企业管理制度体系设计基础知识

管理制度体系设计第1页，共36页。目录一、前言二、管理制度体系设计原则三、制度体系的树型结构四、制度体系的梯次结构五、制度基础与根本大法六、基本制度架构七、部门职责与规章八、管理细则第2页，共36页。一、前言公司经过短短几年的高速发展，已经顺利渡过创业生存期，公司的规模不断扩大，员工数量和公司业务同步增长。目前，公司正面临扩张发展的管理瓶颈问题，这一问题如处理不好，将严重制约公司的发展，轻者造成管理混乱、员工满意度下降、公司业务停滞不前，重者将直接导致公司组织涣散、人心不稳、危机潜伏，稍遇风险处理不好就可能导致公司瓦解溃败。公司在创业阶段的管理模式已经不能适应现阶段的公司规模和发展要求，原来以创业者之间的“同甘共苦、荣辱与共”及不计个人得失、无私奉献、追求公司整体利益的精神在现阶段虽然仍具有现实意义，但以个人感情为纽带的“共管互担”的管理模式，在公司发展到一定的规模以后就会使“共管互担”变为“无人能管、无责可担”，管理的压力过分集中于初创期的个别领导者身上，从而产生信息蠕化、传导失灵，导致领导乏力、管理混乱、效率低下，同时也为管理人员的惰化提供了温床，严重时会影响到公司战略发展的有效实施。在此背景下，公司的管理层应充分认识到自身的管理瓶颈，协助推动内部管理的变革，其中最重要的就是基于现代企业制度条件下的公司管理制度体系构建。第3页，共36页。二、管理制度体系设计原则鉴于公司是一个——制造型企业规模已经较大，还期待扩张的企业年轻的、充满活力的业务密集型企业不断寻求变革的企业经营思想和经营理念迎接挑战的企业准备向“百亿级企业”看齐的企业公司管理制度体系构建应体现如下原则渗透先进的管理思想，以现代先进管理理念统领公司管理变革符合制造业特点，由上至下，由下返上，上下结合具备较高的灵活性和可扩展性，减少管理成本由宏观到微观，易于实施，分清轻重缓急，在公司战略和现实问题中寻求最佳结合点，稳妥推进；第4页，共36页。三、制度体系的树型结构公司发展战略现状业务流程公司文化未来管理团队组织结构设计公司治理结构组织结构图部门关系图部门职能划分各部门职务说明书各个部门工作职责职能部门管理制度业务部门项目管理制度、质量手册出发点基干树枝各个岗位职责描述各个岗位操作程序业务规范树叶第5页，共36页。四、制度体系的梯次结构根据管理的层次、幅度和授权决策次序，创原公司的管理制度可分为四个梯次。公司根本大法公司基本制度业务流程制度操作规范公司章程法人治理结构与公司组织架构的界定各部门职责说明，部门规章质量手册项目管理手册其他程序文件第6页，共36页。五、制度基础与根本大法《公司章程》这是公司一切活动和制度的根本性指导文件，也是制定各项制度、管理办法的基石，是现代企业的“根本大法”，在公司制度中具有权威性、唯一性、根本性和不可随意更改性。公司章程的制定必须依据国家有关法律（如《公司法》）和公司经营目标、范围、规模以及未来发展战略，由发起人股东或董事会（筹）酝酿，最终经股东大会通过。公司章程对公司、股东、董事、监事、经理均具有约束力。公司的经营范围由公司章程规定，并依法登记。公司的经营范围中属于法律、行政法规限制的项目，应当依法经过批准。第7页，共36页。六、基本制度架构1、《董事会议事规则》2、《董事长工作条例》3、《董事会基金管理条例》4、《总经理办公会制度》5、《总经理工作条例》6、《总经理基金管理条例》7、《财务管理制度》8、《内部审计制度》9、《劳动人事管理制度》10、《薪酬福利制度》这十个基本制度系公司经营管理的基本行为规范准则，为公司第一梯次的制度，由公司董事会审议批准后颁布执行。其主要效力范围为：公司的重大决策、重要经营决策、部门经理的任免、内部管理控制等。第8页，共36页。1、《董事会议事规则》要点该规则主要明确董事会的具体功能、职责和行为方式。具体包括：董事会的组成、职责和授权范围，董事会会议运作方式、议题与会议结果的执行，董事会议案的一般内容、会议讨论与决议，会议文件与记录，董事会决议与执行等。第9页，共36页。2、《董事长工作条例》要点本工作条例规定了董事长的职权范围、责任义务和工作细则。