物业租赁管理(试行)规定

物业租赁管理(试行)规定物业租赁管理(试行)规定物业租赁管理(试行)规定xxx公司物业租赁管理(试行)规定文件编号：文件日期：修订次数：第1.0次更改批准审核制定方案设计，管理制度集团公司物业租赁经营管理（试行）规定一、目的为规范集团公司物业租赁管理，确保物业增值和专业市场的培育，特制定本（试行）规定。二、适用范围本（试行）规定适用于集团公司所有物业的租赁经营管理。三、定义本（试行）规定的物业租赁经营管理，是指各专业市场写字楼、商铺、仓库、广告位等物业的出租、协议或合同签订及管理、租金管理、物业装修管理、营业管理、客户管理和市场调查等。四、管理要求（一）、物业出租1、物业出租分为长期出租、临时出租、免收租金出租（如部分广告位）等。2、各管理单位与客户洽谈物业出租时，应严格遵守公司的管理政策和制度，在充分确保公司利益最大化和有利于市场培育的原则下进行。3、经洽谈和综合评定认为符合公司租赁经营管理条件的，管理单位应及时地将出租完整方案和承租人基本资料逐级呈报董事长/总经理批准；如情况特殊，可直接以电话方式呈报董事长/总经理，获批准后通报各相关部门配合完成，并于次日（如遇节假日或法定节假日则顺延）按公司要求和管理程序完善手续。4、主管部门应于每月最后一日将出租物业情况进行汇总并制表，呈报董事长/总经理审阅，以及报总经办备案。（二）、协议或合同签订1、所有物业出租时，均应签订协议或合同。2、合同签订应做到规范和严谨，以及合同附件资料应完整，具体要求如下：（1）、经办人应根据合同签订的份数（包括补充协议、消防责任书、商场管理规定等）做好充分准备，签约时耐心指引签约人按规范签订。（2）、填写合同应使用黑色签字笔，不准涂改；（3）、合同所增加的条款或内容，双方应在增加处进行签名和盖章确认；（4）、承租人为自然人，签约时应加按手指印；如承租人委托第三人签约的，应提交《授权委托书》、委托人和受委托人身份证复印件（现场核对原件）。（5）、承租人为自然人的，应在所提供的身份证复印件上签注“此复印件由本人提供，与原件相符，如有虚假，本人愿意承担一切法律责任”并加按手指印进行确认，证照员（或经办人）应签注“经核对，本复印件与原件相符”。（6）、集团公司印章管理员对合同加盖公司法人公章时，应对主合同与附件一并加盖骑缝章，完毕后根据要求将合同和附件原件交档案室建档管理。3、在合同签订过程中，主管部门应安排审核人现场审核，确保不让承租人重复或“回头”签约，以提高工作质量和效率。4、经董事长/总经理批准同意的物业出租，主管部门应根据总经办批复要求，在1周内完成合同签订手续并及时填写《公章/法定代表人签字/印章使用审批表》，逐级呈报董事长/总经理批准，杜绝拖延和累积其他批复一并申请用印。超过期限未完成签订手续和申请用印的，主管部门应向总经办报告并说明事实情况及明确完成时间，同时总经办将进行核查。5、合同续签管理要求。（1）、根据所签订的物业出租协议或合同约定期限，主管部门应在期满前2-3个月做好合同续签工作准备，将市场经营数据、续约摸查情况、物业出租条件方案（包括租期、租金标准、保证金等）和终止合同通知书、续约通知书、合同文本等逐级呈报董事长/总经理批准后方可实施。在审批和实施过程中，权责部门和相关人员应严格遵守公司保密规定，严禁向外泄露经营信息。（2）、主管部门应根据董事长/总经理批准的方案，提前30天（具体按合同规定期限要求）向原承租人发出续约通知书或终止合同通知书，公司其他部门应予以协助和配合。（3）、主管部门与相关联部门应积极做好物业收回、合同续签工作，具体是：A、对批准不续签合同的，主管部门应负责组织相关部门进行物业收回；B、对批准续签合同的，主管部门应根据续签总量进行分批、规定时间和组织相关部门或人员做好续签工作安排，保证工作有序。C、主管部门每天应做好数据统计，并于当天17时向董事长/总经理呈报，同时报总经办。（三）、商户合同档案管理1、商户合同档案管理分为二级管理，对主要和重要文件资料原件全部由集团公司总经办档案室归档，各商场管理处留存复印件并按要求建档和管理。2、商户主合同和相关附件、补充协议，以及其他与主合同密切相联的相关文件等原件均归集团总部档案室归档，具体包括：A、主合同；B、补充协议；C、消防责任书；D、商场管理手册；E、身份资料（包括自然人身份证复印件、法人营业执照复印件和授权委托书等）；F、公司发出的知会函、催租函、收回商铺知会函、律师函等往来文件；G、以EMS特快专递送达的凭证原件；H、照片、数据电文和音像等原材料；I、保证书、暂缓租金申请书和公司批复函；J、其他与主合同相关联的文件资料（如证言证词）。（四）、租金及相关费用管理1、商户租金等费用缴纳严格执行每月1—5号（具体按合同规定执行）到各商场财务室缴纳，同时主管部门应积极做好商户缴租提醒工作；2、对超过规定期限未缴纳的商户，应及时按公司管理程序发出《知会函》、约谈等方式进行催缴；3、如欠费一个月租金的租户提出困难申请暂缓缴纳、减免和优惠租金的，主管部门应严格审查，并由承租人提出申请，呈报集团董事长/总经理批准，具体如下：（1）、在未获批准同意之前仍按公司管理规定执行催缴；（2）、申请暂缓期限天数、减免和优惠标准均以董事长/总经理最终批准为准；（3）、承租人提请暂缓缴纳、减免租金申请获批后，承租人申请书原件和公司批复文原件均由集团总部档案室归档，商场客服部和财务部留存复印件。