中梁地产档案管理办法

中梁地产档案管理办法1总则 1.1为规范中梁地产集团档案管理，加强档案管理工作，充分发挥档案在各项工作中的作用，特制定本制度，请各单位认真遵照执行。1.2公司形成的各类档案既是公司生产经营活动的真实历史记录，又是公司发展和备查的重要依据，是公司宝贵财富。实施企业档案分类管理的目的，是为了达到企业档案管理科学化、规范化和标准化，促进企业档案信息综合开发利用，更好地为生产、建设、经营管理等各项工作服务。2适用范围2.1本制度适用于中梁地产集团（下简称“地产集团”）、各区域集团、区域公司、事业部。2.2中梁地产集团、区域集团、区域公司、事业部应将档案工作纳入公司的整体发展规划和议事日程，纳入本单位领导和档案人员的工作职责范围，并与考核奖惩挂钩。3档案工作组织机构及人员配置要求3.1档案管理组织机构：档案管理机构按照中梁地产集团—区域集团—区域公司—事业部四个层级设置，各层级应遵循档案集中统一管理，按照有利于维护档案的完整与安全，有利于档案利用的原则开展。中梁地产集团总裁办分管中梁地产集团体系内档案管理工作，地产集团各职能部门负责人、各区域集团总裁、区域公司董事长、事业部总经理则是该部门、该公司档案工作第一责任人。地产集团总裁办与地产集团各中心、各下属区域集团、区域公司、事业部之间的工作形成网络，各单位、各部门必须明确档案专/兼职岗位，责任到人。地产集团总裁办、区域集团总裁办、区域公司人力行政部、事业部综合开发部为所属单位档案管理的主责部门，必须起到监督、推动档案工作的作用。3.2人员配置要求如下：3.2.1

中梁地产集团层面：总裁办要求配置档案管理专岗，其它各管理中心/部门建议配置兼职档案员。3.2.2

区域集团层面：总裁办要求配置档案管理专岗或以档案管理工作为主的行政管理岗位，此岗位必须具有房产公司或相关单位档案管理3年以上工作经验。其它各职能中心/部门建议配置兼职档案员； 3.2.3

区域公司层面：新区域公司要求各部门配置兼职档案员，但区域公司需根据目前在建的项目数量，分布的地点，区域公司层面档案的工作量，酌情予以考虑是否需要配置专岗。对于老区域公司，历史遗留问题较多的区域公司，要求人力行政部配置档案管理专岗或配置以档案管理工作为主的行政管理岗位。此岗位必须具有房产公司或相关单位档案管理3年以上工作经验。 3.2.4

事业部层面：作为档案主要产出层面，要求综合开发部配置专职档案员，全面负责档案的集中管控。项目部工程内业资料的管控作为工程管理的一项重要内容，须确保工程请款、设计变更、现场签证资料流转有统一归口；规范施工过程中以及竣工档案收集；加强合作单位内业资料的管控，确保竣工档案验收顺利通过等非常关键，各项目部要求配置专职档案员。对于项目建设规模小、距离近，同属一个事业部的2-3个项目，可以考虑由一个专职档案员同时兼任。档案管理专岗必须具有房产公司或相关单位档案管理2年以上工作经验。 4档案工作的基本职责和任务4.1中梁地产集团总裁办档案管理职责： 4.1.1负责中梁地产集团档案管理规划、培训、督导工作；加强档案工作规范化、标准化建设；4.1.2负责中梁地产集团《档案管理办法》及《档案管理操作指引》以及配套表单的制订及完善；4.1.3负责中梁地产集团档案信息化调研、平台搭建及系统运维； 4.1.4负责中梁地产集团本部档案收集、整理、编制、统计、鉴定、销毁等管理与维护工作。对本公司档案实行集中管控，对所有保管的原始档案建立完整的电子台账并定期备份；4.1.5每年度确保对区域集团开展至少一次档案巡检、绩效考核排名工作，并跟进后续的档案整改落实。4.2

区域集团总裁办档案管理职责： 4.2.1负责在中梁地产集团《档案管理办法》、《档案管理编制操作指引》的基础上，制订符合本区域集团的《档案管理实施细则》；4.2.2负责区域集团以及所管辖的区域公司档案管理规划、培训督导工作；协助地产集团推进档案工作规范化、标准化建设；4.2.3

