会议管理制度

页会议管理制度1.目的：为规范公司会议，提高会议效率，确保信息准确传达和执行，特制定本制度。2.适用范围：公司所有会议及会议涉及的有关人员。3.职责3.1人力资源部负责会议管理，所有会议需在公司领导批准后到人力资源部登记备案。3.2会务工作由人力资源部承办，其他部门主办或召集会议时，人力资源部应予配合。3.3.公司级会议资料均由人力资源部负责会议纪要的记录、整理、分发、存档。4.会议分类4.1.公司级会议：主要包括公司班子会议、年度工作会、半年工作会、月度工作会和周工作例会；公司董事会议按相关法律法规执行。4.2.专题会议：即公司政策、业务综合会。由相关部门提出主题、计划报总经理（总经理）审核，经董事长批准后送人力资源部备案，由会议召集部门负责会议通知、组织和实施。4.3.部门间横向协调会议，由主办方向人力资源部申请，主办方负责记录会议纪要，会后交人力资源部备案、跟进和存档管理。4.4.部门内工作会议：各部门内自行召开的工作例会，由各部门负责人决定召开并组织，会议纪要自行记录和跟进。5.会议安排5.1公司级会议：为避免会议过多或重复，公司正常性的会议一律纳入例会制，原则上要按例行规定的时间、地点、内容和汇报程序来组织召开。例行会议安排如下：5.1.1公司班子会议（原则上每月召开一次）会议主持人：公司董事长或董事长委托人会议组成人员：公司班子成员（副总经理级以上）或指定的部门负责人。议主题：主要总结上阶段工作计划，安排部署下阶段工作，研究涉及重大事件的解决以及重大决策，XX掌控公司的发展目标及管理动向，人事异动，财务管理，方案实施等。会议时间：不定时召开，会议时间由人力资源部负责通知。会议议程：(1)相关部门负责人就本次会议的议题草案进行说明；(2)班子成员讨论；(3)董事长综述，对所议事项进行意见征求，最终由董事长决议。(4)原则上会议规定由董事长、总经理和副总经理必须参加，董事长因事不能出席时，可由其委托人会后将会议纪要传报董事长决议；会议管理程序：(1)人力资源部负责根据相关部门提交讨论的草案，拟定会议议题，经董事长批准后，决定会议时间并进行会议通知；(2)人力资源部负责起草会议纪要和会议会签，报送董事长签发，并整理归档。(3)人力资源部负责会议决议的督促、检查，并将督办情况及时向班子成员汇报。5.1.2.年度工作会议会议主持人：公司董事长\总经理会议组成人员：公司班子成员、各部门负责人及属下公司负责人会议主题：主要是总结本年度工作，安排部署下年度工作。会议时间：每年末或下年初召开。会议地点：公司会议室会议议程：(1)各部门汇报本年度主要经济指标完成情况，提交下年经济计划。(2)主持人总结公司本年工作，明确公司来年工作目标及后期发展战略。会议管理：(1)由人力资源部负责，根据董事长安排，决定会议时间并进行会议通知；(2)由人力资源部负责，根据会议决议，起草下年度公司整体工作目标，报送董事长签发；(3)由人力资源部负责全年工作目标进度的督促、检查，并将情况及时向董事长汇报。5.1.3.半年总结大会会议主持人：公司董事长\总经理会议组成人员：全体员工会议主题：主要是总结半年工作情况，部署下半年度工作任务。会议时间：每年7-8月份召开。会议议程：(1)总经理总结公司半年工作，安排部署下半年工作任务。会议程序：(1)由人力资源部负责草拟半年总结报告，交由董事长或总经理审阅，再由会议主持人负责报告。(2)由人力资源部负责，根据总经理安排，决定会议时间并通知；(3)由人力资源部负责，根据会议决议起草会议纪要，报送总经理（总经理）签发，抄送至董事长，并整理归档管理；5.1.4.周工作例会会议主持人：总经理会议组成人员：公司全体员工。会议主题：主要是总结上周工作，安排部署本周工作任务。会议时间：每周一上午9：00召开。会议地点：公司二楼会议室会议议程：(1)各部门工作汇报。汇报要求：各部门负责人总结汇报上周工作计划完成情况；分析未完成工作计划的原因；找出部门工作以及部门之间工作协调中存在哪些问题，并提出解决草案；汇报并提交本周工作计划。(2)分管领导补充。(3)总经理（总经理）作总结性发言，形成会议的决议。决议内容：明确各部门本周的工作目标（或主要工作）；提出对决议或议定事项的分工负责人、承办部门及时间等具体要求。