企业内部控制制度

XXXX房地产开发有限公司

企业内部控制制度

2012年10月30日目录catalogue

总则及说明generalprinciplesandexplanation第一章 Unit1 管理控制及内控自我评估

managementcontrolandselfappraisalaboutinternalcontrol第二章 Unit2 财务会计控制

financialaccountantcontrol第三章 Unit3 销售和应收账款salesandreceivables第四章 Unit4 采购和应付账款purchasesandaccountpayable第五章 Unit5 费用支出控制expensescontrol第六章 Unit6 货币资金管理pecuniaryresourcesmanagement第七章 Unit7 固定资产管理fixedassetsmanagement第八章 Unit8 项目开发与总控projectdevelopmentandmastercontrol第九章Unit9产品研发与设计productdevelopmentanddesigning第十章 Unit10 工程招标与预算projectbiddingandbudget第十一章Unit11 工程质量监督与验收projectqualitysupervision第十二章Unit12 人力资源管理humanresourcesmanagement第十三章Unit13 对外投资管理investmentabroadmanagement第十四章Unit14 客户服务与信息管理customerserviceandinformationmanagement第十五章Unit15 内部审计internalaudit总则及说明

generalprinciplesandexplanation一、内控手册的使用责任Responsibilityfortheuseofinternalcontrolmanual二、内部控制的目标Targetofinternalcontrol三、内部控制的概念conceptofinternalcontrol四、内部控制的框架frameworkofinternalcontrol五、内部控制的缺陷deficiencyofinternalcontrol六、内部控制的描述descriptionofinternalcontrolBACK一、内控手册的使用责任

Responsibilityfortheuseofinternalcontrolmanual本手册适用于房地产开发有限公司及其子公司，为方便描述，以下简称为“公司”。

本手册的内部控制制度是关键的控制制度，不包括所有的运作流程，使用者应当根据手册提示的内部控制关键点建立完整的运作流程。BACK二、内部控制的目标

Targetofinternalcontrol内部控制是一个由公司董事会，管理层以及其他员工共同作用的过程，此过程在以下的三个方面对公司实现其经营目标提供合理保证：行之有效并且富有效率的经营过程effectiveoperatingprocess可信赖的财务会计报告reliablefinancialaccountantreports对法律法规的遵循tofollowrulesandregulations内部控制主要体现在对公司现金以及实物资产的保全以及被有效的利用，以合理保证公司短期和长期的营运目标能够实现。BACK三、内部控制的概念conceptofinternalcontrol内部控制是一个过程。是一种实现目标的手段，而不是结果；内部控制是人为控制的，不仅仅包括制度和政策，同时包括公司各个部门的员工；内部控制对董事会和管理层只能提供合理的保证，而非绝对保证；内部控制是为了实现各个不同而又相互交错的企业目标而设计的。BACK四、COSO内部控制的框架

cosoframeworkofinternalcontrol业务流程财务报告法规遵循BACKCOSO内控框架的描述COSO要素含义相应的内控制度举例控制环境任何经营的核心是由企业的人力资源——员工的个人品行，包括诚实正直、道德观念、胜任能力；以及企业的经营环境组成的。明晰的权利和义务体系来明确内控的重要性；有关行为准则和业务标准的书面政策；完善的预算机制以及对产生差异的原因作及时分析；吸引并留住合格员工的计划；有效的内部审计委员会以及内审部门风险评估公司必须意识到它所面临的风险，并采取措施应对。公司必须设立整合所有组织活动的目标，这样公司整体才能统一运转。公司同时必须建立一套发现、分析并且管理风险的机制。有关经营、财务报告以及法律法规等职能的明确目标；全公司范围内的风险评估控制活动公司要建立能确保管理层应对风险的策略，以及使之奏效的内控政策和程序。职责分离：现金收款有两个以上的职员进行处理；对投资资产的独立稽核；信息系统的控制以及数据备份信息沟通信息与沟通存在于公司所有的活动层面。它可以使得员工获取并分享有关程序的执行、管理以及控制等各方面的信息。管理层要建立并维护有效的信息发布以及反馈系统；与外界同行业在政策变更以及行业风险方面进行资源共享；员工举报违规或舞弊现象的奖惩措施有效监督管理层要监督整个控制活动的运作过程，发现问题要及时纠正。这样公司才可以主动积极地针对所发现的不利状况作出反应。定期通过内审或外部审计渠道获取内控审计报告并作出反应；对预算差异进行及时跟进；对现金及实物资产进行定期盘点，对账实差异进行分析BACK五、内部控制的缺陷任何的内部控制设置都有其自身的缺陷，包括：

