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秘书心理学主讲：胡方霞秘书心理学框架参考教材：1、赵中利编著，高等教育出版社2、陈勇编著，东北财经大学出版社第一部分绪论第二部分秘书的心理素质第三部分秘书的人际关系第四部分秘书的工作激励第五部分秘书的工作心理第六部分秘书的心理健康第一章秘书心理学概述学习目标：了解秘书心理学产生的历史背景和学科体系理解学习秘书心理学的目的知道普通心理学的基本知识第一章秘书心理学概述引言：在我国，秘书工作的发轫至今已有4000多年的历史，真正把它作为一门学科进行研究，始于20世纪80年代。初期的研究，往往囿于秘书工作的性质，内容，程序，方法的怪，随着研究的深入，研究的焦点集中在秘书工作的主体，探讨心理学的研究成果在秘书工作中的应用，因此催生了秘书心理学这一奇葩。第一节心理学概述一心理学内涵（一）心理学的词源古希腊语中包括“学问”与“灵魂”两方面的含义，后解释为“关于灵魂的学问”（二）现代的解释心理学是研究人的心理现象产、本质、作用、变化发展规律的科学，是一门自然科学与社会科学交叉的边缘学科。第一节心理学概述（三）心理学的研究对象心理学研究的对象就是人的心理想象，心理学就是研究人的心理现象发生发展及其变化规律的科学。为了研究的方便，人们把心理现象划分心理过程和个性心理两个部分。

心理现象

心理过程个性心理

认识情感意志个性心理个性心理过程过程过程特征倾向性

感觉能力需要知觉气质动机记忆性格兴趣

想象理想

思维信念

世界观第一节心理学概述二、心理学的产生从原始社会人们关于灵魂与肉体的关系之争，到后来关于精神活动的物质器官是心还是脑的争论，人们对心理现象的认识逐渐趋于科学。在一个比较长的时间里，心理学像胚胎，蕴含在哲学这一个母体中，它日渐成熟，脱胎而出，成为一门独立的学科，一般认为是在19世纪末。1879年德国生理学家冯特在莱比锡大学建立的第一个心理实验室，标志着现代心理学的开端。

