法务合约中心管理制度(终稿)

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国美控股地产总部-总裁方向/**地产-成本控制中心

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法务合约中心管理制度

**地产公司法务合约中心

《法务合约中心管理制度》

目录

第一章

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总则

03

第二章法务管理制度实施细则 06

第三章

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合同管理制度 11

第四章诉讼

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案件管理制度 23

第五章

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法律文书管理制度 30

第六章

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外聘律师管理制度 34

总则

制度制订的目的

为规范法务合约中心工作的相关程序，规避公司在经营管理过程中可能遇到的风险，根据公司现有组织架构状况，并结合现代企业规范化管理的一般要求，制订本制度。

法务合约中心的职能

2.1按照公司发展战略和目标，为公司重大决策提供法律意见；

2.2在公司整体层面，把握公司项目运营以及公司经营中的法律状况，提供法律建议和法律风险提示；控制公司整体法律风险，建立法律风险防范和预警机制；加强常规性环节法律风险的控制，同时为公司的内控体系提供法律支持；

2.3完善与健全公司管理制度、相关政策，审核公司内部文件及对外往来公函的合规性；

2.4修订和完善合同管理制度，制订公司合同的格式文本；对合同进行评审并出具审查意见；监督、检查各中心、各地区公司合同签订、履行、管理情况；参与合同纠纷的调查处理，协助制定解决方案；

2.5处理公司涉及的诉讼案件和民商事仲裁案件；

2.6参加公司项目拓展及融资谈判，审核或准备谈判所需的法律文件，并提供法律意见；

2.7协调、管理及考核外聘律师和律师事务所；

2.8负责处理与企业工商登记以及商标、专利、商业秘密保护、知识产权保护等有关的法律事务；

2.9定期组织法律培训，提高员工法律意识；

2.10公司指定的其他法律事务。

法务合约中心的权限

3.1管理制度、合同协议、内部公文、外部函件合规审核权；

3.2合同、协议、公函用印审核权；

3.3合同履行过程中的法律风险检查权、督导权；

3.4公司经营管理中法律问题知情权、风险提示权、建议权；

3.5诉讼、民商事仲裁等法律纠纷代理权；

3.6对外法律事务联络权；

3.7对外协律师和律师事务所管控权、考核权；

3.8公司批准赋予的其他权限。

法务合约中心各岗位职责

4.1中心总监：全面负责公司的法律事务；拟定公司的法务管理制度和流程；动态监控法务工作执行情况；组织审核公司内部法律关系复杂的重要合同及法律文书，指导公司内的日常合同管理工作；组织指导公司重大诉讼和仲裁案件的处理；负责中心日常业务管理工作；负责中心人才培养及团队建设；根据本中心的制度和上级具体要求指导各地区公司做好法务管理工作；协调部门关系；向主管副总裁和总裁汇报工作；

4.2法务经理：根据中心的职责分工，协助中心总监处理公司法律事务；指导本中心的法务主管/专员做好法务管理工作；审核重要合同及法律文书；指导、复核一般性合同及法律文书；组织处理重大涉诉案件；指导法务主管/专员处理一般涉诉案件；协调、管理及考核外聘律师和法律顾问工作；协助中心总监进行中心日常管理工作；配合中心总监指导各地区公司做好法务管理工作；向中心总监汇报工作；

4.3法务主管：协助中心总监和法务经理处理公司法律事务；负责一般性合同及法律文书的审核；处理一般涉诉案件；对各地区公司履约情况进行日常检查，及时提示法律风险；联络外聘律师和法律顾问工作；向法务经理汇报工作；

4.4法务专员：协助法务经理/主管工作；负责标的额较小的合同及法律文书的审核；协助收集案件资料；负责合同台账的登记、合同文本及诉讼仲裁案卷的编号、归档管理；合同文本的审核流转；中心的办公资产管理；中心的考勤管理；向法务经理汇报工作。

5法律事务管理方式

垂直化管理。公司总部及地区公司法律事务均由法务合约中心统一协调处理，包括但不限于合同管理、诉讼案件处理、重大或突发事项的应对、选聘律师及法律顾问等。

6中心架构及编制

总监

经理

专员

主管

注：法务专员的岗位编制，根据公司的业务发展需要另行报请领导确定。

7制度适用范围及解释

7.1本制度由法务合约中心制定并负责解释。

7.2法务合约中心依据本制度制定相应的具体管理细则。

7.3本制度适用于公司总部及各地区公司的各项法律事务。

7.4本制度自核准下发之日起生效执行，修订时亦同。

7.5本制度与公司不时发布的授权有冲突的，以公司发布的授权为准。其他与本制度规定不同的规章制度或相冲突的通知内容以本制度为准。

法务管理制度实施细则

1总则

1.1为规范总部及各地区公司法务工作的流程和标准，实现法务工作的制度化、规范化、标准化，制定本实施细则。

1.2总部法务合约中心负责总部及各地区公司法律事务的处理，包括对诉讼/仲裁案件的承办、跟进；非诉讼法律事务的处理，以及法律事务管理制度的健全完善和落实执行，并对各地区公司法务工作实行监督检查。

1.3总部法务合约中心根据地区公司反映的不同情况，有针对性地指派具有专业优势的法务人员及时对地区公司提供法律支持和帮助。

1.4本细则所指的法律事务包括诉讼法律事务和非诉讼法律事务。

2法律事务登记

2.1法务合约中心应根据诉讼和非诉讼法律事务的业务类型，分别制作《诉讼案件汇总表》和《合同评审登记表》，据实编号登记备案，地区公司分别根据《合同管理制度》和《诉讼案件管理制度》的要求，分别填写《合同汇总表》和《诉讼案件登记表》。其中，合同登记事项按《合同管理制度》的要求进行登记；诉讼案件登记按以下要求执行：