在实施内部控制的过程中会存在人为的错误或过失； 由于两名或多名员工的串通而导致的内控失效； 舞弊（例如：管理层滥用权力；伪造凭证或记录以及欺骗性行为等）即使是设计完善的内部控制也会因无意或故意的行为而导致缺陷的产生。但是，管理层可以期望良好的内部控制系统能够给董事会以及管理层提供其控制目标得以实现的“合理保证”。非常重要的一点是：公司应该进行合理谨慎的措施来保证内控目标的实现，而不是设想或者认定仅仅依靠“优秀”的员工就可以达到目标。BACK六、内部控制的描述公司内部控制制度的描述和形式由以下三个方面组成：内部控制的目标：内部控制服务于公司的整体目标以及各职能目标，通过控制活动为目标的实现提供合理保证，并且能够有效识别公司面临的风险并采取应对策略；关键控制点：关键控制点指关键的内部控制行为，保证这些内部控制行为被正确采用并持续使用，就可以保证企业的内部控制目标得到实现。流程图：流程图是描述内部控制行为的主要方法，是通过对经营活动整个过程用图表形式进行描述，并对关键控制点着重说明的一种方法。BACK流程图图图标标说明明BACK第一章章管理控控制及及内控控自我我评估估BACK一职职位分分工BACK二总总体战战略计计划的的控制制管理层层根据据内外因因素以以及向员工工搜集集信息息修改战战略目标总经理理办公公会平衡未未来的的发展以以及当前状状况总经理理办公公会制定的的下一一年度总总体计计划提交董董事会会决议董事长长批准经批准准的总体计计划下达子子公司司和各部门门制定定综合计计划管理目目标1）总体体战略略计划划是清清晰、、明确确并且且合法法2）总体体战略略计划划是以以未来来发展展为大大前提提3）总体体战略略计划划应得得到员员工的的认同同关键控控制点点1）管理理层应应规划划长期期和短短期目目标2）总体体战略略计划划必须须得到到董事事长的的签字字同意意注释1）年末末管理理层应应该根根据内内外部部因素素，如如经营营环境境、竞竞争对对手、、法律律法规规、消消费者者等因因素的的变化化及时时调整整公司司的战战略目目标，，同时时应该该征求求员工工的意意见2）战略略投资资发展展委员员会根根据因因素的的变化化修改改目标标3）总经经理办办公会会因该该平衡衡将来来的发发展要要求以以及目目前的的经营营能力力，制制定可可行的的目标标战略略4）战略略应分分为长长期和和短期期，其其中包包括企企业总总体战战略目目标、、企业业架构构、资资金来来源、、财务务目标标以及及市场场需求求等5）所有有的战战略计计划应应得到到董事事长的的同意意6）总经经理办办公会会应将将总体体战略略目标标以及及计划划下达达给各各部门门员工工，成成为公公司上上下的的奋斗斗目标标010302040605年度终终了战略与与投资资发展委委员会会审阅BACK三子子公司司及各各部门门制定定部门门计划划的控控制根据总总体计计划各部门门制订订综合计计划报送企企管部部企管部部进行调调整临时工工作任务计计划针对调调整与与各部门门进行行沟通通董事长长批准经批准准的部门综综合计计划/月度计计划部门实实施管理目目标1）所有有综合合计划划与公公司总总体战战略一一致2）计划划的制制定应应当切切合实实际关键控控制点点1）部门门的综综合计计划应应该以以总体体战略略为基基础制制定2）综合合计划划必须须得到到董事事长的的同意意3）各部部门对对企业业管理理部门门提出出的计计划调调整进进行充充分的的沟通通注释1）子公公司及及各部部门应应考虑虑企业业的总总体战战略目目标来来制定定部门门计划划2）所有有综合合计划划应该该预计计各部部门未未来所所需，，然后后制定定计划划，包包括：：销售售、采采购、、费用用、人人力资资源、、固定定资产产等等等3）企管管部根根据公公司总总体的的年度度计划划对各各部门门报送送的计计划进进行调调整4）公司司根据据工作作中出出现的的具体体情况况下达达临时时工作作任务务5）由董董事长长审核核通过过所有有部门门计划划