文件归档制度

PAGE39企业各类文件材料归档制度为了完整、系统地保存本企业工作活动中形成的各种门类、各种载体的档案，提高归档文件材料的质量，以满足企业各方面的需要，特制定本制度。一、归档范围。党群管理工作形成的文件材料。如：党务综合性工作或党组织其它有关会议文件材料；党组织建设、党员管理和纪检监察工作文件材料等。行政管理工作形成的文件材料。如：企业筹备期可行性研究、申请、批准文件材料；企业章程、证照，企业领导（包括董事会、股东会、监事会和经理层）和内部机构构成、变更文件材料等。经营管理工作形成的文件材料。如：企业改革、经营战略决策文件材料；计划与统计工作文件材料；企业发展规划、各项发展计划文件材料；责任制管理文件材料等。牧业管理工作形成的文件材料。如：各牧业项目招投标文件材料；各物业项目验收文件材料；各专项业务管理有关文件材料等。基本建设工作形成的文件材料。如：可行性研究、立项、招投标等。设备仪器管理形成的文件材料。如：购置设备、仪器的立项审批，购置合同等。会计档案。如：会计凭证（原始、记账、汇总）；会计账簿；年度财务报告（决算）（包括文字分析）等。职工个人档案。特殊载体档案。如：声像类；实物类等。牧业项目形成的文件材料。如：小区规划详图、竣工总平面图、单体建筑、结构、设备的竣工图、绿化平面图、附属配套设施、地下管网工程竣工图等基础管理文件材料；房屋管理与维修养护等文件材料；共用设施设备管理等文件材料。其它应归档的文件材料。二、归档时间。企业自身形成的管理性文件材料一般应在输完毕后的第二年上半年归档。基本建设、设备项目文件材料在其项目鉴定、竣工后或财务决算后三个月内整理归档，周期长的可分阶段、单项归档。外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装高度后归档。企业职工外出参加各种公务活动形成的文件材料应在活动结束后及时归档。会计文件材料在会计年度终了后由会计部门整理归档，保管一年后向档案部门移交。电子文件的逻辑归档实时进行，物理归档要与纸质文件归档时间一致。磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料应在工作结束后及时归档。需要随时归档的文件有：牧业管理项目交接，基本建设和设备设施类变更、个性补充的文件材料；企业内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料；企业产权变动过程中形成的文件材料；其它临时活动中形成的文件材料。三、归档要求。归档的文件材料应为原件。因故无原件的可归具有凭证作用的文件材料。文件材料归档后不得更改。归档的文件材料要齐全完整，同一份文件、一个问题的内容要完整。归档的文件材料字迹要符合长期保管需要，严禁使用易褪色的书写材料如圆珠笔、铅笔、复写纸、纯蓝（红）墨水等书写。对破损的文件材料要予以修复或托裱，用易于褪变、扩散的材料书写的文件，要予以复制并与原件一起归档。对大于A4规格的文件，应按A4规格加以折叠，对小于32开规格的文件，应按A4规格托裱。两个以上单位合作完成的项目，主办单位保存全套文件材料，协办单位保存与其承担任务相关的文件材料，有合同、协议规定的，按其要求执行。非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。外文（或少数民族文字）材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。具有永久、长期保存价值的电子文件，必须形成一份纸质文件归档。四、归档份数。归档文件材料一般一式一份。重要的利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。五、归档手续。向档案部门移交档案时，必须填写《归档文件移交清单》一式两份，归档时交接双方按清单交点清楚，确认无误后，双方签字，各留一份，以备查考。六、档案利用制度。为维护档案的完整与安全，服务企业各项工作，根据企业档案管理的具体情况，制定本制度。借阅本企业档案须办理登记手续，保密的档案须履行相应的手续经主管领导批准后方可借阅。本企业档案一般不外借，借阅时应在档案部门制定的地方进行阅览。确须外借的档案，要经主管领导或办公室主任同意，按时归还，借阅期一般不得超过七天，确因工作需要不能如期归还者应办理续借手续。所借档案不得随意折叠和拆散，严禁对档案进行更改或涂写。对借阅档案时造成的档案丢失、损坏或泄密的，要追究当事者责任。借出和归还档案时，应办理清点手续，由档案员和借阅者当面核对清楚。摘抄或复印档案材料的有关内容，须按有关规定，经主管领导批准后方可复制。借出档案只限在本部门有关中查阅，不得转借其部门或个人，如需转借时，应到档案室办理转借手续。调离本单位的工作人员，必须清理移交档案文件后方可办理调离手续。外单位人员借阅本室档案须持有所在单位介绍信和本人工作正，并办理有关手续。七、企业档案保密制度为确保企业档案信息的安全，制定本制度。档案管理人员必须严格遵守职业道德、遵纪守法、保守本企业和业主的机密。档案管理人员应适当区分文件的密级并划分范围，采取保密措施，对不同密级范围的档案采取相应的保管措施和借阅制度。档案管理人员不得私自将秘密文件、档案资料带出档案室，未经批准，不得将秘密档案、资料给无关人员阅读。在调换工作时，对所管的档案要办理交接手续，离职后对所了解的机密情况，不得泄露。有关部门城查阅机密以上档案须经企业主管领导批准。不得与无关人员谈论涉密档案内容。下班时，应交涉密档案文件收起锁好，并关好门窗。经批准销毁的档案材料和不需要归档的文件，应指定专人进行销毁，销毁机密文件应登记造册，并有人负责监销。档案人员一旦发现档案材料有丢失、损毁情况，应及时向有关领导报告，采取必要的挽救措施。八、企业档案保管制度。为保护好本企业的档案材料，维护档案的完整与安全，制定本制度。接收档案必须认真验收，并办理交接手续。案卷入库要做到卷、目、卡相符，排放整齐，便于查找，以保证提供利用快速准确。管理人员要掌握各门类档案的特点和规律，熟知案卷摆放地点、上架顺序，做到调档、还档及时准确。研究和改进档案保护技术，定期对档案进行检查，发现问题及时采取措施进行处理。档案的接收、移出、鉴定、销毁、利用要有登记，统计准确。借阅完毕的档案经核对无误后，要及时入库，以防丢失。存放胶片、照片、录像带、磁带要用专用卷盒。每年要对存藏档案进行一次全面的检查，认真核对，做到账物相符。对破损或载体变质档案，要及时进行修补和复制，发现档案发霉或虫害，必须及时采取消毒杀虫措施加以处理。九、企业档案鉴定销毁制度。企业成立档案鉴定工作小组，由主管领导、办公室主任、档案人员及业务部门负责人组成。企业各部门在文件材料归档时，应根据本企业制定的《档案保管期限表》，准确区分档案的保管期限。对保存在企业档案部门的保管期限届满的档案，先由企业档案部门进行初步鉴定，提出鉴定意见，交企业档案鉴定小组审定。对经过鉴定小组审定应该销毁的档案，由企业档案部门写出报告，连同档案销毁的档案，由企业档案部门写出鉴定报告，连同档案销毁清一起送企业主管领导批准后进行销毁。销毁档案时，应指定二人以上进行监销。档案销毁