北京某大型国企QHSE管理程序文件全套 贯标文件

版本号：A第0次修改第6页共6页文件和法律法规控制程序责任主控部门审核（主管领导）批准（管代）签字经理办公室日期2006.7.182006.7.182006.7.181.目的对QHSE管理体系文件、法律法规获取进行管理和控制，确保各有关场所得到并适用有效的文件版本及法律法规的跟踪识别。2.适用范围适用于公司与QHSE管理体系运行有关的文件（包括外部文件）控制及法律法规获取与识别。3.定义3．1文件：信息及其承载媒体3．2信息：有意义的消息3．3规范：阐明要求的文件3．4法律：全国人民代表大会和全国人民代表大会常务委员会制定的规范文件。3．5法规：国务院制定的行政法规和北京市人民代表大会及其常务委员会制定的地方性法规。4.职责4．1总经理负责QHSE体系管理手册的批准。4．2管理者代表负责QHSE程序文件的批准。4．3主管领导负责相关管理文件的批准。4．4经理办公室负责本程序的编制、修改，负责与管理体系运行有关的公司及上级主管单位公文收发、登记和管理，负责归档文件的管理。4．5企业管理部负责管理手册、程序文件的管理。4．6工程技术部负责公司技术文件和资料的管理控制。4．7各部门负责主控范围内文件、法律法规及其他要求（具体条款）的识别、获取、传达并在相关文件（施组、专项方案、作业指导书）明确适用条款的要求。4.8各部室负责与管理体系运行有关的业务范围内的法律法规的获取、适用性（具体条款）确认、评审、更新、登记和传达；并负责本部门体系运行有关文件编写、收发、更新和管理。5.工作程序5.1受控文件范围5.1.1QHSE管理体系文件：管理手册、程序文件、第三层次支持性文件；5.1.2技术类文件：包括外来的和自己形成的；5.1.3上级下达的及企业制定的与QHSE管理有关的文件。5.2法律、法规获取范围5.2.1有关的国际公约（中国政府承诺遵守且为声明保留的）；5.2.2国家法律、法规、标准及行业规章、制度；5.2.3地方法规、标准及行政规章制度；5.2.4行业规定及标准；5.2.5上级机构标准、规定。5.3控制管理5.3.1公司各职能部室每季度对主控范围内的文件、法律法规及其他要求进行评审，并于季末28日前，向经理办提交一份本部门、本季度QHSE受控文件申报清单和法律法规获取登记、评价表。5.3.2经理办每年度对各职能部室主控过程所需的文件、法律法规及其他要求的管理工作进行一次巡回检查，填写文件和法律法规管理检查记录表。5.3.3各职能部门如发生文件及法律法规作废时，及时向经理办申报，同时书面通知原文件及法律法规发放范围。经理办每年发布一次全公司受控文件清单、法律法规及其他要求清单。5.4公司各职能部门、项目部、分公司负责本系统、本单位的受控文件、法律法规及其他要求清单的控制，并进行管理和监督检查。5.4.1公司各主管部门每半年对项目部系统的文件、法律法规及其他要求的管理情况进行一次检查，并填写文件和法律法规管理检查记录表。5.5项目部文书员负责项目部受控文件及法律法规清单的管理，对项目部各职能组的文件及法律法规的管理进行监督检查。5.5.1项目部各职能组每季度对主控范围内的文件、法律法规及其他要求进行评审，并于季末28日前向项目部文书员提交一份季度受控文件及法律法规申报清单，同时自留清单一份。项目部文书员收集、整理形成项目部文件总清单、项目部法律法规清单。5.5.2项目部文书员半年对项目部各职能组进行一次文件及法律法规管理工作的检查，并填写文件和法律法规管理检查记录表。5.6控制管理要点5.6.1各系统主管部门、项目部、分公司负责对QHSE管理体系有效运行起重要作用的各个场所，都应能得到相应文件及法律法规的有效版本。5.6.2各程序主管部门应通过本业务系统的上级主管部门及报刊、图书、网络等公共传媒来获取本部门应遵守的法律、法规。5.6.3各程序主管部门、项目部、分公司应从所有发放或使用场所及时撤出失效和作废的文件及法律法规。5.6.4各部门、项目部、分公司为法律和备查目的保留的作废文件,加盖“作废存查”章后,可与有效文件同处保存。5.7批准和发布5.7.1公司《管理手册》由管理者代表指定部门或专人编写，管理者代表审核，总经理批准发布。5.7.2《程序文件》由企业管理部组织各职能部门编写，业务主管领导审核后，由企业管理部组织“符标”审核，管理者代表批准发布。5.7.3对获取到的关系重大的法律、法规，各部门应向主管领导报告，并通过管理者代表在两天内向最高管理者通报。5.7.4凡新发的文件与原文件有矛盾时，发布时需注明作废文件的文件号、名称或修改条款。5.8收发登记管理5.8.1公司各部门、项目部、分公司设立专（兼）职文书（资料）员，负责各类文件及法律法规的收、发登记。