4、对于本（试行）规定实施之前的长时间欠费租户，主管部门应及时清理，并提出处理方案和解决时间表，逐级呈报董事长/总经理批准。5、收租、催租和收铺管理按《收租和欠费催缴工作基本流程》、《收铺工作基本流程》、《商户欠租遗弃物品处理基本流程》规定执行，所发函件按公司法律顾问审核确定的格式文书（见附件）进行，如因实际情况需作调整，前提应在格式文本的框架下略微调整并保证内容的严谨性。（五）、物业装修管理1、承租人对所承租物业提出装修申请的，应按《商场装修管理规定》要求向管理处提出申请。管理处受理承租人装修申请，应严格把关，确保审核依据材料的完整和规范，并按公司规定逐级呈批。2、为加强内部审批权限规范，特规定审批简易程序（即由管理处直接审批的项目）和普通程序（即需报集团董事长/总经理批准的项目），杜绝违规审批、越权审批，具体如下：（1）、适用于简易程序的审批项目：A、单元内的墙身（含天花）粉刷、翻新粉刷或修补；B、一般性的电路、照明维修；C、单元内地面维修或改造翻新；D、单元内柜台、展示架维修或翻新改造；E、其他微小项目的维修、改造且不违反普通程序审批项目的装修。（2）、适用于普通程序的审批项目：A、改变商场规划或格局的；B、改变原物业面貌的，包括间隔、改变物业面积和外立面装饰要求的；C、动用消防设施的；D、涉及主体结构的；E、除前A、B、C、D项规定项目外，各管理处无法准确把握的装修项目审批。3、为加快装修审批效率，提高服务质量，特规定审批时间如下：（1）、适用于简易程序的审批项目，应在3个工作以内完成审批；（2）、适用于普通程序的审批项目，原则上在7个工作日内完成审批；如遇特殊情况可适当延长（如遇董事长/总经理出差或公务繁忙等），同时主管部门应站在公司的立场上向申请人作好解释工作。（3）、各管理处认为较重要或紧急的，可直接或通过行政总监向董事长/总经理电话等方式进行请示，获批准后通报各相关部门配合完成；同时，次日（如遇节假日或法定节假日则顺延）应按要求和管理程序完善手续。4、适用于普通程序的物业装修项目，各管理工作处应根据董事长/总经理批复及时跟进，不得故意拖延、隐瞒、刁难申请人，甚至要求申请人“请吃、请喝、送礼”等。5、对批准同意装修的单元应张帖《装修许可证》和《动火许可证》等，并且许可证所载明的装修项目应与所批准的项目相符，否则权责部门（含监督部门）在巡查中一经发现可立即要求停止施工,并追究责任人责任。6、对违规审批、越权审批、实际装修项目与批准项目不符、无张贴许可证、施工人员无出入证、未在规定时间装修、装修材料不符合规定等情形,一经发现将严格按公司规定对权责部门或有关人员作出严肃处理。7、除前述规定外，其他装修规定和要求按现行《商场装修管理规定》执行，如《商场装修管理规定》与前述规定发生冲突的，按本规定执行。（六）、营业管理1、主管部门应根据《商场管理规定》负责营业管理，包括持证经营、合法经营、开门营业、空置物业出租、占道经营、服务维修等。2、主管部门应会同职能部门加强消防、治安、车辆秩序、公共秩序、设施设备等安全管理。3、主管部门对承租人、经营人或其他客（商）户等反映或投诉的事项和申请解决的事项应予以重视，并积极给以解决，严格贯彻“生意你做，服务我做”的服务理念。（七）、客户管理1、主管部门应积极加强与客户间的沟通和互动，建立培养一批结构合理、价值可靠、忠诚度高的客户群和储备客户。2、主管部门应将客户进行科学分组管理，根据专业市场特性可按“经营种类、客户籍贯、经营状况”或按“重要客户、潜在客户、一般客户”等形式进行分类。3、主管部门每月月底应及时统计、汇整客户管理数据及建议，填写《呈阅件》后按机密等级呈报分管领导和董事长/总经理审阅，并报送总经办。4、对客户反映、投诉和建议事项应积极面对，及时解决，确保服务质量。5、加强与客户的密切沟通，客观收集客户建议、要求，主管部门应及时汇总并提出处理意见和建议，并按机密等级呈报分管领导和董事长/总经理审阅，并报送总经办。（八）、市场调查和信息收集1、主管部门应建立科学的市场调查、信息收集要求和计划安排，明确市场调查、信息收集的目的和方向。2、调查人员应加强业务学习，努力提高素质，全面深入的进行市场调查、信息收集，内容包括市场背景、市场规模、经营模式、管理硬件设施、客户类型、营销方式、租金和费用管理等。3、在市场调查和信息收集中，应严格遵循信息的“准确性、全面性、时效性”等三大原则。4、主管部门每月不少于一次对周边市场、同行业市场进行调查和信息收集，并作出全面分析、汇总和建议，及时填写《呈阅件》后按机密等级呈报分管领导和董事长/总经理审阅，并报送总经办。五、附则（一）、如现行运营管理制度与本（试行）规定不相符的，按本（试行）规定执行；（二）、本（试行）规定