2.1.1收案日期：我司为原告的，收案日期是指法院立案的受理日期；我司为被告的，收案日期为我司领取法院传票的日期。

2.1.2经办人：填写办理该诉讼案件的经办人姓名。

2.1.3案由：填写案件的案由，同时注明案件处于一审、二审、再审或执行阶段。

2.1.4原告：填写原告的姓名或名称。如有反诉，注明在反诉案中的身份。原告为多人的应全部列举。

2.1.5被告：填写被告的姓名或名称。如有反诉，注明在反诉案中的身份。被告为多人的应全部列举。

2.1.6第三人：填写第三人的姓名或名称，并注明和我方的利害关系。

2.1.7法院情况：填写法院的名称、地址、邮编，案件的案号、适用的程序、经办法官的姓名、电话等。

2.1.8诉讼请求：列举我方或对方的诉讼请求，注明我方或对方诉讼请求的相关合同条款、法律依据。

2.1.9基本案情：填写案件的基本事实和经过，注明双方争议的焦点问题，注明对我方不利的事实及可以采取的措施。

2.1.10证据工作：注明法院的举证截止期限、我方是否申请法院调查取证或延期举证等。填写我方证据的收集情况，原件是否齐备，是否存在漏洞或瑕疵及防范措施，列举我方主要证据名称，注明我方向法院提交证据的时间。

2.1.11庭前工作：填写开庭前开展的主要工作，重点列举我方诉讼方案及民事诉状或答辩意见的主要观点，并注明所依据的合同条款、法律依据。

2.1.12庭审情况：填写开庭时间和地点，摘录双方的主要观点及庭审中出现的新情况、法官要求补充的证据材料等。如出现对我司不利的情况，应及时上报制定对策。

2.1.13庭后工作：填写开庭后的后续工作，如二次开庭、补交证据、双方调解等。

2.1.14一审判决结果：填写领取一审判决书时间，摘录判决结果和适用的法律依据。

2.1.15一审判决分析：对一审判决结果进行分析，提出是否上诉的意见和理由。

2.1.16二审情况：填写我方是上诉人或被上诉人；二审法院名称、法官姓名、电话；二审开庭时间；二审判决结果；建议是否申请再审等。

2.1.17执行工作：填写我方是执行人或被执行人；案件申请执行的标的、财产线索、是否有查封财产；立案时间、经办法官、联系电话；执行工作的主要内容及最后的执行结果等。

2.1.18整理归档：案件全部完结后，将案件材料整理分类，归档保管。

2.1.19法律咨询：指对公司其他部门所提法律问题的书面解答。

2.1.20协商谈判：指参加的对内、对外的各种纠纷的调解谈判工作（按正常程序签订合同而发生的谈判除外）。

2.1.21主要内容：写明事项的基本事实和经过，注明双方争议的焦点问题，注明对我方不利的事实及可以采取的措施。

2.1.22法律分析：经办法务人员对案件进行分析，提出处理解决问题的意见和理由，并注明所依据的合同条款、法律依据。

2.1.23公司审批：指公司领导的审批情况。

2.1.24反馈信息：指相对人的反馈意见，及我方相应开展的后续工作。

2.1.25处理结果：指该案件的最后结果。

2.2经办人为具体法律事务的第一责任人，除有特殊情况经中心负责人批准外，经办人应负责完成该项法律事务。

2.3经办人应及时按要求登记填写相关的工作内容，连同案件材料一同归档。

3法律事务研讨

3.1经办人在调取证据分析案情后，根据情况向中心负责人请示召开中心或跨部门案情研讨评估会议。

对于案情简单的案件，经中心负责人同意，可以不召开案情研讨评估会议。

对于案件情况复杂、经办人有意见分歧，或对公司有重大影响的案件，经中心负责人同意后，应召集中心或跨部门案情研讨评估会议，对案件进行讨论和评估。

3.2案情研讨评估会议的主要议题是：

3.2.1重点探讨对案件证据的质证意见：主要内容应包括案件事实情况，对方或我方的证据是否全面充分，收集证据的合作与配合，证据的真实性、合法性、关联性，举证期限、证据瑕疵对我方的负面影响及补救措施等。

3.2.2案件适用法律法规条文的应用技巧：法律法规时有变化，案件的定性会影响相关法律适用，有关法律的冲突也会对案件结果有重大影响，因此在适用相关法律时应认真分析、反复斟酌，以便案件走向对我方有利。

3.2.3对法官自由裁量权的预测及相应措施：以往相似案件的判例及主审法官的自由裁量权对案件的结果有重大影响，案情研讨评估会议应对此进行充分的预测，并根据实际情况请示领导及时展开相关工作。

3.3案情研讨评估会议须做好会议纪录，与会人员签名后由法务合约中心统一保管。如经办人和与会大多数人意见不一致，按少数服从多数或由中心负责人决定，中心负责人根据实际情况向领导及时报告。

4法律事务汇报

4.1各地区公司人事行政部在接到法院/仲裁委任何诉讼文书或口头通知后均须在第一时间与法务合约中心沟通，简要报告案件相关情况，并及时填写《诉讼案件登记表》，如实记载接收时间、接收人、文书主要内容、提交法务合约中心的时间、案件所涉业务的知情人等相关信息，同时将相关诉讼文书一并提交（在地区公司滞留不得超过一个工作日），由法务合约中心连同地区公司跟进处理。

法务合约中心在接到法院/仲裁委任何诉讼文书/口头通知或地区公司移交的案件后，应立即向主管领导汇报，并按规定及时登记存档。

4.2法务合约中心实行重大法律事务报告制度。代表公司起诉或应诉的案件（自办或地区公司移交）中，案件标的不超过100万且案情简单的诉讼案件，须向主管领导汇报，下述案件须向地产总裁汇报：

4.2.1案件标的超过100万元或标的虽未达到100万元但案情复杂、影响较大的诉讼或非诉讼案件；

4.2.2遇特殊情况确需外聘律师事务所代理的案件；

4.2.3存在败诉风险、需我司承担/支付费用并采用调解方式结案的案件，在取得地产总裁同意后方可调解结案。

4.3对于新增案件、每起诉讼/仲裁案件的结果均须向主管领导汇报。

5法律事务移交

5.1法务人员应将经办的案件/事项全部过程文件随时归档存入专属档案袋，在所经办的诉讼/仲裁案件结案、专项任务完结后7天内，应按照卷宗目录、卷内材料、结案情况表的形式建立卷宗，一案一卷，并建立电子版归档目录并对应登记，存入法务合约中心专属档案柜。对于诉讼文书原件，应由移交人签字确认，经中心负责人同意后，将相关材料按公司档案管理规定移交给公司专职档案管理人员保管，法务合约中心保留复印件用于中心内部归档保留。

