文书与档案管理基础第四章-文件的整理和归档课件

第四章文件的整理和归档第四章文件的整理和归档1第三节立卷改革和《归档文件整理规则》第一节文件的归档范围第二节立卷工作第三节立卷改革和《归档文件整理规则》第一节文件的归档范围2第一节文件的归档范围一、机关文件材料的归档与不归档范围（一）机关文件材料归档范围1．上级机关文件材料的归档范围2．本机关文件材料的归档范围3．同级机关和非隶属机关文件材料的归档范围4．下级机关文件材料的归档范围第一节文件的归档范围一、机关文件材料的归档与不归档范围3第一节文件的归档范围一、机关文件材料的归档与不归档范围（二）不归档文件材料的范围1．不归档的上级机关文件材料的范围2．不归档的本机关文件材料的范围3．不归档的同级机关和非隶属机关文件材料的范围4．不归档的下级机关文件材料的范围第一节文件的归档范围一、机关文件材料的归档与不归档范围4第一节文件的归档范围二、企事业单位文件材料归档范围

（一）确定企事业单位归档范围的标准确定企事业单位文件材料归档范围的标准是文件材料本身是否具有保存价值。（二）确定企事业单位文件材料归档范围的基本方法1．研究和分析本单位各项工作和活动的具体办理内容和程序，从而掌握各项工作和活动中应产生和形成的各种文件材料的具体条目。2．针对本单位各种文件材料的内容特点和利用价值，考虑到具体工作利用的实际需要，逐一确定每个具有保存价值、应当归档的文件材料及其保管期限。3．要从本单位长远发展的需要出发，确定文件材料的归档范围。第一节文件的归档范围二、企事业单位文件材料归档范围（5一、立卷（一）立卷的概念和含义1．立卷的概念文书处理部门或人员将办理完毕的，具有保存价值的文件材料，根据其固有的联系及形成的规律，组成案卷的过程称为立卷。2．立卷的含义（1）必须是办理完毕的文件材料才可以立卷。（2）必须是具有保存价值的文件材料才能归档保存。（3）必须按照文件在形成过程中的联系和一定的规律组成案卷。第二节立卷工作一、立卷（一）立卷的概念和含义第二节立卷工作6一、立卷（二）立卷特征及其运用1．立卷特征（1）按文件的问题特征立卷。（2）按文件的作者特征立卷。（3）按文件的名称特征立卷。（4）按文件的时间特征立卷。（5）按文件的地区特征立卷。（6）按文件的通讯者特征立卷。（7）按文件的其他特征立卷。第二节立卷工作一、立卷（二）立卷特征及其运用第二节立卷工作7一、立卷（二）立卷特征及其运用1．立卷特征2．立卷特征的灵活和结合运用（1）立卷特征在文件分类中的结合运用形式。①“年度—组织机构”分类法。②“年度—问题”分类法。③“组织机构—年度”分类法。④“问题—年度”分类法。（2）立卷特征在组卷中的具体运用。①一般应以按问题特征组卷为主。②按文件的主要共同特征组卷。③根据文件的类型，灵活运用相应的文件特征组卷。

