中小企业采购管理

PAGEPAGE3中小企业采购管理一.、加强和完善采购的环境管理工作1、加强采购的事前管理,建立完善的材料价格信息档案.为了有效地控制和降低采购成本,并保证采购材料的质量,公司采购员应作好材料采购市场的有关价格信息的收集和整理,及时地了解市场行情和动态,并与已在采用的采购价格进行比较和分析,同时进行相应的调整和更新。调整和更新后的价格档案应同时分发采购管理会计确认并留存。如有必要,采购管理会计可直接通过各种渠道收集采购价格信息,同时知会采购员,由采购员进一步确认后进行归档并执行。2,并对供应商进行相应的资质考评,应对所有供应商按重要性和一般性分别建立供应商档案。所谓重要性供应商,即在货品质量、价格、交货期、配合能力、结算条件等方面,且经考核符合公司重要性供应商标准后,应转为重要供应商进行档案管理.供应商的考核须由品质部、物控部、采购部及财务部联合进行.供行帐号等，并定期或不定期更新，由专人负责管理,同时由财务部留存副本。原则上公司采购只选择重要供应商进行。如果供应商在供应材料过程中存在质对采购员进行考核、激励和约束,这是防范采购中人为欺诈的有效方法。采购员是采购的实际实施者,在采购过程中起着至为重要的作用,经历表明,采,这是采购中最普遍最易发生也是最难防范的人为欺诈,,一要注重考核采购员的职业素养,以公司制度约束其行为操守,,一个合格的采购员既要熟悉公司的生产运作和物料存储,又要了,这样才能防止上当受骗或避免采购回不适用或根本不可用的材料,使公司不会蒙受不必要的损失。公司对采购员的考核应定期举行,一般可采用半年考核制，考核由人事部及采购部联合进行，财务部同,完成或降低公司采购成本任务的采购员按公司规定或适度的标准进行精神和物质奖励,以提高采购员的积极性,事实表明，只有合适的利益得取才是良好贡献和抑制贪污的主因。而对于考核结果不合格,不能完成规定任务,或经查证确有违规行为的采购员,应按公司规定或适度的标准视不同情节惩罚,如有必要,应毫不犹豫地辞退,,这是屡已验证的经验教训为保证公司的合法利益不受侵害,也保护供应商的合法利益不受侵害,在对采购员进行制度约束的同时,应对其进行道德约束,以降低人为欺诈动机.公司可建立员工操守守则使员工按守则条款进行操守承诺,总经理应向供应商颁发《操守承诺书》,以公司制度和法律责任明确禁止采购人员向供应商收受和索取任何形式的不正当利益,同时禁止供应商向采购员以任何形式送赠有损公司利益的不正当利益。选择合理的采购方式.,选择合适的采购方式,这是降低采购价格的良好途径①公开竞争招。对于大宗材料采购,实行公开竞争招标的方式,往往能通过供应商的相互比价,达到采购成本最低质量最好的目的.采购员应联系三家或三家以上的供应商,并递交供应商报价、样品、产品质量及规格品种等资料，采购定价由市场供求关系确定，采用优质优价与批量折扣相结合的价格政策。②合同采购。对于持常性的材料采购,可选择信誉佳配合能力好的供应商,与之订立长期合同.与诚实、信誉佳的供应商合作不仅能保证供货质量、预定交货期，而且能得到付款及价格等方面的关照.供应商为了维护自己的商业信誉和利益,建立稳定的销售渠道而不会掺假,并能保持良好的合作关系和商业妥协。③最低价格采购.为了以最低的价格取得最优质的材料,在价格确定前,采购员必须先调查市场行情。所有采购,应有三家或三家以上供应商报价,并与供应商价格档案进行比较核实,料的报价后,,,并同时考虑与供应商的长远合作关系和其他材料的总体价格等因素,选择多数材料价格最低的供应商,并与之协商,使总体材料的采购价格达到最低最优水平。二、对采购工作进行严格的日常控制1、事前批准,并严格按采购审批权限执行。所有采购,必须事前获得批准.未经计划并报审核和批准,不得采购。采购员应根据需求计划选择供应商和报价。报价单必须经采购管理会计审核签名并经财务经理认可后送总经理审批,审批后的报价单作为依据由采购员填制正式采购订单,同时分发采购管理会计留存备查。采购订单经采购管理会计审核无误并签字后由财务经理签字认可,然后送总经理批准。总经理批准后的采购订单才为执行采购的有效凭据,由财务部分发至采购部门及需求部门和仓存部门。所有采购的审批,必须按权限和明确分工进行。2、规定各种采购及时结算。,规定所有采购员经手的现金采购,5结,报帐程序按财务部[报帐规定],时可凭已获批准的采购订单向财务部办理借支,借支经财务经理审核后送总经理批准。②钍对月结供应商货款有跨月或遗漏入帐情况,规定月结供应商的送货单经验收入库后,由采购员分类整理并于翌日10时前送采购管理会计。月结供应商帐单由采购管理会计整理并进行会计处理,月末统一编制[应付帐款明细表],并送财务经理审核认可。为清晰债权债务,不使支付货款时双方有异议,每月中旬和下旬,采购管理会计对每个供应商上个月货款分别编制[供应商货款确认表],经财务经理审核后,作为结付货款的凭据传达至供应商,如有不符及时解决,避免日后纠纷。3、召开采购管理会议。针对采购工作中存在的问题、有关采购管理的政策采购管理会议可以固定在每个月月末举行,也可以根据需要临时性地召开,一般由财务经理主持,各采购部门参加,有必要时请总经理及相关主管人员参加.部门可以在会议上提出在采购工作中遇到的自己无法解决或决定的问题,大家通过相互协调相互理解,会议上通过的事项或决定各部门必须切实执行,不得形式化和两面化,对不切实执行的部门,在责令改正的同时,不排除以行政手段追究相应人员责任。作为工,采购管理会议必须有会议记录存档并以文件形式下发各相关部门。8月正式下发[理办法],作为公司采购管理工作的准绳和采购工作的执行标准,财务部同时作,司的采购工作在公司制度的控制和引导下逐渐走入了规范化的正轨,采购工作,且基本上解决了笔者刚上任时公司采购工作中存在的那些问题.通过有关财务指标反应,公司的成本水平比两年前有了明显的下降。通过对采购管理工作的进一步思考和探索,笔者认为,采购管理是一项,具有长期性、持续性、系统