6）批准准后的的计划划返还还各部部门及及子公公司实实施，，月末末，季季末，，年度度末作作为部部门考考核的的依据据010302040605各部门门/企管部部备案案BACK根据综综合计计划制订月月度计计划四部部门月月度绩绩效考考评的的控制制管理目目标1）提高高各部部门的的工作作积极极性，，共同同完成成公司司战略略目标标2）考核核标准准应与与总体体战略略计划划一致致关键控控制点点1）考核核标准准的制制定科科学合合理，，并结结合公公司的的实际际状况况2）考核核标准准应得得到总总经理理和董董事长长的签签字同同意3）考核核的结结果与与部门门的绩绩效奖奖励相相结合合注释1）企业业管理理部每每月末末、季季度末末以及及年末末根据据公司司的考考核标标准对对各部部门进进行考考核2）考核核标准准的制制定由由四大大部分分组成成，各各部门门制定定的本本期规规计划划占主主要的的地位位，并并兼顾顾其他他目标标3）企管管部对对各部部门进进行评评分并并排序序4）对评评分的的结果果与部部门总总监进进行沟沟通，，尤其其是对对评分分较低低的部部门，，使其其认识识自身身的不不足之之处5）总经经理办办公会会议对对公司司本期期的经经营状状况作作出总总体评评价，，以此此对本本期部部门总总考核核结果果进行行控制制6）考核核结果果经总总经理理批准准后进进行公公示部门内内部管理状状况010302040605期末末企企管管部部进行行考考核核公示示总经经理理批准准各部部门门的的考核核结结果果总经经理理办办公公会会议议对公公司司总总体体评评价价考核核结结果果由由企管管部部存存档档经批批准准的的部门门计计划划部门门职职能能建设设状状况况部门门内内部部培训训状状况况考核核的的标标准准根据据标标准准为为各部部门门评评分分和部部门门总总监监进行行沟沟通通BACK公司司月月度度经经营营指标标完完成成情情况况公司司财财务务状状况况资本本结结构构管理理团团队队组织织机机构构建建设设培训训管理理线线条条工作作效效率率行政政人人事事部部考评评依依据据，，计入入人人员员积积分分五信信息息沟沟通通与与交交流流各职职能能部部门门总监监/总会会计计师师/总工工程程师师基层层员员工工董事事会会决决策策层层总经经理理/总经经理理办办公公室室审计计委委员员会会管理理目目标标1）员员工工明明确确上上级级制制定定的的政政策策和和制制度度2）部部门门总总监监和和总总经经理理/董事事长长获获悉悉员员工工的的建建议议和和举举报报3）管管理理活活动动的的有有效效监监督督与与汇汇报报体体系系关键键控控制制点点1）管管理理层层政政策策与与制制度度应应该该为为基基层层员员工工所所认认知知和和接接受受2）基基层层员员工工的的建建议议和和举举报报能能够够通通过过有有效效的的途途径径传传达达注释释1）公公司司控控制制活活动动的的监监督督很很大大程程度度上上依依赖赖于于内内部部审审计计的的有有效效进进展展。。内内审审在在实实施施审审计计时时，，其其计计划划应应该该得得到到审审计计委委员员会会和和董董事事会会的的批批准准，，并并提提前前与与被被审审计计部部门门沟沟通通；；内内审审能能够够接接触触到到所所审审计计的的资资料料、、实实物物和和人人员员2）基基层层员员工工向向部部门门总总监监/总会会计计师师/总工工程程师师反反馈馈实实务务操操作作所所遇遇到到的的问问题题和和提提出出建建议议，，部部门门总总监监/总会会计计师师/总工工程程师师应应予予以以及及时时回回复复或或开开会会讨讨论论；；舞舞弊弊或或错错误误的的举举报报可可以以直直接接向向公公司司审审计计委委员员会会进进行行反反映映，，举举报报奖奖惩惩制制度度应应由由行行政政人人事事部部门门制制定定3）内内审审报报告告应应该该直直接接向向董董事事会会汇汇报报；；报报告告所所发发现现的的问问题题可可以以先先行行与与被被审审计计部部门门沟沟通通，，但但不不影影响响最最终终报报告告内内容容010302信息息收收集集政策策传传达达政策策审审批批政策策制制定定审计计内内控控的的执执行行报告告董董事事会会监督督汇报报监事事会会监督督违规规及及舞舞弊弊举举报报BACK审计委员员会问题反馈馈六 