第二节立卷工作一、立卷（二）立卷特征及其运用第二节立卷工作8按文件的名称特征立卷第二节立卷工作按文件的名称特征立卷第二节立卷工作9待立卷的文书第二节立卷工作待立卷的文书第二节立卷工作10二、立卷的组织工作（一）立卷环节的选择1．文书处理部门立卷（1）集中式。（2）部门式。（3）“谁办谁立卷”。2．文件处理部门与机关档案室结合立卷（1）组织型。（2）分工型。（3）兼职型。第二节立卷工作二、立卷的组织工作（一）立卷环节的选择第二节立卷工作11二、立卷的组织工作（二）立卷的准备工作1．立卷工作会议2．立卷业务培训3．文件材料的收集和清理4．机关档案室在立卷工作中的作用第二节立卷工作二、立卷的组织工作（二）立卷的准备工作第二节立卷工作12二、立卷的组织工作（三）平时归卷1．平时归卷的概念2．平时归卷的目的3．平时归卷的主要措施（1）建立和健全平时归卷制度。（2）要有平时归卷的物质条件。（3）注意平时的清查和归卷。第二节立卷工作二、立卷的组织工作（三）平时归卷第二节立卷工作13立卷工作第二节立卷工作立卷工作第二节立卷工作14三、具体立卷程序（一）拟订（或修订）立卷类目（二）文件的归类和组卷（三）确定案卷的保管期限（四）拟写案卷标题（五）案卷的编目与编号（六）填写与装订（七）归档第二节立卷工作三、具体立卷程序（一）拟订（或修订）立卷类目第二节立卷15第二节立卷工作立卷程序第二节立卷工作立卷程序16第二节立卷工作第二节立卷工作17第二节立卷工作第二节立卷工作18案卷标题第二节立卷工作案第二节立卷工作19卷内文件的编号第二节立卷工作卷内文件的编号第二节立卷工作20第二节立卷工作第二节立卷工作21第二节立卷工作第二节立卷工作22四、案卷质量（一）案卷质量要求的总原则案卷质量必须符合立卷的基本原则，即遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。（二）案卷质量的一般要求1．要符合规范化、标准化2．归档的案卷应齐全完整第二节立卷工作四、案卷质量（一）案卷质量要求的总原则第二节立卷工23第二节立卷工作四、案卷质量（三）案卷质量的一般内容（1）组卷合理。（2）保管期限划分准确。（3）卷内文件的排列合理。（4）卷内目录清晰。（5）备考表填写完整。（6）案卷封面填写清楚。（7）案卷题名拟写准确。（8）档号编制正确。（9）装订结实整齐。（10）字迹材料符合耐久性的要求。第二节立卷工作四、案卷质量（三）案卷质量的一般内容24第三节立卷改革和《归档文件整理规则》一、立卷改革（一）立卷改革卷工作的目的与方向1．立改革的目的（1）简化立卷方法。（2）立卷技术的普及。（3）立卷工作现代化。2．立卷工作改革的方向（1）改革立卷的方法，与现代科学管理的方法和手段相适应。（2）以电子计算机辅助立卷方式代替手工方式。（3）立卷工作与档案工作一体化。第三节立卷改革和《归档文件整理规则》一、立卷改革（一25第三节立卷改革和《归档文件整理规则》一、立卷改革（二）几种简易立卷方式的简介1．“一事一卷”2．“立纯卷”3．“立薄卷”4．“以件代卷”第三节立卷改革和《归档文件整理规则》一、立卷改革（二）26第三节立卷改革和《归档文件整理规则》二、《归档文件整理规则》（一）《归档文件整理规则》编制目的与原则1．编制目的由国家档案行政管理部门制定统一的标准和方法，对归档文件整理工作加以引导和规范。2．编制原则（1）简化原则。（2）兼容原则。（3）灵活性原则。（4）前瞻性原则。第三节立卷改革和《归档文件整理规则》二、《归档文件整理规27第三节立卷改革和《归档文件整理规则》二、《归档文件整理规则》（二）归档文件整理概述1．归档文件整理归档文件的整理以件为单位进行装订、分类、排列、编号、装盒，使之有序化。2．名词术语（1）归档文件。（2）归档文件整理。（3）件。3．归档文件整理的原则和要求第三节立卷改革和《归档文件整理规则》二、《归档文件整理规28第三节立卷改革和《归档文件整理规则》二、《归档文件整理规则》（三）归档文件整理方法和步骤1．装订2．分类3．排列4．编号5．编目6．装盒第三节立卷改革和《归档文件整理规则》二、《归档文件整理规29第三节立卷改革和《归档文件整理规则》二、《归档文件整理规则》（四）备考表1．备考表结构备考表是记录和反映档案盒内文件档案整理情况和保管状况的一种文件材料。备考表的结构包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。2．备考表的项目及其内容（1）盒内文件情况说明。（2）整理人。（3）检查人。（4）日期。第三节立卷改革和《归档文件整理规则》二、《归档文件整理规30第四章文件的整理和归档第四章文件的整理和归档31第三节立卷改革和《归档文件整理规则》第一节文件的归档范围第二节立卷工作第三节立卷改革和《归档文件整理规则》第一节文件的归档范围32第一节文件的归档范围一、机关文件材料的归档与不归档范围（一）机关文件材料归档范围1．上级机关文件材料的归档范围2．本机关文件材料的归档范围3．同级机关和非隶属机关文件材料的归档范围4．下级机关文件材料的归档范围第一节文件的归档范围一、机关文件材料的归档与不归档范围33第一节文件的归档范围一、机关文件材料的归档与不归档范围（二）不归档文件材料的范围1．不归档的上级机关文件材料的范围2．不归档的本机关文件材料的范围3．不归档的同级机关和非隶属机关文件材料的范围4．不归档的下级机关文件材料的范围第一节文件的归档范围一、机关文件材料的归档与不归档范围34第一节文件的归档范围二、企事业单位文件材料归档范围