5.2公司法务人员如调离法务岗位或离开公司，应做好交接工作。对于已完成的法律事务应按照卷宗、卷内目录、结案情况表填写相关内容并把相关资料移交专业接手人；对于未完成的法律事务应列清交接明细及具体事务的其他业务部门的对接人，向接手人逐项移交，并由移交人和接收人共同签字确认。

6法律事务问责

6.1公司法务人员如有下列情形，应进行问责：

6.1.1受公司委托参加诉讼/仲裁庭审缺席或迟到而导致公司承担不利后果的；

6.1.2未按照法定时间提交证据、提起上诉或申请再审、申请强制执行等，导致公司权利受到损害的；

6.1.3因疏忽大意导致涉及公司权益认定的证据原件丢失的；

6.1.4确需财产保全且应知对方财产线索而未及时申请财产保全的；

6.1.5未经公司领导批准，擅自承认对方的诉讼请求或变更、放弃公司的诉讼请求，或擅自与对方调解、和解的；

6.1.6对案件事实的主要观点或证据的质证意见出现明显的错误给公司造成损失，事先又没有向相关领导汇报或经过集体讨论的；

6.1.7无正当理由不及时立案、不领取传票、判决书等诉讼材料等，故意延误工作的；

6.1.8合同评审中审核不力、确因法务人员失职致使公司遭受损失的；

6.1.9其它失职行为。

6.2发生上述行为后，中心负责人应积极处理并采取补救措施避免公司利益受损，同时对上述行为及时进行批评、教育和指导，总结教训，避免再次发生。同时，针对上述失职行为（给公司造成损失的）按照公司奖惩制度进行处理。

7附则

7.1本细则由法务合约中心制定并负责解释。

7.2本细则自核准发布之日起生效执行，并根据实际运行情况及时完善，以便于不断提高法律服务质量，更好、更全面、更有效地维护公司利益。

7.3本细则与公司不时发布的授权有冲突的，以公司发布的授权为准。

第三章合同管理制度

目的

为规范总部及所属地区公司合同管理，保障公司的合法权益，控制合同风险，根据国家有关法律、法规条例，结合房地产系统的实际情况，特制订本办法。

2范围

2.1适用范围：总部及地区公司

2.2发布范围：总部及地区公司

3名词解释

本办法所指的“合同”指的是在公司开展业务活动的过程中，总部及地区公司明确企业权益，与法人、自然人或其它组织之间为设立、变更、终止

民事权利

义务关系，签订并履行受法律保护的、具有法律效力的协议，以及具有合同效力或构成合同一部分的承诺函、备忘录、通知、变更洽商、现场签证、联络函等法律文件。

4职责

4.1总部法务合约中心负责本办法的制定、修改及解释。

4.2各公司人事行政部负责本办法的具体落实和执行。总部及地区公司的相关部门具有对本办法修改的建议权。

5管理制度

5.1合作单位的选定

5.1.1非招标项目合同

合同经办部门在起草合同前，原则上应选择三家单位或以上作为拟合作方进行初步意向性接触，做好记录工作，并就拟合作方的主体资格和资信状况、履约能力进行审查。包括：

.1是否具有经国家工商行政管理机关年检的营业执照，其经营范围是否包含拟合作内容、项目，是否具有承揽合同项目所必须具有的专业资质（工程、设计类为专业资质等级证书，采购类为生产资质、代理资质，物业类需行业资质、人员上岗证）；

.2注册资本、经营规模、近三年公司业绩是否符合公司对合作方的要求；

.3合作方代表人是否具有合法、有效的授权书或委托书；

.4合作方是否具有相应的履约能力和履约信用。

经过对该几家单位的资信、报价、质量等各方面反复比较后，最终确定各方面均合适的合作单位。

5.1.2招标项目合同：

总部规定需要招标的合同，合作单位的选定按照总部制定的相关招标管理规定执行；

5.2合同文本的管理

5.2.1对于公司已制订并颁发合同范本的合同，合同承办人必须严格使用该范本与客户单位签署合同，并且不能擅自修改或删除合同范本的实质条款。如客户单位对该合同范本相关条款持有不同意见，且根据实际情况确需加以改变的，可在原合同的基础上签订补充协议，但必须按审批权限经授权领导批准。

5.2.2对于公司尚未制订范本的合同，合同承办部门可参照国家统一的合同文本格式执行，或自行草拟合同文本（文本应规范、完整），或由合作方提供，但合同承办部门应从公司利益及业务需要角度出发对合作方提供的合同文本进行初步审核后，再按公司的合同审批流程进行审慎审查和修改。

5.2.3正式合同内容应包括以下项目（协议书、意向书等应参照完善其内容）：

基本资料：即合同名称、双方法定名称、经营地址、邮政编码、法定代表人、授权签约人、联系方式；

合作目的；

合作方式；

合作内容：含合作项目名称及数量、规格或型号、金额、合作期限、结算办法、付款方式；

双方权利义务；

违约责任；

争议解决方式；

不可抗力；

合同变更和解除条件；

0合同生效时间和条件；

1双方约定的其他事项；

2合同附件。

5.3合同评审

5.3.1合同初稿：

合同承办人员根据业务的具体情况及与合作方最终谈判的结果，或者是投标小组的招投标结果，草拟或填写合同条款；涉及公司非日常经营业务且金额较大的合同，财务人员、律师根据授权领导要求参与前期谈判。

出于提高合同评审流转效率的考虑，经办人应须提前三个工作日将合同初稿以电子版形式送交法务合约中心及相关业务中心/部门前置审核，经办人根据各中心/部门审核意见对合同进行修订，再将修订后的合同进行公司内部流转评审。具体评审流程由业务部门根据公司相关制度和权限另行规定。

