RL系列电话录音系统简介

编号：时间：2021年x月x日书山有路勤为径，学海无涯苦作舟页码：第页RL系列电话录音系统产品说明2001年11月16日

TOC\o"1-3"\h\z系统简介 2一、基本功能 2二、技术参数 3系统安装 4一、硬件安装 41.1微机 41.2录音卡 41.3加密狗 61.4连线 7二、软件安装 7软件操作 7一、系统启动 7二、基本操作 82.1主窗口说明 82.2模块功能 9系统简介当基于法律需求或其他原因，需要保留电话通讯过程的录音时，配备一套完善的电话录音系统便显得极为重要。如何准确无误的保留电话录音以及如何高质量的、方便的查听录音记录，均是系统设计面临的重要课题。RL系列系列电话录音系统，是本公司凭借多年来在语音技术方面的专业经验，使用最新数字电子技术，辅以现今为止最先进的电脑及Windows软件所设计完成的一套整合性系统，它可以同时对多路电话通话进行录音、监听和查询。系统可选读写光盘作为备份，容量大，可靠性高。RL系列系列电话录音系统可广泛的应用于商业电话录音，电力调度录音，热线服务电话录音，投诉电话录音，关键岗位电话录音，传呼台录音，金融证券录音，公安报警录音,安全部门的监听电话，航空、铁路、交通运输调度录音及各行业的生产调度录音。一、基本功能流行的Windows98/NT/2000操作环境。单机系统最多64线电话同时录音。录音、监听对通话双方没有任何影响。可实时监听每一条线路的通话内容，并可实时调节音量。可以根据任意给定的条件对录音、备份资料进行快速、简洁的回放查听。多个用户可以在多台电脑使用声卡对录音资料根据任意给定条件进行回放查听与备份。系统具有自动同步双备份功能。也可以通过系统手工备份到您想要保存的目录或磁带转录。可以完整的检测并记录所有外拨电话号码与来电显示号码。强大的电话管理功能，可以对所有的拨入、拨出电话进行清单列表、打印、汇总、分组等。系统具有自动增益功能，可以自动调节通话双方的音量，而不至于声音太小。所有谈话内容录为WINDOWSWAV格式，可以在任意WINDOWS电脑中播放。可以设置多达6个盘（可以是硬盘、分区或网络映射盘）自动循环录音。录音启动方式灵活，具有压控、键控、声控三种启动方式。录音起始时间可以灵活设置，可以是一段时间内录音，也可以是每天24小时录音。提供多种压缩率，满足不同用户的需要，20G的硬盘最多可以保存3500多个小时。线路适用于电话外线、分机内线、ISDN引出的模拟线、无线对讲机的音频输出线等。当系统的硬盘将满时，系统将自动清除最先录音的资料，以保证系统可以常年不间断运行。方向判别。可以判别出呼叫方向，如呼入还是拨出。系统具有18种权限，可以满足不同行业的需要。报警功能。当系统出现异常时（断线等），系统会通过语音及屏幕提示报警。系统具有完整的操作日志，可以记录对系统的所有操作。二、技术参数录音输入阻抗 直流>=470K欧姆 交流（1000HZ时）>=10K欧姆隔离阻抗脚直流均>=470K欧姆隔离耐压>=500VDC录音格式：CCITTuLAW，IMA-ADPCM,GSM格式的WINDOWSWAV文件数据速率：64K/32K/13.6k全通道信噪比>=42dB频响300~3400HZ放音输出功率>=0.5W全通道失真<5%硬盘容量(若20G可存放32K压缩速率数据通道1400小时)

系统安装一、硬件安装本录音系统硬件由微机（工控机）、录音卡、加密狗及连线组成。1.1微机奔腾以上电脑配置即可。1.24线与8线ISA接口录音卡安装录音卡为本公司自行开发的成熟的专业录音卡。录音卡在安装时，必须正确的配置中断与地址。4线卡与8线卡的配置方法不同，下面分别介绍。FSK来电号码(Caller_Id)FSK来电号码(Caller_Id)接收模块插座本地放音输出插座本地放音输出插座录音输入接口录音输入接口中断跳线地址跳线中断跳线地址跳线4线录音卡本地放音插座中断跳线地址跳线本地放音插座中断跳线地址跳线录音输入接口录音输入接口使用地址跳线，选定每块卡的I/O基地址，当一机多卡时，各卡应选用不同的基地址。注意：任何一块卡的地址设置均不能和计算机中的其它卡（例如网卡，声卡等）相冲突。4线卡和8线共有4种可选地址，其跳线方法如下图：8线卡：240H260H240H260H340H360H(出厂设置）240H260H340H240H260H340H360H（出厂设置）使用中断（IRQ）跳线，按下表选择录音卡所使用的中断。特别注意，当一机多卡时，各卡可以共享一个中断，只能将其中任何一块卡的中断设为选定值，其余的卡必须设为OFF。8线卡和4线卡的中断设置如下图：IRQ12IRQ10IRQ5IRQ3OFF8线卡的FSK来电号码接收功能采用扩展插板的形式实现，如果要使用这一功能，请确保两块扩展插板已插上。接录音输入线。8线录音卡录音输入线分布（自上到下）：第七路第七路第八路第五路第六路第三路第四路第一路第二路插口1插口2插口3插口44线录音卡录音输入线分布（自上到下）：第三路输入第三路输入第四路输入第一路输入插口1插口2插口3插口4第二路输入将无源音箱或有音箱连接线插入本地放音输出插座。注意：以上全部设置必须在微机电源关闭的情况下进行。1.316线ISA接口录音卡馈电电馈电电源输入铃流模块插座16号模块插座9-16路放音插座ST-BUSI/O地址跳线1-8路放音插座1号模块插座放音输出电话线接口馈电电源输入插座I/O地址跳线固定片1.3.1使用地址跳线，确定语音卡占用的I/O基地址，语音卡将占用由基地址开始的连续16个I/O地址，当在同一台机器中插多块语音卡时，各语音卡应选用不同的基地址，并且所选用的基地址不能被微机中已安装的其它设备（如网卡，声卡）等占用。在WINDOWS95/98下可在设备管理器中查看哪些I/O地址已被占用。在NT下可用系统诊断器进行查看。地址跳线方法如下表：123123123A1A2A3A1A2A3123A1A2A3240H

(出厂设置)260H340H360H123A1A2A3370H350H250H123A1A2A3A1A2A3123A1A2A3123A1A2A3123270H1.3.2 在电话线插座（RJ45），连接电话线或电话机，或者是其它输入信号（录音模块），16线录音卡共有4个RJ45插座，每个插座可以连接一条8芯线，每个口连接4个通道的线路。注意：内线模块与麦克风录音模块绝对不能连接外线，否则可能导致损坏。从上到下每两条线是一路。插口引脚分布如下图：第第1路插口1第2路第3路第4路第5路插口2第6路第7路第8路第9路插口3第10路第11路第12路第13路插口4第14路第15路第16路1.3.3 选定语音卡所使用的中断号（IRQ），16线录音卡可以选用3，5，10，12这4个中断中的一个，当插多块录音卡时，各块卡可以共享1个中断，这时只有其中一块卡申请中断，其余的卡并不申请中断。选定的中断必须注意不能与其它设备冲突，查看中断请求是否被占用的方式与查看I/O地址相同。16线录音卡采用软中断跳线，即只要修改配置文件或初始化函数的调用参数即可指定所用的中断号。选用中断的注意事项：由于16线录音卡不是即插即用设备，因此所选定的中断号可能被其它即插即用设备所占用，导致没有空闲的中断可用。这时可以采取以下方法：在CMOS设置中，在PNP/PCICONFIGURATION选项下，将ResourcesControlledBy：选用manual（人工）设置。然后将选中的录音卡中断设定为LegacyISA（传统的ISA设备）。这样操作系统会把这个中断保留给录音卡使用（当然必须保证没有其它非即插即用设备占用，例如一些ISA的网卡，MODEM卡等）。另外如果语音卡可用的中断号3，5，10，12都已被占用，则一般中断3由COM2占用，可以在CMOS中DisableCOM2，则中断3就可以使用了。1.4 PCI接口录音卡PCI总线的显著优势是可以使录音卡成为即插即用（PNP）设备，安装PCI录音卡就象安装PCI的声卡、网卡一样方便。用户可以省去一大堆繁琐的I/O地址和IRQ设置，并且不用担心出现资源冲突而导致安装失败。1.5加密狗请将加密狗正确的插入计算机的并口中。1.6连线将录音线的水晶插头插入录音卡的插座，听到“搭”的一声后表示已插好。将录音线的另一端并接在需录音的电话机上。放音用的音箱插头插入第一卡的放音。二、软件安装对于WindowsNT4.0操作系统，请确认系统已经安装了SP4与IE4.0以上的版本。运行SETUP.EXE，即可完成软件安装。当安装完毕首次运行录音系统时，必须安照本操作手册的说明设置录音参数。设置工作路径，同一盘符下只能设一个路径。重新启动本软件。设置硬件，正确的设置中断与基地址。中断与基地址的软件设置必须与硬件设置相同，中断与基地址的配置不可以与系统中其他的硬件设置有冲突。重新启动本软件。当由于某种原因需要重新安装时，必须将原安装路径清除，否则可能出错。系统建议录音系统的电脑上只运行操作系统与录音软件。更多详细安装说明请参照《安装与故障排除说明》。软件操作一、系统启动进入WINDOWS操作系统后,选中录音系统的图标,鼠标双击图标进入录音系统,将出现录音系统主画面，显示录音通道的当前状态。

