工程项目管理程序

深圳市XX自动化股份有限公司.工程项目管理程序编号XJ-CX-14-2020版次A/1生效日期2020年01月25日第页工程项目管理程序编制：审核：批准： 颁布日期：2020年01月10日实施日期：2020年01月25日目录134封面 113689目录 4TOC\o"1-3"\h\u307061目的 4139182适用范围 488763职责 4193914工作程序 462744.1项目考察 4257154.2项目方案 529144.3项目合同 6209894.4项目会议 9309514.5执行计划 11197484.6材料采购 1225434.7系统设计 12106844.8系统开发 12327014.9出厂测试 13301274.10现场测试 1390624.11质量控制 13177444.12工程联络 1344334.13备忘录 13161914.14文件索引 13189654.15后勤服务 13195534.16设备管理 14314914.17工作报告 14135044.18项目参考 14174194.19现场管理 14308034.20项目培训 14117594.21事件处理 14273784.22项目总结 14232564.23项目移交 145382详见《项目运作流程图》 153276文件修定履历表 17工程项目管理程序1目的对项目全过程进行控制，确保工程能满足顾客和有关标准、法令、法规的要求。2适用范围适用于本公司工程项目的全过程。3职责商务部负责所需物品的采购。工程质量部负责项目考察、编制项目方案、任务书、设计和开发输出文件等，负责整个设计和开发的组织协调和实施工作。总经理负责设计和开发立项、计划书、任务书等的批准。4工作程序4.1项目考察4.1.1、企业的基本资料出质人名称、出质人属性、企业性质、注册地址、员工人数、注册资本、成立时间、股权比例。4.1.2、经营情况产品及生产能力；行业地位和市场情况；主要供应商和经销商。4.1.3、监管产品的基本情况基本情况：物理化学性质、是否属危险品；仓储：保管条件、保管要求、包装、堆放方式、计量方式等；运输：运输方式、运输要求、包装方式、装卸要求等。4.1.4、监管场地及监管条件监管场地权属调查：场地所有权人获得场地的方式（自建、租赁、合作）、使用权是否有瑕疵、是否具有转租权；监管场地的物理情况：面积、仓库或露天场地、装卸设备、计量设备、人员配备情况、监管区是否实现物理隔离或封闭、是否有铁路专用线、距监管公司距离、监管员办公及居住环境等；监管场地的安全措施和保险情况：安保措施、投保情况。4.1.5、监管能力管理人员和现场操作人员情况；类似产品和操作模式的监管操作经验；类似监管业务有。4.1.6、风险点及控制措施内部风险及其控制措施（操作风险、流程风险、单证风险、人员道德风险等）；外部风险及其控制措施（供应商风险、出质人风险、监管场地风险等）；成本及收益。4.2项目方案4.2.1、项目目标说明在已有工作基础上，本项目的指导思想、任务目标和年度阶段目标。4.2.2、项目详细工作内容详细说明本项目年度内的工作范围、具体的内容和技术要求等，能量化的指标应尽可能量化。4.2.3、技术路线说明完成项目本年度工作目标所采取的方法和手段。4.2.4、预期成果说明项目完成年度目标预期达到的有形或无形成果。4.2.5、项目工作进度安排详细说明各阶段工作安排的时间和年度项目工作内容完成的时间。4.2.6、实施组织形式详细说明承担单位、协作单位和各自分工的主要内容。4.2.7、项目实施预算表4.3项目合同4.3.1.

目标

规范公司工程类合同的订立、履行、变更、解除、保管等工作，维护公司利益，减少法律风险。

4.3.2.

适用范围

适用于公司开发项目所有工程类合同的签订及管理工作。

4.3.3.

术语和定义

流程中项目工程类合同指公司作为合同主体订立的工程设计（勘察）、工程咨询、工程监理等服务合同（含造价和招投标代理服务）、工程施工合同、甲供设备及材料采购合同。

4.3.4.

