行政部行政专员工作流程

行政部行政专员工作流程行政部行政专员工作流程行政部行政专员工作流程xxx公司行政部行政专员工作流程文件编号：文件日期：修订次数：第1.0次更改批准审核制定方案设计，管理制度目录一、行政监督检查工作流程 2二、文件签批管理工作流程 2三、文件借阅管理工作流程 2四、文件资料销毁管理工作流程 错误！未定义书签。五、信函管理工作流程 2六、传真管理工作流程 2七、办公用品管理工作流程 2八、盘点管理工作流程 2九、节假日管理工作流程 2十、名片制作管理工作流程 2十一、会议室使用审批管理工作流程 2十二、安全检查管理工作流程 2十三、培训前期准备流程 十四、培训管理流程十五、员工大会工作流程十六、读书会工作流程十七、晨会流程十八、周绩效会议实施流程十九、月绩效会议实施流程二十、外派培训管理流程二十一、积分币兑换流程二十二、行动日志发放流程办公用品比价行政费用报销流程工装管理流程证照管理流程公章管理流程各类证明流程一、行政监督检查工作流程流程编号主责部门行政部流程涉及部门行政部、相关部门上接流程下接流程节点流程图流程说明执行人时限节点作业内容输出/子流程1下达监督检查指示下达监督检查指示行政经理提前1周行政经理制定监督检查日期及内容2监督检查准备监督检查准备行政助理1天行政助理准备《服务检查表》《服务检查表》3实施监督检查实施监督检查行政助理相关部门按时间要求行政助理按时间要求完成监督检查《服务检查表》4检查通报检查通报行政助理1行政助理整理《服务检查表》，形成服务检查通报，上报行政经理《服务检查通报》5审核审核行政经理1天行政经理审核通报及处理意见《服务检查通报》6资料存档资料存档行政助理1天行政助理收集相关的所有材料，整理建档《服务检查档案》相关支持性文件1.《服务检查表》2.《服务检查通报》3.《服务检查档案》二、文件签批管理工作流程流程编号主责部门行政部流程涉及部门行政部、相关部门上接流程下接流程节点流程图流程说明执行人时限节点作业内容输出/子流程1起草文件起草文件行政经理相关部门1天行政助理或相关部门根据工作情况起草文件《文件》2整理文件整理文件行政助理1天行政助理将起草的《文件》排版，校稿然后打印，并附上《阅办卡》上报领导签批《阅办卡》3文件签批文件签批公司领导2天公司领导对《文件》进行审阅并签批意见《阅办卡》4更改文件更改文件行政经理相关部门1天行政经理将意见反馈给相关部门并进行更改，再次进行签批《阅办卡》5打印下发文件打印下发文件行政助理1天行政助理加编号红头打印文件，盖章并下发给相关部门，填写《文件领用登记表》《文件领用登记表》6学习文件学习文件相关部门1天各部门负责接到《文件》后，登记《文档档案》保管并组织员工进行学习《文件档案》7原始签批文件存档原始签批文件存档行政助理1天行政助理填写《文件档案》，并保管《文件档案》8相关支持性文件1.《文件》2.《阅办卡》3.《文件领用登记表》4.《文件档案》三、文件借阅管理工作流程流程编号主责部门行政部流程涉及部门行政部、相关部门上接流程下接流程节点流程图流程说明执行人时限节点作业内容输出/子流程1借阅申请借阅申请部门负责人1天部门负责人根据工作需要提出借阅申请《文件借阅申请单》2上报申请、办理手续上报申请、办理手续行政助理1天行政助理根据申请原因，办理借阅手续，约定归还时间，登记文件借阅申请表，签字领取《文件借阅登记表》3使用文件使用文件部门负责人3天借阅文件，按时归还《文件》4归还文件归还文件行政助理1天部门负责人归还文件，行政助理进行确认，在文件借阅登记表上签字《文件借阅登记表》5文件存档文件存档行政助理1天行政助理整理文件，并保管《文件档案》678相关支持性文件1.《文件借阅申请表》2.《文件借阅登记表》3.