二、基本操作2.1主窗口说明主界面一说明：两个图都是录音系统的主界面，他们之间可以自由切换。主界面一为大图标显示，主界面二为列表方式显示，可以即时显示每个通道的状态。主界面的最上方是菜单条，紧接着是快捷按钮。菜单条与快捷按钮可以实现相同的功能，不过快捷按钮更方便些。屏幕中间的大区域为每个通道的状态显示。屏幕的右方与下方为用户与系统的状态显示。当系统主菜单出现后，录音系统将在后台录音。线路状态图标说明：断线 空闲 提机 录音 监听 监听：本系统提供即时监听功能，用户用鼠标双击某一线路的图标，即可监听此线路，再次双击则取消监听。同一时刻只能监听一个通道。音量：屏幕右边的音量调节可以调节放音音量。增益：当选择了屏幕右边的自动增益复选框后，放音时通话双方的音量可以达到平衡，不至于使一方的声音太小而无法听到。

主界面二2.2模块功能主画面上方有录音系统的功能菜单，通过本菜单可以对录音系统进行全部操作。包括：日常操作参数设置系统帮助日常操作登录：用户输入用户名与密码后，可以实现登录，不同的用户可以有不同的权限。注销：用户完成操作后，可以注销此用户，这样其他用户要操作本系统时必须登录。查听：本功能是录音系统的主要功能，在这里，用户可以完成录音文件的查听、备份、删除、注释、打印等功能。说明：查询：用户必须先查询出录音文件，然后才可以对文件进行放音，注释，备份、删除等操作。

路径：缺省情况下，用户从录音盘中查询录音文件的，若用户点击查询备份盘，则系统可以从其他盘中查询录音文件。查询备份盘的界面如下：时间：可以设置查询的开始与结束时间。缺省为当天。线路：可以设置需查询的线路，缺省为全部线路。电话号码：此号码为用户拨入或拨出的电话号码，*代表全部，3303*表示以3303开始的所有的电话号码。*3303*表示包含3303的所有的电话号码。方向：拨入还是拨出。出局：市话还是长途。全选：当用户需要编辑某一录音文件时，需要选中某一、某些录音文件。方法为鼠标双击某一行，再次双击则取消选中。当某一行被选中后，该行第一列将包含符号“+”。用户点击全选按钮后，所有语音文件将被选中。取消：用户点击全选按钮后，所有语音文件将被取消选中。标志：所有被选中的栏目第一列包含符号“+”，已经被放音过的栏目第一列将包含符号“$”。注释：将选中的语音文件加注释。删除：删除所有选中的语音文件。备份：将所有选中的语音文件备份到指定的目录中。若用户要备份到网络目录中，请先将此网络目录映射为驱动盘，对此映射盘进行操作。打印：根据查询出来的语音文件打印通话清单。自动连续播放：系统播放文件时将从蓝条行开始自动连续播放到最后一行。放音增益：当选择自动增益复选框后，放音时通话双方的音量可以达到平衡，不至于使一方的声音太小而无法听到。音量：调节放音的音量。放音：在第一块卡的放音通道放音，放音文件为蓝条行对应的语音文件。界面切换切换主界面中各线路状态的显示方式，详细见主界面一与主界面二。参数设置设置系统的核心参数。一般用户不应该有此权限。本部分包括：硬件设置目录设置清除策略线路设置用户设置报警设置系统设置硬件设置录音卡数量：设置本系统单机所插的录音卡的数量。单卡的通道数：每块卡的线路数，可以设为4-8，通常为8。压缩方式：录音数据的压缩方式，有三种：0-PCM（不压缩），1-ADPCM（1/2压缩），2-GSM（1/5压缩）中断：有4中选择，3、5、10、12。地址：单机安装了几块卡，就需要设置几块卡的地址，其余卡的地址设为0。当一机多卡时，各卡应选用不同的基地址。注意：任何一块卡的地址设置均不能和计算机中的其它卡（例如网卡，声卡等）相冲突。硬件设置后，录音系统必须重新启动。目录设置最多设置6个目录，每个目录的驱动盘必须不同。当某一工作目录所在磁盘的剩余空间少于单个磁盘最少剩余录音空间时，系统会自动寻找大于单个磁盘最少剩余录音空间的目录进行录音。清除策略自动删除：当系统所有工作目录所在磁盘的剩余空间少于单个磁盘最少剩余录音空间时，系统会寻找系统工作目录中最早的录音文件予以删除。当系统开始删除时，会一次性删除设定大小的录音空间。线路设置设置系统各个线路的信息与录音条件、启动方式等。线路信息电话号码：选中线路对应的电话号码。使用者：选中线路对应的使用者。备注：线路说明。出局号码：长途电话的出局判别号码。录音参数允许该线路录音：设置本线路是否录音。最短时间：当录音长度少于某个值时，并不保存此录音文件。最长时间：暂时未用。录音时段：可以设置24小时录音，也可以设置在某一时段才录音。启动方式压控：根据电话线上的电压变化启动录音。也就是提机就录音，挂机就停止录音。大多数采用此种方式来录音。基电压：一般在20左右。键控：根据用户的按键来启动与停止录音声控：根据线上的声音来启动录音。有声音开始录音，无声音时停止录音。主叫号识别是否支持主叫号识别功能。识别方式：两种方式，一般模拟线路采用FSK方式。用户设置用户与密码的最大长度为20位。共有15种权限可以设置点击左侧的用户列表，右侧屏幕即可显示出该用户的相应权限。增加用户：按下新增按钮，输入用户名，修改该用户的权限。删除用户：从列表中选择某一用户，按下删除按钮。报警设置是否报警：当某一线短线时是否报警。报警次数：连续播报几次警告。系统设置声音设置初始化音量：范围从0到7音控延迟时间：当音控录音时，多长时间没有声音就停止录音。特殊号码当用户拨打某些特殊的电话号码时，系统可以不录音。系统最多可以设置6个电话号码。自动备份电话号码管理

系统浏览日志日志文件中记录了用户所进行的所有操作。电话汇总统计对符合某一条件的所有通话按照线路进行汇总。查询查询条件与查听模块的用法相同。关闭系统帮助本系统提供了全面的系统帮助，使用户可以在最短的时间内掌握本软件的使用。附录资料：不需要的可以自行删除Excel的50个使用技巧一、建立分类下拉列表填充项我们常常要将企业的名称输入到表格中，为了保持名称的一致性，利用“数据有效性”功能建了一个分类下拉列表填充项。1.在Sheet2中，将企业名称按类别（如“工业企业”、“商业企业”、“个体企业”等）分别输入不同列中，建立一个企业名称数据库。