负责区域集团本部档案收集、整理、编制、统计、鉴定及销毁等管理与维护工作，负责本公司档案实行集中管控，对所有保管的原始档案建立完整的电子台账并定期备份；4.2.4

协助中梁地产集团推进档案管理信息化平台搭建、维护； 4.2.5

指导并支持新区域公司开展档案管理体系建设。 4.2.6

每半年确保对所管辖的区域公司开展至少一次档案巡检、绩效考核排名工作，并跟进后续的整改落实。4.3

各区域公司人力行政部档案管理职责： 4.3.1

负责区域公司以及所管辖的事业部档案管理日常培训、督导工作；协助区域集团推进档案工作规范化、标准化建设；4.3.2

负责区域公司本部档案收集、整理、编制、统计、鉴定及销毁等管理与维护工作，负责对本公司档案实行集中管控，对所有保管的原始档案建立完整的电子台账并定期备份；4.3.3

指导、监督区域公司各部门及下属事业部做好日常档案的收集、预立卷、台账建立等工作，尤其对于新成立事业部，须在初期及时指导事业部档案员建立规范的档案管理体系，为档案管理工作奠定良好的基础；4.3.4

每季度确保对所管辖的事业部开展至少一次档案巡检、绩效考核排名工作，并跟进后续的整改落实。4.4

各事业部综合开发部档案管理职责： 4.4.1

负责全面贯彻落实中梁地产集团下发的《档案管理办法》、《档案管理操作指引》以及配套表单，以及落实区域集团制定的《档案管理实施细则》，负责本公司档案的收集、编制、立卷、统计、鉴定、销毁等管理、维护工作，实行综合开发部集中管控。4.4.2

负责事业部层面及各项目的档案管理牵头工作，配合完成集团档案检查、督导及各项档案工作的推进、落地。对本公司档案实行集中管控，对所有保管的原始档案建立完整的电子台账并定期备份；4.4.3

每月确保开展一次对本事业部档案管理的自查自纠工作，确保档案管理完整、规范、有序。4.5

各事业部项目部档案管理职责： 4.5.1

负责工程项目所有图纸的接收、清点、登记、发放、归档、管理工作； 4.5.2

负责施工过程中监理资料、施工资料及其它内业资料的收发、整理； 4.5.3

负责设计变更、现场签证、工程请款的流转、催办； 4.5.4

监督检查施工资料的编制、管理，确保供方资料完整、及时，与工程进度同步； 4.5.5

负责配合城建档案移交、取证工作； 4.5.6

负责按照集团《档案管理办法》、《档案管理编制操作指引》、区域集团《档案管理实施细则》，要求整理立卷，向所属事业部综合开发部移交项目竣工档案。 4.6

其它各级组织各部门档案管理职责： 4.6.1

按照《中梁地产集团档案分类、保管期限、归档范围列表（地产）》对本部门职责管控范围内的档案进行及时收集以及预立卷；确保本部门档案的完整性，对缺失部分或存在特殊情况的档案建立《备考表》说明情况。特别强调：档案日常收集须注重档案的归档质量，要保证档案符合归档要求。4.6.2

按照《档案管理办法》中各类档案移交时间的规定，及时填好《档案移交清单》向档案集中管控部门完成本部门的档案移交工作。4.6.3

各部门对本部门所负责收集管理及移交文件的完整性、质量担负全部责任，须将档案收集累积、管理、移交等列入部门兼职档案管理员的职责范围，并配合、承担档案检查以及绩效考核。4.6.4

中梁地产集团、区域集团、区域公司各部门有责任和义务负责对下属单位条线部门实施档案垂直管理，敦促档案规范化管理。5

档案室配置要求5.1原则上各公司应设置专用档案室，并确保档案室的大小能满足业务发展需要。对于老区域公司，在办公条件不允许的情况下，不能实行集中统一管理的单位，各部门也必须设立小型档案室及专用档案柜，由专人管理档案室/柜钥匙，杜绝档案随意堆放存储，杜绝档案室如同杂物间。 专用档案室应满足“防火、防潮、防尘、防鼠、防盗、防光、防虫、防水”八防要求。库房温度应保持在14—24摄氏度，相对湿度40%—60%，做好温湿度调节；定期对档案库房进行检查，每半年检查一次相关设施设备，排除隐患。 5.2专用档案室的设置位置：原则上不设在地下室，如设地下室，档案库房须做60cm架空层。5.3新成立的区域集团、区域公司、事业部从成立时起，应抓好档案管理工作。根据档案工作需要，在人员配置及库房建设上要充分考虑。6

档案的收集、移交、归档基本原则及要求6.1档案收集、移交基本原则 6.1.1

中梁地产集团、各区域集团、各区域公司、各事业部各职能部门坚持以部门为单位收集、移交，责任落实到专职或兼职档案员。如发生资料缺损，丢失等事件，将追究相关负责人的责任。6.1.2