各级审核人员需按照各自岗位的职责签发审核意见，除报审合同与实际不符或能给公司带来重大风险外，不得因有不同意见而中止合同审批，应交由最终审批人决定。

经办部门与对方协商后，应立即将针对审批意见所作的修改内容反馈给审核人员（可相互以电邮或传真形式传递相关书面材料），由审核人员对修改后的条款签字确认后进入下一审批程序。

5.3.2合同定稿及合同签订

授权领导审批完成后最终形成的合同定稿，由法务合约中心在审批完成的合同文本逐份加盖“合同评审专用章”（骑缝章、蓝色印泥），返还给经办部门。

经办部门按形成合同最终定稿的样本制作合同文本（合同份数遵照相关规定），交给合同对方加盖其公章后，我方再予正式用印。相关盖章人员须审核其是否加盖“合同评审专用章”，并与报批文件核对无误后，再予加盖公司合同专用章。情况特殊须我方先盖章的，如与政府相关部门签署协议等，须报请相关领导同意后方可盖章。

签订的正式合同应保证形式齐全：内容填写完整不得留空格，合同附件、补充协议应全部附于合同正文文本后。合同文本须加盖双方合同专用章（公章）和骑缝章，同时附上签约对方提供的签约资格、企业法人资信等证明；（包括营业执照复印件、专业资质、中标通知书等）；签订的合同必须按规定进行编号。

经公司审批同意签约的合同，总部财务中心或者所属各公司财务部合同专用章管理人员根据合同编号规则（见档案管理制度），在合同盖章之前进行编号，并将合同编号填写在合同文本封面或第一页的右上角上，同时做好合同编号登记备查，未经编号的合同不得加盖合同专用章。

合同自双方盖章之日起生效。各单位签订的合同至少保证我方留存一份正本，三份副本。其中各单位财务部留存一份副本、各单位相关对口合同管理部门留存一份副本，合同项目的使用部门留存一份副本，总部法务合约中心留存一份正本。

5.3.3相关部门在合同评审时的职责

合同审批表中参与审核、审批的部门和人员，依照各自部门职责对合同内容负责，主要如下：

经办部门：负责合同中相应技术要求、技术条款、核实合同对价；提交合同审批时，同时说明签订该合同的必要性、立项及谈判过程。在选择非招标合同对方主体时，应审查合作方的相关情况，经办部门对合作单位的经营资格、资信及履约能力等情况的考察负完全责任。商定非招标合同中涉及采购、制作等付款类合同时，应同时上报至少三家单位的对比价格，价格对比表应由经办人及相关负责人签字确认。

所属各公司相关业务部门：按部门职责及相关规定对合同相关业务条款进行审核。

所属各公司分管领导根据本岗位职责范围，负责对合同的技术指标、质量指标、价格指标及对方客户单位的履约能力等所有方面进行审核。

法务人员或外协律师负责对合同内容的合法性、有效性进行审查。

各公司总经理是合同的第一责任人，负责对公司合同进行全面把控。地区公司签订合同的授权代表为总经理，**地产签订合同的授权代表为总裁。

总部相关中心根据本中心的职责范围及相应的授权审批程序对合同的相关条款进行审核，并提出各中心的意见。

各节点的审核控制人需要审核本节点在合同评审时提出的建议是否在本次提交的合同中已经修改。如果没有修改，则须在本节点审批时提出自己的意见。

5.3.4相关部门在合同评审时的时限

总部自收到呈报审批的经济合同初稿之日算起，各相关中心按管理权限对合同价款、合同条款审核、会签的时限原则上不得超过1个工作日。

如果其中任何一个会签人认为合同条款存在问题或者合同材料形式要件不齐全，会签时限自合同报送部门按照签署意见修改后重新呈报之日算起。

5.4合同的履行、变更或解除

5.4.1合同签订后，合同经办部门应严格按合同履行环节的先后顺序填写本办法附件8.2《合同管控表》，责任到人，跟进落实，拒不执行或执行不力的，按公司相关管理规定处罚。各环节执行责任人在本环节执行完毕后，须及时在执行管控表上进行登记并由所属中心/部门负责人签字确认，合同经办人负责监督落实。总部法务合约中心有权随时抽查履约情况，并要求经办部门及时提交该管控表（相关负责人签字版），合同履行完毕后将合同管控表原件递交总部法务合约中心与合同统一归档。

5.4.2合同签订后，合同经办人须将合同复印件分发至使用部门负责人、工程师/使用部门经办人、成本部门负责人，相关人员签收合同复印件后应仔细研读，熟知合同条款，明晰我方与合同相对方的权利义务划分，确保合同有利履行。

5.4.3《合同管控表》中已设置“履约评价（后评估）”专项，合同履行完毕后，招采中心、经办部门、使用部门、成本部门应共同商定对该合同相对方的履约评价，并作出同意/不同意后期继续合作的评估意见，并会签登记，该会签的评估意见须在后期招标中得到实施。

5.4.4合同主执行部门根据合同条款需要向合同方付（收）款时，由执行部门填写《合同/协议付款审批表》，办理付款手续，财务部门负责合同的财务管理及合同款项收支的审查、监督；同时合同管理员记录实际付（收）款情况。

5.4.5经济合同履行期间，合同经办部门督促合同的履行。经办部门发现合同不能履行或者不能完全履行时，除积极采取措施外，同时应将具体情况报告主管领导，重大事项报总部法务合约中心备案。

5.4.6经公司决定需要变更或解除经济合同时，由公司指定人员与对方负责人充分协商后达成变更或解除合同的书面协议，并遵循合同审批、审核程序。

5.4.7各单位在申报补充、修改合同审批时，应附原所签合同的复印件，并按原审批流程申报。

5.4.8合同签订后，合同经办人须及时填写、更新本办法附件8.3《合同汇总表》，注明合同履约情况，每月3日前将上月汇总表提交所属公司人事行政经理，由人事行政经理统一汇总并签字确认后提交总部法务合约中心备案。经办人发生工作变动时，须将该汇总表及相对应的合同文件资料全部移交给接手人员，并作为工作交接是否完成的认定标准之一。