第一节心理学概述二、心理学的发展心理学自诞生后，发展就极为迅速。到20世纪30年代，形成了许多派别，如构造主义心理学，机能主义心理学，行为主义心理学，格式塔心理学，精神分析心理学等等。二战以后，又形成了人本主义心理学，认知心理学等等。随着社会实践领域的扩大，心理学的分支也爱涌现。据统计，现代心理学在发达国家也有100多个分支，形成庞大的心理学体系第一节心理学概述二、心理学的发展（一）发展的原因是社会实践发展的需要（二）发展的动力是社会实践不断提出新的课题并为解决这些课题提供了手段（三）发展的现状似一株枝繁叶茂的大树哲学是孕育其成长的沃土，普通心理学是其主干，其他学科是甘露，应用心理学是其分支。心理学应用于不同领域，便产生不同领域的心理学，职业心理学是心理学原理在各种职业活动中的应用，秘书心理学是职业心理学的一种。第二节秘书心理学的研究对象（一）秘书心理学的概念秘书心理学是运用心理学的观点和方法，从秘书活动的微观领域着手，研究秘书活动共主体的心理现象，探讨秘书活动中各种心理现象的特点和规律的一门学科。第二节秘书心理学的研究对象（一）秘书心理学的研究对象研究对象：秘书活动主体的心理现象，包括秘书的个性心理特征、活动规律，秘书的情感与意志，秘书活动领域中的人际关系与行为特征，秘书的工作激励与秘书的心理卫生与心理健康等1、秘书的个性心理特征及其活动规律2、秘书活动领域中的人际关系与行为特征第二节秘书心理学的研究对象3、秘书的工作激励4、秘书的心理卫生与健康第三节秘书心理学的性质和学科体系一、秘书心理学的性质（一）是一门新兴的交叉学科是在秘书学与心理学的结合中发展起来的一门学科。（二）是一门应用学科，属于应用心理学范畴是应用心理学中的职业心理学，是心理学的研究向秘书活动领域的渗透第三节秘书心理学的性质和学科体系二、秘书心理学的理论体系秘书心理学秘书心理与行为内部心理因素（个性因素）外部环境因素（人际互动）角色认知角色条件角色意识角色适应情感与意志需要与动机工作激励与自我管理个性心理气质性格知识与能力人际关系上级关系平级关系下级关系人际交往第三节秘书心理学的性质和学科体系三、秘书心理学与其他学科关系1、秘书心理学与普通心理学关系秘书心理学是心理学科体系的一个分支。2、秘书心理学与秘书学的关系是深层因素与表层因素的关系，是心理探讨与工作探讨的关系。3秘书心理学与社会心理学的关系是具体运用于概括研究的关系第三节秘书心理学的性质和学科体系4、秘书心理学与管理心理学的关系是被指导与指导，借鉴与被借鉴的关系。第四节秘书心理学的研究原则和方法1、客观性原则2、实践性原则3、系统性原则4、发展性原则观察法、调查法、心理测量法法、实验法第五节学习秘书心理学的意义一、学习秘书心理学可以明确秘书人员的角色位置二、学习秘书心理学可以增强秘书人员对工作的适应性三、学习秘书心理学可以调动秘书人员的工作积极性四、学习秘书心理学可以提高秘书人员处理人际关系的能力五、学习秘书心理学可以促进秘书人员的团队建设与合作六、学习秘书心理学可以改进秘书人员的工作方法七、学习秘书心理学有利于增强秘书人员的心理健康第五节学习秘书心理学的意义第二章秘书的角色认知通过本章学习：了解社会角色的概念、类型了解秘书工作的性质、特点，掌握秘书角色特征和秘书在常规工作中的心理特征了解秘书的自然生理条件和文化知识条件了解秘书常见的错误角色知觉和正确的角色理解，掌握秘书角色意识培养的内容第一节角色心理一、角色的内涵（一）什么是角色“角色”一词的源于戏剧，自1934年米德（）首先运用角色的概念来说明个体在社会舞台上的身份及其行为，角色的概念被广泛应用于社会学与心理学的研究中。第一节角色心理社会心理学对角色的定义是：在一定的社会关系中占有某一社会地位或具有某种身份并遵守相应的行为规范的一类人物。它包含四个方面的含义：1、角色是社会地位的外在表现2、角色是人们的一整套权利、义务的规范和行为模式。第一节角色心理3、角色是人们对处在特定社会地位上的人们的行为期待4、角色是社会群体或社会组织的基础第一节角色心理（二）角色行为角色行为是指担任某一社会角色的人根据社会或团体成员期待，按照角色的特定要求所表现出来的实际行为。（三）角色规范指组织上期望成员应该在工作中所达到的行为模式，是对成员行为的规定。（四）角色心理指担任某一社会角色的这一类人的心理活动及其规律。第二节秘书的角色特征（一）秘书角色的定义90年代的讨论：助手说、参谋说、配角说、助理说等等“从事办公室程序性工作、协助上司处理政务及日常事务并为决策及实施提供服务的人员”——《秘书职业技能标准》2003故事当记者问美国一家石油公司的董事长西穆埃特，其一生经营企业的秘诀时，他说“要请一位好秘书”，由此可见，秘书在企业中的位置多重要。