银行公文处理办法

**有限公司公文处理办法第一章总则第一条为使**有限公司（以下简称“本行”）的公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文处理工作的质量和效率，根据《国家行政机关公文处理办法》、《国家行政机关公文格式》等有关规定，参照《中国共产党机关公文处理条理》，结合本行实际，特制定本办法。第二条本行的公文是在经营管理和公务活动过程中形成的具有法定效力和规范格式的文书，是依法经营管理和进行公务活动的重要工具。第三条公文处理是指公文的办理、管理、整理、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。第四条公文处理应当坚持实事求是、精简、规范、高效的原则，做到及时、准确和安全。第五条公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定及本行保密制度，确保党和国家秘密及本行商业秘密的安全。第六条综合管理部是本行公文处理工作的管理机构，主管全行公文处理工作，统一办理公文的收发、分办、传递、核稿、打印、用印、立卷、归档和销毁工作。各部门应确定专（兼）职文书人员负责公文处理工作。文秘人员应当具有较高政治素质，熟悉业务，廉洁正派，具备文秘专业知识和文字综合能力。第二章公文主要种类第七条本行公文种类主要包括：（一）报告适用于向上级机关和监管机关汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答复询问。（二）请示适用于向上级机关和监管机关请示工作，请求批准。（三）决定适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关人员。（四）决议适用于对按照法定组织程序召开会议通过的重要事项、商讨定论的重大问题做出的重大决策、要求贯彻执行的意见及对工作做出布署安排。（五）意见适用于对某一重要问题提出设想、建议和安排，或对会同其他单位共同决定的事项提出本行的意向和建议。（六）通知适用于发布规章、转发上级机关、国家机关和不相隶属机关的公文，批转要求下级办理和需要周知或共同执行的事项。（七）通报适用于表彰先进、批评错误，传达重要情况。一般分为知识性通报、工作情况通报和批评通报。（八）批复适用于答复下级机关的请示事项。（九）函适用于与不相隶属的有关单位相互商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。（十）会议纪要适用于传达会议决定事项和主要精神，要求与会单位共同遵守执行事项。会议决定事项包括涉及机构、编制、经费、人事任免、表彰、工资、福利、重大项目的审批等事项。（十一）简报适用于简要通报经营管理、业务进展及其它重要活动等情况。第八条本行发文的主要类别：（一）董事会、监事会发文。即：**有限公司董事会文件（**银董发〔2XXX〕XX号）；**有限公司监事会文件（**银监发〔2XXX〕XX号）。（二）行政发文。即：**有限公司文件（主要有：**银发〔2XXX〕XX号等公文字号）。第三章公文格式第九条公文一般由眉首、正文、文尾三部分组成。置于公文首页红色反线（宽度同版心，即156哑）以上的各要素统称眉首；置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；置于主题以下的各要素统称文尾。第十条公文眉首一般占首页的三分之一到五分之二，用横线与正文部分隔开。主要包括：（一）公文字头。一般为发文机关字样，由发文机关全称或规范化简称加“文件”组成。发文机关标识上边缘至版心上边缘为25哑，对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80哑。字体一般用方正小标宋简体，字号以22哑15哑为限。用醒目、整齐、庄重字体套红印刷，置于眉首上部，公文字号之上，居中。（二）公文字号。一般包括机关代号、年号、顺序号。发文机关下空2行，用三号仿宋字体，居中排布；年号、顺序号用阿拉伯数码标识；年号应标全称，用六角括号“〔〕”括入；顺序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。发文机关是由几个单位联合发文，应标明联合行文的各单位名称，将主办单位排列在前，同时只注明主办单位的发文字号，发文由主办部门统一编号。（三）秘密公文应分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”，注在公文眉首右上角，用三号黑体字。公文的秘密等级的确定由主办部门提出意见，综合管理部审核确定。（四）紧急公文应分别标明“特急”、“急”。如既是紧急文件又是秘密文件，应先注明紧急程度，再在此项上方注明秘密等级。用三号黑体字。公文紧急程度的确定由主办部室提出意见，由综合管理部审核确定。（五）签发人。上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用三号仿宋字体，签发人后标全角冒号，冒号后用三号楷体字标识签发人姓名。第十一条正文部分一般包括：（一）标题。置于眉首之下、主送单位之上，居中。