职责

4.3.4.1

工程质量部和市场部

负责草拟并组织工程类合同的订立、履行、变更和解除、分发、保管；

负责按项目建立工程合同台帐；

3）负责按合同对工程款的支付进行审核；

4）负责提供工程类合同管理过程中所需相关工程资料；

5）负责初步审核合同条款；

6）负责对合同的履行情况进行跟踪和检查。

4.3.4.2

财务部

1）负责审核合同中的支付条款；

2）负责依合同对工程款的支付进行审核监督。

4.3.4.3

工程质量部主管领导、公司法律顾问负责审核合同条款。4.3.4.4

公司总经理及法人代表负责合同审批。

4.3.4.5

企管部负责合同的用印盖章、编号及合同正本的保管存档。

4.3.5

流程说明

4.3.5.1

工程类合同文本

国家或地方政府有关部门已制订并实施标准合同文本的，应采用标准合同文本；

采用工程类合同标准文本的，经双方协商可以对条款进行修改或增加补充条款；

3）尚未制订实施或不宜采用合同标准文本的工程，应参照以往的工程类合同或最相类似的合同标准文本或合同示范文本由公司工程质量部另行拟定合同；

4）有特殊规定或情形的，可采用工程承包方要求的合同标准或示范文本。

4.3.5.2

工程类合同的审核审批

1）公司工程质量部和市场部负责与对方合同当事人进行合同谈判，在双方协商一致后公司工程质量部经办人员按照《工程类合同审批表》的要求，将草拟好的合同初稿分别报公司工程质量部经理、财务部经理、法律顾问、工程分管领导审核，各审核部门应在各自的职权范围内对合同文本提出审核意见；

2）如审核部门对合同提出修改意见，公司工程质量部必须重新与对方合同当事人进行洽商，必要时应组织对合同提出意见的审核部门参加洽商，双方取得一致后进行修改；

3）公司工程质量部根据修改意见整理出最终的合同文本；各审核部门根据最终的合同文本在《工程类合同审批表》中签署是否同意的意见，报总经理及法人代表审批；

不同性质、内容的工程类合同，审核程序可以有差异，公司常规工程和零星工程的合同由公司负责审核；按照公司《合同管理办法》需要组织审批流程的，从其规定。

4.3.5.3

工程类合同的签署及分发

1）公司资料员负责办理合同签章手续；

2）工程类合同内容在一页以上的，公司办公室在盖章时应在每页加盖骑缝章；

3）工程类合同一般应由双方同时签字盖章；不能同时签字盖章的，应尽量避免我方先行签字盖章；对方签字盖章应在我方报批审核程序结束之后进行；

4）按项目所在地政府文件或法律、法规要求，工程类合同应当办理批准、登记等手续的，或者需要登记备案的，由公司工程质量部或相关部门负责及时办理有关手续；

5）工程类合同签署后应及时在《工程类合同管理台帐》内登记，公司资料员将签署完成的工程类合同分发至：办公室（正本)、财务部、工程质量部（多余原件或复印件）；

6）《工程类合同审批表》附合同拟稿与合同正本一起由办公室存档；条件允许时，每件工程类合同应保证公司保留两份合同原件。

4.3.5.4

工程类合同的履行

1）工程类合同订立之后，公司工程质量部负责对合同的履行情况进行跟踪和检查；财务部负责对合同款项的支付进行审核监督；

2）在对方合同当事人发生或可能发生违约时，公司工程质量部须及时向部门经理和公司领导报告，公司工程质量部不能与对方协商解决的，应及时请示公司领导决定依法采取何种措施；

3）工程类合同履行过程中，需要对来往函件或者单据进行签字的，应报经办部门经理签字；确需当场或者立即签字的，可由经办部门经理书面授权的人员直接签字；但是，来往函件或者单据涉及合同变更或者终止的，按照本流程关于合同变更或者解除的有关规定进行。

4.3.5.5

工程类合同的变更

工程类合同订立后，因客观条件发生变化确需变更合同内容的，或者对方提出变更要求的，公司工程质量部应及时填报《工程类合同变更/解除审批表》，经工程质量部、财务部、法律顾问审核后，报公司总经理和法人代表审批；双方应书面对变更内容进行确认，我方可由经法人代表书面授权的人员签字确认；对双方当事人的权利义务进行重大变更的，应当按照合同订立的有关程序办理报批，另行签订合同或补充协议；

2）法律、法规规定变更合同应当办理批准、登记等手续的，公司应及时办理有关手续。

4.3.5.6

工程类合同的解除

工程类合同当事人提出解除合同或因客观条件发生变化（如不可抗力）需要解除合同的，公司工程质量部应及时填报《工程类合同变更/解除审批表》，经工程质量部、财务部、法律顾问审核后，报公司总经理和法人代表审批；参照合同订立的有关程序办理双方就合同解除另行签订的合同，无法联系或不能签订合同的发法律顾问函予以告知。

