项目工程文件管理程序

项目工程文件管理程序项目工程文件管理程序项目工程文件管理程序xxx公司项目工程文件管理程序文件编号：文件日期：修订次数：第1.0次更改批准审核制定方案设计，管理制度项目工程文件管理程序一、公司文件管理宗旨：清晰完整传递流畅查找迅速简捷合理二、工程文件类别（一）工作文件：由某责任方向另一责任方进行信息交流的文件。这类文件表达该责任方在执行合同过程中的问题、情况和意见。主要有以下几种：文件、函件、传送单、会议纪要、备忘录、合同等。如“总包工地指示”“工作信函”等的文件。工作文件固定格式有：1.总包工地指示（详见附件1）2.材料/样品/技术资料审批表（详见附件2）3.传送单（详见附件3）4.罚款通知单（详见附件4）5.图文传真（详见附件5）6.会议纪要（详见附件6）7.内部联络单（详见附件7）8.请求确认单（详见附件8）YXJ/LJ/YLH/zjh项目经理YXJ/LJ/YLH/zjh项目经理工程经理部门经理起草人（二）城建档案：由某责任方针对工程实体所作的记录、检测资料，即：使用由深圳市建设局监制、深圳市城建档案馆印制的表格填写的文件资料，即带有“深施综”、“深施记”、“深施监统”等标记的文件资料。还包括：设计图纸、修改通知单，等。城建档案表格类型及其责任方（共八类）序号类型责任方单位代码填写方原件保存方1综合用表总包监理代码分包总包2监理用表总包分包总包3单位、分部工程质量验收记录总包总包总包4分项工程质验收记录分包分包分包5现场施工记录用表分包分包代码分包分包6材料出厂合格证和检测报告分包分包总包7工程试验报告分包分包总包8综合资料分包分包出具总包（三）图纸：泛指所有收到的图纸、图纸变更。（四）施工图：已分辨并标识可用于施工的图纸。（五）标准规范和标准设计图纸：由国家或地区颁布的工程标准规范图集和法律法规。三、注意事项1.凡是盖受控章的文件，未经项目经理批准，任何人不得擅自对外借阅，或带离公司。对外文件必须请对方签收，或打印“传真报告”。2.起草人应亲自找项目经理签署文件，与工程实体相关的工作文件和城建档案及收发登记必须使用耐水性强的的黑色签字笔签名和书写打印。四、编号（一）工作文件的编号发文档号：xxxx//Dxxxx收文档号：xxxx/xxx/Rxxxx工作文件编号一览表例如：主送“华润（深圳）有限公司”信函G201/DXXXXG201：表示此文件属于“华润中心”，且已中标300：表示此文件为“项目信函”.E01：表示此文件主送“华润（深圳）有限公司”DXXXX：表示此种文件的流水号（二）城建档案的编号（以深圳地区为例）编号：xxxx//Dxxxx城建档案编号一览表例如：验收申请表G201//D0145G201：表示此文件属于“华润中心”，且已中标JA15：表示此文件为“验收申请表”N20：表示此文件由“深圳市拓朴建材有限公司”分包单位上报DXXXX：表示该单位此种文件的流水号注：代码在深圳地区恒定不变五、文件控制流程（一）工作文件流程阶段步骤质量要求责任人收到工作文件第1步在来文上加盖收讫章和FILE章,编写收文档号在右上角文员第2步复印一份,加盖传阅章,给项目经理（不用签收）传阅章盖在空白处第3步复印给各相关部门负责人（不用签收）内容清晰完整第4步在工作文件收文簿中登记内容清晰完整第5步将该文件的原件按来文单位归类存档数据登记齐全第6步按项目经理批示,在传阅章上请执行者和知会人签字,第7步各有关传阅人和执行人签阅和反馈信息后，再汇集至项目经理处第8步传阅工作闭合,传阅件按流水号排列存放发放工作文件第1步起草人应亲自找项目经理签署文件，文员第2步在原件上加盖FILE章在右上角第3步复印一份,加盖传阅章,给项目经理（不用签收）传阅章盖在空白处第4步按需要复印若干份,给收文单位（必须签收）内容清晰完整第5步扫描文件存档,发送给各部门负责人（不用签收）内容清晰完整第6步在工作文件发文簿中登记发文档号等数据数据登记齐全第7步将该文件按收文单位归类存档第8步按项目经理批示,在传阅章上请执行者和知会人签字,第9步传阅工作闭合,传阅件按文件种类和流水号排列