公文标题由相关介词“关于”、“对”，内容提要，文种词三部分内容构成。公文标题应准确、简练地概括公文的主要内容，正确规范种类；一般不用标点符号，但标题中的法规名称要加书名号。公文标题用二号宋体字（正文用三号仿宋体字，文中如有小标题可用三号小标宋体字或三号黑体字），可分一行或多行居中排布，回行时应做到词义完整，排列对称，间距恰当。转发文件时，如原标题过长，可重新确定标题。（二）主送单位。主送单位是公文的主要接收对象，即需按照公文内容答复事项、办理工作的单位。一般置于标题之下、内容之上、左端顶格，最后一个主送机关名称后标全角冒号。主送单位为多个时，按级别顺序排列。内部发文一般按各部室的顺序排列。（三）内容（公文的主体部分）。主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。公文内容的结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1”，第四层为“①”，但应尽量减少层次。规定性文件、规章制度等，按有关规定，用章、节、条、款、项、目等标明层次。（四）附件。公文中如有随正文发送的附件，应在正文下空一行左空2字用3号仿宋字体标识“附件”，一般标注于正文之后，成文日期、印章之前。附件标注方法为附件（或附表）“1.”、“2.”、“3.”，或附伟或附表）1—（1）、1-（2）……。如系转发文件并在转发通知中写明了文件名称和发文字号的，可不再注明附件。（五）落款。包括发文机关印章和成文日期。除会议纪要和翻印的文件外，公文必须加盖印章。加盖印章的公文不再另署机关名称。印章与正文一般应保持两行字的间隔。单一机关制作的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间，成文时间右空4字，加盖印章应上距正文2哑一4哑，端正、居中下压成文时间。当印章下弧无文字时，采取下套方式，即仅以下弧压在成文时间上；当印章下弧有文字时，采取中套方式，即印章中心线压在成文时间上。联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字；主办机关印章在前，两个印章均压成文时间。当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。成文日期以签发人签发的日期为准，用汉字将年、月、日标全，日期数字为阿拉伯数字。公文如有附注（需要说明的其他事项），用三号宋体字，居左空2字加圆括号在成文时间下一行标注。第十二条文尾部分。一般包括主题词、抄报、抄送、内部发送栏、印发机关、印发日期等。（一）主题词。主题词适用于文献的分类和检索的标识符号。由表现公文内容归属、主题内容的词组和表现公文形式特点的词或词组构成；“主题词”三字一般用三号黑体，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用三号小标宋体字；词目之间空1字。（二）抄报、抄送、内部发送栏。抄报、抄送单位是指除主送单位以外需要执行或知晓公文的其他单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。抄报、抄送在主题词下一行，左空1字用三号仿宋体字标识，后标全角冒号，机关之间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐，在最后一个抄送机关后标句号。对市委、市政府、县委、县政府等上级领导机关用抄报，对平级及下级单位用抄送。抄报单位有两个以上时，按级别高低排列；抄送单位有两个以上时，按与公文事项的联系紧密程序顺序排列。内部发送单位为本行内部需要了解公文内容的单位，一般指各有关部门。（三）印刷及印发机关、印发日期栏。印发机关、印发日期在下排分居左右两端，字体全部为三号仿宋字体，印发机关左空1字，印发时间右空1字，之下用横线封底，印刷机关统一为**有限公司。（四）页码。用四号半角阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条四号一字线，一字线距版心下边缘7哑。单页码居右空1字，双页码居左空1字。空白页和空白页以后的页不标识页码。第四章行文规则第十三条行文关系，应根据各自隶属关系和职权范围确定。（一）各部门（综合管理部除外）原则上不向各分支行下达文件，但对已确定事项的有关具体事宜，或在其职权范围内布置事务性工作、明确本专业一般性的具体操作办法、询问或者答复有关问题，可以向各分支行行文；除综合管理部以外，内设机构不得以部门名义对外行文。（二）与其他单位联合行文，应由综合管理部与有关部门联合办理；（三）根据党政分工的原则，在行政公文中，不应向党的组织用请示、报告。布置任务的内容，如行政公文必须涉及党的工作的，应与党的组织联合行文。第十四条本行一级的公文，其内容应是带有全局性的重大问题，包括方针、政策和规章的发布，对全局工作或一个时期工作的部署，对某些重大问题或行动的决策，对全局工作有指导意义的经验介绍，以及向上级有关主管部门请示、报告，对下级单位的批复等。第十五条凡涉及需要与有关部门协商的问题，在与有关部门尚未取得一致意见之前，一律不得各自向下行文。