2.选中A列（“工业企业”名称所在列），在“名称”栏内，输入“工业企业”字符后，按“回车”键进行确认。仿照上面的操作，将B、C……列分别命名为“商业企业”、“个体企业”……3.切换到Sheet1中，选中需要输入“企业类别”的列（如C列），执行“数据→有效性”命令，打开“数据有效性”对话框。在“设置”标签中，单击“允许”右侧的下拉按钮，选中“序列”选项，在下面的“来源”方框中，输入“工业企业”，“商业企业”，“个体企业”……序列（各元素之间用英文逗号隔开），确定退出。

再选中需要输入企业名称的列（如D列），再打开“数据有效性”对话框，选中“序列”选项后，在“来源”方框中输入公式：=INDIRECT（C1），确定退出。4.选中C列任意单元格（如C4），单击右侧下拉按钮，选择相应的“企业类别”填入单元格中。然后选中该单元格对应的D列单元格（如D4），单击下拉按钮，即可从相应类别的企业名称列表中选择需要的企业名称填入该单元格中。提示：在以后打印报表时，如果不需要打印“企业类别”列，可以选中该列，右击鼠标，选“隐藏”选项，将该列隐藏起来即可。二、建立“常用文档”新菜单在菜单栏上新建一个“常用文档”菜单，将常用的工作簿文档添加到其中，方便随时调用。1.在工具栏空白处右击鼠标，选“自定义”选项，打开“自定义”对话框。在“命令”标签中，选中“类别”下的“新菜单”项，再将“命令”下面的“新菜单”拖到菜单栏。按“更改所选内容”按钮，在弹出菜单的“命名”框中输入一个名称（如“常用文档”）。2.再在“类别”下面任选一项（如“插入”选项），在右边“命令”下面任选一项（如“超链接”选项），将它拖到新菜单（常用文档）中，并仿照上面的操作对它进行命名（如“工资表”等），建立第一个工作簿文档列表名称。重复上面的操作，多添加几个文档列表名称。3.选中“常用文档”菜单中某个菜单项（如“工资表”等），右击鼠标，在弹出的快捷菜单中，选“分配超链接→打开”选项，打开“分配超链接”对话框。通过按“查找范围”右侧的下拉按钮，定位到相应的工作簿（如“工资.xls”等）文件夹，并选中该工作簿文档。重复上面的操作，将菜单项和与它对应的工作簿文档超链接起来。4.以后需要打开“常用文档”菜单中的某个工作簿文档时，只要展开“常用文档”菜单，单击其中的相应选项即可。提示：尽管我们将“超链接”选项拖到了“常用文档”菜单中，但并不影响“插入”菜单中“超链接”菜单项和“常用”工具栏上的“插入超链接”按钮的功能。三、让不同类型数据用不同颜色显示在工资表中，如果想让大于等于2000元的工资总额以“红色”显示，大于等于1500元的工资总额以“蓝色”显示，低于1000元的工资总额以“棕色”显示，其它以“黑色”显示，我们可以这样设置。1.打开“工资表”工作簿，选中“工资总额”所在列，执行“格式→条件格式”命令，打开“条件格式”对话框。单击第二个方框右侧的下拉按钮，选中“大于或等于”选项，在后面的方框中输入数值“2000”。单击“格式”按钮，打开“单元格格式”对话框，将“字体”的“颜色”设置为“红色”。2.按“添加”按钮，并仿照上面的操作设置好其它条件（大于等于1500，字体设置为“蓝色”；小于1000，字体设置为“棕色”）。3.设置完成后，按下“确定”按钮。看看工资表吧，工资总额的数据是不是按你的要求以不同颜色显示出来了。四、制作“专业符号”工具栏在编辑专业表格时，常常需要输入一些特殊的专业符号，为了方便输入，我们可以制作一个属于自己的“专业符号”工具栏。

1.执行“工具→宏→录制新宏”命令，打开“录制新宏”对话框，输入宏名?如“fuhao1”?并将宏保存在“个人宏工作簿”中，然后“确定”开始录制。选中“录制宏”工具栏上的“相对引用”按钮，然后将需要的特殊符号输入到某个单元格中，再单击“录制宏”工具栏上的“停止”按钮，完成宏的录制。仿照上面的操作，一一录制好其它特殊符号的输入“宏”。2.打开“自定义”对话框，在“工具栏”标签中，单击“新建”按钮，弹出“新建工具栏”对话框，输入名称——“专业符号”，确定后，即在工作区中出现一个工具条。切换到“命令”标签中，选中“类别”下面的“宏”，将“命令”下面的“自定义按钮”项拖到“专业符号”栏上（有多少个特殊符号就拖多少个按钮）。3.选中其中一个“自定义按钮”，仿照第2个秘技的第1点对它们进行命名。4.右击某个命名后的按钮，在随后弹出的快捷菜单中，选“指定宏”选项，打开“指定宏”对话框，选中相应的宏（如fuhao1等），确定退出。重复此步操作，将按钮与相应的宏链接起来。5.关闭“自定义”对话框，以后可以像使用普通工具栏一样，使用“专业符号”工具栏，向单元格中快速输入专业符号了。五、用“视面管理器”保存多个打印页面有的工作表，经常需要打印其中不同的区域，用“视面管理器”吧。1.打开需要打印的工作表，用鼠标在不需要打印的行（或列）标上拖拉，选中它们再右击鼠标，在随后出现的快捷菜单中，选“隐藏”选项，将不需要打印的行（或列）隐藏起来。2.执行“视图→视面管理器”命令，打开“视面管理器”对话框，单击“添加”按钮，弹出“添加视面”对话框，输入一个名称（如“上报表”）后，单击“确定”按钮。3.将隐藏的行（或列）显示出来，并重复上述操作，“添加”好其它的打印视面。4.以后需要打印某种表格时，打开“视面管理器”，选中需要打印的表格名称，单击“显示”按钮，工作表即刻按事先设定好的界面显示出来，简单设置、排版一下，按下工具栏上的“打印”按钮，一切就OK了。六、让数据按需排序如果你要将员工按其所在的部门进行排序，这些部门名称既的有关信息不是按拼音顺序，也不是按笔画顺序，怎么办?可采用自定义序列来排序。1.执行“格式→选项”命令，打开“选项”对话框，进入“自定义序列”标签中，在“输入序列”下面的方框中输入部门排序的序列（如“机关,车队,一车间,二车间,三车间”等），单击“添加”和“确定”按钮退出。

2.选中“部门”列中任意一个单元格，执行“数据→排序”命令，打开“排序”对话框，单击“选项”按钮，弹出“排序选项”对话框，按其中的下拉按钮，选中刚才自定义的序列，按两次“确定”按钮返回，所有数据就按要求进行了排序。七、把数据彻底隐藏起来工作表部分单元格中的内容不想让浏览者查阅，只好将它隐藏起来了。1.选中需要隐藏内容的单元格（区域），执行“格式→单元格”命令，打开“单元格格式”对话框，在“数字”标签的“分类”下面选中“自定义”选项，然后在右边“类型”下面的方框中输入“；；；”（三个英文状态下的分号）。2.再切换到“保护”标签下，选中其中的“隐藏”选项，按“确定”按钮退出。3.执行“工具→保护→保护工作表”命令，打开“保护工作表”对话框，设置好密码后，“确定”返回。经过这样的设置以后，上述单元格中的内容不再显示出来，就是使用Excel的透明功能也不能让其现形。提示：在“保护”标签下，请不要清除“锁定”前面复选框中的“∨”号，这样可以防止别人删除你隐藏起来的数据。八、让中、英文输入法智能化地出现在编辑表格时，有的单元格中要输入英文，有的单元格中要输入中文，反复切换输入法实在不方便，何不设置一下，让输入法智能化地调整呢?选中需要输入中文的单元格区域，执行“数据→有效性”命令，打开“数据有效性”对话框，切换到“输入法模式”标签下，按“模式”右侧的下拉按钮，选中“打开”选项后，“确定”退出。以后当选中需要输入中文的单元格区域中任意一个单元格时，中文输入法（输入法列表中的第1个中文输入法）自动打开，当选中其它单元格时，中文输入法自动关闭。九、让“自动更正”输入统一的文本你是不是经常为输入某些固定的文本，如《电脑报》而烦恼呢?那就往下看吧。1.执行“工具→自动更正”命令，打开“自动更正”对话框。2.在“替换”下面的方框中输入“pcw”（也可以是其他字符，“pcw”用小写），在“替换为”下面的方框中输入“《电脑报》”，再单击“添加”和“确定”按钮。3.以后如果需要输入上述文本时，只要输入“pcw”字符?此时可以不考虑“pcw”的大小写?，然后确认一下就成了。十、在Excel中自定义函数Excel函数虽然丰富，但并不能满足我们的所有需要。我们可以自定义一个函数，来完成一些特定的运算。下面，我们就来自定义一个计算梯形面积的函数：1.执行“工具→宏→Visual