一般般价格的的控制（（销售/采购/工程价格格）制定评价价系统流流程部门草拟拟价格控制制计划提交董事事长批准经批准的的各部门评价政策策管理目标标销售、购购买价格格和工程程造价要要反映现现今商业业和经济济的状况况，并且且符合企企业的战战略目标标和综合合计划关键控制制点1）企管部部应定期期对销售售/采购/工程等价价格作审审阅，价价格的制制定与变变更与企企业长期期和短期期价格战战略一致致2）最终的的评价政政策以及及价格调调整方案案应得到到总经理理办公会会的讨论论通过3）工程物物料和固固定资产产的购买买、土地地的竞标标和工程程的造价价要在企企业的预预算范围围内，并并且经过过价格的的调查，，如获取取第三方方提供的的报价单单4）购货价价格、土土地竞标标价格和和工程价价格应得得到管理理层的审审批注释1）企管部部根据企企业的总总体战略略计划订订立评价价系统与与决策系系统2）总经理理办公会会制定评评价系统统与决策策系统。。例如：：每年之之销售价价格、购购买任何何物品的的查询程程序、工工程造价价的预算算等3）各部门门将政策策草稿提提交董事事长审批批；董事事长应考考虑政策策是否能能符合社社会的经经济状况况以及反反映公司司的成本本等4）批准后后的计划划应发回回各部门门进行培培训及实实行5）价格部部门及财财务总监监/总会计师师应每年年复核系系统的内内容是否否需要更更改；如如有需要要，部门门主管应应提交一一份修改改草稿及及原因给给管理层层进行讨讨论是否否有需要要更改。。同上（（2）至（4）01030204总经理办办公会进行价格格会审企管部订订立评价系统统与决策系系统批准不批准相关职能能部门执行价格格控制BACK七 内部部控制的的自我评评估内部审计计报告企业绩效效考核结果果/业务周/月报总经理办公会讨讨论外部专业业人士评估报报告/审计报告告员工意见反馈馈管理层进进行内控自我我评估根据SOX404出具管理理层对内控的的评价会计师事事务所对管理层层评价发表意见见控制环境境有效监督督风险评估估控制活动动信息沟通通01020305管理目标标1）公司管管理层负负责建立立并维护护完善的的内部控控制2）管理层层在财务务报送时时需就其其内部控控制的有有效性进进行评价价关键控制制点1）管理层层负责建建立完善善的内部部控制制制度，并并且确保保得到有有效实施施2）管理层层定期进进行内控控评估3）内部审审计、专专业机构构以及员员工应在在完善内内部控制制中发挥挥作用注释1）内部审审计职能能应该涵涵盖公司司经营、、资金运运作、财财务报告告、舞弊弊调查、、法规调调查等各各个方面面2）总经理理应该了了解各部部门运作作情况，，定期召召开总经经理办公公会议进进行讨论论，发现现问题及及时纠正正3）公司应应该建立立完善的的员工意意见反馈馈机制，，让管理理层了解解基层所所发生的的情况4）按照COSO框架进行行内控自自我评估估，一般般通过自自我评估估问卷表表的形式式进行分分析与归归纳5）在年度度以及季季度的财财务报告告中进行行内部控控有效性性的陈述述04BACK内部控制制自我评估估问卷第二章财务会计计控制BACK一 职位位分工BACK二 