第十六条向上级机关请示的事项，如涉及其他部门，应与这些部门充分协商，尽可能取得一致意见再上报；经过反复协商仍不能取得一致意见的，应在向上级机关的请示中如实写明各自的不同观点，以便上级机关裁决。第十七条行文请示一般不得越级，如因特殊情况必须越级行文时，应抄报被越过的上级机关。第十八条向上级机关的请示一般应主送一个机关，不要多头主报，不要同时抄送下级单位。请示的公文，一般应一事一报，一文一事，除领导直接交办的事项外，请示不要直接送领导者个人，也不要同时抄送同级和下级。“报告”中不得夹带请示事项。第十九条“意见”可以用于上行文、下行文和平行文。作为上行文，应按请示性公文的程序和要求办理，上级应当对下级报送的“意见”做出处理或给予答复。作为下行文，文中对贯彻执行有明确要求的，下级应遵照执行；无明确要求的，下级可参照执行。作为平行文，提出的意见供对方参考。第五章发文办理第二十条发文办理是指以本行名义制发公文的过程，一般包括拟稿、审核、签发、复核、缮印、用印、分发等程序。第二十一条公文拟稿（一）一般公文，按照分工负责的原则和日常工作程序，谁主管的事项就由谁拟办。带有方针、政策性的重要文件，有关负责人要亲自拟办，也可以集体研究提出方案，再指定专人拟办。（二）草拟公文应附相应的办文依据。根据来文拟办的公文，应附来文及拟文处理单等；根据领导批示草拟或签报的公文，应附有关领导批示或签报；根据会议议定事项草拟的公文，应附有会议纪要；因工作需要主动办理的公文，必要时应附简要说明。（三）公文内容应当符合党和国家的方针政策和法律、法规，符合本行经营发展战略。如提出新的政策、规定等，要切实可行，同时拟写签报加以说明。（四）拟写公文应当做到情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。（五）公文的文种应当根据行文目的、发文单位的职权和与主送单位的行文关系确定。（六）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。（七）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。（八）公文中，同一人员、机构、地点的称谓要前后一致。文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。（九）公文必须使用国家法定计量单位。（十）公文中的数字，除部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。（十一）草拟公文时，要用规定的公文专用纸，发文稿纸内规定的项目要用钢笔或签字笔详细填写，签发人要在签发栏内签署姓名（全称）。拟改文字不要越过装订线。（十二）签发和阅批公文，要用签字笔，不准用铅笔、圆珠笔等容易擦掉和变质的书写工具，并应签注姓名和日期，作为考核办事效率的依据。第二十二条公文会签公文的内容涉及其他单位或部门的工作，主办部门应主动办理会签（包括行内会签、公司外会签）。（一）行内会签时，会签部门一般应当在1个工作日内予以回复。急件应随到随签。如因特殊情况不能按期回复，会签部门应当提前与主办部门协商回复时限及方式，否则视为同意。（二）会签部门如对文稿有不同意见应附以说明，并由本部门主要负责人（正职或主持工作的副职，下同）签字。（三）主办部门与会签部门对文稿内容不能协商一致，主办部门应列明不能采纳会签部门意见的理据，并连同会签单位意见一并报请领导审定。（四）行外会签由主办部门送签并催办。对于上行文，行外会签单位有不同意见的，应在文内说明行外会签单位的意见及本行的建议，请上级机关裁定。公文经外会签后如作重大改动，应重新核稿，并由主办部门将改动情况写成签报连同会签后的文稿送签发人重新阅签。（五）其他单位主办、送本行会签的公文，应根据职责分工，先由行内部门进行审核把关。有关承办部门要对来文在政策内容、文字表述、公文格式、主抄送单位、密级等方面进行审核。文件涉及行内其他部门的，要主动征求有关部门意见。承办部门拟出审核意见（签报），与发文单位一并经综合管理部报行领导审签。对文件内容有不同意见的，应主动与办文单位协商修改。一般应在3个工作日内完成，有时限要求的，按规定时限办理。第二十三条公文审核（一）公文审核实行分级负责制。主办部门要有专人对本部门拟写的公文进行初审；主办部门负责人要严格把关，对文稿内容和数字的真实性、准确性负责；凡我行行政发文和公司党支部发文、综合管理部和党支部综合管理部发文，应经综合管理部审核后送领导签批。（二）公文核稿的主要内容包括：是否确需行文；行文方式及级别是否妥当，是否符合行文规则及公文格式、处理程序和公文拟制的有关要求；文稿内容是否符合党和国家的路线、方针、政策和法律法规；与当前中心工作和其他有关文件有无矛盾，是否脱节；同本行发布的规章制度有无抵触；提出的解决问题的意见、办法、措施是否符合实际，切实可行；内容涉及其他部门的，是否经过协商、会签，意见是否一致。意见不一致的，主办部门有无做出说明；密级及保密期限、紧急程度的确定是否妥当。（三）在不损害原意的情况下，综合管理部可以对文稿进行增删、文字加工。对于改动较多的文稿，由主办部门誉清后，连同综合管理部修改原件，一并送领导审批签发。