《文件档案》五、信函管理工作流程流程编号主责部门行政部流程涉及部门行政部、相关部门上接流程下接流程节点流程图流程说明执行人时限节点作业内容输出/子流程1接到信函或杂志接到信函或杂志行政助理1天行政经理收到信函《信函》2分信或杂志分信或杂志行政助理1天行政经理根据收信人进行分类发放《信函》3收信或杂志收信或杂志相关部门1天相关部门收到信函与杂志《信函》4未标明收信人未标明收信人行政助理1天行政经理拆信并回信《信函》5存档存档行政助理1天行政助理填写《信函档案》，并保管《信函档案》678相关支持性文件1.《信函》2.《信函档案》六、传真管理工作流程流程编号主责部门行政部流程涉及部门行政部、相关部门上接流程下接流程节点流程图流程说明执行人时限节点作业内容输出/子流程1接到传真接到传真行政助理1天行政助理按要求接到传真《传真》2接收传真接收传真行政助理相关部门1天行政助理根据要求进行分类发放《传真》3发送传真发送传真行政助理相关部门1天行政助理或相关部门按要求发送传真《传真》4确认对方是否收确认对方是否收行政助理相关部门1天行政助理或相关部门与对方电话联系，确定对方收传真《传真》5存档存档行政助理1天行政助理填写《传真档案》，并保管《传真档案》678相关支持性文件1.《传真》2.《传真档案》七、办公用品管理工作流程流程编号主责部门艺术学校流程涉及部门行政部、相关部门上接流程下接流程节点流程图流程说明执行人时限节点作业内容输出/子流程1办公用品申报办公用品申报办公用品管理员每月8日前办公用品管理员填写《办公用品申请表》上交部门负责人审批。《办公用品申请表》2需求审批需求审批部门负责人1天部门负责人依据预算、使用情况、库存情况，实施需求审批。审批后的《办公用品申请表》3需求上报需求上报办公用品管理员每月10日前办公用品管理员将《办公用品申请表》上报行政部行政助理，办公用具以旧换新。审批后的《办公用品申请表》4需求汇总需求汇总行政助理1天行政助理将各部门上报的需求表，进行整理汇总，形成《办公用品采购汇总表》《办公用品采购汇总表》5采购实施采购实施行政经理5天行政部行政经理依据《办公用品采购汇总表》，进行三方询价，然后实施采购。《采购物品清单》6办公用品验收入库办公用品验收入库行政经理1天行政经理依据《办公用品采购汇总表》实施验收，并建立更新管理台账。《办公用品管理台账》7各部门领取、建账各部门领取、建账办公用品管理员16日（遇节假日顺延）办公用品管理员依据《办公用品申请表》，将本部门办公用品领回，当天完成入账实施分类保管。《办公用品管理台账》8使用、整理使用、整理部门内员工随时部门内员工以旧换新到办公用品管理员处领取办公用品。《办公用品管理台账》9办公用品盘点办公用品盘点办公用品管理员每月末办公用品管理员按办公用品管理台账盘点，实施盘点记录消耗入账。《办公用品管理台账》相关支持性文件1.《办公用品申请表》2.《办公用品采购汇总表》3.《办公用品管理台账》八、盘点管理工作流程流程编号主责部门艺术学校流程涉及部门行政部、相关部门上接流程下接流程节点流程图流程说明执行人时限节点作业内容输出/子流程1办公用品申报办公用品申报办公用品管理员每月8日前办公用品管理员填写《办公用品申请表》上交部门负责人审批。《办公用品申请表》2需求审批需求审批部门负责人1天部门负责人依据预算、使用情况、库存情况，实施需求审批。审批后的《办公用品申请表》3需求上报需求上报办公用品管理员每月10日前办公用品管理员将《办公用品申请表》上报行政部行政助理，办公用具以旧换新。审批后的《办公用品申请表》4需求汇总需求汇总行政助理1天行政助理将各部门上报的需求表，进行整理汇总，形成《办公用品采购汇总表》《办公用品采购汇总表》5采购实施采购实施行政经理5天行政部行政经理依据《办公用品采购汇总表》，进行三方询价，然后实施采购。《采购物品清单》6办公用品验收办公用品验收行政经理1天行政经理依据《办公用品采购汇总表》实施验收，并建立更新管理台账。