一般秘书的日常工作：1、办公室的整理2、接待客人和接打电话3、文书工作4、日程管理5、信息管理6、出差准备7、准备会议8、照顾领导9、档案管理10、辅导新秘书的工作第二节秘书的角色特征（二）秘书的角色特征1、秘书地位的从属性秘书地位的从属性是秘书角色的本质特征，是秘书与领导关系状态的具体体现。2、秘书作用的辅助性秘书作用的辅助性是秘书角色的规定性决定的。3、秘书角色的服务性。服务性体现秘书工作的主要内容。第二节秘书的角色特征（三）秘书在常规工作中的心理特征1、作为领导的服务员，有从属感和被动感2、作为领导的代言人，有居高感和成就感3、作为领导的参谋，有专家感和睿智感4、作为领导的保密员，有持重感和信任感。案例分析比尔盖茨的秘书问题1：露宝成功的原因是什么？2、你对秘书角色有了什么理解？讨论：根据以上案例，露宝还有哪些需要改进的地方？成功的原因：1、性格原因：热心爽快、耐心细致、善于思考、有责任心2、年龄原因：成熟女性特有的缜密与周到3、能力原因：从事过文秘、档案管理和会计员等后勤工作4、处理好与领导关系，获得领导信任5、扮演好自己秘书角色，有较强的秘书角色意识6、领导知人善任，从工作需要出发案例分析需要改进的地方：1、露宝应将秘书工作进行分工，不应事无巨细。2、对于可以用制度来进行管理的，应将对露宝的依赖转化为制度。一般能力是指在各种活动必须具备的基本能力，也是通常所说的智力秘书观察能力的基本要求有哪些？如何培养秘书人员的观察能力？（一）是一门新兴的交叉学科秘书的应用能力，主要指的是秘书使用各种工具、设备的能力。有人对1901—1978年获得诺贝尔奖的325位科学家进行分析发现，他们具有许多共同的素质：我好，你也好，这是我们追求的目标，希望大家都能有和谐的博爱精神，影响人际关系的因素。心理学原理在各种职业活动中的应用，秘书心理学是职业心理学的秘书人员培养想象力，必须不断扩大知识、积累经验。增强秘书的角色意识对秘书人员避免角色冲突，塑造良好的角色形象具有重要意义。为了研究的方便，人们把心理现象划分心理过程和个性心理两个部分。（一）是一门新兴的交叉学科六、学习秘书心理学可以改进秘书人员的工作方法秘书观察能力的基本要求注意能力，通常是指人们随意（有意）注意的能力，是人按照预定的目的在指定的时间内把内心活动集中指向一定对象的能力。c、向上司报告工作，要选择合适的时机，最好在完成某项工作之后或者在谈完其他工作的时候顺便汇报；第三节秘书的角色条件主要包括：（一）生理条件，指年龄、性别、健康状况（二）社会条件：指家庭、教育、生活阅历等（三）心理条件：指心理活动过程，个性心理，群体心理等第三节秘书的角色条件一、自然生理条件是角色条件的物质基础，是角色心理条件的必要前提。1、年龄条件讨论：“秘书工作是吃青春饭”？发达国家秘书平均年龄为26岁合理的组合应该是梯形结构从发展趋势上看是年轻化，一般秘书应比领导年轻，应根据领导的需要确定充任秘书的年龄，不要强制性的规定年龄标准。资料英国伦敦一家职业介绍公司开始招聘年龄在35岁以上的秘书。当今的潮流是，老板更注重的是人员素质，工作效率和公司的发展。美国的初级秘书包括公司前台、电话接线生、部门事务助理等，在职年龄一般不超过25岁。中级秘书包括部门经理秘书、经理助理等，他们年龄一般在25—35岁之间。高级秘书包括跨国公司首脑秘书、董事会秘书、地区总裁秘书等，大多数年龄在40岁以上担任。第三节秘书的角色条件2、性别条件讨论：女性更适合扮演秘书角色？现实生活中，秘书队伍的女性比男性更多。在不同层次的单位，对秘书性别的要求有所区别。政府机关秘书角色，男性更为合适，企事业单位女性比男性有利。男女两性各有所长也有所短，应优势互补。第三节秘书的角色条件3、健康条件生理健康心理健康第三节秘书的角色条件2、能力结构秘书应具备的职业能力结构秘书具备的一般职业能力能力要求语言表达能力语言流畅、口齿清楚、用词准确、恰当文书写作能力拟定请示、函、总结等文书与档案管理能力选用公文稳重，档案整理、保管、检索计算机应用能力熟练使用办公软件公关能力公关调查、方案策划、公共关系处理办公室日常事务处理能力办公室环境、办公用品等第三节秘书的角色条件3、学历层次大专以上学历，取决于秘书的职级和工作需要过高的学历追求不符合秘书工作的具体要求，原则上讲，一般单位秘书人员的基本学历要求以专科层次为最佳选择，因为这一学历层次的人才作风比较踏实、动手能力比较强。第三节秘书的角色条件四、秘书职业资格的申报条件第四节秘书的角色意识角色意识指一个人在社会群体中对自己所处的地位以及地位所规定的社会职责的感知与认识、自己对周围人的种种角色关系的理解和协调。