国际采购管理细化执行与模板

国际采购管理细化执行与模板1．2国际采购执行制度与模板1．2．1国际采购业务操作规范国际采购业务操作规范第1章总则第1条目的为了明确国际采购业务的工作程序与操作规范，提高国际采购工作的效率，特制定本规范。第2条适用范围本规范适用于公司在国外开展的所有物资采购工作。第2章国际采购前准备工作第3条编制国际采购计划国际采购计划应当注明拟进行国际采购业务的基本要求，主要包括采购单位名称，采购目的，采购商品名称、品质、数量、单价、总价，采购国别，贸易方式，到岸口岸以及经济效益分析等。第4条进行市场调研在进行国际采购前，应对采购市场开展调研，调研内容主要包括以下两项。1．对采购商品的调研。主要调查商品的适用性、可靠性以及价格、质量、成分、货源等，并予以全面分析和综合考虑。而对大型机器设备及高新技术商品，则要注意调查其技术的先进性。2．对出口商资信的调查。主要调查出口商对与我国进行贸易合作的态度、目前的经营状况、以往交往中的信用、生产能力、技术水平等。第5条拟定国际采购方案国际采购方案是采购公司在国外市场调研和价格成本核算的基础上为采购业务制定的有关经营意图的各项具体措施安排，其内容包括以下4点。1．采购数量和时间安排。2．采购交易对象的选择和安排。3．采购成交价格的掌握。4．采购方式和采购条件的掌握。第3章开展国际采购工作第6条询盘采购人员应向供应商询问购买某几种货物的各项交易条件，要求其进行答复。第7条发盘确定需要采购后，采购人员需向供应商提出购买货物的各项交易条件，并使其保证愿意按照这些条件达成交易和签订合同。发盘内容具有法律效力，采购人员必须严格检查和审核。第8条还盘如果采购人员对供应商的条件不同意或不完全同意，应当提出修改建议，或对其提出新的限制性条件。交易过程中，需要进行多次的发盘、还盘、再还盘，以最终确定采购条件。第9条接受如果采购人员同意对方在发盘中提出的交易条件并统一按照这些条件订立合同时，可以接受采购。一般情况下，接受需要满足以下4个条件。1．接受必须由特定的受盘人做出。2．接受必须用口头或者书面的声明表示出来，本公司一般情况下需采用书面声明形式。3．接受通知必须在发盘的有效期内送达发盘人。4．接受必须与发盘相符，对于某些非实质性变更仍构成有效接受。第4章附则第10条本规范由公司采购部制定，最终解释权归采购部所有。第11条本规范由公司总经理审批同意后执行。1．2．2国际采购合同管理规范国际采购合同管理规范第1章总则第1条目的为了规范国际采购合同管理工作，降低国际采购风险，使国际采购工作顺利进行，特制定本规范。第2条适用范围本规范适用于国际采购合同管理工作。第2章国际采购合同内容规范第3条合同的首部国际采购合同的首部包括开头和序言、合同名称、编号、缔约日期、缔约地点、当事人的名称和地址等。在规定这部分内容时应注意以下两点。1．要把当事人双方的全称和详细地址列明，有些国家法律规定这些内容是合同正式成立的条件。2．要认真规定好缔约地点，因为合同中若对合同适用的法律未作出规定时，根据有些国家的法律规定和贸易习惯的解释，可适用合同缔约地国家的法律。第4条合同的主体合同的主体必须包括双方的权利和义务，以及合同的各项条款，主要包括以下3类信息。1．货物名称、品质规格、数量、包装、单价和总值。2．货物交货期、装运港和目的港、支付方式、保险条款、检验条款、异议索赔条款、仲裁条款和不可抗力等。3．根据不同货物和不同交易情况加列的其他条款，如保值条款、溢短装条款、品质公差条款以及合同适用的法律等。第5条合同的结尾1．采购合同的结尾应包括合同的份数、使用文字、效力以及双方的签字等。2．需要时，还需在合同之后附上附件，作为合同不可分割的一部分。第3章采购合同的订立第6条合同订立时间1．部分国家法律认为接受生效时间必须与合同成立时间一致，接受一经生效，合同即告成立。2．采购人员应注意，交易一经确认或接受，即认为采购成立，买卖双方均受此约束。3．合同的订立、修改和终止都须采用书面形式。第7条合同订立依据1．在以函电形式成交时，任何一方当事人如果要以签订书面合同作为合同成立的依据，都必须在发出要约或在承诺通知中提出这一保留条件。在这种情况下，合同应于签订书面合同时成立而不是在双方以函电达成协议时成立，双方当事人在签订书面合同前均不受函电成交协议的约束。2．如任何一方当事人都没有要求签订书面合同作为合同成立的依据，则按照合同法的一般原则，合同应于双方以函电达成协议时成立，即当载有承诺内容的信件、电报或电传生效时，合同即告成立。在此情况下，任何一方当事人均不得以未签订书面合同为由否定合同的成立。第8条合同订立注意事项1．签订国际采购合同时必须贯彻我国的对外贸易方针政策，应体现平等互利的原则。2．在合同签订过程中，应反对对方把片面维护一方利益的条款订入合同，也不应把对方不愿意接受的某些条款强加于人。3．合同订立时双方当事人的意思表示必须一致和真实，且双方当事人都有订约行为能力，合同标的、内容必须合法。4．合同内容必须与洽商达成的协议内容一致，同时合同条款规定必须严密，应明确责任并保证权利义务对等。第4章采购合同的履行第9条采购合同履行流程采购合同的履行过程包括以下5步。1．申请开立信用证。2．办理运输手续。3．办理保险。4．申请付款。5．报关、检验、提货。第10条合同索赔处理进口索赔时要分清各方的责任，确定索赔的对象，并在索赔期限内提出。1．一般情况下，凡属于保险公司承保责任范围内的损失，应向保险公司索赔。2．凡属卸货数量少于提单所载数量，或由于船方过失使货物发生损坏的，