Basic编辑器”菜单命令（或按“Alt+F11”快捷键），打开Visual

Basic编辑窗口。2.在窗口中，执行“插入→模块”菜单命令，插入一个新的模块——模块1。3.在右边的“代码窗口”中输入以下代码：Function

V（a,b,h）V

=

h*（a+b）/2End

Function4.关闭窗口，自定义函数完成。以后可以像使用内置函数一样使用自定义函数。提示：用上面方法自定义的函数通常只能在相应的工作簿中使用十一、表头下面衬张图片为工作表添加的背景，是衬在整个工作表下面的，能不能只衬在表头下面呢?1.执行“格式→工作表→背景”命令，打开“工作表背景”对话框，选中需要作为背景的图片后，按下“插入”按钮，将图片衬于整个工作表下面。2.在按住Ctrl键的同时，用鼠标在不需要衬图片的单元格（区域）中拖拉，同时选中这些单元格（区域）。3.按“格式”工具栏上的“填充颜色”右侧的下拉按钮，在随后出现的“调色板”中，选中“白色”。经过这样的设置以后，留下的单元格下面衬上了图片，而上述选中的单元格（区域）下面就没有衬图片了（其实，是图片被“白色”遮盖了）。提示?衬在单元格下面的图片是不支持打印的。十二、用连字符“&”来合并文本如果我们想将多列的内容合并到一列中，不需要利用函数，一个小小的连字符“&”就能将它搞定（此处假定将B、C、D列合并到一列中）。1.在D列后面插入两个空列（E、F列），然后在D1单元格中输入公式：=B1&C1&D1。2.再次选中D1单元格，用“填充柄”将上述公式复制到D列下面的单元格中，B、C、D列的内容即被合并到E列对应的单元格中。3.选中E列，执行“复制”操作，然后选中F列，执行“编辑→选择性粘贴”命令，打开“选择性粘贴”对话框，选中其中的“数值”选项，按下“确定”按钮，E列的内容（不是公式）即被复制到F列中。4.将B、C、D、E列删除，完成合并工作。提示：完成第1、2步的操作，合并效果已经实现，但此时如果删除B、C、D列，公式会出现错误。故须进行第3步操作，将公式转换为不变的“值”。十三、快速打印学生成绩条常有朋友问“如何打印成绩条”这样的问题，有不少人采取录制宏或VBA的方法来实现，这对于初学者来说有一定难度。出于此种考虑，我在这里给出一种用函数实现的简便方法。此处假定学生成绩保存在Sheet1工作表的A1至G64单元格区域中，其中第1行为标题，第2行为学科名称。1.切换到Sheet2工作表中，选中A1单元格，输入公式：=IF（MOD（ROW（），3）=0，″″，IF（0MOD?ROW（），3（=1，sheet1！A$2，INDEX（sheet1！$A：$G，INT（（（ROW（）+4）/3）+1），COLUMN（））））。2.再次选中A1单元格，用“填充柄”将上述公式复制到B1至G1单元格中；然后，再同时选中A1至G1单元格区域，用“填充柄”将上述公式复制到A2至G185单元格中。至此，成绩条基本成型，下面简单修饰一下。3.调整好行高和列宽后，同时选中A1至G2单元格区域（第1位学生的成绩条区域），按“格式”工具栏“边框”右侧的下拉按钮，在随后出现的边框列表中，选中“所有框线”选项，为选中的区域添加边框（如果不需要边框，可以不进行此步及下面的操作）。4.同时选中A1至G3单元格区域，点击“常用”工具栏上的“格式刷”按钮，然后按住鼠标左键，自A4拖拉至G186单元格区域，为所有的成绩条添加边框。按“打印”按钮，即可将成绩条打印出来。十四、Excel帮你选函数在用函数处理数据时，常常不知道使用什么函数比较合适。Excel的“搜索函数”功能可以帮你缩小范围，挑选出合适的函数。执行“插入→函数”命令，打开“插入函数”对话框，在“搜索函数”下面的方框中输入要求（如“计数”），然后单击“转到”按钮，系统即刻将与“计数”有关的函数挑选出来，并显示在“选择函数”下面的列表框中。再结合查看相关的帮助文件，即可快速确定所需要的函数。十五、同时查看不同工作表中多个单元格内的数据有时，我们编辑某个工作表（Sheet1）时，需要查看其它工作表中（Sheet2、Sheet3……）某个单元格的内容，可以利用Excel的“监视窗口”功能来实现。执行“视图→工具栏→监视窗口”命令，打开“监视窗口”，单击其中的“添加监视”按钮，展开“添加监视点”对话框，用鼠标选中需要查看的单元格后，再单击“添加”按钮。重复前述操作，添加其它“监视点”。以后，无论在哪个工作表中，只要打开“监视窗口”，即可查看所有被监视点单元格内的数据和相关信息。十六、为单元格快速画边框在Excel2002以前的版本中，为单元格区域添加边框的操作比较麻烦，Excel2002对此功能进行了全新的拓展。单击“格式”工具栏上“边框”右侧的下拉按钮，在随后弹出的下拉列表中，选“绘图边框”选项，或者执行“视图→工具栏→边框”命令，展开“边框”工具栏。单击工具栏最左侧的下拉按钮，选中一种边框样式，然后在需要添加边框的单元格区域中拖拉，即可为相应的单元格区域快速画上边框。提示：①如果画错了边框，没关系，选中工具栏上的“擦除边框”按钮，然后在错误的边框上拖拉一下，就可以清除掉错误的边框。②如果需要画出不同颜色的边框，可以先按工具栏右侧的“线条颜色”按钮，在随后弹出的调色板中选中需要的颜色后，再画边框即可。③这一功能还可以在单元格中画上对角的斜线。十七、控制特定单元格输入文本的长度你能想象当你在该输入四位数的单元格中却填入了一个两位数，或者在该输入文字的单元格中你却输入了数字的时候，Excel就能自动判断、即时分析并弹出警告，那该多好啊!要实现这一功能，对Excel来说，也并不难。例如我们将光标定位到一个登记“年份”的单元格中，为了输入的统一和计算的方便，我们希望“年份”都用一个四位数来表示。所以，我们可以单击“数据”菜单的“有效性”选项。在“设置”卡片“有效性条件”的“允许”下拉菜单中选择“文本长度”。然后在“数据”下拉菜单中选择“等于”，且“长度”为“4”。同时，我们再来到“出错警告”卡片中，将“输入无效数据时显示的出错警告”设为“停止”，并在“标题”和“错误信息”栏中分别填入“输入文本非法!”和“请输入四位数年份。”字样。很显然，当如果有人在该单元格中输入的不是一个四位数时，Excel就会弹出示的警告对话框，告诉你出错原因，并直到你输入了正确“样式”的数值后方可继续录入。神奇吧?其实，在Excel的“数据有效性”判断中，还有许多特殊类型的数据格式可选，比如“文本类型”啊，“序列大小”啊，“时间远近”啊，如你有兴趣，何不自作主张，自己设计一种检测标准，让你的Excel展示出与众不同的光彩呢。十八、成组填充多张表格的固定单元格我们知道每次打开Excel，软件总是默认打开多张工作表。由此就可看出Excel除了拥有强大的单张表格的处理能力，更适合在多张相互关联的表格中协调工作。要协调关联，当然首先就需要同步输入。因此，在很多情况下，都会需要同时在多张表格的相同单元格中输入同样的内容。那么如何对表格进行成组编辑呢?首先我们单击第一个工作表的标签名“Sheet1”，然后按住Shift键，单击最后一张表格的标签名“Sheet3”（如果我们想关联的表格不在一起，可以按住Ctrl键进行点选）。此时，我们看到Excel的标题栏上的名称出现了“工作组”字样，我们就可以进行对工作组的编辑工作了。在需要一次输入多张表格内容的单元格中随便写点什么，我们发现，“工作组”中所有表格的同一位置都显示出相应内容了。