4.3.5.7

工程类合同保管和销毁

一般性的工程类合同为一式六份,特殊性的工程合同和设计合同为十至十二份；

2）工程合同的归档、保管、保密、使用、销毁应按公司有关规定执行。4.4项目会议（一）基本原则

1、坚持以办公例会、部门内部工作会、工程项目现场会等形式，及时贯彻和落实公司及工程质量部的有关决定，及时研究和解决工程项目管理中存在的问题，交流信息和经验体会，不断完善和改进管理工作。

2、工程项目管理会议分为定期会议和临时会议两种。定期会议要有固定的议题、时间、参加人员和会议地点。临时会议一般是指针对专题事项的会议。

3、各种会议要明确主办单位，同时指定召集人和筹备人员，并准备参加人员会议签到表。

4、会议需要费用开支的，工程项目管理应事先专门编制预算报上级领导批准。

各单位需要向会议汇报的问题，事先必须做好调查研究和充分准备，提出处理建议和意见，并准备好各种提交会议的书面材料。

5、提交会议讨论的重要事项或文件。凡涉及对外或需向上级单位请示的，一定要在会前做好协调和请示工作。

6、与会人员必须会前做好准备并按时出席。会议发言要开门见山，紧扣议题，有针对性，有具体明确意见。要开短会，开好会。

7、会议决定的事项由主办会议部门负责逐项督办工作，并将执行情况及时向工程质量部主管领导或总经理汇报。

8、对已经会议决定的事项，要坚决执行、抓紧办理。在执行过程中如有问题，应及时反馈。对各自职责范围内的问题，要积极协调解决；对涉及其他部门经协商仍解决不了的，要如实向主管领导反映并提出建议，由领导协调解决。

（二）会议组织管理

1、工程质量部员工会议

工程质量部员工会议，主要任务是传达公司对工程质量部的工作要求和公司发展最新决策，根据公司的布署，安排落实公司下达的各项工作。一般每周一次，由工程质量部经理主持，工程质量部全体员工参加，必要时邀请公司领导参加。

会议由工程质量部资料员负责筹办和召集工作，负责拟订会议议程报工程质量部经理审定，办公室负责会议记录和在会后7天内整理会议纪要，工程质量部经理审核后报公司领导签发。

会议的主要议题是：

（1）

检查落实上周工作完成情况；

（2）

部门提出本周的工作计划；

（3）

对部门之间工作的衔接协调以及工程项目重要问题进行讨论研究解决；

（4）

其他需在办公周例会上讨论决定的事项。

4、工程项目现场会议

工程项目现场会议是针对生产安装现场协调和技术问题的临时性会议，一般由项目工程师拟订会议议题书面提出申请，工程质量部经理审查。工程质量部根据具体事项，约定时间、地点，并一般提前24小时书面通知相关代表参加，必要时邀请公司领导参加。

工程项目现场会议由工程质量部主管主持，工程质量部助理负责召集，工程质量部助理负责会议记录和整理会议纪要，报公司主要领导审定，在会后3天内发布。

5、技术专题研讨会议

技术专题研讨会议是就工程项目集成中重大技术问题召开的临时会议，由工程质量部书面提出申请（包括会议议题、时间、地点、参加人员、拟邀请专家名单、会议费用预算等），经工程质量部负责人审核后报公司主要负责人审核批准。

工程质量部负责人主持，工程质量部助理负责筹办工作，相关人员参加会议。重大技术方案的确定,工程质量部应邀请公司主要领导参加会议。

工程质量部负责会议记录和整理会议纪要，送达参会的有关人员会签后，由公司总经理签发。会后7天内发布。

6、重大问题专题会议（质量、安全、进度）

重大问题专题会议（质量、安全、进度）是指工程项目集成中，为加强集成质量、安全、进度管理，开展劳动竞赛活动专门召开的大型动员、总结会议。由工程质量部负责人主持，各监理办、各相关人员参加。必要时请公司领导参加。

工程质量部筹办和召集工作，提前3天预定和布置会场，拟订会议议程报工程质量部负责人审定，并发出书面会议通知。会议开支预算由办公室专题签报批准。助理负责会议记录和整理会议纪要，会后7天内发布。