增强秘书的角色意识对秘书人员避免角色冲突，塑造良好的角色形象具有重要意义。第四节秘书的角色意识一、秘书的角色知觉秘书的角色知觉是指秘书对自己所担任的角色的社会地位、身份及行为模式、规范的整体认识和判断。一个秘书只有形成正确的角色知觉，才会有能力评估自己的行为，并由此推断自己是否是一个合格的秘书工作者。第四节秘书的角色意识常见的错误的秘书角色知觉：高级保姆说——贬低秘书工作，工作性质误判人格失真说——贬损秘书的形象，贬低秘书人格悠闲自在——低估秘书的工作高级参谋——夸大秘书的工作花瓶摆设——轻视秘书的工作秘书不是一种陪侍工作据近日《长江日报》报道：求职多次遭拒，武汉某高校计算机专业应届毕业生徐某突发奇想，在求职材料上附上自己低胸性感照片，并自称“本人是学校公认的美丽女生，具有较强社交沟通能力，能喝酒。在应聘的网络管理人员职位不能聘用情况下，可胜任秘书、公关等方面工作”。第四节秘书的角色意识二、秘书的角色理解（一）一般员工秘书只是组织内部一员，和组织的其他成员一样。（二）领导下属领导与秘书关系都是上下级关系。（三）组织代表某些情况下，受领导和组织委派，作为组织和领导的代表参加一些活动。第四节秘书的角色意识三、秘书角色意识培养1、秘书角色培养的内容责任意识服从意识服务意识参与意识原则意识主体意识好秘书是怎样炼成的领导究竟喜欢什么样的秘书？一个优秀的秘书又是怎样炼成的？对于这个问题，著名的秘书学研究学者谭一平先生有一个非常经典的比喻，他在接受《决策》记者采访时指出，秘书既要像只穿山甲，立足现实，有埋头苦干的精神；又要像只狐狸，胸怀全局，有勤于思考的习惯。只有这样，才有可能成为一个优秀的秘书。“穿山甲一天到晚躲在地底下，埋头打洞穿山，对外面的事它一概不管；而狐狸则整夜蹲在山顶上，望着天上的月亮，想着怎么才能啃一块月亮。如果一个秘书像穿山甲那样，一天到晚只知道干活，没有一点灵气，领导肯定不喜欢；相反，一个秘书像只狐狸，不踏踏实实干活，一天到晚打小算盘，领导也不会欣赏。”谭一平说第四节秘书的角色意识2、秘书角色意识的培养的途径领导培养自我培养四、秘书的角色适应1、主动适应2、被动适应换只手表乔治·华盛顿（1732一1799）是美国的第一位总统。他有一个年轻的秘书，一天早晨，这位秘书来迟了，他发现华盛顿正在等候着，感到很内疚，便说他的表出了毛病。华盛顿平静地回答：“恐怕你得换一只表，否则我就要换一位秘书了。”第三章秘书的一般能力通过本章学习：了解能力的基本概念，了解能力与知识、技能的关系理解一般能力对于秘书工作的重要影响掌握秘书人员一般能力的基本要求第一节能力概述一、什么是能力能力是直接影响活动的效率，使活动顺利完成的个性心理特征。P94第一节能力概述二、能力的分类1一般能力与特殊能力一般能力是指在各种活动必须具备的基本能力，也是通常所说的智力特殊能力是指完成某种专业活动必须具备的能力。2、再造能力与创造能力3、认知能力、操作能力、社交能力4、实际能力与潜在能力5、智力能力与活动能力第一节能力概述三、能力与知识、技能知识是人类社会历史经验的总结和概括，它是以思想内容的方式为人们所掌握的。技能是一种操作技术，它是以行动方式为人所掌握的。三者的关系：1、密切联系能力的发展是在学习知识、掌握技能的过程中完成的，而能力又在一定程度上决定着人们对知识、技能的掌握和运用程度。2、相互区别能力与知识、技能的发展并不完全一致3、相互转化第一节能力概述四、能力差异1、能力的类型差异2、能力发展的水平差异3、能力表现的早晚差异4、能力在性别方面的差异第一节能力概述五、能力结构（一）斯皮尔曼的二因素说认为能力是由一般能力和特殊能力构成。一般能力是指在各种活动必须具备的基本能力，也是通常所说的智力特殊能力是指完成某种专业活动必须具备的能力二者是辨证统一的关系。第一节能力概述（二）秘书的能力结构1、一般能力观察力、注意力、记忆力、想象力、思维力2、特殊能力①表达能力口头、书面、收集、整理②信息处理能力加工、利用、贮存、传递、交际③活动能力组织、协调、书写④应用能力操作、预测、应变、评估⑤创造能力探寻、总结、创新第二节秘书的一般能力了解和熟悉秘书观察能力的基本要求，掌握培养秘书观察能力的方法；了解和熟悉秘书注意能力的基本要求，掌握培养秘书注意能力的方法；了解和熟悉秘书记忆能力的基本要求，掌握培养秘书记忆能力的方法；了解和熟悉秘书想象能力的基本要求，掌握培养秘书想象能力的方法；了解和熟悉秘书思维能力的基本要求，掌握培养秘书思维能力的方法；秘书的观察能力观察是有计划、有目的、有思维参加的持久的知觉。观察能力则是人们有意识地对客观事物进行知觉感受的能力，是认知事物的必要前提。P201）感觉2）知觉3）社会知觉