但是，仅仅同步输入是远远不够的。比如，我们需要将多张表格中相同位置的数据统一改变格式该怎么办呢?首先，我们得改变第一张表格的数据格式，再单击“编辑”菜单的“填充”选项，然后在其子菜单中选择“至同组工作表”。这时，Excel会弹出“填充成组工作表”的对话框，在这里我们选择“格式”一项，点“确定”后，同组中所有表格该位置的数据格式都改变了。十九、改变文本的大小写在Excel中，为表格处理和数据运算提供最强大支持的不是公式，也不是数据库，而是函数。不要以为Excel中的函数只是针对数字，其实只要是写进表格中的内容，Excel都有对它编辑的特殊函数。例如改变文本的大小写。在Excel2002中，至少提供了三种有关文本大小写转换的函数。它们分别是：“=UPPER（源数据格）”，将文本全部转换为大写；“=LOWER（源数据格）”，将文本全部转换成小写；“=PROPER（源数据格）”，将文本转换成“适当”的大小写，如让每个单词的首字母为大写等。例如，我们在一张表格的A1单元格中输入小写的“excel”，然后在目标单元格中输入“=UPPER（A1）”，回车后得到的结果将会是“EXCEL”。同样，如果我们在A3单元格中输入“mr.weiwei”，然后我们在目标单元格中输入“=PROPER（A3）”，那么我们得到的结果就将是“Mr.Weiwei”了。二十、提取字符串中的特定字符除了直接输入外，从已存在的单元格内容中提取特定字符输入，绝对是一种省时又省事的方法，特别是对一些样式雷同的信息更是如此，比如员工名单、籍贯等信息。如果我们想快速从A4单元格中提取称谓的话，最好使用“=RIGHT（源数据格，提取的字符数）”函数，它表示“从A4单元格最右侧的字符开始提取2个字符”输入到此位置。当然，如果你想提取姓名的话，则要使用“=LEFT（源数据格，提取的字符数）”函数了。还有一种情况，我们不从左右两端开始，而是直接从数据中间提取几个字符。比如我们要想从A5单元格中提取“武汉”两个字时，就只须在目标单元格中输入“=MID（A5,4,2）”就可以了。意思是：在A5单元格中提取第4个字符后的两个字符，也就是第4和第5两个字。二十一、把基数词转换成序数词将英文的基数词转换成序数词是一个比较复杂的问题。因为它没有一个十分固定的模式：大多数的数字在变成序数词都是使用的“th”后缀，但大凡是以“1”、“2”、“3”结尾的数字却分别是以“st”、“nd”和“rd”结尾的。而且，“11”、“12”、“13”这3个数字又不一样，它们却仍然是以“th”结尾的。因此，实现起来似乎很复杂。其实，只要我们理清思路，找准函数，只须编写一个公式，就可轻松转换了。不信，请看：“=A2&IF（OR（VALUE（RIGHT（A2,2））={11,12,13}）,″th″,IF（OR（VALUE（RIGHT（A2））={1,2,3,},CHOOSE（RIGHT（A2）,″st″,″nd″,″rd″）,″th″））”。该公式尽管一长串，不过含义却很明确：①如果数字是以“11”、“12”、“13”结尾的，则加上“th”后缀；②如果第1原则无效，则检查最后一个数字，以“1”结尾使用“st”、以“2”结尾使用“nd”、以“3”结尾使用“rd”；③如果第1、2原则都无效，那么就用“th”。因此，基数词和序数词的转换实现得如此轻松和快捷。二十二、用特殊符号补齐位数和财务打过交道的人都知道，在账面填充时有一种约定俗成的“安全填写法”，那就是将金额中的空位补齐，或者在款项数据的前面加上“$”之类的符号。其实，在Excel中也有类似的输入方法，那就是“REPT”函数。它的基本格式是“=REPT（“特殊符号”，填充位数）”。比如，我们要在中A2单元格里的数字结尾处用“#”号填充至16位，就只须将公式改为“=（A2&REPT（″#″,16-LEN（A2）））”即可；如果我们要将A3单元格中的数字从左侧用“#”号填充至16位，就要改为“=REPT（″#″,16-LEN（A3）））&A3”；另外，如果我们想用“#”号将A4中的数值从两侧填充，则需要改为“=REPT（″#″,8-LEN（A4）/2）&A4&REPT（″#″）8-LEN（A4）/2）”；如果你还嫌不够专业，要在A5单元格数字的顶头加上“$”符号的话，那就改为：“=（TEXT（A5,″$#,##0.00″（&REPT（″#″,16-LEN（TEXT（A5,″$#,##0.00″））））”，一定能满足你的要求。二十三、创建文本直方图除了重复输入之外，“REPT”函数另一项衍生应用就是可以直接在工作表中创建由纯文本组成的直方图。它的原理也很简单，就是利用特殊符号的智能重复，按照指定单元格中的计算结果表现出长短不一的比较效果。比如我们首先制作一张年度收支平衡表，然后将“E列”作为直方图中“预算内”月份的显示区，将“G列”则作为直方图中“超预算”的显示区。然后根据表中已有结果“D列”的数值，用“Wingdings”字体的“N”字符表现出来。具体步骤如下：在E3单元格中写入公式“=IF（D3<0,REPT（″n″,-ROUND（D3*100,0））,″″）”，然后选中它并拖动“填充柄”，使E列中所有行都能一一对应D列中的结果；接着在G3单元格中写入公式“=IF（D3>0,REPT（″n″,ROUND（D3*100,0））,″″）”，也拖动填充柄至G14。我们看到，一个没有动用Excel图表功能的纯文本直方图已展现眼前，方便直观，简单明了。二十四、计算单元格中的总字数有时候，我们可能对某个单元格中字符的数量感兴趣，需要计算单元格中的总字数。要解决这个问题，除了利用到“SUBSTITUTE”函数的虚拟计算外，还要动用“TRIM”函数来删除空格。比如现在A1单元格中输入有“howmanywords?”字样，那么我们就可以用如下的表达式来帮忙：“=IF（LEN（A1）=0,0,LEN（TRIM（A1））-LEN（SUBSTITUTE（TRIM（A1）,″,″,″″））+1）”该式的含义是先用“SUBSTITUTE”函数创建一个新字符串，并且利用“TRIM”函数删除其中字符间的空格，然后计算此字符串和原字符串的数位差，从而得出“空格”的数量，最后将空格数+1，就得出单元格中字符的数量了。二十五、关于欧元的转换这是Excel2002中的新工具。如果你在安装Excel2002时选择的是默认方式，那么很可能不能在“工具”菜单中找到它。不过，我们可以先选择“工具”菜单中的“加载宏”，然后在弹出窗口中勾选“欧元工具”选项，“确定”后Excel2002就会自行安装了。完成后我们再次打开“工具”菜单，单击“欧元转换”，一个独立的专门用于欧元和欧盟成员国货币转换的窗口就出现了。与Excel的其他函数窗口一样，我们可以通过鼠标设置货币转换的“源区域”和“目标区域”，然后再选择转换前后的不同币种即可。所示的就是“100欧元”分别转换成欧盟成员国其他货币的比价一览表。当然，为了使欧元的显示更显专业，我们还可以点击Excel工具栏上的“欧元”按钮，这样所有转换后的货币数值都是欧元的样式了。二十六、给表格做个超级搜索引擎我们知道，Excel表格和Word中的表格最大的不同就是Excel是将填入表格中的所有内容（包括静态文本）都纳入了数据库的范畴之内。我们可以利用“函数查询”，对目标数据进行精确定位，就像网页中的搜索引擎一样。