《办公用品管理台账》7各部门领取、建账各部门领取、建账办公用品管理员16日（遇节假日顺延）办公用品管理员依据《办公用品申请表》，将本部门办公用品领回，当天完成入账实施分类保管。《办公用品管理台账》8领取使用、整理领取使用、整理部门内员工随时部门内员工以旧换新到办公用品管理员处领取办公用品。《办公用品管理台账》9办公用品盘点办公用品盘点办公用品管理员每月末办公用品管理员按办公用品管理台账盘点，实施盘点记录消耗入账。《办公用品管理台账》相关支持性文件1.《办公用品申请表》2.《办公用品采购汇总表》3.《办公用品管理台账》九、节假日管理工作流程流程编号主责部门艺术学校流程涉及部门行政部、相关部门上接流程下接流程节点流程图流程说明执行人时限节点作业内容输出/子流程1确定节假日休息时间确定节假日休息时间行政助理节假日前7天行政经理根据国家法定假休息安排，制定公司的休息时间，上报行政经理《放假时间安排》2休假时间审批休假时间审批行政经理1天行政助理上报行政经理，行政经理跟领导沟通最后确定时间审批后的《放假时间安排》3编写放假通知编写放假通知行政助理1天行政助理根据放假时间安排编写放假通知，由行政经理审核《放假通知》4下发通知下发通知行政助理1天行政助理下发审核后的放假通知给公司所有部门审核后的《放假通知》5接收通知接收通知各部门负责人1天各部门负责人接收通知，做好值班安排，上报总校或区域汇总审批《值班表》6汇总、审核值班表汇总、审核值班表总校各区域各部门1天总校及区域由主管领导审批，职能报主管领导审批《值班表》7上报值班表，安全检查上报值班表，安全检查各部门负责人1天总校、区域、职能上报行政经理审批后的值班表，并进行安全检查《值班表》8整理，备案整理，备案行政助理1天行政助理整理值班表，存档备案《值班表》9相关支持性文件1.《放假时间安排》2.《放假通知》3.《值班表》十、名片制作管理工作流程流程编号主责部门艺术学校流程涉及部门行政部、相关部门上接流程下接流程节点流程图流程说明执行人时限节点作业内容输出/子流程1名片制作申请名片制作申请办公用品管理员每月8日前办公用品管理员根据名片库存，填写名片制作申请《名片制作申请表》2需求审批需求审批部门负责人1天部门负责人依据预算、使用情况、库存情况，实施需求审批。审批后的《名片制作申请表》3需求上报需求上报办公用品管理员每月10日前办公用品管理员将《名片制作申请表》上报行政部行政经理审批后的《名片制作申请表》4需求汇总需求汇总行政经理1天行政经理将各部门上报的需求表，进行整理汇总，形成《名片制作汇总表》《名片制作汇总表》5实施制作实施制作行政经理1天行政部行政经理依据《名片制作汇总表》，与制作方沟通名片信息及样《名片》6核对名片信息核对名片信息各部门负责人1天行政经理将制作方的名片样子反馈给各部门，各部门确认信息，反馈给行政经理结果《名片》7安排制作安排制作行政经理1天行政经理安排制作方制作，制作期为三天。《名片》8名片领取、验收名片领取、验收办公用品管理员1天制作完毕后，行政经理通知办公用品管理员领取名片，对信息进行核对，并签字确认《名片》9整理、存档整理、存档行政助理每月末行政助理整理名片申请，分摊费用《办公用品分摊表》相关支持性文件1.《名片制作申请表》2.《名片制作汇总表》3.《名片》4.《办公用品分摊表》十一、会议室使用审批管理工作流程流程编号主责部门艺术学校流程涉及部门行政部、相关部门上接流程下接流程节点需求整理场地使用申请需求整理场地使用申请使用会议室使用完毕验收整理、存档流程说明执行人时限节点作业内容输出/子流程1各部门负责人每周五前各部门负责人根据下周工作安排，提出会议室使用申请《会议室使用申请表》2行政助理1天行政助理根据各部门的申请，进行时间安排《会议室使用安排表》3各部门负责人会议时间各部门负责人按时间安排表到行政助理处领取钥匙及设备，并对会议室进行打扫，整理，在〈会议室使用登记表〉上签字审批后的《会议室使用登记表》4各部门负责人1天各部门负责人在会议室使用完毕后，对会议室进行打扫，清理，锁门后归还钥匙及设备，并在〈会议室使用登记表〉上签字《会议室使用登记表》5行政助理1天行政经理收回钥匙后对会议室内卫生及设备进行验收，如不合格，通知使用部门返工《会议室使用登记表》6行政助理每月末行政经理整理〈会议室使用登记表〉，保管好钥匙及设备《会议室使用登记表》相关支持性文件1.