公司公文处理实施办法

公司公文处理实施办法第一节总则第一条为使公司的公文处理工作规范化、制度化和科学化，提高公文处理效率和公文质量，特制定本实施办法。第二条行政公文是公司在实施行政管理中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是贯彻执行上级政策法规，发布公司行政规章，实施行政措施，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。第三条公司办公室是公文处理的管理机构，主管并负责指导公司的公文处理工作。第四条文秘人员应当忠于职守，保守秘密，具备相关专业知识，努力提高公文处理工作效率和质量。行文要少而精，注重效用。第五条公文处理必须做到及时、正确、安全，公文由办公室科统一收发、分办、传递、立卷、归档和销毁。第六条公文处理应贯彻“党政分开”的原则。在公文处理工作中，必须严格执行保密规定，确保公司应归档的生产经营、技术资料等不泄露。第二节公文种类第七条公司行政公文的主要种类有：（一）决定：适用于对重要事项或重大行动做出安排。（二）指示：适用于对下级部门布置工作，阐明工作活动的法定事项。（三）公告、通告：“公告”适用于向外界宣布重要事项或者法定事项。“通告”适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。（四）通知：适用于批转下级部门的公文，转发上级机关和不相隶属相关的公文；发布规章；传达要求下级单位办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；任免和聘用干部。（五）通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。（六）报告：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或者建议答复上级机关的询问。（七）请示：适用于向上级机关请求指示、批准。（八）批复：适用于答复下级单位请示事项。（九）函：适用于不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题；向有关主管部门请求批准等。（十）会议纪要：适用于记载和传达会议情况和议定事项。第三节公文格式第八条公文一般由快慢等级、机密程度、拟办单位、拟办人、核稿、会签、签发、主题词、文件类别、字号、主送、抄送、标题、正文、成文时间、附件、印章等部分组成。第九条发文单位应当写全称或者规范化简称；联合行文，主办单位应当排列在前。第十条发文字号，包括单位代号、年份、序号。联合行文，只标明主办单位发文字号。第十一条公文标题，应当正确扼要地概括公文的主要内容，并正确标明公文的种类。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。第十二条公文除会议纪要外，应当加盖印章。成文时间，以领导签发为准；联合行文，成文时间以最后领导签发为准。第四节行文规则第十三条公司下行文，应当抄报公司董事会，同时抄送党支部、工会。第十四条公司对外行文，一般不可越级行文，因特殊情况必须越级行文的，应当抄报被越级的上级机关。第十五条“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送形式，但不得同时抄送下级部门。第十六条“报告”中不得夹带请示事项。第十七条经批准在报刊上全文发布的规章制度，应当视为正式公文依照执行，可不再行文，但必须印制少量文件，供存档备查。第五节公文办理第十八条公文办理分为收文和发文。收文办理一般包括：传递、签发、登记、分发、批注、承办、催办、立卷、归档、销毁等程序；发文办理一般包括：拟稿、核稿、会签、签发、缮印、核对、用印、登记、立卷、归档、销毁等程序。第十九条需要办理的公文，办公室应当及时送行政副总经理批注，按批注送领导批示，按领导批示范围传阅或阅办。第二十条领导批示的承办文件，应抓紧办理，不得拖延、推诿。第二十一条送领导批示或交有关部门办理的公文，办公室负有催办、查办和督办的责任，并将办理结果在办理栏加以说明。第二十二条公司上行文或下行文，一律送行政副总经理核稿后，送领导签发；各部门送公司办打印的材料，必须事先经公司办主任审核后，交付打印。第二十三条公文的签发或传阅，必须用蓝、黑色笔签署姓名和时间。第六节公文的立卷、归档和销毁第二十四条公文办完后，应当根据《中华人民共和国档案法》和有关规定，及时将公文定稿、正本和有关材料整理立卷。第二十五条公文归档，应当根据相互联系，特征和保存期限分类整理立卷，要保证档案的齐全、完整，能正确反映公司的沿革和各个时期的历程，以便于保存和利用。第二十六条联合办理的公文，原件由主办单位立卷，其他单位保存复制件。第二十七条档案的保存期限按短期、长期、永久进行划分，即：①短期：5年以下；②长期：5~15年；③永久：15年以上。第二十八条根据公司的长远发展，档案管理必须朝规范化、程序化、制度化方向发展，由分散管理向集中统一管理过渡，充分发挥档案在公司发展中的价值和作用。第二十九条个人不得保存应当归档的公文或资料。经鉴定对没有存档价值的公文