比如在所示的表格中，从A1到F7的单元格中输入了多名同学的各科成绩。而在A8到A13的单元格中我们则建立了一个“函数查询”区域。我们的设想是，当我们在“输入学生姓名”右边的单元格，也就是C8格中输入任何一个同学的名字后，其下方的单元格中就会自动显示出该学生的各科成绩。具体实现的方法如下：将光标定位到C9单元格中，然后单击“插入”之“函数”选项。在如图18弹出的窗口中，选择“VLOOKUP”函数，点“确定”。在随即弹出的“函数参数”窗口中我们设置“Lookup_value”（指需要在数据表首列中搜索的值）为“C8”（即搜索我们在C8单元格中填入的人名）；“Table_array”（指数据搜索的范围）为“A2∶B6”（即在所有学生的“语文”成绩中搜索）；“Col_vindex_num”（指要搜索的数值在表格中的序列号）为“2”（即数值在第2列）；“Range_lookup”（指是否需要精确匹配）为“FALSE”（表明不是。如果是，就为“TURE”）。设定完毕按“确定”。此时回到表格，单击C9单元格，我们看到“fx”区域中显示的命令行为“=VLOOKUP（C8，A2∶B6，2，FALSE）”。复制该命令行，在C10、C11、C12、C13单元格中分别输入：“=VLOOKUP（C8，A2∶C6，3，FALSE）”；“=VLOOKUP（C8，A2∶D6，4，FALSE）”；“=VLOOKUP（C8，A2∶E6，5，FALSE）”；“=VLOOKUP（C8，A2∶F6，6，FALSE）”（其参数意义同C9中一样，不再赘述）。接下来，我们就来检验“VLOOKUP”函数的功效。试着在“C8”单元格中输入某个学生名，比如“赵耀”，回车之下我们会发现，其下方每一科目的单元格中就自动显示出该生的入学成绩了。二十七、Excel工作表大纲的建立和Word的大纲视图一样，Excel这个功能主要用于处理特别大的工作表时，难以将关键条目显示在同一屏上的问题。如果在一张表格上名目繁多，但数据类型却又有一定的可比性，那么我们完全可以先用鼠标选择数据区域，然后点击“数据”菜单的“分类汇总”选项。并在弹出菜单的“选定汇总项”区域选择你要汇总数据的类别。最后，如图19所示，现在的表格不是就小了许多吗?当然，如果你还想查看明细的话，单击表格左侧的“+”按钮即可。二十八、插入“图示”尽管有14大类50多种“图表”样式给Excel撑着腰，但对于纷繁复杂的数据关系，常规的图表表示方法仍显得枯燥和缺乏想象力。因此在最新版本Excel2002中加入了“图示”的功能。虽然在“插入”菜单的“图示”窗口中只有区区6种样式，但对于说明数据之间的结构却起到了“四两拨千斤”的效果。比如要显示数据的层次关系可以选择“组织结构图”；而要表达资金的流通过程则可以选择“循环图”；当然，要说明各种数据的交叉重叠性可以选择“维恩图”。你看，如图20所示的维恩图多么漂亮。而且你还可以右击该图示，调出“图示”工具栏。随心所欲地设置“图示样式库”甚至还可以多添加几个圆环。二十九、熟悉Excel的“从文本到语音”这是Excel2002中的一个抢眼的新功能。它就是让Office软件不仅能写、能算，还要能看、能说。尽管目前已经有许多软件都致力于文本的机器朗读，但微软的Office不论从语音的柔和度和语气的抑扬顿挫都是其它同类软件不可比拟的。按照Office的默认安装，你可能还不能在Excel的菜单中找到它，在我们确认安装了“从文本到语音”的选项后，就可以在Excel的“工具”菜单中看到“语音”项目了。如图21所示，打开一个表格，随便选择其中的内容，然后单击“从文本到语音”工具栏上的“朗读单元格”按钮，此时一个带有磁性的声音就开始一字一句地朗读了。值得一提的是，当碰到标点符号时，Excel的朗读会自动停顿一会儿，然后再接着朗读，这一点和其他软件完全不同，笔者认为这样的处理更加自然。还有一点需要说明的是，如果你想调整Excel2002中语音朗读的速度，可以在“控制面板”中双击“语音”图标，然后在“文字到语音”卡片上调整即可三十、Excel中“摄影”功能的妙用这个功能比较另类，似乎和计算、统计、排序等等“正统”功能格格不入，因为它的作用竟然是——“抓屏”!而且还不是像“PrintScreen”按钮那样“一把乱抓”，而是允许让你通过鼠标进行选择，“指哪抓哪”。要找到这个功能还不太容易，我们点击Excel“工具”菜单的“自定义”选项。在“命令”卡片的“类别”中点“工具”，再在命令栏中找到“摄影”按钮，并将它拖到工具栏的任意位置。如果我们想要对表格中的某一部分“照相”，只须先选择它们（图23），然后按下“摄影”按钮，这时该选定区域就被“拍”了下来。然后将鼠标移动到需要显示“照片”的地方（当然，也可以是另一张表格），再次按下“摄影”按钮，这样刚才被“拍摄”的“照片”就立即粘贴过来了。当然，和“照片”一同出现的还有“图片”工具栏。很显然，Excel是将它作为一幅图片来对待了，我们可随意将它进行旋转、缩放处理。不过，请各位一定要注意：这可不是一般的照片!你可以试着改动原来被我们“拍摄”下来的表格数据看看——刷新一下“照片”，结果“照片”中的数据竟然也被同步更新了!三十一、在多张表格间实现公用数据的链接和引用也许我们会奇怪，为什么每次打开Excel，软件总是打开了一个由3张空白表格组成的文件组呢?如果你是专业的会计师、统计师或者谙熟于此的表格高手，就一定会明白，由于计算项目的名目繁多、数据信息的头绪复杂，单靠一张表格往往解决不了所有的问题，多表格数据链接、多文件数据互动才是以一当十的制胜法宝。比如我们首先制作“Sheet1”为“一班学生成绩表”，“Sheet2”为“二班学生成绩表”，然后来到“Sheet3”，想进行“一班”和“二班”各科成绩的比较以及“年级平均分”的计算。此时我们就可以将光标定位到目标位置，选择好相关函数。然后在Excel弹出的函数对话框中，利用数据列表右侧的“”按钮点击一下其他表格中想引用的单元格就行了。你看，如图24所示，这时函数窗口中就会出现“×班学生成绩表!××单元格”的字样了。此后，不管我们在源单元格中进行怎样的修改，在“Sheet3”的目标位置都会适时进行重新计算。三十二、“驯服”Excel2002的剪贴板窗口Excel2002极大地改进了旧版本中比较薄弱的剪贴板功能，最大可以支持容纳24个项目（而Excel2000只能容纳12个）。而且，这个剪贴板可以在任何Office应用程序之间来回拷贝，所以对于经常需要拷贝和粘贴的用户来说，确实更加方便。但每次当你连续使用两次“复制”或“剪切”命令时，剪贴板就会弹出来，和你争夺有限的文档显示空间，让人讨厌。好在，“驯服”剪贴板的方法非常简单。笔者建议，如果你不希望剪贴板总是出其不意地蹦出来，只须点击剪贴板菜单底部的“选项”，清除“自动显示Office剪贴板”复选框上的钩。如果你不希望剪贴板的图标出现在系统任务栏上或随时弹出来，只须清除掉“在任务栏上显示Office剪贴板的图标”和“复制时在任务栏附近显示状态”两个复选框上的选择。只保留“收集而不显示Office剪贴板”复选框前面的钩即可。当然，在取消剪贴板自动显示功能之后，你还可以随时恢复这个功能。比如我们可以自定义一组快捷键，以便随时迅速调出剪贴板。