5.4.9各地区公司要加强工程类、材料采购类合同的质保期风险管理意识，工程管理部、成本控制部和财务资金部要按照附件8.4《质保期管理台账》定期填写、更新合同在质保期的履约情况，并于每月3日前将上月台账提交总部法务合约中心、工程管理中心、成本控制中心、财务中心备案并监督落实。

5.5合同专用章管理

5.5.1总部及所属各公司的合同专用章由总部财务中心或者地区公司财务部设置专人保管。印章保管地点必须设立安全装置，必须保存在专用铁柜或保险柜。合同专用章保管人员调离岗位，必须交接清楚合同专用章和使用登记簿，否则不予办理相关手续。印章交接要在财务经理或其指定人监督下进行，并填写印章交接单，由双方当事人及监交人签字。

5.5.2所有超过一页的合同或协议文本应加盖骑缝章，对合同内容有修改的地方加盖合同专用章确认；

5.5.3非经授权领导审批合同专用章不得借出或带离公司使用，违者将给予合同专用章保管人员严厉处罚。给公司造成损失予以赔偿，性质严重的移交司法机关处理；

5.5.4总部财务中心或者地区公司财务部的合同管理人员必须设立合同专用章使用登记簿，对所有印章使用情况进行序时登记，登记内容包括印章使用时间、合同编号、合同类别、合同名称、对方单位名称、合同内容、承办部门、承办人、最终审批人，加盖份数等；

5.5.5自本办法颁布之日起，本办法规定范围内的所有合同（协议）必须加盖“合同专用章”方才生效，非经授权领导审批所有合同（协议）不得加盖公司公章。

5.6合同台帐的管理

5.6.1所属各公司财务部门必须建立合同台帐，准确地记录合同的编号、合同的类别、合同签定时间、总价款、合同摘要、款项的支付（收取）进度及支付（收取）比例、应付未付（应收未收）款项余额、质保金等要素；

5.6.2在每月结账之前，所属各公司财务部必须将合同台账与总账、明细账进行核对，核对无误后方可结账；

5.6.3所属各公司财务部门必须在每月3日前，将已与总账、明细账核对无误的“合同台帐汇总表”上报总部财务中心和公司相关领导。

5.7合同文档的保管

5.7.1合同签订工作结束后，合同经办人按照公司《档案管理办法》的规定向相关部门移交合同原件，并做好存档合同登记工作，具体按本办法第5.4.8条的规定执行。

5.7.2合同履行完毕后，合同经办人应将完整的合同资料（含合同管控表）交档案管理员保管。各公司档案管理员保管的合同应是最完整的合同档案，档案管理员在接收时应审查相关资料，对其完整性、保密性负责，与合同经办人做好文件交接手续工作。

5.7.3因工作需要查阅合同文本原则上在档案管理员处当面查阅，如需将合同文本带出公司，需按规定审批并予登记。

5.8合同纠纷及诉讼的处理

5.8.1处理合同纠纷的原则：

坚持以事实为依据，以法律为准绳，以公司利益最大化为原则，法律没有规定的，以国家政策或合同条款为准。

双方协商解决为基本办法。纠纷发生后，应及时与对方当事人友好协商，在既维护本企业合法权益，又不侵犯对方合法权益的基础上互谅互让，达成协议，解决纠纷。

因对方责任引起的纠纷，应坚持原则保障我方合法权益不受侵犯；因我方责任引起的纠纷，应尊重对方的合法权益，尽量采取补救措施，减少我方损失；因双方责任引起的纠纷，应实事求是，分清主次，合情合理解决。

5.8.2合同纠纷出现诉讼、仲裁情况时，经办部门立即将相关情况上报领导及总部法务合约中心，由总部法务合约中心协调国美控股公司法务管理部门根据案件情况和案件办理权限指派律师处理，有关部门配合提供相关材料。

5.8.3在处理诉讼过程中，相关部门应指派专人配合律师对外开展工作。

5.8.4通过仲裁或诉讼途径解决合同纠纷的，其全部法律文书应与合同一并归档，复印件交承办人和有关人员使用。

5.9奖惩条例

5.9.1合同执行部门、跟进人及相关人员无正当理由而不履行本办法规定的职责，使公司利益蒙受损失的，公司将追究有关部门和人员的责任。

5.9.2合同未经许可不得泄露给第三方，如违反公司将追究相关人员责任。

5.9.3对利用经济合同损害公司利益的违纪行为，公司将根据有关制度规定进行严肃处理。构成违法及犯罪的，提交司法机关依法追究民事、刑事责任。

5.9.4任何部门或个人包庇、纵容利用经济合同进行的违纪行为，或对检举揭发违纪行为的员工进行打击报复，或阻碍管理部门按公司领导指示执行任务的，公司将严肃处理。构成犯罪的，移交司法部门处理。

6工作流程

见附件8.1《合同管理流程》

7注意事项

7.1本制度由法务合约中心制定并负责解释。

7.2本制度自核准发布之日起生效执行。

7.3本制度与公司不时发布的授权有冲突的，以公司发布的授权为准。其他与本制度规定不同的规章制度或相冲突的通知内容以本制度为准。

8附件

8.1《合同管理流程》

8.2《合同管控表》

8.3《合同汇总表》

8.4《质保期管理台账》

附件8.1

合同管理流程

附件8.2

合同管控表

制表时间：年月日

所属公司

经办部门

合同编号

合同名称

签订时间

合作对方

工期

合同单价

总价款

合同下发签收

档案室（原件）：使用部门：工程师/现场经办人：成本部门：

合同结算方式

工期约定

合同履行情况

请经办部门按履约节点分条列明进度完成情况、完成时间，并由工程师/现场经办人及部门负责人逐项签字确认；（工程类须注明形象进度、当月产值、竣工时间、竣工资料全部移交与否、整改情况、验收合格时间、工程移交时间）