（一）确定企事业单位归档范围的标准确定企事业单位文件材料归档范围的标准是文件材料本身是否具有保存价值。（二）确定企事业单位文件材料归档范围的基本方法1．研究和分析本单位各项工作和活动的具体办理内容和程序，从而掌握各项工作和活动中应产生和形成的各种文件材料的具体条目。2．针对本单位各种文件材料的内容特点和利用价值，考虑到具体工作利用的实际需要，逐一确定每个具有保存价值、应当归档的文件材料及其保管期限。3．要从本单位长远发展的需要出发，确定文件材料的归档范围。第一节文件的归档范围二、企事业单位文件材料归档范围（35一、立卷（一）立卷的概念和含义1．立卷的概念文书处理部门或人员将办理完毕的，具有保存价值的文件材料，根据其固有的联系及形成的规律，组成案卷的过程称为立卷。2．立卷的含义（1）必须是办理完毕的文件材料才可以立卷。（2）必须是具有保存价值的文件材料才能归档保存。（3）必须按照文件在形成过程中的联系和一定的规律组成案卷。第二节立卷工作一、立卷（一）立卷的概念和含义第二节立卷工作36一、立卷（二）立卷特征及其运用1．立卷特征（1）按文件的问题特征立卷。（2）按文件的作者特征立卷。（3）按文件的名称特征立卷。（4）按文件的时间特征立卷。（5）按文件的地区特征立卷。（6）按文件的通讯者特征立卷。（7）按文件的其他特征立卷。第二节立卷工作一、立卷（二）立卷特征及其运用第二节立卷工作37一、立卷（二）立卷特征及其运用1．立卷特征2．立卷特征的灵活和结合运用（1）立卷特征在文件分类中的结合运用形式。①“年度—组织机构”分类法。②“年度—问题”分类法。③“组织机构—年度”分类法。④“问题—年度”分类法。（2）立卷特征在组卷中的具体运用。①一般应以按问题特征组卷为主。②按文件的主要共同特征组卷。③根据文件的类型，灵活运用相应的文件特征组卷。

第二节立卷工作一、立卷（二）立卷特征及其运用第二节立卷工作38按文件的名称特征立卷第二节立卷工作按文件的名称特征立卷第二节立卷工作39待立卷的文书第二节立卷工作待立卷的文书第二节立卷工作40二、立卷的组织工作（一）立卷环节的选择1．文书处理部门立卷（1）集中式。（2）部门式。（3）“谁办谁立卷”。2．文件处理部门与机关档案室结合立卷（1）组织型。（2）分工型。（3）兼职型。第二节立卷工作二、立卷的组织工作（一）立卷环节的选择第二节立卷工作41二、立卷的组织工作（二）立卷的准备工作1．立卷工作会议2．立卷业务培训3．文件材料的收集和清理4．机关档案室在立卷工作中的作用第二节立卷工作二、立卷的组织工作（二）立卷的准备工作第二节立卷工作42二、立卷的组织工作（三）平时归卷1．平时归卷的概念2．平时归卷的目的3．平时归卷的主要措施（1）建立和健全平时归卷制度。（2）要有平时归卷的物质条件。（3）注意平时的清查和归卷。第二节立卷工作二、立卷的组织工作（三）平时归卷第二节立卷工作43立卷工作第二节立卷工作立卷工作第二节立卷工作44三、具体立卷程序（一）拟订（或修订）立卷类目（二）文件的归类和组卷（三）确定案卷的保管期限（四）拟写案卷标题（五）案卷的编目与编号（六）填写与装订（七）归档第二节立卷工作三、具体立卷程序（一）拟订（或修订）立卷类目第二节立卷45第二节立卷工作立卷程序第二节立卷工作立卷程序46第二节立卷工作第二节立卷工作47第二节立卷工作第二节立卷工作48案卷标题第二节立卷工作案第二节立卷工作49卷内文件的编号第二节立卷工作卷内文件的编号第二节立卷工作50第二节立卷工作第二节立卷工作51第二节立卷工作第二节立卷工作52四、案卷质量（一）案卷质量要求的总原则案卷质量必须符合立卷的基本原则，即遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。（二）案卷质量的一般要求1．要符合规范化、标准化2．归档的案卷应齐全完整第二节立卷工作四、案卷质量（一）案卷质量要求的总原则第二节立卷工53第二节立卷工作四、案卷质量（三）案卷质量的一般内容（1）组卷合理。（2）保管期限划分准确。（3）卷内文件的排列合理。（4）卷内目录清晰。（5）备考表填写完整。（6）案卷封面填写清楚。（7）案卷题名拟写准确。（8）档号编制正确。（9）装订结实整齐。（10）字迹材料符合耐久性的要求。第二节立卷工作四、案卷质量（三）案卷质量的一般内容54第三节立卷改革和《归档文件整理规则》一、立卷改革（一）立卷改革卷工作的目的与方向1．立改革的目的（1）简化立卷方法。（2）立卷技术的普及。（3）立卷工作现代化。2．立卷工作改革的方向（1）改革立卷的方法，与现代科学管理的方法和手段相适应。（2）以电子计算机辅助立卷方式代替手工方式。（3）立卷工作与档案工作一体化。第三节立卷改革和《归档文件整理规则》一、立卷改革（一55第三节立卷改革和《归档文件整理规则》一、立卷改革（二）几种简易立卷方式的简介1．“一事一卷”2．“立纯卷”3．“立薄卷”4．“以件代卷”第三节立卷改革和《归档文件整理规则》一、立卷改革（二）56第三节立卷改革和《归档文件