《会议室申请表》2.《会议室使用登记表》十二、安全检查管理工作流程流程编号主责部门艺术学校流程涉及部门行政部、相关部门上接流程下接流程节点流程图流程说明执行人时限节点作业内容输出/子流程1签订安全责任状签订安全责任状行政经理年初行政经理在年初与各部门责任人签订〈安全责任状〉《安全责任状》2学习责任状内容学习责任状内容部门负责人1天相关部门责任人组织本部门员工学习责任状内容，严格按照安全检查内容进行安全检查《安全检查表》3制订安全预案制订安全预案部门负责人3天部门负责人制订本部门的安全预案及安全员值班表，定期对员工进行安全培训《安全预案》《安全值班表》4安全自检安全自检安全员每天安全员每天严格按照〈安全检查表〉进行自查，包括门窗、电源、电器、灭火器、消火栓等设备设施，埴写安全员值班表，如发现问题，立刻上报部门负责人，部门负责人上报行政经理，行政经理及时解决《安全值班表》〈维修流程〉5监督检查监督检查行政经理/行政助理每月行政部行政经理、行政助理每月检查各部门安全检查记录，并对安全设施及设备进行现场监督检查，形成〈检查表〉《检查表》6检查通报检查通报行政助理1天行政助理依据《检查表》形成《检查通报》，通报批评最后一名《检查通报》7审批通报审批通报行政经理1天行政经理审核《检查通报》并签批《检查通报》8下发通报下发通报行政经理1天员工大会通报检查结果，最后一名接受成长《检查通报》9整理、存档整理、存档行政助理每月末行政助理整理《检查表》，《检查通报》，存档《检查通报档案》相关支持性文件1.《安全责任状》2.《安全检查表》3.《安全预案》4、《安全值班表》5、《检查表》6、《检查通报》十三、培训前期准备流程流程编号主责部门运营中心流程涉及部门行政部、相关部门上接流程下接流程节点流程项目流程说明执行人时限节点作业内容输出/子流程1拟定培训通知拟定培训通知运营中心学校运营经理1个工作日1.学校运营经理与讲师沟通确定培训讲师及课程、培训时间、地点、参加人员、培训费用预算。2.下发培训通知，确认每个参训人员收到通知。培训通知、培训议程、人员分组表2物料准备物料准备运营中心学校运营经理2个工作日1.列出培训所需物料清单（①会场用品②VI广告制品③茶点④办公用品⑤音响、投影、摄像、照相）培训物料清单3人员分工人员分工运营中心学校运营经理2个工作日根据培训议程对接人员分工，主要涉及音响师、跑麦人员、会场纪律监督人员、入场指引人员、记分员人员分工表4会场布置会场布置学校运营经理、学校运营主管、行政部1个工作日1.根据培训分组要求布置会场：场地桌椅的摆放、桌布、桌签影布、电脑、投影仪的安装、pk评分表的张贴2.与音响师一起对培训所需音乐试音5结束结束学校运营经理根据培训所需物料检查是否准备全面。相关支持性文件1.培训议程2.培训物料准备清单3.人员分工表十四、培训管理流程流程编号主责部门运营中心流程涉及部门行政部上接流程下接流程节点流程项目流程说明执行人时限节点作业内容输出/子流程1签到签到行政助理小时1.行政助理在正式开始前30分钟负责将签到表放到培训入场门前，监督人员签到。2.入场指引人员负责指引人员按计划入座培训签到表2培训开始培训开始主持人、会务人员2个工作日1.主持人上台（有上台音乐）宣布培训主题、培训纪律、分组情况及团队风采展示评分标准，要求大家进行风采展示，介绍讲师、培训课程、最后引出培训讲师2.