存放（二）图纸流程阶段步骤质量要求责任人收发图纸第1步在每份图纸（包括传真件和复印件）上加盖收讫章和FILE章,编写收文档号在图标处，文员第2步复印图纸给各部门负责人（签收）内容清晰完整第3步将电子文件存档,发送给各部门负责人（不用签收）内容清晰完整第4步在图纸收发登记簿中登记数据登记齐全第5步请工程师填写图纸分配表归类明确第6步按图纸分配表复印若干份,发放给需图单位简洁第7步整理有效图纸清单和作废图纸清单档案员第8步将该图纸按出图单位归类存档内容清晰完整第9步在留言板上公布收到图纸的图号图名版次份数数据登记齐全第10步在图纸上作出修改和作废标志及时正确工程师（三）城建档案流程阶段步骤质量要求责任人第一阶段由分包单位提交城建资料（同时提供电子版文件及目录）目录齐全文员第1步收到分包提交的原件,编号,在城建档案收发登记薄中登记数据登记齐全第2步按城建档案责任部门列表,将资料发放给相应部门负责人(不用签收)正确第3步相应部门制作检验试验台帐和工序检验台帐台帐数据齐全档案员第4步请项目部相关人员签字，盖章签黑字盖红章工程师第5步知会文员将资料发放给监理,跟踪监理签字,登记应为第一时间发送工程师第二阶段由监理单位传送给建设和设计等相关单位签字盖章原件三份均签黑字盖红章监理第三阶段监理单位向建设和总包单位发放城建资料建设和监理及总包各留原件一份监理第四阶段由总包单位向分包单位发放城建资料第1步在监理用表和综合用表上加盖收讫章和FILE章,登记，工序检验记录和质保资料不盖章。数据登记齐全文员第2步按城建档案责任部门列表,将资料发放给相应部门负责人（不用签收）正确文员第3步总包为责任方的资料,按文件种类存放归档齐全文员第4步分包为责任方的资料，知会文员全数发放给指定的分包单位在第一时间工程师第5步存档，登记严格执行工程师指令文员★向各个单位发送城建资料时，必须在“在城建档案收发登记薄”中随时登记（四）图纸所有收到图纸必须存放在图纸柜内，并将所有图纸作出标识，作废图纸放在图纸柜最下一格。并建立有效图纸清单和图纸修改登记表。（五）标准规范和标准设计图纸购置申请必须经部门经理审核，项目经理批准。并作有效文件目录、作废文件目录和发放记录及购置帐目。（六）收发文簿（目录）的内容收发文簿和目录表必须建立电子版，目录格式=收发登记簿格式，目录由收发登记簿经整理后生成。目录必须每日更新。1.工作文件收文簿收文日期时间/来文单位/来文编号/收文档号作文件发文簿（按单位代码分类）发文日期时间/去文单位/发文档号/文件日期/文件题名/起草人/收件人3.城建档案收发登记薄（按单位代码分类）文件日期/发文档号/文件名称或工程部位/发给监理日期份数签收人/发给分包日期份数签收人/我司归档日期和份数4.图纸收发登记簿（A3幅面）（按单位代码分类，各个单位签收栏可以无限增加）收图日期时间/图纸日期/图号/版次/图纸名称/设计单位/需图单位/签章情况/各个单位签收栏5.借阅登记簿序号/借阅部门/借阅人和日期/归还人和日期/编号/名称/数量/备注（三）施工方案编制、报审流程（详见附件9）（四）工程施工联系单控制流程（详见附件10）（五）变更指令控制流程（详见附件11）（六）施工图控制流程（详见附件13-1、13-2、13-3）六、项目印章（印章样式详见附件12）（一）盖章权限除项目章外，其余章均在公司通用，文件所盖的章必须集中盖在文件右上角，图纸所盖的章必须集中盖在图标处，且不得遮盖原图内容，收到图纸每一页必须盖收讫章。且不得遮盖原图内容。文员工程师收文时按实际情况①收讫章⑤修改章②“FILE”章即原件章⑥作废章③传阅章⑦受控章发文时⑧参考章②“FILE”章即原件章⑩急件章③传阅章④传真发出章⑨项目部公章（二）印章详解代号名称文本状态①收讫章外来文件②“FILE”章即原件章文件正本③传阅章经项目经理指示时④传真发出章发送传真时⑤修改章文件被修改时⑥作废章文件被作废时⑦受控章文件受控时⑧参考章文件仅供参考时⑨项目部公章文件中指明必须盖项目公章时⑩急件章必须在第一时间发出的文件七、保存方法（一）存放实物位置格式夹（盒）中每一页资料还应用铅笔在表右上角标出页码并在目录中注明页码，以便查找。