一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归档,并移交档案室。如会议文件由会议主办部门收集归档,并移交档案室。6.1.3

任何部门和个人不得将公务活动中形成的文件材料据为已有，随意摆放、拒绝移交档案室。6.1.4

中梁地产集团/区域集团人力资源中心、区域公司人力行政部以及事业部综合开发部要将文件资料和档案的移交作为公司员工离职工作交接的一项重要内容。工作交接时，交接双方要根据文件资料和档案目录，核对文件资料和档案明细，做到帐物相符，并在交接清单上签字，经部门负责人签字认可后，方可予以办理离职手续。6.1.5

在归档的文件材料中，应将正文与附件、请示与批复形成的同一文件，集中存储，不得分开。6.1.6

档案移交时，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。6.1.7

如区域集团、区域公司、事业部如因业务发展受限，出现撤销或兼并的现象，原则上撤销组织，下级单位档案向上级单位档案室移交；如出现兼并，被兼并单位档案向兼并单位档案室移交。 6.2

档案收集、移交时间要求 6.2.1

公司行政管理类、经营管理类档案，人事档案（招聘、培训、组织发展）实行年度移交，原则上第二年三月份前完成上一年度度档案的移交。但是合同（不包含劳动合同）需在责任主体方均用印后立即移交所属公司的的行政管理部门进行归档。其中房屋销售合同除外，房屋销售合同采用项目楼盘售罄后由案场统一移交行政管理部门的原则进行归档。6.2.2

项目建设类档案：开发报批报建在证照、批文取得后的三个工作日内向公司档案室移交；成本合约类档案，其中招投标文件及合同，在定标后、合同签署完成一周内，向公司档案室移交全过程档案。成本档案（目标成本审批版、现场签证、设计变更、产值月报及付款资料等）在合同结束后，同合同结算书一并移交档案室。设计档案在实施版施工图下发后一周内，实施版施工图同前期各阶段设计成果一并移交档案室。工程档案在城建档案馆验收、报送结束，竣工交付后三个月内向公司档案室移交。图纸存储版次要求主要有三个版本：审图版（盖有审图章）、第一版施工图、竣工图（盖有竣工图章）。6.2.3

人事档案（薪酬、绩效、员工关系）、财务档案，因涉及到公司隐私、财务档案安全，原则上由部门自行管理，不向公司档案室移交。但不包含财务相关的协议。对于自行管理的档案在归档范围应遵循《档案管理办法》相关规定。 6.2.4

磁带、照片、影像、实物（奖杯、奖状、牌匾、锦旗）等形式的文件材料应在工作结束后及时归档。6.2.5

所有文件移交归档范围，参照附表《中梁地产集团档案分类、保管期限、归档范围列表（地产）》执行。对暂时不能归档的重要文件材料，经单位负责人同意，需向档案管理专员或兼职人员说明。 6.3

归档文件质量要求 6.3.1

凡是归档的文件材料，原则上应是原件归档。对特殊情况下，只能复印件归档的情况，需加盖公章，并注明原件去向。6.3.2

档案必须做到内容齐全、真实、数据准确、图样清晰，字迹工整、签章手续完备。6.3.3

档案必须用碳素墨水黑色签字笔书写。禁止用圆珠笔、铅笔、彩色笔书写。禁止用涂改液/修正带修改。 6.3.4

声像类、实物类档案要清晰完整，符合有关规范和标准，并按归档要求提供拍摄内容、时间、背景、作者等信息。 6.4

归档移交程序及责任认定6.4.1

凡归档的文件材料经办部门必须经系统整理，按照文件内容、档案类别拟定案卷题名，填写《档案移交清单》，详见附表。在应归档文件中，如出现缺失、破损、借出、复印件等情况，经办部门需填写《备考表》详细说明原由。《备案表》样式详见《档案管理编制操作指引》附表。6.4.2

本着减少自身和档案管理人员的工作量，提高全员工作效率的原则，凡需经常使用复印件的资料，在原件移交档案室之前，须自行复印或扫描留底，以备日后使用。6.4.3

中梁地产集团总裁办、区域集团总裁办、区域公司人力行政部、事业部综合开发部档案管理岗应根据《档案移交清单》、实际移交的档案内容、数量，进行详细的核对和检查；同时根据归档要求检查文件质量，对不符合要求的档案，应要求档案移交部门重新返工整理。6.4.4