培训讲师上台（有上台音乐），开始正式进行培训3.培训过程中工作人员要监督会场纪律，记分员及时做好减分加分，跑麦人员要根据讲师的问题及时递麦，准备茶点人员准备好课程中间休息时间的茶点及开水。4.讲师培训完毕后，主持人上台宣布培训的团队pk分数5.每个课程结束后下发培训满意度调查表。4茶歇茶歇行政助理2个工作日确保有足够的饮用水。水果、点心尽量不能空盘。工作人员做好服务工作。5结业典礼结业典礼主持人1个工作日准备好奖品、结业证书等资料公布PK结果，第一名奖励最后一名成长并发言颁发结业证书，领导总结发言9结束结束行政助理、学校运营经理、主持人主持人上台宣布培训结束。将下发的表格全部收回。整理好会场，将投影、桌布、桌签、电脑等物资收好相关支持性文件：1.培训签到表十五、员工大会工作流程流程编号主责部门行政部流程涉及部门所有部门上接流程下接流程节点流程图流程说明执行人时限节点作业内容输出/子流程1制定会议计划制定会议计划行政经理每月月初行政经理与公司领导制定本月员工大会计划确定会议时间。《会议安排》2确定人员确定人员行政助理、人事助理1天行政助理与人事助理对接确定新员工、转正员工、拜师及员工生日的名单《转正新员工名单》3下发会议准备通知下发会议准备通知行政助理、行政经理会议月7日前行政助理拟定员工大会准备通知经行政经理审核之后下发给相关部门，落实收到情况员工大会准备通知4会议准备会议准备行政助理3天行政助理根据会议安排与河北川韵沟通音响灯光及音乐，落实场地、会场布置，会议所需物品的准备，桌椅的搬运需要与物流中心沟通，落实转正员工的师傅名单、转正评价、转正感言、证书；新员工代表发言稿、工装；拜师员工师傅名单；流动红旗明细、证书等工作《会议工作安排》5下发会议通知下发会议通知行政助理会议前3天再次确定新员工、转正员工、拜师员工的名单，拟定员工大会通知经行政经理审核下发，落实收到情况员工大会通知6会场布置会场布置行政部会议当天准备足够的椅子，椅子摆放整齐，连接投影音响，张贴桌位图并按其摆好各部门展示牌《员工大会工作安排》7会议开始会议开始行政经理行政助理河北川韵会议当天行政经理依据主持词开展会议，河北川韵按主持词做好灯光、音响、音乐等工作、行政助理按主持词准备物料、礼仪负责物料的《员工大会主持词》8会议结束会议结束行政经理行政助理河北川韵会议结束后第2天行政助理负责收拾会议材料等物品，河北川韵收拾会场音响，行政经理监督《会议工作安排》9会议资料存档会议资料存档行政经理行政助理会后5天内行政助理收集与会议相关的所有材料，形成会议纪要，存档，报行政经理审核，如有会议督办事宜转到行政督办流程。《会议档案》十六、读书会工作流程流程编号主责部门行政部流程涉及部门所有部门上接流程下接流程节点流程图流程说明执行人时限节点作业内容输出/子流程1内容内容行政经理每月月初公司绩效管理委员会在上月绩效会上确定下月读书会学习内容《会议安排》2确定读书会时间确定读书会时间行政助理、人事助理1天行政经理与公司领导制定本月读书会时间。《转正新员工名单》3下发会议通知下发会议通知行政助理会议月7日前行政助理在会议一周前下发通知。员工大会准备通知4收集表格收集表格行政助理3天行政助理在会议前一天收集参会人员读书会表格《会议工作安排》5会议实施会议实施行政助理会议当天准备投影、笔记本、桌椅等会议物资员工大会通知6会议结束会议结束行政部会议当天相关资料备案，收拾会场《员工大会工作安排》十七、晨会流程流程编号主责部门流程涉及部门上接流程下接流程节点流程图流程说明执行人时限节点作业内容输出/子流程1集合、整队集合、整队全员每天晨会时间已到，30秒内集合完毕，掌声响起来。以主持人排头为基准，向左向右看齐，向前看，稍息、立正、跨列。2作风作风全员每天各位亲爱的家人大家早上好！（全体）好！