违约情形

违约处罚

竣工结算

提报结算文件时间/结算资料是否提交齐全/结算完成时间/结算总价，请成本部门负责人签字确认

价款支付情况

付款事由/比例/金额/应扣款项是否相应扣除，请财务负责人签字确认

质保期履约情况

有无质量问题/是否按合同约定时间及时保修/保修事项完成情况及时间/质量问题的责任方，工程/物业/其它使用部门负责人签字确认

质保金

质保金金额/有无全部或部分扣除质保金情由/质保期内部分或全部扣除质保金的，质保金是否补足/质保金不足弥补我司损失的，是否已就不足部分补偿我司/质保金退还情况

履约评价（后评估）

履约质量/合作态度/配合情况/履约能力/资金实力/是否建议后续合作/是否列入黑名单/其它评价，请招采中心、使用部门、成本部门负责人共同出具意见

备注

经办部门：经办人：负责人：

附件8.3

合同汇总表

序号

合同编号

合同名称

合同

相对方

签约

日期

工期

合同

总价款

付款

方式

截止制表日期

履约状态简述

制表：

经办人：

制表时间：

附件8.4

工程类合同质保期管理台账

日期：年月日

序号

工程

项目

合同

名称

合同相对方

质保

期间

质保

金额

有无质量问题及描述

整改及验收情况

损失及

赔偿

制表：部门审核：分公司领导：

诉讼案件管理制度

1目的

为规范公司总部及各地区公司及时报送并处理案件的程序，使案件能得到依法、及时、正确、高效处理，以维护公司的权益，挽回或减少公司损失，特制订本制度。

2范围

2.1适用范围：总部及各地区公司

2.2发布范围：总部及各地区公司

3名词解释

3.1诉讼案件：是指总部各地区公司发生的各类民事、刑事、行政等诉讼案件。民商事仲裁、行政听证、行政复议、行政处罚、商标异议、商标复审等案件比照诉讼案件处理。

3.2重大案件：是指总部各地区公司发生的标的额在100万元以上的劳动仲裁、民事诉讼、行政诉讼、刑事案件、行政复议案件、执行案件，或标的额虽然在100万元以下，但同一时期内可能群发（5例以上）的案件。对于商标异议、商标复审及涉及5万元以上的罚款，责令停产停业、吊销营业执照的行政处罚比照重大案件处理。

3.3普通案件：除上述重大案件以外的其他案件。

4职责划分

4.1法务合约中心负责总部及各地区公司诉讼/民商事仲裁案件的处理。经授权领导批准聘请律师事务所的，可由外聘律师事务所按公司要求及委托权限办理指定案件，法务合约中心进行全程管控和考核。对于地区公司发生的案情简单且涉案金额较小的案件，经授权领导同意后，可由涉诉地区公司在法务合约中心指导下独自处理。

4.2各地区公司对各自所涉案件承担管理责任。各地区公司总经理、相关职能部门有义务积极配合法务人员处理案件，必要时指派熟悉案情的业务人员配合应诉。

4.3未经公司授权领导批准，各地区公司不得擅自对外聘请律师代理公司案件。

4.4经办人在办理案件过程中应当认真负责、廉洁自律、恪守职业道德、保守公司秘密。

4.5在案件诉讼（仲裁）过程中，未经公司授权领导书面许可，涉案公司任何人员均不得向对方提供任何书面文件和证据材料。

5工作流程

5.1应诉案件流程

5.1.1总部的诉讼案件由法务合约中心处理，案件所涉的相关业务部门全程配合。

5.1.2各地区公司为应诉主体的，应在接到法院诉讼文书后立即按附件7.4《诉讼案件登记表》的要求登记相关信息，第一时间将该表连同诉讼文书提交至法务合约中心，并全程配合法务合约中心按照本制度及公司授权对案件进行处理；各地区公司经授权领导批准已外聘律师事务所的，将上述登记表及诉讼文书提交法务合约中心后，由外聘律师事务所在法务合约中心指导、管控下，按委托权限及公司要求处理诉讼案件。

5.1.3应诉案件的具体流程见附件7.1《应诉案件流程图》。

5.2主诉案件流程

5.2.1对于总部及各地区公司发现的侵犯公司合法权益且无法协商解决、拟提起诉讼或仲裁的案件，相关中心及地区公司应将全部材料及业务知情人名单提交法务合约中心，法务合约中心经研究后出具法律意见并报公司授权领导决定是否起诉。决定起诉的，由法务合约中心备齐全部诉讼材料，经授权领导审批同意后按法律规定流程办理，相关业务部门予以配合。

5.2.2主诉案件的具体流程见附件7.2《主诉案件流程图》。

5.3案件调解、和解流程

在案件诉讼（仲裁）过程中，如遇双方当事人有调解、和解意向，或者对方当事人提出调解、和解方案意愿，且对维护公司合法权益有利的，按以下程序处理：

5.3.1法务合约中心直接经办的案件，由法务合约中心将优化后的调解、和解方案及利弊分析意见按审批流程报地产总裁审批；经授权领导同意由外聘律师事务所承办的案件，由该承办律师将调解、和解方案及利弊分析意见报送法务合约中心初审，初审通过后由法务合约中心将优化后的调解、和解方案及利弊分析意见按审批流程报地产总裁审批。

5.3.2地产总裁同意调解或和解的，由法务合约中心或外聘律师事务所的承办人员严格执行该调解或和解方案并取得法院调解书或和解协议，并由法务合约中心协调涉诉单位按调解书或和解协议履行相应的权利义务。