从菜单中选取“工具”之“自定义”选项，点击弹出对话框下部的“键盘”按钮，在弹出对话框的“类别”列表中选取“编辑”，然后，在对话框右上方的“命令”列表中选取“EditOfficeClipboard”；将光标置于“请按新快捷键”对话框中，并按下Alt+Shift+C（或者你喜欢的其他组合），“关闭”对话框。现在，我们只要一按下Alt+Shift+C，Excel2002的剪贴板就会立刻出现在你面前了。提示：此秘技也适用于Word2002、PowerPint2002。三十三、利用公式审核工具查看数据出处Excel2002有一秘密武器——“公式审核”工具，它可以将任一单元格中数据的来源和计算结果的去处显示得清清楚楚、明明白白。让我们单击“工具”菜单的“公式审核”选项，并点击“显示公式审核工具栏”。我们仍然借用“给表格做个超级搜索引擎”一招中的例子，用鼠标选择C12单元格。从图25中我们可以看到，该单元格中的结果是通过函数“=VLOOKUP（C8,A2∶C6,3,FALSE）”得出的。因此，数据来源有3个：C8、A2和C6。所以，当我们单击“公式审核”工具栏上的“追踪引用单元格”按钮后，Excel立刻用箭头和蓝点指明了这3个单元格的所在（图25）。当然，如果我们表格中某个数据无效或语法不当的话，也可以点击“公式审核”工具栏上的“圈释无效数据”按钮来让Excel自动帮我们检查纰漏。三十四、巧用Excel2002的“智能鼠标”我们知道，滚轮鼠标现在几乎成为了电脑的“标配”，但当我们滚动鼠标滚轮上下翻页时，你是否想过我们还可以利用它完成一些其他的功能呢?点击Excel2002“工具”菜单中的“选项”命令，然后在“常规”选项卡中选中“用智能鼠标缩放”复选框，点“确定”后，我们再来看看现在的鼠标滚轮都有些怎样的功能：在“智能鼠标”的默认状态下，上下滚动鼠标滚轮，工作区中的表格会以15%的比例放大或缩小，而只有当我们按住Ctrl键，再滚动鼠标滚轮时，工作表才会像往常一样上下翻页。另外，如果我们使用了Excel的“分级显示”，那么当我们按住Shift和滚动鼠标滚轮时，又可以控制各级条目的显示或隐藏了。当然，还有更多的特殊功用需要各位在实践中慢慢摸索。三十五、Excel2002“监视”窗口的应用如果你创建了一个较大的电子表格，并且该表格具有链接到其他工作簿的数据时，Excel中的“监视窗口”可以为你提供很大的帮助。通过它你可以轻松看到工作表、单元格和公式函数在改动时是如何影响当前数据的。在“工具”菜单中单击“公式审核”子菜单，然后单击“显示监视窗口”按钮。右击我们想跟踪的单元格，并在快捷菜单中选择“添加监视点”。这时，“监视窗口”的列表中就出现了被Excel监视的单元格及其公式了。以后，只要我们双击“监视窗口”中的该条目，被监视的单元格就会不请自来了。提示：当包含有指向其他工作簿的单元格被监视时，只有当所有被引用的工作簿都打开时，才能在“监视窗口”的列表中显示出来。三十六、常用函数一键完成微软Excel电子表格提供了上百种函数命令，可是对于大多数普通人来说经常用到的只是其中一些常用的函数，比如算术求和（SUM函数）、求最大值（MAX函数）、求最小值（MIN函数）、求平均值（AVERAGE函数）等，而且很多时候都是临时计算一下，并不需要在专门的单元格内设置这些函数来保存结果。其实，Excel提供了一个非常实用的功能，可以方便地实现简单函数的运算，只是它被大多数人忽略了，让我们来找找看。具体操作非常简单，首先确保Excel视图菜单的状态栏被勾选，在选定需要进行运算的单元格后，用鼠标右键单击一下Excel状态栏右侧的“数字”区域会弹出一个小菜单（如下图），里面的“求和（S）、最小值（I）、最大值（M）、计数（C）、平均值（A）”就分别对应Excel的SUM函数、MIN函数、MAX函数、COUNT函数和AVERAGE函数，要想进行其中一项运算只需用鼠标作相应选择、“数字”区域的左边就会显示出运算结果。三十七、Excel中双击格式刷的妙用Excel中格式刷的主要作用是复制某一单元格（或区域）的格式（字体、字号、行高、列宽等）应用于其他区域，可将上述单元格选中，单击格式刷来取出所在位置或所选内容的文字格式，用这个刷子去刷别的单元格可实现文字格式的复制。但每次刷完后，格式刷就变成不可用了，如果希望重复复制格式，就要不停地重复上述过程。有一个方法可避免上述的繁琐步骤：通过双击格式刷，可以将选定格式复制到多个位置。若要关闭格式刷，则按下“Esc”键或再次单击格式刷即可（此方法同样适用于Word）。三十八、Excel排序技巧两则1．按行排列数据相信大家对Excel的排序功能都不陌生，通常数据只是按列排列。有时我们需要按行排列数据，这时只需从“数据”菜单中选择“排序”，在排序对话框中左下角选中“选项”按钮，在弹出的对话框中选择“按行排序”，并设置相应关键字即可，而且还可以更改排序的方法是按拼音还是按笔画排序或是选择自定义序列中的排序方法。2．自定义排序例如数据当中有“局长”、“处长”、“科长”、“科员”并按当前顺序排序时，Excel的现有排序功能就无法直接实现了。这时我们可以使用自定义排序来实现。具体做法是：在“工具”菜单选择“选项”，选择“自定义序列”，点“添加”按钮，在右边输入序列中按从小到大的顺序输入排序序列，或选中相应单元格后点击“导入”按钮。这样会在左边的自定义序列加入你刚才输入的序列，再在排序对话框选项中选择自定义序列就能够按相应的顺序排序了。三十九、只计算Excel公式的一部分在Excel中当我们调试一个复杂的公式时可能需要知道公式某一部分的值，可以用以下的办法来获得：双击含有公式的单元格，选定公式中需要获得值的那部分公式，按“F9”键，Excel就会将被选定的部分替换成计算的结果，按“Ctrl+Z”可以恢复刚才的替换。如果选定的是整个公式的话，就可以看到最后的结果。例如，有这样一条公式：(A1*B1+C1)/D1，选定公式中的A1*B1（假设A1和B1的值分别为12和8），按“F9”键，Excel就会将A1*B1这部分转换为96。这时，公式就变成了(96+C1)/D1。如果继续选定D1（假设D1的值为6），并按“F9”键，Excel会将公式转换为(A1*B1+C1)/6。当你完成了公式的计算部分，想恢复成原来的公式，按“Esc”即可。四十、将Excel的文本数字转换成数字在Excel中，系统将前面带有半角单引号的数字视为文本对待，而且为了某些需要，用户可以通过“格式”菜单中的“单元格”命令，将数字设置为文本格式。然而，现在我们却需要把工作表中文本格式的数字转换成数字，那么以下方法可以一试。1．一次转换一个单元格在“工具”菜单上，单击“选项”，再单击“错误检查”选项卡（一定要确保选中了“允许后台错误检查”和“数字以文本形式存储”复选框）。选中任何在左上角有绿色错误指示符的单元格。在单元格旁边，单击出现的按钮，再单击“转换为数字”。2．一次转换整个区域在某空白单元格中，输入数字“1”。选中该单元格，并在“编辑”菜单上单击“复制”命令。选取需转换的存储为文本数字的单元格区域。在“编辑”菜单上，单击“选择性粘贴”。在“运算”下，单击“乘”。单击“确定”按钮。3．处理特殊财务数字一些财务程序显示负值时在该值右边带有负号“-”。要将此文本字符串转换为数值，必须返回除最右边字符（即负号）以外的所有文本字符串字符，然后乘以“-1”。例如，如果单元格A2中的值为“156-”，那么公式“=LEFT(A2,LEN(A2)-1)*-1”将文本转换为数值“-156”，然后用上面的方法操作。