观察能力的概念秘书的观察能力1）观察的客观性（1）排除来自外部的干扰因素（2）排除来自内部的干扰因素

2）观察的全面性3）观察的敏锐性秘书观察能力的基本要求

观察力小测验测试你的观察力测试你的观察力.doc观察力测试.doc秘书的观察能力1）收集信息，发现问题2）认知事物，形成正确的观念秘书观察能力在秘书活动中的作用秘书的观察能力1）做好观察准备，明确观察目的，培养观察的兴趣和意向2）掌握正确的观察方法秘书观察能力的培养秘书的注意能力

注意是心理活动对一定对象的指向和集中。注意具有两个特点，即注意的指向性和集中性。注意能力，通常是指人们随意（有意）注意的能力，是人按照预定的目的在指定的时间内把内心活动集中指向一定对象的能力。注意能力的概念秘书的注意能力1）注意的范围2）注意的稳定性3）注意的分配4）注意的转移秘书注意能力的基本要求注意力小测验从以下两幅双关图中你看到了什么？限40秒完成图A图B秘书的注意能力1）良好的注意能力有利于秘书人员提高工作效率2）良好的注意能力有利于秘书人员充分利用时间秘书注意能力在秘书活动中的作用秘书的注意能力

兴趣是引起人们注意的重要因素，凡是自己感兴趣的事物，就容易给予优先的注意。因此，秘书人员要培养自己对工作、对事业的兴趣，使自己自觉地投身于工作中去。秘书人员不仅要依靠对事物的兴趣培养自己的注意力，同时还应该运用意志力的作用，提高自制能力，克服注意力分散的弱点。秘书注意能力的培养P49秘书的记忆能力

记忆是在头脑中积累和保存个体经验的心理过程。这种人脑中对过去经验中发生的事物的保存、再认或再现的过程心理现象，就是记忆。按照现代信息加工的观点，记忆是一个结构性的信息加工系统。记忆是信息的输入、加工、储存和提取或输出的过程，记忆主要包括识记、保持、再认和再现四个基本阶段。遗忘是记忆的内容不能保持或提取时发生困难。如识记过的事物，在一定条件下不能再认和回忆，或者再认和回忆时发生错误，就发生了遗忘。记忆能力的概念P28秘书的记忆能力1）记忆的敏捷性2）记忆的精确性3）记忆的持久性