5.3.4地产总裁不同意调解或和解的，由法务合约中心或外聘律师事务所的承办人员应继续诉讼程序，争取有利的诉讼/仲裁结果。

5.3.5调解、和解的具体流程见附件7.3《案件调解、和解流程图》。

6注意事项

6.1本制度由法务合约中心制定并负责解释。

6.2本制度自核准发布之日起生效执行。

6.3本制度与公司不时发布的授权有冲突的，以公司发布的授权为准。其他与本制度规定不同的规章制度或相冲突的通知内容以本制度为准。

7附件

7.1《应诉案件流程图》

7.2《主诉案件流程图》

7.3《案件调解、和解流程图》

7.4《诉讼案件登记表》

附件7.1

应诉案件流程图

涉诉地区公司法务合约中心公司授权领导

连同相关中心或地区公司业务部门准备案件材料，分析案情并出具应诉方案及是否交由外聘律师承办的建议，报送公司授权领导审批

地区公司接到传票等应诉文书，立即按要求填写《诉讼案件登记表》

地区公司立即向相关部门核实情况

自行处理总部案件，准备案件材料，出具应诉方案报送公司授权领导审批

确定应诉方案及是否交由外聘律师承办

将应诉文书、证据材料、《诉讼案件登记表》以及是否交由外聘律师承办的建议，报送法务合约中心

按授权由相应承办人员出庭并对案件进展随时跟进

涉诉单位须派知情人员协助出庭

将案件诉讼结果及时呈报授权领导，协调履行诉讼结果

附件7.2

主诉案件流程图

涉诉地区公司法务合约中心公司授权领导

涉诉地区公司发现侵犯公司合法权益的事实，内部讨论是否移交起诉

会同相关中心或地区公司准备案件材料，分析案情并出具诉讼方案及是否交由外聘律师承办的建议报送公司授权领导审批

迅速根据案件情况搜集整理证据材料、确定案件知情人

总部案件自行处理，准备案件材料，出具诉讼方案报送公司授权领导审批

确定应诉方案及是否交由外聘律师承办

将案件所有书面材料及是否交由外聘律师承办的建议报送法务合约中心

涉诉单位须派知情人员协助出庭

按授权由相应法务人员或外聘承办律师起诉并对案件进展随时跟进

将案件诉讼结果及时呈报授权领导，协调履行诉讼结果

附件7.3

案件调解、和解流程图

涉诉地区公司及外聘律师法务合约中心地产总裁

法无合约中心自办案件，双方有调解、和解意向且对维护公司合法权益有利

由外聘律师承办的案件，双方有调解、和解意向且对维护公司合法权益有利

形成优化的调解、和解方案及利弊分析意见并报地产总裁审批

，由地区公司将调解、和解方案及利弊分析意见报送法务合约中心初审

决定是否同意调解、和解方案

同意

严格执行该调解或和解方案并取得法院调解书或和解协议

严格执行该调解或和解方案并取得法院调解书或和解协议

按照领导的要求继续诉讼程序，并争取有利结果

按照领导的要求继续诉讼程序，并争取有利结果

不同意

附件7.4

诉讼案件登记表

序号

日期

案由

对方当事人

法院

法官及电话

知情人及联系方式

诉讼文书

交接

制表人：制表时间：

法律文书管理制度

目的

为了规范总部及各地区公司法律文书的审核、收发、登记、备案，保障公司的合法权益，控制和减少风险，特制订本制度。

2范围

2.1适用范围：总部及各地区公司

2.2发布范围：总部及各地区公司

3名词解释

3.1本办法所指的“法律文书”，指的是在公司在经营管理过程中形成的、以书面形式体现的、由公司承担相应权利和义务的书面法律文件的总称。

3.2法律文书的种类一般包括以下几种类型：

3.2.1合同性法律文书——即在签订和履行合同的过程中所形成的会议纪要、备忘录、通知、洽商、变更签证等涉及公司权利义务处分的文件；

3.2.2诉讼性法律文书——在处理诉讼和仲裁案件的过程中所形成的起诉书、授权委托书、代理意见书、答辩状、法律意见书等；

3.2.3来往函件——在公司处理对外关系的过程中形成的公函、联络函、律师函等；

3.2.4其他法律文书。

4职责

4.1法务合约中心负责对外重要法律文书的起草，法务人员负责本中心经办的诉讼性法律文书的办理、登记、保管，本中心经办案件的判决书、裁定书、调解书、和解协议、仲裁裁决书等法律文件原件由人事行政中心档案管理人员负责保管，复印件由法务合约中心内部归档；

4.2总部及各地区公司的具体经办部门负责法律文书的起草、报批、收发、后期跟进、登记、备案、归档，涉及总部的法律文书原件交人事行政中心保管，涉及地区公司的法律文书原件交人事行政部保管，具体经办部门留存相关文书的复印件；

4.3法务合约中心负责法律文书的合法性审核，对各中心及地区公司的使用、管理情况行使知情、审查、监督、检查和建议的权利。

5管理制度

5.1合同性法律文书管理

参照《法律事务实施细则》和《合同管理制度》严格执行。

5.2诉讼性法律文书管理

参照《法律事务实施细则》和《诉讼案件管理制度》严格执行。

5.3来往函件管理

5.3.1收函管理

特快专递来函由公司前台统一接收，前台签收前须检查函件包装是否完好无损，核对收件人是否为本公司人员，若收件人非本公司员工，须当场退回并在特快专递详情单签收栏注明“本公司查无此人”。

前台确认签收后，应立即将收到的函件在《特快专递收件登记表》上进行登记并通知收件人取件，若收件人因公外出，前台须电话通知收件人，告知收件时间、来函单位及函件名称，以免耽误公务。函件的签收、分发应在收函当日完成，收件人不能当日亲自领取的，须指定专人代领并及时处理。

收件人领取函件后应及时拆阅、复印，将原件交由公司行政部门专职档案管理员存档备查，复印件由收件人保管。

收件人作为来函所述工作的具体责任人，负责跟进落实，核实相关情况并提出具体的应对方案，报请相关领导同意后在来函限定期限内予以书面答复。若因收件人过失导致我司超过来函限定期限而未能及时回复处置意见或给公司造成不应有损失的，将按公司相关规定予以处分。

5.3.2发函管理

对外寄发的函件必须严格经过公司内部审批流程批准同意后方可发出。

寄发时经办人须将“邮件详情单”上重要信息填写完整，包括但不限于：寄件人姓名、联系电话、单位全称、单位地址、函件全称、寄发日期；收件人姓名、电话、单位全称、单位地址。尤其注意：务必保证函件名称填写完整，如：《关于XXX事宜的函》，不得简写“资料”、“文件”等，以保证该函件的证明力。

经办人在函件发出后48小时内及时电话追询收件人是否收到该函件，如在合理时间内仍未收到，及时联系快递公司查找函件并重新寄发，特别是邮件内含有价票证或业务合同等重要文件时，更要及时跟进。同时，经办人须在揽收该函件的快递公司的网站查询、打印该函件的揽收、邮递及签收情况登记，并同函件复印件一并交由专职档案管理员存档，保持档案的齐备性。