职权范围主要包括：主持股东大会和召集、主持董事会会议；督促、检查董事会决议的执行和实施情况，并向董事会报告；签署公司股票、股权证、公司债券及其他有价证券；签署董事会重要文件和其他应由公司法定代表人签署的文件；提名公司总经理人选；行使法定代表人的职权；在发生特大自然灾害等不可抗力的紧急情况下，对公司事务行使符合法律规定和本公司利益的特别裁决权和处置权，并在事后向公司董事会和股东大会报告；第10页，共36页。2、《董事长工作条例》要点(续）责任和义务主要有：建立良好的社会关系网络，满足董事会工作及公司经营管理需要。在职权范围内行使权力，不得越权。不得利用内幕信息为自己或他人谋取利益；不得自营或者为他人经营与公司同类的营业或者从事损害公司利益的活动。不得挪用资金或者将公司资金借贷给他人；不得利用职务便利为自己或者他人侵占或者接受本应属于公司的商务机会。不得以公司资产为公司的股东或者其他个人债务提供担保。认真阅读公司的各项商务、经营、财务报告，及时了解公司业务经营管理状况。亲自行使被合法赋予的公司管理处置权，不得受他人操纵；非经法律、法规允许或者得到股东大会在知情的情况下的批准，不得将处置权转授他人行使。接受监事会对其履行职责的合法监督和合理建议。未经董事会的合法授权，不得以个人名义代表公司或者董事会行事。第11页，共36页。2、《董事长工作条例》要点(续）工作细则主要包括：在董事会闭会期间，代表董事会按上述职权范围行使职权。当工作需要超出上述职权范围时，应以书面方式向董事会申请授权，并依据董事会授权书行事。在上述职权范围或董事会授权范围以外，不得以任何理由和方式干涉公司总经理或经营班子职权范围内的正常工作。接到总经理或经营班子呈交董事会的正式报告、请示等文件后，应在三个工作日内予以明确批复，不予批复时视为同意，批复不明确时同样视为同意。对公司总经理或经营班子呈交董事会的正式报告、请示等文件应按如下方式处理：在职权范围或董事会授权范围内时，直接代表董事会进行批复；超出职权范围或董事会授权范围时，可通过电话、传真等方式征得四名以上（含四名）董事同意后代表董事会进行批复，但应正式记录董事意见并作为董事会资料交董事会秘书存档备查；对按公司章程规定应由董事会决议的事项，应按章程规定的条件及时召集临时董事会进行决议后批复。在保障董事充分表达意见的前提下，可以用传真方式召集临时董事会进行决议。按公司财务管理制度和《董事会基金管理条例》调配与使用董事会基金。第12页，共36页。3、《董事会基金管理条例》要点本管理条例规定了董事会基金的设立必要性、会计处理方法以及基金的来源、开支范围和管理。其中，基金的来源为：从公司每年税后利润中提取一定比例作为董事会基金，所提比例由董事会研究确定，报请股东大会批准。在公司经营获利之前，董事会基金开支由公司经营管理费用中直接划拨。开支范围主要有：董事会成员和监事会成员工作报酬。董事会成员和监事会成员出席公司董事会、监事会所发生的车马费。董事会成员和监事会成员因公司工作需要所发生的差旅费。董事会、监事会因公司工作需要所发生的业务招待费。董事会日常办公费和其他工作费用。其管理方法为：由“董事会基金管理委员会”拟定年度基金使用预算计划，经董事会决议批准。在年度基金使用预算计划内，董事长全权调配和使用董事会基金，超过计划范围的另报董事会专项审批。第13页，共36页。4、《总经理办公会制度》要点《总经理办公会制度》的功能是建立一种公司内部日常重大事务性工作和重要经营管理工作问题的民主议事决策机制。总经理办公会系总经理和经营班子研究处理公司重大事宜的重要工作形式之一，会议所形成的决议、纪要等文件对公司经营管理工作具有制度意义。总经理办公会由总经理主持。总经理因故不能主持时由总经理委托公司其他副职主持。总经理办公会参加人员：1、公司副职；2、部门经理；3、会议内容需要涉及的其他人员。该制度规定了召开总经理办公会议的条件和召开程序和办公会议决议。第14页，共36页。5、《总经理工作条例》要点按照现代企业制度的要求，该工作条例规定公司实行董事会领导下的总经理负责制。总经理由公司董事长提名，董事会聘任或解聘。本条例规定总经理的职权范围、责任与义务、决策方式和决策程序、有关操作细则（涉及重要的人事管理、财务管理与审批、重要经营决策），以及非例行事项向董事会和董事长申请授权的范围。第15页，共36页。6、《总经理基金管理条例》要点该管理条例的制定目的是为了总经理基金的合理准备和有效使用提供规范的制度保证。该管理条例主要包括：总经理基金的设立、会计处理方法以及基金的来源、开支范围和管理。