7、监理座谈会

监理座谈会是工程项目工程师针对工程项目集成管理问题进行交流的会议，工程质量部负责主办，一般每月30日定期召开，工程质量部负责人主持。要求项目工程师以上人员参加。

主要议程：

监理主管工程师汇报各自职责范围内的工作和存在问题，提出合理化建议；

工程质量部经理总结本月监理工作，并对工作提出改进意见；

相关人员交流工作体会和个人意见；

工程质量部经理针对监理提出意见进行答复。8、工程项目例会

工程项目例会是根据合同管理要求，在工程项目集成中参加集成各方进行协调的定期会议，由工程质量部负责主办，月例会（每月25～30日召开）。相关人员都要参加。相关人员在会议召开前48小时提交书面汇报材料。

工程项目例会由工程质量部主管主持，助理负责会议记录和整理会议纪要，在会后3天内由工程质量部经理签发。

主要议题：

（1）

生产部汇报上月计划完成情况、下月工作计划及存在问题的原因分析，根据合同规定向工程质量部提出要求；

（2）

项目主管工程师总结本月集成质量、进度情况，提出下一步集成管理要求；

生产组长提出集成管理意见；

（4）

项目主管工程师对生产组长意见作出口头答复；

（5）

工程质量部经理根据集成现场实际情况提出协调意见，明确下一步集成管理实施具体目标；

4.5执行计划项目计划书编写提纲

一、项目提出的背景和必要性

包括国内外现状、知识产权状况和发展趋势；技术突破对产业技术进步的重要意义和作用；项目可能形成的规模和市场前景。

二、项目主要开发和建设内容

包括项目的主要科技攻关内容、项目目标及开发任务。

三、项目实施的技术方案

包括项目的技术路线、工艺的合理性和成熟性，关键技术的先进性和创新点；产品技术性能水平与国内外同类产品的比较；项目承担单位在实施本项目的优势。

四、项目组织机构和人员安排

包括项目的组织形式、运作机制及分工安排；项目的实施地点；项目承担单位负责人、项目领军人物主要情况；项目开发的人员安排。

五、项目实施进度计划

包括项目阶段考核指标（含主要技术经济指标，可能取得的专利尤其是发明专利和国外专利情况）及时间节点安排；项目的验收指标。

六、项目资金需求及来源

包括项目新增总投资估算、资金筹措方案（含自有资金、银行贷款、国家资助专项资金、推进部门配套资金等）、投资使用计划。

七、项目经济和社会效益分析

包括项目未来三年或五年生产成本、销售收入和利税估算；财务内部收益率、投资回收期、投资利润率、财务净现值等指标的动态财务分析；社会效益分析。

八、项目风险分析及应对措施

包括项目技术、市场、资金等风险分析及应对措施。

九、其它需要说明的事项4.6材料采购按公司《采购管理程序》实施。4.7系统设计按公司《设计开发管理程序》实施。4.8系统开发按公司《设计开发管理程序》实施。4.9出厂测试按公司《产品出厂检验规范》实施。4.10现场测试产品现场进行测试，确保产品运行正常。4.11质量控制公司编制《来料检验控制程序》、《制程及检验控制程序》、《成品检验控制程序》、《产品出厂检验规范》来对产品质量进行控制。4.12工程联络确保工程质量部与相关人员和部门保持沟通。4.13备忘录工程项目管理过程中所有相关资料和信息必须形成文件并按《文件控制程序》和《记录管理程序》要求保存。4.14文件索引建立工程项目文件索引表便于查找相关文件。4.15后勤服务为了工程项目能顺利完成，公司必须做好相关的后勤保障。4.16设备管理按公司《设备管理程序》实施。4.17工作报告每个项目在实施过程中必须进行总结报告。4.18项目参考项目在实施过程中可以参考同行产品和相关联的产品技术。4.19现场管理按公司《工作现场管理制度》需对现场工作人员进行管理控制。4.20项目培训项目开始前和结果后对相关人员培训。4.21事件处理按公司《事故调查与处理控制程序》进行管理。4.22项目总结项目经理应该对每个项目结束后进行项目总结形成文件，并向上级提交项目总结报告。4.23项目移交项目竣工验收是项目开发生产期的最后一个环节。竣工验收阶段的主要工作就是对项目质量进行全面的检查与评定，考核其是否达到了项目决策所确立的质量目标：是否符合设计文件所规定的质量标准。经正式验收的项目才可办理交接手续，移交给客户。详见《项目运作流程图》深圳市XX自动化股份有限公司.工程项目管理程序编号XJ-CX-14-2020版次A/1生效日期2020