秘书记忆能力的基本要求记忆力小测验1.还记得小学三年级的班主任老师叫什么名字吗？（是否）2.还记得上星期二晚餐吃了些什么菜吗？（是否）3.还记得从几岁开始，才不要大人带着自己去上学？（是否）4．以前做事的那家公司，他们的电话号码还记得吗？（是否）5．过十岁生日的情景，还记得吗？（是否）6．小学时期，第一本课外读物的书名还记得吗？（是否）7．小时候，除了父母，第一位带你出去玩的是谁？（是否）8．新朋友中，哪一位是最晚结识的，还记得吗？（是否）9．昨天早晨出门时，最先碰见的熟人是哪一位？（是否）10．最近听了讲演，其意旨是什么？（是否）11.最近这一次所看的电影，剧中人叫什么名字？（是否）12．最近读过的小说，书名还记得吗？（是否）13．上星期四外出穿着的服装，其颜色及样式还记得吗？（是否）14．有生以来，第一支令你喜爱的歌曲是哪一首歌？（是否）15．第一次外出旅行的情景还记得吗？（是否）记忆力小测验尚能回忆10～15项以上者，不但记忆力惊人，而且情感丰富，有些念旧，喜欢听一些轶事；6～9项者，记忆力还不错，可能为人有些喜新厌旧；5项以下者，可以说是"木头人"了。秘书的记忆能力1）培养有意记忆的能力2）培养意义记忆的能力3）掌握科学的记忆方法（1）简化法（2）分组法（3）联想法

秘书记忆能力的培养秘书的想象能力

想象是对头脑中已有的表象进行加工改造，形成新形象的过程，是一种高级的认知活动。

想象能力的概念P45秘书的想象能力1）想象的种类（1）无意想象与有意想象。根据想象活动是否具有目的性，可以将想象分为无意想象和有意想象。（2）再造想象、创造想象与幻想。有意想象根据其创造水平和新颖程度，又可分为再造想象、创造想象和幻想。这些想象在某种意义上就是形象思维。想象能力的概念秘书的想象能力2）想象的综合过程（1）粘合。粘合是把客观事物中从未结合过的属性、特征、部分在头脑中结合在一起而形成新的形象。（2）夸张。又称为强调，是通过改变客观事物的特点正常特点，或者突出某些特点略去另一些特点进而在头脑中形成新的形象。（3）典型化。是根据一类事物的共同特征创造新形象的过程。（4）联想。由一个事物想到另一事物创造出新形象的过程。想象能力的概念秘书的想象能力1）秘书要有再造想象的能力2）秘书要有创造想象的能力秘书想象能力的基本要求秘书的想象能力1）是进行创造性工作的基础2）对处理各种人际关系有重要意义想象能力在秘书活动中的作用秘书的想象能力

秘书人员培养想象力，必须不断扩大知识、积累经验。深入到各项工作中做细致观察，丰富头脑中的各种表象。秘书培养想象力还必须同提高思维能力结合下来。秘书想象能力的培养秘书的思维能力1）思维的概念思维是借助语言、表象或动作实现的、对客观事物的概括的间接的认识，是认识的高级形式。思维能揭示事物的本质和内在联系。2）思维的特征概括性和间接性是思维最基本的特征。思维能力的概念P38秘书的思维能力1）思维的广阔性2）思维要具有精确性3）思维要具有逻辑性4）思维要具有敏捷性5）思维要具有灵活性6）思维要具有创造性秘书思维能力的基本要求案例分析1

给你一个数列，但其中缺少一项，要求你仔细观察数列的排列规律。然后从四个供选择的选项中选择你认为最合理的一项。来填补空缺项，使之符合原数列的排列规律。

1，32，81，64，25，()，1。

A．5B．6C．10D．12（2006年国家公务员行政能力测试试题）案例分析2请从所给的四个选择项中，选择最适合的一个填在问号处，使之呈现一定的规律性。案例分析3