5.8.2收文各部门、项目部、分公司收到与QHSE管理有关的文件及法律法规均应填写《收文登记本》。5.8.3发文5.8.3.1凡需下发的受控文件及法律法规，主管领导在审批时应以书面形式确定发放范围；主管部门负责盖章和编号并填写《发文登记本》；收文人签字。5.8.3.2外来文件由经理办统一收文登记后转主管领导阅批。根据领导批示的发放范围登记下发。图纸、规范规程和标准图集按公司《技术管理办法》执行。5.8.3.3市政府下发的行业性法律、法规文件，由各业务系统进行收集，确定发放范围并转发。5.8.3.4国务院下发的法令、法规性文件，由经理办负责收集，确定发放范围并转发。5.9标识5.9.1为使各类文件及法律法规得到有效控制,公司置备“受控”、“修改”、“作废”、“作废存查”四枚印章，由各职能部室及QHSE管理体系基层单位指定专人负责保管和使用。5.9.2《管理手册》、《程序文件》，由企业管理部门编号并加盖“受控”章为标识。5.9.3公司职能部室编制的第三层次支持文件，由文件主管部门以经理办编排的文件编号和部室的发放编号为受控标识。5.9.4凡作废及失效的文件及法律法规，由文件及法律法规主管部门负责加盖“作废”章。5.9.5为法律或备查目的保留的已作废的文件，由文件主管部门负责加盖“作废存查”章。5.10归档5.10.1各部门、项目部的专(兼)职文书员、资料员负责文件资料的整理归档工作。5.10.2各部门、项目部按公司《档案管理制度》中规定的归档范围和归档时间，对上一年度的文件和资料进行归档。施工文件和资料按竣工资料归档规定执行。5.10.3所有归档的文件和资料由经理办按照公司《档案管理制度》的规定进行保管和提供利用。5.11复制各部门、项目部、分公司复制受控文件及法律法规，需经文件主管部门负责人审批，所有复制的文件及法律法规同正式的文件和法律法规一样管理。5.12更改5.12.1各职能部门的文件如部分不能正确指导企业生产经营、质量管理。必须进行更改时，由责任部门提出更改申请，其更改须获得相应主管领导的批准。5.12.2外审或内审引起的文件修改由企业管理部下达文件修改通知单。5.12.3文件更改的审批权限同文件编制的审批权限相一致。若需指定其他部门或受权人更改或审批时，应获得原起草或审批时所依据的有关背景材料。5.12.4当文件内容需要更改时，由文件主管部门提出书面修改意见，报主管领导审批同意后，填写《文件更改通知单》，注明更改内容及方法，发至原文件发放范围并报经理办备案。5.12.5各部门、项目部专（兼）职文书员、资料员按《文件更改通知单》要求对本单位、本部门中持有文件进行更改。非文件主管部门的任何人不得以任何借口自行更改文件。5.12.6更改方法一般采用“划改”或换页方法。收到《文件更改通知单》后，如系“划改”，则在需要更改处直接用钢笔将原有文字划掉，并加盖“修改”章后再写上更改后的文字。如系“换页”，则撤下原页予以销毁，再更换上新页，新页上加盖“修改”章。《管理手册》、《程序文件》的更改应得到公司总经理、管理者代表的批准。5.12.7所有更改的文件，均应在《发文登记表》和《收文登记表》备注栏内注明更改通知单序号。所有更改通知单应予保存并登记编目。5.12.8《管理手册》、《程序文件》经一定次数更改或大幅度更改后，由公司总经理、管理者代表批准，应予换版，重新编印并更换版号。5.12.9管理手册、程序文件的现行修订状态通过《管理手册修改记录表》和《程序文件修改记录表》及修改标识章反映，法律法规及管理制度、管理办法的现行修订状态通过受控文件清单、法律法规清单的形式反映。5.12.10当公司的活动、产品、服务发生重大变化时，各部门应在3个月内对适用的法律、法规进行更新识别。5.12.11各职能部门应随时关注新的法律、法规的发布情况，获取并确认适用性后进行登记，然后交流传递至各相关部门。5.13作废、收回及销毁5.13.1文件及法律法规作废审批权限及《文件作废通知单》发放范围与文件更改审批权限及《文件更改通知单》发放范围相一致。作废文件及法律法规由文件及法律法规管理部门文书员负责销毁，同时在文件清单及法律法规清单上加盖标识。5.13.2凡已归档的作废文件，由主管部门持《文件作废通知单》到经理办档案室在作废文件和文件目录上加盖“作废”或“作废存查”章，同时注明作废时间。5.14补发受控文件及法律法规遇有破损不能继续使用时，应将破损文件及法律法规退回文件及法律法规主管部门换取新的。补发文件及法律法规应按退回文件编号，领取人签收。6.相关文件《住总集团住三分部企业档案管理制度》（住三办字[2004]15号）7.附录7.1文件更改通知单ZHS-01-17.2文件作废通知单ZHS-01-27.3文件和法律法规管理检查记录ZHS-01-37.