一般般会计控控制管理目标标1）会计制制度的制制定要符符合法律律法规的的相关要要求2）各部门门的业务务操作应应该符合合财务操操作手册册的要求求，配合合财务部部入账3）凭证的的记录与与账册编编制做到到账实一一致关键控制制点1）财务总总监/总会计师师应详细细审核财财务制度度以及业业务操作作手册的的制定，，并且经经过总经经理签字字批准2）财务操操作流程程应该得得到各相相关部门门的认可可并得到到执行3）财务经理/总会计师应该该复核所有的的记账凭证注释1）财务制度必必须符合中国国相关法律法法规以及企业业会计制度的的要求2）财务部组织织工作小组（（可以是临时时性质）进行行具体操作手手册的编制，，包括单据的的收集与复核核、凭证的记记录、过账与与汇总、报表表的编制、财财务预算的编编制、财务结结果分析等3）必要时可寻寻求外部专业业人士的支持持，参与制订订财务制度与与操作手册，，发表专业意意见4）财务操作手手册有牵涉到到各部门的业业务流程，如如销售收款、、采购付款、、费用报销等等必须与相关关部门达成共共识5）所有不一致致的单证，如如发票与合同同不符必须发发回相关部门门查找原因各部门负责人人讨论并实施操作手册会计人员根据单据制作作凭证0103020405财务经理/总会计师复核凭证财务经理制定定财务制度提交财务总监监/总会计师以及及外部人士审阅阅董事长批准批准备案的财务操作手册册出错/不一致发回相关部门相符根据复核过的凭证入账财务部工作小小组根据财务制度度制定操作手册册业务部门原始单据财务部审核BACK三 财务预算算控制管理目标财务预算真实实反映公司的的年度财政目目标，并且对对公司的销售售、成本以及及相关费用起起指导和控制制作用关键控制点1）财务部编制制费用预算，，必须核对各各部门上年费费用，对费用用预算增幅，，减幅较大部部门作出相应应解释2）财务预算进进行动态预算算控制，每月月针对销售、、成本以及各各项费用的实实际发生数与与预算数比较较，发现差异异并寻找原因因，协调各部部门制定下月月预算实现计计划以及本月月超标/未达标补救措措施3）销售以及成成本的预算控控制由营销和和地产负责执执行，向财务务汇总。其他他部门发生的的期间费用应应在发生前经经过财务部的的预算审核，，超出本月预预算的费用除除特殊情况不不予批准注释1）年度终了财财务部门负责责编制公司下下年度财务预预算草案，提提交至总经理理办公会议讨讨论，通过或或提出修改意意见，再向董董事会汇报，，董事会作出出决议。2）各部门实行行总监责任制制，并与财务务部门保持反反馈沟通，每每月提交预算算执行周/月报，由财务务部汇总信息息与管理层讨讨论；并且针针对超标或未未达标情况提提供下月的补补救措施，尽尽量保持全年年度在预算控控制范围内3）财务预算需需在全年基础础上细分到月月份4）与销售和成成本无关的期期间费用应由由财务部汇总总，在发生前前由总会计师师进行预算审审核5）半年度预算算调整特指因因为公司营运运目标发生变变更或新增的的项目投资而而进行的预算算变更6）三项费用的的预算要分别别经过其相应应的监控部门门审核，其中中，财务费用用和管理费用用经分管领导导审核、销售售费用由财务务部审核，监监控规定由监监控部门制定定年度终了财务部汇编项目收入/成本预算销售部分管领导预算部财务部汇编公司费用预算算各部门费用年度预算公司下年度全全面预算草案案总经理办公会议董事会议各部门讨论/规划部门预算算预算执行不同意批准010203BACK公司下年度财务预算财务部门每月月编制动态预算分分析销售状况期间费用项目成本财务部汇总月度费用销售周/月报及预算实现方案分管领导汇总总成本控制周/月报月末财务预算报告总经理办公会讨论0405半年度预算调调整分管领导/财务部06四 营运资金金的控制管理目标营运资金在管管理层控制范范围内，以保保证偿付能力力和资金的有有效利用关键控制点1）现金流的预预计应以财务务预算为基础础，根据每月月的实际情况况作出准确预预估2）总会计师复复核每月现金金流汇总表，，针对资金剩剩余或资金短短缺情况告知知管理层3）对于不能由由未来月份弥弥补的资金短短缺，应及时时调整部门计计划以及财务务预算注释1）财务部门根根据年/月初的贷款合合同以及本月月新发生的贷贷款合同，合合理计算下月月/下季度的资金金流入以及流流出值2）财务部门根根据分管领导导门的工程进进度表以及销销售部的销售售预计，合理理预估未来月月份的现金销销售流入3）财务部门根根据对外投资资部门的投资资计划预估下下月/季度的现金流流