如果你有无穷多的水，一个3公升的提捅，一个5公升的提捅，两只提捅形状上下都不均匀，问你如何才能准确称出4公升的水？（微软面试题）秘书的思维能力1）秘书人员应不断充实自己知识经验2）秘书人员应养成自觉思考的习惯秘书思维能力的培养知识掌握秘书观察能力的基本要求有哪些？如何培养秘书人员的观察能力？秘书注意能力的基本要求有哪些？如何培养秘书人员的注意能力？秘书记忆能力的基本要求有哪些？如何培养秘书人员的记忆能力？秘书想象能力的基本要求有哪些？如何培养秘书人员的想象能力？秘书思维能力的基本要求有哪些？如何培养秘书人员的思维能力？第四章秘书的特殊能力了解和熟悉秘书表达能力的基本要求，掌握培养秘书观察能力的方法；了解和熟悉秘书信息处理能力的基本要求，掌握培养秘书注意能力的方法；了解和熟悉秘书活动能力的基本要求，掌握培养秘书记忆能力的方法；了解和熟悉秘书应用能力的基本要求，掌握培养秘书想象能力的方法；了解和熟悉秘书创造能力的基本要求，掌握培养秘书思维能力的方法；第四章秘书的特殊能力无论从事何种工作，都需要一定的能力做保证。而能力又是多种多样的，要使某种复杂活动顺利完成，往往需要多种能力的综合。每个人都具备取得事业成功的条件，关键在于要善于发现自己的能力倾向，并在现实生活中培养自己的能力。第四章秘书的特殊能力秘书的能力结构1、一般能力观察力、注意力、记忆力、想象力、思维力2、特殊能力①表达能力口头、书面、收集、整理②信息处理能力加工、利用、贮存、传递、交际③活动能力组织、协调、书写④应用能力操作、预测、应变、评估⑤创造能力探寻、总结、创新第一节秘书的表达能力

表达能力是指个体运用语言、表达传递有关信息的能力。秘书的表达能力，既包括口头表达能力，也包括书面表达能力。表达能力的概念第一节秘书的表达能力1）准确(1)要有诚实的态度，不弄虚作假，不哗众取宠(2)引文、事实要准确，不能含糊不清、张冠李戴(3)表述要清楚明白。

2）严密3）简明秘书表达表达能力的基本要求第一节秘书的表达能力1）学习语言，掌握语言（1）要不断丰富自己的词汇，扩大自己的词汇量。（2）要掌握遣词造句的规则。2）进行实践讨论：通过学习哪些课程，培养秘书的表达能力？秘书表达能力的培养案例分析—你会选择哪一种表达方法？这天上午11点左右，舜博通讯公司的老总正同一客户就价格问题进行激烈讨价论价。这时公司另一重要客户天宇公司打来电话，要求将原定今天下午2点本公司举行的合同谈判改在他们公司。理由似乎很充分，要求马上答复，否则谈判只能无限期推迟。老总秘书张玥接电话后，觉得很难向老总传达，思考一会儿，想出了几种表达方式：案例分析—你会选择哪一种表达方法？1、老总，天宇公司来电话让您下午2点到他们公司去谈，并要求现在答复，你看怎么办？2、老总，天宇公司来电话让您下午2点到他们公司去谈，并要求现在答复，我觉得您还得去，否则生意就黄了！3、老总，天宇公司来电话让您下午2点到他们公司去谈，并要求现在答复，要不您来打个电话？案例分析—你会选择哪一种表达方法？4、老总，天宇公司来电话让您下午2点到他们公司去谈，并要求现在答复，我觉得他们这是没有诚意，故意找茬！5、老总，天宇公司来电话让您下午2点到他们公司去谈，并要求现在答复，我琢磨了一下，觉得他们说的有道理，可以考虑答应他们，您看如何？问题：1）如果你是张玥，你会选择哪种表达方式？说明理由2）你还有其他的表达方式？秘书汇报的要点秘书要将自己执行领导指示的结果向领导汇报，或者将自己收集的信息向领导汇报，秘书在工作中需要汇报的情况很多，在汇报的时候，要记住以下要点：a、要向上司汇报什么，自己要事先想好；b、向上司汇报时要尽量减少不必要的背景介绍，按结论、经过和理由这样的顺序汇报（也可以按结论、理由和经过这样的顺序汇报）；c、向上司报告工作，要选择合适的时机，最好在完成某项工作之后或者在谈完其他工作的时候顺便汇报；如果情况不是紧急，不要打断上司的工作进行专门汇报；秘书汇报的要点

