怎样更好的设计职务说明书

9/9HR讲座系列之二十九：如何设计职务讲明书即使是一则短短的看似千篇一律的招聘启事，也会在无意中透露出一些招聘以外的信息。A是一则外资企业招聘采购经理的启事：大专以上学历，三年相关工作经验，较好英语和计算机能力，有高度工作责任感和沟通协调能力。要紧工作职责是，联系供货公司，及时准确地在规定时刻内将企业各部门所需物资发送至指定地点，并确保物资的质量和价格符合企业的要求。B是一则国有企业招聘产品营销人员的启事：女，35岁以下，大专以上学历，两年相关工作经验，能熟练操作OFFICE者优先。A、B两则招聘启事是有差不的。A启事中有较详细的工作职责，在明确告诉应聘者今后的职责范围和应负责任的同时，对应聘人员的四条要求也是"有根有据"的；B启事则没有做出职责规定。企业为找到对企业进展有用的合适的人才，对应聘人员提出各种要求是理所应当的。在西方国家，任何招聘启事，工作职责的规定是必不可少的，同时这种工作职责并不是企业能够随意制定的，这也是有关法律得以实施的基础口而在我国许多国企，除了招聘启事中的"疏漏"外，还存在如此的问题：对某一职务的职能描述不清晰，如工作内容、职责及范围、机构等，并缺少向相应的人员作专项交待和培训。由此造成的直接后果往往是：选择和录用的职员与工作要求不相符合；绩效考核时感到缺乏依据，无从着手：培训方案不适合工作要求；经常造成生产力和服务质量的降低……这些问题的出现，专门大程度上是由于企业未能设计好职务讲明书，没有发挥其在治理中应有的作用所致。职务讲明书的"成长"：职务分析进行科学而有效的职务分析是设计企业职务讲明书的前提。职务分析要紧是对企业职务的设置目的、中心职责、工作内容、权限范围、结构关系以及工作环境、工作条件等进行全面的分析、描述和记录，然后形成重要文字讲明一一概念文件。通过职务分析能够明确每个工作职务在企业中所处的层次，以及该职务与其他职务之间的关系，使每个任职者的权力与责任分清。1.职务分析的程序一般讲来，首先应由专业人员运用一定的调查手段搜集职务信息，进行初步信息处理；然后进行职务现场考察和面谈，进行第二次信息搜集和处理，最后依照正确而合适的信息设计企业职务讲明书，以保证职务讲明书符合企业职务要求和组织目标。2.职务分析的方法职务分析的方法通常有以下几种：(1)工作要素分析法；(2)职员状况分析法；(3)职务要求调查法；(4)工作内容日记法；(5)关键事件描述法。职务讲明书的"思想"：解决问题通过职务分析，把每个职务的性质、任务、责任、权力、工作内容等用书面记录下来即成为企业的职务讲明书。企业在制定职务讲明书时必须要解决几个问题：1.描述职务目标：企业中不同的职务有不同的目标。描述职务目标应遵循"3W"法，即什么缘故要设计本职务(目的)-Why；职务有多大权力(职权范围)-Within；本职务要紧干哪些工作(工作内容)—What。2.确定职务职责：光描述职务工作内容还远远不够，还需要确定能保证工作内容高效率完成的职责。职责要按照由主到次顺序书写，用关键词描述所应担负的责任。3.指明关键要素：即明确每一个职务最关键、最重要的要素。如新建企业招聘部门经理，"经验"即为该岗位的关键要素；而运转成熟的企业部门经理，"创新"则成了关键要素。司机的良好心态是安全驾驶的关键，因此，"良好心态"则为驾驶员的关键要素。4.规定核心能力：核心能力是完成职务工作的前提和保证。如企业的销售人员讲服他人、阻碍他人的能力即为其核心能力。因为只有具有特佳的心理素养和特强的心理承受能力，才能成为一个成功和出色的销售人员。职务讲明书的"骨髓"：具体内容一般来讲，规范的企业职务讲明书应包含以下几个要素：1.表头格式一一注明企业中各职务名称、归属部门、隶属关系、级不、编号等。2.任职条件一一描述某职务所需的相关知识和学历要求、培训经历和相关工作经验及其他条件。3.工作要求一一要紧描述该职务对一个合格职员来讲，工作的具体要求。这要紧从工作本身的性质、量、范围、时效性等全方位考虑。4.责任范围一一描述该职务所承负的要紧责任及其阻碍范围。5.治理结构一一描述实施治理的性质、治理人员或职员性质。包括水平、类型、治理的多样性、职务权限、直接和间接治理职员的层次和数量。这给职务任职者一个特不清晰的工作内容和治理范围。6.工作关系一一依照职务在企业组织中的地位和协作职务的数量，描述完成此项工作需要与企业其他部门(人员)的联系要求：描述相互关系的重要性和发生频率等。7.操作技能一一描述完成该项工作对任职者的灵活性、精确性、速度和协调性的要求，所要求的技能水平。操作技能关于此项工作的重要性程度如何?技能应如何改善和提升?需要讲明的是，这几项要素贯穿在企业所制定的职务讲明书中，而并非一定按顺序排列。职务讲明书的"多发病"：问题翻看许多企业的职务讲明书，尽管洋洋洒洒，内容丰富，但认真推敲却存在许多问题。概括起来大致有以下几点：1.职务讲明书的格式、语言和内容不规范，给治理造成专门大苦恼。2.对职务描述的语言比较模糊，或者语言比较空洞，让任职者不知因此然。由于缺乏明确而具体的讲明，造成职员对工作角色和内容产生冲突和误解。3.关键词运用不当，混淆了职务间的区不，或将职务和职位混为一谈，造成职责和职权的重叠，使"努力"重复和元效。4.设计职务讲明书的人员缺乏专业水平，未充分考虑企业行业的特点，或将其他企业的职务讲明书照抄照搬。因缺乏针对性，也就使所制定的职务讲明书流于形式。此外，还有的企业将职务讲明书与企业的经济责任制或考核分配制混淆不清。要明白企业职务讲明书仅对职务工作内容进行描述、记录，但不含有奖、罚处理的内容；而经济责任制则突出责、权、利相结合以及劳动所得与劳动成果的结合。职务讲明书的"模特"：一个范例以下以一个中型饭店的酒吧治理员为例，介绍企业职务讲明书的差不多