（四）对于表述不清、内容紊乱或需要进一步政策措施、完善有关办法的文稿，综合管理部应提出意见，退主办部门进行修改。如综合管理部与主办部门不能就文稿的修改协商一致，由综合管理部向行领导做出说明。第二十四条公文签发（一）以本行名义发出的公文由行长、副行长按照分工负责的原则签发。其中上行文以及涉及有关重要问题或涉及面广的公文，送行长或主持工作的副行长签发。（二）党支部发文由党支部书记或书记授权的副书记签发，党支部书记、副书记都不在时，可委托其他党支部成员签发。（三）以综合管理部或党支部综合管理部名义发出的公文，由综合管理部、党支部综合管理部主任或主任授权的副主任审签后，送有关领导签发。转发文件且不需要提出新的措施要求的，可由综合管理部负责人签发。（四）送行外单位会签的公文，本行领导应首先签批；联合行文，应由牵头单位的领导首先签批，再送联合发文的其他单位领导签批。（五）以部门名义发出的公文，由各部门主要负责人签发。（六）签发公文应认真负责，主批人应当明确签署意见，并签上姓名和审批时间。其他审批人圈阅，应当视为同意。第二十五条公文的缮印（一）缮印一切文件，必须符合公文规定格式，排列整齐、清晰美观、份数准确。时间安排一般是先急后缓，先上报后下发的原则；（二）复印文件，一般性文件、资料应经部门领导先签，再经综合管理部审批；密级文件不得复印，特殊情况由行长审批，限定份数；（三）绝密公文必须指定专人打、校、印；（四）公文用纸采用规定的A4型纸；（五）公文页边与版心尺寸：公文用纸天头（上白边）37mm±1哑；公文用纸订口（左白边）为：28mm±1哑；版心尺寸为：156哑225哑（不含页码）。（六）排版规格：正文用三号仿宋字体，一般每面排22行，每行排28字；（七）制版要求：版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1哑；（八）印刷要求：双面印刷，页码套正，两面误差不得超过2哑。印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划；（九）装订要求：公文应左侧装订，不掉页。第二十六条公文的传递要有严格的登记手续。第六章收文办理第二十七条收文办理是对收到公文的办理过程，一般包括签收、登记、分发、拟办、批办、催办等程序。（一）登记来文都要统一编号，并登录收文登记簿，做到登录准确、清楚；机密以上的来电和已办签收的一般性文件、资料都要进行登记，及时、准确的分发，并要有签收手续；收文（发文）登记单和收件簿应保留两年，以备查考；原则上，急件要求最迟三天内办完，一般性文件一周内办完。综合管理部应及时催办，防止漏办或压误。（二）拆封收到凡署名党支部、行名或“本行负责人”的信件，由综合管理部拆封。凡署名并注明本人亲启的，必须由综合管理部交本人亲自拆封。以部门为收件人的信件，由部门拆封。（三）分发收到公文，综合管理部应及时填写“收文处理单”，呈行领导阅批，提出拟办意见，送有关部门办理；中共中央、国务院的文件以及国务院各部委和省人民政府、市人民政府、县人民政府、人民银行、银行业监督管理机构的请示、报告，均属重要文件，应立即呈送行领导批阅；一般业务性文件、资料、报表等，根据其业务内容和各部室的职责分工，直接分送有关部室处理，需要行领导批阅的，由综合管理部及时呈送行领导；对于主办部门不明确的文件，以及来文涉及几个部门的文件，均由综合管理部负责人拟定主办部门，再送请行领导确定；对上级部门要求贯彻执行的事项和对某些问题中的重大行动做出安排的文件，综合管理部应按行领导批示意见转发各有关部门处理；对上级交办的公文和下级的请示，有关部门应及时答复办理结果，对短期内难以办结的事项，应说明原因，不得积压不办。复文时，应注明发文机关的文号或交办机关的收文号。对不属于本部门职权范围或不宜由本部门办理的，部门负责人应及时签注意见，退综合管理部重新提出拟办意见，或由综合管理部报请领导确定。（四）催办凡需要及时办理的公文，综合管理部均应进行催办。第七章公文管理第二十八条公文由综合管理部和各部门专（兼）职人员统一收发、分办、传递、用印、整理、归档和销毁。员工调离工作岗位，应将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。第二十九条公文处理必须严格执行有关保密规定。（一）秘密公文要有严格的登记、签收、保管制度。绝密文件一律由机要人员负责签收和管理。秘密文件应由机要通信部门或专人递送，不能使用普通邮政；（二）禁止用普通传真机传输秘密公文和答复密电中提出的问题；（三）对上级机关、监管机关的文件，除绝密或注明不翻印的以外，经综合管理部负责人批准，可以翻印转发。翻印时，应注明翻印的机关、份数和时间。翻印或复印的文件视同正式文件管理。需要转发的公文，不得超出公文规定的传达范围；（四）其他机密文件、资料确实需要复印时，须经综合管理部负责人批准。正式文件的复印件，应当与原文同样进行登记、保管、收回和销毁；第三十条印发公文使用本行印章时，应审核公文是否经有权签发人签发，加盖公章应清晰美观。第八章公文的归档和销毁第三十一条公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，及时整理（立卷）、归档。个人不得保存应当归档的公