d、有些事确实是要在上司工作进行中向上司汇报，在这种况下，上司当然希望秘书能尽快把工作汇报完毕，因此，即使上司不催促，秘书也应尽快把工作汇报完，等待上司的指示。e、如果不是很急会误事，一般都是事后汇报。在汇报时不要过于详细，担心上司不明白，只要汇报按上司的指示把工作完成了就行，比如上司让秘书帮助发封信，秘书办完之后，只要对上司说句“则才这份文件己用挂号信寄走了”就可以了。f、汇报比较重要的工作时，要把重点内容写下来交给上司。语言表达能力测试语言表达能力测试第二节秘书的信息处理能力1）维持组织的正常运转2）及时发现问题3）是当好参谋与助手，为领导决策服务的一种有效方法。信息处理能力的重要性第二节秘书的信息处理能力1）信息收集能力2）信息归纳整理能力3）信息筛选鉴定能力4）信息提供利用能力讨论：通过学习哪些课程培养信息管理能力信息处理能力的基本要求第三节秘书的活动能力作为秘书，必须具有较强的活动能力。如果一个秘书只满足于以自己的文笔见长，而缺乏与各方面人打交道的经验，是不能很好地适应秘书工作的。秘书人员的活动能力主要体现在社交活动、组织管理活动和协调活动上。

活动能力的概念第三节秘书的活动能力1）交际能力（1）主动（2）热情（3）礼貌秘书活动能力的基本要求第三节秘书的活动能力1）组织管理能力（1）措施要得力（2）奖惩要严明秘书活动能力的基本要求第三节秘书的活动能力秘书人员要增强和提高活动能力，必须从两个方面着手。一是要不断扩大自己的知识面，二是要不断参加各项实践活动。

讨论：通过学习哪些课程，哪些有效的活动培养活动能力？秘书活动能力的培养第四节秘书的应用能力

秘书的应用能力，主要指的是秘书使用各种工具、设备的能力。从心理学上来说，应用能力属于技能的范畴，因为它是以实践活动为主的。秘书应用能力的概念第四节秘书的应用能力

秘书的应用能力可以分为三类：一类是书写、表现能力二类是现代办公设备如电脑、复印及影印、照相及录像录音、等技能会操作熟练使用。三类是通讯设备及交通工具等技能。秘书应用能力的基本要求及培养第四节秘书的应用能力

培养：秘书人员充分利用各种条件来提高自己的应用能力，不断扩大自己的技能范围，不仅能动笔动口，而且还要能动手，这样才能配得上“通才”称号。讨论：通过学习哪些课程培养秘书的应用能力。秘书应用能力的基本要求及培养第五节秘书的创造能力

创造能力是人的一种高级能力，它是人的全部体力和智力都处于最佳状态下的一种创新活动。

创造能力的概念资料—创造性人才的基本素质有人对1901—1978年获得诺贝尔奖的325位科学家进行分析发现，他们具有许多共同的素质：选准目标，坚定不移，思路开阔，注意实践，富有幻想，大胆思考，勤奋努力，兴趣浓厚，好奇等。第五节秘书的创造能力1）科学的预测能力：从已知推出未知，掌握工作的主动权2）灵活的应变能力3）评估能力4）探寻能力5）创新能力秘书创造能力的基本要求第五节秘书的创造能力

人们的创造力不仅是客观存在的，而且也是可以通过科学的训练和教育被开发出来的。与创造力关系最为密切的素质因素是自信、质疑、勇敢、热情、紧迫感、好奇心、兴趣、情感和动机等。秘书创造能力的培养创造力小测验

请用是或否来回答以下问题，回答是得1分，否定得0分。一、你勤于开动脑筋，提出各种新设想吗？二、你欢迎反对意见吗？三、在公众面前，你是否充满信心，从不担心会出丑？四、人喜欢有违反常规的方法解决问题？五、你不害怕犯错误吗？六、你相信自己的直觉吗？七、你不要求做事一定要有程序，一眼一板？八、你是否宁可接受挑战也不愿过宁