基金的来源为：从公司每年税后利润中提取一定比例作为总经理基金，所提比例由总经理办公会研究确定后报请公司董事会批准。在经营获利之前，总经理基金的开支由公司经营管理费用中直接支出。基金的开支范围有：总经理因公司工作需要所发生的业务招待费、礼品费。总经理对公司职员进行直接奖励所需经费。不便直接列入公司成本核算范围的其他费用。基金的管理包括：总经理和公司财务负责人负责总经理基金的管理，总经理为直接负责人。总经理基金的开支及其财务处理同样遵守《公司财务管理制度》，并接受公司董事会的监督和内部审计。第16页，共36页。《财务管理制度》是公司实行财务计划、预算、控制、核算以及决算的重要管理制度，该制度的建立和实施将直接影响公司的运作水平和控制力度，是衡量公司管理水准的重要规范性制度文件。该制度主要包括如下内容：财务控制：涉及各相关部门管理职责：涉及总经理、财务总监、财务部门分别拥有的财务权利和责任，以及这三者之间的关系。业务部门的职责以及相关岗位（如：会计、出纳）的职责。有关财务管理事项的具体规定，涉及：财务计划与预算、经营支付、费用报销、帐号管理、现金管理、票证管理、会计档案管理等。7、《财务管理制度》要点第17页，共36页。8、《内部审计制度》要点为严肃公司财经纪律，改善经营管理，加强风险防范，提高经营效益，保证公司各项业务稳健发展，应在公司设立独立内部审计岗位，依据公司制度及《审计法》等政策法规，对公司的经济工作进行内部审计监督。该制度规定了内部审计工作的具体组织方式、审计对象和内容、为谁负责、审计任务、审计部门职权范围、审计程序、审计人员的职责和要求等。第18页，共36页。9、《劳动人事管理制度》要点本管理制度主要界定对员工的管理、招聘、解聘，辞职与辞退，考勤制度，各类假期，薪金与考评制度的联系，各类加班，档案管理，员工培训，劳动工资与福利待遇，奖励与惩处等方面的规定。通过这些规定，建立起员工个人行为与个人利益相联系的法定程序。在建立劳动人事制度时须考虑到有关法律法规的要求、同行业同类企业的通行做法与公司现状和未来发展趋势等方面的因素相结合。同时，力求该制度具有一定的超前性、灵活性和可扩展性。第19页，共36页。10、《薪酬福利制度》要点根据创原世纪公司的特点，考虑推行岗位薪酬制度，整个薪酬包括工资与奖金两部分，针对不同的岗位，可以采取不同的薪资政策，如：对于总经理和副总经理，可以考虑与公司经营业绩挂钩的年薪制，对于销售人员，可以考虑与销售业绩挂钩的浮动薪金制度。不同岗位的薪金制度将会激励此岗位的员工更好的完成工作目标。而员工的福利政策主要要与国家和当地政府部门政策法规的要求相一致。其目标是给员工一种安全感和心理安慰，保证员工在公司服务期间，能够比较放松、愉快，减少因为各种不确定因素给员工造成的心理负担。第20页，共36页。七、部门职责与规章1、各部门职责说明2、各部门岗位职责说明3、行政管理规章4、财务管理规章5、人力资源管理规章6、项目管理制度这些制度、条例、规定、标准等系保证公司领导指挥体系顺畅、经营管理工作有序开展的第二梯次制度，由公司总经理办公会审议批准后颁布执行第21页，共36页。1、各部门职责说明该部分主要是在认真研究公司业务流程和信息传导机制的基础上，在公司组织结构设计完毕后，提出各个部门的工作职责，目的是科学合理地明确分工和协作、界定责任与义务，为公司的整体运作建立协调机制。此部分主要内容为：分别各个部门提出职责范围、任务描述、工作目标、领导职数与级别、与上下级之间的关系、与左右部门的关系、下辖员工及要求、在公司中的地位等。2、各部门岗位职责说明该部分主要是在前面界定部门职责和职能说明以后，分别就各个部门的不同岗位提出具体岗位职责说明。此部分主要内容为：分别各个岗位提出职责范围、任务描述、工作目标、工作内容、与上下级之间的关系、与左右岗位的关系需要公司其他方面配备的资源。第22页，共36页。3、行政管理规章此部分规章主要为公司信息传导、决策支持、后勤服务等方面提供制度保证。具体涉及内容包括：行政办公室职责、办公室主任职责、员工行为规范、上班着装与佩带工作牌规定、公司印章管理条例、档案管理制度、公司行文规定、公文处理程序、公司保密条例、办公用品管理制度、公司差旅费标准、计算机使用与管理规定、复印机使用与管理规定、公司合同管理制度、公司通讯设备管理制度、机动车辆管理制度等。