四十一、Excel中快速互换两列数据在Excel中当需要把两列或两行数据互换时，以前总是先把A列的数据复制到C列，把B列的数据移动到A列，然后再把C列中的数据移动到B列，来实现两列数据的互换。现在我用如下方法即可快速实现两列数据的互换：用鼠标选定A列数据区域；把鼠标放在A列数据区域的右边；按下“Shift”键的同时，按下鼠标左键，这时鼠标变为向左的箭头；拖动鼠标至B列数据区域的右边，看到一条垂直的虚线（如果看到一条水平的虚线，表示在B列插入数据），同时松开“Shift”键和鼠标左键，这样就实现了A、B列的数据互换。同样，也可以实现两行数据的互换。四十二、Excel文件和数据库文件的相互转化Excel在对数据进行简单计算和打印设置方面比较体贴用户，而Foxpro在利用编程对数据处理时就很方便了，如果能把两者结合起来使用，会给我们的工作带来更多的方便。1.数据库文件转化为Excel文件：运行Excel程序，执行“文件”下的“打开”命令，在查找范围中找出存数据库文件的文件夹，在文件类型的列表框中选“dBase文件（*.dbf）”，选中要打开的数据库文件，单击“打开”。如果打不开，出现“不可识别的文件格式”的提示时，说明此数据库文件版本较高，请用如下方法：运行Foxpro程序，打开要转化的数据库文件，然后选择“文件”下的“导出”命令，在类型中选中Excel类型，然后输入或选择保存的文件夹及文件名，若单击“设置”可选本数据库中一部分内容转成Excel文件，或在命令窗口中输入“COPYTO"目标文件的路径\导出的文件.xls"TYPEXLs”复制转化为Excel文件。2.Excel文件转化为数据库文件：运行Excel程序，执行“文件”下的“另存为”命令，在保存类型的列表框中选“dBase文件（*.dbf）”，单击“保存”即可。也可在Foxpro中使用“文件”下的“导入”命令将Excel文件转化为数据库文件。四十三、在Excel中用“Ctrl+Shift+8”选定数据在Excel中选定数据，我们可以用拖动鼠标的方法来选定，但是当数据多于一页时，这样操作会觉得不称手，这时你也许会用点击表格左上角的小块来选定，但这会有很多无用的表格也被选定，用“Ctrl+Shift+8”可以选定需要的数据，这个组合键能根据选定单元格向四周延伸所涉及到的有数据单元格的最大区域（如下图）。四十四、快速切换Excel单元格的“相对”与“绝对”在Excel中输入公式时常常因为单元格表示中有无“$”而给后面的操作带来错误。修改时，对于一个较长公式单元格的相对与绝对引用转换时，只凭键盘输入又很麻烦。其实，只要使用“F4”功能键，就能简单的进行对单元格的相对引用和绝对引用的切换。现举例说明：对于某单元格所输入的公式为“=SUM(B4:B8)”。选中整个公式，按下“F4”键，该公式内容变为“=SUM($B$4:$B$8)”，表示对横、纵行单元格均进行绝对引用；第二次按下“F4”键，公式内容又变为“=SUM(B$4:B$8)”，表示对横行进行绝对引用，纵行相对引用；第三次按下“F4”键，公式则变为“=SUM($B4:$B8)”，表示对横行进行相对引用，对纵行进行绝对引用；第四次按下“F4”键时，公式变回了初始状态“=SUM(B4:B8)”，即对横行纵行的单元格均为相对引用。还需要说明的一点是，“F4”键的切换功能只对所选中的公式段有作用。只要对“F4”键操作得当，就可以轻松灵活地编辑Excel公式了。四十五、Excel多工作表巧操作默认状况下，一个Excel文件里面包含有三个工作表，分别为Sheet1、Seet2和Sheet3，，可对于一些高级用户或有特殊需要的用户，往往还有更多更高的要求。1、建立多张工作表通过单击“插入/工作表”，或在工作表底部右击鼠标在弹出菜单中进行选择，均可以插入一张新的工作表，但这只能应付少量的需求，一次操作只能建立一张工作表，如果在一个文件里需要上十张的工作表，可以单击“工具/选项”，选择“常规”，在“新工作簿内的工具表数”一项即可进行调节。这里有两点要注意：（1）在建立所需的文件后，记得将更改的地方改回系统默认值，否则下次新建的每一个Excel文件都会包含多个工作表；（2）一个Excel文件可包含的工作表数有个上限，为255张。2、对多张工作表进行操作在选定多张工作表时，分两种情况，一种是全部工作表，一种是部分工作表。前一种情况，在工作表底部右击鼠标，在弹出的菜单中选择“选定全部工作表”；后一种情况，通过按住“Shift”键再用鼠标选定相邻的多个工作表或者按住“Ctrl”键再用鼠标选定不相邻的多个工作表来实现。选定之后，就可以对页面设置、格式等统一操作，而不必逐张逐张进行，也可以在多张工作表内执行查找和替换操作。四十六、Excel快速输入特定文本因工作的需要，我经常用Excel2000来处理大量的表格，常常要输入一些特定的文本（如标准规范的名称、施工企业的名称等），为了准确、统一、快速地输入这些特定文本，我摸索出了几个好方法。1、自动更正法选择“工具→自动更正”命令，打开“自动更正”对话框，在“替换”下面填入“G300”，在“替换为”下面填入“《建筑安装工程质量检验评定统一标准》[GBJ300-88]”（不含引号），然后按“确定”按钮。以后只要在单元格中输入“G300”及后续文本（或按“Enter”键）后，系统会自动将其更正为“《建筑安装工程质量检验评定统一标准》[GBJ300-88]”。小提示：①你可以依照上述方法将有关文本一条一条定义好，方便以后使用；②在Excel中定义好的自动更正词条在Office系列其他应用程序（如Word、PowerPoint）中同样可以使用；③如果确实需要输入文本“G300”时，你可以先输入“G3000”及后面的文本，然后删除一个“0”即可。2、查找替换法有时候我们要在多个单元格中输入相同的文本，特别是要多次输入一些特殊符号（如※），非常麻烦，这时我们可以用“替换”的方法来进行：先在需要输入这些符号的单元格中输入一个代替的字母（如X，但要注意的是，该字母不能与单元格中需要的字母相同，也可以选择其他的特殊字符），等表格制作完成后，用“编辑→替换”命令（或直接按Ctrl+H快捷键），打开“替换”对话框，在“查找内容”下面的方框中输入代替的字母“X”，在“替换值”下面的方框中输入“※”，将“单元格匹配”前面的“∨”号去掉（否则会无法替换），然后按“替换全部”按钮即可。小提示：在按住Ctrl键的同时，用鼠标左键选定多个不连续的单元格（或区域），输入文本（如※），然后按下“Ctrl+Enter”键，也可将该文本同时输入上述选定的单元格中。3、函数合并法我经常需要输入一些施工企业的名称（如“某某市第九建筑安装工程公司”、“某某市华夏建筑安装工程公司”等），这些文本大同小异，我通常用Excel中的CONCATENATE函数来实现这些特定文本的输入：假定上述文本需要输入某一工作薄的Sheet1工作表的D列中（如D2单元格），我们先在Sheet2工作表中的两个单元格（如A1和B1）中分别输入文本“某某市”和“建筑安装工程公司”，然后在Sheet1的D2单元格中输入公式：=CONCATENATE(Sheet2!$A$1,C2,Sheet2!$B$1)，以后我们只要在C2单元格中输入“第九”，则D2单元格中将自动填入文本“某某市第九建筑安装工程公司”。4、剪贴板法由于Office2000中