档案检查合格后，《档案移交清单》打印一式两份，交接双方签字，各执一份。同时为了方便建立《卷内目录》，《卷内目录》样式详见《档案管理编制操作指引》附表。要求档案移交的同时必须移交《档案移交清单》的电子档，《档案移交清单》应作为档案交接的重要组成部分进行归档。一旦资料发生缺损、丢失等现象，将根据《档案移交清单》认定责任人，并追究其责任。6.4.5

如果移交人未按照正规程序移交资料，如发生资料丢失、损坏等现象，接收人概不负责，移交部门应负全责。对于调出和离职人员在办理相关手续时，人力资源须得到档案员签字确认无档案借出记录后，方可予以办理离职、调出手续，否则，人力资源部负全责。如根据《档案移交清单》发现，是在移交归档后发生的档案丢失，档案室负责人负全责。6.4.6

特别说明：如果不是用于档案移交归档，而是中梁体系内，或公司内部平行部门之间、供应商之间的收发文，则不适用于《档案移交清单》，应填写《文件收/发登记表》。 7

档案借阅7.1

档案形成单位的工作人员因业务需要借阅本公司的有关档案，需在OA上发起《档案借阅申请单》流程，经相关人员审批完成后，才能提供利用。 7.2如公章及营业执照、开发资质，因业务需要借阅，需发起《印章/证照借阅审批单》，经相关人员审批后，方能领取钥匙，持单位介绍信、审批完毕后的《印章/证照借阅审批单》到合作单位，方能提供利用。 7.3因涉及到法律纠纷，律师要求查阅档案时，除持有单位介绍信，初始证件外，还需持有有关业务部门开具的专用证明。7.4借阅档案者，应自觉遵守档案管理的有关规定，负责档案的安全、整洁，不得擅自涂改、划圈、污损档案。7.5借出的档案，一般不得超过二周，如确有特殊情况需续借者，必须另行办理续借手续。7.6所有档案借阅必须及时建立《档案借阅登记表》，表单样式详见附表。 7.7借出档案归还时，双方均需当场清点，办理归还手续，档案员应及时在《档案借阅登记表》上注明归还时间。如发现档案损坏或遗失，应追究其责任。8

档案的安全保管与统计8.1档案室必须切实做好“防火、防潮、防尘、防鼠、防盗、防光、防虫、防水”等八防工作，确保档案安全。8.2要定期对档案进行检查，发现破损、霉变或字迹模糊，要及时采取措施进行技术处理。8.3档案工作人员变动要做好档案的移交工作，认真履行交接手续。 8.4认真做好档案的统计工作，对各种载体的档案收进、移出、利用应及时进行登记统计。9

档案的鉴定和销毁9.1档案管理人员应定时对档案进行鉴定，对超过保管期限的各类档案要逐件编造清册，报公司领导审批，予以销毁。9.2销毁档案时由公司领导指定专门人员负责监督，监督人员要在销毁清册上签字。 9.3档案鉴定是甄别和判定档案价值的必要措施。从当前和长远利用档案的需要出发，根据统一的鉴定原则和标准，判定基建、文书、会计等档案的价值，从而确定不同的保管期限，把需要长远保存的案卷保存好，把已超过保管期限无存档价值的材料办理销毁手续，进行销毁，以便档案的综合利用。 9.4鉴定档案时，要坚持保存从宽，销毁从严的原则。 9.5鉴定工作的组织。为保证鉴定工作质量，鉴定小组必须由分管档案工作的部门经理及有关专业部门的领导，档案工作人员和有关业务部门人员组成。在鉴定某一部门的档案时，须邀请有关部门派员参加。 9.6档案工作的鉴定与销毁。 9.6.1

根据各专业档案利用情况编制档案的保管期限，原则上划分为永久、长期（20年）、短期（5年）三种保管期限。财务档案上有少量档案是30年、10年的保管期限，详见《中梁地产档案分类、归档范围、保管期限列表》。 9.6.2

根据档案保管期限为依据，经中梁地产集团行政管理中心审定，主管领导或上级有关部门批准，办理销毁手续后方可实施销毁。 9.7

鉴定销毁工作的要求： 9.7.1

经过鉴定，一个案卷中有两种以上保管期限的，按就高不就低的原则办理（一般不拆卷，个别的可以进行调整）。如永久卷中混有个别长期、短期文件，长期卷内混有个别短期的文件，一般不拆卷；短期卷内混有个别永久或长期保管的文件则要拆卷重新整理。9.7.2

需要销毁的档案，必须办理销毁手续。 9.8

填写：《档案销毁清册》，表单样式详见附表。 9.8.1

OA上发起《档案销毁申请审批单》流程，随附《档案销毁清册》作