我们的作风是：（全体）认真快坚守承诺！今天是X月X日，星期X，很高兴由XX为大家主持今天的工作，希望我今天的主持能够给大家带来收获多多，快乐多多的一天，好不好！（全体：好！）把一遍掌声送给自己。3诵读《秦川价值准则》诵读《秦川价值准则》全员每天全体诵读《秦川价值准则》；《秦川价值准则》4汇报成果和今日目标汇报成果和今日目标全员每天各自汇报一下昨天的工作成果和今天的目标（第一位…、下一位…）汇报完毕，一遍掌声送给自己；《每日任务视觉看板》5着装、《行动日志》检查着装、《行动日志》检查全员每天1.把目光聚焦在对方伙伴身上，看看我们仪表是否规范，胸牌有无佩戴，头发是否整洁，皮鞋够不够亮，女士有没有化淡妆。有无需要成长的伙伴（没有/有）；2.请交换检查《行动日志》；《行动日志》填写标准领导讲话领导讲话全员每天店长有无事宜通报；领导讲话；6口号口号全员每天三句话结束今天晨会：各位伙伴，今天的心情（好极了），今天的沟通（棒极了），今天的目标（实现了）；7背诵《秦川宣言》背诵《秦川宣言》全员每天全体背诵《秦川宣言》；《秦川宣言》8天使舞天使舞全员每天全体跳《天使舞》；9散会散会全员每天三遍爱的鼓励，散会。十八、周绩效会议实施流程流程编号主责部门各部门流程涉及部门各区域/部门上接流程下接流程节点流程图流程说明执行人时限节点作业内容输出/子流程1绩效评估表准备绩效评估表准备部门全员提前半天员工填写《绩效会议评估表》进行上周的工作总结以及本周的工作计划，；《绩效会议评估表》2会议通知会议通知主持人提前半天与区域/部门负责人确定会议时间，会议定向，主持人通知参会人时间、地点；3主持人会前准备主持人会前准备全员会议开始前15分钟主持人负责准备参会人的绩效评估表、并准备座位，电脑、投影仪等开会必须用品；4上周工作总结、计划上周工作总结、计划全员第一项会议开始，主持人安排参会人开始工作汇报，含上周目标总结/差距/原因/障碍；本周目标计划/对策方法/资源支撑找出差距/原因障碍；《绩效会议评估表》5领导本周工作安排领导本周工作安排全员第二项参会人员汇报完毕，由领导做出评价及本周的工作安排；6会后培训分享会后培训分享全员第三项与会人员进行学习成长分享7会议纪要编制会议纪要编制全员会议结束当日会议结束后由主持人编制会议纪要，交部门负责人审核签批；《会议纪要》8会议纪要下发会议纪要下发全员会议结束次日会议确认无误后，由主持人上报部门经理及监督人员，并下发至参会人员；十九、月绩效会议实施流程流程编号主责部门各部门流程涉及部门各区域/部门上接流程下接流程节点流程图流程说明执行人时限节点作业内容输出/子流程1绩效评估表准备绩效评估表准备部门全员提前半天员工填写《月绩效会议评估表》进行上周的工作总结以及本周的工作计划，；《月绩效会议评估表》2会议通知会议通知主持人提前半天与区域/部门负责人确定会议时间，会议定向，主持人通知参会人时间、地点；3主持人会前准备主持人会前准备全员会议开始前15分钟主持人负责准备参会人的绩效评估表、并准备座位，电脑、投影仪等开会必须用品；4上月工作总结、计划上月工作总结、计划全员第一项会议开始，主持人安排参会人开始工作汇报，含上月目标总结/差距/原因/障碍；本月目标计划/对策方法/资源支撑《绩效会议评估表》5领导本月工作安排领导本月工作安排全员第二项参会人员汇报完毕，由领导做出评价及本月的工作安排；6会后培训分享会后培训分享全员第三项与会人员合理化创新建议讨论/学习成长分享7会议纪要编制会议纪要编制全员会议结束当日会议结束后由主持人编制会议纪要，交部门负责人审核签批；《会议纪要》8会议纪要下发会议纪要下发全员会议结束次日会议确认无误后，由主持人上报部门经理及监督人员，并下发至参会人员；二十、外派培训管理流程主责部门行政部流程涉及部门各部门上接流程无下接流程无节点流程图流程说明执行部门/人时限节点作业内容子流程/表单记录1