函复或函告仅是维护公司利益主张的一种书面形式，不得因发函而滞等回复，经办人须就函件所涉事项积极沟通解决，使得相关工作等得到有效推进或避免公司遭受不必要的损失。

对于直接递交的函件，务必注意书面签收，注明单位、姓名、日期。

5.3.3相关罚则

经办人无论作为收件人还是发件人，均应将经办的函件（原件、复印件）及邮件所附“邮件详情单”及网络跟踪查询结果及时交专职档案管理员存档，同时保证发函信息的完整性。违反本条规定的，每发生一次，视情节处以一定金额的罚款。

经办人收函后欺瞒领导或发函时故意隐匿漏发的，每发生一次按公司的奖惩制度及相关管理规定从重处罚，给公司造成损失的，加重处罚。

6工作流程

6.1各部门需要使用法律性文书时，由承办人详细填写使用审批表，经所在部门领导审核，送法务合约中心审查同意后，呈公司领导审批。未经批准，一律不准使用。

6.2承办人员应至少提前三个工作日将法律文书提交法务合约中心预审，预审结束后按公司规定流程报批；预审时须附送相关的全部资料，主动、如实介绍需要使用法律文书的有关情况。

6.3 承办人员持公司领导审批同意的审批表到法务合约中心办理角签和用印。需要急用的法律文书，如审批的领导外出不能及时审批时，承办部门可向有审批权的公司领导电话或邮件请示。在得到同意的明确指示后，承办人员可先行办理使用手续，并将此材料交存备案。事后由承办人员及时补办审批手续。

6.4使用法律文书复印件时，须由保管人员在该复印件上标明使用范围、有效期限，加盖专用章。其他人员不得擅自复印。

6.5承办部门应做好法律文书登记汇总，明确记载所使用法律文书的名称、用途、份数等，于每月3日前将上月《法律文书登记汇总表》提交法务合约中心登记备案。

6.6严禁在空白介绍信、空白合同、空白纸上盖章。

7注意事项

7.1本制度由法务合约中心制定并负责解释。

7.2本制度自核准发布之日起生效执行。

7.3本制度与公司不时发布的授权有冲突的，以公司发布的授权为准。其他与本制度规定不同的规章制度或相冲突的通知内容以本制度为准。

外聘律师事务所管理制度

1目的

1.1为了加强对外聘律师事务所的监督管理，完善外聘律师事务所管理和考核机制，最大限度地维护公司的合法权益，特制定本制度。

2范围

2.1适用范围：**地产总部及各地区公司需要聘请外协律师事务所，并由律师事务所指派的律师提供法律服务的相关事宜适用本制度。

2.2发布范围：**地产总部及各地区公司。

3总则

3.1法务合约中心统一负责**地产总部及各地区公司外聘律师事务所的聘用、管理、考核工作。

3.2聘请外协律师事务所的原则是充分利用律师的专业优势与资源，与内部法务人员在时间、经验和业务等方面形成互补，低成本、高效益，切实有效地维护公司合法权益。

4职责

4.1外聘律师事务所职责

4.1.1负责按合同约定处理**地产总部及各地区公司的法律事务，主要包括：

4.1.2为公司提供口头或书面法律咨询，负责部分合同、协议及其他法律文书的起草、审核、修改，根据公司的要求起草、拟定律师函和法律意见书。

4.1.3必要时根据公司的要求可参与公司并购、合资合作等事项的谈判、签约等，并开展尽职调查等工作。

4.1.4根据公司需要及委托权限负责处理诉讼、仲裁案件及其他委托事项，并在聘用协议约定范围内免费代理一定标的额的诉讼、仲裁案件。

4.1.5协助公司及相关职能部门制定标准的合同文本及规章制度等。

4.1.6根据公司需要，委派律师协助所属公司现场处理法律事务。

4.1.7其他需要律师事务所协助处理的事务。

4.2法务合约中心与外聘律师事务所的职责划分

4.2.1法务合约中心全面负责公司日常运营过程中的法律风险防控及法律事务的处理；外聘律师事务所按照公司要求在委托权限范围内提供法律服务。

4.2.2法务合约中心负责对外聘律师事务所进行选聘、管理、考核，外聘律师事务所须接受法务合约中心的管理。

4.2.3法务合约中心对由外聘律师事务所经办的合同进行法律风险的抽查审核，及时将审核的结果以审核报告的形式上报授权领导，对于存在法律风险的须及时采取相应措施进行处理，并杜绝未来签订合同时发生类似风险。

4.2.4其他上述未涉及的法律事务由总部法务合约中心明确外聘律师及总部法务人员职责分工。

5管理制度

5.1律师事务所的选定

5.1.1**地产总部及各地区公司经总部授权领导批准后可聘请外聘律师事务所。

5.1.2律师事务所的选定，原则上应选择三家或三家以上律师事务所作为拟合作方进行初步意向性接触，做好记录工作，并就拟合作方的主体资格和资信状况、履约能力进行审查。包括：

是否具有经司法机关认可的执业许可，以及律师事务所的总体规模、综合实力是否符合我方要求，是否在房地产及公司相关业务领域有特殊专长；

经营规模、执业人数、办公环境等综合实力方面是否符合公司对合作方的要求；

合作方代表人是否具有合法、有效的授权书或委托书；

合作方拟派出的律师在房地产及公司相关业务领域是否有特殊专长和长期从业经验，是否具备相应的职业道德和执业能力。

5.1.3各地区公司须将拟选聘律师事务所的相关文件资料及填写完整的《外聘律师事务所选定考察对比表》（见附件10.3）上报法务合约中心，经过对拟选聘律所的资信、报价、质量等各方面反复比较后，由总部授权领导最终确定各方面均合适的合作方。

5.1.4选定拟合作律师事务所的同时须确定职业道德、专业素质均具较高水平的外聘律师，该外聘律师应能充分综合运用该律师事务所的整体专业资源。

5.2律师事务所的试用

5.2.1经过初步筛选的律师事务所必须经过试用，试用考核合格，才能正式成为公司的外聘律师事务所。

试用合同：公司与经过初步筛选的律师事务所签订委托合同，试用期为三个月，试用期满法务合约中心