工作文件用文件夹保存，城建档案用档案盒保存，设计图纸用档案盒保存。按实际情况扫描归档。工作文件工作文件outgoing建设单位监理单位设计单位顾问公司供应商自有分包指定分包政府部门incoming建设单位监理单位设计单位顾问公司供应商自有分包指定分包政府部门城建档案综合用表监理用表验收表格验收汇总…总包单位分项验收材质报告检验试验施工记录综合资料…分包单位（二）存放电子文件位置格式：电子版文件名称格式：文件编号—主要内容—起草人例：“300-E02-D514—关于二层阁楼式货架区的灯具安装问题—YZH”“Z16-S02-D135—图纸疑问（建筑部分）—WWK”参考资料参考资料部门文件Gxxx-X项目目录Public（Y:\）Gxxx-X项目文件工作文件种类名称每一种文件的具体内容城建档案种类名称每一种文件的具体内容材料进场检验试验设计图纸深化图纸综合用表监理用表工序检验竣工验收每一种文件的目录每一种文件的目录工作目录城建目录书籍图集目录八、文件管理要点（一）发文1．我司工程管理文件起草人和各级经理签署事宜详解①草拟人起草，交由文员打印（或自行打印）②打印人校对，起草人审核，无误后在落款处自己名字上标记确认。③由起草人交部门主管审查，同意后主管在落款处主管名字上标记。④由部门主管送至项目经理处，最终由项目经理审核签发。⑤项目部中可以有一名授权签发人，一般为总工或工程经理。文件必须有项目经理或授权人的签署，才是有效的文件，资料室才可发给相应的部门。⑥发文的封面后，必须有项目有关单位的列表，包括业主、监理、设计院、顾问、分包、主供应商等，以便于选择抄送。⑦落款处有关人名缩写顺序为：AAA（项目经理）/BBB（部门主管）/CCC（起草人）/ddd（打印人、小写）2．行文格式行文格式需按公司统一格式或采用当地城建部门的统一表格。如暂无统一格式，文件的页眉、页脚需如本文所示，即：左上角－公司LOGO，右上角－项目编号及名称，坐下角－“printdate:（自动生成打印日期）”，中下部－“page（本页）of（总页）”，右下角－文件名（自动生成）。（二）内部传阅内部传阅过程由项目文员全程负责；①传阅章的“name”一栏应包括项目经理、部门主管、主要负责人等所有人姓名缩写；②文件收到或发出后，应及时进行传阅，如附件过厚，可仅传阅封面；③传阅件应首先送至项目经理处，如项目经理外出，送至授权人处，由其安排相关的执行人或传阅人；④如收到的文件有表示有明确的关联人员或部门，由文员可直接抄送至有关人员或部门，并注明“已抄送XXX”；⑤已阅毕的文件必须在最后一栏签署；⑥在每位传阅人手中传阅件停留不可超过半个工作日，如需保留，可自行复印或安排文员复印；⑦传阅完毕后，文件由文员回收、保存，回收要有记录。（三）转发文件转发文件包括业主、监理、设计单位、顾问单位发来的文件、图纸或批复的方案计划报审单，分包呈报文件等；转发文件由项目经理或部门主管授权资料室转发，或由专业工程师建议经项目经理或部门主管签字同意后转发；转发文件需明确执行、参考或审批；转发可以用传送单形式或直接抄送。转发分包文件必须加总包的文件封面；转发的文档资料必须在第一时间及时处理。所有发出文件及转发文件必须请对方做好签收。（二）立卷工作文件按单位代码立卷。城建档案按当地指定方式立卷。设计图纸按专业立卷。（三）传阅工作文件必须传阅，城建档案和图纸（包括参考图纸）的指定文件传阅。（四）查找均在电子版中查找，第一，查找收发文簿；第二，查找项目目录。批复的“工程施工联系单”“施工技术方案”“设计变更通知单”的发放形式与施工图纸相同，“发出而未批复文件”请查看电子版。（五）装订工作文件用不锈钢钉二孔装订。城建档案用白色棉线三孔装订。设计图纸不装订，必须折叠成A4幅面。（六）归档项目经理部原则上应在项目竣工验收后三个月内向分公司档案部门移交全部档案资料，不得擅自销毁或转移它处保管（由于结算、清欠等须使用竣工资料时，也应先移交，后借用。结算、清欠等后续工作形成的档案资料另行立卷归档）。