时工作制算，这占了工作时间的68.7%。四、团队组织的时间管理2、团队时间管理的原则■时间进度表制定原则——实际花费的时间总比预计的长■突发性事件应付原则——为突发事件预留处理时间■日常性事务维护原则——做好数据库清理与更新等基础工作■时间被占用说不原则——过度热心肠者的良药四、团队组织的时间管理3、走出观念上的误区■“缺我不可”的潜理念——事必躬亲的诸葛亮——导致操劳过度的高管人员■推迟决策会提高决策质量——借口“需要更多的事实”■只要授权就可节约时间——相关人员能力不足——无效授权或授权失控四、团队组织的时间管理3、走出观念上的误区■高效率就是高效益——快就一定好吗？——方向错误和方法不当■鉴别问题比进一步解决问题容易——想明白了再行动■找到管理捷径是节约时间的因素——管理上有捷径可走吗？四、团队组织的时间管理四、团队组织的时间管理4、时间管理的八大法宝■树立时间价值观理念变革■结构流程优化组织前提■工作环境“５Ｓ”

准备工作■工作的计划性目标管理■分清工作轻重缓急优先级■并行串行的兼顾性统筹学■工作任务转移授权与借力■学会说“不”

拒绝的学问案例：华为的时间管理■SMART原则——让目标达到SMART标准■四象限原则——关注重要且紧迫的第二象限■韵律原则——保持自己的韵律并与他人协调■流程优化精简原则——分析流程，减少多余环节四、团队组织的时间管理案例：华为的时间管理■韵律原则——“韵律原则”包括两个方面的内容：一是保持自己的韵律，具体方法如：对于无意义的打扰电话要学会礼貌地挂断，要多用打扰性不强的沟通方式（如e-mail），要适当的与上司沟通减少来自上司地打扰等；二是要与别人的韵律相协调，具体的方法如：不要唐突拜访对方，了解对方的行为习惯等。

四、团队组织的时间管理1、提高你的时间管理技能■做个时间管理的高手——学会从事务型工作中解脱出来——有效地计划与安排自己的时间——找到节约时间的措施——学会积零成整——实行交叉“轮作”——提高“复种”指数——整批使用时间——应付意外事件——分身有术五、时间管理的基本策略2、应该记住的20条实用方法■准备之一：长期准备（4）——购买工具书/增加知识储备/提高能力——训练你的快速阅读能力——把常用的文件/文具放好——养成存放思想档案和作记录的习惯五、时间管理的基本策略

——凡事预则立，不预则废。2、应该记住的20条实用方法■准备之二：临时准备（5）——明天的工作前晚进行优先级排序——将相关的工作列在一起——把工作计划放到随时可见的地方——每天早晨比规定时间起早十分钟——做好正式工作前的准备工作五、时间管理的基本策略2、应该记住的20条实用方法■要培养的好习惯（7）——利用各种装备如电话/信件等节省时间——把最困难的事放在效率最高的时候——利用零碎时间处理例行性事务——午餐或下班前开会效率最高/避免上午开会——休息片刻/伸个懒腰/冲杯咖啡/茶/其他饮料——报刊放在晚上看——每晚沉思片刻/回顾与总结五、时间管理的基本策略2、应该记住的20条实用方法■与外部产生联系时的应变能力（4）——站着接待一向健谈的来访者——从不主动闲聊/尽量回避来闲聊者——管理电话：主动拨号/与被动接听——如遇琐事缠身能快速摆脱3、经理人员的时间管理■抓大放小/充分授权4、秘书人员的时间管理■认清自己的角色和职责五、时间管理的基本策略１、树立时间价值观■首先解决思想认识问题——人的行动是受思想支配的——思想方法决定行为模式■牢固树立时间的价值观——时间就是效益——时间就是金钱——时间就是生命六、基础工作与有备无患牢记鲁迅先生的话：时间是组成生命的材料，浪费别人的时间，其实是无异于谋财害命的。２、组织结构流程优化■众多国企浪费时间的根源——为什么会有内耗（窝里斗）？——组织的体制障碍■组织设计的原则——精简、高效、弹性——管理幅度与跨度——部门岗位设置与职责明确化■价值链管理与流程优化六、基础工作与有备无患３、工作环境“５Ｓ”■不同层次员工的准备工作——金领高管的准备工作Ａ、整体工作目标Ｂ、阶段性工作规划Ｃ、下级状况备忘录Ｄ、用好秘书这个帮手——白领阶层的办公室“５Ｓ”Ａ、工作计划表Ｂ、常用文件及工具书Ｃ、柜子及办公室桌清理Ｄ、相关人员通讯录——蓝领员工的作业现场管理六、基础工作与有备无患４、日常价值法控制时间■工作中的现象——我们每天都要面对各式各样的人和事，这些人和事都需要你耗费时间来处理。——你将如何应对？——是坚持一贯的做法，还是依据本能的反应？■通常的表现——有明确标准的，快速决断——没明确标准的，依据直觉感受六、基础工作与有备无患４、日常价值法控制时间■现象的实质分析——直觉体现为：“对劲”与“不对劲”——背后支撑：你的文化素质、思想观念以及个人经历等，在你的潜意识中构建出一个价值评价体系，我们称之为：潜意识模型——通过主动构建人的价值评价体系，建立潜意识模型，进而影响面对的人和事物作出快速而准确反应的能力，这便是控制时间的日常价值法六、基础工作与有备无患４、日常价值法控制时间■基本原理——人的价值体系决定处理问题的方式，让你在行动中自然而然地有了对错意识——人在预定价值体系下的主动行为是强有力的■原理分析——价值观取决于你所希望的体验和情绪——信条是你决定行为是否产生内在情绪的规则或标准六、基础工作与有备无患４、日常价值法控制时间■潜意识模型六、基础工作与有备无患对劲与不对劲直接影响行为间接影响时间潜意识模型价值评价尺度直觉内涵快速反应与决断４、日常价值法控制时间■操作运用方法——脑力激荡：列出你的价值标准和信条信条模型：“当我……的时候，我感觉……”例：“当团队面对挑战，当我激发出每个队员的最大能量的时候，我觉得热血沸腾。”