第23页，共36页。4、财务管理规章此部分包括财务与会计人员应遵循的会计准则和财务纪律等。该部分应比较具体的规定财务部门各个岗位的职责和目标，以及相应的操作规范。此外，应包括财务其他要素的管理规定，如：支票管理，税务管理、资产管理、债务管理、工资发放管理、财务分析与决策等。第24页，共36页。5、人力资源管理规章此部分内容涉及人力资源规划、招聘、录用、培训、考核、奖励与惩处、薪酬、考勤、升迁、调离、辞职与辞退等管理程序这部分的制定必须与公司的人事管理制度相一致，符合同业通用做法，并留有一定余地，保持弹性第25页，共36页。6、项目管理制度该部分在对现有项目和未来可能出现的其他类项目运作特点考察的基础上，界定项目运作机制主要包括：项目组组建、项目成员的要求、项目流程、项目开发、项目确立、项目运作、项目控制、成果管理、产品管理、售前售后管理、成本控制、项目概算、项目预算、项目决算、项目收益分析、项目总结等一套涉及项目运作过程的组织、资源管理。第26页，共36页。八、管理细则管理手册程序文件工作手册管理记录这部分制度主要是在以上两个梯次制度的基础上，进一部细化为可操作的程序性文件第27页，共36页。1、《管理手册》涉及内容1、管理手册批准页2、管理手册修改页3、管理手册发布令4、管理手册目录5、管理手册发放控制页6、术语和编写7、管理手册说明8、公司简介9、管理方针10、管理目标11、公司机构图12、公司岗位图第28页，共36页。2、《程序性文件》涉及内容管理评审程序管理活动策划控制程序管理体系要素与文件对照表项目合作方案编制与评审程序合同评审程序文件和资料控制程序合作单位评价与选择程序采购过程控制程序商品进销存过程控制程序车辆管理程序办公室管理程序工作计划控制程序财务控制程序日常事务管理程序紧急情况处理程序管理过程控制程序设备管理程序物业租赁管理程序企业文化活动控制程序值班管理程序采购物品检验和试验程序管理质量检查与考评程序不合格管理控制程序不合格物品控制程序纠正和预防措施程序产品投诉处理程序管理投诉处理程序物品搬运、贮存、防护和交付程序管理记录控制程序内部管理审核程序培训程序管理工作信息反馈程序统计技术应用程序 第29页，共36页。3、《工作手册》涉及内容知识产权管理手册驾驶员工作手册出纳工作手册会计工作手册副总经理工作手册后勤服务工作手册业务资源采购手册人力资源部工作手册企划部工作手册市场部工作手册总经理秘书工作手册第30页，共36页。4、《管理记录》涉及内容管理评审报告------活动策划小组成员名单------活动资源落实情况表活动总结报告招标书审议记录揭标书评审记录合同评审记录公司规章评审记录合同签发通知单管理体系文件和资料发放登记表管理体系文件和资料更改审清单外来文件跟踪记录客户登记表转包商工作评审表转包商评价记录转包商登记表转包商不合格服务通知单取消不合格转包商通知单合格转包商档案供应商评价表合格供应商名单物料申购表派工单派工登记表办公用品交接验收表办公用品发放登记表工作证发放登记表钥匙发放登记表第31页，共36页。4、《管理记录》涉及内容（续）月份一线工作计划考核登记表年度一线工作计划考核表一线工作计划调整登记表交接班记录表来访人员登记表特种邮件收发登记表领用登记表人事档案一览表员工花名册员工素质结构统计表工作分配通知单任职通知单工资调整通知单调令员工转正申请表员工转正报告考勤表----月考勤、加班统计表员工请假单----年员工休假统计表辞（退）工报告单辞退通知单每周例会纪要会议纪要办公室派车单低值易耗品盘点清册 第32页，共36页。4、《管理记录》涉及内容（续）文件发送登记表复印登记表合同鉴审单使用公章登记表员工绩效奖励单员工过失处罚单档案借阅登记表物品放行条办公设备启用申报表办公设备使用情况登记表办公设备保养记录办公设备报停申请设备管理台帐电脑运行记录表复印机运行记录表激光打印机运行记录表机动车运行记录表设备/零配件申购表公司文件活动登记表公司文化活动会议纪录公司活动总结物品检验试验单紧急放行申请不合格工作报告第33页，共36页。4、《管理记录》涉及内容（续）库存物品盘点表库存商品帐商品进销存帐预防措施报告入库单出库单商品验收单过期管理记录处理登记表管理记录表格领用登记表部门-管理体系要素对照片内审现场检查表签到表商品销价通知单