会议程序：(1)各职能部门于上周六下班前，将周计划表发送至人力资源部，由人力资源部进行统计工作计划完成项及未完成项。（2）由人力资源部准备相关议题草案，进行会议时间、地址的通知；(3)由人力资源部负责，根据会议决议起草会议纪要，报送总经理（总经理）签发，抄送至董事长，并整理归档管理；(4)由人力资源部负责会议决议和议定事项的督促、检查，并将督办情况及时向总经理（总经理）汇报。（5）各职能部门按会议要求各工作岗位提交《周工作计划表》，并进行部门内的统计跟进，周工作完成率将作为员工考核重要依据。5.2.日例会：会议主持人：总经理会议组成人员：副总经理、各职能部门主要负责人。会议主题：日常工作协调会议。会议时间：每日上午9：00召开。会议地点：公司二楼会议室5.3各专题会议或部门间横向协调会议：公司各部门或根据实际需要不定期地召开。会议的内容主要是针对管理流程、各职能部门间协调，工作计划实施、重大事件、企业管理、项目拓展、财务管理等专项工作进行讨论、部署和总结。组织部门负责会议通知及会议记录并报人力资源部备案，人力资源部负责给予配合。5.4.公司各部门工作例会：根据公司会议要求和目标达成，总结本部门工作，并对下一阶段工作进行部署安排。各部门可以根据实际情况自行安排开会时间。5.5.其它会议安排5.5.1.由于阶段工作需要临时召开的会议，会议召集部门应在召开前1-2天报请总经理（总经理）批准后报人力资源部，由人力资源部进行统一安排后方可召开。5.5.2.公司已列入会议计划的会议，如需改期，或遇特殊情况需临时安排其它会议，组织部门应报请人力资源部调整会议计划，未经人力资源部调整的，任何人（部门）不得随意调整正常会议计划。5.5.3.各部门工作例会必须服从公司的统一安排，各部门小会不得安排在公司例会同期召开，应坚持小会服从大会，局部服从整体的原则。5.5.4.会议一经确定，与会人员应预先做好各项工作安排，因事缺席的需向主持者请假，获准后方可指派专人代为参加，会后应主动了解会议内容及交办事项，确保会议部署的各项工作按时保质完成并对工作结果负责。5.6.会议的准备5.6.1.需用投影设备演示说明的会议，应由人力资源部或相关责任人提前做好投影设备连接调试工作；5.6.2.会议之前，人力资源部应有专人负责会议会标的制作和设置，并根据会议级别或性质做好会议招待用品；5.6.3.根据会议规模需使用音响设备的，由人力资源部提前做好音响调试安排；5.6.4.特别重大会议，应由人力资源部专人负责各项准备工作，具体包括以下内容：①会议议程安排（应提前报交公司领导或主要参会者）；②会议资料准备（如需分发应在入场前登记分发）；③会议场所布置；④会议服务人员的安排；⑤会议签到；⑥会后事项安排。5.6.5.会议需要留存资料的应提前通知相关部门做好拍照、摄像工作。6.其他规定6.1.所有会议应明确会议的目的，公司会议的目的是为完成工作目标、有序推进、解决工作问题和提高工作效率等的辅助工作，会议主题的明确尤为重要。6.2.会前，由人力资源部负责通知与会人员，明确会议要研究的议题以便准备好相关文件材料。6.3.重要会议决议或记录未正式公布前，与会者不得提前透露会议内容。6.4.与会人员必须做好详细的会议记录，以便于会后向部门员工准确传达会议精神，落实各项工作任务，人力资源部将不定期抽查与会人员的会议记录。6.5.公司会议的会议纪要或决议由人力资源部专人负责整理并由公司相关领导审阅批准后签发，会议纪要应分发给与会人员，必要时，分发给相关部门；其它会议由召集部门责成专人负责记录整理，由主管领导审阅签发并编号存档。6.6.会议中产生的决议，提案人必须明确提醒会议记录人员，以便在会议结束时由负责人签名确认，顺利推进决议工作进度。6.7.会议结束后会议组织部门负责将问题进行汇总、分类，并将会议中对各部门工作的要求进行整理、分类、下发。公司会议决定事项的督办、检查和追踪由人力资源部专人负责，根据规定的时间节点逐项跟进，并在下一次会议前将各部门完成情况汇报公司领导。7.会议纪律7.1.任何人员不得无故缺席会议，如确有需要，须提前请假，否则视为缺席。7.2.与会人员不得因故迟到；违者将按公司考勤制度相关规定处罚。7.3.与会者应提前3-5分钟进入会场，事先了解会议通知，阅读会议有关材料或做好准备，针对会议议题汇报工作或发表自己的意见。7.4.召开会