——每天温席信条，使字面价值融入行为习惯——每月重新评估、修订信条（循环重复操作）■效果——提高你自发判断的准确度和速度六、基础工作与有备无患１、浪费时间的大敌■工作目标不明确——你为什么工作——你要达到什么目的■工作没有计划性——工作千头万绪——眉毛胡子一把抓——被动工作和生活——跟着感觉走七、工作目标及其计划性2、时间管理第一法则■目标管理与工作的计划性——工作方法三段论七、工作目标及其计划性目标方法行动计划

计划是从目标到方法的桥梁3、明确工作目标■建立目标体系组织群体个人战略目标工作规划个人计划按一定时间范围把目标分解七、工作目标及其计划性3、明确工作目标■怎样制定工作计划——年度计划——季度计划——月度计划——周计划——每天工作任务工作计划表要素：

——序号

——任务内容

——拟完成时间

——相关责任人

——检查监督人

——备注七、工作目标及其计划性4、目标体系的SMART原则

■

S-Specific具体，不能笼统；

■

M-Measurable可度量，

■

A-Attainable可实现，指付出努力的情况下可以实现，避免过高或过低的目标。

■

R-Realistic现实性，指目标是实实在在的。

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T-Timebound时限，完成目标的期限。七、工作目标及其计划性1、“80、20”法则运用■先做最重要的事情

你知道圆的面积占正方形面积的多少吗？

你知道去掉圆的面积正方形面积还剩下多少吗？结论：做重要的少数事情八、分清工作的轻重缓急

——请运用“80、20”法则，找出自己日常工作任务中重要的20%。个人模式：自发回忆法团队模式：头脑风暴法现场思考：八、分清工作的轻重缓急２、工作任务重要程度分析八、分清工作的轻重缓急宏观微观从微观到宏观较重要次重要从次重要到较重要注：重要度取决于任务本身对战略的影响力３、工作时间紧迫性分析八、分清工作的轻重缓急时间性强时间性弱时间性从弱到强优先次优先优先度从小到大注：紧迫性取决于任务本身时间性的强弱４、工作优先级综合分析——

四象限坐标图重要度紧迫性A

重要而且紧迫Ｃ

紧迫但不重要D

不重要不紧迫Ｂ重要但不紧迫八、分清工作的轻重缓急■请运用四象限方法排列你的工作：紧急不紧急重要A（碎石型的事务）危机急迫的问题有期限压力的计划B（石块型的事务）发掘新机会规划改进产能建立伙伴关系防患于未然不重要C（细沙型的事务）不速之客的接待某些信件、文件、电话的处理某些会议的出席某些必要而不重要的会议、活动D（水型的事务）一些可做可不做的杂事一些不必要的应酬有趣的活动八、分清工作的轻重缓急案例分析

一天下午，G公司的生产部经理李华正在参加公司召开的企业发展战略研讨会，由于晚上要给他女朋友过生日，心理在盘算这件事。突然收到手机短信，两个同学从外地出差来此，约李华晚上参加校友聚会。这时主持人宣布，由于这次会议时间紧，请全体与会人员晚上要参加分组讨论。刚一散会，五金车间的一名班长满头大汗跑进会场，拉着李华就往外走，原来几名工人与运输部门的几个搬运工发生纠纷，现在打起架来了，车间主任和在场的保安制止不了，因此派一个班长来找李经理。

假如你是李华，此时此刻你该怎么办？案例分析M公司是一家生产注塑机械设备的中型企业，由于市场竞争加剧，近来业绩严重下滑，员工士气低落，今天上午竟有两名业务骨干向市场部经理张文斌提出辞职申