对于重点工程、获奖工程、特殊建筑物由分公司档案室向公司档案室移交。经营管理档案、城建档案、声像档案、荣誉实物档案等经过各部门负责人审查，按规定进行移交，其中向公司（分公司）移交档案，按总公司档案管理规定进行组卷；向建设单位、地方档案馆移交的档案按当地规定组卷。（七）工程停、缓建时施工文件处理工程因故发生停建或缓建时，已经完工的工程项目，应按照《项目工程档案管理程序》规定编制竣工文件；已经开展施工的工程项目也应按照《项目工程档案管理程序》、规定编制工程文件，编写工程施工技术总结时，说明开工范围、完成数量、停止施工时间及原因等，在编写城建档案编制说明时，对恢复施工时有指导和参考作用的资料，应详尽细致。（八）复印复印副本，请尽量使用“环保纸”。（九）作废由部门经理确认文件是否无留存价值，文件作废后可销毁或作参考资料，同时应整理成册并作出销毁或参考资料文件目录表，以便留存备查。（十）销毁方法：用A3、A4幅面文件可用碎纸机销毁，大于A3幅面的文件（多为图纸）必须在档案工程师的监督下，集中销毁。（十一）强制执行项1.项目代码和单位代码由总公司必须经确认后使用2.目录必须包括的内容3.文件编号的定义和格式4.主要文件格式5.图纸分配审批单6.图纸发放单7.文件流程8.章的使用9.目录电子档存放位置10.电子文件名称格式(十二)不规定项1.收发登记簿格式2.各种封皮格式3.目录的格式4.标签格式5.部门自留文件夹标签九、文件架制作示例（一）文件夹位置固定方法示例（详见附件14）（二）A4幅面文件夹（盒）标签（详见附件15）十、代码详解项目代码和单位代码由必须经总公司商务部确认后使用，必须做到以下几点：1.所有发出文件必须编写“D”号码，2.收到文件由前台编写“R”号码：项目代码/单位代码/R流水号。3.所有文件档号与题目均需在电脑上记录，以便检索。项目与单位代码项目代码：（投标时-T、中标后G、竣工后-M，北京区-1、深圳区-2、上海区-3）G201华润中心G202华润万佳深圳配送中心T203东莞和黄别墅G204海南石梅湾度假村注：G201表示深圳地区第一个项目，且已中标单位代码：业主：EE01华润（深圳）有限公司业主顾问CC01RTKLC02广东省设计院测量师行QQ01利比监理SS01深圳建控地盘监理有限公司分包NN00综合-各分包N01中建二局第八项目部（电器）N02福建五建N12合成工程业务关系BB01达濠建筑供应商MM01华润铁建M02深圳市双金星实业有限公司政府部门GG01G02合约代码200系列签订合同文件200合约例：G202//D0001平湖土建一队流水号200合约例：G202//D0001平湖项目部土建一队例：G202//D0002平湖项目部土建二队例：G202//D0003平湖项目部富银消防★一种文件一列流水号，同一种文件不得出现相同的流水号。工作文件种类代码100系列投标阶段文件100～189待定190～199分包招标文件待定200系列签订合同文件200合约200～299待定300系列项目信件/传真300～399待定400系列会议纪要（综合）400～499待定500系列报审、审批与批复500～599待定600系列指示600～699待定700系列整改罚款700～799待定800系列合约管理文件800～899待定900系列进度计划900～999待定1000系列内部联络单1001图纸分配审批表1000～1999待定城建档案种类代码（以深圳地区为例）代码表名表格编号JA01施工组织设计/施工技术方案报审表深施监统A1JA02工程分包报审表深施监统A2JA03主要施工机械进/出场报审表深施监统A3JA04工程材料/构配件/设备进场申报表深施监统A4JA05工程材料/构配件/使用报审表深施监统A5JA06混凝土浇灌申报表深施监统A6JA07延长工期报审表深施监统A7JA08工程计量申请表深施监统A8JA09中间支付申请表深施监统A9JA10工程款支付汇总表深施监统A10JA11工程变更申报表深施监统A11JA12索赔报告深施监统A12JA13工程事故报告深施监统A13JA14事故